Giao trinh hoc excel căn bản

BÀI 1: BẮT ĐẦU VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL I LÀM QUEN VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL Microsoft Office Excel chương trình thuộc phần mềm Microsoft Office sử dụng hầu hết tất văn ph òng tồn giới Excel chương trình bảng tính ứng dụng cho công việc quản lý, kế toán, thống kê Khởi động Cách 1: Nhấn nút Start, Chọn Programs, chọn Microsoft Office, chọn Microsoft Office Excel 2003 Hình Khởi động chương trình Excel Cách 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Microsoft Office Excel 2003 hình Giới thiệu bảng tính Excel - Sau khởi động chương trình Excel, có sổ bảng tính (Workbook) Trong sổ bảng tính có nhiều trang bảng tính - Một bảng tính gồm có 256 cột đánh số theo chữ A, B, C…Z, AA, AB, AC… 65536 dòng đánh số Hình Cửa sổ chương trình Excel theo số thứ tự 1,2,3…65536 Trang - Theo mặc định, lần tạo bảng tính Excel tạo trang bảng tính trắng đặt tên Sheet1, Sheet2, Sheet3 Sau có th ể chèn thêm trang chúng đặt tên Sheet4, Sheet5,… Hình Ba trang bảng tính có tên Sheet1, Sheet2, Sheet3 - Ô (Cell): Ô trang tính giao cột dòng Ơ trang bảng tính có địa viết theo trật tự xác định gồm chữ t ên cột đứng trước số thứ tự dòng đứng sau Hình Địa ô A1 VD: Địa ô A1 địa ô cuối trang bảng tính IV65536 - Cửa sổ bảng tính: Cửa sổ bảng tính Excel có th ành phần sau: Thanh cơng cụ Thanh tiêu đề Đường viền ngang Trang tính Sheet1, … Thanh thực đơn lệnh Đường viền dọc Thanh công thức Nhập liệu vào Thanh trạng thái Thanh cuộn dọc Thanh cuộn ngang Hình Giao diện chương trình Excel + Thanh tiêu đề: Cho biết tên chương trình ứng dụng, tên tệp tin + Thanh thực đơn lệnh: Cung cấp nhóm lệnh l àm việc với bảng tính + Thanh cơng cụ: Cung cấp nút thao tác nhanh + Thanh công thức (Formula Bar): Gồm ô Name Box hiển thị tọa độ ô soạn thảo nội dung liệu ô + Đường viền ngang: Ghi tên cột từ trái sang phải theo chữ A, B…Y, Z, AA, AB,…IV Mỗi cột có chứa 65536 + Đường viền dọc: Ghi số thứ tự dòng từ đến 65536 Mỗi dòng chứa 256 + Thanh trượt ngang, dọc: Cho phép hiển thị ô bị che khuất + Thanh trạng thái: Ở đáy cửa sổ Excel cho biết thơng tin bảng tính, trạng thái soạn thảo, kết cộng đ ơn giản  Ready: Đang sẵn sàng làm việc  Enter: Đang nhập liệu hay công thức  Pointer: Đang ghi công thức tham chiếu đến địa  Edit: Đang điều chỉnh liệu hay công thức ô + Cửa sổ Bảng tính (Worksheet Window) phần lớn dùng để nhập liệu, tính tốn, vẽ đồ thị… II CÁC THAO TÁC CƠ BẢN Mở bảng tính - Chọn biểu tượng: - Ấn tổ hợp phím: Ctrl + N - Chọn menu File -> New Lưu bảng tính - Chọn biểu tượng: - Ấn tổ hợp phím: Ctrl + S - Chọn menu File -> Save Đóng bảng tính - Chọn biểu tượng: - Ấn tổ hợp phím: Ctrl + W - Chọn menu File -> Close Mở bảng tính - Chọn biểu tượng: - Ấn tổ hợp phím: Ctrl + O - Chọn menu File -> Open Trang hành, hành - Trên bảng tính hành, thời điểm thao tác với ô trang bảng tính gọi trang hành Hình 6.Bảng tính Sheet1 trang hành Để chuyển trạng thái hành đến trang khác, cần thao tác đơn giản nhắp chuột vào phần chứa tên