Tăng cường kiểm soát chi phí tại trung tâm điện toán truyền số liệu KVIII.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG LÊ THỊ MINH TÂM TĂNG CƯỜNG KIỂM SỐT CHI PHÍ TẠI TRUNG TÂM ĐIỆN TOÁN TRUYỀN SỐ LIỆU KV III LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng- Năm 2013 BỘ GIÁO DỤC VÀ ÐÀO TẠO ÐẠI HỌC ÐÀ NẴNG LÊ THỊ MINH TÂM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI TRUNG TÂM ĐIỆN TỐN TRUYỀN SỐ LIỆU KVIII Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS TRẦN ĐÌNH KHƠI NGUN Ðà Nẵng – Năm 2013 LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan công trình nghiên cứu riêng tơi Các số liệu, kết nêu luận văn trung thực chưa cơng bố cơng trình khác Tác giả Lê Thị Minh Tâm MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Mục đích nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu luận văn Tổng quan tài liệu nghiên cứu CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT 1.1.1 Khái niệm kiểm soát quản lý 1.1.2 Kiểm soát nội (KSNB) 1.2 KHÁI QUÁT VỀ CHI PHÍ SXKD TRONG DOANH NGHIỆP 12 1.2.1 Khái niệm phân loại chi phí 12 1.2.2 Vai trò kiểm sốt chi phí doanh nghiệp 17 1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến kiểm soát chi phí doanh nghiệp 17 1.3 NỘI DUNG KIỂM SỐT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP CUNG CẤP DỊCH VỤ 18 1.3.1 Mục tiêu kiểm sốt chi phí 18 1.3.2 Xây dựng dự tốn – sở để kiểm sốt chi phí 19 1.3.3 Các thủ tục kiểm soát chi phí doanh nghiệp 21 1.3.4 Tổ chức thơng tin phục vụ kiểm sốt chi phí 30 1.3.5 Phân tích tình hình thực dự tốn chi phí 31 KẾT LUẬN CHƯƠNG 35 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SỐT CHI PHÍ TẠI TRUNG TÂM ĐIỆN TỐN TRUYỀN SỐ LIỆU KVIII 36 2.1 GIỚI THIỆU VỀ TRUNG TÂM ĐIỆN TOÁN TRUYỀN SỐ LIỆU KVIII 36 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển 36 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 37 2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý 38 2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ phòng ban 41 2.1.5 Tổ chức máy kế tốn hình thức kế toán Trung tâm 43 2.2 ĐẶC TRƯNG CƠ BẢN CỦA HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VIỄN THÔNG VÀ NHỮNG YÊU CẦU ĐẶT RA ĐỐI VỚI CÔNG TÁC KIỂM SỐT CHI PHÍ 45 2.2.1 Đặc điểm dịch vụ viễn thông VDC3 45 2.2.2 Đặc điểm phân cấp tổ chức, quản lý ảnh hưởng đến cơng tác kiểm sốt chi phí VDC3 47 2.2.3 Yêu cầu kiểm sốt chi phí VDC3 50 2.3 CÁC YẾU TỐ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SỐT TẠI VDC3 51 2.3.1 Mơi trường kiểm soát Trung tâm 51 2.3.2 Đánh giá rủi ro 53 2.3.3 Hoạt động kiểm soát 53 2.3.4 Thông tin truyền thông 54 2.3.5 Hoạt động giám sát 55 2.4 HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT CHI PHÍ TẠI TRUNG TÂM ĐIỆN TOÁN TRUYỀN SỐ LIỆU KVIII 56 2.4.1 Công tác lập dự tốn chi phí VDC3 56 2.4.2 Thủ tục kiểm soát chi phí VDC3 62 2.4.3 Cơng tác phân tích tình hình thực dự toán 72 2.5 ĐÁNH GIÁ CHUNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT CHI PHÍ TẠI TRUNG TÂM 78 2.5.1 Một số ưu điểm 78 2.5.2 Những tồn cơng tác kiểm sốt chi phí 79 KẾT LUẬN CHƯƠNG 83 CHƯƠNG TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHI TẠI TRUNG TÂM ĐIỆN TOÁN TRUYỀN SỐ LIỆU KVIII 