tóm tắt Xây dựng hệ thống thông tin marketing tại công ty cổ phần đầu tư và sản xuất Việt Hàn

Header Page of 126 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG NGUYỄN THỊ KIM NGUYÊN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN MARKETING TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ SẢN XUẤT VIỆT HÀN Chuyên ngành : Quản trị kinh doanh Mã số : 60.34.05 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng - Năm 2011 Footer Page of 126 Header Page of 126 Công trình ñược hoàn thành ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: TS Trương Sĩ Quý Phản biện 1: TS Nguyễn Thanh Liêm Phản biện 2: GS.TSKH Lê Du Phong Luận văn ñược bảo vệ Hội ñồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày 16 tháng 01 năm 2012 * Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học kinh tế, Đại học Đà Nẵng Footer Page of 126 Header Page of 126 MỞ ĐẦU TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Marketing ngày ñã trở thành ñua dựa quyền sở hữu thông tin nhiều quyền sở hữu tài nguyên khác Các ñối thủ cạnh tranh bắt chước trang thiết bị sản phẩm qui trình sản xuất kinh doanh họ chép thông tin chất xám Thế nhưng, nhiều nhà quản trị không hài lòng với thông tin có Họ thông tin quan trọng ñược lưu giữ ñâu công ty Các nhà quản lý thường xuyên gặp tình trạng có thông tin thông tin nhiều lại thông tin sử dụng ñược, nhận ñược thông tin quan trọng muộn nghi ngờ tính xác thông tin Vì nhà quản lý công ty phải coi trọng hệ thống thông tin công ty Dung lượng thông tin công ty tạo lợi cạnh tranh làm giảm rủi ro ñịnh nhà quản lý Trong trình kinh doanh nhà quản lý Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Việt Hàn gặp nhiều khó khăn thách thức, ñể theo kịp thời ñịnh ñúng ñắn nhà quản lý phải thường xuyên theo dõi thay ñổi lực lượng lớn môi trường marketing, nắm ñược nhu cầu, mong muốn khách hàng, sáng kiến ñối thủ cạnh tranh, thay ñổi kênh phân phối việc xây dựng hệ thống thông tin marketing vô cần thiết ñối với công ty giai ñoạn Chính ñiều ñó chọn ñề tài “Xây dựng hệ thống thông tin marketing Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Việt Hàn” làm luận văn tốt nghiệp MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU - Xác ñịnh thông tin thông tin marketing cần thu thập Footer Page of 126 Header Page of 126 - Xác ñịnh nguồn thu thập phương pháp thu thập thông tin hiệu - Đề xuất mô hình hệ thống thông tin marketing công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Việt Hàn - Đề xuất giải pháp xây thiết kế hệ thống thông tin marketing công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Việt Hàn - Đề xuất phương pháp quản lý hệ thống thông tin ñể ñảm bảo thông tin ñược cập nhật giúp nhà quản lý dễ dàng tiếp cận với thông tin cần thiết PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU - Phương pháp ñiều tra, thu thập thông tin; phương pháp thống kê; phân tích, hệ thống hóa ñể ñánh giá thực trạng xây dựng hệ thống thông tin marketing Công ty cổ phần ñầu tư sản xuất Việt Hàn - Kết hợp lý luận thực tiễn, ñồng thời tham khảo ý kiến chuyên gia ñể ñưaa giải pháp xây dựng hệ thống thông tin marketing công ty ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU - Đối tượng nghiên cứu: Các khối thông tin marketing, dòng lưu chuyển thông tin Cổ phần Đầu tư Sản xuất Việt Hàn, nhu cầu thông tin marketing ñối tượng quản lý nhân viên - Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu hệ thống thông tin marketing Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Việt