trang bảng tính - Trên trang hành, thời điểm thao tác đ ược với ơ, gọi hành Hình Ơ A1 hành Nhận dạng trỏ Trên trang hành, thấy loại trỏ sau: - Con trỏ ô: Xác định ô ô hành trang Một đường bao đậm xuất ô hành - Con trỏ soạn thảo: Có hình│màu đen, nhấp nháy, xác định vị trí nhập liệu cho - Con trỏ chuột: Thay đổi hình dạng tùy thuộc vị trí trang bảng tính Con trỏ chuột dạng chữ thập trắng tr ên ô Con trỏ chuột có dạng chữ I phía ô soạn thảo Cách nhập chỉnh sửa liệu hành - Các phím thường dùng + Phím Tab: Di chuyển trỏ sang phải cột + Phím Enter: Di chuyển trỏ ô xuống dòng kết thúc việc nhập/chỉnh sửa liệu + Các phím mũi tên : Di chuyển trỏ ô đến địa trang - Nhập liệu: + Nhắp chuột vào ô cần nhập sử dụng phím mũi t ên để chuyển trạng thái hành ô + Gõ phím để nhập kí tự vào ơ, sai sử dụng phím Delete Backspace để xóa kí tự, sử dụng phím Home/End để di chuyển nhanh dòng nhập + Nhấn phím ESC muốn kêt thúc nhập khơng lấy liệu nhập Nhấn phím Enter để đưa liệu cho ô kết thúc nhập - Chỉnh sửa liệu: Để chỉnh sửa liệu nhập ô, nhắp đúp chuột v chỉnh sửa liệu Nhấn phím Enter để kết thúc chỉnh sửa BÀI 2: SOẠN THẢO NỘI DUNG BẢNG TÍNH Nhập liệu kiểu số văn - Dữ liệu ô bảng tính sau nhập đ ược chương trình tự động phân loại đưa kiểu liệu sau: K iểu số (Number), kiểu văn (Text), kiểu logic, kiểu mã lỗi (Error) + Kiểu số: Khi nhập liệu số vào ô -> số canh sang phải Dữ liệu kiểu số tạo kí tự cho phép l à: ( ),/$+- Nếu muốn nhập số âm, đánh dấu “-” vào trước số nhập số vào cặp dấu ngoặc đơn ( ) Để nhập số có phần thập phân, sử dụng dấu “,” ngăn cách với phần nguyên + Dữ liệu kiểu ngày tháng Excel xem kiểu số Kiểu nhập ngày tháng hệ điều hành qui định mục Regional Setting đặt cửa sổ Control Panel hệ điều h ành Khi nhập kiểu ngày phải ý máy bạn đặt hệ ngày ngày/tháng/năm (mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy) Hình Giá trị kiểu số mặc định lề phải Kiểu ngày: nhập liệu vào ô -> liệu canh sang phải Khi nhập số mà canh sang trái phải xố bỏ định dạng định dạng lại - Chương trình Excel tự động điều chỉnh độ rộng hàng, cột để hiển thị hết liệu ô ô cố định độ rộng làm cho liệu số hết nhìn thấy dạng thông báo “#########” Lưu ý: Giá trị liệu số sau nhập không thay đổi thay đổi khuôn dạng hiển thị liệu hình Ví dụ: Chúng ta nhập giá trị vào D4, D6, D7 20000000 Sau thay đổi khuôn dạng ô D6 D7 có dạng thể số khác giá trị liệu không thay đổi, ô D7 l 20000000 hiển thị rõ ràng cơng thức Hình Thay đổi khn dạng số không làm thay dổi giá trị + Kiểu văn bản: Khi nhập liệu vào ô -> liệu canh sang trái Dữ liệu kiểu văn tạo kí tự, kí tự số l khoảng trống kí tự khơng phải số Khi kí tự nhập vượt độ dài bên phải trống Excel tiếp tục hiển thị phần kí tự lại sang bên phải Khi kí tự nhập vào vượt độ dài ô mà ô bên phải có liệu Excel che dấu kí tự vượt q điều khơng làm thay đổi giá trị liệu nhập ô Chỉnh sửa liệu Có cách để chỉnh sửa liệu ô Cách 1: Nhắp đúp chuột vào ô mốn chỉnh sửa để chuyển ô sang trạng thái soạn thảo chỉnh sửa liệu Nhấn phím Enter để kết thúc Cách 2: Chọn muốn chỉnh sửa