Môn học báo cáo kiểm tóan báo cáo tài chính KIỂM TOÁN CHU KỲ MUA HÀNG – THANH TOÁN

Mục tiêu và căn cứ kiểm toán chu kỳ mua hàng – thanh toán 4.2 Khảo sát về kiểm soát nội bộ đối với chu kỳ mua hàng – thanh toán 4.3 Thực hiện các thử nghiệm cơ bản4.4 Tổng hợp kết quả kiểm toánMục tiêu kiểm toán chu kỳ mua hàng – thanh toán 4.1.1.1 Các thông tin tài chính có liên quan đến chu kỳ 4.1.1.2 Mục tiêu kiểm toán chu kỳ 4.1.2 Căn cứ để kiểm toán chu kỳ mua hàng – thanh toán

Chương 4 KIỂM TOÁN CHU KỲ

MUA HÀNG – THANH TOÁN

MÔN HỌC KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH

KẾT CẤU CỦA CHƯƠNG

4.1 Mục tiêu và căn cứ kiểm toán chu kỳ mua hàng –

thanh toán

4.2 Khảo sát về kiểm soát nội bộ đối với chu kỳ mua hàng

– thanh toán

4.3 Thực hiện các thử nghiệm cơ bản

4.4 Tổng hợp kết quả kiểm toán

4.1 Mục tiêu và căn cứ kiểm toán chu kỳ mua hàng – thanh toán

4.1.1 Mục tiêu kiểm toán chu kỳ mua hàng – thanh toán

4.1.1.1 Các thông tin tài chính có liên quan đến

chu kỳ 4.1.1.2 Mục tiêu kiểm toán chu kỳ

4.1.2 Căn cứ để kiểm toán chu kỳ mua hàng – thanh toán

4.1.1 Mục tiêu kiểm toán chu kỳ mua hàng –

thanh toán

4.1.1.1 Các thông tin tài chính có liên quan đến

chu kỳ 4.1.1.2 Mục tiêu kiểm toán chu kỳ

4.1.1.1 Các thông tin tài chính có liên quan đến chu kỳ mua hàng – thanh toán

Đặc điểm của khâu mua hàng – thanh toán:

DN cần phải mua vật tư, công cụ, dụng cụ và các khoản dịch vụ khác, như: Dịch

vụ điện, nước, điện thoại, sửa chữa,…để phục vụ cho hoạt động sx kinh doanh

Việc mua sắm này phải được thực hiện dựa trên cơ sở kế hoạch đã được duyệt hoặc nhu cầu cần sử dụng vtư ở các bộ phận DN

Khi mua sắm, DN có thể thanh toán ngay hoặc mua chịu hoặc trao đổi hàng hóa

Thông thường, việc mua sắm phải thông qua hợp đồng và được thanh toán qua ngân hàng

Hàng hoá, vật tư mua sắm có thể về ngay kho hoặc đang đi trên đường

Khi vật tư, hàng hoá về nhập kho, Doanh nghiệp phải làm thủ tục kiểm nghiệm theo đúng nguyên tắc và qui trình nhập kho

4.1.1.1 Các thông tin tài chính có liên quan đến chu kỳ mua hàng – thanh toán

Thông tin có liên quan đến chu kỳ mua hàng – thanh toán:

 Chu kỳ thường được bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của người có trách nhiệm hoặc tại bộ phận cần hàng hoá, dịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh toán cho người cung cấp về hàng hoá, dịch vụ đã nhận được

 Liên quan đến chu kỳ mua vào - thanh toán thì có rất nhiều thông tin được phản ánh trên BCTC như: HTK-1.5; VBT-1.1; PTNCC-331; Cp-621, 627, 641, 642…

 Thông tin cần kiểm toán chi tiết và đưa ra ý kiến xác nhận: nghiệp vụ mua hàng, nghiệp vụ thanh toán tiền hàng, số dư phải trả nhà cung cấp

4.1.1.2 Mục tiêu kiểm toán chu kỳ mua hàng - thanh toán

* Mục đích cuối cùng của kiểm toán chu kỳ MH-TT:

+ Đánh giá mức độ hiệu lực của HTKSNB chu kỳ MH-TT

+ Xác nhận độ tin cậy- tính trung thực hợp lý của các thông tin của chu kỳ này

* Mục tiêu cụ thể cần phải thu thập bằng chứng để chứng minh là:

+ Thu thập bằng chứng đầy đủ và thích hợp về sự thiết kế và vận hành của các chính sách, quy chế KSNB, bao gồm:

- Đánh giá việc xây dựng (thiết kế ) hệ thống kiểm soát nội bộ trên các khía cạnh tồn tại, đầy đủ, phù hợp;

- Đánh giá việc thưc hiện (vận hành) hệ thống kiểm soát nội bộ trên các khía cạnh hiệu lực và hiệu lực liên tục

+ Thu thập bằng chứng đầy đủ và thích hợp về các khía cạnh CSDL của nghiệp vụ và

số dư tài khoản bao gồm: (chi tiết link)

- Các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán trên các khía cạnh: Phát sinh; Đánh giá; Sự tính toán; Đầy đủ; Đúng đắn; Đúng kỳ

- Các thông tin liên quan đến số dư PTNCC trên các khía cạnh: Sự hiện hữu; Quyền và nghĩa vụ; Đánh giá; Sự tính toán; Đầy đủ; Đúng đắn; Cộng dồn (Tổng hợp); Công bố

4.1.2 Căn cứ để kiểm toán chu kỳ mua vào – thanh toán

- Bảng cân đối kế toán năm, kỳ kiểm toán ( phần liên quan đến hàng hoá, tài sản mua vào và các khoản thanh toán phải trả người bán)

- Các sổ kế toán tổng hợp, chi tiết của các tài khoản có liên quan đến các tài khoản đã nêu ở trên.

- Các chứng từ, hoá đơn mua hàng, phiếu chi tiền, phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, chứng từ vận chuyển, biên bản kiểm nghiệm…

- Các hợp đồng mua bán, đi thuê tài sản, nhà cửa, đất đai, các đơn đặt hàng, các biên bản thanh lý hợp đồng mua bán, vận chuyển, hợp đồng đi thuê.

- Các kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch mua, giấy đề nghị mua của bộ phận trực tiếp sử dụng có xác nhận của quản đốc phân xưởng và của bộ phận vật tư.

- Các nhật ký mua hàng, báo cáo mua hàng, báo cáo thống kê, nhật ký chi tiền…

- Các phiếu báo giá của bên bán, giấy báo nhận hàng, biên bản và báo cáo nhận hàng

- Các tài liệu tính toán chiết khấu, giảm giá, hàng bị trả lại.

- Các qui định kiểm soát nội bộ có liên quan đến chu kỳ mua hàng hoá, tài sản và thanh toán

- Sổ chi tiết, tổng hợp của tài khoản 331; các biên bản đối chiếu định kỳ về số liệu giữa doanh nghiệp và người bán, giữa doanh nghiệp với ngân hàng…

- Các tài liệu khác có liên quan, như: Thẻ kho, nhật ký của bảo vệ, nhật ký sản xuất của bộ phận có sử dụng tài sản, vật tư, hàng hoá mua vào….

4.2 Khảo sát về kiểm soát nội bộ đối với

chu kỳ mua hàng - thanh toán 4.2.1 Các bước công việc của chu kỳ và các chức năng kiểm

soát nội bộ

4.2.2 Khảo sát về kiểm soát nội bộ

4.2.1 Các bước công việc của chu kỳ và các

chức năng kiểm soát nội bộ

* Các bước công việc chủ yếu trong chu kỳ mua hàng – thanh toán bao gồm :

 Tiếp nhận, xử lý đơn đặt hàng và ký hợp đồng mua bán;

 Nhận vật tư, hàng hoá, dịch vụ và kiểm nghiệm;

 Ghi nhận khoản nợ phải trả người bán;

 Xử lý, thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ

* Hoạt động KSNB: KSNB thường gắn với các bước công việc trên Hoạt động KSNB được thiết lập nhằm đảm bảo cho các bước công việc trong chu kỳ được thực hiện đúng đắn và hiệu quả Khi xây dựng các hoạt động KSNB cần xác định: mục tiêu kiểm soát, đối tượng kiểm soát, chủ thể kiểm soát, nội dung, thủ tục kiểm soát và trình tự thực hiện kiểm soát.

