Chuyên đề 8: Kỹ năng thuyết trình và trả lời chất vấn của lãnh đạo, quản lý cấp huyện

Chuyên đề KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH VÀ TRẢ LỜI CHẤT VẤN CỦA LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CẤP HUYỆN I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ THUYẾT TRÌNH VÀ TRẢ LỜI CHẤT VẤN Khái niệm - Thuyết trình Thuyết trình thường hiểu trình bày vấn đề trước nhóm người khác cách có hệ thống, chuẩn bị trước điều kiện định Trình bày kết hợp nhiều yếu tố thể mối quan hệ bên có liên quan q trình nghe người khác nói Thuyết trình hay gọi diễn thuyết, nói chuyện trước nhiều người vấn đề cách có hệ thống - Trả lời chất vấn Chất vấn hỏi đề nghị giải thích rõ điều gì, việc Trả lời chất vấn đáp lại, trao đổi, phân tích lý lẽ để làm sáng tỏ vấn đề chất vấn, đưa tình tiết, kiện, phân tích, giải thích làm cho người chất vấn hài lòng, thấy đúng, thấy hay, thuyết phục người chất vấn người khác Vai trò thuyết trình trả lời chất vấn hoạt động quản lý, điều hành công vụ lãnh đạo, quản lý cấp huyện Thuyết trình, trả lời chất vấn nội dung quan trọng hoạt động giao tiếp hành Các hoạt động có động thúc đẩy nhằm mục đích giải vấn đề thực tiễn sống Q trình giao tiếp nói chung, thuyết trình, chất vấn nói riêng người dùng trí tuệ, tình cảm kinh nghiệm gắn kết vào thực tế, thông 199 qua loạt tín hiệu ngơn ngữ, hành động mang tính hành vi ứng xử tốt đẹp người với người Thuyết trình, trả lời chất vấn tác động đến nhận thức, thái độ hành vi đối tượng giao tiếp nhằm đạt thông hiểu, cảm thông lẫn hành động để đạt mục tiêu chung Cụ thể hơn, thuyết trình, trả lời chất vấn làm cho vấn đề, cơng việc trình bày, giải thích rõ ràng, mạch lạc, chi tiết Thơng qua thuyết trình, trả lời chất vấn tạo giá trị chung, tạo đồng thuận hoạt động giao tiếp Khi thực nhiệm vụ đại biểu Hội đồng nhân dân, nhiệm vụ lãnh đạo, quản lý cấp huyện, thuyết trình, trả lời chất vấn kỹ cần thiết quan trọng phải nghiên cứu, trau dồi, rèn luyện thực cách có hiệu Yêu cầu phát triển rèn luyện kỹ thuyết trình lãnh đạo, quản lý cấp huyện - Các yêu cầu nhằm thực nhiệm vụ lãnh đạo, quản lý cấp huyện: + Lãnh đạo điều hành công việc Ủy ban nhân dân, ủy viên Ủy ban nhân dân cấp huyện; + Lãnh đạo, đạo quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện; + Lãnh đạo chịu trách nhiệm hoạt động hệ thống hành nhà nước từ huyện đến sở, bảo đảm tính thống nhất, thơng suốt hành chính; + Chỉ đạo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã; + Tổ chức việc tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật, tiếp công dân theo quy định pháp luật - Các yêu cầu công tác quản lý nguồn nhân lực: + Khuyến khích động viên cán bộ, công chức thực nhiệm vụ; + Tạo bầu khơng khí tốt, mơi trường làm việc lành mạnh; 200 + Khuyến khích học tập phát triển đội ngũ cán bộ, công chức - Yêu cầu phục vụ nhân dân: + Thuyết phục nhân dân thực pháp luật; + Duy trì an ninh trật tự đảm bảo pháp luật thực thi công dân chủ; + Tăng cường mối quan hệ tốt đẹp quyền địa phương nhân dân, cộng đồng Trách nhiệm hậu trả lời chất vấn lãnh đạo, quản lý cấp huyện - Thứ nhất, trách nhiệm với công việc, nhiệm vụ, bổn phận, pháp lý: + Thực thi công vụ, làm việc phải làm, làm cách tự giác; + Chịu trách nhiệm: chế tài liên quan đến kỷ luật, vật chất, hình - Thứ hai, trách nhiệm với người, mối quan hệ, đạo đức: + Thực thi công vụ tốt, đắn, thái độ thể đáng làm, nên làm; + Chịu trách nhiệm cách ứng xử, quan hệ Chế tài: lên án, không hợp tác, lòng tin - Thứ ba, trách nhiệm trị: + Thực thi cơng vụ tốt mối quan hệ chung với ý nghĩa chung hệ thống; + Chịu trách nhiệm với kết quả, hậu Cần có chế tài cụ thể, tín nhiệm, bị bãi nhiệm - Thứ tư, trách nhiệm xã hội: + Phạm vi trách nhiệm rộng, lớn, ảnh hưởng đến phát triển chung xã hội, cộng đồng; + Vấn đề đề cập đến vấn đề mang tính xã hội, ảnh hưởng đến người, văn hóa, đạo đức, truyền thống 201 Hậu việc thuyết trình lớn, nguy hại kết khơng đạt ý muốn Có thể có số vấn