sau nhấn phím F2 ta thấy trỏ chuột nhấp nháy, chỉnh sửa liệu nhấn phím Enter để kết thúc Cách 3: Di chuyển chuột lên Formula Bar sau nháy chuột vào vị trí cần chỉnh sửa, nhấn phím Enter để kết thúc Thao tác chọn/hủy chọn ô, dòng, cột 3.1 Chọn Để chọn ơ, cần nhắp chuột v 3.2 Chọn vùng liên tục hình chữ nhật - Nhắp chuột vào ô bên trái - Giữ phím Shift nhắp chuột vào bên phải - Thả phím Shift để kết thúc việc chọn Trong trường hợp địa vùng ô viết theo khuôn dạng (địa ô bên trái:địa ô bên phải), tách dấu hai chấm “:” VD: Chọn vùng ô (A1:D6) Nhắp chuột vào A1 sau nhấn giữ phím Shift nhắp chuột vào ô D6 ta chọn vùng hình Hình 10 Chọn vùng liên tục 3.3 Chọn vùng ô rời rạc - Đầu tiên chọn vùng liên tục hình chữ nhật - Giữ phím Ctrl chọn một vùng liên tục hình chữ nhật Lưu ý: Chúng ta nhanh chóng thay đổi vùng chọn cách nhắp chuột lần ô chọn để hủy chọn mà không cần phải làm lại từ đầu - Chỉ thả phím Ctrl kết thúc 3.4 Chọn cột, dãy cột liền nhau, dãy cột rời rạc  Chọn cột: Để chọn cột, nhắp chuột v tên cột có đường viền ngang  Chọn dãy cột liền kề - Nhắp chuột vào tên cột (bên trái bên phải dãy) đường viền ngang - Giữ phím Shift nhắp chuột vào tên cột cuối cùng dãy - Sau lựa chọn xong thả phím Shift  Chọn dãy cột rời rạc - Trước tiên chọn cột dãy cột liền - Giữ phím Ctrl nhắp chuột chọn dãy cột - Sau lựa chọn xong thả phím Ctrl Hình 11 Chọn dãy cột rời rạc A, C, D, E, G 3.5 Chọn dòng, dãy dòng liền kề nhau, dãy dòng rời rạc  Chọn dòng - Để chọn dòng, nhắp chuột vào số thứ tự dòng có đường viền dọc  Chọn dãy dòng liền kề - Nhắp chuột vào số thứ tự dòng (trên dãy) trền đường viền dọc - Giữ phím Shift nhắp chuột vào số thứ tự dòng sau dãy - Thả phím Shift Hình 12 Chọn dãy dòng liền kề 21, 22, 23  Chọn dãy dòng rời rạc - Trước tiên chọn dòng dãy dòng liền - Giữ phím Ctrl nhắp chuột chọn số thứ tự dòng tiếp theo, thả phím Ctrl kết thúc việc chọn dòng 3.6 Chọn tồn bảng tính Cách 1: Chỉ cần nhắp chuột vào ô giao đường viền ngang đường viền dọc Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl + A 3.7 Hủy chọn Để hủy chọn ô, cần nhắp đúp chuột v ô trang bảng tính Điền số thứ tự tự động - Nhập số vào ô - Nhấn giữ phím Ctrl - Trỏ chuột vào hình vng nhỏ góc dưới, bên phải đó, trỏ chuyển thành hình dấu cộng có mũ Hình 13 Con trỏ chuột chuyển đổi thành dấu chữ thập đen - Nhấn kéo chuột xuống theo chiều dọc, thấy số thứ tự điền tự động vào ô tiếp theo, tăng dần Sao chép, di chuyển, xóa, chèn 5.1 Sao chép Thao tác chép ô Excel không bao gồm chép nội dung, định dạng ô Chúng ta nh ìn thấy bảng nhiều mục lựa chọn dán ô chép  All – Sao chép tất (nội dung, định dạng…)  Formulas – Sao chép công thức  Values – Sao chép giá trị  Formats – Sao chép định dạng  Comments – Sao chép thích  All except borders – Sao chép tất trừ đường viền  Column widths – Sao chép độ rộng cột  Formulas and number formats – Sao chép công thức định dạng số  Values and number formats – Sao chép giá trị định dạng số Hình 14 Lựa chọn dán chép - Thao tác chép ô trang bảng tính + Chọn cần chép (ơ vùng