TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÔNG tác ISO 9001 2008 tại TRUNG tâm đào tạo NGHIÊN cứu KHOA học hà nội

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 LỜI CAM ĐOAN 2 LỜI NÓI ĐẦU 3 CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM ĐÀO TẠO VÀ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC HÀ NỘI 6 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức: 6 1.1.1 Lịch sử hình thành 6 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 7 1.1.2.1 Chức năng 7 1.1.2.2 Nhiệm vụ 8 1.1.3 Quyền hạn, cơ cấu tổ chức 8 1.1.3.1 Quyền hạn 8 1.1.3.2 cơ cấu tổ chức 8 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của Trung tâm 9 1.2.1 Tình hình tổ chức, chức năng 9 1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 10 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 10 Chương 2. TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC ISO 9001.2008 TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO VÀ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC HÀ NỘI 12 2.1. Tìm hiểu chung về công tác ISO 12 2.1.1. ISO 9001:2008 là gì 12 2.1.2. Ứng dụng ISO vào công tác Quản trị văn phòng 17 2.2. Tình hình thực hiện công tác ISO 9001:2008 tại Trung tâm đào tạo và nghiên cứu khoa học Hà Nội. 18 2.2.1 Nhìn trung toàn thể cơ quan. 18 2.2.1.1Thuận lợi: 18 2.2.1.2 Khó khăn: 18 2.2.2 Tình hình thực hiện ISO 9001:2008 vào công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm đào tạo và nghiên cứu khoa học Hà Nội 19 2.2.2.1 Khái niệm công tác Văn thư: 19 2.2.2.2 Ý nghĩa của công tác Văn thư đối với hoạt động của Trung tâm: 19 2.2.2.3 Nội dung công tác văn thư. 19 2.2.2.4 Tình hình thực hiện công tác ISO 9001:2008 20 2.2.2.4.1 Về văn thư 20 2.2.2.4.2 Về công tác Lưu trữ 21 Chương 3: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP 22 3.1.Đánh giá chung 22 3.2 Thực trạng việc thực hiện công tác ISO9001:2008 22 3.3. giải pháp 24 KẾT LUẬN 26

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA ĐÀO TẠO TẠI CHỨC VÀ BỒI DƯỠNG ––––––––––––––––––– Họ tên sinh viên: Đỗ Thị Hương Lan Lớp: ĐHLT QTVP1408A BÀI TIỂU LUẬN NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP LIÊN THƠNG QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA 2014 - 2016 CHUN ĐỀ: TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CƠNG TÁC ISO 9001:2008 TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIÊN CỨU KHOA HỌC HÀ NỘI Hà Nội - 2016 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN .2 LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM ĐÀO TẠO VÀ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC HÀ NỘI .6 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức: .6 1.1.1 Lịch sử hình thành .6 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 1.1.2.1 Chức SV: Đỗ Thị Hương Lan Lớp ĐHLT QTVP 14A Đề tài nghiên cứu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.2.2 Nhiệm vụ 1.1.3 Quyền hạn, cấu tổ chức 1.1.3.1 Quyền hạn 1.1.3.2 cấu tổ chức 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận lưu trữ Trung tâm 1.2.1 Tình hình tổ chức, chức 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn .10 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 10 Chương 12 TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CƠNG TÁC ISO 9001.2008 12 TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO VÀ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC HÀ NỘI 12 2.1 Tìm hiểu chung cơng tác ISO 12 2.1.1 ISO 9001:2008 12 2.1.2 Ứng dụng ISO vào công tác Quản trị văn phòng 17 2.2 Tình hình thực cơng tác ISO 9001:2008 Trung tâm đào tạo nghiên cứu khoa học Hà Nội 18 2.2.1 Nhìn trung tồn thể quan 18 2.2.1.1Thuận lợi: 18 2.2.1.2 Khó khăn: .18 2.2.2 Tình hình thực ISO 9001:2008 vào cơng tác văn thư, lưu trữ Trung tâm đào tạo nghiên cứu khoa học Hà Nội 19 2.2.2.1 Khái niệm công tác Văn thư: 19 2.2.2.2 Ý nghĩa công tác Văn thư hoạt động Trung tâm: 19 2.2.2.3 Nội dung công tác văn thư .19 2.2.2.4 Tình hình thực cơng tác ISO 9001:2008 20 2.2.2.4.1 Về văn thư 20 2.2.2.4.2 Về công tác Lưu trữ .21 SV: Đỗ Thị Hương Lan Lớp ĐHLT QTVP 14A Đề tài nghiên cứu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương 3: 22 THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP 22 3.1.