đề khơng mong muốn xảy như: - Nhiệm vụ hồn thành kết khơng cao, khơng hồn thành; - Khơng thuyết phục đối tác, cộng sự, nhân dân; - Ảnh hưởng đến phát triển địa phương; - Ảnh hưởng đến uy tín lãnh đạo Một số yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng thuyết trình trả lời chất vấn lãnh đạo, quản lý cấp huyện a) Đặc điểm giao tiếp thực thi công vụ lãnh đạo, quản lý cấp huyện Thuyết trình trả lời chất vấn hoạt động thuộc giao tiếp công vụ lãnh đạo, quản lý cấp huyện Như vậy, hoạt động giao tiếp với đặc trưng ảnh hưởng trực tiếp đến thuyết trình trả lời chất vấn lãnh đạo, quản lý cấp huyện Giao tiếp cơng vụ có số đặc điểm sau: - Phản ánh cấu quyền lực tổ chức: đặc điểm phản ánh tính thứ bậc công vụ Các hành vi giao tiếp cụ thể tranh luận trực tiếp hay gián tiếp thông qua văn bản… trực tiếp ngầm định phản ánh thông tin vị bên tham gia giao tiếp thông qua thẩm quyền, cách thức xưng hô, hay cách lựa chọn công cụ giao tiếp khác nữa… Đây khía cạnh đặc thù giao tiếp công vụ mà không thấy rõ loại hình giao tiếp khác Một phần lý tính chặt chẽ quy định công cụ, cách thức giao tiếp bên giao tiếp công vụ quy định cụ thể, rõ ràng quy phạm pháp luật - Tính định hướng: nỗ lực giao tiếp riêng lẻ hay có hệ thống q trình thực thi cơng vụ hướng vào thực chức năng, nhiệm vụ cá nhân, đơn vị Do vậy, hoạt động giao tiếp thực q trình thực thi cơng vụ thiết kế, điều chỉnh hướng thực thi công vụ quản lý việc thực thi công vụ 202 - Công khai: đặc điểm bao gồm hai khía cạnh Một là, hoạt động giao tiếp cơng vụ diễn địa điểm công sở Hai là, giao tiếp cơng vụ từ phía cán bộ, cơng chức hướng tới cơng khai hóa mục tiêu cách thức hành động mục tiêu cụ thể, quy trình, thủ tục, định quản lý hành nhà nước - Tương tác: giao tiếp cơng vụ hoạt động tương tác, phối hợp với nhiều đối tượng khác nhằm thực chức phục vụ công dân tổ chức Giữa quan, đơn vị cá nhân cần có tương tác nhằm hướng tới hiểu biết qua lại phối hợp tốt thực chức năng, nhiệm vụ chuyên biệt nhiệm vụ chung - Đa dạng hình thức thể hiện: có nhiều hình thức giao tiếp quy định sử dụng q trình thực thi cơng vụ: trực tiếp, gián tiếp; văn bản, ngữ; nội tổ chức, với bên ngồi, v.v… Mỗi hình thức lại có phạm vi ảnh hưởng khác đến bên tham gia giao tiếp - Văn cơng cụ thức quan trọng nhất: chất giao tiếp gắn với thông tin Thông tin thể dạng văn có lợi định so với hình thức giao tiếp ngữ hay điệu bộ, cử khác Văn cơng cụ giúp cố định hóa thơng tin; truyền thơng tin cách nhanh chóng, xác kinh tế; lưu giữ thơng tin lâu dài Chính thế, văn xác định công cụ giao tiếp thức quan trọng giao tiếp cơng vụ b) Môi trường giao tiếp thực thi công vụ lãnh đạo, quản lý cấp huyện Các yếu tố thuộc môi trường giao tiếp thường phân chia thành: - Các yếu tố bên tổ chức: văn hóa tổ chức có ảnh hưởng lớn tới hoạt động thực cơng vụ tổ chức Nói cách khái quát, văn hóa hay “lối sống” quan, tổ chức ảnh hưởng mang tính định đến hiệu giao tiếp công vụ Cụ thể hơn, yếu tố văn hóa tổ chức là: + Mục tiêu tổ chức: mục tiêu chung tổ chức cụ thể thành hiệu, phương châm hành động - thành văn bất thành văn trì tổ chức; 203 + Lịch sử quan, tổ chức; + Cơ cấu tổ chức: cách thức phân công, phối hợp chức năng, nhiệm vụ; số lượng nhân viên lực họ so với chức trách mà họ gánh vác; + Hệ thống quy trình, thủ tục làm việc; + Các chuẩn mực xử sự, nghi thức, nghi lễ; + Năng lực (về tầm nhìn, hiểu biết, kĩ mức độ thành thục chuyên môn, giao tiếp), tâm huyết đội ngũ lãnh đạo, quản lý; + Bản thân bên tham gia giao tiếp; + Hoàn cảnh thời quan, tổ chức: tổ chức thành công? Đang gặp nhiều trở ngại? Đang khủng hoảng? Hay giai đoạn trì trệ?, v.v ; + Điều kiện sở vật chất - Các yếu tố bên tổ chức, bao gồm: + Tình hình kinh tế, trị, xã hội quốc gia, địa phương, ngành, quan, đơn vị; + Tình hình địa lý, tự nhiên thời tiết; + Hệ thống sách, thủ tục ngành, hệ thống tổ chức cá nhân thành viên chịu trách nhiệm phục tùng; + Xu hướng, cách thức giao tiếp dân tộc, cộng đồng dân cư nơi