Hàn, không nghiên cứu hệ thống thông tin khác NHỮNG ĐÓNG GÓP CỦA ĐỀ TÀI Đề tài có ñóng góp chủ yếu sau: - Phân tích thực trạng việc xây dựng sử dụng hệ thống thông tin marketing Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Việt Hàn - Xác ñịnh nhu cầu thông tin cần thiết cho nhà quản lý - Đề xuất mô hình hệ thống thông tin marketing hợp lý hiệu công ty Footer Page of 126 Header Page of 126 - Đề xuất tổ chức hoàn thiện phương pháp thu thập thông tin công ty - Đề xuất phương pháp quản lý thông tin sử dụng thông tin hiệu công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Việt Hàn HẠN CHẾ CỦA ĐỀ TÀI Ngoài ñóng góp cụ thể ñề tài ñã nêu trên, ñiều kiện giới hạn nghiên cứu, ñề tài tồn số hạn chế sau: - Đề tài giới hạn phạm vi phân tích ñề xuất giải pháp xây dựng hệ thống marketing không phân tích hệ thống thông tin khác - Với thời gian kiến thức hạn chế nên phân tích chưa ñược sâu xát vấn ñề Nội dung mang tính kế hoạch, chưa triển khai cụ thể vào thực tiễn Công ty KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI Chương 1: Cơ sở lý luận hệ thống thông tin marketing Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin marketing công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Việt Hàn Chương 3: Xây dựng hệ thống thông tin marketing Công ty cổ phần ñầu tư sản xuất Việt Hàn CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN MARKETING 1.1 KHÁI NIỆM VÀ CHỨC NĂNG CỦA MARKETING 1.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN MARKETING (marketing information system - viết tắt MIS) 1.2.1 Các khái niệm liên quan ñến hệ thống thông tin 1.2.2 Khái niệm hệ thống thông tin marketing Theo tác giả PHILIP KOTLER: Hệ thống thông tin Marketing (MIS) bao gồm người, thiết bị quy trình thu thập, phân loại, Footer Page of 126 Header Page of 126 phân tích, ñánh giá phân phối thông tin cần thiết, kịp thời xác cho người soạn thảo ñịnh Marketing 1.2.3 Xác ñịnh mối quan hệ hệ thống thông tin marketing hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin marketing thành phần hệ thống thông tin quản lý 1.2.4 Các thành phần hệ thống thông tin marketing 1.2.4.1 Các nhu cầu thông tin marketing Nhu cầu thông tin làm tảng cho việc thu thập quản lý thông tin marketing Để xác ñịnh nhu cầu thông tin phải dựa vào mô hình nguồn lực môi trường vĩ mô môi trường tác nghiệp công ty có ảnh hưởng ñến doanh số, chi phí lợi nhuận 1.2.4.2 Hệ thống báo cáo nội Hệ thống theo dõi xử lý ñơn ñặt hàng (Chu kỳ ñặt hàng chuyển tiền) Hệ thống báo cáo tình hình tiêu thụ Hệ thống báo cáo theo yêu cầu người sử dụng 1.2.4.3 Hệ thống tình báo marketing Hệ thống tình báo Marketing tập thủ tục nguồn mà nhà quản trị sử dụng ñể nhận ñược thông tin hàng ngày diễn biến cần biết môi trường Marketing Quyết ñịnh xây dựng phát triển hoạt ñộng tình báo tiếp thị Xác ñịnh nội dung thông tin cần thu thập qua mạng lưới tình báo Các trợ giúp hoạt ñộng tình báo 1.2.4.4 Hệ thống nghiên cứu marketing: Nghiên cứu marketing trình thu thập phân tích cách có mục ñích, có hệ thống thông tin liên quan ñến việc Footer Page of 126 Header Page of 126 xác ñịnh ñưa giải pháp cho vấn ñề liên quan ñến lĩnh vực nghiên cứu marketing Bước1: Xác ñịnh vấn ñề cần nghiên cứu Bước 2: Xác ñịnh mục tiêu nghiên cứu Bước 3: Đánh giá giá trị thông tin Bước 4: Thiết kế nghiên cứu Bước 5: Tổ chức thu thập liệu Bước 6: Chuẩn bị, phân tích diễn giải liệu Bước 7: Viết trình bày báo cáo 1.2.4.5 Hệ thống hỗ trợ ñịnh marketing Hệ thống hỗ trợ ñịnh liệu có phối