Bài giảng kế toán máy 2

MỤC LỤC Nội dung CHƢƠNG 1: BẮT ĐẦU VỚI FAST ACCOUNTING 11 (5 tiết LT ) 1.1 Cài đặt khởi động Fast Accounting 1.2 Giới thiệu hệ thống menu 1.3 Các thao tác nhập liệu CHƢƠNG 2: PHÂN HỆ HỆ THỐNG FAST ACCOUNTING (5 tiết TH) 2.1 Khai báo tham số tùy chọn thông tin ban đầu 2.2 Khai báo danh mục từ điển 2.3 Quản lý số liệu 2.4 Quản lý ngƣời sử dụng CHƢƠNG 3: PHÂN HỆ TỔNG HỢP FAST ACCOUNTING (5 tiết TH) 3.1 Danh mục tài khoản 3.2 Số dƣ tài khoản 3.3 Cập nhật số liệu bút tốn ban đầu CHƢƠNG 4: QUY TRÌNH HẠCH TỐN KẾ TOÁN TRÊN FAST ACCOUNTING (15 LT – 25 TH) 4.1 Phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay 4.2 Phân hệ kế toán hàng tồn kho 4.3 Phân hệ kế toán mua hàng 4.4 Phân hệ kế toán bán hàng 4.5 Phân hệ kế tốn cơng cụ dụng cụ 4.6 Phân hệ kế toán tài sản cố định 4.7 Phân hệ kế toán giá thành sản phẩm 4.8 Phân hệ kế toán thuế 4.9 Phân hệ tổng hợp báo cáo tài CHƢƠNG 5: QUẢN TRỊ DỮ LIỆU KẾ TOÁN (5 tiết LT) 5.1 Sao lƣu chuyển liệu kế toán 5.2 Phục hồi liệu kế tốn 5.3 Xóa liệu kế tốn Trang 2 17 17 19 27 47 48 48 54 57 68 68 70 73 75 77 80 82 84 85 86 86 87 87 CHƢƠNG I:BẮT ĐẦU VỚI FAST ACCOUNTING 11 1.1 Cài đặt khởi động Fast Accounting Chạy chƣơng trình cài đặt: Kích đúp vào file cài đặt Từ đ a cài đặt thƣ mục c chứa ộ cài đặt chƣơng trình giải nén) Nếu m y a ministrator” ng hệ điều hành Window 7/Vista nhấn chuột phải chọn “Run as Nếu m y lên cảnh báo, nhấn Chƣơng trình giải nén file cài đặt đầu chạy file cài đặt 1.2 Giới thiệu hệ thống menu Hệ thống menu Hệ thống menu chƣơng trình đƣợc tổ chức dƣới dạng menu cấp Cấp thứ bao gồm phân hệ nghiệp vụ sau Hệ thống Tổng hợp Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay Bán hàng Mua hàng Tồn kho Tài sản cố định Cơng cụ dụng cụ Báo cáo chi phí theo khoản mục Giá thành dự án, cơng trình Giá thành sản xuất liên tục Giá thành sản xuất theo đơn hàng Báo cáo thuế Báo cáo quản trị theo c c trƣờng tự Quản lý h a đơn Thuế thu nhập cá nhân Cấp thứ bao gồm: Liệt kê hình nhập liệu, nhóm chức báo cáo phân hệ nghiệp vụ, danh mục từ điển số ƣ đầu kỳ Cập nhật số liệu Số ƣ đầu kỳ Danh mục từ điển Nhóm báo cáo Tiện ích Cấp menu thứ bao gồm: Liệt kê chi tiết báo cáo cụ thể Các phím chức Trong chƣơng trình cập nhật xử lý số liệu thƣờng sử dụng số phím chức năng, phím chức ng để thực lệnh định, cố gắng thống phím chức sử dụng cho mục đích uy Tuy nhiên để hiểu rõ cơng ụng phím trƣờng hợp cụ thể cần phải đọc rõ hƣớng dẫn sử dụng trƣờng hợp Dƣới công ụng phím chức đƣợc sử dụng chƣơng trình F1 - Trợ giúp F2 - Xem thơng tin (khi làm việc với danh mục từ điển) F3 - Sửa ghi (khi làm việc với danh mục từ điển) F4 - Thêm ghi Ngồi ra, phân hệ Hệ thống F4 có tác dụng chép liệu danh mục, số ƣ đầu kỳ từ tệp excel vào chƣơng trình Ctrl F4 – Sao chép thông tin (khi làm việc với danh mục từ điển hình nhập liệu) F5 - Tra cứu theo mã theo tên anh điểm Xem số liệu chi tiết xem số liệu tổng hợp Xem chứng từ liên quan