84 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SỐT CHI PHÍ TẠI TRUNG TÂM 84 3.2 NỘI DUNG HOÀN THIỆN CÁC YẾU TỐ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SỐT CHI PHÍ TẠI TRUNG TÂM 84 3.2.1 Hồn thiện mơi trường kiểm sốt 85 3.2.2 Hoàn thiện hoạt động kiểm soát 87 3.2.3 Hồn thiện cơng tác thơng tin- truyền thơng 93 3.3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI TẬP ĐOÀN 98 KẾT LUẬN CHƯƠNG 99 KẾT LUẬN 100 TÀI LIỆU THAM KHẢO QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN DANH MỤC CÁC BẢNG Số hiệu bảng Tên bảng Trang 2.1 Chi phí sản xuất kinh doanh theo nội dung kinh tế năm 2012 49 2.2 Đơn giá chi phí marketing năm 2013 59 2.3 Kế hoạch chi phí phê duyệt cho năm 2013 60 2.4 Bảng tính hệ số tiền lương tháng 09 năm 2013 63 2.5 Chi phí tiền lương năm 2012 phân bổ cho CBCNV 64 2.6 Định mức nhiên liệu xe ô tô năm 2013 67 2.7 Kế hoạch chi phí thực theo khoản mục năm 2012 73 2.8 Một số tiêu dự toán lập phê duyệt năm 2013 75 2.9 Kế hoạch thực chi phí tháng 01-09 năm 2013 76 3.1 Mẫu bảng phân bổ chi phí cho phận 87 3.2 Mẫu bảng kê toán chi phí vật liệu 94 3.3 Mẫu bảng kê tốn chi phí hỗ trợ, chăm sóc khách hàng 95 3.4 Phân loại yếu tố chi phí theo cách ứng xử 96 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, LƯU ĐỒ Số hiệu sơ đồ, lưu đồ Tên sơ đồ, lưu đồ Trang Sơ đồ 1.1 Sơ đồ lập dự tốn chi phí kinh doanh 21 Sơ đồ 1.2 Chi tiết biến động chi phí 34 Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức máy quản lý 40 Sơ đồ 2.2 Tổ chức máy kế toán 44 Sơ đồ 2.3 Hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ 45 Lưu đồ 2.1 Qui trình kiểm sốt chi phí tiền lương 65 Lưu đồ 2.2 Qui trình kiểm sốt chi phí nguyên vật liệu gián tiếp 66 Lưu đồ 2.3 Qui trình kiểm sốt chi phí dịch vụ, hàng hóa mua ngồi 72 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Sự cạnh tranh thị trường viễn thông Việt Nam diễn liệt Để nâng cao lực cạnh tranh, doanh nghiệp viễn thông cần khẳng định vị việc tích lũy vốn, thường xuyên đổi công nghệ đại, kinh nghiệm khai thác, chất lượng dịch vụ tốt, có đội ngũ mạnh Từ chỗ có doanh nghiệp Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam (VNPT) đến có doanh nghiệp khai thác dịch vụ viễn thơng Trung tâm điện tốn truyền số liệu khu vực III (VDC3) đơn vị trực thuộc VNPT VDC3 giao quản lý phối hợp với VNPT tỉnh, thành phố để cung cấp dịch vụ Internet phạm vi 13 tỉnh thành Là đơn vị hạch toán phụ thuộc, hoạt động VDC3 dựa chế mà VNPT ban hành.Từ tiêu doanh thu chi phí giao hàng năm, VDC3 phải chịu trách nhiệm với cấp doanh thu khơng đạt chi phí chi vượt Với sản phẩm dịch vụ đa dạng, đối thủ cạnh tranh sát sao, địa bàn trải dài nên loại chi phí phát sinh liên tục, nhiều khoản mục chiếm tỉ trọng đáng kể Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt vậy, thiết nghĩ kiểm sốt tốt chi phí nhân tố quan trọng cho tồn doanh nghiệp Vấn đề quan tâm kiểm sốt tốt khoản chi phí để đảm bảo chi phục vụ cho việc mang lại doanh thu chi đủ hạn mức cho phép Mặc dù ban hành nhiều qui định định mức chi phí, phát động tiết kiệm tồn thể quan thủ tục kiểm sốt chi phí chưa chặt chẽ, cơng tác lập dự tốn chưa trọng, nhiều yếu Vì chi phí chưa sử dụng hợp