ô) + Nhấn nút Copy bấm tổ hợp phím Ctrl + C để chép + Chuyển trỏ đến vị trí muốn dán + Nhấn nút Paste bấm tổ hợp phím Ctrl + V để dán ô - Thao tác chép ô khác trang bảng tính + Trên trang bảng tính hành, chọn ô cần chép + Nhấn vào nút lệnh Copy sử dụng tổ hợp phím Ctrl + C + Chuyển trạng thái hành đến trang bảng tính khác hay mở tệp bảng tính khác + Đặt vào vị trí mốn dán + Nhấn nút Paste bấm tổ hợp phím Ctrl + V để dán ô 5.2 Di chuyển ô - Chọn ô cần di chuyển - Nhấn nút Cut bấm tổ hợp phím Ctrl + X - Chuyển trỏ đến vị trí muốn dán - Nhấn nút Paste bấm tổ hợp phím Ctrl + V để dán 5.3 Xóa nội dung - Chọn muốn xóa - Nhắp chọn thực đơn lệnh Edit -> Clear -> Contents nhấn phím Delete Thêm/xóa dòng, cột - Thêm dòng + Chọn vị trí mốn thêm dòng, bơi đen dòng muốn thêm + Nhắp chọn thực đơn lệnh Insert -> Rows để tạo dòng trống nằm hai dòng Dòng có định dạng giống dòng lựa chọn VD: Muốn thêm dòng vào vị trí dòng số danh sách, ta bơi đen dòng số 7, 8, sau nhắp chọn menu Insert chọn Rows, ta có đ ược dòng vào vị trí dòng số Hình 15 Bơi den số dòng muốn thêm - Xóa dòng + Chọn nhiều dòng muốn xóa + Vào thực đơn lệnh Edit -> Delete - Thêm cột + Chọn vị trí muốn thêm cột, bơi đen cột muốn thêm + Nhắp chọn thực đơn lệnh Insert -> Columns, cột xuất - Xóa cột + Chọn nhiều cột muốn xóa + Vào thực đơn lệnh Edit -> Delete Thao tác với bảng tính 7.1 Chèn trang vào bảng tính Khi tạo bảng tính mặc định có trang bảng tính (Sheet), nhiên người dùng chèn thêm nhiều trang bảng tính Cách 1: Nhắp chọn thực đơn lệnh Insert -> Worksheet Cách 2: Nhấn phải chuột lên trang bảng tính bất kỳ, chọn mục Insert… sau lựa chọn Worksheet nhấn vào nút OK Một bảng tính xuất 7.2 Đổi tên trang bảng tính Để dễ quản lý nội dung có trang bảng tính, nên đổi tên trang bảng tính cho phù hợp với nội dung chứa trang T ên trang bảng tính chứa dấu cách, chữ cái, chữ số, dấu gạch d ưới Thực bước sau để đổi tên trang bảng tính: - Nhấn phải chuột vào tên trang bảng tính muốn thay đổi - Chọn Rename - Gõ tên nhấn Enter  7.3 Xóa trang bảng tính - Nhắp chọn thực đơn lệnh Edit -> Delete Sheet nhắp phải chuột vào tên trang muốn xóa làm xuất hộp lệnh, chọn lệnh Delete Trang 10 = > < >= B1) Nhỏ (A1=B1) Nhỏ (A1 chọn x Function Hình 27 Làm việc với hàm Hộp thoại Insert Function xuất  Trong hộp Or select a category: chọn All để thị tất hàm  Trong mục Select a function: lựa chọn hàm cần thực khung bên  Nhấn OK để kết thúc Hình 28 Hộp thoại Insert Function Nếu biết xác tên hàm cách điền tham số gõ trực tiếp công thức - Thông thường Excel ngầm định dấu phẩy “;” để ngăn cách đối số hàm - Tiêu chuẩn nhận hai giá trị : - xếp hạng giảm dần (số lớn xếp thứ nhất) - xếp hạng tăng dần (số nhỏ xếp thứ nhất) 3.2 Các hàm thường dùng a Nhóm hàm tốn học + ABS(số) : Trả lại trị tuyệt đối số Ví dụ: ABS(-5) ->5 + INT(số) : Làm tròn số tới số nguyên gần Ví dụ :INT(3.2) -> 3, INT(-3.2) -> -4 + MOD(số, n) : Trả lại số dư phép chia số cho n (chia lấy phần dư) Ví dụ : MOD(10,3) ->1, MOD(11,3)->2 + ROUND(số, n) : Làm tròn số đến chữ số thập phân thứ n