công sở đóng trụ sở; + Mức độ phát triển khoa học công nghệ, công nghệ thông tin truyền thơng; tính phổ biến ứng dụng tiến ngành, cộng đồng c) Yếu tố tâm lý Có số vấn đề tâm lý mà bên tham gia giao tiếp thơng qua thuyết trình trả lời chất vấn dễ mắc phải như: tâm lý chủ quan, độc quyền, gây khó dễ từ phía cán bộ, công chức tâm lý e ngại, lo sợ bị gây khó khăn, bất cần, 204 bng xi, biết việc mình, … từ phía cơng dân tổ chức Thay đổi tâm lý đòi hỏi chuyển biến sâu sắc thực chất nhận thức vai trò nhà nước đời sống xã hội, kèm theo sách, kỹ thuật cụ thể để đảm bảo chuyển biến Các hoạt động thuyết trình trả lời chất vấn diễn khoảng thời gian dài định, cần tính đến phản ứng, nhu cầu định thể chất theo quy luật chung thể Chính vậy, giải lao giờ, thay đổi hoạt động… biện pháp quan trọng cho phép hỗ trợ q trình trao đổi thơng tin diễn cách hiệu II THUYẾT TRÌNH CỦA LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CẤP HUYỆN Các loại thuyết trình thường gặp lãnh đạo, quản lý cấp huyện Có loại thuyết trình mà lãnh đạo, quản lý cấp huyện thực theo nội dung hồn cảnh thuyết trình sau: - Trình bày báo cáo công tác Đây loại thuyết trình bản, quan trọng lãnh đạo, quản lý cấp huyện Các báo cáo công tác thường tập trung vào thực nhiệm vụ, vấn đề cần giải cần chuẩn bị kỹ lưỡng nhằm đáp ứng yêu cầu đối tượng nghe - Trình bày nghị quyết, văn nhà nước cấp cho cấp Loại thuyết trình thiên trị, mang đậm tính trị; giải thích chế độ, sách - Trình bày báo cáo chun đề Loại thuyết trình có nội dung thực nhiệm vụ theo chuyên đề, dự án kinh tế xã hội Yêu cầu tính mục tiêu, tính hiệu quả, phương án Loại trình bày theo chuyên đề có phần liên quan đến cơng việc thuyết phục nhân dân, giải thích với nhân dân trường hợp thực sách nhà nước Q trình thuyết trình a) Cơng tác chuẩn bị thuyết trình 205 - Xác định chủ đề Xác định chủ đề xác định rõ nội dung trình bày, hướng trình bày Chủ đề xác định dựa sở: theo yêu cầu quan cấp trên, theo yêu cầu, chức năng, nhiệm vụ; theo chủ đề bên liên quan đặt hàng; theo vấn đề mà họp, hội nghị xác định theo kế hoạch; theo vấn đề, nội dung chế độ, sách, chương trình dự án; theo sở thích cá nhân, lĩnh vực nắm - Xác định mục tiêu Xác định mục đích, mục tiêu thuyết trình, phát biểu phải trả lời: Muốn đưa đến cho người nghe gì? Và điều ta muốn nhận từ buổi thuyết trình? Thơng thường, nhà nghiên cứu đưa kỹ thuật xác định mục tiêu SMART nhằm đảm bảo mục tiêu mang tính cụ thể, đo lường được, vừa sức, khả thi có hạn định - Tìm hiểu đối tượng nghe thuyết trình Để đạt đồng điệu người tham dự người nói, người thuyết trình cần có hiểu biết định đối tượng nghe thuyết trình Một cách tìm hiểu đối tượng người nghe buổi thuyết trình, người ta dùng phiếu phân tích Phiếu phân tích thính giả cơng cụ giúp tìm hiểu thơng tin đối tượng (xem Hộp 9.1) Ngồi ra, việc tìm hiểu thính giả tiến hành nhiều cách Ví dụ xem danh sách (trích ngang) khách mời, tới dự buổi sinh hoạt trước sinh hoạt thường kỳ, tiếp xúc với vài cá nhân chờ đợi, yêu cầu người tổ chức báo cáo sơ thơng tin cần thiết Việc tìm hiểu đối tượng nghe thuyết trình khơng thực khâu chuẩn bị mà tiếp tục lúc trình bày, nói chuyện cách quan sát, nắm bắt phản hồi họ để điều chỉnh nội dung phương pháp truyền đạt - Chuẩn bị nội dung thuyết trình 206 Chuẩn bị nội dung thuyết trình kỹ lưỡng tránh sai sót trình bày nhiêu thành công cao Khi chuẩn bị nội dung thuyết trình, cần thực số công việc sau: + Một là, nghiên cứu tập hợp thông tin chung liên quan, chuẩn bị tài liệu, tư liệu Nhìn chung, thường có loại thông tin, tư liệu cần chuẩn bị là: thông tin phải biết (những điều cần cung cấp để người nghe nắm rõ), thông tin cần biết (những điều minh chứng rõ thêm, tạo thêm thuyết phục người nghe), thông tin nên biết (những tư liệu, thực tế mơ hình, số liệu làm phong phú nội dung trình bày) Hộp 9.1 Phiếu phân tích thính giả Người nghe (người thực tiếp nhận trình bày)? Ta biết họ (tuổi tác, giới tính, học vấn, vị trí xã