Kỹ năng thuyết trình hiệu quả

Thế giới phải chăng được điều hành bởi người đúng? Hay bởi những người thuyết phục mình đúng? Chắc gì làm việc đó đã đúng? Chắc gì đi theo người đó là đúng nhưng mọi người vẫn làm, vẫn theo bởi họ đã bị thuyết phục. Suy cho cùng, cuộc đời là một chuỗi các thuyết trình, thuyết phục. Vì vậy thành công trong cuộc sống phụ thuộc rất nhiều vào cách ta ăn nói, ứng xử, cách ta hùng biện.

GIÁO TRÌNH MÔN HỌC KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ Hà Nội - 6.2007 _ Đ/c: Tầng nhà B, số 347 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội, Việt Nam ĐT: 04 762 8758; E-mail: office@tamviet.edu.vn Website: http://www.tamviet.edu.vn MỤC LỤC Chuẩn bị thuyết trình a Xác định tình ♣ Giới hạn vấn đề ♣ Đánh giá môi trường bên ♣ Đánh giá văn hóa tổ chức/ quốc gia b Phân tích thính giả diễn giả ♣ Phân tích thính giả ♣ Phân tích diễn giả c Xác định mục tiêu ♣ Chủ đề thuyết trình ♣ Mục đích tổng quát ♣ Mục tiêu cụ thể d Thu thập thông tin e Tập luyện Cấu trúc thuyết trình a Dàn ♣ Phần mở ♣ Phần thân ♣ Phần kết luận b Các cách thể phần ♣ Phần mở ♣ Phần thân ♣ Phần kết luận Kỹ giao tiếp phi ngôn từ a Khái niệm, tầm quan trọng đặc điểm phi ngôn từ ♣ Khái niệm tầm quan trọng phi ngôn từ ♣ Đặc điểm phi ngôn từ ♣ Chức phi ngôn từ b Kỹ giao tiếp phi ngôn từ ♣ Giọng nói ♣ Dáng điệu cử ♣ Trang phục ♣ Nét mặt ♣ Mắt ♣ Tay ♣ Động chạm ♣ Di chuyển ♣ Mùi ♣ Khoảng cách Giáo trình môn học KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ Thế giới phải điều hành người đúng? Hay người thuyết phục đúng? Chắc làm việc đúng? Chắc theo người người làm, theo họ bị thuyết phục Suy cho cùng, đời chuỗi thuyết trình, thuyết phục Vì thành công sống phụ thuộc nhiều vào cách ta ăn nói, ứng xử, cách ta hùng biện Chuẩn bị thuyết trình Trong sống, có nguyên tắc bất di bất dịch, là: Không chuẩn bị chuẩn bị cho thất bại Là người thuyết trình trước công chúng, phải giải nhiều tình phát sinh cách linh hoạt Do đó, công tác chuẩn bị trở nên quan trọng Chuẩn bị kỹ, tỉ lệ rủi ro nhỏ hội thành công ta lớn Để chuẩn bị cho buổi thuyết trình, ta có việc phải làm, nhiên chia thành sáu mục sau: a Xác định tình  Giới hạn vấn đề Khi chuẩn bị chủ đề, thông thường ta có nhiều điều muốn nói Tuy nhiên cố gắng nói hết điều đó, thuyết trình trở nên vụn vặt không trọng tâm Để tránh tình trạng đó, từ chuẩn bị nội dung, ta phải phân tích xem: đâu ý chính, đâu ý phụ; ý bắt buộc phải nói, ý cần nói, ý nên nói Thông thường ta ưu tiên nói ý bắt buộc trước, thừa thời gian cho thêm ý cần, hay nên nói sau  Đánh giá môi trường bên Trong thời đại thông tin nay, thứ thay đổi vũ bão Do đó, ta cần cập nhật thông tin đánh giá môi trường bên ngoài: + Thường xuyên cập nhật thông tin liên quan đến chủ đề ta thuyết trình Điều giúp ta tự tin trả lời linh hoạt câu hỏi thính giả thuyết trình Đặc biệt với lĩnh vực nhạy cảm, thay đổi ngày giờ, trước nói ta phải kiểm tra xem đến thời điểm nói, thông tin, dẫn chứng ta đưa phải hay chưa + Chúng ta cần quan tâm đến xảy lĩnh vực lĩnh vực liên quan ảnh hưởng phạm vi quốc gia, quốc tế  Đánh giá văn hóa tổ chức/ quốc gia Mỗi tổ chức/ quốc gia có văn hoá riêng nguyên tắc ứng xử khác Người thuyết trình gặp khó khăn, bất lợi chí thất bại vi phạm nguyên tắc Vì trước thuyết trình, cần tìm hiểu văn hoá tổ chức/ quốc gia mà ta thuyết trình b Phân tích thính giả diễn giả Biết biết người, trăm trận trăm thắng Thành công thuyết trình không phụ thuộc vào yếu tố chủ quan diễn giả mà thính giả Phân tích diễn giả thính giả giúp có giải pháp