Xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí trong điều kiện áp dụng hình thức khoán chi phí từng bộ phận trong Công ty Mekong
Trang 1Mục lục Trang
Trang phụ bìa
Lời cam đoan i
Lời cảm ơn ii
Mục lục ……… iii
Danh mục các bảng……… iv
Lời mở đầu v
Chương 1 – Cơ sở lý luận về chi phí và kiểm soát chi phí 1
1.1 Chi phí và phân loại chi phí .1
1.1.1 Phân loại chi phí theo chức năng 1
1.1.1.1 Chi phí sản xuất 1
1.1.1.2 Chi phí ngoài sản xuất 2
1.1.1.3 Chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ 3
1.1.2 Phân loại chi phí theo ứng xử 3
1.1.2.1 Định phí 4
1.1.2.2 Biến phí 4
1.1.2.3 Chi phí hỗn hợp 5
1.1.3 Các cách phân loại chi phí khác nhằm mục đích ra quyết định 8
1.1.3.1 Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp .8
1.1.3.2 Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được 8
1.1.3.3 Chi phí chênh lệch và chi phí chìm .8
1.1.3.4 Chi phí xác định và chi phí cơ hội 9
1.2 Trung tâm trách nhiệm và phân loại trung tâm trách nhiệm……….10
1.2.1 Trung tâm trách nhiệm……….10
1.2.2 Phân loại trung tâm trách nhiệm……….11
1.2.2.1 Trung tâm chi phí………11
1.2.2.2 Trung tâm doanh thu………13
1.2.2.3 Trung tâm lợi nhuậ……… 13
1.2.2.4 Trung tâm đầu tư……… 15
Chương 2 – Thực trạng kiểm soát chi phí tại Công ty Mekong ……… 17
2.1 Giới thiệu tổng quan về Công ty……….17
2.1.1 Qui mô sản xuất kinh doanh ……….17
2.1.2 Sơ đồ tổ chức Công ty………18
2.1.3 Công tác tổ chức Phòng Kế toán………21
2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức Phòng Kế toán……… 21
2.1.3.2 Hình thức kế toán……… 23
2.2 Giới thiệu về phân loại chi phí tại Công ty………23
2.2.1 Phân loại chi phí theo chức năng………23
2.2.1.1 Chi phí sản xuấ……….23
2.2.1.2 Chi phí ngoài sản xuất………24
2.2.2 Phân loại chi phí theo ứng xử……….26
2.2.2.1 Định phí……….26
2.2.2.2 Biến phí……… 27
Trang 22.2.2.3 Chi phí hỗn hợp………27
2.2.3 Các cách phân loại chi phí khác nhằm mục đích ra quyết định………28
2.2.3.1 Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp……… 28
2.2.3.2 Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được 28
2.2.3.3 Chi phí chênh lệch và chi phí chìm……… 29
2.2.3.4 Chi phí xác định và chi phí cơ hội……….30
2.3 Nhận xét về cách phân loại chi phí tại Công ty………30
2.3.1 Ưu điểm……… 30
2.3.2 Hạn chế……… 31
2.4 Giới thiệu về các trung tâm trách nhiệm tại Công ty……… 31
2.4.1 Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc………31
2.4.2 Phòng Kế hoạch – Kinh doanh……….31
2.4.3 Phòng Kế toán………32
2.4.4 Phòng Hành chính – Nhân sự ……… 33
2.4.5 Phòng Kỹ thuật……… 33
2.4.6 Phòng Sản xuất……… 34
2.5 Nhận xét về việc hình thành các trung tâm trách nhiệm tại Công ty… 34
2.5.1 Ưu điểm………34
2.5.2 Hạn chế……….35
2.6 Thực trạng kiểm soát chi phí tại Công ty……….35
2.6.1 Xây dựng các định mức chi phí, kế hoạch chi phí từng bộ phận……….35
2.6.1.1 Rà soát, cập nhật, bổ sung các bộ phận phát sinh chi phí phù hợp với hoạt động hiện tại của Công ty……… 35
2.6.1.2 Rà soát, cập nhập, bổ sung các khoản mục chi phí phù hợp với hoạt động hiện tại của Công ty………36
2.6.1.3 Thống nhất nhận dạng định phí và biến phí trong chi phí phát sinh tại Công ty ………36
2.6.1.4 Thống nhất việc phân chia chi phí và phân bổ chi phí cho từng bộ phận………36
2.6.1.5 Thống kê các chi phí phát sinh theo từng bộ phận và theo từng khoản mục phí ……….37
2.6.1.6 Xây dựng định mức chi phí và kế hoạch chi phí từng bộ phận…………37
2.6.2 Giao các định mức chi phí và kế hoạch chi phí được duyệt về các bộ phận kiểm soát………37
2.6.3 Phát động phong trào cải tiến kỹ thuật, hợp lý hoá sản xuất, tiết kiệm chi phí……… 38
2.6.4 Công cụ kiểm soát chi phí………38
2.6.4.1 Tài khoản theo dõi 2
.6.4.2 Biểu mẫu báo cáo38 2.6.5 Tổng kết việc kiểm soát chi phí trong toàn công ty……… 40
2.7 Nhận xét về công tác kiểm soát chi phí tại Công ty……… 40
Trang 32.7.1 Ưu điể……….40
2.7.2 Hạn chế……….41
Chương 3 – Xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí trong điều kiện áp dụng hình thức khoán chi phí từng bộ phận trong Công ty ………43
3.1 Sự cần thiết xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí trong điều kiện áp dụng hình thức khoán chi phí từng bộ phận trong Công ty………43
3.2 Điều kiện áp dụng………44
3.3 Nguyên tắc chung……….47
3.4 Xây dựng hàm dự toán chi phí và chế độ khoán chi phí từng bộ phận trong Công ty ………49
3.4.1 Phân loại các chi phí phát sinh trong Công ty……… 49
3.4.1.1 Chi phí biến đổi, chi phí cố định………49
3.4.1.2 Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được……….49
3.4.2 Phân loại các trung tâm trách nhiệm trong Công ty……….49
3.4.3 Mã hóa chi phí, trung tâm trách nhiệm……… 50
3.4.3.1 Mã hóa chi phí………50
3.4.3.2 Mã hóa trung tâm trách nhiệm ………51
3.4.4 Phân chia các chi phí chung cho các trung tâm trách nhiệm……… 51
3.4.5 Ước tính chi phí các trung tâm trách nhiệm……….52
3.4.6 Xây dựng hàm khoán chi phí từng bộ phận trong Công ty……….53
3.4.7 Chế độ khoán chi phí từng bộ phận trong Công ty………54
3.4.7.1 Ký kết “Hợp đồng khoán ph”………54
3.4.7.2 Sơ kết tháng……… 55
3.4.7.3 Thanh lý hợp đồng khoán phí 55
3.4.7.4 Xử lý đối với các trung tâm trách nhiệm yếu kém ………55
3.4.8 Công cụ thực hiện……… 55
3.4.8.1 Tài khoản theo dõi……….55
3.4.8.2 Chứng từ, Biên bản………55
3.4.8.3 Sosách………56
3.4.8.4 Báo cáo……….57
3.5 Triển khai khoán chi phí thí điểm tại một số bộ phận trong Công ty…59 3.5.1 Khoán chi phí cho bộ phận Kinh doanh của Phòng Kế hoạch – Kinh doanh……….59
3.5.2 Khoán chi phí cho Phân xưởng 1 thuộc Phòng Sản xuất 63 3.5.3 Nhận xét về việc triển khai khoán chi phí tại hai bộ phận trọng tâm …66 3.5.3.1 Ưu điểm……… 66
3.5.3.2 Hạn chế……….66
Kết luận
Tài liệu tham khả
Phụ lục
Trang 4DANH MỤC CÁC BẢNG
3 Ưu nhược điểm khi sử dụng các phương pháp phân tích chi phí hỗn
4 Mối liên hệ giữa trung tâm trách nhiệm, bộ phận tổ chức và báo cáo trách nhiệm 11
11 Thống kê doanh thu, lợi nhuận, vốn chủ sở hữu 17
14 Mối liên hệ giữa biến phí, định phí, chi phí hỗn hợp và chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty Mekong 26
18 Chuyển đổi các trung tâm doanh thu, chi phí thành trung tâm lợi
19 Thống kê chi phí các trung tâm trách nhiệm 53
20 Xây dựng hàm khoán chi phí cho các trung tâm trách nhiệm 54
22 Quyết toán tiêu hao nguyên vật liệu sản xuất 57
25 Sơ kết tháng và quyết toán quý III/04 của bộ phân Kinh doanh 61
26 Sơ kết tháng và quyết toán quý III/04 của Phân xưởng 1 64
Trang 5CHƯƠNG I
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHI PHÍ VÀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ
1.1 Chi phí và phân loại chi phí
Chi phí là biểu hiện bằng tiền những hao phí lao động sống và lao động quá khứ phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, là phí tổn tài nguyên, vật chất, lao động và phải gắn liền với mục đích kinh doanh Nói cách khác, chi phí là hao phí hy sinh cho quá trình sản xuất kinh doanh, chi phí liên quan trực tiếp với lợi nhuận Do đó, việc nhìn nhận chi phí dưới nhiều cách phân loại khác nhau là cơ sở giúp các nhà quản trị đưa ra những quyết định kinh doanh phù hợp
1.1.1 Phân loại chi phí theo chức năng
Mục tiêu của việc phân loại chi phí theo chức năng giúp tập hợp chi phí, xác định giá thành sản phẩm, lập báo cáo tài chính, qua đó cũng thấy được chi phí gắn liền với chức năng hoạt động ở doanh nghiệp
Bảng 1: SƠ ĐỒ PHÂN LOẠI CHI PHÍ THEO CHỨC NĂNG
CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH
Chi phí sản xuất Chi phí ngoài sản xuất Chi phí sản phẩm Chi phí thời kỳ Chi phí nguyên
vật liệu trực tiếp
621
Chi phí nhân công trực tiếp
622
Chi phí sản xuất chung
627
Chi phí bán hàng
641
Chi phí quản lý doanh nghiệp
642
Chi phí ban đầu
Chi phí chuyển đổi
