Tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng 501 thuộc Cienco 5.

1 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Song song với tiến trình đổi chế quản lý kinh tế, doanh nghiệp đổi mạnh mẽ toàn diện cách thức quản lý, điều hành kiểm soát hoạt động doanh nghiệp Kiểm soát nội chức quản lý, cơng cụ quản lý người quản lý đơn vị thiết lập để đảm bảo hiệu hoạt động kinh doanh Trong doanh nghiệp xây lắp, chi phí xây lắp giá thành tiêu kinh tế quan trọng nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm, tiêu phản ánh chất lượng quản lý hoạt động xây lắp doanh nghiệp Công ty cổ phần đầu tư xây dựng 501 (Cico501) doanh nghiệp thực cổ phần hóa theo Quyết định số 3618/QĐ - BGTVT ngày 3/2/2009 Bộ Giao thông vận tải Kinh doanh ngành nghề: xây dựng cơng trình giao thông, dân dụng, công nghiệp, đầu tư kinh doanh sở hạ tầng kỹ thuật, khu công nghiệp, khu đô thị, cụm dân cư Kinh doanh bất động sản, vật tư, vật liệu xây dựng, loại sản phẩm phục vụ cho sản xuất công nghiệp nông nghiệp…, đầu tư, xây dựng - chuyển giao theo phương thức BOT cơng trình giao thơng… Trong năm qua Cơng ty xây dựng cơng trình có giá trị lớn đạt chất lượng cao, cơng trình Công ty đấu thầu nhận Tuy nhiên điểm hạn chế bậc việc kiểm soát chi phí cơng trình mà Cơng ty gặp phải là: - Công ty đơn vị thực nghiệp vụ chi trả, toán hộ cho Đội tất khoản chi phí thực tế phát sinh liên quan đến cơng trình Khi tốn bàn giao cơng trình, Đội phải nộp cho Cơng ty tỷ lệ chi phí gọi phí quản lý Chính điều dễ gây nên tiêu cực, dễ xảy tình trạng “ rút ruột” cơng trình từ Đội - Các cơng trình thường xa Văn phòng Cơng ty, chi phí phát sinh Đội Cơng ty theo dõi chứng từ, khó giám sát thường xun, kiểm sốt chặt chẽ chi phí phát sinh Đội - Công ty chưa lập báo cáo kế tốn quản trị phục vụ cho cơng tác kiểm sốt chi phí Chưa vào phân tích chi phí sản xuất thực tế phát sinh để tìm hiểu ngun nhân hướng giải Do thơng tin cung cấp chưa đáp ứng yêu cầu nhà quản lý Xuất phát từ bất cập trên, chọn đề tài nghiên cứu:“ Tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp Cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng 501 thuộc CIENCO5” cho luận văn Mục tiêu nghiên cứu Luận văn tập trung nghiên cứu cơng tác kiểm sốt nội chi phí xây lắp Công ty cổ phần đầu tư xây dựng 501, tìm mặt hạn chế, từ đề xuất giải pháp cụ thể nhằm tăng cường kiểm sốt nội chi phí xây lắp Công ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Là vấn đề lý luận thực tiễn kiểm soát nội chi phí xây lắp Cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng 501 - Phạm vi nghiên cứu: Giới hạn kiểm sốt chi phí thuộc lĩnh vực xây dựng cơng trình giao thơng (Kiểm sốt loại chi phí chủ yếu xây dựng cơng trình giao thơng như: Chi phí ngun vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí máy thi cơng, chi phí sản xuất chung ) diễn Cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng 501 Đề tài khơng nghiên cứu kiểm sốt chi phí hoạt động đầu tư kinh doanh bất động sản Công ty Phương pháp nghiên cứu Luận văn dựa sở phương pháp luận vật biện chứng sử dụng phương pháp nghiên cứu cụ thể như: Phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp, mơ hình hóa dựa tài liệu sẵn có đơn vị Quan sát vướng mắc, hạn chế việc kiểm sốt chi phí q trình thi cơng xây dựng cơng trình Cơng ty Vận dụng lý thuyết thủ tục, quy trình kiểm sốt chi phí, kế tốn trách nhiệm thơng qua trung tâm chi phí để mơ tả, giải thích đề xuất giải pháp thiết thực, hiệu nhằm tăng cường công tác kiểm sốt chi phí Cơng ty Những đóng góp đề tài Luận văn lý giải cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm sốt chi phí xây lắp Cơng ty, góp phần hệ thống hóa làm rõ vấn đề lý luận kiểm sốt nội nói chung kiểm sốt nội chi phí xây lắp nói riêng Qua giải pháp đề xuất Luận văn giúp Cơng ty tăng cường kiểm sốt chi phí xây lắp, giảm thiểu gian lận, sai sót, tiết kiệm chi phí nâng cao hiệu quản lý Công ty Kết cấu luận văn Luận văn gồm chương: Chương 1: Những vấn đề lý luận kiểm soát nội chi phí xây lắp doanh nghiệp xây dựng Chương 2: Thực trạng kiểm sốt nội chi phí xây lắp Công ty cổ phần đầu tư xây dựng 501 Chương 3: Giải pháp tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp Cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng 501 Chương NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG 1.1 KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG VÀ MỤC TIÊU CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm Kiểm soát nội thể thức bên đơn vị, người quản lý đơn vị thực để kiểm soát nhân viên thực hay sai thể thức quy định quy chế thi hành bổn phận, đồng thời xem phận có khả đạt kế hoạch đề hay khơng Kiểm sốt nội khơng xác định xác kết đạt số liệu cụ thể mà xem xét sách, quy chế, hệ thống quản lý đơn vị hoạt động có đạt hiệu khơng 1.1.2 Chức kiểm soát nội + Tạo điều kiện cho đơn vị điều hành quản lý kinh doanh cách có hiệu Các thủ tục kiểm soát giúp nhà quản lý sử dụng hiệu tránh lãng phí nguồn lực q trình sản xuất kinh doanh + KSNB có chức đảm bảo giám sát mức độ hiệu năng, hiệu định trình thực thi, bảo đảm tuân thủ quy trình thể thức thực + Ngăn chăn, phát sai phạm gian lận kinh doanh, vấn đề sai phạm gian lận tránh khỏi cần phải kiểm soát chặt chẽ, hữu hiệu nhằm ngăn chặn sai phạm gian lận xảy + Đảm bảo ghi chép kế tốn đầy đủ, xác thể thức nghiệp vụ hoạt động kinh doanh Việc ghi nhận hoạt động sản xuất kinh doanh thơng qua cơng tác kế tốn khơng phải lúc đầy đủ minh bạch Bằng việc thiết lập quy trình kiểm sốt giúp cho việc ghi chép kế toán tuân thủ theo quy định + Đảm bảo báo cáo tài lập kịp thời, hợp lệ tuân thủ yêu cầu có liên quan + Bảo vệ tài sản thông tin không bị lạm dụng sử dụng sai mục đích, bị thất thốt, cắp…Mặt khác kinh tế thị trường, yếu tố tài sản thông tin yếu tố định đến thành công hay thất bại đơn vị, cần phải tổ chức kiểm soát nội để hạn chế thất thoát hoạt động xây lắp Cơng ty 1.1.3 Mục tiêu kiểm sốt nội Trong doanh nghiệp, kiểm soát nội hệ thống sách, biện pháp kiểm sốt thủ tục kiểm soát xây dựng để thực mục tiêu: + Bảo vệ tài sản doanh nghiệp, hạn chế cắp, hư hại sử dụng khơng mục đích + Các thơng tin kế tốn cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời, xác tin cậy thực trạng hoạt động