4.2.2 Khảo sát về kiểm soát nội bộ

chu kỳ mua hàng – thanh toán

Khía cạnh cần phải tìm hiểu để đánh giá KSNB:

4.2.2 Khảo sát về kiểm soát nội bộ

chu kỳ mua hàng - thanh toán

Trình tự khảo sát để để đánh giá KSNB:

— Bước 1: Thiết lập hệ thống câu hỏi sẵn về kiểm soát nội bộ chu

kỳ mua hàng hoá, tài sản và thanh toán

— Bước 2: Trực tiếp khảo sát, thu thập, tìm hiểu về quá trình kiểm

soát nội bộ các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền của doanh nghiệp theo các cơ sở dẫn liệu của chúng

— Bước 3: Đánh giá rủi ro kiểm soát nội bộ nghiệp vụ mua vào và

thanh toán

— Bước 4: Đánh giá chi phí lợi ích của việc khảo sát các quá trình.

— Bước 5: Thiết kế các khảo sát nghiệp vụ mua hàng hoá, tài sản

và thanh toán nhằm làm rõ và làm thoả mã các mục tiêu kiểm soát nội bộ Xác định được qui mô, phạm vi áp dụng phương pháp kiểm toán cơ bản có liên quan.

4.2.2 Khảo sát về kiểm soát nội bộ

chu kỳ mua hàng - thanh toán

Thủ tục khảo sát cơ bản để để đánh giá KSNB:

— Tìm hiểu, đánh giá về các chính sách kiểm soát, các quy định về kiểm soát nội bộ (đọc và kiểm tra tài liệu về KSNB của đơn vị)

— Khảo sát về sự vận hành các quy chế KSNB (phỏng vấn và kiểm tra)

— Khảo sát về tình hình thực hiện các nguyên tắc tổ chức hoạt động kiểm soát nội bộ (trao đổi, phỏng vấn)

(chi tiết đọc thêm tài liệu)

4.3 Khảo sát cơ bản

4.3.1 Thủ tục phân tích

4.3.2 Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ

4.3.3 Kiểm tra chi tiết số dư các tài khoản

4.3.4 Khảo sát một số tình huống đặc thù

4.3.1 Thủ tục phân tích

Mục đích:

- Thấy được xu hướng biến động của những chỉ tiêu liên quan đến vật tư, hàng

hóa mua về để đánh giá tính chất bất thường

- Thấy được mối quan hệ giữa các chỉ tiêu liên quan đến chu kỳ mua hàng-thanh

toán để xem xét các chỉ tiêu này ảnh hưởng lẫn nhau và ảnh hưởng như thế nào đến các chỉ tiêu khác

=> kiểm toán viên sẽ mở rộng hay thu hẹp phạm vi kiểm toán (tiến hành thêm hay

bỏ một số thủ tục khảo sát chi tiết về nghiệp vụ.)

4.3.1 Thủ tục phân tích

Thủ tục phân tích:

- So sánh số lượng hàng mua theo từng loại hàng của kỳ này với kỳ trước có loại trừ yếu tố khách quan làm ảnh hưởng đến số lượng hàng hoá (yếu tố khách quan là quy mô sản xuất ) Sau khi đã loại trừ yếu tố khách quan nhưng vẫn còn thấy sự biến động thì kiểm toán viên phải tìm hiểu nguyên nhân

- So sánh về tỷ trọng về giá trị của từng loại hàng mua trong tổng số giữa kỳ này

với kỳ trước Nếu thấy có sự biến động, kiểm toán viên phải tìm nguyên nhân (có thể hạch toán sai hay gian lận)

- KTV ước tính giá trị của hàng mua bằng cách lấy số lượng nhân với giá mua bình quân ước tính, sau đó so sánh với số liệu trên báo cáo nhập-xuất hàng tồn kho

hay báo cáo mua hàng

- So sánh các khoản phải trả thực tế kỳ này, năm này với kỳ trước, năm trước theo tổng số và theo từng khách hàng, từng người mua để phát hiện và tìm bằng

chứng làm rõ mọi thay đổi

4.3.2 Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ

mua hàng-thanh toán

4.3.2.1 Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ mua hàng

4.3.2.2 Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ thanh toán

4.3.2.1 Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ mua hàng

a Phát sinh (Có căn cứ và căn cứ hợp lý):

+ Kiểm toán viên có thể chọn mẫu một số nghiệp vụ ghi trong sổ nhật ký mua hàng,

sổ chi tiết phải trả người bán đối chiếu với các chứng từ chứng minh như: hoá đơn, phiếu nhập vật tư hàng hoá, báo cáo nhận hàng Từ đó kiểm toán viên sẽ xác định là các nghiệp vụ mua hàng đã ghi sổ là thực tế có xảy ra