1.1.1.1 Chi phí sản xuất
Chi phí sản xuất hình thành nên giá trị của một sản phẩm được sản xuất Chi phí sản xuất bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là chi phí của những loại nguyên vật liệu
cấu thành thực thể của sản phẩm, có giá trị lớn và có thể xác định được một cách tách biệt, rõ ràng, cụ thể cho từng sản phẩm Ví dụ: số mét vải dùng để may một áo, thép tấm làm tủ đựng hồ sơ… Theo kế toán tài chính, chi phí nguyên vật liệu
trực tiếp được tập hợp trên tài khoản 621 bao gồm cả chi phí nguyên vật liệu
chính lẫn chi phí nguyên vật liệu phụ
- Chi phí nhân công trực tiếp: là chi phí tiền lương và bảo hiểm xã hội, bảo
hiểm y tế, kinh phí công đoàn trích theo lương của những lao động trực tiếp chế tạo sản phẩm Khả năng và kỹ năng của những lao động trực tiếp có ảnh hưởng
Trang 6đến số lượng và chất lượng sản phẩm tạo ra Chi phí nhân công trực tiếp được
phản ánh trên tài khoản 622 có thể xác định rõ ràng, cụ thể và tách biệt cho
từng đơn vị sản phẩm
- Chi phí sản xuất chung: là những chi phí cần thiết khác để sản xuất sản
phẩm, ngoài chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp Chi
phí sản xuất chung được phản ánh trên tài khoản 627, chủ yếu bao gồm 3 loại
chi phí: chi phí nguyên vật liệu gián tiếp, chi phí nhân công gián tiếp và các chi phí khác.Ví dụ:
+ Chi phí nguyên vật liệu gián tiếp: keo dán mica của tủ mica, đinh, ốc, vít,… + Chi phí nhân công gián tiếp: chi phí tiền lương của nhân viên bảo vệ phân
xưởng, quản đốc, nhân viên kỹ thuật phân xưởng, thợ sửa chữa, bảo trì máy móc dùng trong quá trình sản xuất sản phẩm …
+ Chi phí khác: chi phí khấu hao, chi phí thuê nhà xưởng, chi phí bảo hiểm
chống cháy, chi phí điện nước,…
Chi phí sản xuất chung có 4 đặc điểm:
+ Bao gồm nhiều khoản mục chi phí khác nhau
+ Các khoản mục chi phí thuộc chi phí sản xuất chung thường có tính chất gián tiếp với từng sản phẩm nên không thể tính thẳng vào sản phẩm hay dịch vụ phục vụ
+ Cơ cấu chi phí sản xuất chung gồm biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp trong đó định phí chiếm tỷ trọng cao nhất
+ Do gồm nhiều khoản mục chi phí nên chúng được nhiều bộ phận khác nhau
quản lý và rất khó kiểm soát
Ngoài ra, chi phí sản xuất còn được phân chia thành chi phí ban đầu và chi phí chuyển đổi
- Chi phí ban đầu: là sự kết hợp giữa chi phí nguyên vật liệu trực tiếp với chi
phí nhân công trực tiếp Chi phí này phản ánh mức độ chi phí riêng biệt, cụ thể từng đơn vị sản phẩm và là cơ sở cho việc lập kế hoạch về lượng chi phí chủ yếu cho việc sản xuất sản phẩm đó
- Chi phí chuyển đổi: là sự kết hợp giữa chi phí nhân công trực tiếp với chi phí
sản xuất chung Chi phí này phản ánh mức độ chi phí cần thiết để chuyển đổi nguyên liệu từ dạng thô sang dạng thành phẩm và là cơ sở để lập kế hoạch về lượng chi phí cần thiết cho việc chế biến nguyên liệu thành thành phẩm
Trang 71.1.1.2 Chi phí ngoài sản xuất
Chi phí ngoài sản xuất là những chi phí phát sinh trong quá trình tổ chức và thực hiện việc tiêu thụ sản phẩm Chi phí ngoài sản xuất bao gồm: chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
- Chi phí bán hàng: là những chi phí cần thiết để đẩy mạnh quá trình lưu
thông hàng hóa và đảm bảo việc đưa hàng hóa đến tay người tiêu dùng Chi phí bán hàng bao gồm: chi phí tiếp thị, chi phí khuyến mãi, chi phí quảng cáo, chi phí đóng gói sản phẩm tiêu thụ, chi phí vận chuyển bốc dỡ thành phẩm, tiền lương của bộ phận bán hàng, hoa hồng bán hàng…
- Chi phí quản lý doanh nghiệp: là những chi phí liên quan đến việc tổ chức
hành chính và các hoạt động văn phòng làm việc của doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm: tiền lương cán bộ quản lý và nhân viên văn phòng, chi phí văn phòng phẩm, chi phí điện, nước, điện thoại cho bộ phận quản lý…
1.1.1.3 Chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ
- Chi phí sản phẩm: là những chi phí gắn liền với quá trình sản xuất sản phẩm
hay quá trình mua hàng hóa Chi phí này nằm trong các sản phẩm tồn kho, gắn liền với số lượng và chất lượng sản phẩm tồn kho, chúng chỉ được thu hồi khi sản phẩm được tiêu thụ Chi phí này bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung Việc xác định không đúng chi phí sản phẩm có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận doanh nghiệp trong nhiều kỳ vì sản phẩm có thể sản xuất ở kỳ này nhưng lại tiêu thụ ở kỳ khác
- Chi phí thời kỳ: là những chi phí phát sinh trong kỳ hạch toán, có ảnh hưởng
đến lợi nhuận của kỳ chúng phát sinh Chi phí thời kỳ không phải là những chi phí tạo thành thực thể của sản phẩm Chi phí này gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
1.1.2 Phân loại chi phí theo ứng xử
Việc phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí giúp xem xét chi phí biến động như thế nào khi mức độ hoạt động thay đổi, từ đó, giúp các nhà quản trị thuận lợi trong việc lập kế hoạch, kiểm soát và chủ động điều tiết chi phí của doanh nghiệp
Bảng 2: SƠ ĐỒ PHÂN LOẠI CHI PHÍ THEO ỨNG XỬ
CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH
621, biến phí 622, 627, 641, 642 Định phí 622, 627, 641, 642
Trang 81.1.2.1 Định phí
Định phí là những chi phí không biến đổi khi mức độ hoạt động thay đổi Định phí chỉ giữ nguyên trong phạm vi phù hợp của doanh nghiệp Phạm vi phù hợp là phạm vi giữa khối lượng sản phẩm tối thiểu và khối lượng sản phẩm tối
đa mà doanh nghiệp dự định sản xuất
Định phí bao gồm: chi phí thuê nhà xưởng, chi phí khấu hao nhà xưởng của doanh nghiệp, chi phí khấu hao máy móc thiết bị sản xuất, chi phí quảng cáo, tiền lương của bộ phận quản lý phục vụ, chi phí bảo hiểm chống trộm và chống cháy của phân xưởng…
Định phí có 2 đặc điểm:
- Tổng định phí giữ nguyên khi sản lượng thay đổi trong phạm vi phù hợp
- Định phí trên một đơn vị sản phẩm thay đổi khi sản lượng thay đổi
Ví dụ: Chi phí khấu hao thiết bị ở một doanh nghiệp như sau:
Sản lượng Chi phí khấu hao Chi phí khấu hao/sản phẩm
Định phí được chia làm 2 loại:
- Định phí tùy ý: là định phí có thể được thay đổi nhanh chóng bằng hành
động quản trị Các nhà quản trị quyết định mức độ và số lượng định phí này trong các quyết định hàng năm Ví dụ: chi phí quảng cáo, đào tạo nhân viên, nghiên cứu,…
- Định phí bắt buộc: là định phí không thể được thay đổi một cách nhanh
chóng vì chúng thường liên quan đến tài sản cố định và cấu trúc cơ bản của doanh nghiệp Ví dụ: khấu hao tài sản cố định, tiền lương của các thành viên trong cơ cấu tổ chức cơ bản của doanh nghiệp,…
Trang 9Biến phí có 2 đặc điểm:
- Tổng biến phí thay đổi khi sản lượng thay đổi
- Biến phí đơn vị giữ nguyên không đổi khi sản lượng thay đổi
Ví dụ: Chi phí và sản lượng sản xuất ở một doanh nghiệp may mặc “Thời trang”
Sản lượng (áo) Chi phí nguyên liệu tính cho 1 áo (1.000đ)
Chi phí nguyên liệu tính cho sản lượng sản xuất (1.000đ)
15.000 8 120.000 20.000 8 160.000
Chi phí nguyên liệu là một loại biến phí nên nó không thay đổi khi tính cho
một đơn vị sản phẩm Mặc dù khi sản lượng thay đổi thì chi phí nguyên liệu để
sản xuất ra một áo vẫn giữ nguyên là 8.000đ/áo Tuy nhiên, khi xét theo mức
sản lượng thì tổng chi phí nguyên liệu tính cho các mức sản lượng là khác nhau
Xét về tính chất tác động, biến phí chia làm 2 loại:
- Biến phí tỉ lệ:là những chi phí có quan hệ tỉ lệ thuận trực tiếp với biến động
của mức độ hoạt động, như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động
trực tiếp, chi phí giống cây trồng, hoa hồng hàng bán, …
- Biến phí cấp bậc: là những chi phí thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi
nhiều và rõ ràng Biến phí loại này không đổi khi mức độ hoạt động thay đổi ít
