Tăng cường kiểm soát chi phí tại Trung tâm Điện toán Truyền số liệu KVII

Header Page of 126 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG LÊ THỊ MINH TÂM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI TRUNG TÂM ĐIỆN TOÁN TRUYỀN SỐ LIỆU KVIII Chuyên ngành: KẾ TOÁN Mã số: 60.34.30 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng- Năm 2013 Footer Page of 126 Header Page of 126 Công trình hoàn thành ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS TRẦN ĐÌNH KHÔI NGUYÊN Phản biện 1: PGS TS NGUYỄN MẠNH TOÀN Phản biện 2: PGS TS MẠNH QUANG Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày 23 tháng 12 năm 2013 Có thể tìm hiểu luận văn tại: Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng Footer Page of 126 Header Page of 126 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Sự cạnh tranh thị trường viễn thông Việt Nam diễn liệt Để nâng cao lực cạnh tranh, doanh nghiệp viễn thông cần khẳng định vị việc tích lũy vốn, thường xuyên đổi công nghệ đại, kinh nghiệm khai thác Trung tâm điện toán truyền số liệu khu vực III (VDC3) đơn vị trực thuộc VNPT VDC3 giao quản lý phối hợp với VNPT tỉnh, thành phố để cung cấp dịch vụ Internet phạm vi 13 tỉnh thành.Từ tiêu doanh thu chi phí giao hàng năm, VDC3 phải chịu trách nhiệm với cấp doanh thu không đạt chi phí chi vượt Với sản phẩm dịch vụ đa dạng, đối thủ cạnh tranh sát sao, địa bàn trải dài nên loại chi phí phát sinh liên tục, nhiều khoản mục chiếm tỉ trọng đáng kể Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt vậy, thiết nghĩ kiểm soát tốt chi phí nhân tố quan trọng cho tồn doanh nghiệp Xuất phát từ yêu cầu tác giả chọn đề tài “ Tăng cường kiểm soát chi phí Trung tâm điện toán truyền số liệu KVIII” để nghiên cứu làm luận văn thạc sĩ Mục đích nghiên cứu Tìm hiểu thực trạng kiểm soát chi phí Trung tâm điện toán truyền số liệu khu vực III, qua đưa giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát chi phí đơn vị - Câu hỏi nghiên cứu Đặc điểm hoạt động VDC3 ảnh hưởng đến công tác kiểm soát chi phí đơn vị nào? Các rủi ro hoạt động VDC3 tác động đến kiểm soát chi phí tương lai? Footer Page of 126 Header Page of 126 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát chi phí Trung tâm điện toán truyền số liệu khu vực III Phạm vi nghiên cứu: Toàn chi phí hoạt động Trung tâm điện toán truyền số liệu khu vực III Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu sử dụng luận văn thu thập, tổng hợp, phân tích so sánh nguồn liệu sơ cấp thứ cấp liên quan đến kiểm soát chi phí • Nguồn liệu sơ cấp có từ việc quan sát toàn qui trình, qui chế đơn vị • Nguồn liệu thứ cấp lấy từ số liệu kế toán tài chính, phòng Kế hoạch- Kinh doanh cung cấp - Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài Hệ thống hóa phân tích vấn đề lý luận công tác kiểm soát chi phí doanh nghiệp Phản ảnh thực trạng công tác kiểm soát chi phí Trung tâm điện toán truyền số liệu KIII để thấy mặt tồn tại, đồng thời đưa giải pháp tăng cường kiểm soát chi phí Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục, nội dung luận văn gồm có chương: Chương 1: Cơ sở lý luận kiểm soát chi phí doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát chi phí Trung tâm điện toán truyền số liệu khu vực III Chương 3: Tăng cường kiểm soát chi phí Trung tâm điện toán truyền số liệu khu vực III Tổng quan tài liệu nghiên cứu Footer Page of 126 Header Page of 126 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT 1.1.1 