Đánh giá chung 22 3.2 Thực trạng việc thực công tác ISO9001:2008 22 3.3 giải pháp 24 KẾT LUẬN 26 SV: Đỗ Thị Hương Lan Lớp ĐHLT QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Trong khoảng thời gian tìm hiểu thực tế Trung tâm đào tạo nghiên cứu khoa học Hà Nội khoảng thời gian tìm hiểu học hỏi kiến thức , kinh nghiệm thực tế quan Trung tâm đào tạo nghiên cứu khoa học Hà Nội giúp cho thân em nhận thức sâu ,định hướng tương lai thân cách tốt đặc biệt làm tiền đề cho em trongcông việc tới sau trường, giúp em hiểu công việc chuyên môn nghiệp vụ sau Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện cho em nghiên cứu thực tế học hỏi kinh nghiệm làm việc quan Nhà nước Trên sở nghiên cứu tài liệu với kiến thức mà em học kiến thức thực tế học hỏi khoảng thời gian thực tập văn phòng giúp em hiểu rõ củng cố kiến thức học nhà trường Được giúp đỡ nhiệt tình cán văn phòng Văn phòng Trung tâm đào tạo nghiên cứu khoa học Hà Nội , em học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm thực tế cho thân biết phong cách làm việc văn phịng góp phần giúp em hồn thiện báo cáo Tuy nhiên giúp đỡ cán văn phòng quan cô giáo cố gắng thân em trình làm báo cáo , em cịn nhiều thiếu sót hạn chế Kính mong nhận xét , góp ý đánh giá của giáo cùng lãnh đạo văn phịng Hội đồng nhân dân Trung tâm đào tạo nghiên cứu khoa học Hà Nội để tiểu em hoàn thiện Qua cho phép em gửi lời cảm ơn chân thành tới trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung khoa Đào tạo chức bồi dưỡng nói riêng tạo điều kiện cho em sinh viên khoa thực tập để hiểu rõ ngành nghề mà chúng em theo học , nhằm trau dồi thêm kiên thức bồi dưỡng đạo đức Đồng thời , em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới SV: Đỗ Thị Hương Lan Lớp ĐHLT QTVP 14A Đề tài nghiên cứu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trung tâm đào tạo nghiên cứu khoa học Hà Nội tiếp nhận , giúp đỡ tạo điều kiện cho em học hỏi thời gian vừa qua Em xin trân trọng cảm ơn thầy cô khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung giáo Lâm Thu Hằng truyền đạt kiến thức quý báu giúp em hoàn thành tiểu luận cách thuận lợi Đặc biệt em xin cảm ơn cán Văn phòng Trung tâm đào tạo nghiên cứu khoa học Hà Nội,nhất anh Trần anh Tuấn hướng dẫn giúp đỡ em hồn thành tốt cơng việc giao hoàn thiện tiểu luận Em xin chân thành cảm ơn ! LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan tiểu luận em tự nghiên cứu, viết khơng cóp nhặt chép lại học viên sai e xin hoàn toàn chịu trách nhiệm SV: Đỗ Thị Hương Lan Lớp ĐHLT QTVP 14A Đề tài nghiên cứu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trong xu tồn cầu hóa kinh tế có tác động mạnh mẽ lên hoạt độngchính trị, xã hội, văn hóa quan , sở hay vùng miền quốc gia khác chịu ảnh hưởng Thông tin kinh tế đại kịp thời đáp ứng để sở, tổ chức hoạt động sáng tạo nhằm đạt chất lượng , hiệu cao q trình cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước.Như vấn đề xúc mà loại hình sở : quan, đơn vị, xã phường, đơn vị lực lượng vuc trang phải giải nâng cao chất lương hoạt động văn phịng, cơng tác thơng tin cho quản lý trở thành nhu cầu thiết cho xã hội Nền kinh tế Việt Nam phát triển bước hội nhập kinh tế tri thức , cơng tác văn phịng nhiệm vụ then chốt quan , đơn vị để đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất lượng cho q trình quản lý Để thu nhận, xử lý, quản lý sử dụng thông tin tốt điều kiện nay, đơn vị sở phải tăng cường việc đầu tư thêm trang thiết bị công nghệ đại hư ứng dụng đại, ứng dụng ứng dụng cơng tác ISO 9001:2008 Lý chọn đề tài Bản thân em lại chọn đề tài : Tình hình thực cơng tác thự ISO 9001:2008 văn phòng Trung tâm đào tạo nghiên cứu khoa học Hà Nội muốn đánh giá hoạt động Trung tâm đào tạo nghiên cứu khoa học Hà Nội đưa số kiến nghị, đề xuất số biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động quan cho phù hợp với đặc điểm tình hình hoạt động chung Bên cạnh đại phương e cơng tác thực ứng dụng ISO vào văn phòng hạn chế lên e muốn tìm hiểu sâu công tác nhằm nâng cao kỹ thân phục vụ cho cơng tác sau 2.Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài Mục tiêu đề tài trước hết nhằm khảo sát toàn công tác thực ISO Trung tâm đào tạo nghiên cứu khoa học Hà Nội nói chung sâu vào việc tìm hiểu ứng dụng ISO vào cơng tác văn thư nói riêng Đới tượng, phạm vi nghiên cứu SV: Đỗ Thị Hương Lan Lớp ĐHLT QTVP 14A Đề tài nghiên cứu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tại Trung tâm đào tạo nghiên cứu khoa học Hà Nội trước hết tìm hiểu Cơng tác ISO 9001:2008 văn phịng Trung tâm đào tạo nghiên cứu khoa học Hà Nội sau cơng tác ISO 9001:2008 áp dụng vào văn thư quan Phạm vi nghiên cứu công tác điều hành tổ chức công tác văn thư quan Nguồn tài liệu tham khảo Được tham khảo từ đề tài nghiên cứu Trung tâm đào tạo nghiên cứu khoa học Hà Nội đồng thời tham khảo số sách, giáo trình văn phòng luật… 1, ISO 9000:2005 (tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO 9000:2007) để hiểu ý nghĩa thuật ngữ dùng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Tên tiêu chuẩn ISO 9000:2005 “Cơ sở từ vựng hệ thống quản lý chất lượng” 2, ISO 9001:2008 (tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO 9001:2008) để biết yêu cầu mà hệ thống quản lý quan cần phải đáp ứng 3, Lý luận phương pháp cơng tác văn thư, PGS Vương Đình Quyền, NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội, năm 2011 4, Soạn thảo văn công tác văn thư, lưu trữ - PGS Đồng Thị Thanh Phương, Th.S Nguyễn Thị Ngọc An, NXB Lao động xã hội, năm 2006 5, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư 6, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ cơng tác văn thư 7,Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 BNV hướng dẫn thể thức trình bày văn hành 8, Thơng thư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Chính phủ việc hướng dẫn thể thức ký thuật trình bày văn 9,Thông tư số 04/2013/TT-BNV Bộ Nội Vụ ban hành ngày 16/4/2013 hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ SV: Đỗ Thị Hương Lan Lớp ĐHLT QTVP 14A Đề tài nghiên cứu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chức 5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu Tất thực tập anh chị,cán hướng dẫn tận tình,chỉ bảo cơng việc với chun ngành học việc mà cán văn phòng cần làm Mỗi người có cách tiếp thu học hỏi riêng nên nghiên cứu theo khía cạnh khác nhau,dùng phương pháp khác mục đích cuối để khảo sát tìm hiểu cơng tác ISO 9001:2008 ,khai thác tìm hiểu cách chi tiết lĩnh vực mà nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận Phương pháp nghiên cứu Bằng phương pháp thực tiễn,tự tay học hướng dẫn tồn cơng việc cán văn phòng.Kết hợp với quan sát,thống kê,so sánh phân tích chuỗi vấn đề Ý nghĩa lý luận thực tiễn của đề tài Ứng dụng ISO vào cơng tác văn phịng việc mẻ địa phương e lên vào nghiên cứu có ý nghĩa cho việc trau dồi kiến thức cho thận sau trường vận dụng thực tế vào cơng việc làm lên có giá trị thực tiễn cao 8.Bố cục của đề tài +Chương 1: Giới thiệu đôi nét Trung tâm đào tạo nghiên cứu khoa học Hà Nội +Chương 2: Tình hình thực công tác ISO 9001:2008 Trung tâm đào tạo nghiên cứu khoa học Hà Nội + Chương 3: Thực trạng giải pháp SV: Đỗ Thị Hương Lan Lớp ĐHLT QTVP 14A Đề tài nghiên cứu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM ĐÀO TẠO VÀ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC HÀ NỘI 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức của quan, tổ chức: 1.1.1 Lịch sử hình thành Năm 2007 trung tâm đào tạo – nghiên cứu khoa học tổ chức quản lý thành lập theo định số 136/QĐ-LHH ngày 24/01/2007 liên hiệp hội Việt Nam thành lập trung tâm Trung tâm đào tạo – nghiên cứu khoa học tổ chức quản đơn vị hoạt động khoa học công nghệ trực thuộc Liên hiệp hội khoa học kỹ thuật Việt Nam, Bộ Khoa học Công nghệ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học cơng nghệ phạm vi tồn quốc Bộ Công an cấp chứng nhận đăng ký mẫu dấu Trung tâm có tên đầy đủ là trung tâm đào tạo –nghiên cứu khoa học quản lý , tên giao dịch quốc tế tiếng anh : organization and management science research-training center, tên gọi tắt OMT Trung tâm có đầy đủ tư cách pháp nhân , dấu riêng tài khoản ngân hàng, hoạt động nguyên tắc tự chủ tài chính, tự chịu trách nhiệm hoạt động trung tâm theo với điều lệ tổ chức hoạt động trung tâm, với định quản lý liên hiệp hội việt nam giấy chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học công nghệ khoa học , công nghệ cấp, với