hợp, hệ thống, công cụ phương pháp với phần mềm phần cứng hỗ trợ mà tổ chức sử dụng ñể thu thập giải thích thông tin hữu quan phát từ doanh nghiệp môi trường biến thành sở ñể ñề biện pháp marketing” (Quản trị marketing – Philip Kotler) Hay: Hệ thống hỗ trợ ñịnh Marketing tập hợp phương pháp phân tích, hoàn thiện tài liệu vấn ñề Marketing ñược thực 1.2.4.6 Phân phối sử dụng thông tin marketing Việc phân phối thông tin liên quan ñến việc nhập liệu vào sở liệu làm cho chúng sẵn sàng với người sử dụng cách thân thiện ñúng thời ñiểm Footer Page of 126 Header Page of 126 1.3 TIẾN TRÌNH XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN MARKETING Mục tiêu MIS Phân tích môi trường bên Phân tích môi trường nội DN Xác ñịnh nhu cầu thông tin Xác ñịnh nguồn thông tin Xác phận thu thập phân tích thông tin Xác ñịnh cấu trúc phận Phân phối thông tin Kiểm tra ñánh giá hệ thống thông tin marketing Hình 1.2 Tiến trình xây dựng hệ thống thông tin marketing Footer Page of 126 Header Page of 126 CHƯƠNG THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN MARKETING TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ SẢN XUẤT VIỆT HÀN 2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ SẢN XUẤT VIỆT HÀN Công ty thành lập từ năm 2003 với mục tiêu kinh doanh sản xuất, cung cấp cáp viễn thông cho thị trường viễn thông Việt Nam, chiếm lĩnh thị trường bước vươn lên phát triển thành số nhà sản xuất phát triển kinh tế VHG ñã thực ña dạng hóa hoạt ñộng kinh doanh với mong muốn trở thành công ty hoạt ñộng ñầu tư sản xuất ña ngành hàng ñầu khu vực Miền Trung, Việt Nam 2.2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ SẢN XUẤT VIỆT HÀN 2.2.1 Sản phẩm, dịch vụ Sản xuất loại cáp viễn thông, dây cáp ñiện, sản phẩm nhựa cộng nghiệp dân dụng, sản phẩm từ sợi thủy tinh, ñầu tư bất ñộng sản, hạ tầng giao thông, trồng công nghiệp, 2.2.2 Trình ñộ công nghệ lực sản xuất Công nghệ sản xuất VHG ñại tương ñương với doanh nghiệp lớn nước khu vực 2.2.3 Kết hoạt ñộng kinh doanh - Một số tiêu ñã ñạt ñược Footer Page of 126 10 Header Page 10 of 126 Bảng 2.1 Các tiêu kết hoạt ñộng kinh doanh ĐVT: triệu ñồng Chỉ tiêu 2007 Doanh thu 189 301.551 86 -17 1.984 14.797 531.99 486.971 527.591 539.869 250 Lãi bản/cổ phiếu (ñ) 2010 287 Vốn ñiều lệ Vốn chủ sở hữu 2009 700.48 Lợi nhuận sau thuế Tổng tài sản 2008 250 250.000 51.412 439.297 438.164 453,.84 4.441 250 -697 80 592.000 (Trích nguồn: Báo cáo thường niên năm 2010 công ty) Bảng 2.2 Các tiêu tài Chỉ tiêu tài 31-12-10 31-12-09 0.33 1.74 18.97 Tài sản ngắn hạn/Tổng tài sản (%) 49.22 77.48 63.53 Tài sản dài hạn/Tổng tài sản (%) 51.78 22.52 229.93 Nợ/Tổng nguồn vốn (%) 16.02 3.36 476.79 Vốn chủ sở hữu/Tổng nguồn vốn (%) 83.98 Lợi nhuận gộp/Doanh thu (%) 19.08 12.8 149.06 Lợi nhuận ròng/Doanh thu (%) 4.91 1.05 167.62 ROA (%) 2.74 0.38 721.05 ROE (%) 5.92 0.79 749.37 EPS 592 79 749.37 Khả toán nhanh (lần) % 96.64 (Trích nguồn: Báo cáo thường niên năm 2010) Footer Page 10 of 126 86.9 Header Page 12 of 126 12 nguyên nhân chủ quan thiếu ñổi công tác quản lý, hoạt ñộng marketing yếu kém, 2.3 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN MARKETING TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU VÀ SẢN XUẤT VIỆT HÀN 2.3.1 Thực trạng tổ chức hệ thống thông tin marketing công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Việt Hàn Hiện nay, Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Việt Hàn chưa trọng ñầu tư vào hệ thống thông tin marketing riêng biệt Vai trò hệ thống thông tin marketing Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Việt Hàn ñược xác ñịnh vận hành chức bán hàng marketing, bao gồm hoạt ñộng xử lý ñơn hàng (quyết ñịnh phân phối giá bán, hoa hồng ), phân tích liệu hỗ trợ ñịnh, triển khai chương trình nghiên cứu marketing, thu thập thông tin tình báo từ môi trường kinh doanh Những hoạt ñộng tồn phận phòng ban chức năng, cấp bậc quản lý khác doanh nghiệp Các hoạt ñộng này, số ñược triển khai tốt hoạt ñộng xử lý ñơn hàng, số yếu chí không ñược quan tâm ñến hoạt ñộng nghiên cứu marketing, Sự kết nối thông tin xí nghiệp, phòng ban chức với yếu chưa chủ ñộng Những thông tin tài chính, sản xuất marketing không ñến với kịp thời chủ ñộng cao Thông thường có hậu ñó xảy Công ty bắt ñầu tìm hiểu nguyên nhân 2.3.2 Nhu cầu thông tin marketing công ty Đối với nhân viên như: nhân viên kinh doanh, nhân viên thị trường, nhân viên marketing, cần thông tin môi trường kinh tế lãi suất, tỷ giá hối ñoái, thông tin môi Footer Page 12 of 126 Header Page 13 of 126 13 trường tác nghiệp thông tin khách hàng, thông tin ñối thủ cạnh tranh, thông tin ñối tác, thông tin công nợ, tồn kho sản phẩm, thông tin nhà cung cấp dịch vụ marketing, thông tin phục vụ cho nhu cầu công việc hàng ngày nhân viên Đối với cấp quản lý trưởng phòng, giám ñốc nhà máy, ban tổng giám ñốc cần tất thông tin môi trường vĩ mô môi trường kinh tế, môi trường công nghệ, môi trường trị-xã hội, môi trường tự nhiên, Các thông tin môi trường tác nghiệp, môi trường công ty Tuy nhiên, ñối tượng cần thông tin dạng tổng hợp như: Bảng báo cáo tình hình thị trường, bảng báo cáo hoạt ñộng bán hàng, bảng cáo cáo doanh thu chi phí, báo cáo nhà cung cấp, ñối thủ cạnh tranh, hoạt ñộng truyền thông doanh nghiệp Hiện nay, nhà quản lý công ty cần thông tin môi trường ngành, dự báo nhu cầu thị trường, ñánh giá hiệu hoạt ñộng marketing ñánh giá thương hiệu sản phẩm, thương hiệu công ty, kênh phân phối, Tuy nhiên nhu cầu thông tin chưa ñược ñáp ứng 2.3.3 Nguồn cung cấp thông tin marketing công ty Nguồn bên doanh nghiệp: Từ internet, báo chí, tạp chí, truyền hình, cung cấp thông tin môi trường kinh tế, trị, môi trường công nghệ, môi trường ngành, nhà cung cấp Nguồn bên doanh nghiệp: - Từ nhân viên thị trường - Từ hệ thống phân phối công ty - Từ phòng ban chức như: phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật, phòng kế toán, phòng marketing, Footer Page 13 of 126 14 Header Page 14 of 126 - Từ cấp quản lý như, Trưởng phòng, Giám ñốc nhà máy, Ban quản trị, Ban tổng giám ñốc 2.3.4 Bộ phận thu thập thông tin phân tích thông tin marketing Các thông tin môi trường bên xuất phát nhu cầu thông tin ñối tượng tự tìm kiếm ñể phục vụ công việc.Các thông tin nội gắn với công việc nhiệm vụ phòng ban mà có nhiệm vụ thu thập, phân tích báo cáo thông tin Những phận liên quan ñến việc thu thập phân tích thông tin là: - Bộ phận kinh doanh bao gồm phận kinh doanh nhà máy ban kinh doanh tổng công ty - Ban công nghệ - Ban ñầu tư phát triển - Ban tài - Ban giám ñốc 2.3.5 Cấu trúc phận hệ thống thông tin marketing Công ty 2.3.5.1 Hệ thống ghi chép nội Thông tin nội (sản xuất, tài chính, tồn kho ) Nhà Quá trình xử lý ñơn hàng Theo dõi ñơn hàng Báo cáo tình hình tiêu thụ Báo cáo Quản lý Báo cáo theo yêu cầu Truy vấn Thông tin nội (chiến lược, ñịnh, DS, ) Hình 2.3 Sơ ñồ khối hoạt ñộng hệ thống thông tin nội Footer Page 14 of 126 Header Page 15 of 126 15 Đầu vào hệ thống thông tin thông tin nội Quá trình phân tích xử lý thông tin Đơn