doanh nghiệp + Đảm bảo hiệu lực quản lý + Đảm bảo việc thực sách doanh nghiệp 1.2 SỰ CẦN THIẾT VÀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.2.1 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội Một hệ thống kiểm soát nội vững mạnh giảm bớt rủi ro tiềm ẩn sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, bảo vệ tài sản doanh nghiệp khỏi bị hư hỏng, mác hao hụt, gian lận,… Đảm bảo tính xác số liệu kế tốn báo cáo tài Đảm bảo thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động doanh nghiệp Đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu nguồn lực đạt mục tiêu đề Bảo vệ quyền lợi nhà đầu tư gây dựng lòng tin cổ đơng đối tác Ngoài ra, hoạt động doanh nghiệp, chức kiểm tra, kiểm sốt giữ vai trò quan trọng thực hệ thống kiểm sốt nội Vì thế, hệ thống KSNB chức thường xuyên tổ chức sở xác định rủi ro xảy khâu cơng việc để tìm biện pháp ngăn chặn, thực có hiệu tất mục tiêu đặt doanh nghiệp Thiết lập hệ thống kiểm soát nội để kiểm soát tất hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp việc quan trọng tất doanh nghiệp muốn tồn thị trường 1.2.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm sốt nội 1.2.2.1 Mơi trường kiểm sốt Là yếu tố tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động hệ thống kiểm soát nội yếu tố tạo mơi trường tồn thành viên tổ chức có nhận thức tầm quan trọng hệ thống kiểm soát nội khơng Một mơi trường kiểm sốt tốt tảng quan trọng cho hoạt động hiệu hệ thống kiểm sốt nội Mơi trường kiểm soát nội bao gồm nhân tố bên bên đơn vị tác động đến việc thiết kế, hoạt động xử lý liệu hệ thống kiểm sốt nội  Các yếu tố mơi trường bên Các yếu tố thuộc môi trường bên chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ nhận thức hành động nhà quản lý Trên thực tế hiệu của hệ thống kiểm soát nội phụ thuộc lớn vào nhà quản lý đơn vị Nếu nhà quản lý cho việc kiểm tra, kiểm soát nội quan trọng thành viên có nhận thức đắn hệ thống kiểm soát nội thực quy định chế độ đặt Các yếu tố bên bao gồm: - Đặc thù quản lý Quan điểm lãnh đạo nhà quản lý ảnh hưởng đến sách, chế độ, quy định cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm sốt đơn vị, ví dụ : Nhận thức Ban giám đốc tầm quan trọng liêm đạo đức nghề nghiệp, việc ban hành văn nội quy, quy chế, quy trình sản xuất kinh doanh, … mơi trường kiểm soát tốt tảng quan trọng cho hoạt động hiệu hệ thống kiểm soát nội - Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tố chức xây dựng hợp lý tạo mơi trường kiểm sốt tốt Để thiết lập cấu tổ chức thích hợp có hiệu phải tuân thủ nguyên tắc sau: + Thiết lập điều hành kiểm sốt tồn hoạt động đơn vị, khơng có chồng chéo phận + Thực phân chia rành mạch chức năng: Xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách quản lý tài sản + Đảm bảo độc lập tương đối phận nhằm đạt hiệu cao phận chức Ví dụ phận mua hàng phận kho chịu trách nhiệm trước trưởng phòng vật tư - Chính sách nhân Đội ngũ nhân viên yếu tố quan trọng định đến tồn phát triển đơn vị Đối với hệ thống kiểm sốt nhân vừa yếu tố môi trường kiểm soát, vừa chủ thể trực tiếp thực hoạt động kiểm sốt đơn vị Vì nhà quản