Đang tải... (xem toàn văn)
I.GIỚI THIỆU: Microsoft Excel là một chương trình ứng dụng thuộc bộ Microsoft Office, là một công cụ mạnh để thực hiện các bảng tính chuyên nghiệp. Cũng như các chương trình bảng tính Lotus, Quattro,..., bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người sử dụng. Hiện tại Excel được sử dụng rộng rãi trong môi trường doanh nghiệp nhằm phục vụ các công việc tính toán thông dụng, bằng các công thức tính toán mà người sử dụng (NSD) không cần phải xây dựng các chương trình.
Chương I GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL I GIỚI THIỆU: Microsoft Excel chương trình ứng dụng thuộc Microsoft Office, công cụ mạnh để thực bảng tính chuyên nghiệp Cũng chương trình bảng tính Lotus, Quattro, , bảng tính Excel bao gồm nhiều ô tạo dòng cột, việc nhập liệu tính toán Excel có điểm tương tự nhiên Excel có nhiều tính ưu việt có giao diện thân thiện với người sử dụng Hiện Excel sử dụng rộng rãi môi trường doanh nghiệp nhằm phục vụ công việc tính toán thông dụng, công thức tính toán mà người sử dụng (NSD) không cần phải xây dựng chương trình II SỬ DỤNG EXCEL Khởi động Excel Cách 1: Nhấp đôi chuột vào biểu tượng Excel hình (Nếu có) Cách 2: Kích chuột vào biểu tượng Excel MS Office Shortcut Cách 3: Từ Menu Start - Chọn Program - Chọn biểu tượng Microsoft Excel Cách 4: Từ Menu Start - Chọn Run - xuất hộp thoại: Nhập tên tập tin chương trình Excel (kèm theo đường dẫn đầy đủ) ® ấn OK Thoát khỏi Excel: Có nhiều cách: Cách 1: Chọn lệnh File - Exit Cách 2: Kích chuột vào nút Close tiêu đề cửa sổ Excel Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 Khi đóng Excel, bảng tính chưa lưu trữ excel xuất thông báo: " Do you want to save the change…?" ( Bạn có lưu lại thay đổi tập tin BOOK1 không?) Nếu chọn Yes: Lưu tập tin đóng Excel lại Nếu chọn No: Đóng Excel lại mà không lưu tập tin Nếu chọn Cancel: Huỷ bỏ lệnh thoát Excel Các thành phần cửa sổ Excel Thanh tiêu đề Thanh Menu Thanh Formatting Thanh Standard Ô hành Thanh Formula Tiêu đề cột Tiêu đề dòng Vùng bảng tính Cũng gồm thành phần cửa sổ chương trình: - Thanh tiêu đề - Thanh thực đơn - Thanh công cụ: Đóng/ mở công cụ lệnh View - Toolbars - Thanh công thức: (Formula bar): Đóng mở công thức lệnh View Formula bar - Dòng (Row): Tiêu đề dòng ký hiệu theo số thứ tự 1, 2, 3, …đến 65536 - Dòng (Column): Tiêu đề cột ký hiệu theo chữ cái: A, B, C đến IV (tối đa 256 cột bảng tính) - Ô (Cell): Giao hàng cột Ô xác định địa ô, ký hiệu Ví dụ: Ô C5 ô vị trí cột C giao với dòng - Con trỏ ô: có dạng hình