quy định pháp luật Trung tâm có trụ sở Hà Nội mở chi nhánh, văn phòng đại diện địa phương khác theo yêu cầu phát triển trung tâm sở quan có thẩm quyền nhà nước liên hiệp hội việt nam cho phép SV: Đỗ Thị Hương Lan Lớp ĐHLT QTVP 14A Đề tài nghiên cứu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ảnh: trụ sở Trung tâm Hà nội Trải qua chặng đường phát triển gần 10 năm trung tâm vói lãnh đạo sang suốt quán ban lãnh đạo trung tâm đồng lòng cán , nhân viên trung tâm giúp trung tâm vượt qua khó khăn thử thách đạt thành tựu đáng kể nghiên cứu khoa học để phục vụ phát triển lĩnh vực khác phục vụ phát triển kinh tế-xã hội chuyển giao tri thức, phổ biến pháp luật đào tạo chuyên môn , nghiệp vụ lĩnh vực tổ chức, quản lý hành chính, hội nhập, đầu tư, đấu thầu, chứng khốn có lĩnh vực cơng tác văn thư lưu trữ… Từ đưa trung tâm ngày phát triển đáp ứng yêu cầu của đất nước thời đại 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 1.1.2.1 Chức Trung tâm có chức Trước hết trung tâm có chức huy động nhà khoa học , nhà tổ chức, nhà quản lý tham gia vào hoạt động dịch vụ, nghiên cứu khoa học tổ chức, quản lý vấn đề phát triển Đồng thời trung tâm đào tạo, phổ biến pháp luật, chuyển giao tri thức, kỹ ,nghiệp vụ tổ chức, quản lý nhằm nâng cao lực tổ chức quản lý cho quan, tổ chức doanh nghiệp SV: Đỗ Thị Hương Lan Lớp ĐHLT QTVP 14A Đề tài nghiên cứu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thời gian giảm chi phí phát sinh xảy sai lỗi sai sót cơng việc, đồng thời làm cho lực trách nhiệm ý thức cán công nhân viên nâng lên rõ rệt Chính nhờ tác dụng mà ISO 9001 xem giải pháp nhất, tản để nâng cao lực máy quản lý doanh nghiệp Chính hầu hết doanh nghiệp muốn cải tổ máy, nâng cao lực cạnh tranh chọn áp dụng ISO 9001:2008 cho doanh nghiệp sau áp dụng hệ thống tiên tiến TQM (quản lý chất lượng toàn diện), Lean production (sản xuất tinh gọn), sigma (triết lý cải tiến theo nguyên lý sigma),… Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tiêu chuẩn tiêu chuẩn ISO 9000:2008 (ISO 9000:2008 series) Doanh nghiệp muốn triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cần phải đọc làm theo tiêu chuẩn sau tiêu chuẩn ISO 9000:2008: - ISO 9000:2005 (tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO 9000:2007) để hiểu ý nghĩa thuật ngữ dùng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Tên tiêu chuẩn ISO 9000:2005 “Cơ sở từ vựng hệ thống quản lý chất lượng” - ISO 9001:2008 (tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO 9001:2008) để biết yêu cầu mà hệ thống quản lý Doanh nghiệp cần phải đáp ứng - Ngoài ra, để tăng cường hiệu hệ thống quản lý chất lượng, Doanh nghiệp nghiên cứu vận dụng theo hướng dẫn tiêu chuẩn ISO 9004:2009 (Managing for the sustained success of an organization - A quality management approach) Mục đích của tiêu chuẩn ISO 9001:2008: Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quy định yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng cho tổ chức: SV: Đỗ Thị Hương Lan 13 Lớp ĐHLT QTVP 14A Đề tài nghiên cứu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Cần chứng tỏ khả cung cấp cách ổn định sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng yêu cầu luật định liên quan đến sản phẩm - Muốn nâng cao thỏa mãn khách hàng thơng qua việc áp dụng trì hệ thống quản lý chất lượng theo theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Việc trì bao gồm việc cải tiến liên tục hệ thống nhằm đảm bảo phù hợp với yêu cầu khách hàng, yêu cầu luật định liên quan đến sản phẩm nguyên tắc quản lý chất lượng (Quality management principles), nguyên tắc hình thành nên nội dung tiêu chuẩn ISO 9001 ISO 9001 tiêu chuẩn hình thành nhờ tích lũy kinh nghiệm thực tiễn từ nhiều trường hợp thành công lẫn thất bại nhiều công ty toàn giới Qua nghiên cứu, chuyên gia tổ chức ISO nhận thấy có nguyên tắc quản lý chất lượng cần xem tản để xây dựng nên chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng, là: Nguyên tắc 1: Định hướng vào khách hàng Nguyên tắc 2: Trách nhiệm Lãnh đạo Nguyên tắc 3: Sự tham gia người Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo trình Nguyên tắc 5: Tiếp cận theo hệ thống Nguyên tắc 6: Cải tiến liên tục Nguyên tắc 7: Quyết dịnh dựa kiện