+ Đối chiếu giữa hoá đơn người bán với hồ sơ tài liệu phê chuẩn nghiệp vụ đó (ĐĐH,

HĐTM), đồng thời kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ nội dung của các chứng từ chứng minh như hoá đơn, phiếu nhập vật tư hàng hoá, báo cáo nhận hàng, đơn đặt mua hàng, phiếu kiến nghị mua hàng

-> Kiểm tra nghiệp vụ bán hàng có được phê chuẩn đúng đắn hay không? thông

thường KTV kiểm tra các khía sau đây:

- Tính đúng thẩm quyền

- Đúng trình tự phê chuẩn

- Phê chuẩn phải đúng đắn: đúng hợp đồng, đúng thực tế, đúng chính sách

4.3.2.1 Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ mua hàng

a Phát sinh (Có căn cứ và căn cứ hợp lý):

+ KTV có thể trực tiếp hoặc gián tiếp nhờ khách hàng xác nhận

+ Dùng công thức tính toán để xác định tính cân đối (hàng có mua thực ko)

Tồn Đkỳ + Nhập Tkỳ = Xuất Tkỳ + Tồn Ckỳ

+ KTV kiểm tra việc thanh toán tiền của khách hàng về số hàng của hợp đồng đó

(nếu có xảy ra thi chuyến hàng mua đó là có thật) Tức là kiểm tra đối ứng nghiệp vụ Nợ TK 331/ Có TK 111, 112

4.3.2.1 Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ mua hàng

b Sự tính toán: (Kết quả tính là chính xác, cơ sở tính toán là hợp lý)

- So sánh số lượng và số tiền trên sổ chi tiết vật tư với hóa đơn, phiếu nhập kho

hoặc biên bản kiểm nhận

- So sánh số lượng, số tiền trên các chứng từ mua hàng với chứng từ vận chuyển,

đơn đặt mua hàng, hợp đồng kinh tế hoặc hồ sơ phê chuẩn.

- Chọn mẫu một số chứng từ, hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho để kiểm toán

viên tính ra số tiền theo giá thực tế của vật tư, tài sản,hàng hoá mua vào dựa vào đơn giá và số lượng đã được kiểm soát và phê chuẩn

- Tính toán lại số tiền vận chuyển trên chứng từ vận chuyển có đúng hợp đồng,

hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm đã được phê chuẩn của người có thẩm quyền -

4.3.2.1 Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ mua hàng

b Sự đánh giá: (Phương pháp,nguyên tắc sử dụng là đúng

và nhất quán)

- Tập hợp các chi phí có liên quan trên các chứng từ mua hàng và

chính sách giảm giá, chiết khấu của người bán để tính lại giá trị thực tế của hàng nhập kho phản ánh theo nguyên tắc giá gốc

- Tính lại giá thực tế vật tư, tài sản, hàng hoá mua vào bằng ngoại

tệ Kiểm tra, xem xét doanh nghiệp mua hàng bằng ngoại tệ có được qui đổi ra tỷ giá thực tế theo đúng qui định hay không?

- Thu thập một số các nghiệp vụ cùng loại như: nghiệp vụ có chiết

khấu, giảm giá; nghiệp vụ trao đổi bằng ngoại tệ; nghiệp vụ mua hàng từ nước ngoài…và ở các thời điểm khác nhau rồi kiểm tra những nguyên tắc, phương pháp được áp dụng có nhất quán hay ko?

4.3.2.1 Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ mua hàng

d Sự ghi chép đầy đủ (không thiếu và không bỏ sót):

+ Kiểm tra sự đánh số liên tục của các đơn đặt mua hàng, biên bản kiểm nghiệm,

phiếu nhập kho và kiểm tra tính liên tục của báo cáo nhận hàng, nhật ký mua hàng, các chứng từ này phải đảm bảo đầy đủ và chặt chẽ

+ Kiểm toán viên có thể chọn mẫu một số hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho để