chữ nhật bao quanh ô Ô có chứa trỏ ô gọi ô hành Địa ô hành hiển thị ô Name box (phía bên trái Thanh công thức) nội dung chứa ô hiển thị phía bên phải công thức * Cấu trúc bảng tính Excel Mỗi tập tin Excel chứa nhiều bảng tính Mỗi bảng tính gọi Sheet (gồm 256 cột x 65536 dòng) Mỗi tập tin (book) chứa tối đa 255 Sheet Khi mở tập tin, Excel lấy tên tập tin Book1.xls trỏ nằm bảng tính Sheet1 CHƯƠNG II LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH I CÁC THAO TÁC CƠ BẢN VỚI TẬP TIN BẢNG TÍNH Lưu bảng tính - Chọn lệnh File - Save /hoặc nhấn Ctrl + S/ kích chuột vào nút Save công cụ - Xuất hộp thoại: Chọn đĩa, thư mục chứa tập tin Gõ tên tập tin + Mục File name: Gõ tên tập tin + Mục Save in: Chọn đĩa Folder chứa tập tin ® Xong ấn nút Save - Mở tập tin mới: Chọn lệnh File - New/ nhấn tổ hợp phím Ctrl + N/ ấn nút New công cụ Standard - Mở tập tin có đĩa Chọn lệnh File - Open/ nhấn tổ hợp phím Ctrl + O/ ấn nút Open công cụ Standard ® Xuất hộp thoại: + Mục Look in: Chọn thư mục chứa tập tin muốn mở Nội dung thư mục chọn xuất danh sách bên Nhấp đôi chuột vào tập tin muốn mở II KHAI BÁO THÔNG SỐ MÔI TRƯỜNG Để khai báo định dạng cho kiểu liệu, trước làm việc với Excel ta nên xem lại phần khai báo thông số môi trường làm việc để thuận tiện việc nhập liệu vào cho định dạng qui ước máy Thao tác sau: Từ Menu Start - Chọn Control Panel ® Mở Regional Settings ® Xuất hộp thoại: + Phiếu Number: khai báo kiểu số Dấu phân cách thập Dấu phân nhóm số Dấu phân cách liệt kê · Decimal Symbol: Chọn dấu phân cách số thập phân · No, of digits after decimal: số chữ số thập phân · Digits grouping symbol: Dấu phân cách nhóm số · No, of digits in group: số chữ số nhóm · Negative sign symbol: dấu âm · Negative number format: dạng thức số âm · Display leading zeroes: dạng số nhỏ · Measurement system: Hệ thống đo lường · List separator: dấu phân cách liệt kê + Phiếu Currency: Hiệu chỉnh định dạng liệu tiền tệ Khai báo tương tự phiếu Number, có thêm mục: · Currency symbol: Ký hiệu tiền tệ · Position of currency symbol: Vị trí ký hiệu tiền tệ Thay đổi ký hiệu tiền tệ + Phiếu Time: Hiệu chỉnh định dạng liệu · · Time sample: Dạng hiển thị · Time style: Kiểu định dạng · Time separator: Dấu phân cách · AM symbol: Ký hiệu buổi sáng PM symbol: Ký hiệu buổi chiều + Phiếu Date: · Calendar type: Loại lịch sử dụng · Short date style: ngày tháng dạng gọn · Long date: Dạng đầy đủ Khai báo xong ấn nút Apply ® OK Để khai báo Font cho Excel: Tại hình Excel, chọn lệnh Tools - Options, xuất hộp thoại: + Phiếu