hữu hiệu cho thuyết trình  Phân tích thính giả Càng hiểu thính giả tự tin thuyết trình đáp ứng nhu cầu thính giả Những thông tin cần thu thập để phân tích: Thông tin cá nhân, quan điểm, trình độ, mối quan tâm, giá trị riêng người nhóm người… Tốt là, ta chuẩn bị trước bảng danh sách phân loại thính giả để dễ dàng tiếp cận Chúng ta cần xác định rõ, người trực tiếp nghe ta, người không nghe trực tiếp gián tiếp nghe người định cuối  Phân tích diễn giả Hãy đặt câu hỏi cho để tìm hiểu: Ta muốn gì? Mong đạt gì? Quan hệ ta với thính giả sao? Có thể ảnh hưởng tới thính nào?… Từ đó, ta xác định phương pháp tiếp cận hiệu cho thuyết trình c Xác định mục tiêu Thông thường thuyết trình, điều hiển nhiên ta phải biết mục đích nói để làm gì, mục tiêu nói để Tuy nhiên, coi nhẹ điều hiển nhiên đó, thành sau nói thính giả không hiểu rõ ràng muốn gì, họ yêu cầu làm gì, lại v.v Những điều bản, ta lại phải xác định rõ ràng, kỹ không phép chủ quan  Chủ đề thuyết trình Khi chọn chủ đề, ta nên chọn chủ đề thính giả muốn nghe; chủ đề mang tính thời sự; chủ đề ta biết sâu  Mục đích tổng quát Khi có chủ để rồi, ta cần phải xác định rõ ràng ta muốn gì: + Mục đích cung cấp thông tin cho thính giả? + Mục đích thuyết phục thính giả thực điều gì? + Hay đơn giải trí? Thông thường xác định rõ mục đích, ta biết phải làm gì, tập trung nói vào đâu, phương pháp phù hợp  Mục tiêu cụ thể Dựa mục đích, thông tin phân tích nhu cầu mình, diễn giả thiết lập mục tiêu cụ thể cho thuyết trình Mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu sau: + Cụ thể, rõ ràng + Có thể lượng hoá kiểm tra + Có thể đạt + Hướng đến kết + Thời gian thực d Thu thập thông tin Đây trình lâu dài liên tục Chúng ta thu thập thông tin từ nhiều nguồn Tuy nhiên sau đó, cần lưu ý việc phân loại lưu trữ thông tin Một phương pháp đơn giản cho việc thu thập thông tin mà ta thực lúc nơi sử dụng giấy bút Chúng ta dùng tờ bìa có kích thước 1/3 tờ A4 ghi mục Khi ta đọc tài liệu, vấn giao tỉếp có nhiều ý tưởng hay ghi vào thẻ Những thông tin ý tưởng xếp lại cách có trật tự thuyết trình loại bớt cần thiết e Tập luyện Bước cuối quan trọng thường bị bỏ qua nhất, tập luyện trước thuyết trình Để tập động tác bản, tập trước gương Tuy nhiên để tự tin hiệu hơn, ta nên tập luyện trước vài người, nhóm nhỏ, đến tập luyện với điều kiện y hệt ta thuyết trình thật Quá trình khiến ta thu thập thêm nhiều ý kiến, ý tưởng người khác đóng góp, ý tưởng trình tập luyện ta nảy sinh thêm Thao trường có đổ mồ hôi chiến trường bớt đổ máu Luyện tập bước nhỏ bí thành công lớn người thuyết trình Tối ưu đặt Camera ghi hình lại để phân tích điều chỉnh hành vi Quá trình tập luyện giúp ta biến động tác, cử chỉ, phong thái thành thói quen Khi tất động tác thành phản xạ tự nhiên ta cần tập trung vào nội dung có thuyết trình sinh động Cấu trúc thuyết trình Một công trình tồn vững với thời gian nhờ kết cấu Cũng làm từ Cácbon Than bùn siêu rẻ Kim cương siêu đắt Điều chúng có cấu trúc khác Tương tự vậy, thuyết trình có hay, có chặt chẽ thuyết phục người nghe hay không phụ thuộc nhiều vào cấu trúc bải thuyết trình a Dàn Dù văn, phát biểu có phần: Mở đầu, Thân Kết luận Tuy nhiên, việc tổ chức thể phần lại vấn đề khác Hẳn chuẩn bị thuyết trình, có câu hỏi đầu như: Làm để có mở sắc nhọn lôi cuốn? Làm để có thân chặt chẽ phù hợp? Làm để có kết luận chắn, dễ nhớ vào lòng người? Cả ba câu hỏi trả lời câu: Hãy thiết kế thuyết trình ta giống “Cái đinh” Chức phần:  Phần mở Phần mở giống Mũi đinh Mũi đinh phải sắc nhọn xuyên qua lớp gỗ Vì phần mở phải sắc xảo để có thể:  − Thu hút người nghe − Tạo bầu không khí ban đầu − Giúp người nghe chuyển từ trạng thái thiếu tập trung sang trạng thái lắng nghe Phần thân Phần thân giống Thân đinh Thân đinh cần chắn, độ dài vừa đủ, mức độ to nhỏ phù hợp với vật cần đóng đinh Như phần thân thuyết trình cần thiết kế phù hợp với trình độ người nghe, thời gian bối cảnh hội trường Một thuyết trình ngắn với khoảng thời gian dài không khác lấy đinh đóng guốc để đóng thuyền Ngược lại thuyết trình dài, nội dung phức tạp khoảng thời gian ngắn không khác lấy đinh đóng thuyền đóng guốc Vậy yêu cầu cần có độ dài phù hợp, nội dung phù hợp với người nghe  Phần kết luận Phần kết luận giống Mũ đinh Hai mảnh gỗ kết dính chặt chẽ vào đinh mũ Vậy người nghe nhớ nội dung thuyết trình kết luận Phần kết luận giúp cho thính giả nắm điểm thuyết trình lưu lại ấn tượng diễn giả thuyết trình Khi ta xây dựng dàn bản, điều ta cần làm làm để thể phần cách sắc xảo, thú vị, đầy sức thuyết phục b Các cách thể phần  Phần mở Tạo ý: Theo nghiên cứu nhà xã hội học có 20 giây đề gây ấn tượng ban đầu cho thính giả hành vi phi ngôn từ có phút để gây ấn tượng với thính giả nội dung nói Thính giả có tiếp tục nghe hay không phục thuộc nhiều vào giây phút cách ta thu hút ý họ Đây phần khó khăn thuyết trình vì: “Không có hội thứ hai để gây ấn tượng bạn đầu” “Vạn khởi đầu nan” “Đầu xuôi đuôi lọt” Ta tạo ý nhiều cách khác Một số cách phổ biến là: − Dùng ví dụ, minh họa: Sử dụng đinh để minh hoạ giảng “Cấu trúc thuyết trình” − Kể mẩu chuyện có liên quan đến chủ để − Các câu/ tình gây sốc Diễn giả đưa câu nói tình ngược lại với vấn đề thính giả quan tâm để gây ý − Số thống kê, câu hỏi trích dẫn Hãy thổi hồn vào số khô khan ta thu hút ý thính giả ngôn từ Phi ngôn từ giúp thay thế, bổ trợ nhấn mạnh thông tin muốn truyền tải Ví dụ: Khi muốn người lại gần, ta cần vẫy tay, không thiết phải nói “lại đây” + Mang tính quan hệ: Qua hành vi cử thuyết trình thể gần gũi, thân thiện người nói người nghe + Khó hiểu: Cùng cử hiểu theo nhiều ý nghĩa khác Điều gây nên lầm lẫn giao tiếp thuyết trình + Chịu ảnh hưởng văn hoá: Phi ngôn từ chịu ảnh hưởng nhiều văn hóa Một số hành vi, cử phù hợp với địa phương lại không phù hợp địa phương khác Vi dụ: Hành động giơ ngón tay lên cao, với Châu Âu, với Bắc Mỹ coi nhất, khen ngợi, đồng ý với Úc bị coi chửi tục  Chức phi ngôn từ Phi ngôn từ có chức đặc biệt quan trọng chức điều tiết Cả thể ta thể thống nhất, dáng chững trạc giọng nói chững trạc, dáng lỏng lẻo giọng lỏng lẻo.Tay vung mạnh mẽ giọng nói mạnh mẽ ngược lại Hãy thử làm ví dụ: ta giơ hai tay lên cao đầu, từ từ nắm đấm thật chặt, gồng cứng tay người Rồi, thử nói thật nhẹ nhàng, tình cảm câu “Mình yêu lắm” xem có nói không? Hoặc, thả lỏng thể, thả lỏng tay mà thử hô “Quyết tâm” xem ta có hô không? Từ xưa tới ta tưởng có đầu óc ảnh hưởng tới thể Thực tế, thể thể thống nhất, tay chân ta có linh hoạt, thoải mái đầu óc minh mẫn nhiều ý đẹp lời hay Khi đầu ta cảm thấy căng thẳng, bắp tự động cứng lại Nếu ta biết cách thư giãn bắp, điều hoà thở, căng thẳng nỗi sợ hãi tự động biến b Kỹ giao tiếp phi ngôn từ Tất hành vi cử đựợc thể thể người giao tiếp gọi phi ngôn từ, nhiên thuyết trình ta tạm chia làm 10 loại chính:  Giọng nói Giọng nói thể nhiều đặc điểm người thuyết trình Qua giọng nói ta co thể nhận biết giới tính, tuổi tác, quê quán Giọng nói thể trình độ học vấn người thuyết trình Tâm trạng quan hệ với thính giả thể rõ qua giọng nói + Âm lượng: Giọng nói cần phải rõ ràng, đủ nghe Giọng nói dù to hay