hội, trách nhiệm nghề nghiệp, xu hướng trị, tơn giáo, tảng văn hóa, kiến thức chủ đề, động thính giả tới nghe thuyết trình)? Thái độ họ ta nào? Thái độ họ chủ đề? Thái độ họ đến nghe thuyết trình? Thính giả muốn biết chủ đề? Ta cần cho thính giả biết gì? Phản hồi nhận từ thính giả gì? Những thơng tin cụ thể đáp ứng mối quan tâm từ phản hồi đó? Ngồi ra, lãnh đạo, quản lý cấp huyện cần nắm rõ điều kiện, hoàn cảnh thuyết trình Do vậy, cần thu thập thơng tin về: số người tham dự, thời gian bắt đầu thời gian làm việc; hội trường, phòng họp, sân bãi, loa đèn, bảng, 207 bục, nơi đứng trình bày; mơi trường khí hậu Lãnh đạo, quản lý cấp huyện cần biết để chủ động chuẩn bị cho phù hợp, đề xuất khắc phục bất lợi Các câu hỏi đặt trước thuyết trình cần tập trung vào danh sách liệt kê Hộp 9.2 + Hai là, chuẩn bị nội dung thuyết trình Có thể chuẩn bị nội dung nói chuyện giấy, lập đề cương chi tiết ý cần phải trình bày dẫn chứng, số liệu để minh họa cho ý Trong đề cương thuyết trình phải nêu bật điểm chính, ví dụ, dẫn chứng để làm rõ nét chủ đề phải ghi rõ thời gian dành cho mục bao nhiêu, để tránh trình bày miên man, sa đà, lệch trọng tâm (xem Hộp 9.3) Hộp 9.2 Các câu hỏi cần đặt trước thuyết trình Người nghe có thích chủ đề khơng? Người nghe có đủ kiến thức cập nhật cho chủ đề khơng? Mục tiêu gì? Có cần lưu ý thời gian? Người nghe có thời gian? Đối tượng đại biểu ai? Ngôn ngữ sử dụng? Thơng điệp gì? Hộp 9.3 Đề cương buổi thuyết trình Phần mở đầu: Làm để gây ấn tượng thính giả? - Đưa ý tưởng, thơng điệp chính; - Trình bày lập luận chính; 208 Vấn đề mà câu hỏi đặt cần thu thập thông tin đầy đủ cho phần trả lời Khi lấy thông tin, cần ý loại thơng tin là: - Thơng tin lý thuyết, đạo từ văn bản, pháp luật Đây dạng thơng tin thống; - Thơng tin thực tiễn từ thực tế sống, từ hoạt động công vụ, từ báo cáo trực tiếp thực nhiệm vụ; - Thông tin dạng số, minh chứng vật, người thực Người trả lời chất vấn cần chuẩn bị kỹ câu trả lời thể khía cạnh: thứ nhất, chuẩn bị từ trước biết nội dung câu hỏi thứ hai, chuẩn bị chỗ hỏi b) Chọn phương án trả lời Chọn phương án cách thức trả lời có ý nghĩa quan trọng, vừa nói lên chuẩn bị chu đáo, vừa nói lên tính chặt chẽ lơgic cách tư người trả lời Có thể sử dụng cách trả lời khác để tăng thêm tính thuyết phục như: - Trả lời thẳng vấn đề, rõ ràng; - Trả lời theo lối dẫn dắt phần tiếp phần kia; - Trả lời kiểu vòng vo né tránh cần thiết; - Trả lời kiểu “chuyền bóng” cho người khác; - Trả lời kiểu đưa kết luận không bàn cãi thêm; - Trả lời kiểu “gây sốc” với số liệu, hình ảnh, minh chứng c) Đánh giá phần trả lời Đánh giá trả lời chất vấn cách thức thu thập thông tin sau trả lời chất vấn xem có đạt mục tiêu hay khơng, có cần rút kinh nghiệm khơng Các đánh giá tập trung vào khía cạnh như: - Nội dung câu trả lời đáp ứng vấn đề câu hỏi đặt ra; 221 - Tính đắn, phù hợp với chủ trương, đường lối phát triển chung; - Tính thuyết phục lơgic; - Sự thỏa mãn, hài lòng người hỏi công chúng câu trả lời; - Phần để lại tiếp tục triển khai sau trả lời chất vấn; - Thái độ người trả lời người chất vấn d) Hoạt động sau trả lời chất vấn Sau trả lời chất vấn có vấn đề nêu cần phải triển khai, nên tổ chức thành nhóm vấn đề để tổ chức thực Thiết lập hệ thống thông tin báo cáo định kỳ thường xuyên Thông tin cho người chất vấn người quan tâm cần thiết Những vấn đề trả lời chất vấn cần lưu giữ theo dõi cẩn thận, công việc hứa làm, mục tiêu cần đạt, vấn đề giải nội dung cá nhân tổ chức theo dõi xem sau trả lời chất vấn có triển khai thực khơng Cách trả lời chất vấn Căn vào dạng câu hỏi, nội dung câu hỏi, cách hỏi để có cách trả lời khác nhằm đạt hiệu cao Thường có số dạng câu hỏi chất vấn sau: - Câu hỏi mang tính đột phá: loại câu hỏi loại câu hỏi có tính đột phá làm trọng tâm cho câu hỏi khác thành chuỗi câu hỏi - Câu hỏi có - không, - sai: loại câu hỏi cần phương án trả lời rõ ràng Loại câu hỏi dạng câu hỏi để khẳng định nội dung vấn đề để dẫn dắt vấn đề bước - Câu