Xây dựng văn hóa doanh nghiệp tại công ty timexcoCụ thể dự án triển khai: Trong nhiều thập kỷ gần đây, xu hướng xây dựng nhóm làm việc để phục vụ một hay nhiều mục tiêu của doanh nghiệp
Trang 1Xây dựng văn hóa doanh nghiệp tại công ty timexco
Cụ thể dự án triển khai:
Trong nhiều thập kỷ gần đây, xu hướng xây dựng nhóm làm việc để phục vụ một hay nhiều mục tiêu của doanh nghiệp được thực hiện rất phổ biến Thực tế, trong một thời gian dài, mô hình này đã chứng tỏ sự ưu việt của nó so với các hình thức tổ chức sản xuất trước đây như: hình thức hoạt động cá nhân, tập trung…và
nó đang được áp dụng rộng rãi tại các nước Châu Á, mà cụ thể là tại Việt Nam trong vài thập kỷ gần đây
Đứng trên cương vị một người lãnh đạo, dựa vào tình hình thực tế của công ty mình, tôi thấy rằng, mặc dù chúng tôi đã có thực hiện triển khai mô hình làm việc theo nhóm nhưng trên thực tế, việc triển khai mới chỉ ở mức đơn giản và chưa đem lại hiệu quả cao Bởi vậy, trong khi tình hình nến kinh tế thế giới và nền kinh tế trong nước đang có những tác động không tích cực đối với các doanh nghiệp trong nước, tôi nghĩ rằng đây là thời điểm thích hợp và là cơ hội để xây dựng một mô hình quản lý theo nhóm một cách thực sự nhằm thực hiện những mục tiêu trong tương lai của doanh nghiệp mình
1 Tổng quan về doanh nghiệp:
- Tên công ty: CÔNG TY TNHH TIMEXCO
Trang 2- Thành lập: 10/2010
- Lĩnh vực hoạt động: Xuất nhập khẩu
- Mặt hàng chủ yếu: Nông, lâm sản
- Thị trường: Chủ yếu là Ấn Độ và một số thị trường nhỏ lẻ khác như Nhật Bản, Đài Loan…
- Hoạt động kinh doanh: Thu mua hàng nông, lâm sản tại các tỉnh, liên kết với các công ty sản xuất và các bạn hàng cùng ngành nghề, tiến hành tìm kiếm khách hàng tạo đầu ra
- Quy mô: 15 người
- Cơ cấu tổ chức: Gồm tôi-Giám đốc, phòng tổ chức hành chính 01 trưởng phòng, 02 nhân viên; Bộ phận kế toán: 01 kế toán trưởng, 01 thủ quỹ; Bộ phận kinh doanh: 01 trưởng phòng phụ trách KD, 04 nhân viên, Bộ phận thị trường: 01 trưởng phòng, 04 nhân viên
2 Phát triển tầm nhìn đổi mới:
Sau 03 năm hoạt động, với các hợp đồng ở quy mô vừa, nhỏ cùng với khả năng đánh giá thị trường tốt, công ty chúng tôi kinh doanh khá ổn định, một phần là do có khả năng tài chính khá ổn định Nhưng do nền kinh tế Việt Nam
bị ảnh hưởng không nhỏ từ khủng hoảng kinh tế thế giới trong 03 năm qua cho
nên công ty chúng tôi gặp nhiều khó khăn trong việc duy trì được hoạt động của
Trang 3mình Tôi thấy rằng tuy đây là thách thức nhưng cũng là cơ hôi để công ty tôi đột phá lên một bậc nữa
Sau khi nghiên cứu các mô hình SWOT, SMART, chiến lược AIDA, tôi thấy rằng, lí do mà công ty tôi không có sự phát triển tốt hơn là bởi vì về bản chất, công ty chúng tôi làm công việc trading thông thường và phân khúc thị trường này hẹp, tính cạnh tranh cao Tuy không có nhiều rủi ro trong kinh doanh liên quan đến vấn đề giá cả, hợp đồng nhưng chúng tôi phụ thuộc vào sản xuất khá nhiều và thường bị lâm vào thế bị động
Dựa vào việc cân đối tài chính và vận dụng lợi nhuận ròng của các năm vừa rồi, tôi quyết định tiến thêm một bước nữa là đưa công ty tham gia vào công đoạn sản xuất hàng hóa xuất khẩu Bởi đây là một giai đoạn rất nhiều doanh nghiệp sản xuất gặp khó khăn, phải bán lại cơ sở cũng như các vùng nguyên liệu bị đình trệ việc thu hoạch, sản xuất hàng do thiếu đầu ra cũng như là tài chính Đây là thời điểm cần thay đổi quan điểm kinh doanh của công ty nếu không muốn công ty suy thoái theo đà suy thoái chung của thế giới
Đi kèm theo với quyết định này là quyết định thành lập một nhóm chuyên trách hỗn hợp phát triển sản xuất với cụ thể là tập hợp các thành viên từ các bộ phận khác nhau với mục tiêu theo đuổi đổi mới, cải thiện tình hình và phát triển doanh nghiệp Cụ thể công việc cũng như nhân sự như sau:
Trang 4- Nhóm gồm 07 người trong giai đoạn đầu: tôi làm trưởng nhóm, phân phối, điều hành công việc chung Trưởng phòng kinh doanh cùng 01 nhân viên KD phụ trách việc lên kế hoạch sản xuất, kiểm soát công việc xây dựng vùng nguyên liệu Trưởng phòng thị trường cùng 01 nhân viên làm nhiệm vụ nghiên cứu kỹ thuật, phát triển các nguyên liệu mặt hàng mới có xu hướng và giá trị cao Kế toán trưởng và thủ quỹ sẽ cân đối thu chi, dựa váo báo cáo tài chính xây dựng lên dự toán ngân sách cho kế hoạch sản xuất, kiểm soát thu chi, báo cáo thuế Dự tính sẽ có thay đổi về nội dung triển khai cũng nhu tăng thêm nhân sự theo từng giai đoạn triển khai công việc
3 Các vấn đề hành vi tổ chức:
3.1 Văn hóa doanh nghiệp
Văn hóa doanh nghiệp là:
“Các giá trị cốt lõi là yếu tố cần thiết và là niềm tin lâu dài của một tổ chức
Là một nhóm nhỏ các nguyên lý hướng dẫn ngàn đời, các giá trị cốt lõi không đòi hỏi sự minh chứng bên ngoài, chúng có giá trị và tầm quan trọng nội tại đối với những ai trong tổ chức đó”
(http://en.wikipedia.org)
Trang 5Sau 03 năm hoạt động, tuy là thời gian chưa lâu nhưng tôi thấy rõ là giá trị của văn hóa doanh nghiệp là mục tiêu hàng đầu và quan trọng nhất Một cách
cụ thể hơn, văn hóa doanh nghiệp mà tôi xác định ngay từ đầu là uy tín, chất lượng cho khách hàng, gắn liền và tạo ra lợi ích bền vững cho xã hội như công
ăn việc làm, thu nhập ổn định cho người dân địa phương, sản phẩm thân thiện với môi trường với xuất xứ 100% tự nhiên, có lợi cho sức khỏe người tiêu dùng
Bởi vậy, khi tôi đưa ra quyết định phát triển dự án mới này, tôi luôn xoay quanh các giá trị đã, đang xây dựng và đây cũng là yếu tố giúp các thành viên trong nhóm tìm kiếm điểm chung trong công việc Trên thực tế, tôi phải lựa chọn các thành viên có xu hướng phù hợp với mục đích này bởi sự tương tác giữa các thành viên trong nhóm và giữa nhóm đối với công ty thực sự rất quan trọng đối với kết quả hoạt động Thông qua văn hóa doanh nghiệp, ta có thể khuyến khích nhân viên giữ vững, tạo lực đẩy cho việc duy trì, triển khai dự
án Từ cơ sở đã có được sự tin tưởng của nhân viên, thúc đẩy hiệu quả công việc dẫn tới sức cạnh tranh của doanh nghiệp tăng
3.2 Quyền lực và xung đột
Một cách rất tự nhiên, trong bất cứ tổ chức, thể chế kinh tế, chính trị nào, từ khi hình thành đến khi đến kết thúc đều phát sinh quyền lực và xung đột Và trong cơ cấu công ty hay nhóm phát triển dự án sản xuất của tôi cũng vậy trên
Trang 6thực tế hai yếu tố này nó có thể xây dựng hoặc phá hủy tổ chức và nó tồn tại trong bất cứ tổ chức nào Đây là sự phân chia quyền lợi cho các cá nhân, tổ chức trong hệ thống và cũng từ đó mà phát sinh ra xung đột nội tại trong chính các tổ chức đó Quyền lực hay cụ thể hơn đó là quyền quyết định, quyền lợi riêng của từng cá nhân trong tổ chức, nó có thể hài hòa để tạo sức mạnh cho tổ chức cũng như tạo ra xung đột Ví dụ như trong công ty hay nhóm dự án của tôi, quyền lực sẽ được giao cho trưởng nhóm và phân bố dần theo chiều hướng
đi xuống
Ta biết rằng mâu thuẫn xung đột nảy sinh ra khi “nhận thấy rằng quyền lợi của mình hoặc xung đột hoặc bị ảnh hưởng tiêu cực bởi đối phương”
(http://www.slideshare.net/) Trong công ty của tôi xung đột sẽ phát sinh khi