đến chứng từ cập nhật F6 - Lọc tìm số liệu xem báo cáo Đổi mã ghép mã làm việc với danh mục từ điển Ctrl + F6 - Phân nhóm hàng loạt làm việc với danh mục từ điển F7 - In F8 - Xoá ghi Hủy h a đơn in F11 - Tính tổng Esc - Thoát Ctrl + A - Chọn tất Ví dụ chọn tất bút tốn kết chuyển tự động cuối kỳ… Ctrl + U - Không chọn tất 1.3 Các thao tác nhập liệu Các thao tác chung cập nhật chứng từ Trong chƣơng trình ố trí thơng tin hình cập nhật chứng từ, thao tác cập nhật chứng từ tƣơng đối thống nhất, ƣới trình bày c c điểm chung Về bố trí hình cập nhật chứng từ Màn hình thơng thƣờng có 04 phần: Phần - thơng tin liên quan chung cho toàn chứng từ nhƣ ngày chứng từ, số chứng từ, mã khách hàng, diễn giải, loại tiền Phần - anh s ch c c định khoản / mặt hàng chứng từ đ Phần - gồm c c c tính to n nhƣ tổng số tiền, thuế GTGT, chi phí, trạng thái chuyển vào sổ sách kế toán Phần - nút chức điều khiển trình cập nhật chứng từ nhƣ Xem /Sửa /Xoá / Mới/ Copy/ Tìm,… Dƣới ví ụ hình cập nhật ho đơn n hàng, tuỳ thuộc vào loại chứng từ mà thông tin chúng khác Các thao tác xử lý cập nhật chứng từ Trong chƣơng trình cập nhật chứng từ có chức nhƣ sau: Vào chứng từ Sao chép chứng từ Lƣu chứng từ In chứng từ m y trƣờng hợp ng chƣơng trình để in chứng từ) Lọc tìm chứng từ cập nhật trƣớc đ để xem/ sửa/ xoá Sửa chứng từ Xoá chứng từ Xem chứng từ vừa cập nhật Chuyển sang nhập loại chứng từ khác (bằng cách click chuột phải hình nhập liệu) Di chuyển sang phiếu khác, quay phiếu đầu phiếu cuối (biểu tƣợng ) Xem báo cáo (biểu tƣợng Sử dụng máy tính (biểu tƣợng ) ) Xem thông tin sổ cái, thẻ kho, bảng kê thuế đầu vào/đầu ra, chứng từ bị x a, ngƣời cập nhật chứng từ, ngƣời sửa chứng từ lần cuối, đổi mã đơn vị sở, chọn thời gian làm việc (biểu tƣợng ) Bookmark: ghi nhớ chứng từ đ nh ấu, để xem nhanh đƣợc (biểu tƣợng ) Khai báo nhanh cho hình nhập chứng từ (biểu tƣợng ) Có tiện lợi tất chức xử lý nêu nằm hình cập nhật chứng từ, ngƣời sử dụng việc hình thực tất xử lý cần thiết Quy trình vào chứng từ Dƣới trình bày quy trình vào chứng từ sở ví dụ vào hố đơn bán hàng: Chọn menu cần thiết, ví dụ: "Tổng hợp/ Phiếu kế tốn" Chƣơng trình lọc chứng từ đƣợc nhập cuối (số lƣợng chứng từ đƣợc tùy chọn theo ngƣời sử dụng) lên hình cập nhật chứng từ để biết chứng từ cuối c ng đƣợc nhập Nhấn nút ESC để quay hình nhập chứng từ Chỉ có nút mở, nút lại Con trỏ nằm nút Tại nút ấn phím Enter để bắt đầu vào chứng từ Con trỏ chuyển đến trƣờng hình cập nhật thơng tin chứng từ Lần lƣợt cập nhật thơng tin hình: Các thơng tin chung cho toàn chứng từ, c c định khoản / mặt hàng chứng từ thông tin khác nhƣ thuế, chi phí, chiết khấu, hạn tốn, trạng thái Tại nút ấn phím Enter để lƣu chứng từ Khi chƣơng trình thực lƣu xong lên thơng o "Chƣơng trình thực xong" Sau lƣu xong chứng từ vừa cập nhật trỏ chuyển đến nút ta có khả sau để lựa chọn công việc tiếp theo: + Mới : Vào chứng từ + Copy : Sao chép chứng từ In: In chứng từ thời máy in + Sửa : Sửa lại chứng từ thời Xoá: Xoá chứng từ thời Xem: Xem chứng từ vừa cập nhật Tìm: Lọc chứng từ cập nhật trƣớc đ để xem-sửa-xoá + Hủy : Hủy thao tác ESC: Kết thúc cập nhật Các lƣu ý sửa xoá chứng từ Khi chứng từ đƣợc lƣu, việc sửa xố chứng từ đƣợc thực thi, ngƣời có quyền sửa xố chứng từ, quyền đƣợc khai báo phần khai báo phân quyền cho ngƣời sử dụng chƣơng trình phân hệ “Hệ thống” Các bƣớc thực sửa, xố chứng từ Chọn menu cần thiết, ví dụ: "Bán hàng/ Hoá đơn bán hàng /Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho" Dịch trỏ tìm đến chứng từ cần sửa/ xố Bấm phím ESC để quay hình cập nhật Dịch trỏ đến nút ấn Enter để thực sửa đổi cần thiết sau đ lƣu lại Nếu ta cần xố dịch trỏ đến nút ấn Enter để xố Chƣơng trình đƣa câu hỏi "Có chắn xố?" Nếu đồng ý chọn "Có", khơng chọn "Khơng" Tiếp theo dùng phím "Page Up", "Page Down" vào phần để xem chứng từ khác thực thao tác cần thiết Các tiện ích cập nhật chứng từ Để tăng tiện lợi cho ngƣời sử dụng chƣơng trình cung cấp loạt tiện ích sau: D ng c c phím Page Up, Page Down để xem chứng từ trƣớc sau chứng từ thời Chọn nút hình cập nhật để xem toàn chứng từ cập nhật lần cập nhật thời Trong xem dịch trỏ để tìm ghi cần thiết Sau khỏi hình xem ghi thời hình cập nhật chứng từ Để tìm nhanh khách hàng, vật tƣ cập nhật chứng từ ta thực nhiều cách Nếu ta không nhớ mã ta việc ấn phím Enter tồn danh mục cần thiết lên cho ta chọn Nếu ta nhớ số ký tự đầu mã ta gõ ký tự đầu ấn phím Enter, chƣơng trình lên danh mục cần thiết trỏ nằm ghi có mã gần với mã ta gõ vào Trong hình danh mục ta tìm xâu ký tự đặc biệt mà tên khách hàng/ vật tƣ c chứa thông qua lọc liệu Để vào thêm khách hàng mới, vật tƣ mới, cập nhật chứng từ ta việc Enter qua trƣờng mã cần thiết Màn hình danh mục từ điển lên hình ta thực thao tác với danh mục nhƣ thêm, sửa, xo c c anh điểm danh mục Để thuận tiện việc nhập số liệu, c c trƣờng Số lƣợng, Tiền, nhập dấu = phía trƣớc, chƣơng trình m y tính để tính tốn 10 Tỉnh thành Tỉnh thành nơi thực giao dịch phát sinh ngân hàng Danh mục điều khoản toán Menu thực Phân hệ Mua hàng/ Nhà cung cấp/ Danh mục điều khoản toán Chức Danh mục điều khoản toán đƣợc dùng hình nhập liệu liên quan đến mua bán vật tƣ, hàng h a nhằm phục vụ lên báo cáo công nợ theo mẫu qui định, tạm thời khơng tham gia xử lý, tính tốn Thơng tin chi tiết Mã điều khoản tốn Mã tra cứu Tên điều khoản toán Tên Hạn toán Khai o mã điều khoản toán Là từ khóa, từ ngữ NSD nhập nhằm mục đích ễ tìm kiếm Tên điều khoản tốn thể tiếng Việt Tên điều khoản toán thể tiếng Anh Hạn tốn Trong vòng ngày đƣợc hƣởng chiết Thanh tốn vòng khấu Tỷ lệ chiết khấu Tỷ lệ chiết khấu 4.4 Phân hệ kế toán bán hàng Hệ thống menu Các menu phân hệ bán hàng: 75 Danh mục từ điển Số ƣ công nợ Cập nhật số liệu Báo cáo Tiện ích Danh mục từ điển Phân hệ bán hàng khai báo danh mục sau: Danh mục khách hàng Danh mục phân nhóm khách hàng Danh mục điều khoản toán Danh mục nhân viên bán hàng Danh mục