ñặt hàng gởi ñến Không ñạt Xử lý sơ (Admin) Không ñạt Đạt Điều kiện tín dụng Dư nợ khách hàng Chính sách bán Cam kết khác GĐ nhà máy/TTKD Đạt Lệnh xuất hàng Thuê phương tiện vận chuyển Kho khách hàng Hình 2.4 Sơ ñồ khối xử lý ñơn hàng hệ thống ghi chép nội Nhìn chung VHG sơ ñồ khối hệ thống ghi chép nội sơ ñồ khối xử ký ñơn hàng ghi chép nội giống nhà máy Đầu hệ thống thông tin nội trình phân phối thông tin Tùy theo yêu cầu thông tin từ cấp quản lý mà hệ thống báo cáo thông nội lưu giữ thông tin gì, mẫu biểu báo cáo Footer Page 15 of 126 Header Page 16 of 126 16 Các báo cáo theo tháng: Người thực nhân viên kinh doanh nhà máy, người nhận báo cáo phòng ban liên quan, trưởng phòng kinh doanh nhà máy, giám ñốc nhà máy + Báo cáo công nợ khách hàng (ñể ñối chiếu với kế toán) + Số lượng xuất bán theo loại sản phẩm + Báo cáo doanh thu theo tháng + Báo cáo tình hình thị trường sản phẩm Các báo cáo theo quí: Người thực nhân viên kinh doanh nhà máy, người nhận báo cáo phòng ban liên quan, trưởng phòng kinh doanh nhà máy, giám ñốc nhà máy + Báo cáo công nợ khách hàng theo quí + Báo cáo nguyên vật liệu ñầu vào + Báo cáo thực kế hoạch sản xuất kinh doanh theo quí + Báo cáo phát sinh quí, Các báo cáo theo năm: Người báo cáo chủ yếu trưởng phòng, giám ñốc nhà máy Đối tượng nhận báo cáo ban tổng giám ñốc Nội dung báo cáo thực kế hoạch sản xuất theo quí theo năm 2.3.5.2 Hệ thống nghiên cứu marketing Hiện hệ thống thông tin nghiên cứu markerting công ty thuộc phòng marketing công ty phụ trách Trong năm 2010 công ty ñã có hoạt ñộng nghiên cứu marketing như: thăm dò ý kiến khách hàng công ty, nghiên cứu hình ảnh ñịnh vị thương hiệu công ty 2.3.5.3 Hệ thống tình báo marketing Hiện công ty chưa xây dựng ñược cho hệ thống tình báo marketing phần lớn thông tin từ môi trường bên thay ñổi môi trường ngành, thông tin ñối thủ Footer Page 16 of 126 Header Page 17 of 126 17 cạnh tranh, ñối tác công ty phận liên quan nhà máy phòng ban báo cáo Các thông tin từ môi trường bên chưa ñược thu thập cách ñầy ñủ, thiếu tính thời Đây ñiều bất lợi cho công ty hoạt ñộng kinh doanh môi trường kinh doanh 2.3.5.4 Hệ thống phân tích hỗ trợ ñịnh Hiện công ty chưa trọng xây dựng hệ thống hỗ trợ ñịnh Các thông tin cần thiết cho việc ñịnh ñược báo cáo từ phận liên quan Nhà máy, phận phòng ban khác 2.3.6 Quá trình kiểm soát phân phối thông tin marketing công ty - Quá trình kiểm soát thông tin công ty: + Công ty chưa có sở liệu chung, thông tin nội bán hàng, tiêu thụ, xử lý ñơn hàng, thị trường mục tiêu, cạnh tranh, môi trường ngành nhân viên kinh doanh nhà máy quản lý Mỗi Admin ñộc lập với nhau, phòng ban chức phòng marketing không tiếp cận ñược thông tin + Các thông tin marketing thuộc nhiệm vụ phòng ban công ty nhân viên phận ñó quản lý - Quá trình phân phối thông tin công ty + Các Nhà máy có nhiệm vụ báo cáo thông tin ñịnh kỳ cho nhà quản lý thông tin doanh số bán hàng tuần, tháng, + Khi nhà quản lý có nhu cầu thông tin họ yêu cầu phòng ban, nhà máy báo cáo thông tin cần thiết 2.3.7 Hoạt ñộng kiểm tra ñánh giá hệ thống thông tin marketing công ty Footer Page 17 of 126 Header Page 18 of 126 18 Trong công ty chưa trọng phát triển hệ thống thông tin marketing nên, hoạt ñộng kiểm tra, ñánh giá chưa cụ thể Chủ yếu hoạt ñộng kiểm tra ñánh giá lồng ghép vào ñánh giá công việc phận chức năng, ñánh giá thông qua hiệu công việc Công ty chưa có hoạt ñộng ñánh giá chi phí bỏ cho hoạt ñộng thu thập thông tin marketing hiệu tác ñộng thông tin marekting ñến