Nguyên tắc 8: Quan hệ hợp tác có lợi với nhà cung ứng Tám nguyên tắc quản lý chất lượng nêu tiêu chuẩn ISO 9000:2005 (TCVN 9000:2007) nhằm giúp cho Lãnh đạo Doanh nghiệp nắm vững phần hồn ISO 9001:2008 sử dụng để dẫn dắt doanh nghiệp đạt kết cao áp dụng ISO 9001:2008 cho Doanh nghiệp Triết lý quản lý chất lượng Hệ thống chất lượng định chất lượng sản phẩm, sản phẩm tạo trình liên kết tất phận, trình biến đầu vào thành SV: Đỗ Thị Hương Lan 14 Lớp ĐHLT QTVP 14A Đề tài nghiên cứu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đầu đến tay người tiêu dùng, khơng có thơng số kỹ thuật bên sản xuất mà hiệu phận khác phận hành chính, nhân sự, tài Làm từ đầu chất lượng nhất, tiết kiệm Chú trọng phòng ngừa từ ban đầu đảm bảo giảm thiểu sai hỏng khơng đáng có, tiết kiệm thời gian, nhân lực Có hoạt động điều chỉnh q trình hoạt động, đầu cuối trình đầu vào trình Làm từ đầu biện pháp phịng ngừa tốt Như nói trên, thành viên có cơng việc khác tạo thành chuỗi móc xích liên kết với nhau, đầu người đầu vào người Quản trị theo trình đinh dựa kiện, liệu Kết mong muốn đạt cách có hiệu nguồn lực họat động có liên quan quản lý q trình Mọi định có hiệu lực dựa việc phân tích liệu thông tin Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Điều khoản 0: Giới thiệu Điều khoản Phạm vi áp dụng Điều khoản Tài liệu viện dẫn Điều khoản 3: Thuật ngữ định nghĩa Điều khoản 4: Yêu cầu chung hệ thống quản lý chất lượng Điều khoản 5: Trách nhiệm lãnh đạo Điều khoản 6: Quản lý nguồn lực Điều khoản 7: Tạo sản phẩm Điều khoản 8: Đo lường, phân tích, cải tiến Có thể tổng hợp điều khoản ISO 9001:2008 theo dạng mơ sau: SV: Đỗ Thị Hương Lan 15 Lớp ĐHLT QTVP 14A Đề tài nghiên cứu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mơ hình quản lý chất lượng theo nguyên tắc tiếp cận theo trình sau: SV: Đỗ Thị Hương Lan 16 Lớp ĐHLT QTVP 14A Đề tài nghiên cứu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ngoài thủ tục, hồ sơ bắt buộc phải có theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2008, Doanh nghiệp xây dựng thêm thủ tục, hướng dẫn công việc lập hồ sơ cần thiết nhằm đảm bảo hệ thống quản lý có hiệu lực hiệu Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 bảo đảm q trình sản phẩm khơng có lỗi Nhưng chắn hệ thống tạo nên sức mạnh tin cậy tổ chức, nhờ vào : - Có sách mục tiêu chất lượng rõ ràng, có quan tâm Lãnh đạo cao thông qua việc xem xét định kỳ toàn hệ thống - Xây dựng cấu tổ chức phân bổ nguồn lực hợp lý để thực công việc tăng khả đạt yêu cầu mong muốn - Các quy trình làm việc rõ ràng quán, đảm bảo công việc thực thích hợp khoa học - Một hệ thống mà ln có phản hồi, cải tiến để sai lỗi, sai sót tất phận ngày hạn chế khơng lặp lại sai lỗi, sai sót với nguyên nhân cũ xảy - Một chế để định kỳ đánh giá tồn diện nhằm liên tục cải tiến toàn hệ thống - Xây dựng trình bảo đảm yêu cầu khách hàng chắn đạt trước chấp nhận yêu cầu khách hàng 2.1.2 Ứng dụng ISO vào cơng tác Quản trị văn phịng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 khơng thể bảo đảm q trình sản phẩm khơng có lỗi Nhưng chắn hệ thống tạo nên sức mạnh tin cậy tổ chức, nhờ vào : - Có sách mục tiêu chất lượng rõ ràng, có quan tâm Lãnh đạo cao thông qua việc xem xét định kỳ toàn hệ thống - Xây dựng cấu tổ chức phân bổ nguồn lực hợp lý để thực công việc tăng khả đạt yêu cầu mong muốn - Các quy trình làm việc rõ ràng quán, đảm bảo cơng việc thực thích hợp khoa học SV: Đỗ Thị Hương Lan 17 Lớp ĐHLT QTVP 14A Đề tài nghiên cứu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Một hệ thống mà ln có phản hồi, cải tiến để sai lỗi, sai sót tất phận ngày hạn chế khơng lặp lại sai lỗi, sai sót với nguyên nhân cũ xảy - Một chế để định kỳ đánh giá toàn diện nhằm liên tục cải tiến toàn hệ thống - Xây dựng trình bảo đảm yêu cầu khách hàng chắn đạt trước chấp nhận yêu cầu khách hàng 2.2 Tình hình thực cơng tác ISO 9001:2008 tại Trung tâm đào tạo nghiên cứu khoa học Hà Nội 2.2.1 Nhìn trung tồn thể quan Việc đưa ứng dụng ISO vào quan đại phương lên bước đầu nhiều bỡ ngỡ chưa thành tạo Một số cán cịn học nâng cao theo khóa để sử dụng ISO Giám đốc đào tạo nâng cao công tác quản lý để kịp thời đạo công việc 2.2.1.1Thuận lợi: Khi đưa ứng dụng ISO 9001:2008 vào công việc