Xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí trong điều kiện áp dụng hình thức khoán chi phí từng bộ phận trong công ty cổ phần hóa dầu Mekong

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM PHAN HOÀI VŨ LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP Hồ Chí Minh – Năm 2004 Mục lục Trang Trang phụ bìa Lời cam ñoan i Lời cảm ơn ii Muïc luïc ……………………………………………………………………………… iii Danh muïc bảng………………………………………………………………………………………………………………………… iv Lời mở đầu .v Chương – Cơ sở lý luận chi phí kiểm soát chi phí 1.1 Chi phí phân loại chi phí 1.1.1 Phân loại chi phí theo chức .1 1.1.1.1 Chi phí sản xuất 1.1.1.2 Chi phí sản xuất 1.1.1.3 Chi phí sản phẩm chi phí thời kỳ 1.1.2 Phân loại chi phí theo ứng xử 1.1.2.1 Định phí 1.1.2.2 Biến phí 1.1.2.3 Chi phí hỗn hợp 1.1.3 Các cách phân loại chi phí khác nhằm mục đích định .8 1.1.3.1 Chi phí trực tiếp chi phí gián tieáp 1.1.3.2 Chi phí kiểm soát chi phí không kiểm soát 1.1.3.3 Chi phí chênh lệch chi phí chìm 1.1.3.4 Chi phí xác định chi phí hội .9 1.2 Trung taâm trách nhiệm phân loại trung tâm trách nhiệm………………….10 1.2.1 Trung tâm trách nhiệm…………………………………………………………………………………………….10 1.2.2 Phân loại trung tâm trách nhiệm………………………………………………………………………….11 1.2.2.1 Trung tâm chi phí………………………………………………………………………………11 1.2.2.2 Trung tâm doanh thu…………………………………………………………………………13 1.2.2.3 Trung tâm lợi nhuậ………………………………………………………………………… 13 1.2.2.4 Trung tâm đầu tư…………………………………………………………………………… 15 Chương – Thực trạng kiểm soát chi phí Công ty Mekong ……………… 17 2.1 Giới thiệu tổng quan Công ty…………………………………………………………………………….17 2.1.1 Qui mô sản xuất kinh doanh ……………………………………………………………………………….17 2.1.2 Sơ đồ tổ chức Công ty……………………………………………………………………………………………18 2.1.3 Công tác tổ chức Phòng Kế toán………………………………………………………………………21 2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức Phòng Kế toán…………………………………………………………………… 21 2.1.3.2 Hình thức kế toán…………………………………………………………………………………………… 23 2.2 Giới thiệu phân loại chi phí Công ty………………………………………………………23 2.2.1 Phân loại chi phí theo chức năng………………………………………………………………………23 2.2.1.1 Chi phí sản xuấ……………………………………………………………………………….23 2.2.1.2 Chi phí sản xuất……………………………………………………………………………………24 2.2.2 Phân loại chi phí theo ứng xử…………………………………………………………………………….26 2.2.2.1 Định phí……………………………………………………………………………………………………………….26 2.2.2.2 Biến phí……………………………………………………………………………………………………………… 27 2.2.2.3 Chi phí hỗn hợp…………………………………………………………………………………………………27 2.2.3 Các cách phân loại chi phí khác nhằm mục đích định……………28 2.2.3.1 Chi phí trực tiếp chi phí gián tiếp……………………………………………………… 28 2.2.3.2 Chi phí kiểm soát chi phí không kiểm soát 28 2.2.3.3 Chi phí chênh lệch chi phí chìm…………………………………………………………… 29 2.2.3.4 Chi phí xác định chi phí hội……………………………………………………………….30 2.3 Nhận xét cách phân loại chi phí Công ty………………………………………………30 2.3.1 Ưu điểm……………………………………………………………………………………………………………………… 30 2.3.2 Hạn chế……………………………………………………………………………………………………………………… 31 2.4 Giới thiệu trung tâm trách nhiệm Công ty………………………………… 31 2.4.1 Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc………………………………………………………………………31 2.4.2 Phòng Kế hoạch – Kinh doanh…………………………………………………………………………….31 2.4.3 Phòng Kế toán……………………………………………………………………………………………………………32 2.4.4 Phòng Hành – Nhân …………………………………………………………………………… 33 2.4.5 Phòng Kỹ thuật………………………………………………………………………………………………………… 33 