Bài giảng kế toán máy - Chương 1 pps

1 B B à à i gi i gi ả ả ng ng K K ế ế to to á á n m n m á á y y (Computerizied Accounting) (Computerizied Accounting) Biên so Biên so ạ ạ n: Lê Ng n: Lê Ng ọ ọ c M c M ỹ ỹ H H ằ ằ ng ng 2 CHƯƠNG I CHƯƠNG I : T : T Ổ Ổ NG QUAN V NG QUAN V Ề Ề K K Ế Ế TO TO Á Á N M N M Á Á Y Y   M M Ụ Ụ C TIÊU C TIÊU   Cung c Cung c ấ ấ p ki p ki ế ế n th n th ứ ứ c nh c nh ằ ằ m gi m gi ú ú p sinh viên hi p sinh viên hi ể ể u bi u bi ế ế t to t to à à n di n di ệ ệ n v n v ề ề m m ộ ộ t t h h ệ ệ th th ố ố ng thông tin k ng thông tin k ế ế to to á á n d n d ự ự a trên m a trên m á á y t y t í í nh nh   Nh Nh ậ ậ n di n di ệ ệ n rõ vai trò c n rõ vai trò c ủ ủ a ph a ph ầ ầ n m n m ề ề m k m k ế ế to to á á n trong h n trong h ệ ệ th th ố ố ng thông ng thông tin k tin k ế ế to to á á n n   Bư Bư ớ ớ c đ c đ ầ ầ u hi u hi ể ể u đư u đư ợ ợ c c c c ấ ấ u tr u tr ú ú c c c c ủ ủ a m a m ộ ộ t chương tr t chương tr ì ì nh k nh k ế ế to to á á n m n m á á y y nh nh ằ ằ m x m x á á c đ c đ ị ị nh rõ công vi nh rõ công vi ệ ệ c c c c ủ ủ a k a k ế ế to to á á n viên khi l n viên khi l à à m vi m vi ệ ệ c v c v ớ ớ i ph i ph ầ ầ n n m m ề ề m k m k ế ế to to á á n n   Nh Nh ậ ậ n di n di ệ ệ n c n c á á c d c d ạ ạ ng file cơ b ng file cơ b ả ả n trong chương tr n trong chương tr ì ì nh k nh k ế ế to to á á n m n m á á y y nh nh ằ ằ m ph m ph ụ ụ c v c v ụ ụ t t ố ố t cho qu t cho qu á á tr tr ì ì nh l nh l à à m vi m vi ệ ệ c ( c ( lưu lưu , b , b ả ả o v o v ệ ệ , hi , hi ệ ệ u ch u ch ỉ ỉ nh nh d d ữ ữ li li ệ ệ u,) u,)   N N ắ ắ m v m v ữ ữ ng c ng c á á c nguyên t c nguyên t ắ ắ c t c t ổ ổ ch ch ứ ứ c thông tin trên m c thông tin trên m á á y nh y nh ằ ằ m tr m tr á á nh nh sai s sai s ó ó t khi ti t khi ti ế ế n h n h à à nh công t nh công t á á c k c k ế ế to to á á n m n m á á y y   S S Ố Ố TI TI Ế Ế T: 5 T: 5 3 T T À À I LI I LI Ệ Ệ U THAM KH U THAM KH Ả Ả O O   TS.Tr TS.Tr ầ ầ n Th n Th ị ị Song Minh Song Minh , 2 , 2 005, C 005, C hương I hương I : : H H ệ ệ th th ố ố ng thông tin k ng thông tin k ế ế to to á á n v n v ớ ớ i t i t ổ ổ ch ch ứ ứ c c doanh nghi doanh nghi ệ ệ p, p, Chương II Chương II : Công ngh : Công ngh ệ ệ thông thông tin v tin v ớ ớ i k i k ế ế to to á á n doanh nghi n doanh nghi ệ ệ p trong Gi p trong Gi á á o o tr tr ì ì nh k nh k ế ế to to á á n m n m á á y, y, Trang 7 Trang 7 - - 13, T 13, T rang 58 rang 58 - - 70, 70, NXB Lao đ NXB Lao đ ộ ộ ng ng - - Xã h Xã h ộ ộ i i 4 K K ế ế to to á á n m n m á á y y   K K ế ế to to á á n m n m á á y l y l à à qu qu á á tr tr ì ì nh nh ứ ứ ng d ng d ụ ụ ng công ng công ngh ngh ệ ệ thông tin trong h thông tin trong h ệ ệ th th ố ố ng thông tin k ng thông tin k ế ế to to á á n, nh n, nh ằ ằ m th m th ự ự c hi c hi ệ ệ n công t n công t á á c h c h ạ ạ ch to ch to á á n n trong doanh nghi trong doanh nghi ệ ệ p. p.   