- Hàm dự tốn chi phí phải gắn liền với số liệu quá khứ và cĩ tính đến xu hướng tăng doanh thu trong kế hoạch kinh doanh đã thiết lập. Cơng tác thống kê được sử dụng ở đây để tính tốn chi phí quá khứ ứng với doanh thu quá khứ. Hàm chi phí này cĩ điều kiện dễ thực hiện hơn khi doanh thu của cơng ty khơng ngừng lớn mạnh.
- Hàm dự tốn chi phí thiết lập sao cho ứng với mức độ doanh thu hiện tại thì chi phí được sử dụng tối đa là bằng với mức cũ. Điều này là nguyên tắc hiển nhiên vì nếu Ban Lãnh đạo tốn nhiều cơng sức vào cải tiến hệ thống kiểm sốt chi phí mà khơng đạt hiệu quả thì quả là lãng phí lớn.
- Hàm dự tốn chi phí cũng tính đến cácyếu tố ngừng việc do thiếu nguyên vật liệu, cúp điện, trục trặc trong khâu vận chuyển … để các bộ phận yên tâm thực hiện kế hoạch. Điều này là cơng bằng vì Cơng ty khơng thể ép người lao động chịu rủi ro do những nguyên nhân ngồi tầm kiểm sốt của họ. Trong Luật Lao động cũng qui định cụ thể về việc doanh nghiệp phải trả lương một phần cho người lao động trong một số trường hợp bất khả kháng.
- Việc đánh giá một trung tâm trách nhiệm cĩ thể trên nhiều mặt. Tuy nhiên, nên “định lượng” các mặt đánh giá và thể hiện trong hàm khốn chi phí luơn để các trung tâm trách nhiệm cĩ mục tiêu phấn đấu tập trung. Trước đây, nhìn nhận thành quả của một trung tâm cĩ quá nhiều tiêu chí đánh giá làm sự chú ý của các cán bộ quản lý đến các mục tiêu bị phân tán. Mặt khác, Ban Lãnh đạo cũng gặp khĩ khăn khi đánh giá thành quả của trung tâm nếu một số chỉ tiêu đạt và một số thì khơng đạt.
- Hàm dự tốn chi phí được xây dựng trên tinh thần cũng hướng đến mục tiêu chung của đơn vị. Nếu khơng nhấn mạnh vấn đề này thì dễ nảy sinh tư tưởng cục bộ trong tổ chức. Hiện tại một mục tiêu chung của đơn vị là bán hàng và thu được tiền. Do đĩ, hàm khốn chi phí đối với bộ phận sản xuất cũng cần cĩ tham số là tiền thu bán hàng trong kỳ của bộ phận kinh doanh…
- Trong khi thực hiện chế độ khốn chi phí thì đa số các định mức chi phí ở từng khoản mục phí chỉ cĩ tính chất tham khảo mà thơi. Các cán bộ quản lý cơ sở cĩ tồn quyền sử dụng chi phí hiệu quả, cĩ thể chủ động tăng khoản mục chi phí này, giảm khoản mục chi phí khác sao cho tổng chi phí cuối cùng là thấp nhất. Mặc dù các định mức chi phí chỉ cĩ giá trị tham khảo nhưng chúng là tài liệu cần thiết để quyết định mức khốn chi phí ở những kỳ sau.
- Cán bộ triển khai khốn phí phải chứng minh phương án khốn phí trên là khả thi bằng cách đưa ra một số gợi ý về việc sử dụng chi phí hiệu quả: thay đổi cơ cấu nhân sự, điều chuyển nhân sự, thay đổi chính sách mặt hàng, thay đổi ca kíp
sản xuất, tái bố trí sản xuất, thành lập đội xe giao nhận… để Trưởng bộ phận yên tâm nhận khốn.
- Cĩ một buổi họp giữa đại diện lãnh đạo và đại diện bộ phận để trao đổi, “trả giá” và đi đến thống nhất hàm khốn chi phí của bộ phận. Đây là điều cần thiết vì nếu Ban Lãnh đạo dùng quyền hạn của mình ép các bộ phận nhận mức khốn thì các bộ phận thụ động, mất động lực phấn đấu.
- Phải xây dựng được chế độ thưởng phạt đối với tình hình thực hiện kế hoạch chi phí. Đây là biện pháp kinh tế cần thiết gĩp phần làm kế hoạch khốn phí cĩ thể thành cơng. Mức thưởng phạt này thể hiện ở phần xử lý các trung tâm trách nhiệm sau khi xem xét việc thực hiện hàm khốn chi phí.
- Trên cơ sở cách khốn phí giữa lãnh đạo cơng ty và bộ phận, bộ phận cĩ thể khốn phí cho các bộ phận nhỏ hơn để cĩ thể phân định trách nhiệm rạch rịi đến từng bộ phận nhỏ hơn. Cứ như thế thì trách nhiệm được phân chia đến từng cá nhân, giúp việc đánh giá mức độ đĩng gĩp của từng người được cụ thể, chính xác, tránh tình trạng khen thưởng cào bằng như trước đây. Qua cơng tác này thì trình độ quản lý, bao quát cơng việc của các cán bộ quản lý cơ sở cũng nâng lên một bước. Ở đây, Ban Lãnh đạo cơng ty khuyến khích chớ khơng can thiệp đến hoạt động nội bộ của các bộ phận để các bộ phận tự chủ trong hành xử cơng việc được giao.
- Nên chuyển các trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu sang trung tâm lợi nhuận để nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ quản lý và các thành viên trong bộ phận. Để làm được điều này, chúng ta phải thay đổi quan điểm.
+ Đối với Trung tâm chi phí tự do như bộ phận Kế tốn, Hàng chính – Nhân sự: chúng ta xem như Cơng ty đang thuê “dịch vụ” để thực hiện các cơng việc mà Cơng ty cần phải hồn thành. Bảng mơ tả cơng việc từng bộ phận cĩ thể ví như “hợp đồng dịch vụ” giữa Lãnh đạo cơng ty và các trưởng bộ phận. Nếu như các bộ phận thực hiện đầy đủ các “điều khoản ghi trong hợp đồng” thì các bộ phận đĩ sẽ được trả phí dịch vụ – đĩ là hàm khốn chi phí. Vậy đầu ra ở đây là hàm khốn chi phí và đầu vào là chi phí phát sinh thực tế tại bộ phận.
+ Đối với Trung tâm chi phí định mức như bộ phận Xưởng sản xuất: thực tế là giá dầu gốc biến động rất nhiều nên phần đơn giá nguyên liệu là phần khơng kiểm sốt được, nhưng lượng nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất lại là phần kiểm sốt được ở bộ phận sản xuất. Do đĩ, chúng ta xem như Cơng ty đang thuê các bộ phận sản xuất “gia cơng” thành phẩm. Đầu ra trong trường hợp này là hàm khốn chi phí và đầu vào là chi phí phát sinh thực tế tại bộ phận sản xuất.
+ Đối với Trung tâm doanh thu như bộ phận Kinh doanh thuộc Phịng Kế hoạch – Kinh doanh: chúng ta cĩ thể xem bộ phận này như là một đại lý bán đúng giá niêm yết, hưởng hoa hồng. Giao dịch giữa cơng ty và bộ phận bán hàng thơng
qua “hợp đồng đại lý” với các qui định về đơn giá bán từng khu vực, địa bàn cũng như chỉ tiêu phát triển thị trường. Như vậy đầu ra trong trường hợp này là hàm khốn chi phí và đầu vào là chi phí phát sinh thực tế tại bộ phận kinh doanh.