Khái niệm kiểm soát quản lý Quản lý tác động có tổ chức, có định hướng chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm sử dụng có hiệu nguồn lực xác định để đạt mục tiêu đề Kiểm soát quản lý hợp thành cách lôgic phương pháp nhằm thu thập sử dụng thông tin để định hoạch định kiểm soát, thúc đẩy hành vi người lao động đánh giá việc thực Mối quan hệ kiểm soát với trình quản lý Kiểm soát quản lý có mối quan hệ chặt chẽ với thể qua giai đoạn lập kế hoạch, tổ chức, đáp ứng nguồn lực điều hành 1.1.2 Kiểm soát nội (KSNB) a Định nghĩa kiểm soát nội Theo báo cáo COSO năm 1992: Kiểm soát nội tiến trình thực hội đồng quản trị, ban quản lý nhân liên quan, thiết kế để cung cấp đảm bảo hợp lý việc đạt mục tiêu sau đây: - Sự hiệu hiệu suất hoạt động - Sự tin cậy báo cáo - Sự tuân thủ luật qui định liên quan Bốn nội dung định nghĩa trình, người, đảm bảo hợp lý, mục tiêu Footer Page of 126 Header Page of 126 b.Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông, giám sát 1.2 KHÁI QUÁT VỀ CHI PHÍ SXKD TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Khái niệm phân loại chi phí a Khái niệm Chi phí sản xuất kinh doanh biểu tiền toàn hao phí lao động sống lao động vật hóa mà doanh nghiệp bỏ có liên quan đến hoạt động SXKD chu kỳ định (tháng, quý, năm) b Phân loại chi phí sản xuất kinh doanh *Phân loại theo nội dung kinh tế chi phí *Phân loại theo chức hoạt động công dụng kinh tế *Phân loại theo cách ứng xử chi phí *Chi phí kiểm soát chi phí không kiểm soát 1.2.2 Vai trò kiểm soát chi phí doanh nghiệp Kiểm soát chi phí giúp doanh nghiệp tích lũy vốn, đảm bảo nguồn lực để tái đầu tư, nâng cao khả cạnh tranh phát triển 1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến kiểm soát chi phí doanh nghiệp Kiểm soát chi phí chịu ảnh hưởng nhiều nhân tố bên lẫn bên 1.3 NỘI DUNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP CUNG CẤP DỊCH VỤ 1.3.1 Mục tiêu kiểm soát chi phí Kiểm soát chi phí kinh doanh nhằm mục đích tăng hiệu hoạt động doanh nghiệp, giảm thiểu chi phí không cần thiết, tăng Footer Page of 126 Header Page of 126 lợi nhuận, tăng hiệu cạnh tranh, đảm bảo hoàn thành kế hoạch đơn vị 1.3.2 Xây dựng dự toán – sở để kiểm soát chi phí Lập dự toán chi phí sản xuất kinh doanh việc dự kiến chi tiêu trình sản xuất kinh doanh cách chi tiết, phù hợp với yêu cầu quản lý doanh nghiệp *Xây dựng định mức cho chi phí Định mức chi phí xây dựng phương pháp: Phương pháp thống kê kinh nghiệm Phương pháp kỹ thuật Phương pháp kết hợp Khi xây dựng định mức cho loại chi phí ta tiến hành lập dự toán chi phí Dự toán chi phí xây dựng cho toàn DN cho phận *Có loại dự toán sau Dự toán chi phí nguyên, nhiên, vật liệu; Dự toán chi phí nhân công; Dự toán chi phí sản xuất chung; Dự toán chi phí bán hàng; Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp 1.3.3 Các thủ tục kiểm soát chi phí doanh nghiệp a Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp b Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp c Kiểm soát chi phí sản xuất chung d Kiểm soát chi phí bán hàng e Kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp 1.3.4 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chi phí Để kiểm soát tốt chi phí, công tác phân tích tình hình thực dự toán cần phải kịp thời, xác Các báo cáo chi phí nội cần lập thường xuyên theo tháng quí Footer Page of 126 Header Page of 126 1.3.5 Phân tích tình hình thực dự toán chi phí Doanh nghiệp cần phân tích tình hình biến động