kết hoạt ñộng kinh doanh chung 2.3.8 Vài nhận ñịnh cho chuyển ñổi phát triển hệ thống thông tin marketing công ty Khả ñầu tư chuyển ñổi thành công hệ thống Công ty VHG tương ñối khả thi hoạt ñộng Công ty ñang có nhiều chuyển ñổi quan trọng, với sức ép từ thay ñổi môi trường nội môi trường bên ngoài, ñể ñịnh ñúng ñắn nhà quản lý cần có thông tin ñầy ñủ, kịp thời cập nhập Chính lẽ ñó cần thiết phải có hệ thống thông tin hoàn chỉnh ñể lập kế hoạch phục vụ cho mục tiêu ñề Cơ sở vật chất công ty ñã ñáp ứng nhu cầu làm việc, nhân viên có trình ñộ cao, sách phát triển công ty ñộng, Đây ñiều kiện tiên quyết, thuận lợi cho việc xây dựng hệ thống thông tin marketing công ty 2.3.8 Nhận xét chung thực trạng hệ thống thông tin marketing công ty Nhìn chung, thông tin marketing công ty rời rạc, tản mạn chưa ñược trọng xây dựng thành hệ thống Các thông tin chưa mang tính cập nhập khó truy xuất Chưa trọng việc thu thập thông tin Ngoài thông tin marketing cần thiết lại không ñược thông báo ñến ñơn vị liên quan Footer Page 18 of 126 19 Header Page 19 of 126 không ñược xem nguồn quan trọng kế hoạch hay chương trình công ty Hiện công ty ñang thiếu trung tâm thông thu thập xử lý thông tin sở xác ñịnh ñáp ứng nhu cầu thông tin ñể ñịnh nhà quản lý Nhìn từ góc ñộ hệ thống chưa có chức nghiên cứu marketing, chức tình báo chức phân tích hỗ trợ ñịnh Việc thu thập, quản lý khai thác thông tin chưa thật ñược trọng Điều nguyên nhân dẫn ñến hệ thống thông tin marketing công ty chưa tốt Thông tin lưu giữ sơ sài, khó truy xuất ñể báo cáo, không ñầy ñủ thiếu tính cập nhập, thông tin không ñược chia kịp thời CHƯƠNG XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN MARKETING TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ SẢN XUẤT VIỆT HÀN 3.1 Cơ sở xây dựng giải pháp 3.1.1 Mục tiêu, chiến lược công ty 3.1.2 Nghiên cứu nhu cầu thông tin marketing công ty 3.1.2.1 Nguồn thu thập liệu ñối tượng nghiên cứu 3.1.2.2 Phương pháp thu thập liệu 3.1.2.3 Thang ñiểm ño lường phương pháp xử lí số liệu 3.1.2.4 Nội dung liệu cần thu thập 3.2 Xây dựng hệ thống thông tin marketing Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Việt Hàn: 3.2.1 Mục tiêu hệ thống thông tin marketing 3.2.1.1 Mục tiêu marketing công ty giai ñoạn 2011-2015 3.2.1.2 Mục tiêu hệ thống thông tin marketing Footer Page 19 of 126 Header Page 20 of 126 20 - Đảm bảo thông tin xác, ñầy ñủ, kịp thời phù hợp cho người sử dụng - Nâng cao hiệu hoạt ñộng bán hàng marketing - Nâng cao chất lượng ñịnh quản trị marketing - Thúc ñẩy phát triển Công ty 3.2.2 Phân tích yếu tố môi trường ảnh hưởng ñến hoạt ñộng marketing doanh nghiệp 3.2.2.1 Phân tích yếu tố môi trường bên 3.2.2.2 Phân tích yếu tố bên 3.2.3 Xác ñịnh nhu cầu thông tin marketing Công ty Nhìn chung ñối với ban giám ñốc cần có thông tin mang tính tổng hợp, ñòi hỏi phải kịp thời xác Đối với trưởng phòng ban Công ty thông tin môi trường vĩ mô, yêu cầu thông tin chủ yếu môi trường tác nghiệp ñể thực công việc Đối với nhân viên chức thực công việc liên quan trực tiếp ñến hoạt ñộng marketing nhân viên kinh doanh, nhân viên thị trường, nhân viên marketing Nhu cầu thông tin chủ yếu môi trường công ty môi trường tác nghiệp 3.2.4 Xác ñịnh nguồn thông tin Để thu thập thông tin thu thập từ hai nguồn bên bên doanh nghiệp Công ty nên thành lập giao cho phận riêng biệt chuyên thu thập thông tin vĩ mô từ nguồn ñể ñảm bảo ñầy ñủ, tính cập nhập, kịp thời, xác sẵn có Để ñảm bảo nguồn bên hiệu Công ty nên trọng ñến việc phân chia nhiệm