lý cần đưa sách nhân hợp lý Việc đào tạo, bố trí nhân sự, đề bạt nhân phải phù hợp với lực chuyên môn phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục liên tiếp Các sách thơng thường sử dụng doanh nghiệp sách tín dụng, sách đào tạo, sách bố trí cán nhân - Công tác kế hoạch Hệ thống kế hoạch dự tốn cơng việc quan trọng nhà quản lý điều hành hoạt động Nhờ có kế hoạch mà nhà quản lý định hướng cơng việc cần làm, phân chia tài chính, nhân phù hợp biết kết đạt Trên thực tế, sau xây dựng kế hoạch vấn đề nhà quản lý quan tâm tiến độ thực kế hoạch đề ra, theo dõi nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch lập nhằm phát vấn đề bất thường xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời Các kế hoạch dự toán đơn vị bao gồm: Kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt kế hoạch tài luân chuyển tiền tương lai nhân tố quan trọng mơi trường kiểm sốt - Bộ phận kiểm tốn nội Thực giám sát đánh giá thường xuyên toàn hoạt động đơn vị có hệ thống kiểm sốt nội Kiểm tốn đóng vai trò quan trọng mơi trường kiểm sốt Một đơn vị có phận kiểm sốt nội hữu hiệu có thơng tin kịp thời tình hình hoạt động nói chung, chất lượng cơng tác kiểm sốt nói riêng để bổ sung thủ tục cho phù hợp hiệu Để đạt mục tiêu này, phận kiểm toán nội phải đảm bảo yêu cầu: +Về cấu tổ chức: Phải trực thuộc cấp cao đủ để khơng giới hạn hoạt động Đồng thời phải giao quyền hạn tương đối rộng rãi bảo đảm tính độc lập tương phận kiểm tra + Về nhận sự: Phải có nhân viên có khả đủ để thực nhiệm vụ -Uỷ ban kiểm sốt Là người thực nhiệm vụ quyền hạn giám sát chấp hành luật pháp đơn vị, kiểm tra giám sát công việc kiểm sốt viên nội bộ, giám sát tiến trình lập báo cáo tài  Các yếu tố mơi trường bên ngồi Hệ thống kiểm sốt ngồi tác động mơi trường bên trong, có tác động mơi trường bên ngồi Thuộc nhóm mơi trường có nhân tố: Sự kiểm sốt quan chức nhà nước, ảnh hưởng chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển đất nước Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành, ban hành đạo luật hay sách ảnh hưởng đến hoạt động tổ chức 1.2.2.2 Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán tổ chức thu thập, ghi chép, tính tốn, phân loại, kết chuyển vào sổ cái, tổng hợp lập báo cáo Hệ thống kế toán đơn vị gồm yếu tố cấu thành: Hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản sổ kế toán, hệ thống báo cáo kế tốn Tính kiểm sốt hệ thống kế tốn thực thơng qua giai đoạn cuả q trình kế toán: Lập chứng từ kế toán, phản ánh vào sổ kế toán lập báo cáo kế toán + Lập chứng từ kế toán Lập chứng từ kế toán giai đoạn tiến trình xử lý số liệu kế toán Việc lập chứng từ thực nghiêm túc, phản ánh đầy đủ trung thực nghiệp vụ phát sinh, giúp thực chức kiểm soát nhiều phương diện, bảo vệ tài sản khơng bị thất thốt, ngăn ngừa hành vi lãng phí, gian lận, sử dụng khơng hiệu quả, vượt thẩm quyền Điều giúp ngăn ngừa tình trạng sử dụng tài sản khơng mục đích, giúp cho việc theo dõi chuyển dịch tài sản từ nơi sang nơi khác + Phản ảnh vào số kế toán Phản ảnh vào số kế tốn giai đoạn tiến trình xử lý số liệu kế toán Trong giai đoạn tất nghiệp vụ phát