2.4.6 Phòng Sản xuất………………………………………………………………………………………………………… 34 2.5 Nhận xét việc hình thành trung tâm trách nhiệm Công ty… 34 2.5.1 Ưu điểm…………………………………………………………………………………………………………………………34 2.5.2 Hạn chế…………………….35 2.6 Thực trạng kiểm soát chi phí Công ty…………….35 2.6.1 Xây dựng định mức chi phí, kế hoạch chi phí phận…………….35 2.6.1.1 Rà soát, cập nhật, bổ sung phận phát sinh chi phí phù hợp với hoạt động Công ty……………………………………………………………………………… 35 2.6.1.2 Rà soát, cập nhập, bổ sung khoản mục chi phí phù hợp với hoạt động Công ty……………………………………………………………………………………………36 2.6.1.3 Thống nhận dạng định phí biến phí chi phí phát sinh Công ty ………………………36 2.6.1.4 Thống việc phân chia chi phí phân bổ chi phí cho phận……………………………………………………………………………………………………36 2.6.1.5 Thống kê chi phí phát sinh theo phận theo khoản mục phí …………………………………………………………………………………………….37 2.6.1.6 Xây dựng định mức chi phí kế hoạch chi phí phận…………37 2.6.2 Giao định mức chi phí kế hoạch chi phí duyệt phận kiểm soát……………………………………………………………………………………………………37 2.6.3 Phát động phong trào cải tiến kỹ thuật, hợp lý hoá sản xuất, tiết kiệm chi phí…………………………………………………………………………………………………………………………… 38 2.6.4 Công cụ kiểm soát chi phí………………………………………………………………………………………38 2.6.4.1 Tài khoản theo doõi 6.4.2 Biểu mẫu báo cáo38 2.6.5 Tổng kết việc kiểm soát chi phí toàn công ty………………………………… 40 2.7 Nhận xét công tác kiểm soát chi phí Công ty…………………………………… 40 2.7.1 Ưu điể…………………………………………………………………………………………………………………………….40 2.7.2 Hạn chế………………………………………………………………………………………………………………………….41 Chương – Xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí điều kiện áp dụng hình thức khoán chi phí phận Công ty …………………………43 3.1 Sự cần thiết xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí điều kiện áp dụng hình thức khoán chi phí phận Công ty………………………………………43 3.2 Điều kiện áp dụng……………………………………………………………………………………………………………44 3.3 Nguyên tắc chung…………………………………………………………………………………………………………….47 3.4 Xây dựng hàm dự toán chi phí chế độ khoán chi phí phận Công ty ………………………………………………………………………………………………………………………………49 3.4.1 Phân loại chi phí phát sinh Công ty…………………………………………… 49 3.4.1.1 Chi phí biến đổi, chi phí cố định…………………………………………………………………49 3.4.1.2 Chi phí kiểm soát chi phí không kiểm soát được………………….49 3.4.2 Phân loại trung tâm trách nhiệm Công ty………………………………….49 3.4.3 Mã hóa chi phí, trung tâm trách nhiệm………………………………………………………… 50 3.4.3.1 Mã hóa chi phí……………………………………………………………………………………………………50 3.4.3.2 Mã hóa trung tâm trách nhiệm ……………………………………………………………………51 3.4.4 Phân chia chi phí chung cho trung tâm trách nhiệm………………… 51 3.4.5 Ước tính chi phí trung tâm trách nhiệm…………………………………………………….52 3.4.6 Xây dựng hàm khoán chi phí phận Công ty……………………….53 3.4.7 Chế độ khoán chi phí phận Công ty………………………………………54 3.4.7.1 Ký kết “Hợp đồng khoán ph”……………………………………………………………54 3.4.7.2 Sơ kết tháng………………………………… 55 3.4.7.3 Thanh lý hợp đồng khoán phí 55 3.4.7.4 Xử lý trung tâm trách nhiệm yếu ………………55 3.4.8 Công cụ thực hiện………………… 55 3.4.8.1 Tài khoản theo dõi……………….55 3.4.8.2 Chứng từ, Biên bản…………………55 3.4.8.3 Sosách…………………………………………………………………………………………………56 3.4.8.4 Báo cáo………………….57 3.5 Triển khai khoán chi phí thí điểm số phận Công ty…59 3.5.1 Khoán chi phí cho phận Kinh doanh Phòng Kế hoạch – Kinh doanh……………………….59 3.5.2 Khoán chi phí cho Phân xưởng thuộc Phòng Sản xuất 63 3.5.3 Nhận xét việc