vụ, quyền hạn, theo dõi, kiểm tra, ñánh giá kết phận cung cấp thông tin Footer Page 20 of 126 Header Page 21 of 126 21 3.2.5 Các phận thu thập thông tin phân tích thông tin marketing * Hệ thống thông tin nội + Phòng kinh doanh nhà máy, phòng marketing, phòng sản xuất, phòng kế toán, thu thập phân tích thông tin tác nghiệp liên quan ñến công việc + Trưởng phòng, trưởng phận báo cáo cho Giám ñốc nhà máy, tưởng ban chức hoạt ñộng tác nghiệp minh phụ trách + Giám ñốc nhà máy, trưởng ban quản lý dự án thu thập thông tin phục vụ cho trình ñịnh tham mưu cho Ban tổng giám ñốc * Hệ thống tình báo marketing: liên quan ñến công việc phận phận ñó phụ trách thu thập phân tích sau ñó hình thành sở liệu chung ñể thuận tiện cho việc chia thông tin, kiểm tra quản lý Những phận thuộc trách nhiệm bao gồm: Phòng kinh doanh, phòng marketing, phòng kỹ thuật * Hệ thống nghiên cứu marketing: Trong công ty nên chuyên môn hóa hoạt ñộng cho phòng marketing thuộc Ban quản trị thuộc Tổng công ty Ngoài ra, liên quan ñến hoạt ñộng kinh doanh riêng nhà máy Phòng kinh doanh phụ trách * Hệ thống hỗ trợ ñịnh: Trưởng phòng ban chức năng, Giám ñốc nhà máy, Trưởng ban quản lý dự án, Ban Tổng giám ñốc phận phụ trách khối thông tin 3.2.6 Cấu trúc phận hệ thống thông tin marketing 3.2.6.1 Mô hình tổ chức tổng quát hệ thống thông tin marketing VHG Footer Page 21 of 126 Header Page 22 of 126 22 NHÀ MÁY CÁP VIỄN THÔNG NHÀ MÁY DÂY VÀ CÁP ĐIỆN NHÀ MÁY NHỰA VÀ FRP NM CÔNG NGHỆ VẬT LIỆU BAN QLDA VP ĐẠI DIỆN Hệ thống thông tin nội Hệ thống sản phẩm Người Hệ thống tình báo marketing Hệ thống giá Cơ sở liệu chung Hệ thống nghiên cứu marketing Hệ thống phân phối Hệ thống cổ ñộng Hệ thống hỗ trợ ñịnh Hệ thống phối thức kết hợp BAN QUẢN TRỊ Dữ liệu Thông tin Hình 3.1 Mô hình hệ thống thông tin marketing công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Việt Hàn 3.2.6.2 Các hệ thống hệ thống thông tin marketing Hệ thống báo cáo nội Footer Page 22 of 126 sử dụng 23 Header Page 23 of 126 NGUỒN THÔNG TIN - Internet - Các nhân viên khác - Từ hoạt ñộng bán hàng - Các hệ thông tin khác (kế toán, tồn kho, ) Truy vấn NGƯỜI SỬ DỤNG THÔNG TIN Cơ sở liệu nội Báo cáo theo yêu cầu Hình 3.2 Sơ ñồ khối hoạt ñộng hệ thống báo cáo nội Hệ thống nghiên cứu marketing Căn vào mục tiêu chiến lược Công ty, ñưa tranh khái quát nội dung kế hoạch nghiên cứu sau: • Về khu vực thị trường • Về sản phẩm • Về kênh phân phối • Về quảng cáo • Về nghiên cứu dự báo - Các hình thức nghiên cứu marketing: + Nghiên cứu thứ cấp + Nghiên cứu sơ cấp Hệ thống tình báo marketing Nhu cầu thông tin quản lý Xác ñịnh nội dung thông tin Lập kế hoạch thu thập thông tin Nghiên cứu sở liệu sẵn có Báo cáo Thu thập thông tin tình báo Tập hợp xử lý Footer Page 233.3 of Sơ 126 Hình ñồ khối hoạt ñộng hệ thống tình báo marketing 24 Header Page 24 of 126 • Các khối thông tin cần thiết hệ thống tình báo ñược xây dựng chi tiết rõ ràng Hệ thống phân tích hỗ trợ ñịnh Thông tin yêu cầu nội Ghi chép nội Thông tin nghiên cứu marketing Cơ sở liệu hệ thống phân tích hỗ trợ ñịnh Yêu cầu nhà quản lý Báo cáo Xác ñịnh vấn ñề Xây dựng mô hình Kiểm tra thử Truy vấn Tình báo marketing Hình 3.4 Sơ ñồ khối hoạt ñộng hệ thống phân tích hỗ trợ ñịnh 3.2.7 Quá trình phân phối thông tin kiểm soát hệ thống thông tin VH - Từ sở liệu chung, cần thông tin chủ thể sử dụng thông tin truy nhập vào hệ thống thông tin từ mạng nội - Các cấp quản lý muốn có thông tin phục vụ cho việc ñịnh tự thu thập thông tin qua hệ thống thông tin