hỏi có nhiều phương án để chọn trả lời: loại câu hỏi sâu vào tìm hiểu câu trả lời theo chọn phương án nào, lại chọn phương án Chuẩn bị cho loại câu hỏi phải kỹ lưỡng cho phương án, mặt mặt chưa 222 - Câu hỏi có tính “kích động”, “truy sát”: dạng câu hỏi mang tính khiêu khích, liên hồi, gay gắt, kích động người trả lời, đưa người ta vào bị động, khó khăn, xúc, khó tự chủ - Các dạng hỏi khác như: nhẹ nhàng sâu sắc; dẫn dắt theo chuỗi câu hỏi tưởng không đâu vào đâu; hỏi kiểu “mớm cung”; hỏi không theo chiều thuận vấn đề; hỏi mở để rộng đường cho người giải a) Trả lời thẳng vào vấn đề Với trách nhiệm cao thực thi công vụ, lãnh đạo, quản lý cấp huyện cần trả lời chất vấn cách đàng hoàng, thẳng thắn, trung thực Nội dung vấn đề câu hỏi nêu cần giải thích, trả lời tường minh, rõ ràng làm cho người hỏi hài lòng, gây uy tín cho cá nhân người trả lời Trả lời thẳng vào vấn đề cách rõ ràng, khúc chiết tình như: - Vấn đề tường minh, cần nói rõ ràng; - Những kết đạt rõ ràng, nhiệm vụ kế hoạch; - Chính sách, chế độ tường minh, đồng bộ, khơng gây chênh lệnh lớn người hưởng lợi; - Những nội dung cơng việc hồn tồn sáng rõ; - Là vấn đề cơng khai, khơng phải bí mật hay hạn chế; - Bản thân hiểu vấn đề, thành thạo thực thi, nắm vững thông tin b) Trả lời dài dòng Nhiều cần phải trả lời dài dòng người hiểu việc Trả lời dài làm rối lên, làm lộn xộn, không đâu vào đâu, mà thực trả lời với đủ thông tin để làm rõ vấn đề mà trả lời ngắn không đáp ứng Trong trường hợp khơng giải đáp vấn đề gộp nhiều vấn đề lại để trả lời, tránh chồng chéo trả lời nhiều câu hỏi vấn đề Trả lời dài dòng trường hợp: 223 - Nội dung vấn đề phức tạp, nhiều yếu tố liên quan; - Vấn đề xảy lâu, cần giải thích rõ ràng, phải trích lục văn cũ, quy định cũ; - Trả lời gộp số vấn đề liên quan; - Cần nhiều minh chứng, thực tế sống; - Khả tổng hợp chưa tốt, kỹ trả lời hạn chế thường trả lời dài dòng c) Trả lời loanh quanh Trong nhiều trường hợp cần thực trả lời loanh quanh, dẵn dắt đó, khơng thẳng vào nội dung Có thể áp dụng cách trả lời trường hợp sau: - Trả lời thông qua cách dẫn dắt phần, bước, đoạn để đến đích xa - Nội dung vấn đề thẳng vào để giải quyết, vấn đề nhạy cảm chẳng hạn, nên chủ động trả lời quanh co, loanh quanh nội dung - Cần tiêu tốn thời gian, “câu giờ” với trả lời chung chung - Câu hỏi dạng lấp chỗ trống, không sâu sắc, chung chung d) Trả lời ngắn, có - khơng Cách trả lời ngắn, - sai, có - khơng thường sử dụng loại câu hỏi yêu cầu trả lời ngắn gọn, hay đơn giản dạng trả lời “đúng” hay “sai”, “có” hay “khơng” Trả lời theo cách cần thận trọng nhiều câu hỏi mang tính dẫn dắt, đưa người trả lời vào đường dọn sẵn, nhiều không theo ý người trả lời, hay để gạt bỏ nội dung trả lời người trả lời chất vấn nhằm hạ uy tín, bác bỏ kết đạt Vì thế, cần phải suy nghĩ, đoán ý đồ người hỏi trước trả lời đơn giản là: “có” hay “khơng”, “đúng” hay “sai” 224 Một số vấn đề cần lưu ý trả lời chất vấn Trả lời chất vấn nhiệm vụ quan trọng không ảnh hưởng đến công việc chung Ủy ban nhân dân mà ảnh hưởng trực tiếp đến thực cơng việc, đến uy tín cá nhân lãnh đạo, quản lý cấp huyện Do đó, q trình thực trả lời chất vấn, lãnh đạo, quản lý cấp huyện cần lưu ý số vấn đề sau: a) Xác định vấn đề chất vấn thuộc chức năng, nhiệm vụ quyền hạn hay khơng Định hình vấn đề chất vấn để nội dung trả lời phạm vi chức trách lãnh đạo, quản lý cấp huyện, tránh tình trạng trả lời nội dung vấn đề khơng thuộc thẩm quyền mình, có trường hợp trả lời Trong trả lời chất vấn, xác định vấn đề chất vấn sau chọn nội dung trả lời Việc xác định vấn đề chất vấn cho thấy lực đánh giá tình hình chung, lực xét đốn vấn đề, lực thực nhiệm vụ người trả lời, đồng thời cho biết nhanh trí, khơn ngoan, thơng minh xử lý người trả lời chất vấn Nội dung trả lời thông tin quan trọng, hữu dụng cho phần trả lời chất vấn b) Đặc điểm đối tượng chất vấn Trong trả lời chất vấn, vấn đề quan trọng thái độ thỏa mãn người chất vấn người nghe Nếu họ hài lòng với nội