Hay nói cách khác, biến phí loại này có quan hệ tỉ lệ nhưng không tuyến tính với
mức độ hoạt động Ví dụ: chi phí bảo trì, chi phí lao động gián tiếp…
1.1.2.3 Chi phí hỗn hợp
Chi phí hỗn hợp là những chi phí mà bản thân nó gồm cả yếu tố biến phí lẫn
định phí Ở mức độ hoạt động cơ bản, chi phí hỗn hợp thể hiện các đặc điểm của
định phí, quá mức độ hoạt động đó nó lại thể hiện đặc tính của biến phí
Ví dụ: chi phí thuê bao điện thoại là 68.000đ/tháng, nếu số lần gọi không quá
150 lần/tháng Kể từ lần gọi thứ 151 trở đi thì khách hàng thuê bao phải trả thêm
1.000đ cho mỗi lần gọi Nếu khách hàng gọi nội thành 200 lần/tháng thì số tiền
phải trả cho công ty điện thoại là một loại chi phí hỗn hợp, có dạng như sau:
68.000đ + (50 x 1.000đ) = 118.000đ/tháng
Trang 10Như vậy, 68.000đ là yếu tố định phí với mức hoạt động căn bản dưới 151 lần, từ lần thứ 151 trở đi, chi phí mang đặc tính của biến phí với mức biến động là 1.000đ cho mỗi lần gọi nội thành
Đặc điểm:
- Phần định phí của chi phí hỗn hợp thường phản ánh chi phí căn bản, tối
thiểu để duy trì phục vụ và để giữ dịch vụ đó luôn luôn ở tình trạng sẵn sàng phục vụ
- Phần biến phí của chi phí hỗn hợp thường phản ánh chi phí thực tế hoặc chi
phí sử dụng vượt định mức Vì vậy, yếu tố biến phí sẽ biến thiên tỷ lệ thuận với mức dịch vụ hoặc mức sử dụng quá định mức
Dưới đây là các loại chi phí hỗn hợp thường xuất hiện:
1 Tiền thuê máy móc thiết bị Với phần định phí hàng tháng và phần
biến phí theo số giờ sử dụng
2 Chi phí điện lực Với phần định phí hàng tháng và phần
biến phí theo số lượng KW giờ sử dụng
3 Lương giám sát viên Với mức lương cố định hàng tháng và
mức thưởng theo số lượng sản phẩm sản xuất ra trên định mức
4 Hợp đồng thuê với tiền thuê
trả theo doanh số Với khoản tiền thuê cố định hàng tháng và phần tính thêm theo số lượng tiêu thụ
trên chỉ tiêu quy định trong hợp đồng
5 Chi phí điện thoại Với phần định phí thuê bao hàng tháng
và phần biến phí theo số cuộc gọi
Để thuận tiện cho việc lập kế hoạch, kiểm soát chi phí, ra quyết định thì ta cần tách riêng hai yếu tố định phí và biến phí trong chi phí hỗn hợp
Có ba cách để phân tích các chi phí hỗn hợp thành các yếu tố định phí và biến phí
Phương pháp 1 - Cực đại cực tiểu: là phương pháp quan sát mức độ cao nhất
và thấp nhất của hoạt động trong phạm vi phù hợp, từ đó bộ phận chi phí khả biến được xác định bằng cách lấy chênh lệch chi phí ở mức độ hoạt động cao nhất và thấp nhất chia cho chênh lệch của mức độ hoạt động
Trang 11Tổng chi phí ở Mức độ hoạt Định phí = mức cao nhất - động cao nhất x Biến phí đơn vị
(Thấp nhất) (Thấp nhất)
Phương pháp 2 - Đồ thị phân tán: là phương pháp mà việc phân tích thông
qua việc sử dụng đồ thị biểu diễn tất cả các giao điểm của chi phí với mức độ đã hoạt động
Phương pháp 3 - Bình phương bé nhất:
Căn cứ trên sự tính tính toán của phương trình tuyến tính:
y = ax + b
Trong đó: y: Chi phí hỗn hợp
b: Tổng định phí cho mức hoạt động trong kỳ a: Biến phí cho một đơn vị hoạt động
x: Số lượng đơn vị hoạt động Từ phương trình này, tập hợp n phân tử quan sát, ta có hệ thống phương trình:
Σxy = aΣx + bΣ(x 2 )
Σy = na + bΣx
Với x: Mức độ hoạt động
y: chi phí hỗn hợp a: chi phí bất biến b: Tỷ lệ khả biến n: Số đơn vị quan sát Giải hệ thống phương trình này ta sẽ xác định được các yếu tố a, b và lập được phương trình hồi quy thích hợp
Đánh giá ưu nhược điểm khi sử dụng các phương pháp phân tích chi phí hỗn hợp:
Bảng 3: ƯU NHƯỢC ĐIỂM KHI SỬ DỤNG CÁC PHƯƠNG PHÁP
PHÂN TÍCH CHI PHÍ HỖN HỢP
Cực đại cực tiểu Tính toán đơn giản, dễ
áp dụng
Độ chính xác không cao
Đồ thị phân tán Thấy rõ mối quan hệ chi
phí với mức độ hoạt động Đây là phương pháp thực nghiệm trên đồ thị nên đòi
hỏi hình vẽ phải chính xác Bình phương bé nhất Độ chính xác cao Tính toán phức tạp
Trang 121.1.3 Các cách phân loại chi phí khác nhằm mục đích ra quyết định
1.1.3.1 Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp
Chi phí trực tiếp: Chi phí trực tiếp là chi phí có thể tách biệt, phát sinh một
cách riêng biệt cho một hoạt động cụ thể của doanh nghiệp như một sản phẩm, ở một phân xưởng hay tại một đại lý, điểm bán hàng Xét về bản chất, chi phí trực tiếp là chi phí mà tự bản thân nó hiển nhiên được chuyển vào một đơn vị sản phẩm hoặc một bộ phận trong một doanh nghiệp
Chi phí gián tiếp: Chi phí gián tiếp là chi phí chung hay chi phí kết hợp,
không có liên quan đến hoạt động cụ thể nào, mà liên quan cùng một lúc với nhiều hoạt động Do đó, để xác định chi phí gián tiếp của một hoạt động cụ thể phải áp dụng phương pháp phân bổ
Ví dụ: khấu hao máy móc thiết bị văn phòng là định phí trực tiếp đối với hoạt động văn phòng, nhưng lại có tính gián tiếp đối với phân xưởng sản xuất Hoặc, lương nhân viên bán hàng có tính trực tiếp đối với cửa hàng, nhưng lại có tính gián tiếp đối với các mặt hàng (nếu cửa hàng bán nhiều mặt hàng)
1.1.3.2 Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được
Chi phí kiểm soát được: Chi phí kiểm soát được ở một cấp quản lý nào đó là
loại chi phí mà cấp quản lý này có thẩm quyền quyết định loại chi phí đó
Chi phí không kiểm soát được: Chi phí không kiểm soát được ở một cấp
quản lý nào đó là loại chi phí mà cấp quản lý này không có thẩm quyền quyết định loại chi phí đó
Ví dụ: chi phí tiếp khách sẽ là chi phí kiểm soát được của người quản lý bán hàng nếu anh ta có quyền quyết định tổng số tiền và cách thức tiếp khách hàng Mặt khác, chi phí khấu hao phương tiện kho hàng không phải là chi phí kiểm soát được của người quản lý bán hàng nếu như họ không có quyền quyết định việc xây dựng kho hàng
1.1.3.3 Chi phí chênh lệch và chi phí chìm
Chi phí chênh lệch: Chi phí chênh lệch là chi phí có ở phương án này nhưng
chỉ có một phần hoặc không có ở phương án khác Chi phí chênh lệch là một khái niệm rộng: nó bao gồm cả khi chi phí tăng và chi phí giảm giữa các phương án khác nhau Chi phí chênh lệch có thể là chi phí bất biến hoặc khả biến
Trang 13Ví dụ: có tài liệu của hai phương án A và B như sau:
SO SÁNH 2 PHƯƠNG ÁN KINH DOANH
Chỉ tiêu Phương án I Phương án II Chênh lệch
- Giá vốn bán hàng 350.000.000 400.000.000 +50.000.000
- Chi phí quảng cáo 80.000.000 45.000.000 -35.000.000
- Chi phí khấu hao 50.000.000 80.000.000 +30.000.000
- Tổng cộng chi phí 540.000.000 625.000.000 +85.000.000
- Thu nhập thuần 160.000.000 175.000.000 +15.000.000 Phương án II so với phương án I:
+Thu nhập tăng thêm: 100.000.000đ
+ Chi phí tăng thêm: 85.000.000đ
+ Điều đó dẫn đến thu nhập thuần chênh lệch tăng là: 15.000.000đ
Chi phí chìm: Chi phí chìm là chi phí mà doanh nghiệp phải chịu và vẫn sẽ
phải chịu dù doanh nghiệp chọn phương án hành động nào Chi phí chìm không bao giờ thích hợp với việc ra quyết định và chúng không có tính chênh lệch
Ví dụ: một doanh nghiệp đã bỏ ra 100 triệu đồng để đầu tư một sản phẩm mới Chi phí đã chi ra cho nên trong mọi phương án có liên quan đến sản phẩm đó sẽ luôn luôn có khoản chi phí này, nguyên vẹn như vậy Hay, chi phí khấu hao máy móc thiết bị của một chiếc máy sẽ luôn luôn tồn tại trong mọi phương án có liên quan tới sản phẩm mà chiếc máy đó sản xuất ra
1.1.3.4 Chi phí xác định và chi phí cơ hội
Chi phí xác định: Chi phí xác định là các khoản chi phí về nhân công,
nguyên liệu và các yếu tố sản xuất khác đã thực chi, thự trả Các khoản chi phí
này được phản ảnh trên sổ sách kế toán của doanh nghiệp
Chi phí cơ hội: Chi phí cơ hội là lợi ích bị mất vì chọn phương án này và
hành động này thay vì phương án hành động khác Hành động khác ở đây là phương án tối ưu nhất có sẵn so với phương án được chọn