triển khai khoán chi phí hai phận trọng tâm …66 3.5.3.1 Ưu điểm………………………………………………………… 66 3.5.3.2 Hạn chế………………….66 Kết luận Tài liệu tham khả Phụ lục DANH MỤC CÁC BẢNG Số Tên bảng Sơ đồ phân loại chi phí theo chức Sơ đồ phân loại chi phí theo ứng xử Ưu nhược điểm sử dụng phương pháp phân tích chi phí hỗn hợp Mối liên hệ trung tâm trách nhiệm, phận tổ chức báo cáo trách nhiệm Báo cáo chi phí sản xuất Báo cáo chi phí sản xuất Báo cáo doanh thu Báo cáo lợi nhuận Báo cáo đầu tư 10 Các hạng mục công trình xây dựng 11 Thống kê doanh thu, lợi nhuận, vốn chủ sở hữu 12 Sơ đồ tổ chức Công ty Mekong 13 Sơ đồ tổ chức Phòng Kế toán Mối liên hệ biến phí, định phí, chi phí hỗn hợp chi phí sản 14 xuất kinh doanh Công ty Mekong 15 Báo cáo chi phí sản xuất 16 Báo cáo chi phí sản xuất 17 Báo cáo doanh thu 18 Chuyển đổi trung tâm doanh thu, chi phí thành trung tâm lợi nhuận 19 Thống kê chi phí trung tâm trách nhiệm 20 Xây dựng hàm khoán chi phí cho trung tâm trách nhiệm 21 Phiếu báo ngừng việc 22 Quyết toán tiêu hao nguyên vật liệu sản xuất 23 Báo cáo chi phí sản xuất 24 Quyết toán khoán chi phí 25 Sơ kết tháng toán quý III/04 phân Kinh doanh 26 Sơ kết tháng toán quý III/04 Phân xưởng Trang 11 12 12 13 14 16 17 17 19 21 26 39 39 40 50 53 54 56 57 58 59 61 64 CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHI PHÍ VÀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ 1.1 Chi phí phân loại chi phí Chi phí biểu tiền hao phí lao động sống lao động khứ phát sinh trình hoạt động sản xuất kinh doanh, phí tổn tài nguyên, vật chất, lao động phải gắn liền với mục đích kinh doanh Nói cách khác, chi phí hao phí hy sinh cho trình sản xuất kinh doanh, chi phí liên quan trực tiếp với lợi nhuận Do đó, việc nhìn nhận chi phí nhiều cách phân loại khác sở giúp nhà quản trị đưa định kinh doanh phù hợp 1.1.1 Phân loại chi phí theo chức Mục tiêu việc phân loại chi phí theo chức giúp tập hợp chi phí, xác định giá thành sản phẩm, lập báo cáo tài chính, qua thấy chi phí gắn liền với chức hoạt động doanh nghiệp Bảng 1: SƠ ĐỒ PHÂN LOẠI CHI PHÍ THEO CHỨC NĂNG CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH Chi phí sản xuất Chi phí sản xuất Chi phí sản phẩm Chi phí thời kỳ Chi phí nguyên Chi phí nhân Chi phí sản Chi phí Chi phí quản lý vật liệu trực tiếp công trực tiếp xuất chung bán hàng doanh nghiệp 621 622 627 641 642 Chi phí ban đầu Chi phí chuyển đổi 1.1.1.1 Chi phí sản xuất Chi phí sản xuất hình thành nên giá trị sản phẩm sản xuất Chi phí sản xuất bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp chi phí sản xuất chung - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: chi phí loại nguyên vật liệu cấu thành thực thể sản phẩm, có giá trị lớn xác định cách tách biệt, rõ ràng, cụ thể cho sản phẩm Ví dụ: số mét vải dùng để may áo, thép làm tủ đựng hồ sơ… Theo kế toán tài chính, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tập hợp tài khoản 621 bao gồm chi phí nguyên vật liệu lẫn chi phí nguyên vật liệu phụ - Chi phí nhân công trực tiếp: chi phí tiền lương bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn trích theo lương lao động trực tiếp chế tạo sản phẩm Khả kỹ lao động trực tiếp có ảnh hưởng đến số lượng chất lượng sản phẩm tạo Chi phí nhân công trực tiếp phản ánh tài khoản 622 xác định rõ ràng, cụ thể tách biệt cho đơn vị sản phẩm - Chi phí sản xuất chung: chi phí cần thiết khác để sản xuất sản