nhỏ phải có sinh lực, có khí lực có sức thuyết phục Kinh tế toàn cầu, chơi thể thao tổng lực, thuyết trình vậy, phải dùng người nói không miệng nói Chỉ có giọng nói ta mói có sinh lực thuyết phục thính giả Thêm vào độ cao thấp, trầm bổng nói Giọng nói ta giống nhạc cụ thuyết trình nhạc Ta chơi nhạc hay, thính giả chăm lắng nghe, vỗ tay tán thưởng Nếu nhạc ta đều, họ ngủ gật, vấn đề ta nói quan trọng đến đâu + Phát âm: Âm vực phải chuẩn, tròn vành rõ chữ, không méo tiếng hay nuốt chữ, không nhầm lẫn âm + Độ cao: Giọng nói phải có lúc cao, lúc thấp, lúc đẩy, lúc kéo Vậy muốn nói to, nói vang, nói ngày mệt, ta phải phát âm nào? Nếu phát âm cổ họng, ta dễ bị bệnh nghề nghiệp luồng qua cổ họng làm tổn thương họng dây quản Nếu phát âm cửa miệng (mà cụ gọi nói đầu môi chót lưỡi) giống hát chèo, nói to, vang Vùng phát âm “vòm cộng minh”- vùng khoang miệng có cấu trúc giống vòm hang động + Chất lượng: Theo nguyên lý phát âm, luồng từ phổi chạm vào dây quản phát nguyên âm Các nguyên âm kết hợp với phụ âm hình dạng lưỡi, môi, tạo thành âm nói Âm cộng hưởng khoang miệng bắn Như vậy, muốn phát âm to, rõ ràng âm phải nổ khoang miệng, vòm cộng minh Cũng giống hét hang động, ta thấy tiếng vọng âm, vang, rền Muốn nói to, rõ, âm mạnh mẽ, tiếng phải phát từ khoang miệng + Tốc độ: Trong nói, tốc độ nói hoàn toàn phụ thuộc vào người nghe Với đối tượng cao tuổi cần nói chậm, nhẹ nhàng thuyết trình trước hội trường toàn niên cần hào hùng, hoành tráng thuyết phục thuyết trình phải quan sát đo phản ứng người nghe với cách trình bày ta để điều chỉnh cho phù hợp Tóm lại, tốc độ nói bị điều chỉnh tâm người nói trao đổi chia sẻ biểu hiện, phản ứng người nghe Cũng rót nước, với cốc to ta rót khác, với cốc nhỏ ta rót khác Quan trọng người thuyết trình phải phù hợp với nội dung, hoàn cảnh đối tượng + Điểm dừng: Văn nói khác văn viết, với văn viết, đọc đoạn trên, đoạn dưới, xem dấu chấm câu để hiểu người viết định nói Nhưng với văn nói, câu cách nói khách dẫn đến cách hiểu khác Chẳng hạn, câu: “Ông già nhanh quá”, ta có điểm dừng “Ông già nhanh quá” có nghĩa người già nhanh chóng Còn ta có điểm dừng “Ông già nhanh quá” với vẻ ngạc nhiên có nghĩa ông già nhanh mức bình thường Vẫn điểm dừng đo kết hợp với xuống giọng luyến tiếc lại có nghĩa mộ ông gia chết đột ngột + Điểm nhấn: Có hai loại nhấn mạnh Loại thứ trường độ nghĩa kéo dài âm lượng Loại thứ hai cường độ nghĩa tập trung lượng vào từ ngữ cách mạnh mẽ dứt khoát Ví dụ: Câu “Ai bảo anh mua cam cho tôi?” hiểu theo nhiều cách Và cách hiểu hoàn toàn phụ thuộc vào điển nhấn vào vị trí câu + Phân nhịp: Trong nhạc có phải dừng lại nhịp, có phải dồn dập, lại có lúc nhịp nhàng khoan thai Quan trọng nói ta phải nhấn mạnh vào từ chốt câu, câu chốt đoạn Điều giúp người nghe dễ dàng hình dung bắt ý  Dáng điệu cử + “Nhất dáng, nhì da, thứ ba nét mặt” Hai mươi giây gặp mặt, ta gây ấn tượng với người nghe hình ảnh ta xuất Đứng từ xa nhìn thấy dáng, dáng điệu, cử thu hút yếu tố để thính giả đánh giá ta Dáng điệu chững chạc đàng hoàng gây kính trọng tự nhiên, ngược lại gây ác cảm + Thông thường người sợ hãi tìm chỗ dựa Ta vậy, động tác thường xuyên hay gặp người thuyết trình tựa vào bàn Nhưng xương sống đỡ thể Ta tựa vào bàn, tưởng thoải mái thực mỏi làm gò ép quan phát âm khiến giọng nói không mạnh mẽ, vang xa + Dáng đứng loại ngôn ngữ thể, mang tính minh hoạ điều tiết Khi ta nói hào hùng, thuyết phục người khác dáng phải vững chãi, động Điều quan trọng dáng đứng thuyết trình qua thể động nhiệt tình người thuyết trình Cơ thể người thể thống Trong nhà thể dáng khung, cấu trúc nhà Muốn thể dẻo dai dáng phải dẻo Nếu khung cứng tổng thể mềm mại uyển chuyển + Thông thường thuyết trình ta thường hay bình tĩnh, mà ta biết, căng thẳng bắp cứng lại, ta đứng “như trời trồng”, đứng chôn chân chỗ Tại vậy? Vì ta đứng trụ hai chân Đứng trụ hai chân dễ mỏi khó di chuyển Bí dáng điệu uyển chuyển, động đứng trụ chân trước dồn 80% trọng lượng thể dồn vào chân trụ, phải đổi chân liên tục Dáng có uyển chuyển hông chân ta linh hoạt Nguyên tắc thuyết trình là: ta không quan tâm tới thính giả, họ không quan tâm tới ta Nếu đứng yên chỗ, ta quan sát bao quát hội trường Khi ta đứng trụ chân mắt “dắt người”, ta nhìn theo hướng nào, chân xoay theo hướng ta dễ dàng quan sát Luôn nhớ rằng: “Nhất dáng, nhì da, thứ ba nét mặt”, “vạn khởi đầu nan” Ấn tượng ban đầu người thuyết trình dáng  Trang phục + Khi ta đứng xa thính giả họ thây dáng đứng Khi lại gần thính giả thấy trang phục ta mặc “Gần nể bụng nể dạ, lạ nể áo nể quần”, thính giả có ấn tượng ban đầu ta thông qua dáng đứng trang phục Thông qua trang phục biết địa vị xã hội, khả kinh tế, chuẩn mực đạo đức thẩm mĩ cá nhân người Nếu trang phục không phù hợp tạo khó chịu tự tin cho người nói + Tốt thuyết trình ta nên chọn lễ phục Với nam lễ phục Comple; với nữ Áo dài, Vest Váy ngắn Ngày xu hướng chung trang phục đơn giản có số lưu ý ta phải biết chọn trang phục Nam giới mặc Comple phải có Caravat, nữ giới mặc Áo dài phải có đồ Trang sức Nếu thiếu thứ trang phục dù đẹp hay đắt tiền đến đâu chưa gọi lễ phục + Điều quan trọng chọn trang phục phải mặc sang thính giả bậc Tại lại vậy? Thứ nhất, bày tỏ tôn trọng thính giả để tạo tôn trọng cho Thứ hai, ta đến hội trường mà thính giả mặc thoải mái ta bỏ bớt đồ hội trường mặc toàn lễ phục ta lấy mà mặc thêm vào? Chỉ nên mặc sang bậc Nếu sang so với thính giả tạo khoảng cách người thuyết trình với thính giả khó lôi kéo đồng cảm thính giả + Một nguyên tắc vô quan trọng mà bỏ qua, là: kiểm tra trang phục Trước thuyết trình ta nên ghé qua nhà vệ sinh chải lại đầu tóc, chỉnh trang từ xuống dưới, đằng trước đằng sau Cẩn thận không thừa, không dám bề hoàn hảo ta bước khỏi nhà lại giữ nguyên thuyết trình Sơ suất xảy lúc Hãy luôn nhớ rằng: Không có hội thứ hai để gây lại ấn tượng ban đầu Hãy chuẩn bị để ta mắt thính giả với ấn tượng tốt  Nét mặt + Người thuyết trình người diễn viên người xuất trước công chúng Tất nhiên thuyết trình không yêu cầu ta phải xinh đẹp ngoại hình hoàn hảo diễn viên, nhiên bề nhìn vào phải gây thiện cảm Ta nên giữ cho khuôn mặt thoải mái, thân thiện tươi cười Nhưng quan trọng khuôn mặt biểu cảm Máy đo khuôn mặt thể 250.000 cảm xúc Trong nói ta chất giọng hay nét mặt, với nội dung diễn đạt khác biểu cảm khuôn mặt Khuôn mặt ta phải thay đổi theo nội dung nói Thường hội nghị, hội thảo hay buổi họp, khuôn mặt nghiêm túc, nhiên chẳng vấn đề ta thêm chút hài hước, thoải mái Mặt căng thẳng giọng nói căng thẳng, mặt thoải mái tự nhiên giọng nói vui tươi thoải mái  Mắt + Mắt biểu nhiều cảm xúc, suy nghĩ khác Trong thuyết trình mắt lại vô quan trọng Theo thống kê, mắt ta thu nhận đến 75% lượng thông tin hàng ngày + Quan sát hội trường giúp diễn giả điều tiết nói Vì người nghe giống gương người nói Nếu ta nói căng thẳng, người nghe cảm thấy căng thẳng theo ta, ngược lại Ánh mắt người thuyết trình có ảnh hưởng lớn tới tâm trạng, thái độ thính giả, khích lệ người khác ánh mắt, trấn áp người khác ánh mắt, tạo niềm tin cho thính giả ánh mắt + Người thuyết trình đứng trước thính giả