hàng ngày Trung tâmthì cơng việc để giải cách nhanh hơn, nhàn hơn, soạn thảo văn cần gõ nội dung định dạnh hết thể thức văn khơng lo văn bị lỗi ề thể thức Chánh văn phòng nhàn việc kiểm saots sửa văn chịu trách nhiệm văn Việc làm qua ISO văn hoàn thiện trực tiếp máy lên giải tải việc in ấn nhiều, người quản lý nhàn 2.2.1.2 Khó khăn: Ví ứng dụng ISO 9001:2008 lên việc thực gặp nhiều bỡ ngỡ, chưa quen thời gian dành cho văn xác định rõ ràng khoảng thời gian định địi hỏi người soạn thảo phải nhanh chóng giải cơng việc Nhưng cán chưa đào tạo thành thạo cách sử dụng ISO lên bỡ ngỡ khó hồn thành cơng việc SV: Đỗ Thị Hương Lan 18 Lớp ĐHLT QTVP 14A Đề tài nghiên cứu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Việc làm qua ISO văn hoàn thiện trực tiếp máy lên giải tải việc in ấn nhiều, nhiên chưa đồng chữ ký số lên phải qua bước trình ký, duyệt Nhân viên quen làm việc theo lề lối cũ lên áp dụng ISO phải mât thời gian làm quen 2.2.2 Tình hình thực ISO 9001:2008 vào cơng tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm đào tạo nghiên cứu khoa học Hà Nội 2.2.2.1 Khái niệm công tác Văn thư: “Công tác Văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo quản lý điều hành công việc quan” Công tác Văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hìmh thành trình hoạt động quan tổ chức; quản lý sử dụng cho dấu công tác Văn thư 2.2.2.2 Ý nghĩa công tác Văn thư hoạt động Trung tâm: - Công tác Văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, chinh xác, đầy đủ thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý, lãnh đạo, điều hành lãnh đạo, cán trung tâm; - Làm tốt công tác Văn thư cịn góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng làm việc cán bộ, công nhân viên chức trung tâm; - Cơng tác Văn thư cịn có tác dụng việc phòng, chống, làm giảm tệ quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành chính; - Cơng tác Văn thư thực tốt cịn đảm bảo giữ gìn an tồn bí mật Đảng, Nhà nước; - Công tác Văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ; Công tác Văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cớ hoạt động quan hoạt động cá nhân chứng pháp lý cần thiết 2.2.2.3 Nội dung công tác văn thư SV: Đỗ Thị Hương Lan 19 Lớp ĐHLT QTVP 14A Đề tài nghiên cứu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc quan Là mắt xích nối liền hoạt động ngồi quan; giúp văn phịng thực tốt chức nhiệm vụ Nội dung cơng tác văn thư bao gồm: - Xây dựng ban hành văn bản; - Tổ chức quản lý giải văn bản; - Bảo quản sử dụng dấu Đây nội dung công việc chiếm phần lớn hoạt động văn phịng Nhờ cơng tác văn thư mà việc trao đổi, cập nhật thông tin văn đảm bảo xác, kịp thời Giúp quan giải cơng việc cách nhanh chóng, xác có hiệu quả, đảm bảo tính pháp lý giấy tờ qua khâu kiểm tra thể thức nội dung văn Tránh khỏi sai lầm hạn chế tệ nạn quan liêu giấy tờ, đồng thời giữ gìn phản ánh đầy đủ trình hoạt động quan, cung cấp nguồn tài liệu cho lưu trữ quan Như công tác văn thư đóng vai trị quan trọng, cần thiết quan nói chung văn phịng nói riêng Xác định điều nên Trung tâm đào tạo nghiên cứu khoa học Hà Nội trọng xây dựng phát triển công tác văn thư Đảm bảo cơng tác văn thư nhanh chóng 2.2.2.4 Tình hình thực công tác ISO 9001:2008 Trung tâm đào tạo Nghiên cứu khoa học Hà Nội quan hành nhà nước nên cơng tác Văn thư giữ vai trò quan trọng hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho công tác quản lý, bao gồm công việc xây dựng văn tổ chức quản lý văn Nhằm thực yêu cầu trên, phòng Văn thư Lưu trữ thuộc Văn phòng trung tâmtrực tiếp quản lý lập có trách nhiệm thực thống công tác văn thư trung tâm Đây nội dung quan trọng thiếu chiếm phần lớn nội dung hoạt động Văn phòng Khi áp dụng ISO vào công tác văn thư lưu trữ tình sau 2.2.2.4.1 Về văn thư SV: Đỗ Thị Hương Lan 20 Lớp ĐHLT QTVP 14A Đề tài nghiên cứu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cán văn thư nhàn việc quản lý văn văn hồn thành thể thức, chuẩn nội dung Việc đưa vào lưu trữ tốt Cán văn thư đào tạo ISO lên việc thực tốt hơn, áp dụng ký thuật Việc trình ký đơn gainr thuận tiện Gửi công văn nội quan thông qua phần mềm không thiệt phải gửi tận tay Công văn đến, quản lý rõ ràng chặt chẽ 2.2.2.4.2 Về công tác Lưu trữ Văn lưu trữ dễ dàng áp dụng ISO, khơng phải chỉnh lý nhiều (vì trược văn hay phải sửa đổi, bổ sung nhiều lần) Lập hồ sơ tiện lợi tiến hành đưa vào lưu trữ cách thuận tiện Việc tìm lại tài liệu, văn dễ dàng SV: Đỗ Thị Hương Lan 21 Lớp ĐHLT QTVP 14A Đề tài nghiên cứu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương 3: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP 3.1.