sinh ghi chép, phân loại vào sổ kế toán nhằm giúp nhà quản lý bảo vệ tài sản, thu thập thông tin đáng tin cậy để định điều hành đơn vị Ngồi ra, sổ kế tốn giúp cho việc tổng hợp, lưu trữ thơng tin khoa học có hệ thống, sở để kiểm tra, đối chiếu chứng từ + Lập báo cáo kế toán Là giai đoạn cuối tiến trình xử lý thơng tin kế tốn nhằm tổng hợp số liệu sổ kế toán thành tiêu báo cáo kế tốn Những thơng tin thể báo cáo kế tốn khơng cập nhật từ sổ kế tốn mà phản ảnh trung thực tình hình tài kết hoạt động kinh doanh đơn vị, đồng thời phải trình bày theo chuẩn mực kế tốn hành quy định có liên quan 1.2.2.3 Các thủ tục kiểm soát Để thực mục tiêu kiểm soát, nhà quản lý phải quy định thủ tục kiểm soát chúng thiết kế tùy thuộc vào đặc thù cấu tổ chức, hoạt động kinh doanh Nhìn chung, thủ tục kiểm soát thiết lập đơn vị dựa nguyên tắc sau: +Nguyên tắc phân công, phân nhiệm Theo nguyên tắc trách nhiệm công việc cần phân loại cụ thể cho nhiều phận cho nhiều người phận Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo chuyên môn hóa cơng việc, khơng để người kiêm nhiệm nhiều công việc, phân công đôi với phân nhiệm tức sơ xuất xảy liên quan đến nhiệm vụ người trách nhiệm thuộc người đó, kiểm sốt hoạt động nhân viên 10 Mục đích nguyên tắc không cá nhân hay phận kiểm sốt mặt nghiệp vụ Khi đó, thơng qua cấu tổ chức, công việc nhân viên kiểm sốt tự động cơng việc nhân viên khác Phân chia trách nhiệm giảm rủi ro xảy sai sót nhầm lẫn hành vi gian lận Mặt khác, có tác dụng tạo điều kiện nâng cao chuyên môn thúc đẩy làm việc Tuy nhiên, phân chia cơng việc phải phù hợp với lực Nếu việc phân chia chức thực phải có biện pháp kiểm tra bổ sung hoạt động có liên quan Đây coi thủ tục kiểm soát bù trừ để làm giảm ảnh hưởng thiếu vắng thủ tục kiểm soát chủ yếu Điều quan trọng phân chia công việc kế tốn khả ngăn chặn sai sót, gian lận tiêu cực, nâng cao suất làm việc +Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Nguyên tắc đòi hỏi tách biệt trách nhiệm nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa sai phạm hành vi lạm dụng quyền hạn Không bố trí kiêm nhiệm cơng việc có liên quan với cho cá nhân thực hiện: tách biệt chức kế toán với chức thủ quỹ, chức xét duyệt chức bảo quản tài sản… Ngoài ra, nghiệp vụ cụ thể có yêu cầu khác phân chia trách nhiệm để hạn chế gian lận sai sót Việc phân chia trách nhiệm bị vơ hiệu hóa nhân viên thông đồng với +Nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn Để tuân thủ tốt trình kiểm soát, theo ủy quyền nhà quản lý, cấp ủy quyền giải số công việc phạm vi định Quá trình ủy quyền mở rộng xuống cấp thấp tạo nên hệ thống phân chia trách nhiệm quyền hạn mà khơng làm tính tập trung doanh nghiệp Sự phân quyền giúp nhà quản lý kiểm soát, hạn chế tùy tiện giải cơng việc Ngồi ngun tắc trên, có số thủ tục kiểm sốt khác nhằm đạt mục tiêu đề ra, là: Phụ lục:2.4 ĐỊNH MỨC NHIÊN LIỆU XE MÁY, THIẾT BỊ THI CÔNG TỔNG CÔNG TY XD CTGT5 CÔNG TY CP ĐT XD 501 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC -Đà nẵng, ngày 20 tháng 03 năm 2011 ĐỊNH MỨC NHIÊN LIỆU XE MÁY THIẾT BỊ THI CÔNG Nội dung Cự ly c.việc (mét)