Ví dụ :ROUND(123.456,2) -> 123.46 ; ROUND(123.456,0)->123; ROUND(123.456,-1)->120 + SQRT(số) : Tính hai số Ví dụ : SQRT(25) ->5 b Nhóm hàm logích + AND(điều kiện 1, điều kiện 2, ) Cho kết phép Và biểu thức logíc Hàm AND cho kết Đúng tất điều kiện danh sách Đúng Ví dụ AND(1001>100,LEFT("excel",2)="ex") TRUE + OR(điều kiện 1, điều kiện 2, ) Cho kết phép Hoặc biểu thức logíc Hàm OR cho kết Đúng có điều kiện danh sách l Đúng Ví dụ OR(3>2, 5=8) TRUE + NOT(điều kiện) Cho kết phép phủ định biểu thức logíc Hàm NOT cho kết Đúng điều kiện Sai ngược lại Ví dụ NOT(3>2) FALSE + IF(điều kiện,biểu thức 1, biểu thức 2) Hàm IF cho kết quả: điều kiện hàm cho giá trị biểu thức 1, ngược lại cho giá trị biểu thức Biểu thức biểu thức hằng, biểu thức , chuổi, hàm khác Ví dụ nhập cơng thức =IF(D2>5,"TB","Yếu") ô D3 Nếu nhập D2 ta có kết là"TB" Nếu nhập D2 ta có kết là"Yếu" c Nhóm hàm thống kê + AVERAGE(số1, số2, ) : Tính trung bình cộng số danh sách Ví dụ: Trong B1,B2,B3 chứa lần lợt 4, 8, 3; AVERAGE(B1:B3)->5 + COUNT(danh sách giá trị) : Trả số ô chứa giá trị danh sách Ví dụ : =Count(2,”ab”,3,-1) -> + COUNTA(danh sách giá tr ị) : Trả số ô chứa giá trị danh sách trừ ô trống + Countif(vùng liệu, vùng điều kiện) : Đếm ô vùng liệu thoả mãn tiêu chuẩn vùng điều kiện + MAX(danh sách đối số) : Tìm giá trị lớn giá trị danh sách Ví dụ Dữ liệu ô D1,D2,D3 lần l ợt 5,7,9; ô D4 nhập công thức =MAX(D1:D3) D4 + MIN(danh sách đối số) : Tìm giá trị nhỏ giá trị danh sách + SUM(danh sách đối số) : Tính tổng số danh sách Ví dụ Dữ liệu ô D1,D2,D3 lần l ợt 5,7,9; D4 nhập cơng thức =SUM(D1:D3) D4 21 + RANK(n, Danh sách số) : trả thứ bậc số n danh sách số Hàm thường dùng để xếp vị thứ d Nhóm hàm chuỗi (Text) + LEFT(chuổi,n) : cho kết chuỗi trích từ bên trái chuỗi n ký tự Ví dụ LEFT("Lê Thị Minh Nguyệt",6) "Lê Thị", LEFT("ABCD",2) AB + RIGHT(chuổi, n) : cho kết chuỗi trích từ bên phải chuỗi n ký tự Ví dụ RIGHT("Lê Thị Minh Nguyệt",11) "Minh Nguyệt" + MID(chuổi, n1, n) : cho kết chuỗi trích từ vị trí n1, đủ n ký tự Ví dụ MID("Lê Thị Minh Nguyệt",8,4) "Minh" , MID(ABCD,2,2) BC + LEN(chuổi) : Trả lại chiều dài chuỗi Ví dụ LEN("Lê Thị Minh Nguyệt") 18 + UPPER(chuổi) : Đổi chuỗi thành chữ hoa (khơng xác dùng với Font tiếng Việt) Ví dụ UPPER("Thomas") THOMAS + LOWER(chuổi) : Đổi chuỗi thành chữ thường (khơng xác dùng với Font tiếng Việt) Ví dụ UPPER("Thomas") thomas + PROPER(chuổi) : Đổi chữ từ thành chữ hoa, lại chữ thường Ví dụ PROPER("bill gates") Bill Gates e Nhóm hàm ngày (Date & Time) + DATE(year, month, day) : Trả ngày ứng với ngày, tháng, năm cung cấp tham số Ví dụ Date(2000,10,20) 22/10/2000 + DAY(dữ liệu kiểu ngày) : Trả lại giá trị ngày liệu kiểu ngày Ví dụ DAY("24/02/2003") 24 Chú ý: Tham số kiểu ngày có trật tự ngày - tháng - năm tuân theo thiết lập Control Panel máy bạn Trước sử dụng hàm có liên quan đến kiểu ngày kiểm tra xem máy đặt trật tự ngày / tháng / năm hay tháng / ngày / năm + NOW() : Trả lại hành hệ thống + MONTH(dữ liệu kiểu ngày) : Trả lại giá trị tháng liệu kiểu ngày Ví dụ MONTH("8/3/2004") (giả sử máy đặt ng ày theo trật tự ngày/tháng/năm) + YEAR(dữ liệu kiểu ngày) : Trả lại giá trị năm liệu kiểu ng ày Ví dụ YEAR("8/3/2004") 2004 f Các hàm tìm kiếm + Hàm VLOOKUP(x,bảng, cột tham chiếu, cách dò) : dò tìm trị x cột bên trái bảng, tìm có lệch qua bên phải đến cột tham chiếu để lấy trị ứng với vị trí x + Bảng : gồm khối ô, thường gồm nhiều hàng nhiều cột Cột bên trái luôn chứa trị để dò tìm cột khác chứa trị tương ứng để tham chiếu + Cột tham chiếu : thứ tự cột (tính từ trái bảng trở qua) cột bảng cột + Cách dò : số số Ngầm định + Nếu cách dò : - Danh sách cột bên trái bảng phải xếp theo thứ tự tăng dần - Nếu trị dò khớp với phần tử danh sách (không phân biệt chữ hoa thường chuổi ) cho trị trị ô nằm cột tham chiếu hàng với phần tử + Nếu trị dò : - Danh sách cột bên trái bảng không cần phải xếp theo thứ tự - Nếu trị dò khớp với phần tử danh sách (không phân biệt chữ hoa thường chuổi ) cho trị trị ô nằm cột tham chiếu hàng với phần tử Ví dụ : Tính lương cho loại công khác , biết số ti èn cho loại công lao động : Loại A : 20000, loại B :10000, loại C : 5000 Tiền lương tính theo cơng thức tiền=số cơng * số tiền công Ta chọn ô E6 nhập công thức =VLOOKUP(E6,$A$1:$B$3,2,1)*D6 Copy công thức xuống ô E7, E8, E9 ta có kết cột TIềN nh bảng : A A B C B 20000 10000 5000 C D E TT Họ TêN Tuấn Anh Lan Minh LOạI A B C B Số CôNG 10 12 18 20 TIềN 200000 120000 90000 200000 Chú ý : công thức ta dùng địa tuyệt đối $A$1:$B$3 để đảm bảo địa thaqy đổi trình Copy + Hàm HLOOKUP(x,Bảng,Hàng tham chiếu, cách dò) : Dò tìm trị x dòng bảng tìm có lệch xuống dòng đến dòng tham chiếu bảng để lấy trị ứng với vị trí x + Bảng : gồm khối ô, thường gồm nhiều hàng nhiều cột Dòng ln ln chứa trị để dò tìm dòng khác chứa trị tương ứng để tham chiếu + Dòng tham chiếu : thứ tự dòng (tính từ bảng trở xuống) dòng bảng dòng + Cách dò : số số Ngầm định + Nếu cách dò : - Danh sách bảng phải xếp theo thứ tự tăng dần - Nếu trị dò khớp với phần tử danh sách (không phân biệt chữ hoa thường chuổi ) cho trị trị nằm dòng tham chiếu cột với phần tử + Nếu trị dò : - Danh sách dòng bảng không cần phải xếp theo thứ tự - Nếu trị dò khớp với phần tử danh sách (không phân biệt chữ hoa thường chuổi ) cho trị trị ô nằm dòng tham chiếu cột với phần tử Ví dụ : Tính lương cho loại cơng khác , biết số ti èn cho loại công lao động : Loại A : 20000, loại B :10000, loại C : 5000 Tiền l ương tính theo công thức Tiền=số công * số tiền công Ta chọn ô E6 nhập công thức =HLOOKUP(E6,$A$1:$C$2,2,1)*D6 Copy công thức xuống E7, E8, E9 ta có kết cột TIềN nh bảng : A A 20000 B B 10000 C C 5000 D E TT Họ TêN LOạI Số CôNG TIềN Tunhấn A 10 200000 Anh B 12 120000 Lan C 18 90000 Minh B 20 200000 Bài tập: Mở bảng tính nhập liệu vào Sheet1 bao gồm mục hình Bảng đối chiếu nhập trang bảng tính vùng D13:E18 gồm cột chức vụ phụ cấp Thực điền phụ cấp vào bảng lương cách tự động ô F6 theo công thức =VLOOKUP(D5;$D$13:$E$18;2; 0) Giải thích cơng thức VLOOKUP(D5;$D$13:$E$18;2; 0) sau: - Vùng giá trị tìm kiếm giá trị D5 - Vùng