Đánh giá chung Qua , cho thấy công tác văn thư phận quan trọng tổ chức, quan hành nhà nước, đồng thời trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo, giúp cho cán nhân viên quan hoàn thành tốt nhiệm vụ đảm bảo thông tin văn cần tra cứu hay truy cập thông tin khứ, hành nhằm phục vụ cho công tác chuyên môn công tác tham mưu cho lãnh đạo việc xây dựng quản lý nhà nước theo định hướng Đảng, pháp luật đề 3.2 Thực trạng việc thực công tác ISO9001:2008 Ưu điểm: Công tác văn thư trung tâm đào tạo nghiên cứu khoa học Hà Nội trang bị thiết bị văn phịng đầy đủ, định cơng tác văn thư thực theo quy trình ISO 9001:2008 Lãnh đạo phòng thường xuyên quan tâm nhắc nhở văn thư việc thực hiện, quy định Nhà nước, quan công tác công văn giấy tờ Công tác văn thư giải công văn đi, công văn đến tổ chức thực tương đối tốt, chu đáo theo quy trình, theo quy định Điều lệ công tác công văn giấy tờ, văn hướng dẫn Cục Lưu trữ Nhà nước Đội ngũ cán làm công tác văn thư, lưu trữ cải thiện đáng kể, biên chế cán làm công tác văn thư tăng cường, chất lượng trình độ cán nâng cao bước, đảm bảo tiêu chuẩn, nghiệp vụ ngạch công chức văn thư, lưu trữ Cán chuyên trách công tác văn thư, lưu trữ xây dựng ban hành nhiều văn hướng dẫn kịp thời đầy đủ đến phòng, ban, quan đơn vị trực thuộc Văn phòng huyện triển khai thực như: Quy trình soạn thảo ban hành văn bản; lập sổ theo dõi, đăng ký, quản lý văn đi, văn đến; công SV: Đỗ Thị Hương Lan 22 Lớp ĐHLT QTVP 14A Đề tài nghiên cứu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tác quản lý sử dụng dấu… góp phần tạo sở pháp lý quan trọng cho việc giải tồn từ nhiều năm vấn đề tổ chức cán bộ, chế độ giao nộp tài liệu, chế độ bảo quản tài liệu lưu trữ Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ đẩy mạnh - Cơ sở vật chất kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ ý hơn, đầu tư cho việc quản lý văn đến, cải tạo, nâng cấp xây kho bảo quản tài liệu lưu trữ; mua sắm phương tiện bảo quản tài liệu, đào tạo bồi dưỡng cán phân loại chỉnh lý tài liệu lưu trữ Đạt kết quan tâm lãnh đạo cấp lãnh đạo đơn vị trực thuộc cố gắng nổ lực người trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ ln có trách nhiệm, nhiệt tình, tận tụy với công việc phân công Hạn chế Công tác văn thư chưa thực quan tâm trọng, cách xếp lao động văn phòng chưa hợp lý hiệu chưa cao Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ cịn hạn chế Cơng nghệ phục vụ cho cơng tác văn thư cịn hạn chế, cụ thể phần mềm lõi giai đoạn vận hành sửa chữa thường xuyên, chưa nâng cấp nên thường hay xảy lỗi gây ách tắc q trình xử lý cơng việc Mặt khác, cán quan tâm thực triệt để xử lý văn phần mềm nên việc quản lý văn hệ thống cịn gặp nhiều khó khăn không bảo đám tra cứu, giám sát đánh giá công việc - Thể thức kỹ thuật trình bày văn nhiều phịng, ban đơn vị cịn sai sót cán chun môn chưa thật quan tâm nghiêm túc thực theo quy định thực biện pháp nhắc nhở chưa có chế tài xử phạt SV: Đỗ Thị Hương Lan 23 Lớp ĐHLT QTVP 14A Đề tài nghiên cứu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.3 giải pháp * Đề xuất kiến nghị Về nhận thức:Trước hết trưởng đơn vị nghiên cứu triển khai cho CBVC đơn vị thấu hiểu ý nghĩa tầm quan trọng việc áp dụng quy trình ISO quản lý Việc áp dụng ISO trung tâm xem khâu đột phá góp phần cải tiến cơng tác quản lý nâng cao chất lượng đàotạo Làm cho Cán viên chức thấu hiểu sách chất lượng, kế hoạch thực mục tiêu chất lượng trường, sở mà xây dựng mục tiêu đơn vị, phù hợp với mục sách chất lượng mục tiêu trung tâm Làm cho CBVC thấu hiểu quy trình kỹ thuật thực quy trình ISO trung tâm ban hành Về chuyên môn, nghiệp vụ: Xây dựng thực Quy trình: Khi thực cơng việc cụ thể có liên quan đến ISO, trưởng đơn vị người thực phải nghiên cứu quy trình thực ISO để triển khai thực cho Trong trình thực cần ghi nhận điều chưa thật hợp lý (nếu