chi phí kinh doanh sớm tốt để xác định khả năng, nguyên nhân tác động đến tăng, giảm chi phí thực tế so với chi phí dự toán Biến động chi phí Biến động định phí sản xuất Biến động biến phí sản xuất Biến động chi phí NVL trực tiếp Biến động chi phí nhân công trực tiếp Biến động chi phí chung Biến động biến phí sản xuất chung Sơ đồ 1.2 Chi tiết biến động chi phí KẾT LUẬN CHƯƠNG Kiểm soát chi phí hoạt động quan trọng quản lý chi phí Đối với nhà quản lý, để kiểm soát chi phí phát sinh hàng ngày, điều quan trọng phải nhận diện loại chi phí Hệ thống kiểm soát nội cấu thành yếu tố có mối quan hệ phụ thuộc lẫn yếu tố hữu ích quan trọng việc giúp cho tổ chức đạt ba nhóm mục tiêu là: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo mục tiêu tuân thủ Tất vấn đề lý luận chi phí, kiểm soát chi phí chương sở để luận văn nghiên cứu thực trạng công tác kiểm soát chi phí Trung tâm điện toán truyền số liệu KVIII Footer Page of 126 Header Page of 126 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI TRUNG TÂM ĐIỆN TOÁN TRUYỀN SỐ LIỆU KVIII 2.1 GIỚI THIỆU VỀ TRUNG TÂM ĐIỆN TOÁN TRUYỀN SỐ LIỆU KVIII 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Trung tâm Điện toán Truyền số liệu khu vực III (VDC3) thành lập theo định số 923/QĐ-TCCB ngày 28/11/1995 Tổng Giám đốc Tổng Công ty Bưu Viễn thông Việt Nam (nay Tập đoàn Bưu Viễn thông Việt Nam – VNPT) VDC3 giao quản lý cung cấp dịch vụ Internet VNPT phạm vi 13 tỉnh: từ Quảng Bình đến Khánh Hoà tỉnh Tây Nguyên 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Trung tâm Điện toán Truyền số liệu khu vực III có chức quyền hạn quản lý, kinh doanh dich vụ Internet, Truyền số liệu, Tin học, Truyền báo dịch vụ giá trị gia tăng; có phạm vi tổ chức, khai thác, cung cấp dịch vụ nước quốc tế; có chức tổ chức dịch vụ toán trực tiếp với đối tác nước 2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý 2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ phòng ban a Chức năng, nhiệm vụ khối quản lý b Chức năng, nhiệm vụ khối sản xuất Footer Page of 126 Header Page 10 of 126 2.1.5 Tổ chức máy kế toán hình thức kế toán Trung tâm a Tổ chức máy kế toán KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán tiền mặt Kế toán vật tư Kế toán doanh thu Kế toán công nợ Kế toán ngân hàng Ghi chú: : Quan hệ chức : Quan hệ trực tuyến Sơ đồ 2.2 Tổ chức máy kế toán b Hình thức kế toán áp dụng đơn vị Chứng từ kế toán Phần mềm kế toán Bảng tổng hợp chứng từ KT ktoatoán Sổ tổng hợp, sổ chi tiết Các loại báo cáo : Ghi ngày : Ghi định kì : Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.3 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Footer Page 10 of 126 Thủ kho, quỹ Header Page 12 of 126 10 - Kiểm tra nội dung khoản chi phí có với dự toán lập hay chưa, có đảm bảo tiết kiệm, hiệu Từ đặc điểm doanh nghiệp 100% vốn nhà nước nên việc kiểm soát chi phí mà đơn vị quan tâm chi đủ, chi hạn mức chi đảm bảo hiệu 2.3 CÁC YẾU TỐ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT TẠI VDC3 2.3.1 Môi trường kiểm soát Trung tâm a Tính trung thực giá trị đạo đức b Cơ cấu tổ chức c Chính sách nhân 2.3.2 Đánh giá rủi ro 2.3.3 Hoạt động kiểm soát 2.3.4 Thông tin truyền thông 2.3.5 Hoạt động giám sát 2.4 HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI TRUNG TÂM ĐIỆN TOÁN TRUYỀN SỐ LIỆU KVIII 2.4.1 Công tác lập dự toán chi phí VDC3 a Qui trình lập Phòng KH-KD lập dự toán cho năm sau vào số liệu thực 10 tháng năm trước để ước tính thực năm