gặp nhiều khó khăn việc quan sát thính ánh đèn chiếu lên sân khấu, hội trường, đôi lúc không quan sát thấy ta phải nhìn Ta không nhìn rõ thính giả hành vi, thái độ, biểu ta thính giả để ý Người thuyết trình phải nhớ nguyên tắc “Ta không quan tâm đến hội trường hội trường không quan tâm đến nói ta” + Liên tục quan sát hội trường giúp diễn giả điều chỉnh đựợc nói mình, thuyết trình nhìn biểu thính giả ta biết được tâm thính đo lường mức độ thành công nói để kịp thời điều chỉnh Thấy mắt thính giả chăm lắng nghe ta biết nội dung nói ta hút người nghe, trường hợp thính giả thất chăm tham gia đặt câu hỏi ta nói kỹ hơn, sâu ý phụ nói mình.Ngược lại, ta nói nội dung cốt lõi nói quan sát thấy thính giả không tâm, mắt nhìn chỗ khác bắt đầu nói chuyện riêng cần ta điều chỉnh nội dung nói vấn đề ta đề cập hội trường không hứng thú biết Bài thuyết trình thành công đảm bảo nguyên tắc “ Nói hội trường cần nói có” + Trong hội trường cách quan sát hiệu chia hội trường thành nhóm nhỏ phương pháp giúp người nói quan tâm tới thính giả hội trường thính giả có cảm giác quan tâm Mỗi ý ta dừng nhóm người cá nhân + Thông thường với hội trường lớn, nhìn hết người được, ta phải chia hội trường thành khu vực nhỏ Trong khu vực nhỏ, ta nhìn người Sau nói hết ý ta chuyển sang nhóm Khi quét lại nhóm, ta nhìn sang người bên cạnh, nhìn hết hội trường Để nhìn hết góc không bỏ sót, ta nhìn theo hình chữ M chữ W đây: + Đặc biệt ý là, phải quan tâm khắp người hội trường mắt không đảo nhanh Cũng giống giọng nói, dáng điệu, mắt phải có điểm dừng Với ý ta phải dừng mắt lần giống tâm  Tay + Ở phần ta biết, lượng thông tin thu nhận qua mắt 75%, qua tai 12% lượng dây thần kinh từ mắt lên não nhiều gấp 25 lần lượng dây thần kinh từ tai lên não.Vì thính giả dễ thuyết phục chăm tới nói chủa ta có nhiều hình ảnh, dẫn chứng cụ thể + Con người thường bị thu hút hình ảnh, chuyển động nhiều lời nói, tập tính động vật người phản xạ với hành vi nhanh với lời nói Khi sang đường, ta kêu lên “xe ơi, đừng đâm nhé” xe lao vèo qua mặt Nhưng ta giơ tay lên lái xe biết mà nhường đường cho ta Do đó, muốn thu hút ý thính giả, chuyển động thể ta phải linh hoạt, động Mà thể người, đôi tay nơi linh hoạt Hai dân tộc khác biệt ngôn ngữ, người khiếm thính, không nói trao đổi thông tin cử động tay Thế biết bàn tay diễn đạt nhiều động tác đến Nhà thơ Hoàng Trung Thông viết : “Bàn tay ta làm nên tất Có sức người, sỏi đá thành cơm” + Tục ngữ xưa có câu: “Giàu hai mắt, khó hai bàn tay” Bàn tay quan trọng thuyết trình, ta thường hay thấy “tay chân thừa thãi”, nhiều người giấu tay vào đâu Đó ta chưa biết cách vung tay cho hợp lý Thực tế ta biết cách vung tay, bàn tay “vũ khí” lợi hại thuyết trình giúp bổ trợ lời nói Hơn bàn tay vung, trọng tâm thể hướng phía trước, dáng ta có xu hướng phía thính giả bày tỏ thân thiện + Nguyên tắc thuyết trình giao tiếp phải để tay khoảng từ thắt lưng tới cằm Nếu ta vung tay cao quá, tay che mặt, làm cho âm ta phát không rõ Nếu tay vung thấp quá, người ngồi xa không nhìn thấy tay ta Để tay khoảng từ thắt lưng tới cằm ta vung thoải mái nhất, thuận lợi giao tiếp trông tự nhiên Khi tay vung, nhớ vung “trong ra, lên” - có nghĩa đưa tay hướng từ ngoài, hướng từ lên Tưởng tượng giống hệt ta bưng khay bán hàng vậy, nâng niu tôn trọng khách hàng Ta nên ý ngửa tay, ngón tay khép lại Lòng bàn tay ngửa bày tỏ mong đợi, thu thập ý kiến, ngược lại hàm ý đè nén, dồn ép thính giả Các ngón tay khép bày tỏ nghiêm túc, ngón tay mở mang lại cảm giác thiếu sinh lực, thiếu nhiệt tình, cảm