General: · Standard Font: Chọn Font · Size: Chọn cỡ ® OK ® xuất thông báo yêu cầu khởi động lại Excel để bắt đầu làm việc III THAO TÁC NHẬP LIỆU Nhập liệu - Muốn nhập liệu ô phải di chuyển trỏ ô đến ô - Nhập liệu bình thường kết thúc nhập phím Enter - Ngắt dòng ô: dùng phím Alt + Enter Di chuyển trỏ ô: - Dùng phím mũi tên/ phím Enter - Dùng chuột kích vào ô cần di chuyển đến - Tab / Shift Tab: dịch chuyển sang phải/ trái hình - Page Up/ Page Down: Lên /xuống hình Thay đổi kích thước cột/ hàng - Kéo chuột vách ngăn tiêu đề cột/hàng Kéo chuột vị trí IV PHÂN LOẠI DỮ LIỆU Dữ liệu nhập vào Excel phân làm loại sau: Kiểu chuỗi, ký tự (Text) - Gồm ký tự chữ (A -> Z), số, dấu tả - Có thể nhập liệu chuỗi bắt đầu kí tự canh biên: ' (dấu nháy): Canh chuỗi biên trái ô " (dấu nháy kép): Canh chuỗi biên phải ô ^ (dấu mũ): Canh chuỗi ô - Khi nhập canh trái ô - Nếu độ rộng ô nhỏ chiều dài chuỗi thì: · Nếu ô lân cận hàng trống liệu lấn chiếm sang để thể đầy đủ · Nếu ô lân cận hàng có liệu phần liệu thiếu chỗ bị khuất Kiểu số (Number) - Là kiểu liệu chứa số -> 9, có dấu + - %, ( ), ký hiệu tiền tệ số ký hiệu đặc biệt khác - Mặc định liệu kiểu số canh phải ô - Dữ liệu kiểu số bao gồm nhiều kiểu chi tiết: - · Số chưa định dạng (General) · Số định dạng theo kiểu số (Number) · Số dạng tiền tệ (Currency) · Số kế toán (Accounting) · Số dạng ngày (Date) · Số dạng (Time) · Số phần trăm % (Percent) · Số dạng chuỗi (Text) · Số dạng phân số (Fraction) · Số dạng số E (Scientific) · Số dạng đặc biệt (Special) · Một số dạng khác (Custom) Nếu độ rộng ô nhỏ chiều dài số Dữ liệu thể dạng số mũ (VD: 1E + 04) toàn dấu ##### ô Kiểu công thức (Formula) Là biểu thức toán học, bắt đầu dấu "=" dấu "+" chứa liệu số, chuỗi (phải đặt cặp dấu nháy kép), toán tử, hàm Kết công thức hiển thị ô công thức hiển thị công thức Chiều dài không vượt 255 ký tự Chú ý: - Nếu liệu kiểu số, công thức mà có ký tự canh biên trước Excel xem liệu kiểu chuỗi - Nếu ta nhập liệu kiểu số, ngày, không dạng khai báo Excel không nhận diện liệu tự động chuyển sang kiểu chuỗi V HIỆU CHỈNH DỮ LIỆU Sửa liệu Cách 1: Nhấp đôi chuột vào ô cần sửa để sửa, sửa xong ấn Enter Cách 2: Đặt trỏ ô cần sửa ấn phím F2 để sửa Xoá Cách 1: Chọn phạm vi cần xoá ® ấn phím Delete (xoá nội dung) Cách 2: Chọn phạm vi cần xoá ® Chọn lệnh Edit - Clear - All: Xoá nội dung lẫn định dạng - Format: Chỉ xoá định dạng - Contents: Chỉ xoá nội dung - Comments: Chỉ xoá thích Cách 3: Chọn phạm vi cần xoá ® Kích phải chuột vào phạm vi đó, chọn lệnh Clear Contents (Xoá nội