đối chiếu với nhật ký mua hàng hoặc báo cáo nhận hàng để xem có bỏ sót không

+ Đối chiếu số liệu giữa chứng từ mua hàng với sổ nhật ký mua hàng, sổ chi tiết

NVL nhằm kiểm tra các nghiệp vụ đã phát sinh thì đã được ghi chép đầy đủ trên

sổ sách

+ So sánh số liệu tổng cộng về số lượng trên sổ chi tiết phải khớp đúng với thẻ kho,

với báo cáo mua hàng theo từng loại hàng Số tiền trên bảng tổng hợp chi tiết phải khớp đúng với sổ tổng hợp

4.3.2.1 Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ mua hàng

e Sự phân loại:

+ KTV kiểm tra ngay trên chứng từ mua hàng để xem trên chứng từ này đã ghi rõ

người bán hay từng loại hàng hoá chưa, việc định khoản đã đúng chưa (định khoản trên hoá đơn do đơn vị hay người bán định khoản)

+ Sau đó đối chiếu với sổ chi tiết vật tư hàng hóa mua vào hay sổ chi tiết phải trả

nhà cung cấp

4.3.2.1 Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ mua hàng

f Ghi chép đúng kỳ:

 So sánh ngày tháng trên chứng từ hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, biên bản

kiểm nghiệm, báo cáo nhận hàng với ngày tháng ghi trên các sổ thương vụ có liên quan, như sổ kế toán tổng hợp, chi tiết, nhật ký mua hàng, báo cáo mua

4.3.2.2 Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ thanh toán

(Về các khía cạnh và thủ tục để thu thập bằng chứng tương tự như kiểm tra chi tiết nghiệp vụ thu tiền bán hàng ở chương 3)

4.3.3 Kiểm tra chi tiết số dư các tài khoản

- So sánh tổng chi phí mua ngoài của kỳ này so với kỳ trước (thực chất là số luỹ kế phát sinh bên Có

TK 331), kết hợp xem xét trong mối quan hệ với các yếu tố khác như: quy mô sản xuất kinh doanh, giá cả trên thị trường

- Kiểm tra danh mục người bán, danh mục các khoản phải trả kết hợp với các thông tin khác để xác định tính hợp lý của các khoản phải trả người bán.

- Kiểm toán viên có thể xem xét tỷ trọng của tổng nợ phải trả trên tổng chi phí mua giữa các kỳ (tỷ trọng này ít biến động giữa các kỳ)

- So sánh danh mục các khoản phải trả với danh mục các nhà cung cấp, đặc biệt quan tâm với những nhà cung cấp không thường xuyên để xem có khả năng xảy ra sai sót trong phân loại nghiệp vụ (thường là những nhà cung cấp bất thường) hoặc các nhà cung cấp với giá trị lớn)

- So sánh tỷ trong tổng dư nợ phải trả người bán trên tổng nợ ngắn hạn hay sử dụng các tỷ suất khả năng thanh toán.

So sánh khoản phải trả của từng đối tượng năm nay với năm trước, kiểm tra và giải thích những biến động bất thường

So sánh thời hạn tín dụng nhà cung cấp với các niên độ trước, với các thời hạn tín dụng đã thương lượng.

4.3.3 Kiểm tra chi tiết số dư tài khoản

Thủ tục kiểm tra chi tiết

* Hiện hữu:

+ Đối chiếu danh sách phải trả nhà cung cấp trên báo cáo công nợ với sổ chi tiết khách hàng

và báo cáo mua hàng, biên bản đối chiếu công nợ (nếu có).

+ Lập và gửi thư xác nhận đến một số nhà cung cấp có khoản tiền phải trả lớn và bất thường, nhà cung cấp chính không còn trong danh sách nợ (nhằm phát hiện không có nghiệp vụ nào bị

bỏ sót)

+ Đối chiếu số xác nhận với số dư trên sổ chi tiết Kiểm tra nếu có sự khác biệt Trường hợp không nhận được thư xác nhận, kiểm tra việc thanh toán các khoản phải trả sau ngày lập báo cáo tài chính.

+ Xem xét hồ sơ các số dư tồn tại quá lâu (như hợp đồng thương mại, )

Ngoài ra:

- Kiểm tra thủ tục và thẩm quền phê chuẩn cũng như dấu hiệu của quá trình kiểm soát nội bộ được để lại trên các chứng từ chứng minh nguồn gốc nợ phải trả người bán và các chứng từ thanh toán nợ cho người bán.

- Kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh vào đầu kỳ kế toán sau để có thêm cơ sở chứng minh cho

cả tính có thật và tính đầy đủ của nghiệp vụ.