giác ta vơ vét, cào cấu từ bên vào Trong trình thuyết trình, ta nên ý liên tục đổi tay tạo khác biệt Vung tay tốt, vung tay chẳng khác chèo thuyền mái Nói hai ý phải vung hai tay khác để người nghe dù không ý cảm nhận rõ ràng hai nội dung hoàn toàn khác + Một số điều nên tránh: − Khoanh tay: tạo xa cách, phòng thủ Tâm lý học phân tích người có xu hướng tự bảo vệ với tác động xấu bên Trẻ thường xuyên núp sau váy mẹ sợ hãi Lớn lên, hành động “núp” biến đổi thành động tác khoanh tay: tự tạo rào cản cách vô hình cho Một người khoanh tay nghĩa họ chưa cởi mở, dò xét − Cho tay vào túi quần: Mang lại cảm giác kênh kiệu, thiếu hoà nhập (đàn ông hay mắc phải) − Trỏ tay: Không thích bị trỏ tay vào mặt thuyết trìn không nên tay vào thính giả − Cầm bút hay que chỉ: Tránh cầm bút tay, bàn tay ta vung linh hoạt tự nhiên Hơn nữa, cầm đồ vật tay ta dễ vung theo đà tay vung + Tay phận linh hoạt nhất, thể nhiều thông điệp vô hình nhất, động tác tay phải tập kỹ Trong văn hoá Á đông chúng ta, nói vung tay Nếu vung tay nhiều thường bị coi không khiếm tốn, không lễ phép Tuy nhiên ngày hội nhập quốc tế, phải thay đổi cho phù hợp + Sử dụng phi ngôn từ tay giúp diễn giả diễn tả cảm xúc nội tâm cách dễ dàng, giúp điều tiết giọng nói sắc nét rõ dàng, gãy ý Với đoạn văn cần nhấn câu, dừng ý ta vung tay dứt khoát.Tay chắn giọng chắn, tay lỏng lẻo giọng lỏng lẻo  Động chạm + Động chạm thuyết trình, giao tiếp trực tiếp người nói người nghe chủ yếu thông qua bắt tay Bắt tay bày tỏ thân thiện, nồng nhiệt, qua mối quan hệ hai người gần gũi Thông thường bắt tay, hai lòng bàn tay nên áp vào nhau, hai ngón đan chéo, bóp vừa đủ mạnh lắc nhẹ Bắt tay phép lịch tối thiểu, thực tế người thuyết trình ý tới chuẩn bị nội dung nói mà quên bước Có ba thời điểm phải bắt tay làm quen với thính giả: − Trước thuyết trình: Chào, đón tiếp thính giả, làm quen, tranh thủ ủng hộ từ họ - đặc biệt với trường hợp ta thuyết trình với đối tượng lần đầu gặp − Trong thuyết trình: Tiếp tục giao tiếp, giao lưu thắt chặt mối quan hệ, hỏi cảm nhận thính giả để có điều chỉnh thích hợp cho nói − Sau thuyết trình: Cảm ơn thính giả lắng nghe, tạo ấn tượng tốt cho họ trước  Di chuyển + Trong nghe thuyết trình, nghe nhiều không ý chí cảm giác buồn ngủ? Có phải ta mệt mỏi nghe nhiều kiến thức không? Xin thưa Đa số trường hợp mệt mỏi mắt mỏi đầu làm việc nhiều Hãy thử tập trung nhìn vào điểm vòng phút, ta thấy mỏi mắt Nhiều thính giả mệt mỏi chí buồn ngủ nói hấp dẫn mà phần thính giả buổi nhìn có điểm khiến mắt mỏi Vậy người thuyết trình trước hội trường không nên đứng chỗ Trong thuyết trình, kị đơn điệu, nhàm chán Hãy liên tục di chuyển tạo góc nhìn, góc nghe cho thính giả Nếu ta đứng im chỗ (nhất đằng sau bục), thể tất cứng nhắc, giọng nói đều + Cách di chuyển: Đơn giản ta nên di chuyển theo hình tam giác: đảo sang hai cánh hội trường, quan tâm tới góc phải góc trái, lùi lại nói với hội trường, hút hội trường phía mình, tiến lên tạo khoảng cách gần gũi với thính giả Khi di chuyển, tốc độ bước ta giống giọng nói, Bước chân mạnh mẽ giọng nói nhanh mạnh mẽ ngược lại bước chân nhẹ nhàng giọng nói nhẹ nhàng khoan thai.Vậy thuyết trình tốc độ di chuyển không phụ thuộc vào nội dung câu từ hay tính chất đoạn văn mà nhanh hay chậm phụ thuộc vào thính giả.Với hội trường dành cho niên diễn giả cần di chuyển nhanh, mạnh, dứt khoát tạo mạnh mẽ, động nói hội trường có số thính giả cao tuổi khiến thính giả không bắt nhịp kịp vói nói Di chuyển hội trường không tính từ ta bắt đầu nói hội trường mà ta giới