trước, với việc phân tích qui mô thị trường, xu hướng thị trường dự đoán số kinh tế xã hội hoạt động năm tới Việc lập kế hoạch chi phí vào tiêu doanh thu mà Công ty VDC giao cho VDC3 hàng năm Công tác lập kế hoạch, dự toán VDC3 Phòng Phòng KH-KD doanh chủ trì thực với đóng góp phòng ban chức khác b Cách thức lập Phòng KH KD tổng hợp lại tất dự kiến kế hoạch do- Footer Page 12 of 126 Header Page 13 of 126 11 anh thu, chi phí tham chiếu với số liệu thực năm cũ để lên kế hoạch với phương pháp phân tích liệu lịch sử chủ yếu 2.4.2 Thủ tục kiểm soát chi phí VDC3 a.Thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung + Kiểm soát chi phí tiền lương khoản trích theo lương Qui trình kiểm soát chi phí tiền lương đơn vị Phòng Giám đốc Các phận TCHC Bảng chấm công, hệ số cv Tập hợp bảng chấm công Xét duyệt Lập bảng tính lương Bảng lương Kiểm tra, đối chiếu Lập UNC/p chi Ghi sổ Lưu đồ 2.1 Qui trình kiểm soát chi phí tiền lương Footer Page 13 of 126 P TCKT Header Page 14 of 126 12 +Kiểm soát chi phí nguyên, nhiên vật liệu gián tiếp Các phận Giám đốc Lập nhu cầu, tờ trình Xét duyệt Phòng TCHC Phòng TCKT Mua sắm Nhận hàng Chứng từ toán Kiểm tra phê duyệt UNC/ Phiếu chi Lưu đồ 2.2 Qui trình kiểm soát chi phí nguyên vật liệu gián tiếp Thủ tục kiểm soát chi phí nhiên liệu: Sau kết thúc đợt công tác, lái xe gửi chứng từ toán phòng Kế toán Chứng từ toán chi phí nhiên liệu gồm có bảng kê quãng đường nội dung công tác ký nhận CBCNV phụ trách phòng TCHC ký duyệt +Kiểm soát phân bổ chi phí công cụ dụng cụ Thực theo qui định thông tư 123/2012/TT-BTC Bộ tài Footer Page 14 of 126 Header Page 15 of 126 13 + Kiểm soát chi phí mua sắm, sữa chữa, bảo dưỡng TSCĐ, công cụ dụng cụ Thủ tục kiểm soát: Các phận làm giấy đề nghị, giấy báo hỏng gửi cho phòng KH-KD xem xét trình lên lãnh đạo Nếu lãnh đạo đồng ý phê duyệt, phòng KH-KD thực chức cung ứng + Kiểm soát chi phí dịch vụ mua chi tiền khác Bao gồm chi phí điện, nước, điện thoại, thuê nhà, bưu chính, công tác CBCNV, khánh tiết, giao dịch đối ngoại, bảo hộ lao động, bổ túc đào tạo Thủ tục kiểm soát sau: Khi phát sinh chi phí, phận lập giấy đề nghị toán có ký duyệt giám đốc trưởng phận kèm hóa đơn dịch vụ chuyển đến kế toán toán Kế toán toán kiểm tra chứng từ, xem xét phù hợp, trình lãnh đạo ký duyệt, lập phiếu chi chuyển thủ quỹ chi tiền toán b.Kiểm soát chi phí trực tiếp Thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Khi cần cài đặt dịch vụ cho khách hàng hay có cố dịch vụ xảy ra, phận kỹ thuật làm đề nghị cung ứng vật tư dây cáp loại, thiết bị mạng gửi lên phòng Kế hoạch kinh doanh (Phòng KH-KD) Phòng KH-KD xem xét trình lên lãnh đạo phê duyệt Các chi phí khác có thủ tục kiểm soát tương tự thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung c.Kiểm soát chi phí bán hàng Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng thông qua môi giới, phận bán hàng trình Giám đốc xem xét, ký duyệt mức chi hoa hồng môi giới cho hợp đồng bán hàng Bộ phận bán hàng ký hợp đồng với Footer Page 15 of 126 Header Page 16 of 126 14 đơn vị môi giới với mức hoa hồng môi giới duyệt Còn khách hàng dịch vụ gia tăng giá trị webhosting, tên miền, mail phòng Kinh doanh dịch vụ lập bảng kê, đề nghị toán chuyển Phòng TC-KT theo dõi, toán, ghi sổ hạch toán kế toán Kiểm soát chi phí dịch vụ mua Các phận kinh doanh Tờ trình Giám đốc Phòng TCKT Xét duyệt Thực cung ứng Hóa đơn, chứng từ, phiếu nhập xuất Kiểm tra phê duyệt Lập UNC/ phiếu chi Lưu đồ 