Ví dụ: Anh A có số vốn 100 triệu đồng Anh ta đem đầu tư vào kinh doanh
Hoạt động kinh doanh mang lại cho anh A một mức lợi nhuận bình quân khoảng 20% mỗi năm Thế nhưng, nếu anh ta mang số tiền đó đem gửi ngân hàng với lãi suất 2%/tháng thì tính đơn giản, hàng năm tỷ suất lợi nhuận cũng đạt 24% Mức lợi nhuận này chính là chi phí cơ hội mà anh A phải tính đến khi quyết định phương án sử dụng số vốn của mình
Trang 14Mối liên hệ giữa các loại chi phí:
Biến phí có tính trực tiếp đối với một sản phẩm hoặc một hoạt động cụ thể Định phí có thể có tính trực tiếp đối với hoạt động cụ thể này nhưng lại có tính gián tiếp đối với hoạt động cụ thể khác Ví dụ: khấu hao tài sản cố định là
chi phí trực tiếp đối với bộ phận hành chánh nhưng lại là chi phí gián tiếp đối với
phân xưởng sản xuất
Chi phí trực tiếp thường mang tính có thể tránh được, chúng phát sinh và
mất đi cùng với sự phát sinh và mất đi của một hoạt động cụ thể nào đó
Chi phí gián tiếp thường có tính không tránh được, chúng phát sinh để
phục vụ cho hai hoạt động trở lên Khi một hoạt động mất đi thì chúng vẫn tồn tại để phục vụ cho hoạt động còn lại Ví dụ: một phân xưởng có 3 tổ đội sản xuất Nếu 1 tổ đội bị giải thể thì vẫn phải duy trì hoạt động văn phòng phân xưởng
1.2 Trung tâm trách nhiệm và phân loại trung tâm trách nhiệm
1.2.1 Trung tâm trách nhiệm
Trung tâm trách nhiệm là một đơn vị con của một công ty hay một doanh nghiệp chịu sự kiểm soát của người đứng đầu bộ phận được giao trách nhiệm.”Đầu ra” của một trung tâm trách nhiệm sẽ là hàng hoá hay dịch vụ mà nó cung cấp, và như vậy nó sẽ cần “đầu vào” bao gồm các yếu tố nguyên liệu, nhân công để thực hiện đầu ra
Căn cứ vào sự khác biệt trong việc lượng hoá đầu vào và đầu ra của các trung tâm trách nhiệm cũng như mức độ trách nhiệm của người quản lý trung tâm, có thể chia thành bốn loại trung tâm trách nhiệm chính, đó là: trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tư Mỗi trung tâm
này chỉ được ghi nhận thu nhập và chi phí trong phạm vi nó chịu trách nhiệm và có thể kiểm soát được
1.2.2 Phân loại trung tâm trách nhiệm
Bảng 4: MỐI LIÊN HỆ GIỮA TRUNG TÂM TRÁCH NHIỆM,
BỘ PHẬN TỔ CHỨC VÀ BÁO CÁO TRÁCH NHIỆM
Trung tâm
trách nhiệm
Bộ phận tổ chức Báo cáo trách nhiệm
Chi phí Xưởng sản xuất, Kế hoạch,
Kế toán, Hành chính… Báo cáo chi phí
Đầu tư Hội đồng quản trị ROI, RI
Trang 151.2.2.1 Trung tâm chi phí
Trung tâm chi phí: là trung tâm trách nhiệm mà trong đó đầu vào được lượng
hoá bằng tiền, nhưng đầu ra thì không thể lượng hóa bằng tiền được Trong một
doanh nghiệp, trung tâm chi phí thường là các phân xưởng sản xuất, các phòng
ban quản lý… Ở đây, giám đốc bộ phận chỉ chịu trách nhiệm và kiểm soát về chi
phí phát sinh tại bộ phận của mình và không có quyền đối với việc tiêu thụ sản
phẩm
Cần phân biệt làm hai dạng trung tâm chi phí là trung tâm chi phí định mức
(standard cost center) và trung tâm chi phí tự do (discretionary expense center)
- Trung tâm chi phí định mức: là trung tâm chi phí mà đầu ra có thể xác định
và lượng hoá được bằng tiền trên cơ sở đã biết phí tổn (đầu vào) cần thiết để tạo
ra một đơn vị đầu ra Ví dụ, một phân xưởng sản xuất sẽ là một trung tâm chi phí
định mức vì giá thành mỗi đơn vị sản phẩm tạo ra có thể xác định thông qua định
mức chi phí vật liệu trực tiếp, định mức chi phí nhân công trực tiếp và định mức
chi phí sản xuất chung Vì vậy, đối với trung tâm này:
Về mặt hiệu quả: được đánh giá thông qua việc trung tâm có hoàn thành được
kế hoạch sản lượng sản xuất trên cơ sở đảm bảo đúng thời hạn và tiêu chuẩn kỹ
thuật quy định không
Về mặt hiệu năng: được đo lường thông qua việc so sánh giữa chi phí thực tế
với chi phí định mức Trên cơ sở đó các nhà quản lý sẽ phân tích biến động chi
phí và xác định các nguyên nhân chủ quan, khách quan tác động đến tình hình
thực hiện định mức chi phí
Trung tâm chi phí định mức có thể là Xưởng sản xuất
Báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí định mức:
Bảng 5: BÁO CÁO CHI PHÍ SẢN XUẤT
Tháng… (Quý) / Năm …
1 Chi phí V Liệu trực tiếp
2 Chi phí N Công trực tiếp
3 Biến phí sản xuất chung
4 Định phí sản xuất chung
CỘNG
Sai biệt chi phí = Chi phí thực tế – Chi phí định mức
Trang 16- Trung tâm chi phí tự do: là trung tâm chi phí mà đầu ra không thể lượng hoá
được bằng tiền một cách chính xác và mối quan hệ giữa đầu ra với đầu vào ở
trung tâm này là không chặt chẽ Trong doanh nghiệp điển hình về các trung tâm
này là Phòng Tổ chức Hành chánh (đầu ra là các nhân sự có năng lực phù hợp),
Phòng Kế toán (đầu ra là các bản báo cáo trung thực và đáng tin cậy), bộ phận
pháp lý (đầu ra là các tư vấn hướng dẫn về pháp lý), bộ phận nghiên cứu và phát
triển (R&D) … Đối với các trung tâm chi phí này thì sự đánh giá như sau:
Về mặt hiệu quả: thường được đánh giá thông qua việc so sánh giữa đầu ra và
mục tiêu đạt được của trung tâm
Về mặt hiệu năng: được đánh giá chủ yếu dựa vào việc đối chiếu giữa chi phí
thực tế phát sinh và dự toán ngân sách đã được phê duyệt Thành quả của các
nhà quản lý nội bộ này sẽ được đánh giá dựa vào khả năng kiểm soát chi phí của
họ trong bộ phận
Trung tâm chi phí tự do có thể là bộ phận Kế hoạch, Kế toán, Hành
chính …
Mẫu báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí tự do:
Bảng 6: BÁO CÁO CHI PHÍ NGOÀI SẢN XUẤT
Tháng… (Quý) / Năm …
Bộ phận : …
1.2.2.2 Trung tâm doanh thu
Trung tâm doanh thu: là trung tâm trách nhiệm mà đầu ra có thể lượng hoá
bằng tiền nhưng đầu vào thì không Ví dụ, bộ phận kinh doanh của doanh nghiệp
là một trung tâm doanh thu, trong đó trưởng phòng chỉ chủ động và chịu trách
nhiệm về doanh thu mà không chịu trách nhiệm về giá thành sản xuất
Về mặt hiệu quả: sẽ đối chiếu doanh thu thực tế đạt được so với doanh thu dự
toán của bộ phận Xem xét tình hình thực hiện dự toán tiêu thụ, trên cơ sở đó
phân tích sai biệt doanh thu do ảnh hưởng của các nhân tố có liên quan như : đơn
giá bán, khối lượng sản phẩm tiêu thụ và cơ cấu sản phẩm tiêu thụ
Trang 17Về mặt hiệu năng: do đầu ra của trung tâm doanh thu được lượng hoá bằng
tiền, nhưng đầu vào thì không vì trung tâm doanh thu không chịu trách nhiệm về
giá thành hay giá vốn sản phẩm hàng hoá Trong khi đó chi phí phát sinh tại
trung tâm doanh thu thì không thể nào so sánh được với doanh thu của trung tâm
Vì vậy khi đo lường hiệu năng hoạt động của trung tâm này, chúng ta sẽ so sánh
giữa chi phí thực tế và chi phí dự toán của trung tâm
Trung tâm doanh thu có thể là bộ phận Kinh doanh
Mẫu báo cáo trách nhiệm của trung tâm doanh thu:
Bảng 7: BÁO CÁO DOANH THU
Tháng… (Quý) / Năm …
1.2.2.3 Trung tâm lợi nhuận
Trung tâm lợi nhuận: là trung tâm trách nhiệm mà người quản lý trung tâm
phải chịu trách nhiệm về lợi nhuận phát sinh trong đơn vị mình Vì vậy đặc điểm
của trung tâm lợi nhuận là đầu ra và đầu vào đều có thể lượng hóa được bằng
tiền
Về mặt hiệu quả: Xem xét tình hình thực hiện dự toán lợi nhuận, so sánh giữa
lợi nhuận đạt được thực tế với lợi nhuận ước tính theo dự toán Qua đó phân tích
khoản sai biệt lợi nhuận do ảnh hưởng của các nhân tố có liên quan như: doanh
thu, giá vốn, chi phí bán hàng và chi phí quản lý (thông thường dự toán lợi nhuận
thường được thiết lập theo dạng đảm phí) Trên cơ sở đó xác định các nguyên
nhân chủ quan và khách quan làm biến động lợi nhuận so với dự toán
Về mặt hiệu năng: Do có thể lượng hoá được bằng tiền cả đầu ra và đầu vào,
nên hiệu năng hoạt động của trung tâm này có thể được đo lường bằng các chỉ
tiêu sau:
(+) Số dư đảm phí bộ phận
(+) Số dư bộ phận có thể kiểm soát