lý, gây nên lãng phí thất thốt, nhiều ảnh hưởng đến hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Xuất phát từ yêu cầu tác giả chọn đề tài “ Tăng cường kiểm sốt chi phí Trung tâm điện toán truyền số liệu KVIII” để nghiên cứu làm luận văn thạc sĩ 2 Mục đích nghiên cứu Tìm hiểu thực trạng kiểm sốt chi phí Trung tâm điện toán truyền số liệu khu vực III, qua đưa giải pháp nhằm tăng cường cơng tác kiểm sốt chi phí đơn vị - Câu hỏi nghiên cứu Đặc điểm hoạt động VDC3 ảnh hưởng đến cơng tác kiểm sốt chi phí đơn vị nào? Các rủi ro hoạt động VDC3 tác động đến kiểm sốt chi phí tương lai? Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm sốt chi phí Trung tâm điện tốn truyền số liệu khu vực III Phạm vi nghiên cứu: Toàn chi phí hoạt động Trung tâm điện tốn truyền số liệu khu vực III Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu sử dụng luận văn thu thập, tổng hợp, phân tích so sánh nguồn liệu sơ cấp thứ cấp liên quan đến kiểm sốt chi phí • Nguồn liệu sơ cấp có từ việc quan sát tồn qui trình, qui chế đơn vị Ngồi ra, tác giả tiến hành vấn người có liên quan để làm rõ số hoạt động phát sinh chi phí mà thơng tin thứ cấp khơng cung cấp • Nguồn liệu thứ cấp lấy từ số liệu kế tốn tài phòng Tài kế tốn cung cấp Ngồi ra, có số thơng tin từ nguồn khác phòng Kế hoạch- Kinh doanh - Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài Hệ thống hóa phân tích vấn đề lý luận công tác 87 Đồng thời nên tổ chức hai năm lần thực đánh giá lại công tác tổ chức cán để có điều chỉnh cho phù hợp d Cơng tác khen thưởng Lãnh đạo đơn vị cần khuyến khích nhân viên trao đổi thơng tin chi phí Cần khuyến khích nhân viên đưa đề xuất, sáng kiến nhằm cắt giảm, quản lý chi phí có chế độ khen thưởng nhằm động viên khích lệ Bên cạnh đơn vị nên cho phép, khuyến khích cấp quản lý trung gian ( phận kế toán) báo cáo với lãnh đạo trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, vi phạm nội quy, quy định doanh nghiệp quy định luật pháp hành có khả làm giảm uy tín doanh nghiệp gây thiệt hại kinh tế 3.2.2 Hoàn thiện hoạt động kiểm sốt a Về cơng tác kế hoạch, dự tốn Cần trọng cơng tác lập kế hoạch, dự tốn Cơng tác lập kế hoạch, dự tốn phải đảm bảo mối quan hệ thông tin hai chiều phận với cấp lãnh đạo, dự toán lập cần có độ xác cao, sát với tình hình thực tế Trên sở chi phí Marketing mà VDC phê duyệt, Phòng KH- KD VDC3 cần lập dự tốn chi phí chi tiết giao kế hoạch cụ thể cho phận tương ứng với doanh thu dịch vụ để có sở đánh giá việc sử dụng chi phí xác Bảng 3.1 Mẫu bảng phân bổ chi phí cho phận Khoản mục Chi tiếp khách Chi CSKH Chi hoa hồng đại lý, môi giới Cộng KD Internet TSL X X X KD CNTT X X X KD Giải phápTB X X X X X X X X X 88 Chi phí quảng cáo để phòng KH-KD tập trung quản lý thực quảng bá theo chương trình, theo đợt Tránh việc sử dụng chi phí khơng có kế hoạch, phận có nhu cầu xin trước duyệt, phận khác phê duyệt chi phí Với khoản chi phí có tỉ trọng lớn, nhiều biến động cần phân tích lập dự toán chi tiết b Về thủ tục kiểm sốt chi phí * Kiểm sốt chi phí sản xuất chung -Kiểm sốt chi phí ngun vật liệu gián tiếp Tránh lãng phí thất nguyên vật liệu gián tiếp cần thực nhập kho hàng hóa mua thực xuất kho theo