2.3 Qui trình kiểm soát chi phí dịch vụ, hàng hóa mua 2.4.3 Công tác phân tích tình hình thực dự toán Để kiểm soát chi phí tốt bắt buộc đơn vị phải thực phân tích biến động chi phí để biết nguyên nhân tăng, giảm để từ điều tiết kịp thời phục vụ tốt hoạt động sản Footer Page 16 of 126 Header Page 17 of 126 15 xuất kinh doanh Ở VDC3 biến động chi phí tập trung chủ yếu vào chi phí bán hàng chi phí sản xuất chung 2.5 ĐÁNH GIÁ CHUNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI TRUNG TÂM 2.5.1 Một số ưu điểm Nhìn chung lãnh đạo đơn vị có ý thức, quan tâm đến việc kiểm soát chi phí cách thường xuyên nhắc nhở phụ trách phận tăng cường giám sát chống lãng phí, thất thoát Với mạnh có sẵn doanh nghiệp CNTT nên đơn vị xây dựng trang web “hệ thống thông tin hỗ trợ cung cấp dịch vụ” đại đầy đủ toàn hoạt đơn vị Đơn vị ban hành nhiều văn bản, qui trình qui trình phân phối thẻ viễn thông , qui trình thu nợ, qui trình cung cấp dịch vụ qui trình giải khiếu nại khách hàng VDC3 ban hành số định mức, chế độ tiêu hao nhiên liệu, điện thoại, chế độ công tác phí Đơn vị phân công phân nhiệm số chức nhằm phòng ngừa người hội, tránh việc thất thoát tài sản Quyền hạn, trách nhiệm nghĩa vụ ba lĩnh vực: Cấp phép phê duyệt vấn đề tài chính, Kế toán Thủ kho phân định độc lập rõ ràng Bộ phận kế toán đơn vị tham gia tích cực vào việc qui định, ban hành số thủ tục kiểm soát chi phí Công tác thu nợ phối hợp tốt phận kinh doanh với kế toán nên tiết kiệm chi phí thuê thu 2.5.2 Những tồn công tác kiểm soát chi phí Mặc dù lãnh đạo đơn vị nhận thức tầm quan trọng Footer Page 17 of 126 Header Page 18 of 126 16 quản lý nói chung, kiểm soát chi phí nói riêng nhiều hạn chế cần phải nhanh chóng khắc phục a.Về môi trường kiểm soát Bộ máy lãnh đạo đơn vị phân công phó giám đốc phụ trách kinh doanh kỹ thuật chưa phân quyền tham gia vào việc phê duyệt hoạt động Công tác lập dự toán chưa thể mục tiêu tiết kiệm, bảo toàn vốn mà trọng vào định mức nhà nước ban hành Phương pháp lập kế hoạch chưa thực sở khoa học định mức mà chủ yếu phương pháp thống kê kỳ trước b Hoạt động kiểm soát Mặc dù lãnh đạo thường xuyên nhắc nhở phận tiết kiệm chi phí, sử dụng nguồn lực hiệu song chưa đưa nguyên tắc cụ thể văn Kiểu văn truyền miệng chưa cấp lãnh đạo thực nghiêm túc làm gương khó để cá nhân nhận thức thực Mặc dù chi phí dịch vụ mua chiếm tỉ trọng lớn đơn vị chưa đề biện pháp để kiểm soát chi phí, cụ thể phận xét duyệt lại thực chức cung ứng, chưa có chức xét duyệt giá Các thủ tục kiểm soát chi phí lỏng lẻo, chưa mang tính kiểm soát toàn diện Chẳng hạn : -Chi phí sản xuất chung + Chi phí mua nguyên vật liệu gián tiếp (ví dụ văn phòng phẩm) chưa có thủ tục kiểm soát gây nên lãng phí, thất thoát Chi phí phê duyệt cần có định mức, định lượng để đảm bảo sử dụng hiệu Hàng hóa mua cần nhập kho xuất theo định Footer Page 18 of 126 Header Page 19 of 126 17 mức, nhu cầu nhằm đảm bảo công tác kiểm soát phản ánh nguyên tắc kế toán + Chi phí nhiên liệu giao cho phận TCHC phụ trách theo dõi đề nghị toán mà phê duyệt chức khác đề nghị sử dụng xe, mục đích + Mặc dù chi phí tiền lương chiếm tỉ trọng lớn ảnh hưởng nhiều đến suất lao động, đến người lao động đơn vị chưa có thủ tục, công cụ để kiểm soát người lao động Bảng chấm công hàng ngày hay công làm phận tự lập + Chi phí dịch vụ mua chiếm tỉ trọng lớn thường bị vượt chi so với dự toán duyệt song thủ tục kiểm soát đơn giản đơn vị chưa có chức xét duyệt giá + Việc mua sắm thiết