có) quy trình để đề xuất ban giám đốc chỉnh sửa theo nguyên tắccủaISO Tạo lập chứng cho giai bước thực thực hiện: Khi triển khai thực bước ghi quy trình, người thực phải lập chứng từ theo quy định ISO (được xác định bước cụ thể quy trình) Sơ kết giai đoạn, tổng kết thực xong quy trình: Khi triển khai thực quy trình, xong bước người thực phải ghi nhận kết vào chứng từ để theo dỏi kiểm tra Tăng cường công tác tuyên truyền cho cán công nhân viên Văn phòng trung tâm đào tạo vào nghiên cứu khoa học Hà Nội hiểu rõ tác dụng tầm quan trọng công tác ISO 9001:2008 - Thành lập hội đồng kiểm tra, giám sát việc thực công tác ISO 9001:2008 SV: Đỗ Thị Hương Lan 24 Lớp ĐHLT QTVP 14A Đề tài nghiên cứu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Kịp thời ban hành văn hướng dẫn, quy định thực cụ thể thực công tác ISO 9001:2008 - Đưa việc thực quy định công tác văn thư quan thành tiêu bắt buộc cán làm công tác liên quan đến công văn giấy tờ phải thực nghiêm túc công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ thực nhiệm vụ chun mơn - Hàng quý đề xuất cho cán công nha viên chức đào tạo lớp ngắn hạn sử dụng ISO cho sử dụng thành thạo - Sớm xây dựng hoàn thiện hệ thống văn quản lý công tác văn thư trung tâm để làm sở pháp lý cho công tác văn thư hoạt động thống nhất, pháp luật đặc biệt phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội tiến trình cơng nghiệp hóa đại hóa - Đầu tư, nâng cấp trang thiết bị văn phịng như: máy tính, máy in, bàn, ghế, tủ,…phục vụ cho công tác - Cần kiến nghị với quan cấp tổ chức buổi hội thảo khoa học việc ứng dụng ISO 9001:2008, hàng năm cần cử cán học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ để giúp nâng cao tay nghề kịp với phát triển xã hội - Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá, giám sát việc thực cơng tác hành văn thư quan Thường xuyên động viên, khuyến khích kịp thời, để tạo nên động lực tinh thần thi đua làm việc có tính hiệu cao, lập thành tích cơng tác thi đua - Hiện đại hóa cơng tác văn thư để đáp ứng yêu cầu cơng tác hành chính, giảm bớt áp lực khối lượng công việc, cần ứng dụng tin học ứng dụng phần SV: Đỗ Thị Hương Lan 25 Lớp ĐHLT QTVP 14A Đề tài nghiên cứu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Qua tiểu luận này giúp em hiểu sâu công tác ISO 9001:2008 phận quan trọng tổ chức, quan hành nhà nước, đồng thời trung tâm thơng tin phục vụ lãnh đạo, giúp cho cán nhân viên quan hồn thành tốt nhiệm vụ đảm bảo thơng tin văn cần tra cứu hay truy cập thông tin khứ, hành nhằm phục vụ cho công tác chuyên môn công tác tham mưu cho lãnh đạo việc xây dựng quản lý nhà nước theo định hướng Đảng, pháp luật đề Dưới đạo lãnh đạo quan, phân công rõ ràng, quản lý chặt chẽ phận Văn phòng đến cán văn thư công tác xây dựng ban hành văn bản, quản lý giải văn bản, quản lý sử dụng dấu nâng cao ý thức, trách nhiệm qua khâu nghiệp vụ Vì vậy, hàng năm công tác tổng hợp tài liệu, thu thập, bổ sung tài liệu thuận lợi ngày chuyển hóa theo chiều hướng tốt, hiệu Trong khoảng thời gian làm tiểu luận Trung tâm đào tạo nghiên cứu khoa học Hà Nội khoảng thời gian tìm hiểu học hỏi kiến thức , kinh nghiệm thực tế quan, giúp cho thân em nhận thức sâu ,định hướng tương lai thân cách tốt đặc biệt làm tiền đề cho em trongcông việc tới sau trường, giúp em hiểu công việc chuyên môn nghiệp vụ sau Em xin chân thành cảm ơn ! SV: Đỗ Thị Hương Lan 26 Lớp ĐHLT QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp SV: Đỗ Thị Hương Lan Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 27 Lớp ĐHLT QTVP 14A ... tài nghiên cứu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CƠNG TÁC ISO 9001. 2008 TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO VÀ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC HÀ NỘI 2.1 Tìm hiểu chung cơng tác ISO 2.1.1 ISO 9001: 2008. .. nên Trung tâm đào tạo nghiên cứu khoa học Hà Nội trọng xây dựng phát triển công tác văn thư Đảm bảo công tác văn thư nhanh chóng 2.2.2.4 Tình hình thực cơng tác ISO 9001: 2008 Trung tâm đào tạo Nghiên. .. thực tiễn cao 8.Bố cục của đề tài +Chương 1: Giới thiệu đôi nét Trung tâm đào tạo nghiên cứu khoa học Hà Nội +Chương 2: Tình hình thực cơng tác ISO 9001: 2008 Trung tâm đào tạo nghiên cứu khoa