Sai biệt doanh thu = Doanh thu thực tế – Doanh thu dự toán
Sai biệt lợi nhuận = Lợi nhuận thực tế – Lợi nhuận dự toán
Trang 18(+) Số dư bộ phận
(+) Lợi nhuận trước thuế
Ngoài ra còn có thể sử dụng các số tương đối như: tỷ lệ lợi nhuận trên
doanh thu; tỷ suất doanh thu trên chi phí… để đánh giá về hiệu năng hoạt động
của các trung tâm lợi nhuận
Trung tâm lợi nhuận có thể là Công ty
Mẫu báo cáo trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận:
Bảng 8: BÁO CÁO LỢI NHUẬN
Tháng… (Quý) / Năm …
Giá trị Chênh lệch
KH KH đ/c Thực tế +/- %
1 Doanh thu bán hàng
2 Các khoản giảm trừ doanh thu
3 Doanh thu thuần
4 Biến phí sản xuất
5 Số dư đảm phí sản xuất
6 Biến phí bán hàng và quản lý
7 Số dư đảm phí bộ phận
8 Định phí bộ phận kiểm soát được
9 Số dư bộ phận có thể kiểm soát được
10 Định phí bộ phận không kiểm soát
được
11 Số dư bộ phận
12 Chi phí chung
13 Lợi nhuận trước thuế
1.2.2.4 Trung tâm đầu tư
Trung tâm đầu tư: là trung tâm trách nhiệm không những lượng hóa được
bằng tiền đầu vào và đầu ra mà cả lượng tài sản đầu tư vào trung tâm nữa Nói
cách khác, ngoài chi phí và doanh thu, trung tâm còn tính đến lượng tài sản được
sử dụng trong bộ phận Như vậy, đối với trung tâm đầu tư, giám đốc trung tâm
quyết định và chịu trách nhiệm không chỉ về lợi nhuận mà cả việc mua sắm tài
sản phục vụ cho sản xuất kinh doanh của trung tâm nữa
Thực chất trung tâm đầu tư là một dạng mở rộng của trung tâm lợi nhuận,
trong đó người quản lý có nhiều quyền hạn và trách nhiệm hơn, vì ngoài việc
đưa ra các quyết định ngắn hạn như: cơ cấu sản phẩm, giá bán, chi phí sản phẩm,
Trang 19phương thức sản xuất, … họ còn kiểm soát được các quyết định về đầu tư (trung
tâm đầu tư thường được thiết lập ở các công ty sản xuất có qui mô lớn)
Về mặt hiệu quả: có thể được đo lường giống như trung tâm lợi nhuận
Về mặt hiệu năng: cần có sự so sánh lợi nhuận đạt được với tài sản hay giá trị
đã đầu tư vào trung tâm Cụ thể sử dụng các chỉ tiêu sau đây để đo lường hiệu
năng hoạt động của các trung tâm đầu tư:
(+) Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (Return on Investment ROI): Là tỉ lệ giữa lợi
nhuận trước thuế so với vốn đầu tư đã sử dụng để tạo ra lợi nhuận đó ở một trung
tâm đầu tư
Lợi nhuận Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư =
ROI = x
Doanh thu Vốn đầu tư bình quân
(+) Thu nhập còn lại (Residual Income RI): Là số tiền còn lại sau khi trừ
chi phí vốn sử dụng
Thu nhập còn lại (RI) = Lợi nhuận của T tâm đầu tư – Chi phí sử dụng vốn
Chi phí vốn đầu tư là những chi phí mà trung tâm đầu tư phải bỏ ra để có
được vốn đầu tư như lãi vay, lãi suất trái phiếu … Tỷ lệ lãi suất thường do doanh
nghiệp quy định ở từng thời kỳ nhưng ít nhất phải lớn hơn lãi suất nợ vay Tỷ lệ
lãi suất này còn gọi là tỷ lệ lãi suất tối thiểu
Trung tâm đầu tư có thể là Hội đồng Quản trị, Hội đồng Thành viên
Mẫu báo cáo trách nhiệm của trung tâm đầu tư:
Bảng 9: BÁO CÁO ĐẦU TƯ
Tháng… (Quý) / Năm …
1 - Doanh thu
2 - Chi phí kinh doanh
3 - Lợi nhuận
4 - Vốn đầu tư
5 - Tài sản lưu động
6 - Tài sản cố định
7 - Tổng tài sản
8 - Tỉ lệ lãi suất tối thiểu
Trang 20Kết luận Chương I
Với các nội dung đã trình bày ở trên, chúng ta thấy mỗi loại chi phí có những đặc điểm khác nhau Để quản lý tốt chi phí cần phải:
- Nhận diện chi phí đúng
- Phân loại chúng theo các mục tiêu quản lý của doanh nghiệp
- Có biện pháp quản lý phù hợp với từng loại chi phí
Mặt khác, điều cần lưu ý là chi phí luôn có “địa chỉ” nơi nó phát sinh Để kiểm soát tốt chi phí, chúng ta không thể kiểm soát chi phí chung chung toàn doanh nghiệp mà cần kiểm soát chúng theo từng trung tâm trách nhiệm cụ thể thông qua các báo cáo bộ phận phù hợp
Lý thuyết về chi phí và trung tâm trách nhiệm là hành trang không thể thiếu của các nhà quản lý Tuy nhiên, để vận dụng lý thuyết vào thực tiễn đa dạng của doanh nghiệp thì đòi hỏi nhà quản lý phải khảo sát kỹ lưỡng thực trạng doanh nghiệp để có thể đưa ra những đề xuất kiểm soát chi phí phù hợp
Trang 21Company Pte Ltd – viết tắt là MPC) được thành lập vào tháng 02/1996
Trụ sở chính công ty đặt tại 166/3B đường Phạm Hùng, Phường 9, Thị xã Vĩnh Long, tỉnh Vĩnh Long Nhà máy của Công ty có một vị trí địa lý thuận tiện: nằm trong khuôn viên Cảng biển Vĩnh Long Cầu tàu của Cảng biển này có thể cho phép cập tàu có tải trọng đến 5.000 tấn Phiá Bắc của Kho dầu nhờn tiếp giáp với Sông Cổ Chiên rất thuận tiện trong việc vận chuyển nguyên liệu và thành phẩm Phiá Nam của Kho tiếp giáp với Quốc lộ 1A là đường giao thông huyết mạch của khu vực đồng bằng Sông Cửu Long
Ngành nghề kinh doanh của công ty: sản xuất và kinh doanh dầu động cơ, dầu công nghiệp, dầu thắng, nước giải nhiệt, mỡ bôi trơn các loại…
2.1.1 Qui mô sản xuất kinh doanh
Hiện nay Công ty đã đầu tư xây dựng hoàn chỉnh các hạng mục công trình:
Bảng 10: CÁC HẠNG MỤC CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG CƠ BẢN
Một số chỉ tiêu tài chính:
Bảng 11: THỐNG KÊ DOANH THU, LỢI NHUẬN, VỐN CHỦ SỞ HỮU
ĐVT: triệu đồng
Tỉ suất lợi nhuận/doanh thu (%) 1.99% 2.29% 1.63%
Tỉ suất lợi nhuận/vốn chủ sở hữu (%) 18.52% 15.09% 15.37% Doanh thu các năm 2002, 2003 đều tăng so với năm 2001 Đặc biệt, doanh thu năm 2003 đạt 146,5 tỉ đồng, tăng 47,7 tỷ đồng so với năm 2002 với tốc độ
Trang 22tăng 48% Qua số liệu thực tế 9 tháng đầu năm và dự báo tình hình sắp tới, doanh thu Công ty năm 2004 có thể vượt năm 2003 từ 10 đến 15%
Lợi nhuận trước thuế của công ty cũng tăng đều qua các năm Tuy nhiên, tỉ suất lợi nhuận trên doanh thu của năm 2003 chỉ là 1,63%, thấp nhất qua 3 năm Mặt khác, tỉ suất lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu hai năm 2002 và 2003 là tương đương nhau và thấp hơn hẵn so với tỉ suất lợi nhuận năm 2001
Các kết quả đạt được:
- Giấy chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO
9002 do Quacert và QMS cấp tháng 09 năm 1999
- Giấy chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO
9001 phiên bản 2000 do DNV cấp tháng 11 năm 2002
- Giải Bạc giải thưởng chất lượng Việt Nam năm 1999
- Giải Vàng giải thưởng chất lượng Việt Nam năm 2000
- Giải Ba – Giải thưởng sáng tạo khoa học – công nghệ toàn quốc năm 2001 cho công trình “Nghiên cứu sản xuất mỡ bôi trơn chất lượng cao tại Việt Nam”
- Giải thưởng “Sao vàng đất Việt” năm 2004 cho thương hiệu do Hiệp hội doanh nghiệp trẻ Việt Nam bình chọn
2.1.2 Sơ đồ tổ chức Công ty
- Hội đồng quản trị:
+ Là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để giải quyết mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty
+ Quyết định chiến lược phát triển của Công ty
+ Quyết định cơ cấu tổ chức, qui chế quản lý nội bộ công ty
+ Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính
+ Thẩm định báo cáo tài chính hàng năm của Công ty
+ Kiến nghị các biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty
Trang 23Bảng 12: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY MEKONG
Phòng Kỹ thuật
Phòng Kế toán
Phòng Kế hoạch – kinh doanh
Phòng Tổ chức – Hành chánh
Trang 24- Ban Giám đốc:
+ Chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động sản xuất và kinh doanh của Công ty
+ Quản lý vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật và các phương tiện làm việc của Công
ty
+ Thực hiện các chủ trương, phương hướng và mục tiêu kinh doanh của Hội đồng quản trị đề ra
+ Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm
+ Tổ chức tuyển dụng nhân viên, thực hiện thủ tục hợp đồng lao động, bảo
hiểm xã hội, bảo hiểm y tế
+ Xây dựng thang, bậc lương áp dụng tại đơn vị
+ Tiếp nhận và xử lý công văn đi, đến
+ Bảo vệ an toàn trật tự an ninh