Thông tin k Thông tin k ế ế to to á á n ch n ch í í nh l nh l à à d d ữ ữ li li ệ ệ u k u k ế ế to to á á n n đã gia tăng gi đã gia tăng gi á á tr tr ị ị b b ằ ằ ng c ng c á á c công c c công c ụ ụ m m á á y y t t í í nh. nh. 5 D D ữ ữ li li ệ ệ u k u k ế ế to to á á n v n v à à thông tin k thông tin k ế ế to to á á n n Lâu dài, liên tụcTức thờiMức độ quan tâm Sổ cái, các báo cáo kế toánSổ nhật kýTổ chức lưu trữ Trừu tượngcụ thểTrạng thái đã qua quá trình xử lý chưa xử lýTính chất Thông tin kế toán Dữ liệu kế toán Khái niệm Tiêu thức 6 H H ệ ệ th th ố ố ng thông tin k ng thông tin k ế ế to to á á n (AIS) n (AIS)   H H ệ ệ th th ố ố ng thông tin k ng thông tin k ế ế to to á á n (Accounting n (Accounting Information System): Information System):   L L à à t t ậ ậ p h p h ợ ợ p c p c á á c ngu c ngu ồ ồ n l n l ự ự c ( c ( con ngư con ngư ờ ờ i, thi i, thi ế ế t b t b ị ị m m á á y m y m ó ó c) c)   Bi Bi ế ế n đ n đ ổ ổ i d i d ữ ữ li li ệ ệ u t u t à à i ch i ch í í nh v nh v à à c c á á c d c d ữ ữ li li ệ ệ u kh u kh á á c c th th à à nh thông tin k nh thông tin k ế ế to to á á n n   (H (H ệ ệ th th ố ố ng thông tin k ng thông tin k ế ế to to á á n đư n đư ợ ợ c đ c đ ề ề c c ậ ậ p p ở ở đây đây l l à à HTTTKT d HTTTKT d ự ự a trên m a trên m á á y t y t í í nh nh - - Computer Computer based AIS). based AIS). 7 H H ệ ệ th th ố ố ng thông tin k ng thông tin k ế ế to to á á n (AIS) n (AIS)   Ch Ch ứ ứ c năng c năng   Ghi nh Ghi nh ậ ậ n, x n, x ử ử lý lý , , lưu tr lưu tr ữ ữ v v à à truy truy ề ề n đ n đ ạ ạ t thông tin t thông tin kinh t kinh t ế ế t t à à i ch i ch í í nh trong đơn v nh trong đơn v ị ị k k ế ế to to á á n. n.   N N ó ó i c i c á á ch kh ch kh á á c, ghi ch c, ghi ch é é p, theo dõi m p, theo dõi m ọ ọ i bi i bi ế ế n n đ đ ộ ộ ng v ng v ề ề t t à à i s i s ả ả n, ngu n, ngu ồ ồ n v n v ố ố n v n v à à qu qu á á tr tr ì ì nh ho nh ho ạ ạ t t đ đ ộ ộ ng c ng c ủ ủ a đơn v a đơn v ị ị k k ế ế to to á á n. n. 8 MÔ HÌNH H MÔ HÌNH H Ệ Ệ TH TH Ố Ố NG NG THÔNG TIN K THÔNG TIN K Ế Ế TO TO Á Á N T N T Ự Ự Đ Đ Ộ Ộ NG HO NG HO Á Á Dữ liệu kế toán (Chứng từ, sổ sách) Thông tin kế toán (Báo cáo quản trị, báo cáo tài chính) Phần cứng Phần mềm Cơ sở dữ liệu Các thủ tục Con người 9 Th Th à à nh ph nh ph ầ ầ n n   Ph Ph ầ ầ n c n c ứ ứ ng: ng:   M M á á y t y t í í nh nh   C C á á c thi c thi ế ế t b t b ị ị ngo ngo ạ ạ i vi i vi   C C á á c thi c thi ế ế t b t b ị ị m m ạ ạ ng ph ng ph ụ ụ c v c v ụ ụ nhu c nhu c ầ ầ u giao ti u giao ti ế ế p v p v ớ ớ i i con ngư con ngư ờ ờ i hay v i hay v ớ ớ i c i c á á c m c m á á y t y t í í nh kh nh kh á á c c   Ph Ph ầ ầ n m n m ề ề m: m:   H H ệ ệ đi đi ề ề u h u h à à nh nh   Ph Ph ầ ầ n m n m ề ề m qu m qu ả ả n tr n tr ị ị cơ s cơ s ở ở d d ữ ữ li li ệ ệ u u   Ph Ph ầ ầ n m n m ề ề m k m k