bị, công cụ dụng cụ chưa thực nghiêm túc, cần có phận thẩm định để tránh xảy lãng phí - Chi phí bán hàng: + Đơn vị chưa có thủ tục kiểm soát nhằm ngăn ngừa thất thoát chi hoa hồng, môi giới + Công tác CSKH, tổ chức hội nghị để xảy lãng phí mà chưa có thủ tục chặt chẽ nhằm kiểm soát chi phí mua quà tặng đơn giá số lượng Nhìn chung chi phí Marketing đơn vị chưa vượt 10% tỉ lệ phép theo qui định Bộ Tài song đơn vị cần có thủ tục để sử dụng hiệu vốn c Thông tin truyền thông * Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chi phí Các báo cáo kế toán chưa cung cấp thông tin biến động chi phí thực tế so với dự toán, biến động loại chi phí nguyên nhân Footer Page 19 of 126 Header Page 20 of 126 18 Đơn vị hạch toán nhiều khoản chi phí chưa với nội dung kinh tế *Phân tích tình hình thực dự toán Hệ thống thông tin nhằm tạo báo cáo giúp ích cho công tác kiểm soát chi phí cần chứa đựng thông tin tài kế toán Tuy nhiên công tác phân tích, báo cáo chi phí chưa đề cao; báo cáo thực mang tính thời cấp có yêu cầu KẾT LUẬN CHƯƠNG Trong chương tác giả giới thiệu tổng quan đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức máy quản lý, công tác kế toán đặc thù doanh nghiệp cung cấp dịch vụ viễn thông Luận văn sâu tìm hiểu, phân tích hệ thống kiểm soát nội nói chung kiểm soát chi phí nói riêng Luận văn khái quát thực trạng quản lý thực trạng KSNB chi phí đơn vị Công tác kiểm soát chi phí nhiều tồn tại, hạn chế làm ảnh hưởng đến việc sử dụng hiệu nguồn lực Trên sở nghiên cứu thực trạng, tác giả đưa giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát chi phí VDC3 CHƯƠNG TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHI TẠI TRUNG TÂM ĐIỆN TOÁN TRUYỀN SỐ LIỆU KVIII 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI TRUNG TÂM Khi nhắc đến thành công hay thất bại doanh nghiệp, người ta quan tâm đến chiến lược kinh doanh Để trì vị trí có, VDC nói chung VDC3 nói riêng cần Footer Page 20 of 126 Header Page 21 of 126 19 nâng cao hiệu hoạt động SXKD cách tăng cường kiểm soát chi phí Từ thực trạng tồn hệ thống kiểm soát chi phí đơn vị công tác nhân sự, công tác lập kế hoạch dự toán chưa trọng, hệ thống báo cáo kế toán truyền thống không phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin, thủ tục kiểm soát lỏng lẻo thật chưa đáp ứng yêu cầu kiểm soát quản lý 3.2 NỘI DUNG HOÀN THIỆN CÁC YẾU TỐ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI TRUNG TÂM Kiểm soát chi phí nội dung kiểm soát nội Do để kiểm soát tốt chi phí cần hoàn thiện số yếu tố hệ thống kiểm soát nội trước doanh nghiệp xây dựng hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu 3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát a Tính trung thực giá trị đạo đức Thái độ quan tâm lãnh đạo kiểm soát nội hữu hiệu phải lan tỏa đến toàn doanh nghiệp Doanh nghiệp cần phổ biến rộng rãi quy tắc, chuẩn mực, yêu cầu tất nhân viên ký cam kết tuân thủ quy tắc, chuẩn mực thiết lập.Lãnh đạo cần gương sáng tư cách đạo đức, hành vi ứng xử hiệu công việc để nhân viên noi theo b Cơ cấu tổ chức Khi phân quyền nhiều cho phó giám đốc cần tinh giản gọn nhẹ máy khối sản xuất Hầu hết khách hàng có sử dụng công nghệ thông tin dùng hết sản phẩm VDC: Khách hàng đặt hàng thuê thiết kế website , lắp đặt đường Internet, thuê máy chủ, thuê hosting, sử dụng email, trang bị thiết bị Footer Page 21 of 126 Header Page 22 of 126 20 giải pháp mạng lưới Tổ chức lại cấu đơn vị giúp phận phối hợp với tốt hoạt động