+ Theo dõi hướng dẫn khách hàng, phương tiện ra vào Công ty
+ Thực hiện phòng cháy chữa cháy và an toàn điện
+ Trực tiếp tổ chức, điều hành công nhân, nhân viên các xưởng sản xuất để thực hiện kế hoạch sản xuất do Công ty đề ra
+ Huấn luyện, phân công và kiểm tra các Xưởng trực thuộc, thực hiện đầy đủ các qui định về an toàn lao động, an toàn nồi hơi, qui trình bảo dưỡng sửa chữa thiết bị sản xuất và vệ sinh công nghiệp
+ Chịu trách nhiệm chuẩn bị nguyên vật liệu, bao bì, công cụ dụng cụ … đảm bảo quá trình sản xuất được trôi chảy, đồng bộ
+ Trực tiếp tiếp nhận hàng hoá, nguyên vật liệu và quan hệ với các đơn vị chức năng có liên quan đến việc nhập hàng như hoa tiêu, cảng vụ, đại lý tàu biển, đại lý giám định … để đảm bảo tiến độ và thủ tục giao nhận
+ Quản lý nhập xuất kho nguyên liệu, bao bì, thành phẩm, hàng hóa
+ Quản lý bán hàng và thu hồi công nợ của các đại lý
+ Tìm kiếm và phát triển thị trường
Trang 25- Phòng Kỹ thuật:
+ Chỉ đạo và xử lý tác nghiệp trong quản lý chất lượng, pha chế, hao hụt… + Pha chế thử trước khi sản xuất đại trà
+ Kiểm nghiệm nguyên liệu, thành phẩm và quản lý, lưu trữ số liệu kiểm nghiệm, mẫu kiểm nghiệm
+ Cấp chứng thư chất lượng của lô hàng
+ Tổ chức các qui trình quản lý chất lượng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng
+ Tổ chức thu thập, xử lý số liệu kế toán, vào sổ kế toán và lập các báo cáo tài chính theo chuẩn mực và chế độ kế toán qui định
+ Kiểm tra, giám sát việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn vốn của Công ty một cách hiệu quả
+ Phân tích số liệu kế toán và tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh
2.1.3 Công tác tổ chức Phòng Kế toán
2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức Phòng Kế toán
Bảng 13: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC PHÒNG KẾ TOÁN
- Kế toán trưởng:
+ Tổ chức quản lý nghiệp vụ tài chính – kế toán của Công ty
+ Thiết lập hệ thống kiểm soát đối với các hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty
Trang 26+ Tham mưu cho Ban Giám đốc về các vấn đề liên quan đến hiệu quả hoạt động sản xuất – kinh doanh
- Kế toán tổng hợp:
+ Chịu trách nhiệm quản lý Phòng Kế toán khi Kế toán trưởng vắng mặt + Cập nhật những qui định mới về kế toán và tổ chức triển khai thực hiện + Theo dõi các khoản thuế phát sinh và tình hình nộp thuế cho Nhà nước + Lập báo cáo thuế hàng tháng
+ Kiểm tra các định khoản kế toán và hạch toán các bút toán tổng hợp cuối kỳ
+ Lập các báo cáo tài chính theo qui định
- Kế toán chi phí:
+ Theo dõi các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp
+ Xác định giá thành thành phẩm sản xuất trong kỳ
+ Theo dõi tình hình tăng giảm, hiện có của nguyên vật liệu, bao bì, thành phẩm, hàng hóa
- Kế toán thanh toán:
+ Kiểm soát việc thanh toán theo đúng qui định của Công ty
+ Theo dõi các khoản thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản tạm ứng, phải nộp ngân sách, phải thu phải trả khác
+ Theo dõi chi phí tiền lương và các khoản mục trích theo lương
- Kế toán công nợ:
+ Theo dõi các khoản công nợ nhà cung cấp
+ Quản lý các khoản công nợ khách hàng, trong đó có theo dõi cả công nợ quá hạn, công nợ vượt định mức
+ Đề xuất phương thức thanh toán đối với các khách hàng mua chịu
+ Đôn đốc thu hồi công nợ đến hạn và quá hạn
- Thủ quỹï:
+ Thực hiện việc thu chi theo đúng qui định của Công ty
Trang 27+ Vào sổ quỹ hàng ngày
+ Chấp hành việc kiểm tra quỹ đột xuất theo qui định
2.1.3.2 Hình thức kế toán
Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung Phần mềm kế toán được áp dụng là Accnet 7.1 cài đặt trên nền windows Phần mềm này có hỗ trợ về việc tập hợp chi phí theo từng bộ phận sử dụng
2.2 Giới thiệu về phân loại chi phí tại Công ty
2.2.1 Phân loại chi phí theo chức năng
Công ty chia chi phí thành 2 nhóm chính: chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất
2.2.1.1 Chi phí sản xuất gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công
trực tiếp và chi phí sản xuất chung
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: gồm
+ Chi phí dầu gốc: 50N, 80SN, 150SN, 100BS, 150BS, 250SN, 500SN, 700SN…
+ Chi phí phụ gia: Hitec 521, Hitec 623, Keltan 740, Keltan 7006, Dầu cọ FAD…
+ Chi phí nhiên liệu: dầu DO đốt lò
+ Chi phí bao bì: phuy nhưạ, phuy sắt, can 25 lít can 18 lít, xô nhựa, nhãn decal, thùng carton, seal, ron…
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621 được thống kê riêng cho từng Xưởng:
Xưởng 1 là 6211, Xưởng 2 là 6212 Tuy nhiên, chi phí này không tính riêng được
cho từng lệnh sản xuất một
- Chi phí nhân công trực tiếp: gồm
+ Tiền lương chính của công nhân trực tiếp sản xuất
+ Tiền lương ngoài giờ của công nhân trực tiếp sản xuất
+ Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của công nhân trực
tiếp sản xuất
+ Tiền ăn của công nhân trực tiếp sản xuất
+ Tiền lương của công nhân công nhật
Trang 28Chi phí nhân công trực tiếp 622 được thống kê riêng cho từng Xưởng: Xưởng
1 là 6221, Xưởng 2 là 6222 Tuy nhiên, chi phí này không tính riêng được cho từng
lệnh sản xuất một
- Chi phí sản xuất chung: được theo dõi riêng Xưởng 1 và Xưởng 2, gồm:
+ Chi phí nhân viên phân xưởng (6271 1 và 6271 2): gồm tiền lương chính,
tiền lương ngoài giờ, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, tiền ăn ca… của nhân viên phân xưởng Nhân viên phân xưởng bao gồm: Trưởng phó Quản đốc, Thư ký sản xuất, Thống kê phân xưởng, nhân viên tạp vụ
+ Chi phí vật liệu (6272 1 và 6272 2): gồm Xăng 90, 92, dầu DO, FO, KO,
dung môi, hóa chất…
+ Chi phí dụng cụ sản xuất (6273 1 và 6273 2): chi phí công cụ, phòng cháy
chữa cháy tại Xưởng, trang bị bảo hộ lao động, đồng phục, văn phòng phẩm của nhân viên quản lý phân xưởng…
+ Chi phí khấu hao tài sản cố định (6274 1 và 6274 2): bao gồm khấu hao
Nhà xưởng, khấu hao thiết bị và khấu hao phương tiện vận tải Phương tiện vận tải
ở Xưởng là các xe nâng hàng, giúp vận chuyển nguyên vật liệu từ Kho đến Xưởng và vận chuyển thành phẩm từ Xưởng đến xe tải
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài (6277 1 và 6277 2): chi phí điện thoại, điện,
nước, thuê đất, phí kiểm định, hiệu chuẩn thiết bị, phí thử nghiệm mẫu, sửa chữa tài sản cố định…
+ Chi phí bằng tiền khác (6278 1 và 6278 2): chi phí công tác, tiếp khách
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung được tập hợp theo từng phân xưởng
Công ty đánh giá sản phẩm dở dang theo chi phí nguyên vật liệu chủ yếu trực tiếp Cuối mỗi tháng, nhân viên thống kê phân xưởng kiểm kê số lượng dầu gốc
còn tồn trong các bồn pha chế và trên các băng chuyền Kế toán chi phí nhận số liệu trên và ráp đơn giá theo đơn giá bình quân dầu gốc xuất ra trong kỳ để tính được giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ Còn chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung được tính hết cho thành phẩm nhập kho trong kỳ Dựa vào giá thành kế hoạch xây dựng từ đầu năm, kế toán sẽ tính được giá thành đơn vị thành phẩm nhập kho
2.2.1.2 Chi phí ngoài sản xuất gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp
- Chi phí bán hàng: đa phần chi phí này phát sinh từ bộ phận bán hàng trong
công ty
Trang 29+ Chi phí nhân viên (641 1): gồm tiền lương chính, tiền lương ngoài giờ, bảo
hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, tiền ăn ca, trợ cấp thôi việc… của nhân viên bộ phận bán hàng và phục vụ bán hàng thuộc Phòng Kế hoạch – Kinh doanh: Trưởng Phòng Kế hoạch – Kinh doanh, Phó phòng phụ trách bán hàng, nhân viên bán hàng, nhân viên tiếp thị, nhân viên viết hóa đơn, thủ kho và phụ kho thành phẩm…