dung trả lời chất vấn trả lời chất vấn thành cơng Để trả lời chất vấn thành cơng, cần có hiểu biết định đặc điểm đối tượng chất vấn Ví dụ như: cần phải biết họ ai, thuộc thành phần nào, trình độ, hiểu biết chung, thơng tin vấn đề chất vấn họ có nhiều khơng, trạng thái tâm lý họ chất vấn Hiểu rõ đối tượng để chuẩn bị đầy đủ phương diện như: nội dung trả lời, trạng thái tâm lý tham gia trả lời chất vấn Người trả lời chất vấn cần phải tránh tâm trạng lo lắng, hồi hộp, sợ trả lời khơng đáp ứng yêu cầu người chất vấn; cần xác định tâm trạng thoải mái, cho việc tốt đẹp, làm tốt cơng việc trả lời, thứ biết 225 c) Mơi trường trả lời chất vấn (cơ quan, nơi dân cư trú, ) Môi trường mà lãnh đạo, quản lý cấp huyện trả lời chất vấn khác nhau, nên cần xây dựng cách thức trả lời phù hợp nhằm đáp ứng yêu cầu người chất vấn Khi thực hoạt động trả lời chất vấn cần lưu ý đến số môi trường như: quan làm việc, nơi dân cư trú, họp Hội đồng nhân dân, hay trả lời phương tiện thông tin đại chúng Trong môi trường nào, người trả lời chất vấn cần lưu ý: - Nội dung trả lời phải đảm bảo tính đắn, tính phù hợp xác - Thận trọng trả lời chất vấn, vấn đề liên quan đến nhiều người, mang tính cơng cộng, xã hội rộng lớn - Làm chủ tình thế, khơng để vụ làm che vấn đề lớn, khơng để rơi vào trạng thái tâm lý bất ổn, nóng giận, bình tĩnh Cần thể thiện chí, tinh thần xây dựng, cầu thị có trách nhiệm IV NHỮNG KỸ NĂNG CẦN THIẾT CHO THUYẾT TRÌNH VÀ TRẢ LỜI CHẤT VẤN CỦA LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CẤP HUYỆN Kỹ phân tích vấn đề a) Xác định vấn đề Vấn đề khác biệt trạng thái trạng thái mong muốn vật tượng Khả tìm giải pháp cho vấn đề phức tạp phẩm chất quan trọng người quản lý giỏi Q trình tư hành động có cấu trúc logic giúp người quản lý tăng khả tìm giải pháp tốt Có nhiều vấn đề thường gặp công việc Thực tế tồn vấn đề, tức câu hỏi đặt cần có câu trả lời, phải giải quyết, vấn đề: - Thiếu lập kế hoạch kém; - Thiếu truyền thông, giao tiếp kém; 226 - Thiếu hiểu biết, thiếu thông tin cần thiết; - Mục tiêu không rõ ràng; - Thiếu thời gian; - Công cụ khơng thích hợp; - Thiếu nguồn lực (con người, tài chính….); - Thiếu ủng hộ… Khơng giải vấn đề cụ thể, liên quan trực tiếp đến hoạt động thường xun gặp nhiều khó khăn hoạt động công vụ vấp váp hoạt động trả lời chất vấn b) Phân tích vấn đề Khi phân tích vấn đề, cần hiểu vấn đề thực chất câu hỏi, tình chưa rõ ràng, u cầu phải có hướng giải phù hợp Thông thường, người ta xem vấn đề có nhiều lớp, nhiều tầng bậc khác Các lớp vấn đề xác định sau: - Lớp bên ngoài: lớp bên biểu nguyên nhân vấn đề - Lớp giữa: nhìn thấy người khác phải chịu trách nhiệm, chúng gây vấn đề, nạn nhân, lỗi người khác gây - Lớp bên trong: xác định vai trò giữ, phải làm để giúp tìm giải pháp Xác định trách nhiệm thuộc ai, người hay máy móc, hay chế vận hành Vấn đề giải nghiên cứu nhìn nhận cách rõ ràng Điều quan trọng khơng làm thời gian không giải vấn đề thực Kỹ thu thập, xử lý thông tin a) Thu thập thơng tin 227 Trong hoạt động mình, lãnh đạo, quản lý cấp huyện cần xây dựng cho kênh khác để thu thập thông tin phục vụ cho hoạt động thuyết trình, trả lời chất vấn Trong hoạt động thuyết trình trả lời chất vấn, cần tập trung nghe ghi chép vấn đề (câu hỏi) mà thành viên khác nêu cách tích cực Lắng nghe người khác thuyết trình trả lời chất vấn để hiểu đối tượng, để thể tôn trọng đối tượng Lắng nghe giúp bên tác động đến hành vi họ cách hiệu Việc lắng nghe trình thuyết trình trả lời chất vấn phải tiến trình chủ động, tự nguyện Lắng nghe tạo bầu khơng khí cho phép người lãnh đạo, quản lý đặt yếu tố cảm tính sang bên hướng yếu tố hợp lý trình thảo luận giải vấn đề Để khơng nghe nhầm, nên tạo thói quen ghi lại giấy Vừa ghi nhớ vừa hỏi lại từ có nhiều nghĩa từ đồng âm khác nghĩa, danh từ riêng, hay thông tin quan trọng như: số, ngày Phải ghi lại thông tin chủ đề, thời gian, tên người, số liệu, nội dung trao đổi bên b) Xử lý thơng tin Trong hoạt động thuyết trình