sản xuất kinh doanh, giảm thiểu chức danh phụ trách phận để tăng suất lao động c Chính sách nhân Giá trị đạo đức lực làm việc CBCNV ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát đơn vị khả tài sản bị biển thủ, thất thoát Đối với nhân viên khối sản xuất cần khuyến khích khả tìm tòi học hỏi để sản xuất ứng dụng công nghệ giới nhằm góp phần vào việc dự báo cho công tác kế hoạch, giúp tiết kiệm chi phí Nhân viên phận quản lý cần đào tạo thường xuyên để cập nhật kiến thức lĩnh vực tài chính, kế toán, kế hoạch để nâng cao nhận thức giao dịch kinh tế nhằm tránh tổn thất nâng cao hiệu sử dụng tài sản d Công tác khen thưởng Lãnh đạo đơn vị cần khuyến khích nhân viên trao đổi thông tin chi phí Cần khuyến khích nhân viên đưa đề xuất, sáng kiến nhằm cắt giảm, quản lý chi phí có chế độ khen thưởng nhằm động viên khích lệ 3.2.2 Hoàn thiện hoạt động kiểm soát a Về công tác kế hoạch, dự toán Cần trọng công tác lập kế hoạch, dự toán Công tác lập kế hoạch, dự toán phải đảm bảo mối quan hệ thông tin hai chiều phận với lãnh đạo, dự toán lập cần có độ xác cao Với khoản chi phí có tỉ trọng lớn, nhiều biến động cần phân tích lập dự toán chi tiết Footer Page 22 of 126 Header Page 23 of 126 21 b Về thủ tục kiểm soát chi phí * Kiểm soát chi phí sản xuất chung -Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu gián tiếp Tránh lãng phí thất thoát nguyên vật liệu gián tiếp cần thực nhập kho hàng hóa mua thực xuất kho theo định mức sử dụng cho hàng tháng Hoặc xây dựng định mức thực khoán theo tháng chi trả trực tiếp vào lương tháng cho CBCNV - Kiểm soát chi phí nhiên liệu Biện pháp ghi chép số km thủ tục để kiểm soát nhiên liệu Không qui định ngày cụ thể tháng kế toán toán cần thực 02 lần ghi sổ số km xe ô tô Đơn vị cần ban hành thủ tục để sử dụng xe Các phận có nhu cầu sử dụng xe phải có phiếu yêu cầu xe phụ trách phận ký duyệt phó giám đốc kinh doanh phê chuẩn VDC3 nên cân nhắc đến phương án thay để vừa kiểm soát tốt chi phí nhiên liệu vừa đảm bảo hiệu sản xuất kinh doanh Giải pháp lắp đặt thiết bị định vị GPS lựa chọn lắp mẫu để áp dụng Đơn vị nên chọn thí điểm xe ô tô thường xuyên di chuyển so sánh chi phí cho tháng trước sau lắp đặt - Kiểm soát chi phí tiền lương Để quản lý tốt chi phí tiền lương cần phải quản lý tốt người Quản lý chặt chẽ mặt thời gian để nâng cao hiệu công việc, giảm thiểu toán làm thêm không phù hợp.Khi mà tính trung thực, ý thức tự giác CBCNV chưa cao nên đơn vị cần có chức chấm công, công cụ chấm công máy chấm vân tay - Kiểm soát chi phí dịch vụ mua Chi phí dịch vụ mua chiếm tỉ trọng lớn, phát sinh liên Footer Page 23 of 126 Header Page 24 of 126 22 tục nên nhiều thất thoát; cần phải có chức xem xét chủ trương, định mức, xét duyệt giá trước trình lên lãnh đạo phê duyệt thực * Kiểm soát chi phí bán hàng - Với loại hàng hóa mua phục vụ cho công tác Markerting, chăm sóc khách hàng cần lập chức chuyên trách mua hàng hóa gồm có phận khác nhau: Bộ phận đề xuất mua hàng, phận có chức kiểm tra việc đề xuất phê duyệt sách hạn mức; Bộ phận xét duyệt giá; Bộ phận mua hàng; Bộ phận nhận hàng; Thủ kho Các phận phải chức độc lập Đề xuất qui trình cung ứng hàng hóa c Đảm bảo tuân thủ nguyên tắc phân chia trách nhiệm hợp lý Với công tác phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh cần giám sát lẫn Phòng KH- KD vừa thực chức xem xét chủ trương, định mức lại kiêm chức cung ứng chức xét duyệt giá 3.2.3 Hoàn thiện công tác thông tin- truyền thông Hệ thống kế toán doanh nghiệp bao gồm Kế toán tài (KTTC) Kế toán quản trị (KTQT) Nếu đơn vị kết hợp thông tin KTTC KTQT việc cung cấp báo cáo quản trị trở nên dễ dàng Hoàn thiện thông tin kế toán tài phục vụ công tác kiểm soát -Thứ cần tuân thủ nguyên tắc kế toán: Tuân thủ nguyên tắc phù hợp để đảm bảo chi phí ghi nhận kỳ với doanh thu Footer Page 24 of 126 Header Page 25 of 126 23 Tuân thủ nguyên tắc quán để đảm bảo số liệu không bị bóp méo, phương pháp kế toán phải thống theo thời kỳ, công tác hạch toán thống tài khoản -Thứ hai đơn vị cần hạch toán chi phí theo nội dung kinh tế Hoàn thiện thông tin kế toán quản trị phục vụ công tác kiểm soát Đơn vị cần hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán để phù hợp với yêu cầu công tác quản trị Với mô hình quản lý trực tuyến chức năng, giám đốc trực tiếp giao quyền, nhiệm vụ cho phận sản xuất nên tất loại chi phí phát sinh phận Từ thực trạng cho thấy việc tổ chức kế toán trách nhiệm đơn vị giải pháp 3.3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI TẬP ĐOÀN Nhằm đáp ứng khả cạnh tranh, thiết nghĩ tập đoàn VNPT nói chung VDC nói riêng cần nhanh chóng hoàn thiện yếu tố kiểm soát nội - Công ty VDC nên có chế tài cụ thể cho khoản mục chi vượt, cụ thể quyền lợi trách nhiệm lãnh đạo phải tương ứng với - Mặc dù đánh giá hiệu kinh doanh bưu viễn thông vấn đề phức tạp, song tập đoàn VNPT nói chung VDC nói riêng cần thực đánh giá thêm hiệu sử dụng lao động hiệu sử dụng chi phí Vì suy cho kiểm soát chi phí nâng cao hiệu chi tiêu, từ làm tăng lợi nhuận doanh nghiệp Footer Page 25 of 126 Header Page 26 of 126 24 KẾT LUẬN CHƯƠNG Qua tìm hiểu thực trạng kiểm soát chi phí Trung tâm điện toán truyền số liệu KV3, luận văn đề xuất số giải pháp nhằm góp phần tăng cường kiểm soát chi phí đơn vị gồm: Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát Giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát Giải pháp công tác thông tin truyền thông KẾT LUẬN Nâng cao lực cạnh tranh nhu cầu thiết doanh nghiệp chế thị trường Để tồn phát triển, yêu cầu đặt cho nhà quản lý phải nhanh nhạy với biến động thị trường, phải quản lý sử dụng hiệu nguồn lực Kiểm soát chi phí vấn đề thực cần thiết, quan trọng hàng đầu quản lý chi phí, có đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ vốn để tái đầu tư, tồn phát triển Luận văn trình bày đầy đủ thực trạng kiểm soát chi phí VDC3 thấy công tác kiểm soát chi phí đơn vị chưa phù hợp với đặc điểm kinh doanh doanh ngiệp Dựa vào vấn đề lý luận kiểm soát chi phí tác giả đưa giải pháp nhằm góp phần tăng cường kiểm soát chi phí đơn vị Không với VDC3 mà tất doanh nghiệp nói chung, đơn vị xây dựng hệ thống kiểm soát nội có đủ năm thành phần với nội dung nêu đảm bảo hệ thống chắn mang lại lợi ích to lớn quản lý hiệu kinh tế cho doanh nghiệp Footer Page 26 of 126 ... SOÁT CHI PHÍ TẠI TRUNG TÂM ĐIỆN TOÁN TRUYỀN SỐ LIỆU KVIII 2.1 GIỚI THIỆU VỀ TRUNG TÂM ĐIỆN TOÁN TRUYỀN SỐ LIỆU KVIII 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Trung tâm Điện toán Truyền số liệu khu... kiểm soát chi phí Trung tâm điện toán truyền số liệu KVIII” để nghiên cứu làm luận văn thạc sĩ Mục đích nghiên cứu Tìm hiểu thực trạng kiểm soát chi phí Trung tâm điện toán truyền số liệu khu... cường kiểm soát chi phí VDC3 CHƯƠNG TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHI TẠI TRUNG TÂM ĐIỆN TOÁN TRUYỀN SỐ LIỆU KVIII 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI TRUNG TÂM Khi nhắc đến thành