thuế suất thuế GTGT đầu 4.5 Phân hệ kế tốn cơng cụ dụng cụ Hệ thống menu Hệ thống menu phân hệ kế tốn cơng cụ dụng cụ: Cập nhật số liệu Danh mục từ điển Báo cáo Tiện ích 76 Khai báo danh mục từ điển Các danh mục sau đƣợc khai báo phân hệ kế tốn cơng cụ dụng cụ: Danh mục nguồn vốn Danh mục lý o tăng giảm công cụ Danh mục loại cơng cụ Danh mục phân nhóm công cụ Danh mục phận sử dụng công cụ 4.6 Phân hệ kế toán tài sản cố định Hệ thống menu Các menu phân hệ kế tốn tài sản cố định: Cập nhật số liệu Danh mục từ điển Báo cáo tài sản Tiện ích 77 Khai báo danh mục từ điển Các danh mục sau đƣợc khai báo phân hệ tài sản cố định: Nguồn vốn Lý o tăng giảm Danh mục loại tài sản Danh mục phân nhóm tài sản Danh mục thiết bị Danh mục phận sử dụng 4.7 Phân hệ kế toán giá thành sản phẩm Hệ thống menu chi phí Các menu phân hệ gồm có: Danh mục phí Báo cáo chi phí theo tiểu khoản Báo cáo chi phí theo khoản mục Tiện ích 78 Khai báo danh mục từ điển chi phí Các danh mục sau đƣợc khai báo phân hệ báo cáo chi phí theo tiểu khoản, khoản mục Danh mục khoản mục phí Danh mục phân nhóm phí Hệ thống menu giá thành Các menu phân hệ gồm có: Danh mục Số ƣ ự án, cơng trình Báo cáo dự án, cơng trình Tiện ích 79 Khai báo danh mục từ điển giá thành Các danh mục sau đƣợc khai báo giá thành dự án, cơng trình: Danh mục dự án, cơng trình Danh mục phân nhóm dự án, cơng trình Danh mục tài khoản theo dõi số luỹ kế dự án Hệ thống menu giá thành sản xuất liên tục Các menu phân hệ gồm có: Danh mục yếu tố chi phí Khai o định mức hệ số Số ƣ an đầu Cập nhật số liệu Báo cáo giá thành sản phẩm Tiện ích 80 Khai báo danh mục từ điển giá thành sản xuất liên tục Khai báo danh mục giá thành sản xuất liên tục gồm có: Danh mục yếu tố chi phí Danh mục phân nhóm yếu tố chi phí Danh mục loại yếu tố Danh mục phận hạch toán Danh mục phân xƣởng 4.8 Phân hệ kế toán thuế Hệ thống menu Hệ thống menu phân hệ báo cáo thuế gồm có: Cập nhật số liệu Phân nh m h a đơn Báo cáo thuế GTGT Quyết tốn thuế TNDN Tiện ích 81 Khai báo danh mục từ điển Danh mục phân nhóm hóa đơn Menu thực Báo cáo thuế/ Phân nhóm hố đơn Chức Khai o c c mã nh m ho đơn, ng cập nhật Danh mục thuế suất GTGT đầu phân hệ bán hàng 82 Thơng tin Mã nh m ho đơn Tên nh m ho đơn Tên Ho đơn GTGT Khai báo mã nhóm ho đơn Tên nh m ho đơn thể tiếng Việt Tên nh m ho đơn thể tiếng Anh Không/ C ho đơn GTGT Cập nhật số liệu Cập nhật số liệu phân hệ báo cáo thuế gồm menu sau: Cập nhật h a đơn GTGT đầu vào Cập nhật h a đơn GTGT đầu 83 4.9 Phân hệ tổng hợp báo cáo tài Hệ thống menu Hệ thống menu phân hệ báo cáo quản trị theo c c trƣờng tự gồm có: Danh mục Số ƣ an đầu B o c o theo trƣờng tự Tiện ích Khai báo danh mục từ điển Các danh mục sau đƣợc khai báo phân hệ báo cáo quản trị theo trƣờng tự do: Danh mục trƣờng tự Danh mục phân nh m trƣờng tự Danh mục trƣờng tự Danh mục phân nh m trƣờng tự Danh mục trƣờng tự Danh mục phân nh m trƣờng tự Danh mục trƣờng tự Menu thực hiện: Báo