phẩm, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chi phí nhân công trực tiếp Chi phí sản xuất chung phản ánh tài khoản 627, chủ yếu bao gồm loại chi phí: chi phí nguyên vật liệu gián tiếp, chi phí nhân công gián tiếp chi phí khác Ví dụ: + Chi phí nguyên vật liệu gián tiếp: keo dán mica tủ mica, đinh, ốc, vít,… + Chi phí nhân công gián tiếp: chi phí tiền lương nhân viên bảo vệ phân xưởng, quản đốc, nhân viên kỹ thuật phân xưởng, thợ sửa chữa, bảo trì máy móc dùng trình sản xuất sản phẩm … + Chi phí khác: chi phí khấu hao, chi phí thuê nhà xưởng, chi phí bảo hiểm chống cháy, chi phí điện nước,… Chi phí sản xuất chung có đặc điểm: + Bao gồm nhiều khoản mục chi phí khác + Các khoản mục chi phí thuộc chi phí sản xuất chung thường có tính chất gián tiếp với sản phẩm nên tính thẳng vào sản phẩm hay dịch vụ phục vụ + Cơ cấu chi phí sản xuất chung gồm biến phí, định phí chi phí hỗn hợp định phí chiếm tỷ trọng cao + Do gồm nhiều khoản mục chi phí nên chúng nhiều phận khác quản lý khó kiểm soát Ngoài ra, chi phí sản xuất phân chia thành chi phí ban đầu chi phí chuyển đổi - Chi phí ban đầu: kết hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp với chi phí nhân công trực tiếp Chi phí phản ánh mức độ chi phí riêng biệt, cụ thể đơn vị sản phẩm sở cho việc lập kế hoạch lượng chi phí chủ yếu cho việc sản xuất sản phẩm - Chi phí chuyển đổi: kết hợp chi phí nhân công trực tiếp với chi phí sản xuất chung Chi phí phản ánh mức độ chi phí cần thiết để chuyển đổi nguyên liệu từ dạng thô sang dạng thành phẩm sở để lập kế hoạch lượng chi phí cần thiết cho việc chế biến nguyên liệu thành thành phẩm 1.1.1.2 Chi phí sản xuất Chi phí sản xuất chi phí phát sinh trình tổ chức thực việc tiêu thụ sản phẩm Chi phí sản xuất bao gồm: chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp - Chi phí bán hàng: chi phí cần thiết để đẩy mạnh trình lưu thông hàng hóa đảm bảo việc đưa hàng hóa đến tay người tiêu dùng Chi phí bán hàng bao gồm: chi phí tiếp thị, chi phí khuyến mãi, chi phí quảng cáo, chi phí đóng gói sản phẩm tiêu thụ, chi phí vận chuyển bốc dỡ thành phẩm, tiền lương phận bán hàng, hoa hồng bán hàng… - Chi phí quản lý doanh nghiệp: chi phí liên quan đến việc tổ chức hành hoạt động văn phòng làm việc doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm: tiền lương cán quản lý nhân viên văn phòng, chi phí văn phòng phẩm, chi phí điện, nước, điện thoại cho phận quản lý… 1.1.1.3 Chi phí sản phẩm chi phí thời kỳ - Chi phí sản phẩm: chi phí gắn liền với trình sản xuất sản phẩm hay trình mua hàng hóa Chi phí nằm sản phẩm tồn kho, gắn liền với số lượng chất lượng sản phẩm tồn kho, chúng thu hồi sản phẩm tiêu thụ Chi phí bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp chi phí sản xuất chung Việc xác định không chi phí sản phẩm ảnh hưởng đến lợi nhuận doanh nghiệp nhiều kỳ sản phẩm sản xuất kỳ lại tiêu thụ kỳ khác - Chi phí thời kỳ: chi phí phát sinh kỳ hạch toán, có ảnh hưởng đến lợi nhuận kỳ chúng phát sinh Chi phí thời kỳ chi phí tạo thành thực thể sản phẩm Chi phí gồm chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp 1.1.2 Phân loại chi phí theo ứng xử Việc phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí giúp xem xét chi phí biến động mức độ hoạt động thay đổi, từ đó, giúp nhà quản trị thuận lợi việc lập kế hoạch, kiểm soát chủ động điều tiết chi phí doanh nghiệp Bảng 2: SƠ ĐỒ PHÂN