bảng đối chiếu $D$13:$E$18, với địa tuyệt đối - Cột trả lại kết cột thứ bảng đối chiếu – cột phụ cấp - Cuối số cho biết không cần xếp cột đầu ti ên bảng đối chiếu theo trật tự giá trị tăng dần Cuối chép công thức ô F5 đến ô BÀI 5: BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ Tự động vẽ biểu đồ chức ưa thích bảng tính Excel Các biểu đồ, đồ thị hình ảnh minh họa trực quan, đầy tính thuyết phục Người xem rút kết luận cần thiết từ biểu đồ, đồ thị mà khơng cần giải thích Ngồi dễ dàng tạo nhiều kiểu biểu đồ, đồ thị khác dựa vào số liệu bảng tính hành Excel cho phép thay đổi cách trình bày, điều chỉnh đường trục, đường biểu diễn, thêm ghi chú… Tạo kiểu biểu đồ, đồ thị khác Bôi đen vùng liệu cần lập biểu đồ Cách 1: Nháy vào biểu tượng Chart Wizard công cụ Cách 2: Nhắp chuột vào menu Insert -> Chart -> xuất hộp thoại Chart Wizard Hình 29 Chọn kiểu biểu đồ hay đồ thị Chọn kiểu biểu đồ (VD: Biểu đồ hình cột đứng) -> Next chuyển sang bước tiêp theo -> Next chuyển sang bước tiếp Hình 30 Thêm tiêu đề chung tiêu đề trục ngang, dọc - Gõ tiêu đề cho biểu đồ vào dòng Chart title - Gõ tiêu đề trục Y vào ô Value (Y) axls - Nhấn nút Next để chuyển sang bước chọn nơi đặt biểu đồ, đồ thị, chọn Sheet2 ô As object In - Nhấn nút Finish để kết thúc Sửa đổi biểu đồ, đồ thị 2.1 Thêm tiêu đề, thích ý nghĩa trục đồ thị  Thêm tiêu đề - Nhắp phải chuột vào vùng trống đồ thị làm xuất hộp lệnh, chọn lệnh Chart Option Hìnhhộp 31.thoại Phải Chart chuột chọn Chart Options để chỉnh đồ tiêu thị đ ề - Trong Option, chọn thẻ Titles sau đósửa đánh chỉnh sửa lại tiêu đề Trang 30 - Nhấn OK để kết thúc  Chú thích ý nghĩa trục đồ thị - Nhắp phải chuột vào vùng trống đồ thị làm xuất hộp lệnh, chọn lệnh Chart Option - Trong hộp thoại Chart Option, chọn thẻ Legend sau tích vào Show Legend (hiển thị thích) - Trong mục Placement, lựa chọn chế độ hiển thị thích (tr ên, dưới, trái, phải…) - Nhấn OK để kết thúc  Xóa bỏ tiêu đề, thích - Nhắp chuột chọn tiêu đề hay thích - Nhấn phím Delete để xóa bỏ 2.2 Hiển thị liệu kèm đồ thị Trong trường hợp người dùng muốn liệu sở phải kèm với biểu đồ thực thao tác sau: - Nhắp phải chuột vào vùng trống đồ thị làm xuất hộp lệnh, chọn lệnh Chart Option - Trong hộp thoại Chart Option, chọn thẻ Data Table sau đánh dấu chọn vào Show data table - Nhấn OK để kết thúc Hình 32 Hiển thị liệu kèm đồ thị BÀI 6: HOÀN THIỆN TRANG BẢNG TÍNH VÀ IN ẤN Thay đổi lề trang in - Để thay đổi lề trang in ta nhắp chuột v File -> Page Setup…-> Chọn thẻ Margin Hình 33 Thẻ Margin – thiết đặt lề cho trang bảng tính Trong thẻ Margin có hộp thoại sau: + Top/Bottom/Left/Right: Để thiết lập khoảng cách lề tr ên/dưới/trái/phải trang in Thông thường, đơn vị đo Inches Có thể nhập giá trị trực tiếp vào ô sử dụng mũi tên lên xuống để tăng giảm khoảng cách + Header: Thiết lập khoảng cách dành cho vùng đầu trang + Footer: Thiết lập khoảng cách dành cho vùng chân trang + Center on page: Căn chỉnh liệu vào theo hai chiều  Horizontally: Chiều ngang trang in  Veritically: Chiều dọc trang in Có thể nhấn