định mức sử dụng cho hàng tháng Hoặc xây dựng định mức thực khoán theo tháng chi trả trực tiếp vào lương tháng cho CBCNV Để phù hợp với yêu cầu cơng tác kế tốn u cầu thực nghiêm túc việc nhập xuất kho vừa đảm bảo nguyên tắc phù hợp, vừa đáp ứng công tác quản lý Tuy kế tốn khơng phải chức xét duyệt giá song phải phân quyền để có quyền chấp nhận hay khơng chấp nhận tốn cho chi phí có chênh lệch giá nhiều - Kiểm sốt chi phí nhiên liệu Muốn kiểm sốt chi phí nhiên liệu cần có quản lý chặt chẽ đội xe từ phận trực tiếp quản lý phòng TCHC Tuy nhiên thủ tục kiểm soát cách yêu cầu ghi nhật ký hành trình xe khơng tác dụng, khơng thể trung thực ý thức tiết kiệm lái xe Biện pháp ghi chép số km thủ tục để kiểm sốt nhiên liệu Khơng qui định ngày cụ thể tháng kế toán toán cần thực 02 lần ghi sổ số km xe ô tô 89 Đơn vị cần ban hành thủ tục để sử dụng xe Các phận có nhu cầu sử dụng xe phải có phiếu yêu cầu xe phụ trách phận ký duyệt phó giám đốc kinh doanh phê chuẩn Phòng TCHC chịu trách nhiệm bố trí quản lý phương tiện VDC3 nên cân nhắc đến phương án thay để vừa kiểm sốt tốt chi phí nhiên liệu vừa đảm bảo hiệu sản xuất kinh doanh Với chuyến công tác không bao gồm vận chuyển thiết bị lắp đặt cho khách hàng địa điểm đến làm việc có giao thơng thuận lợi cần khuyến khích CBCNV di chuyển phương tiện phổ thông xe khách, tàu hỏa, máy bay giá rẻ Giải pháp lắp đặt thiết bị định vị GPS lựa chọn lắp mẫu để áp dụng Đơn vị nên chọn thí điểm xe ô tô thường xuyên di chuyển so sánh chi phí cho tháng trước sau lắp đặt Cơng tác giám sát mang tính khách quan nâng cao ý thức lái xe việc tiết kiệm chi phí bảo vệ tài sản - Kiểm sốt chi phí tiền lương Để quản lý tốt chi phí tiền lương cần phải quản lý tốt người Quản lý chặt chẽ mặt thời gian để nâng cao hiệu cơng việc, giảm thiểu tốn làm thêm khơng phù hợp Tính trung thực, ý thức tự giác CBCNV chưa cao nên đơn vị cần có chức chấm cơng, cơng cụ chấm cơng máy chấm vân tay Bên cạnh việc sử dụng cơng cụ chấm cơng phụ trách phận phải người chịu trách nhiệm tính trung thực bảng chấm công Doanh nghiệp nên qui định rõ số tối đa cần làm thêm yêu cầu phận chức phải đăng ký kế hoạch từ đầu tháng (trừ trường hợp bất khả kháng) Nội dung công việc làm thêm cần chi tiết cụ thể, có kiểm sốt chi phí tiền lương 90 - Kiểm sốt chi phí dịch vụ mua ngồi Chi phí dịch vụ mua chiếm tỉ trọng lớn, phát sinh liên tục nên nhiều thất thốt; cần phải có chức xem xét chủ trương, định mức, xét duyệt giá trước trình lên lãnh đạo phê duyệt thực * Kiểm sốt chi phí bán hàng - Với loại hàng hóa mua phục vụ cho cơng tác Markerting, chăm sóc khách hàng cần lập chức chuyên trách mua hàng hóa gồm có phận khác nhau: + Bộ phận đề xuất mua hàng + Bộ phận có chức kiểm tra việc đề xuất phê duyệt sách hạn mức + Bộ phận xét duyệt giá + Bộ phận mua hàng + Bộ phận nhận hàng + Thủ kho Các phận phải chức độc lập Với qui mô chưa lớn, lại đơn vị hạch toán phụ thuộc, đơn vị nên giao chức xét duyệt giá cho phòng Tài Kế tốn đảm nhận Đề xuất qui trình cung ứng hàng hóa 91 Đề xuất qui trình cung ứng hàng hóa Các phận nhu canhi Đề nghị cung ứng Phòng KHKD Kiểm tra chủ trương, định mức Giám đốc Phê duyệt Phòng TCKT Duyệt giá Kiểm