yêu cầu phận phụ trách khối thông tin cung cấp, báo cáo - Cơ sở liệu chung toàn hệ thống thông tin marketing thuộc trách nhiệm kiểm soát quản lý phòng marketing công ty - Những liệu hệ thống thông tin nội ñược phép lưu hành ñưa lên mạng nội bộ, thông tin thuộc bảo mật nhân viên phòng ban nhà máy phụ trách quản lý Footer Page 24 of 126 Header Page 25 of 126 25 3.2.8 Kiểm tra ñánh giá hệ thống thông tin marketing - Xem xét chi phí bỏ ñể ñầu tư cho hệ thống - Đánh giá mức ñộ ảnh hưởng hệ thống thông tin ñến hiệu công việc người sử dụng thông tin, - Mức ñộ lợi ích thông tin từ hệ thống ñến hoạt ñộng marketing nói chung - Kiểm tra thường xuyên mức ñộ trì hệ thống thông tin marketing 3.3 Một số giải pháp hỗ trợ công tác xây dựng hệ thông tin marketing 3.3.1 Xây dựng ñội ngũ nhân lực cho hệ thống thông tin marketing 3.3.1.1 Những ñối tượng thuộc hệ thống thông tin marketing - Nhân viên thị trường sản phẩm nhà máy - Nhân viên kinh doanh văn phòng Nhà máy - Nhân viên phòng marketing - Nhân viên thuộc ban quản lý dự án văn phòng ñại diện - Các cấp quản lý công ty - Tuyển dụng nhân viên phụ trách hệ thống thông tin marketing 3.3.1.2 Nhiệm vụ ñội ngũ nhân thuộc hệ thống thông tin 3.3.1.3 Yêu cầu ñào tạo 3.3.2 Ứng dụng công nghệ tin học vào hệ thống marketing - Thiết kế ứng dụng phần mềm hỗ trợ cho việc thu thập, tổng hợp, xử lý, lưu giữ thông tin hệ thống nội - Xây dựng mạng nội ñể dễ dàng chia thông tin nội cần thiết doanh nghiệp Footer Page 25 of 126 Header Page 26 of 126 26 KẾT LUẬN Trong năm gần ñây, môi trường kinh doanh thay ñổi liên tục hội mang lại cho Công ty không khó khăn Vì vậy, việc xây dựng hệ thống thông tin marketing vấn ñề cần thiết cho Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Việt Hàn Việc xây dựng hệ thống thông tin marketing không phục vụ cho công việc trước mắt mà mang lại cho công lợi ích lâu dài, việc ñưa tin học vào quản lý, giúp cho phận chức gần hơn, tính ứng với mặt thông tin, với sở liệu có phong ban chia sẻ nguồn thông tin cho nhau, hợp tác thành viên công ty, tạo lợi cạnh tranh khía cạnh Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Việt Hàn Hệ thống thông tin giúp cho nhà quản lý quản lý công việc ñưa ñịnh xác hơn, không thực tốt chức markerting doanh nghiệp mà sở ñể giúp quản lý hoạt ñộng sản xuất, quản trị nguồn nhân công công ty, quản lý hệ thống tài công ty Điều công ty tính ñược chi phí, rủ ro phải tham gia vào ñấu thầu công trình có nhiều ñối thủ cạnh tranh tìm ñến Công ty thấy ñược tính ưu việt hệ thống thông tin Marketing, thấy ñược tầm quan trọng thời ñại Một liệu tốt ñược chia sẻ, tìm kiếm nhanh lúc cần thiết, tạo ñội ngũ ứng dụng công nghệ thông tin, ñôi ngũ nhân viên quản lý tăng khả thích ứng cường ñộ lao ñộng, làm tảng cho phát triển công ty tiến trình hoà nhập sau Footer Page 26 of 126 ... thống thông tin marketing Công ty cổ phần ñầu tư sản xuất Việt Hàn CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN MARKETING 1.1 KHÁI NIỆM VÀ CHỨC NĂNG CỦA MARKETING 1.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN MARKETING (marketing. .. tin marketing công ty ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU - Đối tư ng nghiên cứu: Các khối thông tin marketing, dòng lưu chuyển thông tin Cổ phần Đầu tư Sản xuất Việt Hàn, nhu cầu thông tin marketing. .. hệ thống thông tin quản lý 1.2.4 Các thành phần hệ thống thông tin marketing 1.2.4.1 Các nhu cầu thông tin marketing Nhu cầu thông tin làm tảng cho việc thu thập quản lý thông tin marketing Để