thiệu, hội trường bất đầu chuyển ý tới diễn giả Người thuyết trình tính khoảng bước trước ta lên đến hội trường Đây khoảng cách thính giả bắt đầu tập trung ý đến diễn giả, phải chuẩn bị phong thái, bề để tạo ấn tượng Người thuyết trình giống diễn viên sân khấu: ló mũi giày khỏi cánh gà bắt đầu phải diễn, gót giày sau cánh gà tiếp tục phải diễn Thính giả ý nghĩa ta phải chinh phục  Mùi + Mùi hương tác động tới hiệu làm việc não Ở Nhật có công ty thử nghiệm vào định cho nhân viên họ ngửi mùi định, kết cho thấy hiệu công việc tăng đáng kể Mùi hương yêu thích làm cho não hưng phấn, làm việc tốt Ngược lại, mùi khó chịu toả từ người khiến những đối tượng giao tiếp đánh giá không tốt, chí xa lánh ta Mùi khó chịu hội trường gây tập trung, tạo nên tâm lý không thoải mái cho thính giả gây tự tin cho diễn giả xuất trước công chúng + Với thời tiết nóng nực mùa hè nước ta, mồ hôi dễ làm phát sinh mùi khó chịu thể Thông thường ta nhận biết mùi mình; ngăn ngừa trường hợp Với nữ giới thường dùng nước hoa phải lưu ý chọn mùi hương phù hợp Khi thuyết trình ngửi mùi hương yêu thích làm ta phấn khích tốt  Khoảng cách + Trong giao tiếp nói chung thuyết trình nói riêng, khoảng cách ta thính giả thể mối quan tâm, quan hệ Với mối quan hệ khác nhau, người ta có xu hướng chọn khoảng cách khác Trên lý thuyết, khoảng cách quy định sau: − Thân thiện < 1m − Riêng tư < 1.5m − Xã giao < 4m − Công cộng > 4m Nhưng thực tế, khoảng cách định lượng chủ yếu dựa bắt tay Trong quan hệ xã giao, hai người đứng cách xa vừa đủ tầm tay bắt Khoảng cách mang lại không gian vừa đủ cho người đứng thoải mái, vung tay không chạm phải nhau, người thứ ba qua hai người Còn ta đứng nói nơi công cộng, tuỳ thuộc vào đám đông mà ta chọn cho khoảng cách phù hợp Đám đông lớn, ta phải đứng cách xa để bao quát hết hội trường Một nguyên tắc chung ta phải đứng trung tâm hội trường, nơi mà tất người nhìn thấy bạn, đồng thời nơi gần gũi với thính giả mà ta Hãy cố gắng rút ngắn khoảng cách ta thính giả Trong trường hợp với hội trường dài, có thể, trình thuyết trình nên di chuyển sâu vào hội trường, quan tâm tới người đằng sau Càng đứng gần thính giả, ta có khả ảnh hưởng tới họ nhiều Tuy nhiên khoảng cách gần mà ta tạo nên trường hợp thính giả ngồi ta đứng khoảng từ 1,2 1,5 mét Khoảng cách cho phép tầm mắt ta người đối diện ngang nhau; họ ngước lên nhìn bạn Nếu ta thấp, di chuyển lại gần ngược lại Chữ Chí Tóm lại, thể giống nhạc cụ Để nhạc cụ phát âm hay, phận đàn phải rung lên, phải ngân nga hoà nhịp Muốn nói hay phải nói người, nói tổng lực: nét mặt nói, dáng nói, trang phục nói, tay nói, đường gân thớ thịt nói Trong triết tự tiếng Trung Hoa, chữ “Chí” cấu thành từ chữ “Tâm” dưới, chữ “Sỹ” Có nghĩa là, thuyết trình muốn thay đổi ý chí người nghe “Tâm” tảng, sở thay đổi đến “Trí” người nghe Nói người, lúc nhiệt tình, lúc tổng lực, đam mê bí thành công thuyết trình Luật Sư Tương Lai ... Khoảng cách Giáo trình môn học KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ Thế giới phải điều hành người đúng? Hay người thuyết phục đúng? Chắc làm việc đúng? Chắc theo người người làm, theo họ bị thuyết phục Suy... nguyên tắc ứng xử khác Người thuyết trình gặp khó khăn, bất lợi chí thất bại vi phạm nguyên tắc Vì trước thuyết trình, cần tìm hiểu văn hoá tổ chức/ quốc gia mà ta thuyết trình b Phân tích thính giả... vào đinh mũ Vậy người nghe nhớ nội dung thuyết trình kết luận Phần kết luận giúp cho thính giả nắm điểm thuyết trình lưu lại ấn tượng diễn giả thuyết trình Khi ta xây dựng dàn bản, điều ta cần