dung) Di chuyển liệu Cách trực tiếp: Dùng chuột kéo liệu từ vị trí đến vị trí khác (kéo vị trí đường viền phạm vi) Cách gián tiếp: Chọn phạm vi liệu, chọn lệnh Edit - Cut (Ctrl + X), sau đưa trỏ đến vị trí đích, chọn lệnh Edit - Paste (Ctrl + V) Sao chép liệu Cách trực tiếp: Dùng chuột kéo liệu từ vị trí đến vị trí khác đồng thời ấn phím Ctrl kéo (kéo vị trí đường viền phạm vi) Cách gián tiếp: Chọn phạm vi liệu, chọn lệnh Edit - Copy (Ctrl + C), sau đưa trỏ đến vị trí đích, chọn lệnh Edit - Paste (Ctrl + V) Ngoài Excel sử dụng nút Handle (nút có dạng hình chữ thập màu đen góc bên trái phạm vi liệu) để chép cho ô lân cận theo hướng kéo nút Handle Điền liệu tự động - Điền liệu tăng dần (đánh số thứ tự) Cách 1: Bước 1: Gõ số vào ô liên thứ tự tăng dần Bước 2: Chọn ô Bước 3: Kéo nút Handle phạm vi kéo theo hướng cần điền đến vị trí cần thiết nhả chuột Cách 2: - Gõ số thứ tự dãy số cần điền - Kéo nút Handle ô đồng thời ấn phím CTRL kéo, ta dãy số thứ tự tăng dần đơn vị theo hướng kéo nút Handle VI KHỐI, PHẠM VI THAO TÁC Khái niệm khối( gọi vùng bảng tính): Khối gồm ô nhiều ô liên tục Khối xác định địa chỉ: < địa ô đầu tiên>: BÀI THỰC HÀNH SỐ Chỉ sử dụng công thức ô B2, sau chép cho tất ô lại BÀI THỰC HÀNH SỐ Cho bảng số liệu sau: BẢNG TỔNG KẾT ĐIỂM THI HỌC KỲ II NĂM HỌC 2003-2004 Yêu cầu: Câu 1: Tính cột Tổng: = Tổng Điểm môn nhân với hệ số môn Câu 2: Tính Điểm trung bình = Tổng điểm chia cho Tổng hệ số Câu 3: Tính Vị thứ Câu 4: Xếp loại cho học sinh dựa vào Điểm TB Nếu Điểm TB >=9 xếp loại A Nếu Điểm TB >=7 xếp loại B Nếu Điểm TB >=5 xếp loại C Còn lại xếp loại D Câu 5: Tính Điểm trung bình cao nhất, thấp cho học sinh BÀI THỰC HÀNH SỐ Câu 6: Tính tổng số học sinh xếp loại A Cho bảng số liệu sau: Câu 1: Nhập số liệu vào bảng tính Câu 2: Tính cột Định mức, biết Nếu Khách hàng Khu vực 50, Khu vực 100 Khu vực 150 Câu 3: Tính lượng điện tiêu thụ biết Tieu thu = So moi - So cu Câu 4: Tính Tien dien biết Tien dien = Tieu thu * Don gia đó: Nếu số KW Tieu thu = Công qui định xếp loại A - Nếu tháng nghỉ không ngày thì xếp loại B - Còn lại xếp loại C Câu 3: Tính Tiền thưởng cho nhân viên biết Tiền thưởng dựa theo Xếp loại nhân viên (Trong Bảng Tiền thưởng) Câu 4: Tính cột BHXH = Lương * Tỷ lệ %BHXH tính cột BHYT = Lương * Tỷ lệ % BHYT Câu 5: Tính Thực Lĩnh = Lương + Thưởng - BHYT - BHXH - Tạm ứng Câu 6: Tính Tổng lương khối VP, Tổng lương khối SX Câu 7: Tính tổng số nhân viên nhóm VP: Đếm có nhân viên thuộc nhóm VP 10 Cho bảng tính sau: BẢNG TÍNH TIỀN TRONG KHÁCH SẠN AB S C PHÒNG NGÀY D T F G TIỀN THANH TOÁN T TÊN E H I J K Ngày L 20/05/2005 DỊCH ĐẾN VỤ Dịch vụ TỔNG Số ĐG TT Số ĐG TT tuần Tuần Tuần Ngày Ngày Ngày 10 Hà 10/05/2005 101-A Trung 07/05/2005 205-B Vinh 05/05/2005 109-C Mậu 07/05/2005 302-B Thanh 09/05/2005 108-C Dũng 16/05/2005 207-A Thu 14/05/2005 105-C Hoà 07/05/2005 301-C Yêu cầu: Câu 1: Tính cột số tuần biết rằng: Số tuần = (Ngày - Ngày đến)/7 lấy phần nguyên Câu 2: Tính cột ĐG Tuần biết ĐG Tuần tính dựa theo Loại phòng (Bảng Giá theo Loại phòng) Kí tự bên trái Cột Phòng Dịch vụ thể Loại phòng 12 13 14 15 A Loại phòng B C Giá Giá tuần ngày 400 70 280 50 200 35 Câu 3: Tính cột TT Tuần = Số tuần * ĐG Tuần Câu 4: Tính cột Số ngày = (Ngày -Ngày đến)/7 lấy phần dư Câu 5: Tính cột ĐG Ngày : Tương tự ĐG Tuần Câu 6: Tính cột TT Ngày = Số Ngày * ĐG Ngày BÀI THỰC HÀNH SỐ Câu 7: Tính cột Dịch vụ:=(Ngày - Ngày đến)* Giá Dịch vụ ngày (Dựa theo Bảng Giá Dịch vụ Loại phòng Kí tự bên phải Cột Phòng Dịch vụ thể Loại phòng) D E F 12 A B C 13 15 10 Câu 8: Tính Cột Tổng = TT Tuần + TT Ngày + Dịch vụ 11 Câu 1: Tính cột Diện CS biết Cột STT gồm kí tự, kí tự thứ cho biết Diện CS Câu 2: Tính cột Tổng Điểm: Tổng điểm = Môn CS + Môn CN1 + Môn CN2 + Điểm CS Trong đó: Điểm CS Diện CS 1, Điểm CS 0,5 Diện CS Còn lại Điểm CS Câu 3: Tính Cột Loại HB biết rằng: - Loại HB = A Tổng điểm >= 24 môn nhỏ - Loại HB = B nếu: Hoặc Tổng điểm >= 24 môn nhỏ Hoặc Tổng điểm >= 22 môn nhỏ Diện CS Còn lại Loại C Câu 4: Tính cột Học Bổng (Dựa vào Loại Học bổng tra cứu bảng Loại học bổng) Câu 5: Tính cột Tổng: Tổng tiền học bổng phát cho Loại học bổng BÀI THỰC HÀNH SỐ 12 Nhập vào bảng số liệu sau: BÀI THỰC HÀNH SỐ Yêu cầu: Câu 1: Tính cột Xếp Loại: dựa vào số Ngày Công - Nếu Ngày Công >= 22 xếp loại A - Nếu Ngày Công >=20 xếp loại B - Nếu Ngày Công >=18 xếp loại C - Còn lại xếp loại D Câu 2: Tính cột Tiền Thưởng dựa vào Bảng Tiền thưởng sau: A 12 13 14 15 16 A B C D B CC 500000 300000 100000 C DH 400000 200000 0 D TV 300000 150000 0 BÀI TẬP PHẦN CSDL BÀI THỰC HÀNH SỐ 13 Yêu cầu: Câu 1: Nhập hai bảng vào Sheet1 Tính cột TTN biết rằng: TTN = SLN * ĐGN (ĐGN tra Bảng Đơn Giá dựa vào MA HH) Tính cột TTX biết TTX = SLX * ĐGX (ĐGX tra Bảng Đơn giá dựa vào MA HH) Câu 2: Thực Tổng hợp Dữ liệu theo mặt hàng Câu 3: Tiếp tục chép liệu từ Sheet sang Sheet để có CSDL tương tự Sau thực thao tác Lọc liệu theo yêu cầu sau: § Sử dụng Lệnh Data - Filter - AutoFilter Yêu cầu 1: Lọc liệu chi tiết xuất nhập cho mặt hàng Yêu cầu 2: Lọc chi tiết xuất nhập mặt hàng Sắt (mặt hàng Sắt có MA HH bắt đầu