+ Chi phí vật liệu, bao bì (641 2): gồm Xăng 90, 92, dầu DO, FO, KO, dung
môi, hóa chất, thùng carton … phục vụ bán hàng
+ Chi phí dụng cụ, đồ dùng (641 3): chi phí công cụ, trang bị đồng phục, văn
phòng phẩm, ấn phẩm của nhân viên bộ phận bán hàng và phục vụ bán hàng, chi phí trang bị bảng hiệu đại lý …
+ Chi phí khấu hao tài sản cố định (641 4): Chi phí khấu hao xe tải, xe mô tô
công xa
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài (641 7): chi phí điện thoại, điện, nước, bảo hiểm
hàng hóa, bảo hiểm xe tải, xe mô tô công xa, phí kiểm định phương tiện vận tải, phí mua vé cầu đường cho xe tải và công xa, phí bưu điện, chi phí thuê ngoài vận chuyển hàng bán., chi phí quảng cáo pano, quảng cáo báo chí, sửa xe
+ Chi phí bằng tiền khác (641 8): công tác phí của bộ phận bán hàng và phục
vụ bán hàng, chi phí khuyến mãi, tiếp khách, hội nghị khách hàng, tham dự hội chợ…
Riêng chi phí bảo hành sản phẩm (641 5): ở công ty không sử dụng vì thực tế
số phát sinh không đáng kể
- Chi phí quản lý doanh nghiệp: là các chi phí phát sinh từ các bộ phận còn lại
trong công ty: nhân sự, hành chính, bảo vệ, kế toán, QA …
+ Chi phí nhân viên (642 1): gồm tiền lương chính, tiền lương ngoài giờ, bảo
hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, tiền ăn ca… của nhân viên các bộ phận còn lại: Ban Giám đốc, nhân viên bộ phận nhân sự, hành chính, bảo vệ, kế toán, QA …
+ Chi phí vật liệu, bao bì (642 2): gồm Xăng 90, 92, dầu DO, FO, KO, dung
môi, hóa chất, thùng carton …
+ Chi phí dụng cụ, đồ dùng (642 3): chi phí công cụ, trang bị đồng phục, văn
phòng phẩm, ấn phẩm của nhân viên văn phòng…
+ Chi phí khấu hao tài sản cố định (642 4): Chi phí khấu hao nhà văn phòng,
thiết bị thí nghiệm, khấu hao xe du lịch Mercedes 15 chỗ, máy LCD, …
Trang 30+ Thuế, phí và lệ phí (642 5): Thuế môn bài, phí cầu đường, lệ phí hải quan,
lệ phí cảng…
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài (642 7): chi phí điện thoại, điện, nước, bảo hiểm
tài sản, bảo hiểm tai nạn cho nhân viên, phí đánh giá chất lượng, phí dịch vụ ngân hàng, phí tham gia hiệp hội, phí kiểm định xe du lịch, phí mua vé cầu đường cho xe
du lịch, phí bưu điện, đặt báo, chi phí gửi nhân viên đào tạo bên ngoài
+ Chi phí bằng tiền khác (642 8): công tác phí của bộ phận văn phòng, chi
phí tiếp khách, chi phí tuyển dụng, hội nghị tổng kết…
Riêng chi phí dự phòng (642 6): ở công ty không sử dụng
2.2.2 Phân loại chi phí theo ứng xử
Bảng 14: MỐI LIÊN HỆ GIỮA BIẾN PHÍ, ĐỊNH PHÍ, CHI PHÍ HỖN HỢP VÀ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY MEKONG
Tài khoản
cấp 1 Tài khoản cấp 2 Định phí Biến phí
Chi phí hỗn hợp
- TK 621: không có khoản mục định phí
- TK 622: tiền lương cơ bản, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công
đoàn, tiền ăn giữa ca
+ TK 627 1: tiền lương chính, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công
đoàn, tiền ăn giữa ca
+ TK 627 2, 627 3, 627 4, 627 7, 627 8
+ TK 641 1: tiền lương cơ bản, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí
công đoàn, tiền ăn giữa ca
+ TK 641 3: chi phí công cụ, trang bị đồng phục, văn phòng phẩm
Trang 31+ TK 641 4
+ TK 641 7: điện, nước, bảo hiểm xe tải, xe mô tô công xa, phí kiểm định
phương tiện vận tải, chi phí quảng cáo pano, quảng cáo báo chí
+ TK 642 1, 642 2, 642 3, 642 4, 642 5, 642 7, 642 8
2.2.2.2 Biến phí
- TK 622: tiền lương năng suất, tiền lương ngoài giờ của công nhân trực tiếp
sản xuất và tiền công của nhân viên thời vụ
+ KT 641 7: chi phí điện thoại, bảo hiểm hàng hóa, phí mua vé cầu đường
cho xe tải và công xa, phí bưu điện, chi phí thuê ngoài vận chuyển hàng bán
+ TK 641 8
- TK 642: không có khoản mục biến phí
2.2.2.3 Chi phí hỗn hợp
Tại Công ty không có phân loại chi phí hỗn hợp nhưng chi phí này là có tồn tại
Vì cơ cấu định phí trong chi phí hỗn hợp tại Công ty quá nhỏ hoặc quá lớn nên người ta xếp chúng vào loại thuần định phí hoặc thuần biến phí
Chi phí điện thoại tại bộ phận bán hàng là một dẫn chứng (641 7) Không phải
tất cả các cuộc điện thoại từ bộ phận bán hàng đều gọi đến khách hàng chào hàng, giới thiệu hàng, mà còn có cả những cuộc gọi cho các bộ phận khác hay để duy trì mối quan hệ kinh doanh bình thường Xét thấy chi phí điện thoại tại bộ phận kinh doanh nghiêng về biến phí nhiều nên người ta phân loại chúng vào biến phí
Ta cũng xem xét đến chi phí giẻ lau tại phân xưởng (627 3) Rõ ràng đây là chi
phí hỗn hợp: có những khi ngưng sản xuất thì chi phí này vẫn tồn tại, đồng thời khi sản xuất tăng ca, sản lượng sản xuất tăng lên thì chi phí này có gia tăng Tuy nhiên, xét thấy giá trị chi phí giẻ lau quá nhỏ so với chi phí sản xuất và phần biến phí trong chi phí hỗn hợp không đáng kể nên người ta xếp chúng vào định phí
2.2.3 Các cách phân loại chi phí khác nhằm mục đích ra quyết định
2.2.3.1 Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp
Trang 32- Chi phí trực tiếp:
Xét trên phạm vi toàn doanh nghiệp, tất cả các chi phí nguyên vật liệu sản xuất
621, chi phí nhân công trực tiếp 622, chi phí sản xuất chung 627, chi phí bán hàng
641, chi phí quản lý doanh nghiệp 642 đều là chi phí trực tiếp
Xét trên phạm vi phân xưởng, chi phí 621, 622, 627 của Phân xưởng 1, Phân
xưởng 2 và Xưởng Cơ điện đều là chi phí trực tiếp
Xét trên phạm vi từng sản phẩm, toàn bộ chi phí 621, 622, một phần 627 3,
6274, 641 7… là chi phí trực tiếp
Thực tế tại doanh nghiệp, các chi phí 627 3, 627 4, 641 7 chưa thống kê trực tiếp cho từng sản phẩm, thậm chí TK 621, 622 cũng vậy Giá thành thực tế từng đơn vị sản phẩm dựa trên tiêu thức phân bổ là chủ yếu
- Chi phí gián tiếp:
Xét trên phạm vi phân xưởng, chi phí 641, 642 đều là chi phí gián tiếp
Xét trên phạm vi từng sản phẩm, một phần chi phí 627, 641, toàn bộ chi phí
642… là chi phí gián tiếp
2.2.3.2 Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được
- Chi phí kiểm soát được:
Đối với cấp Hội đồng Quản trị, Ban Tổng Giám đốc: tất cả các chi phí phát sinh đều kiểm soát được
Đối với cấp Ban Giám đốc các Phòng Ban, Ban Quản đốc Xưởng: tất cả các chi phí phát sinh nếu do cấp Ban Giám đốc, Ban Quản đốc của bộ phận đó được quyền
quyết định theo Quyết định phân cấp duyệt chi do Tổng Giám đốc ký duyệt - thì
được gọi là chi phí kiểm soát được
Trong quyết định phân cấp duyệt chi có ghi rõ cấp Ban Giám đốc, Ban Quản đốc của mỗi bộ phận được duyệt chi phần hành nào, lĩnh vực nào, số tiền duyệt chi tối đa trong mỗi lần duyệt, số tiền duyệt chi tối đa trong 1 tháng trong từng lĩnh vực một… Ví dụ Quyết định phân cấp duyệt chi cho phép Ban Giám đốc bộ phận kế hoạch kinh doanh được tiếp khách đến công ty làm việc tối đa 500.000đ/lần và 3.000.000đ/tháng
- Chi phí không kiểm soát được:
Đối với cấp Ban Giám đốc các Phòng Ban, Ban Quản đốc Xưởng: tất cả các chi phí phát sinh nếu không do cấp Ban Giám đốc, Ban Quản đốc của bộ phận đó quyền quyết định - thì được gọi là chi phí không kiểm soát được
Trang 33Các chi phí không kiểm soát được ở từng bộ phận rất đa dạng, có thể liệt kê như sau:
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại phân xưởng: chi phí này cấu thành từ 2 nhân tố sản lượng tiêu thụ và đơn giá nguyên vật liệu Đơn giá nguyên vật liệu không do Xưởng quản lý và đàm phán giá mua – mà chúng được giao cho Phòng Kế hoạch chủ động thương lượng với đối tác với sự quyết định cuối cùng của Phó Tổng Giám đốc Tài chính – Hành chính
+ Chi phí tiền lương của cán bộ quản lý là chi phí không kiểm soát được, vì chúng đều do Ban Tổng Giám đốc Công ty quyết định
+ Chi phí khấu hao nhà xưởng từng bộ phận