trả lời chất vấn, hoạt động xử lý thông tin nhằm mục đích phân tích, xếp, quản lý thơng tin cách hiệu phục vụ cho sử dụng thơng tin xử lý vào hoạt động thuyết trình trả lời chất vấn Xử lý thông tin thực giai đoạn khác thuyết trình, trả lời chất vấn: giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn tiến hành sau thuyết trình, trả lời chất vấn Trong xử lý thông tin cần thực nội dung sau: - Xử lý, phân tích làm “tinh” thông tin, không để dạng thô sau thu thập thông tin; - Phân loại thông tin xử lý “tinh” thành loại khác tùy theo cách mà người xử lý mong muốn Đối với hoạt động thuyết trình trả lời chất 228 vấn, lãnh đạo, quản lý cấp huyện nên phân thành loại như: trị, lĩnh vực chun mơn, kinh tế, xã hội, đề án,… - Lưu giữ theo yêu cầu mục đích lãnh đạo, quản lý cấp huyện, theo tên nội dung (file) liệu để chỗ (tệp) dễ tìm - Thường xuyên cập nhật, bổ sung số liệu, báo cáo, minh chứng Kỹ nói nghe q trình thuyết trình trả lời chất vấn a) Kỹ nói thuyết trình trả lời chất vấn Trong hoạt động thuyết trình, trả lời chất vấn, kỹ nói đóng vai trò quan trọng Nói khơng hoạt động sử dụng ngôn từ để biểu đạt ý nghĩ, ý tưởng người nói, mà bao hàm hoạt động nói với thơng điệp ngơn từ ngơn ngữ cử chỉ, phi ngôn từ Để thông điệp đơn giản, dễ hiểu, có sức thuyết phục thuyết trình trả lời chất vấn, lãnh đạo, quản lý cấp huyện cần ý: - Sử dụng từ ngữ phổ thông, gần gũi với sống, phù hợp với đối tượng - Tránh dùng thuật ngữ chuyên môn phức tạp Nếu sử dụng thuật ngữ cần giải thích rõ - Suy nghĩ cách rõ ràng điều định nói Diễn tả ý tưởng dứt khốt, thẳng vào chủ đề - Nói ngắn gọn, đọng, kết cấu câu đơn giản diễn đạt theo trật tự lơgíc - Sử dụng hình ảnh, từ ngữ sống động, hình tượng quen thuộc, chuyển từ phức tạp thành đơn giản, điều khó hiểu thành dễ hiểu Khi nói nên tránh lỗi dễ gặp phải như: - Nói khơng có bố cục rõ ràng; trình bày dài dòng khơng cần thiết - Nội dung nói khơng mạch lạc, thiếu logic 229 - Thiếu quan tâm tới thái độ, mức độ nắm bắt vấn đề đối tượng khác - Sử dụng cách xưng hô chưa hợp lý; sử dụng ngôn từ cách diễn đạt thiếu nhã nhặn, lịch thiệp; dùng lời lẽ thiếu nghiêm túc, có tính mỉa mai, châm chọc, xúc phạm người khác - Tránh thói quen ngắt lời người khác để trình bày ý kiến mình, thích “thể hiện” Cần đồng cảm với người khác, đặt vào vị trí người khác để xem xét, đánh giá quan điểm, ý kiến họ b) Kỹ nghe thuyết trình trả lời chất vấn Nghe biết lắng nghe hoạt động cần thiết lãnh đạo, quản lý cấp huyện, để thu nhận thông tin cách hiệu cần tập trung vào người nói khuyến khích người nói giao tiếp, hoạt động thuyết trình trả lời chất vấn - Tập trung ý vào người nói, thể sau: + Thái độ tích cực nhiệt tình, + Duy trì ánh mắt thường xuyên thời gian ngắn, + Tập trung nghe hiểu - Khuyến khích người nói, thể sau: + Tạo hội cho người nói trình bày; + Khuyến khích lời khơng lời qua cử chỉ, ánh mắt; + Hỏi thăm cách lịch sự, động viên người nói - Vấn đề nghe lắng nghe cách tích cực có khác nhau, nghe tích cực thể sau: + Nhắc lại, thể thấu hiểu, gợi ý; + Cần có cảm giác tốt thời điểm nói nghe; + Duy trì quan tâm; 230 + Tránh hiểu xa, cần kiểm tra ý nghĩa, tính xác thơng điệp Hơn nữa, hoạt động thuyết trình trả lời chất vấn cần phải tránh phản ứng kiểu phán xét, cố gắng loại trừ sai lệch nhận thức chủ quan CÂU HỎI THẢO LUẬN Câu hỏi ơn tập a) Hãy trình bày mục đích thuyết trình trả lời chất vấn lãnh đạo, quản lý cấp huyện, phân tích trách nhiệm hậu trả lời chất vấn b) Hãy phân tích q trình thuyết trình Trong q trình đó, khâu khâu quan trọng? c) Hãy mơ tả q trình trả lời chất vấn, phân tích vai trò quan trọng khâu chuẩn bị theo dõi hoạt động sau trả lời chất vấn d) Hãy phân tích ảnh hưởng yếu tố tâm lý đến chất lượng thuyết trình trả lời chất vấn Bài tập thực hành a) Bài tập thực hành phần kỹ thuyết trình: Yêu cầu: Chọn chủ đề liên quan đến công việc lãnh đạo, quản lý cấp huyện như: quy hoạch phát triển kinh tế địa phương, phát triển giao thông, vấn đề dân