chữ S) Yêu cầu 3: Lọc chi tiết hàng Nhập mà Khách hàng ĐN Yêu cầu 4: Lọc chi tiết hàng xuất nhập từ ngày đến ngày 10/02/2003 Chú ý: Sau thực xong Yêu cầu trả liệu lại trạng thái ban đầu (hiển thị đầy đủ ghi) tiếp tục thực yêu cầu § Sử dụng lệnh Data - Filter - Advanced Filter - Từ liệu bảng tính(Sheet 3), tạo bảng liệu (cũng nằm Sheet 3) gồm liệu mặt hàng Nhập (Lúc TTX = 0) Khách hàng từ Đà Nẵng (MA KH bắt đầu chữ DN) Hướng dẫn: Tại Sheet tạo Bảng điều kiện lọc riêng nằm vị trí khác với Bảng liệu gốc, sau dùng lệnh Data - Filter - Advanced Filter để lọc BÀI THỰC HÀNH SỐ 14 Cho CSDL sau: A B C D E F G H STT NGAY MA HH SLN TTN SLX TTX MA KH 02/02/2003 S12 50 SG01 02/02/2003 GHN 140 HN15 03/02/2003 S10 30 DN01 03/02/2003 GTQ 30 DN03 03/02/2003 S12 20 DN02 04/02/2003 GTQ 45 SG02 04/02/2003 GHN 75 SG01 05/02/2003 V12 70 DN01 10 06/02/2003 GTQ 45 HN15 11 10 06/02/2003 S10 35 DN01 12 11 07/02/2003 S10 60 HP14 13 12 07/02/2003 X30 50 SG02 14 13 08/02/2003 V24 50 HU02 15 14 10/02/2003 S12 60 HP14 16 15 10/02/2003 V12 45 DN12 17 16 10/02/2003 V24 25 DN12 18 17 12/02/2003 X30 40 HP03 19 18 12/02/2003 X50 50 HU01 20 19 15/02/2003 S10 25 DN01 21 20 15/02/2003 X50 30 HP03 Yêu cầu: Câu 1: Tính có khách hàng xuất nhập từ ngày 05/02/2003 trở Kết tính đựoc đặt ô D26 Câu 2: Tính tổng SLN khách hàng Đà Nẵng (những khách hàng có MA KH bắt đầu DN) Kết tính đặt ô B26 Câu 3: Cho biết SLN lớn khách hàng Huế (MA KH bắt đầu H) xuất nhập trước ngày 10/02/2003 Kết đặt ô E26 Hướng dẫn: Trước hết phải tạo vùng điều kiện bảng dưới, sử dụng hàm CSDL để tổng hợp theo yêu cầu BÀI THỰC HÀNH SỐ 15 Cho bảng số liệu sau: BÁO CÁO DOANH THU THÁNG 10 NĂM 2005 CỬA HÀNG SỐ QUẦY HÀNG THÁNG 1THÁNG THÁNG QUÝ Quầy điện tử 25.5 23 24.5 73 Quầy xe máy 47.5 30 27 104.5 Quầy đồ chơi trẻ em 7.5 2.5 5.5 15.5 Quầy bếp ga 12.5 11.5 7.5 31.5 Tổng cộng 93 67 64.5 224.5 Hãy tạo đồ thị biểu diễn so sánh doanh thu quầy hàng qua tháng biểu đồ hình cột hình tròn ...Nu chn Yes: Lu tin ri úng Excel li Nu chn No: úng Excel li m khụng lu tin Nu chn Cancel: Hu b lnh thoỏt Excel Cỏc thnh phn ca s Excel Thanh tiờu Thanh Menu Thanh Formatting... t chui s sang ch thng - Vớ d: LOWER (ExCeL) đ excel b Hm UPPER: - Cỳ phỏp: UPPER(s) - Cụng dng: Chuyn tt c cỏc ký t chui s sang ch hoa - Vớ d: UPPER (ExCeL) đ EXCEL c Hm PROPER: - Cỳ phỏp: PROPER(s)... d: LEN (EXCEL) đ h Hm TRIM: - Cỳ phỏp: TRIM(s) - Cụng dng: Tr v chui s sau ó ct b cỏc ký t trng hai u - Vớ d: TRIM( EXCEL ) đ EXCEL @ Chỳ ý: Nu cỏc hm LEFT, RIGHT khụng cú tham s n thỡ Excel s