+ Chi phí điện, nước, điện thoại, văn phòng phẩm … từng bộ phận: thực ra các chi phí này có thể tính đúng, đủ cho từng bộ phận nhưng do Công ty không quan tâm đúng mức, phân bổ chi phí chủ quan từ trên đưa xuống mà ít có sự lắng nghe phản hồi từ các bộ phận cấp dưới
2.2.3.3 Chi phí chênh lệch và chi phí chìm
- Chi phí chênh lệch:
Ở công ty thường xuyên xuất hiện chi phí này, thể hiện rõ trong một số trường hợp:
+ Quyết định mua nguyên vật liệu nhập khẩu trong trường hợp nhà cung cấp đưa ra các điều kiện khác nhau về phương thức thanh toán ứng với các mức đơn giá khác nhau Thông thường Phòng Kế toán dựa vào phí bảo lãnh của ngân hàng, lãi suất vay ngoại tệ để Ban Tổng Giám đốc quyết định phương án
+ Quyết định mua xe tải trả góp hay trả một lần: Phòng Kế toán dựa vào lãi suất vay tiền đồngViệt Nam để Ban Tổng Giám đốc quyết định phương án
+ Quyết định thay đổi công thức pha chế sản phẩm trong điều kiện biến động bất thường về đơn giá của một loại nguyên vật liệu chủ yếu nào đó Phòng Thí nghiệm sẽ đưa ra các công thức tương đương với nguyên vật liệu thay thế, đồng thời đưa thêm các thay đổi về qui trình sản xuất… Phòng kế toán sẽ ráp đơn giá nguyên vật liệu cũng như ước tính việc tăng hoặc giảm chi phí sản xuất khác do thay đổi qui trình… để làm cơ sở cho Ban Tổng Giám đốc chọn lựa phương án tối
ưu
- Chi phí chìm:
Công ty tồn tại các chi phí chìm như sau:
+ Chi phí thành lập công ty ban đầu
Trang 34+ Chi phí nghiên cứu phát triển sản phẩm mới ở Phòng Thí nghiệm
+ Chi phí khấu hao tài sản cố định, máy móc thiết bị
2.2.3.4 Chi phí xác định và chi phí cơ hội
- Chi phí xác định:
Công ty không trích trước chi phí vào tài khoản 335 và các khoản chi phí phải trả tại công ty sẽ trở thành chi phí xác định sau khi công ty tiến hành thực chi trả
- Chi phí cơ hội:
Công ty có thể đứng trước nhiều chọn lựa:
+ Việc so sánh lãi suất tiền gửi Việt Nam đồng hàng năm với tỉ lệ lợi nhuận sau thuế trên vốn chủ sở hữu hàng năm ở công ty để thấy được khoản lợi nhuận tiềm
tàng bị mất đi do chọn lựa một phương án
+ Việc so sánh lãi suất tiền vay Việt Nam đồng hàng năm với tỉ lệ lợi nhuận
trước thuế trên vốn chủ sở hữu hàng năm ở công ty để xác định chi phí cơ hội khi
quyết định chọn một phương án
2.3 Nhận xét về cách phân loại chi phí tại Công ty
Công ty có chú ý về phân loại chi phí và được phần mềm kế toán Accnet 7.1 của Lạc Việt hỗ trợ trong việc truy xuất dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý
2.3.1 Ưu điểm
- Công ty tổ chức phân loại chi phí theo chức năng rất tỉ mỉ, chi tiết Các tài
khoản chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất được theo dõi đến tài khoản cấp 2, được quản lý đến các khoản mục chi tiết và có thể tập hợp chi phí theo từng bộ
phận phát sinh chi phí Điều này giúp công ty quản lý tốt chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, kịp thời ứng phó với những thay đổi nhanh của thị trường Sở dĩ
công ty đạt đến trình độ quản lý chi tiết như vậy là do biết cách khai thác các tiện ích của phần mềm kế toán Accnet
- Công ty có chú ý đến phân loại chi phí theo ứng xử Phòng Kế toán có ban
hành qui định về phân loại chi phí thành định phí và biến phí, làm cơ sở cho việc
xác định doanh thu hoà vốn cũng như các quyết sách kinh doanh trong từng thời
kỳ
2.3.2 Hạn chế
- Việc phân loại chi phí theo chức năng chỉ tập hợp chi phí theo từng bộ phận
phát sinh chi phí mà chưa tập hợp chi phí theo từng loại sản phẩm, đặc biệt là tài
Trang 35khoản 621, 622 Đối với ngành sản xuất dầu nhờn thì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621 chiếm tỉ trọng rất lớn trong giá thành sản xuất Nếu như tài khoản 621 không theo dõi cụ thể đến từng đơn hàng, từng lệnh sản xuất thì sẽ làm sai lệch chi
phí đáng kể giữa các nhóm sản phẩm với nhau, dẫn đến việc xác định giá thành đơn vị sản phẩm thiếu chính xác, kéo theo những quyết định không phù hợp trong kinh doanh
- Việc phân loại chi phí theo ứng xử còn đơn giản, cố gắng qui các chi phí phát sinh trong kỳ về định phí hoặc biến phí mà không chú ý bộ phận chi phí hỗn hợp Điều này có thể làm các tính toán về xác định doanh thu hoà vốn bị sai lệch
và các quyết sách trong kinh doanh không phù hợp
- Công ty không quan tâm cũng như không đề cập đến các cách phân loại chi phí khác Do đó, công ty không thể ứng dụng chúng trong việc đưa ra quyết định
toàn diện, tổng hợp đối với hoạt động sản xuất kinh doanh
2.4 Giới thiệu về các trung tâm trách nhiệm tại Công ty
Nhìn vào sơ đồ tổ chức của Công ty và qua xem xét chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận trong Công ty, ta nhận thấy các bộ phận là một trung tâm trách nhiệm riêng biệt
2.4.1 Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc
Xét phạm vi toàn doanh nghiệp thì cả công ty là một trung tâm đầu tư, trung tâm lợi nhuận – đứng đầu là Hội đồng Quản trị và Ban Tổng Giám đốc
Về mặt hiệu quả: lợi nhuận thực hiện trong năm có thể được so sánh với lợi
nhuận năm trước hay so sánh với lợi nhuận kế hoạch xây dựng từ đầu năm, từ đó phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chỉ tiêu lợi nhuận cũng như xác định nguyên nhân và tìm biện pháp hữu hiệu hơn cho năm tới
Về mặt hiệu năng: Hiệu năng hoạt động của công ty có thể được đo lường bằng
các chỉ tiêu: lợi nhuận trước thuế, tỉ lệ hoàn vốn đầu tư ROI
2.4.2 Phòng Kế hoạch – Kinh doanh
Phòng Kế hoạch – Kinh doanh vừa là trung tâm doanh thu đối với bộ phận kinh doanh, vừa là trung tâm chi phí tự do đối với bộ phận kế hoạch
* Đối với bộ phận kinh doanh:
- Về mặt hiệu quả:
Trang 36+ Doanh thu trong năm có thể được so sánh với doanh thu kế hoạch của toàn công ty, từ đó xem xét các nhân tố ảnh hưởng đến chỉ tiêu doanh thu này và xây dựng kế hoạch doanh thu năm sau cho phù hợp hơn
+ Công ty nhấn mạnh việc bán hàng là quan trọng, nhưng quan trọng hơn là có thu được tiền hay không Do đó một chỉ tiêu hiệu quả nữa được xét đến là tỉ lệ tiền thu bán hàng/doanh thu trong năm tối thiểu phải bằng 90%
- Về mặt hiệu năng: chi phí thực tế của bộ phận bán hàng có thể so sánh với
kế hoạch chi phí của bộ phận này để thấy được hiệu năng hoạt động của bộ phận
* Đối với bộ phận kế hoạch:
- Về mặt hiệu quả: Tính hiệu quả của bộ phận này được đánh giá thông qua
việc bộ phận này có hoàn thành những mục tiêu được giao từ đầu năm:
+ Cam kết việc dự trữ nguyên vật liệu, phụ liệu, bao bì … theo đúng kế
hoạch và phải nằm trong khoảng số lượng tồn kho tối đa và tối thiểu đã được phê duyệt, đặc biệt là tránh tình trạng thiếu hụt nguyên liệu để sản xuất
+ Có trách nhiệm đàm phán giá cả với nhà cung cấp sao cho có lợi nhất cho công ty
+ Đảm bảo việc đánh giá nhà cung cấp thường xuyên, liên tục, chính xác và có trách nhiệm tìm nhiều nhà cung cấp tiềm năng khác cho công ty
+ Cam kết giá cả nguyên vật liệu phù hợp với chất lượng của chúng
+ Đảm bảo công tác bảo quản kho tàng an toàn, sạch sẽ, đúng đủ, không làm hạ phẩm chất nguyên vật liệu trong quá trình tồn trữ
- Về mặt hiệu năng: Tính hiệu năng của bộ phận này được xem xét qua việc
đối chiếu chi phí thực tế phát sinh của bộ phận và dự toán chi phí đã được phê duyệt
2.4.3 Phòng Kế toán
Phòng Kế toán là một trung tâm chi phí tự do
- Về mặt hiệu quả: Tính hiệu quả được đánh giá thông qua việc thực hiện
những mục tiêu được giao hay không
+ Lập báo cáo thuế giá trị gia tăng hàng tháng, Báo cáo quyết toán năm chính xác và nộp cơ quan Thuế đúng hạn
+ Đôn đốc các bộ phận lập kế hoạch doanh thu (kinh doanh), chi phí, kế hoạch thu chi hàng năm và tổng hợp trình Ban Tổng Giám đốc, Hội đồng Quản trị phê duyệt trước ngày 31/12 hàng năm