ế ế to to á á n n 10 Th Th à à nh ph nh ph ầ ầ n n   C C á á c th c th ủ ủ t t ụ ụ c: c:   T T ổ ổ ch ch ứ ứ c v c v à à qu qu ả ả n tr n tr ị ị c c á á c ho c ho ạ ạ t đ t đ ộ ộ ng x ng x ử ử lý thông tin (thi lý thông tin (thi ế ế t t k k ế ế v v à à tri tri ể ể n khai chương tr n khai chương tr ì ì nh, duy tr nh, duy tr ì ì ph ph ầ ầ n c n c ứ ứ ng v ng v à à ph ph ầ ầ n m n m ề ề m, qu m, qu ả ả n lý ch n lý ch ứ ứ c năng c c năng c á á c nghi c nghi ệ ệ p v p v ụ ụ . .   Cơ s Cơ s ở ở d d ữ ữ li li ệ ệ u k u k ế ế to to á á n: n:   File danh m File danh m ụ ụ c t c t ự ự đi đi ể ể n n   File nghi File nghi ệ ệ p v p v ụ ụ   Con ngư Con ngư ờ ờ i: i:   C C á á c nhân viên x c nhân viên x ử ử lý thông tin lý thông tin   C C á á c nhân viên nghi c nhân viên nghi ệ ệ p v p v ụ ụ   C C á á c nh c nh à à qu qu ả ả n tr n tr ị ị doanh nghi doanh nghi ệ ệ p. p. [...]... 26 CÂU HỎI ƠN TẬP CHƯƠNG I 1 Trình bày các giai đoạn xử lý nghiệp vụ của hệ thống thơng tin kế tốn (AIS) 2 So sánh kế tốn thủ cơng với kế tốn máy 3 Khái niệm phần mềm kế tốn Vai trò của phần mềm kế tốn trong hệ thống thơng tin kế tốn 4 Hãy cho biết cấu trúc của một chương trình kế tốn trên máy 5 Trình bày các loại file cơ bản trong một chương trình kế tốn máy 6 Khi làm kế tốn trên máy vi tính cần tn... Đầu vào kế tốn Input (Bảng mã tài khoản, các chứng từ kế tốn) Xử lý thơng tin Processing Đầu ra kế tốn Output (Các báo cáo kế tốn) Câu lệnh điều khiển Control 25 Các yếu tố cơ bản của một chương trình kế tốn máy  Hệ thống đầu vào của một chương trình kế tốn máy      Xử lý thơng tin Hệ thống đầu ra của một chương trình kế tốn máy      Hệ thống sổ, báo cáo kế tốn Hệ thống các cơng cụ kế tốn,... kế tốn quản trị và báo cáo kế tốn tài chính  Tự viết chương trình kế tốn  Mua các phần mềm kế tốn trọn gói  22 VAI TRỊ CỦA PHẦN MỀM KẾ TỐN TRONG HTTTKT (AIS) Kế tốn vốn bằng tiền Kế tốn tiệu thụ Kế tốn cơng nợ Kế tốn hàng tồn kho Thäng tin kãú toạn Dữ liệu kế tốn, u cầu quản trị dữ liệu PHẦN MỀM KẾ TỐN PHẦN MỀM QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU CƠ SỞ DỮ LIỆU KẾ TỐN BÁO CÁO KẾ TỐN  Tạo lập cơ sở dữ liệu kế. .. cơng Kế tốn máy Nhập dữ liệu đầu vào - Tài liệu gốc (hố đơn bán hàng, phiếu thu, chi) Ghi chép thủ cơng Nhập từ bàn phím, máy qt, tự động hố Xử lý dữ liệu - Biến đổi dữ liệu trên các sổ nhật ký thành thơng tin trên các sổ cái Thủ cơng Tự động theo chương trình Lưu trữ - Dữ liệu - Thơng tin Thủ cơng trên các sổ: - Sổ nhật ký - Sổ cái Tự động ở dạng các tệp: - Tệp nhật ký - Tệp sổ cái - Tệp tra cứu Kết... liệu kế tốn theo u cầu  Kết xuất các báo cáo kế tốn và thơng báo về tài chính từ cơ sở dữ liệu kế tốn 23 Các loại file cơ bản trong Chương trình kế tốn máy  Dạng file cơ sở dữ liệu     Dạng file chương trình   Tệp danh mục từ điển Tệp nghiệp vụ giao dịch Tệp báo cáo/ thơng tin khái qt Giúp liên