cáo quản trị theo trường tự do/ Danh mục/ Danh mục trường tự 84 Chức năng: Danh mục trƣờng tự cung cấp khả cho ngƣời sử dụng tự định ngh a sử dụng theo nhu cầu riêng doanh nghiệp 85 CHƢƠNG QUẢN TRỊ DỮ LIỆU KẾ TOÁN 5.1 Sao lƣu chuyển liệu kế toán Sao chép (copy) số liệu Menu thực Hệ thống/ Quản lý số liệu/ Sao chép (copy) số liệu Chức Chức chép số liệu (backup) số liệu ng để gửi số liệu cho đơn vị mẹ để lƣu trữ Chƣơng trình cho check chọn dạng số liệu chép ra: danh mục, liệu giao dịch, số ƣ lũy kế Thông tin chi tiết Từ ngày Ngày bắt đầu chọn chép số liệu Đến ngày Ngày kết thúc chọn chép số liệu Danh s ch đơn vị Lựa chọn anh s ch c c đơn vị sở có số liệu cần Tên tệp lƣu trữ chép Tên tệp lƣu trữ số liệu chép 86 5.2 Phục hồi liệu kế toán Sao chép (copy) số liệu vào Menu thực Hệ thống/ Quản lý số liệu/ Sao chép (copy) số liệu vào Chức Đƣợc sử dụng để chép số liệu đƣợc gửi từ c c đơn vị cấp ƣới vào chƣơng trình đơn vị mẹ cấp Khi chép vào ta phải tên tệp mà số liệu đƣợc chép trƣớc đ Số liệu đƣợc chép thể copy ngƣợc lại vào chƣơng trình Thơng tin chi tiết Tên tệp lƣu trữ Tên tệp lƣu trữ số liệu chép vào Danh sách đvcs Lựa chọn anh s ch c c đơn vị sở có số liệu cần chép vào Từ ngày Ngày chép số liệu vào thƣ mục đƣợc chép Đến ngày Ngày cuối chép số liệu vào thƣ mục đƣợc chép Chương trình cho khai báo chức chép đè hay cộng dồn phân hệ hệ thống/ Cập nhật số liệu/ Khai báo tham số tự chọn, số thứ tự 094 – Loại chép (copy) danh mục ( – Copy đè, – Cộng dồn) Khi có chứng từ trùng Stt_rec chương trình bỏ qua chép chứng từ hình nhập liệu thơng báo chứng từ có Stt_rec bị trùng 5.3 Xóa liệu kế tốn Dữ liệu kế to n đƣợc x a theo c c file ack up 87 88 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO - Tài liệu chính: [1] Cơng ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp (Fast) (2016), Giáo trình kế tốn máy, lƣu hành nội - Tài liệu tham khảo: [1] Đặng Thị Loan (2006), Giáo trình kế tốn tài doanh nghiệp, NXB Đại học kinh tế quốc dân [2] Chế độ kế to n oanh nghiệp: Quyển 1: Hệ thống tài khoản kế to n; Quyển 2: B o c o kế to n, chứng từ sổ kế to n - Ban hành theo định số 15/2006/QĐ/BTC ngày 20/03/2006 BTC, NXB Tài - Hà Nội 2006 [3] Nguyễn Thị Đơng 2006), Giáo trình hạch tốn kế toán doanh nghiệp, NXB Đại học kinh tế quốc dân [4] Hệ thống chuẩn mực kế toán Bộ tài ban hành 89 ... 047 phải nộp Tài khoản kết sản Dùng lên báo 048 xuất cáo 5,6,7,8,9 131,136,1388,141,311,331,336,3388 51 52 6351 333 12 333 32 911 29 kinh doanh 050 051 0 52 053 055 060 061 0 62 063 073 Danh sách tài... chƣơng 0 32 trình Thƣ mục chép số liệu 038 vào/ra báo cáo kế toán in tiếng Anh Họ tên đƣợc in báo cáo kế toán [Gi m đốc] Họ tên đƣợc in báo cáo kế toán in tiếng Anh [Director] VND , Arial;9 Arial;16... viết số 025 Phông chữ báo cáo 026 Phông chữ tiêu đề báo cáo Phông chữ báo cáo phần Ngƣời lập biểu, Kế toán 027 trƣởng, Gi m đốc Số tệp hàng tuần đƣợc lƣu 030 giữ Thƣ mục lƣu trữ chƣơng 0 32 trình