tra, tính tốn UNC/ Phiếu chi Bp cung ứng Ký hợp đồng, nhận hàng Hóa đơn, phiếu nhập kho Bộ phận nhận hàng Đối chiếu,nhận hàng Bộ phận kho hàng Nhập xuất kho, ghi sổ 92 Để kiểm soát tốt khoản chi phí hàng hóa , dịch vụ mua ngồi cần thực thắt chặt việc toán tiền mặt Các khoản toán tiền mặt yêu cầu hồ sơ tốn phải có phiếu thu bên bán hàng Với khoản chi phí có giá trị từ bảy triệu đồng trở lên cần toán qua ngân hàng, có tránh việc mua hóa đơn, vừa giúp kiểm sốt lượng giá - Với khoản chi hoa hồng đại lý, tư vấn bán hàng cần có thủ thục để kiểm soát: Muộn đến chiều hàng ngày, yêu cầu đại lý gửi email báo cáo số lượng khách hàng phát triển ngày nhằm tránh tình trạng khách hàng kê khống - Với chương trình hội nghị quảng bá sản phẩm dịch vụ cần lên kế hoạch tổ chức tỉ mỉ, tránh để xảy lãng phí khơng cần thiết VDC3 cần tạo địa email dùng để thực chương trình hội thảo, hội nghị khách hàng Để cơng tác tổ chức trọn vẹn, chu đáo cần có phản hồi xác nhận tham gia mời dự gửi đến qua email ban tổ chức Thiết nghĩ hành động khách hàng sẵn sàng phản hồi để công tác chuẩn bị tốt - Hiện khoản chi phí cơng tác chiếm tỉ trọng lớn nên lãnh đạo cần phê duyệt kế hoạch công tác CBCNV phải đảm bảo hiệu Chứng từ tốn tiền phòng phải có bảng kê chi tiết xác nhận phòng ở, thời gian nhận trả phòng khách sạn Giấy đường cần có xác nhận đơn vị trực tiếp đến cơng tác, có phản ánh tính trung thực c Đảm bảo tuân thủ nguyên tắc phân chia trách nhiệm hợp lý Với công tác phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh cần giám sát lẫn Tránh việc giao cho phận tự thực từ đầu đến cuối Phòng TCHC khơng thể vừa thực chức theo dõi, vừa trực tiếp 93 tốn bảo trì, bảo dưỡng mà khơng có chức để giám sát Thiết nghĩ phòng KHKD cần có chức kiểm tra phê duyệt, lập dự tốn bảo trì, bảo dưỡng chuyển cho phòng TCHC thực giám sát, tốn Phòng KH- KD khơng thể vừa thực chức phê duyệt chủ trương, định mức lại kiêm chức cung ứng chức xét duyệt giá Không cho phép phòng Kinh doanh thực tốn hoa hồng mơi giới, hoa hồng đại lý 3.2.3 Hồn thiện cơng tác thơng tin- truyền thơng Để kiểm sốt tốt chi phí, cơng tác phân tích tình hình thực dự tốn cần phải kịp thời, xác Các báo cáo chi phí nội cần lập thường xuyên theo tháng q Như cần tổ chức thơng tin kế toán phù hợp Hệ thống kế toán doanh nghiệp bao gồm Kế tốn tài (KTTC) Kế tốn quản trị (KTQT) Nếu đơn vị kết hợp thông tin KTTC KTQT việc cung cấp báo cáo quản trị trở nên dễ dàng Hoàn thiện thơng tin kế tốn tài phục vụ cơng tác kiểm soát -Thứ cần tuân thủ nguyên tắc kế toán: Tuân thủ nguyên tắc phù hợp để đảm bảo chi phí ghi nhận kỳ với doanh thu Tuân thủ nguyên tắc quán để đảm bảo số liệu khơng bị bóp méo, phương pháp kế tốn phải thống theo thời kỳ, cơng tác hạch toán thống tài khoản -Thứ hai đơn vị cần hạch tốn chi phí theo nội dung kinh tế Mặc dù phận kinh doanh gọi khối sản xuất chi phí phát sinh phận cần hiểu chi phí bán hàng Ngồi chi phí Marketing đơn vị cần hạch toán đầy đủ vào tài khoản 641 tất khoản chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng chi phí nguyên nhiên vật liệu, vận 94 chuyển, cơng cụ dụng cụ, , chi phí tiếp khách, chi phí cơng tác tiền lương khoản trích theo lương nhân