vào nút Print Preview để xem thiết đặt áp dụng vào tài liệu Nhấn vào nút Print muốn in ngay, nhấn vào nút Options muốn thay đổi thông số máy i n Thay đổi trang in - Nhắp chuột vào File -> Page Setup…-> Chọn thẻ Page Thiết đặt thông số sau: - Mục Orientation: Cho phép thay đổi hướng trang in  Portrait: In theo chiều dọc trang giấy  Landcape: In theo chiều ngang trang giấy - Mục Scaling: Cho phép thay đổi tỷ lệ, kích thước nội dung trang in  Adjust to: Có thể phóng to thu nhỏ nội dung theo tỉ lệ phần trăm so với kích thước chuẩn 100% ban đầu - Mục Paper size: Cho phép chọn khổ giấy (A3, A4, Letter,…) - Nhấn OK để kết thúc Chỉnh sửa để in vừa số trang định tr ước - Nếu muốn thu nhỏ nội dung để in trang ta thực nh sau: + Vào menu File -> Page Setup…-> Chọn thẻ Page + Trong hộp chọn Fit to, gõ số xóa bỏ giá trị bên phải Khi đó, tất liệu bảng tính, dù nhiều hay ít, xếp để in trang giấy Hình 34 Đặt Fit to dể in nội dung trang - Tương tự ta chỉnh in vừa số trang nh mong muốn (VD: Muốn in tổng số trang, ta việc gõ số vào hộp chọn Fit to) In ấn Nhắp chọn thực đơn lệnh File -> Print bấm tổ hợp phím Ctrl + P làm xuất hộp thoại Hình 35 Hộp thoại Print  Chọn máy in: Trong mục Printer, nhấn vào ô Name để chọn máy in  In toàn bảng tính: Một bảng tính gồm nhiều trang bảng tính, trang bảng tính lại chứa liệu độc lập với nhau, cần thận trọng thực thao tác n ày, tránh lãng phí giấy - Trong phần Print What, nhấn chọn Entire workbook - Nhấn nút Preview để xem lại trang in  In toàn trang bảng tính hành - Trong phần Print What, nhấn chọn Active sheet(s) - Trong phần Print Range, nhấn chọn vào All - Nhấn vào nút Preview để xem lại trang in  In vùng ô định trước Để in phần trang bảng tính h ành (VD: Một dãy cột, vùng ô…), chọn vùng định in (sử dụng phím Shift Ctrl hỗ trợ thao tác chọn) trước mở hộp thoại Print - Trong phần Print What, nhấn chọn Selection - Nhấn vào nút Preview để xem lại trang in  In phần trang bảng tính Trong trang bảng tính mà ta có 10 trang ta muốn in từ trang đến trang ta làm sau: - Trong phần Print Range, nhấn chọn vào Page(s)  Gõ số thứ tự trang muốn in đầu vào ô From, số thứ tự trang in cuối vào ô To  Trong trường hợp muốn in trang th ì gõ số thứ tự tờ vào hai From To  In bảng tính nhiều - Chúng ta đặt số in in giấy phần Copies chọn ô Number of copies - Thường máy mặc định in hết in đến in khác (nhấn chọn Collate) - Nếu muốn in song song trang giống nha u bỏ chọn ô Collate ... lệnh Edit -> Delete Thao tác với bảng tính 7.1 Chèn trang vào bảng tính Khi tạo bảng tính mặc định có trang bảng tính (Sheet), nhiên người dùng chèn thêm nhiều trang bảng tính Cách 1: Nhắp chọn thực... trang bảng tính bất kỳ, chọn mục Insert… sau lựa chọn Worksheet nhấn vào nút OK Một bảng tính xuất 7.2 Đổi tên trang bảng tính Để dễ quản lý nội dung có trang bảng tính, nên đổi tên trang bảng... chép nhiều trang bảng tính sang vị trí sang bảng tính khác - Để chép trang bảng tính thực b ước sau: + Nhắp chọn tên trang bảng tính cần chép + Giữ phím Ctrl kéo - thả tên trang bảng tính sang