số, vấn đề giáo dục, quản lý đất đai,… để thuyết trình Cách làm: - Chia thành nhóm, từ - người; - Xây dựng đề cương thuyết trình; - Một thành viên nhóm thực thuyết trình khoảng thời gian 10 phút; - Nhận xét, đánh giá b) Bài tập thực hành phần kỹ trả lời chất vấn: Bài tập đóng vai: người chất vấn người trả lời chất vấn phiên họp Hội đồng nhân dân cấp huyện 231 Chọn chủ đề trả lời chất vấn liên quan đến công việc lãnh đạo, quản lý lãnh đạo, quản lý cấp huyện như: vấn đề vệ sinh môi trường, vấn đề dân số, vấn đề giáo dục, quản lý đất đai, quy hoạch phát triển kinh tế địa phương, quy hoạch phát triển giao thông vấn đề cộm mang tính thời như: chạy chức, chạy quyền, tham nhũng, nạn phong bì, chống người thi hành cơng vụ, … Cách làm: - Chia thành nhóm, từ - người - Xây dựng đề cương phần chất vấn trả lời chất vấn - Phân vai cho thành viên nhóm thực chất vấn trả lời chất vấn thực hành khoảng thời gian 10 phút - Nhận xét, đánh giá TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ Tài liệu đào tạo, bồi dưỡng đại biểu Hội đồng nhân dân cấp tỉnh nhiệm kỳ 2011 - 2016 NXB Chính trị - Hành chính, Hà Nội, 2011 Học viện Hành Quốc gia Giáo trình Quản lý phát triển tổ chức hành nhà nước NXB Giáo dục, Hà Nội, 2006 Robert Heller Lãnh đạo hiệu (Leading Effectively) NXB Tổng hợp TP Hồ Chí Minh, 2002 Robert Heller Thông tin hiệu (Communicate Clearly) NXB Tổng hợp, TP Hồ Chí Minh, 1998 Lưu Kiếm Thanh Nghiệp vụ Hành văn phòng, Cơng tác điều hành, tham mưu, tổng hợp lễ tân NXB Thống kê, Hà Nội, 2009 Tim Hindle Giải tỏa stress (Reducing Stress) NXB Tổng hợp, TP Hồ Chí Minh, 1998 Trường Đại học luật Hà Nội Tập giảng Xã hội học NXB Cơng an nhân dân, Hà Nội, 2005 Hồng Văn Tuấn Các quy tắc hay giao tiếp NXB Thanh niên, Hà Nội, 2006 232 Phần III NGHIÊN CỨU THỰC TẾ VÀ KIỂM TRA, TRÌNH BÀY TÌNH HUỐNG Mục NGHIÊN CỨU THỰC TẾ Mục đích a) Giúp học viên quan sát trao đổi kinh nghiệm công tác qua thực tiễn quyền cấp huyện cụ thể b) Giúp học viên gắn kết lý thuyết với thực tế Yêu cầu a) Cơ sở đào tạo, bồi dưỡng tổ chức thực tế cho học viên Nội dung nghiên cứu thực theo chuyên đề có tính thời cần thiết học viên Có thể lựa chọn nghiên cứu thực tế hoạt động quản lý nhà nước cải cách hành nhà nước quận huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh b) Chính quyền cấp huyện nơi học viên đến thực tế chuẩn bị báo cáo kinh nghiệm tạo điều kiện cho học viên trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn Tổ chức a) Thời gian thực tế: 02 ngày (16 tiết) b) Địa điểm thực tế: Lựa chọn địa điểm địa phương có tính chất phù hợp với nội dung chuyên đề nghiên cứu thực tế đối tượng học viên khoá bồi dưỡng Mục LÀM BÀI KIỂM TRA VÀ TRÌNH BÀY TÌNH HUỐNG 233 Mục đích a) Thu hoạch kiến thức kỹ tiếp thu từ chương trình bồi dưỡng lãnh đạo, quản lý cấp huyện b) Đánh giá khả vận dụng kiến thức kỹ thu nhận vào thực tiễn vị trí lãnh đạo, quản lý cấp huyện Yêu cầu a) Sau kết thúc Phần I, học viên làm kiểm tra nhằm đánh giá mức độ hiểu biết; cách vận dụng văn thuộc thẩm quyền lãnh đạo, quản lý cấp huyện b) Sau kết thúc Phần II, học viên trình bày tình nhằm đánh giá hiểu biết khả vận dụng kiến thức, kỹ học vào giải vấn đề thực tiễn đặt địa phương Yêu cầu trình bày tình huống: - Mơ tả tình huống; - Phân tích, nhận xét đưa cách thức giải tình huống; - Rút học từ tình Hình thức kiểm tra đánh giá a) Bài kiểm tra lựa chọn hình thức: kiểm tra viết trắc nghiệm b) Trình bày tình huống: lựa chọn hình thức sau: - Tình lựa chọn trình bày theo cá nhân, dạng viết lớp Giảng viên chấm tổng hợp vào kết đánh giá chung - Tình lựa chọn thảo luận theo nhóm trình bày lớp Giảng viên chấm điểm lớp theo kết trình bày nhóm c) Bài kiểm tra trình bày tình chấm điểm theo thang điểm 10 Học viên có kiểm tra trình bày tình khơng đạt từ điểm 234 trở lên phải làm lại Sau làm kiểm tra trình bày tình chấm lại, kết điểm học viên không cấp chứng chỉ./ KT BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Triệu Văn Cường 235