các thành viên đều đặt quyền lợi cá nhận, bộ phận của mình lên trên hết Hơn thế, đó là sự không đồng nhất về quan điểm chuyên môn của các cá nhân trong nhóm Có thể đó còn là do “tính cách của từng cá nhân, do sự giao tiếp không
hiệu quả giữa các thành viên” (http://www.slideshare.net/) để dẫn tới sự mất
kiểm soát, giảm năng suất làm việc và tăng thù hằn trong cơ cấu tổ chức Điều này sẽ làm cho sự phối hợp biến mất, lòng tin bị đe dọa nhưng ngược lại nó lại làm cơ sở thúc đây sự phát triển của công ty
3.3 Phong cách lãnh đạo:
Trang 7Để giải quyết các vướng mắt ở trên, tôi cho rằng phương pháp lãnh đạo là chìa khóa để mở các cánh cửa này Đây là vấn đề vĩ mô và rất quan trọng Theo nghiên cứu thì “21% thời gian của nhà quản lý dùng để giải quyết các xung đột
từ cấp độ nhỏ đến cấp độ lớn trong doanh nghiệp”
(http://www.slideshare.net/) Người ta rất hay nhầm lẫn giữa vai trò của nhà
quản lý và người lãnh đạo Điểm khác biệt lớn nhất giữa hai vị trí này là nhà quản lý có nhân viên thuộc cấp, được giao quyền Họ có chức năng giao nhiệm
vụ, hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc và theo sát kết quả của công việc
đã giao Còn người lãnh đạo là nhân vật chỉ có cấp thừa hành mà không có nhân viên Công việc của họ là đưa ra định hướng, nhiệm vụ chung cho cấp thừa hành, khuyến khích nhân viên làm việc, làm tấm gương cho thuộc cấp noi theo và luôn theo sát tình hình, đánh giá khả năng, ngăn chặn những xung đột
có thể xảy ra Từ đó, có thể thấy rằng, với cương vị một người điều hành doanh nghiệp và là nhà quản lý ở cấp độ quản lý một nhóm dự án, tôi bắt buộc phải đảm đương nhiệm vụ của cả hai vị trí Công việc của tôi đó là đưa ra mục tiêu
cụ thể, các bước tiến hành cụ thể Bên cạnh đó tôi phải phân chia công việc cụ thể cho từng cá nhân trong tổ chức, nhóm của mình như đã trình bày ở phần 2
Dự án sẽ có 06 bước tiến hành trong vòng 3-5 năm Đó là: Giai đoạn I Xây dựng dự án, lên dự toán kinh phí, tính toán nhân lực cần thiết cho từng giao đoạn triển khai, giai đoạn II Nhập máy móc thiết bị, học kỹ thuật sản xuất, kết
Trang 8nối hiệu quả sản xuất với xử lý đầu ra và giai đoạn III Duy trì sản xuất và mở rộng thị trường Ngoài ra, đó là việc quản lý con người, tạo không gian làm việc, khích lệ, tiên phong trong công viêc, nắm bắt tâm lý, giải quyết kịp thời các xung đột, phán đoán xu hướng tính cách cá nhân ảnh hưởng tới công việc của các thành viên Tôi phải lắng nghe để hiểu tâm tư, nguyện vọng của các cá nhân một cách khách quan, kiềm chế với thái độ tích cực để rồi đưa ra những quyết định kịp thời để chấm dứt xung đột Tôi nghĩ rằng sử dụng các chiến thuật xử lý xung đột theo hướng thắng-thắng, thắng-thua hay thua-thua là hợp
lý Với mục tiêu là xử lý xung đột một cách ổn thỏa nhất như tôi có thể, tôi tin rằng, việc giữ cân bằng, ổn định trong cơ cấu tổ chức của mình là điều không phải là không làm được
Dưới đây là mô hình quản lý hành vi tổ chức mà dựa vào đó tôi có thể tiến hành công việc điều hành, quản lý hệ thống của mình một cách tốt nhất và tôi nghĩ rằng nó là lý do giải thích cho việc tại sao tôi lại chọn các phương pháp
xử lý công việc như trình bày ở trên
Trang 10Nguồn: http://kinhdoanh.anvui.vn
Trang 11Tài liệu tham khảo:
1 Giáo trình “Quản trị Hành vi Tổ chức” – Tài liệu lưu hành nội bộ của Chương trình Đào tạo Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Quốc tế - Đại học Griggs, Hoa kỳ
2 Đại Từ điển Bách khoa toàn thư mở: http://en.wikipedia.org
3 http://www.slideshare.net/
4 http://kinhdoanh.anvui.vn