LOẠI CHI PHÍ THEO ỨNG XỬ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH Biến phí Chi phí hỗn hợp Định phí Biến phí Định phí 621, biến phí 622, 627, 641, 642 Định phí 622, 627, 641, 642 1.1.2.1 Định phí Định phí chi phí không biến đổi mức độ hoạt động thay đổi Định phí giữ nguyên phạm vi phù hợp doanh nghiệp Phạm vi phù hợp phạm vi khối lượng sản phẩm tối thiểu khối lượng sản phẩm tối đa mà doanh nghiệp dự định sản xuất Định phí bao gồm: chi phí thuê nhà xưởng, chi phí khấu hao nhà xưởng doanh nghiệp, chi phí khấu hao máy móc thiết bị sản xuất, chi phí quảng cáo, tiền lương phận quản lý phục vụ, chi phí bảo hiểm chống trộm chống cháy phân xưởng… Định phí có đặc điểm: - Tổng định phí giữ nguyên sản lượng thay đổi phạm vi phù hợp - Định phí đơn vị sản phẩm thay đổi sản lượng thay đổi Ví dụ: Chi phí khấu hao thiết bị doanh nghiệp sau: Sản lượng Chi phí khấu hao Chi phí khấu hao/sản phẩm 5.000 10.000.000 đồng 2.000 đồng 10.000 10.000.000 đồng 1.000 đồng 15.000 10.000.000 đồng 667 đồng 20.000 10.000.000 đồng 500 đồng Định phí chia làm loại: - Định phí tùy ý: định phí thay đổi nhanh chóng hành động quản trị Các nhà quản trị định mức độ số lượng định phí định hàng năm Ví dụ: chi phí quảng cáo, đào tạo nhân viên, nghiên cứu,… - Định phí bắt buộc: định phí thay đổi cách nhanh chóng chúng thường liên quan đến tài sản cố định cấu trúc doanh nghiệp Ví dụ: khấu hao tài sản cố định, tiền lương thành viên cấu tổ chức doanh nghiệp,… 1.1.2.2 Biến phí Biến phí chi phí có quan hệ tỉ lệ thuận với biến động mức độ hoạt động Khi không hoạt động biến phí Biến phí thường bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp, giá vốn hàng hóa mua vào để bán lại, chi phí bao bì đóng gói, hoa hồng bán hàng,… Biến phí có đặc điểm: - Tổng biến phí thay đổi sản lượng thay đổi - Biến phí đơn vị giữ nguyên không đổi sản lượng thay đổi Ví dụ: Chi phí sản lượng sản xuất doanh nghiệp may mặc “Thời trang” sau: Chi phí nguyên liệu Chi phí nguyên liệu tính Sản lượng (áo) tính cho sản lượng cho áo (1.000đ) sản xuất (1.000đ) 5.000 40.000 10.000 80.000 15.000 120.000 20.000 160.000 Chi phí nguyên liệu loại biến phí nên không thay đổi tính cho đơn vị sản phẩm Mặc dù sản lượng thay đổi chi phí nguyên liệu để sản xuất áo giữ nguyên 8.000đ/áo Tuy nhiên, xét theo mức sản lượng tổng chi phí nguyên liệu tính cho mức sản lượng khác Xét tính chất tác động, biến phí chia làm loại: - Biến phí tỉ lệ: chi phí có quan hệ tỉ lệ thuận trực tiếp với biến động mức độ hoạt động, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp, chi phí giống trồng, hoa hồng hàng bán, … - Biến phí cấp bậc: chi phí thay đổi mức độ hoạt động thay đổi nhiều rõ ràng Biến phí loại không đổi mức độ hoạt động thay đổi Hay nói cách khác, biến phí loại có quan hệ tỉ lệ không tuyến tính với mức độ hoạt động Ví dụ: chi phí bảo trì, chi phí lao động gián tiếp… 1.1.2.3 Chi phí hỗn hợp Chi phí hỗn hợp chi phí mà thân gồm yếu tố biến phí lẫn định phí Ở mức độ hoạt động bản, chi phí hỗn hợp thể đặc điểm định phí, mức độ hoạt động lại thể đặc tính biến phí Ví dụ: chi phí thuê bao điện thoại 68.000đ/tháng, số lần gọi không 150 lần/tháng Kể từ lần gọi thứ 151 trở khách hàng thuê bao phải trả thêm 1.000đ cho lần gọi Nếu khách hàng gọi nội thành 200 lần/tháng số tiền phải trả cho công ty điện thoại loại chi phí hỗn hợp, có dạng sau: 68.000đ + (50 x 1.000đ) = 118.000đ/tháng