viên bán hàng Vì thực phân loại giúp cho đơn vị lập dự tốn chi phí theo yếu tố; kiểm tra cân đối kế hoạch cung cấp vật tư, kế hoạch lao động tiền lương, kế hoạch khấu hao TSCĐ, kế hoạch nhu cầu vốn lưu động Tài khoản 154 sử dụng để tập hợp chi phí ngun vật liệu trực tiếp chi phí nhân cơng trực tiếp Tài khoản 627 sử dụng để tập hợp chi phí sản xuất chung chi phí quản lý doanh nghiệp Khi hạch toán nội dung kinh tế thấy tỉ trọng chi phí tổng số chi phí phát sinh Hồn thiện thơng tin kế tốn quản trị phục vụ cơng tác kiểm sốt Đơn vị cần hồn thiện hệ thống chứng từ kế tốn để phù hợp với u cầu cơng tác quản trị Bộ chứng từ toán cần thiết kế để phản ảnh mục đích quản trị nội tổng hợp định mức chi phí vật liệu, nhân cơng chi phí khác, tránh việc kế toán phải thêm thời gian để tổng hợp lại từ chi tiết chứng từ Đồng thời chứng từ chi tiết góp phần kiểm sốt chi phí nâng cao nhận thức CBCNV giao dịch kinh tế phải mang lại hiệu quả.Ví dụ mẫu chứng từ tốn: Bảng 3.2 Mẫu bảng kê tốn chi phí vật liệu Nội dung thực Cộng Tên nguyên, Số Đơn Thành vật liệu lượng giá tiền 95 Bảng 3.3 Mẫu bảng kê tốn chi phí hỗ trợ, chăm sóc khách hàng Khách Loại dịch vụ Thời gian sử hàng Doanh thu dụng Chi phí thực Cộng Trên sở hệ thống tài khoản kế tốn tài cần xây dưng hệ thống tài khoản chi tiết để tập hợp, xử lý cung cấp thông tin phục vụ cho quản trị nội cách khoa học Với chi phí trực tiếp phận sản xuất cần chi tiết theo TK 1542 có mã thống kê chi phí cho phận, ví dụ tài khoản 154211,154212 hay 154213 tương ứng cho phòng ban Tương tự với chi phí sản xuất chung cần chi tiết cho phận, có đáp ứng yêu cầu quản lý loại chi phí phát sinh phận - Hệ thống thông tin phải đáp ứng mục tiêu doanh nghiệp Các báo cáo chi phí phải phù hợp với yêu cầu quản lý Để tăng lợi nhuận người quản lý phải ln quan tâm đến kiểm sốt chi phí Trước chi tiêu: Định mức chi phí tiêu hao hoạch định chi phí Trong chi tiêu: Kiểm soát để chi tiêu hiệu định mức Sau chi tiêu: Phân tích biến động chi phí để biết nguyên nhân tăng, giảm chi phí mà tìm biện pháp tiết kiệm cho kỳ sau Với đơn vị kinh doanh dịch vụ có chi phí mua ngồi chiếm tỉ trọng lớn nên phân loại chi phí theo cách ứng xử giúp VDC3 thấy xu hướng biến đổi loại chi phí theo quy mơ kinh doanh Trong tương lai gần thiết nghĩ VDC3 cần phải thường xun phân tích số liệu, từ xác định quy mô kinh doanh hợp lý để đạt hiệu cao 96 Bảng 3.4 Phân loại yếu tố chi phí theo cách ứng xử Chỉ tiêu Định phí Chi phí hỗn Biến phí hợp Chi phí nguyên nhiên, vật liệu, động lực - Vật liệu dùng cho SXSP, cho khai thác nghiệp vụ X - Vật liệu dùng cho sửa chữa tài X sản - Nhiên liệu, động lực X - Chi phí dụng cụ sản xuất + Chi phí cơng cụ dụng cụ X + Trang thiết bị đầu cuối KH X Chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí tiền lương - Lương theo đơn giá X - Lương thêm BHXH, BHYT, KP Cơng đồn X X Chi phí dịch vụ mua ngồi - Sửa chữa TSCĐ mua X - Điện, nước mua + Điện, +nước X X - Hoa hồng đại lý X - Dịch vụ mua ngồi khác + Chi hoa hồng mơi giới + Chi phí điện thoại, Fax X + Chi phí bưu X + Chi phí thuê nhà + Chi phí dịch vụ mua ngồi khác X X 97 Chỉ tiêu Định phí Chi phí hỗn hợp Biến phí Chi phí tiền khác - Thuế, phí, lệ phí, chi phí bảo hành - Bảo hộ lao động X X - Tuyên truyền, quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại + Khuyến mại hàng hóa X + Khuyến mại dịch vụ X + Chi tuyên truyền quảng cáo Tuyên truyền quảng cáo X Sản phẩm, ấn phẩm quảng X cáo Chăm sóc khách hàng X Hội nghị khách hàng X - Khánh tiết, giao dịch, đối ngoại - Bổ túc, đào tạo - Chi sửa chữa tài sản X X X - Chi phí tiền khác + Chi cơng tác phí X + Chi y tế cho người lao động X + Chi trả HTKD khối phụ thuộc X Tổng cộng Phân loại chi phí theo cách ứng xử ta thấy mối quan hệ chi phí với mức độ kinh doanh Các khoản chi phí biến đổi khơng phụ thuộc vào số lượng sản phẩm, dịch vụ mà phụ thuộc vào nhiều nhân tố khác khơng 98 -Với mơ hình quản lý trực tuyến chức năng, giám đốc trực tiếp giao quyền, nhiệm vụ cho phận sản xuất nên tất loại chi phí phát sinh phận Từ thực trạng cho thấy việc tổ chức kế toán trách nhiệm đơn vị giải pháp +Phòng TCHC đơn vị chịu trách nhiệm lễ tân, khánh tiết nên cần phân quyền quản lý tồn chi phí tiếp khách giao cho phận quản lý Các phòng ban có nhu cầu phải thơng qua TCHC xem xét, trình lãnh đạo phê duyệt; có kiểm sốt chi phí +Tương tự, Phòng DVKH thực chức CSKH nên cần tập hợp chi phí phận Các phận muốn thực CSKH phải thơng qua phòng DVKH xem xét trình lãnh đạo Cho nên dù chi phí thực chưa tốn phòng TCKT cơng tác quản trị cập nhật thường xuyên - Phòng KH-KD thực chức lập dự tốn quản lý doanh thuchi phí nên việc thành lập trung tâm chi phí quản lý chi phí lại phù hợp Các phận có hoạt động sinh phí phải phòng KH- KD thông qua định mức, định lượng, chủ trương 3.3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI TẬP ĐOÀN Nhằm đáp ứng khả cạnh tranh, thiết nghĩ tập đoàn VNPT nói chung VDC nói riêng cần nhanh chóng hồn thiện yếu tố kiểm soát nội nhằm giúp cho công tác quản lý tốt - Công ty VDC nên có chế tài cụ thể cho khoản mục chi vượt, cụ thể quyền lợi trách nhiệm lãnh đạo phải tương ứng với - Tương ứng với kế hoạch giao doanh thu chi phí hàng năm VNPT cần ban hành qui chế tài cho phép đơn vị trực thuộc bổ sung quỹ lương cho khoản chi phí tiết kiệm nhằm nâng cao đời sống người lao động, nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh 99 - Mặc dù đánh giá hiệu kinh doanh bưu viễn thơng vấn đề phức tạp, song tập đồn VNPT nói chung VDC nói riêng cần thực đánh giá thêm hiệu sử dụng lao động hiệu sử dụng chi phí Vì suy cho kiểm sốt chi phí nâng cao hiệu chi tiêu, từ làm tăng lợi nhuận doanh nghiệp KẾT LUẬN CHƯƠNG Qua tìm hiểu thực trạng kiểm sốt chi phí Trung tâm điện toán truyền số liệu KV3 với phát tồn hạn chế, luận văn đề xuất số giải pháp nhằm góp phần tăng cường kiểm sốt chi phí đơn vị gồm: Giải pháp hồn thiện mơi trường kiểm sốt Giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm sốt Giải pháp cơng tác thơng tin truyền thông Nhằm đáp ứng khả cạnh tranh hội nhập, hoạt động kiểm sốt chi phí VDC3 nhanh chóng hồn thiện góp phần giúp cho đơn vị đạt mục tiêu đề ra, nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh 100 KẾT LUẬN Nâng cao lực cạnh tranh nhu cầu thiết doanh nghiệp chế thị trường Để tồn phát triển, yêu cầu đặt cho nhà quản lý phải nhanh nhạy với biến động thị