kết cơng cụ kế tốn để tạo ra báo cáo kế tốn Dạng file biểu mẫu 24 CẤU TRÚC CỦA CHƯƠNG TRÌNH KẾ TỐN MÁY... về các nguồn tài chính và các kết quả đạt được từ việc sử dụng các nguồn tài chính này Các phân hệ nghiệp vụ   Hệ thống sổ cái Hệ thống báo cáo kế tốn (Báo cáo kế tốn tài chính, Báo cáo kế tốn quản trị) 21 Phần mềm kế tốn   Phần mềm kế tốn là hệ thống các chương trình để duy trì sổ sách kế tốn trên máy vi tính Cơng việc của người kế tốn viên: Nhập số liệu In báo cáo kế tốn quản trị Hoặc  Nhập số... đối tượng kế tốn Các chứng từ phát sinh Đầu ra kế tốn là kết quả của hệ thống đầu vào kế tốn và q trình xử lý của máy thơng qua các câu lệnh của người thực hiện Kết hợp các số liệu trên các chứng từ kế tốn với các biểu mẫu kế tốn cung cấp các báo cáo kế tốn hồn chỉnh Các câu lệnh điều khiển Phản hồi thơng tin Ngun tắc tổ chức thơng tin trên máy   Ngun tắc lưu trữ một lần Ngun tắc hạch tốn kế tốn doanh... nhóm 13 Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ của hệ thống thơng tin kế tốn (AIS)  Giai đoạn lưu trữ: Tệp dữ liệu là một bộ lưu trữ có tổ chức các dữ liệu    Tệp danh mục tự điển Tệp giao dịch Giai đoạn phân phối và truyền đạt thơng tin, AIS có thể cung cấp thơng tin bằng nhiều cách:    Đưa ra màn hình In các báo cáo Gởi các tệp qua mạng 14 So sánh kế tốn thủ cơng với kế tốn máy Hình thức xử lý Kế tốn... tạo nên hệ thống thơng tin hồn chỉnh phục vụ quản trị doanh nghiệp 12 Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ của hệ thống thơng tin kế tốn (AIS)  Giai đoạn nhập liệu: chuyển dữ liệu trên chứng từ vào máy tính     Dùng bàn phím Bán thủ cơng Tự động Giai đoạn xử lý:   Sử dụng sổ kế tốn hệ thống hố theo thời gian và theo đối tượng Phần mềm kế tốn thể hiện ưu điểm lớn nhất trong xử lý dữ liệu: ± ± ± Sắp xếp... tệp: - Tệp nhật ký - Tệp sổ cái - Tệp tra cứu Kết xuất thơng tin - Báo cáo tài chính - Báo cáo quản trị Thủ cơng Tự động theo chương trình Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ 15 MƠ HÌNH CHU TRÌNH NGHIỆP VỤ CẠC SỈÛ KIÃÛN KINH TÃÚ Chu trçnh tiãu thủ Chu trçnh cung cáúp Chu trçnh sn xút Chu trçnh ti chênh Chu trçnh bạo cạo ti chênh Bạo cạo ti chênh 16 Chu trình tiêu thụ   Chức năng: Chu trình tiêu thụ ghi chép . dạng các tệp: - Tệp nhật ký - Tệp sổ cái - Tệp tra cứu Thủ công trên các sổ: - Sổ nhật ký - Sổ cái Lưu trữ - Dữ liệu - Thông tin Tự động theo chương trình Thủ côngXử lý dữ liệu - Biến đổi dữ. k nh k ế ế to to á á n m n m á á y, y, Trang 7 Trang 7 - - 13 , T 13 , T rang 58 rang 58 - - 70, 70, NXB Lao đ NXB Lao đ ộ ộ ng ng - - Xã h Xã h ộ ộ i i 4 K K ế ế to to á á n m n m á á y y   K K ế ế to to á á n. phím, máy quét, tự động hoá Ghi chép thủ côngNhập dữ liệu đầu vào - Tài liệu gốc (hoá đơn bán hàng, phiếu thu, chi) Kế toán máyKế toán thủ côngHình thức xử lý Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ 16 Mễ