trường, phải quản lý sử dụng hiệu nguồn lực Kiểm sốt chi phí vấn đề thực cần thiết, quan trọng hàng đầu quản lý chi phí, có đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ vốn để tái đầu tư, tồn phát triển Luận văn trình bày đầy đủ thực trạng kiểm sốt chi phí VDC3 thấy cơng tác kiểm sốt chi phí đơn vị chưa phù hợp với đặc điểm kinh doanh doanh ngiệp Dựa vào vấn đề lý luận kiểm sốt chi phí tác giả đưa giải pháp nhằm góp phần tăng cường kiểm sốt chi phí đơn vị Khơng với VDC3 mà tất doanh nghiệp nói chung, đơn vị xây dựng hệ thống kiểm soát nội có đủ năm thành phần với nội dung nêu đảm bảo hệ thống chắn mang lại lợi ích to lớn quản lý hiệu kinh tế cho doanh nghiệp Tóm lại, doanh nghiệp hoạt động phát sinh chi phí, nhà quản lý vấn đề kiểm sốt chi phí mối quan tâm hàng đầu, lợi nhuận thu nhiều hay chịu ảnh hưởng trực tiếp chi phí chi Kiểm sốt chi phí nâng cao hiệu chi tiêu, từ làm tăng lợi nhuận doanh nghiệp DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Tơ Đình Dân (2010), Tăng cường kiểm sốt chi phí sản xuất cơng ty cổ phần khống sản Bình Định, Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh, Đại học Đà Nẵng [2] PGS TS Phạm Văn Dược, Kế tốn chi phí, NXB Tài [3] Nguyễn Thị Phương Hoa (2010) Giáo trình Kiểm soát quản lý, NXB Trường đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội [4] Lê Hoa (2012), Hoàn thiện kiểm sốt chi phí sản xuất kinh doanh cơng ty TNHH MTV cấp nước Đà Nẵng, Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh, Đại học Đà Nẵng [5] Trần Thị Ánh Hồng (2010), Tăng cường kiểm soát chi phí Ngân hàng nơng nghiệp &PTNT Quảng Nam [6] TS Đường Nguyễn Hưng (2012), Giáo trình kiểm sốt nội dành cho học viên cao học [7] PGS.TS Trần Đình Khơi Ngun (2012), Chun đề Kế tốn quản trị nâng cao dành cho học viên cao học, Bài giảng Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng [8] Lê Thị Minh Sang (2011, Kiểm sốt chi phí công ty cổ phần xuất nhập thủy sản Miền Trung, Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh, Đai học Đà Nẵng [9] Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam, Qui định cụ thể áp dụng chế độ kế tốn doanh nghiệp, NXB thơng tin truyền thơng [10] GS.TS Trương Bá Thanh (2008), Giáo trình kế tốn quản trị, NXB Giáo dục [11] TS Đoàn Thị Ngọc Trai (2012), Giáo trình kiểm tốn dành cho học viên cao học, Bài giảng Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng [12] Trần Ngọc Tuyết (2011), Hoàn thiện kiểm sốt chi phí cơng ty xăng dầu khu vực V, Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh, Đại học Đà Nẵng ... lý luận kiểm soát chi phí doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng cơng tác kiểm sốt chi phí Trung tâm điện tốn truyền số liệu khu vực III Chương 3: Tăng cường kiểm sốt chi phí Trung tâm điện tốn truyền... cơng trực tiếp chi phí khả biến Một số khoản mục chi phí SXC ( chi phí vật liệu phụ, nhiên liệu), chi phí bán hàng (như chi phí hoa hồng,mơi giới), chi phí QLDN chi phí khả biến +Chi phí bất biến... SỐT CHI PHÍ TẠI TRUNG TÂM 78 2.5.1 Một số ưu điểm 78 2.5.2 Những tồn cơng tác kiểm sốt chi phí 79 KẾT LUẬN CHƯƠNG 83 CHƯƠNG TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHI TẠI TRUNG