Giải pháp hoàn thiện bộ máy quản lý tại ngân hàng Lào Việt chi nhánh Hà Nội

Như chúng ta đã biết, quản lý là một phạm trù có liên quan mật thiếp với hợp tác lao động xã hội. Quản lý là sự tác động có chủ đích của chủ thể quản lý, lên đối tượng quản lý nhằm đạt mục tiêu đề ra trong điều kiện biến động của thị trường.

MỞ ĐẦU 1.TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Xã hội ngày càng tiến lên, khoa học công nghệ ngày càng phát triển. Để bắt kịp với tốc độ đó nước ta cũng không ngừng chuyển mình. Và sự khởi đầu đó là chúng ta đã xoá bỏ chế độ quan liêu bao cấp chuyển sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa và ngày nay, trên con đường CNH-HĐH đẩy mạnh phát triển kinh tế, Việt nam đã có chủ trương chính sách kinh tế phù hợp nhằm đưa đất nước tiến lên sánh ngang tầm với các cường quốc năm châu. Để biến điều đó thành hiện thực, Đảng và Nhà nước ta đã nhận thấy doanh nghiệp đóng một vai trò rất to lớn trong nền kinh tế. Đó là những viên gạch nền móng đầu tiên để xây dựng lên một nền kinh tế vững chắc. Song trong nền kinh tế thị trường luôn tràn đầy sự thách thức, thì các doanh nghiệp phải làm như thế nào để những nguồn lực của mình có thể đem lại những kết quả khả quan nhất. Hay nói cách khác, với những nguồn lực hiện có thì doanh nghiệp phải làm sao để tận dụng được hết những khả năng của nguồn lực mình có. Và thực tế đã chứng minh rằng, một doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hoàn thiện sẽ đạt được những mục tiêu mong muốn. Qua thời gian nghiên cứu và tìm hiểu thực tế tại ngân hàng liên doanh Lào Việt chi nhánh Hà Nội, em nhận thấy được tầm quan trọng của vấn đề và được sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban lãnh đạo, phòng Tổ chức cùng sự hướng dẫn của các thầy cô. Em đã mạnh dạn chọn đề tài: “ Giải pháp hoàn thiện bộ máy quản lý tại ngân hàng Lào Việt chi nhánh Hà Nội” làm chuyên đề tốt nghiệp. 2. MỤC ĐÍCH VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU + Nhằm tìm hiểu thực tế về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của ngân hàng Lào Việt Chi nhánh Hà Nội 3 + Phát hiện ra các yếu tố bất hợp lý, cũng như các nhân tố ảnh hưởng đến bộ máy quản lý của ngân hàng để có hướng giải quyết. + Vận dụng các kiến thức đã học về quản lý kinh tế vào thực tiễn tại ngân hàng Lào Việt chi nhánh Hà Nội để hiểu sâu, rộng về quản lý kinh tế ở tầm vi mô. 3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU + Đối tượng nghiên cứu: Là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ngân hàng Lào Việt chi nhánh Hà Nội và các kiểu cơ cấu tổ chức trong quản lý. + Chuyên đề được nghiên cứu trong phạm vi là ngân hàng Lào Việt chi nhánh Hà Nội, về thời gian từ năm 2005 đến nay. 4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU + Sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng. + Khảo sát thực tế. + Tổng hợp phân tích. + Thống kê so sánh. 5. NỘI DUNG VÀ KẾT CẤU CỦA CHUYÊN ĐỀ Gồm ba phần chính: Chương I: Cơ sở lý luận của tổ chức bộ máy quản lý và hoàn thiện bộ máy quản lý Chương II:Thực trạng bộ máy quản lý tại ngân hàng Lào Việt chi nhánh Hà Nội Chương III: Một số giải pháp hoàn thiện bộ máy quản lý tại ngân hàng Lào Việt chi nhánh Hà Nội 4 CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÝ I. BỘ MÁY VÀ BỘ MÁY QUẢN LÝ 1. QUAN NIỆM CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ VÀ BỘ MÁY QUẢN LÝ 1.1. Khái niệm, thực chất và vai trò của quản lý Như chúng ta đã biết, quản lý là một phạm trù có liên quan mật thiếp với hợp tác lao động xã hội. Quản lý là sự tác động có chủ đích của chủ thể quản lý, lên đối tượng quản lý nhằm đạt mục tiêu đề ra trong điều kiện biến động của thị trường. Trong đó chủ thể quản lý gồm: Các chức năng quản lý, đội ngũ công nhân viên, hệ thống các mối quan hệ quản lý, hệ thống các phương tiện vật chất thực hiện trong quá trình quản lý và hệ thống các phương pháp quản lý. Đối tượng bị quản lý gồm: Các phân xưởng, các bộ phận sản xuất, hệ thống máy móc thiết bị và các phương pháp công nghệ. Hai bộ phận này có mối quan hệ mật thiết và tác động qua lại lẫn nhau tạo nên một chỉnh thể thống nhất. Ta có thể mô tả mối quan hệ này theo sơ đồ: Sơ đồ 1.1: Mô hình mối quan hệ về quản lý Các mục tiêu Mối liên hệ ngược Như vậy, chủ thể quản lý trên cơ sở mục tiêu đã xác định sẽ tác động lên đối tượng quản lý bằng những quyết định của mình, thông qua hành vi của đối tượng quản lý, chủ thể quản lý có thể điều chỉnh các quyết định đưa ra( mối quan hệ ngược chiều). 5 Chủ thể quản lý Đối tượng quản lý Qua mối liên hệ trên, chúng ta thấy rằng muốn quản lý được phải cần có bộ máy quản lý và trong đó chú trọng đặc biệt đến các hoạt động của lao động quản lý để thực hiện các chức năng quản lý. 1.2. Chức năng quản lý Chức năng quản lý là hoạt động riêng biệt của lao động quản lý, thể hiện những phương thức tác động của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý. Việc xác định đúng đắn chức năng là tiền đề cần thiết, khách quan có thể quản lý doanh nghiệp theo hướng chuyên, tinh, gọn, nhẹ và có hiệu lực. Để hiểu rõ vấn đề hơn, ta hay cùng tìm hiểu chức năng quản lý. Có thể phân loại chức năng quản lý theo hai cách sau: * Một là: Phân loại theo nội dung và quá trình quản lý, gồm các chức năng sau. - Chức năng dự báo: Nhằm lựa chọn chiến lược dài hạn, trả lời được ba câu hỏi cơ bản của doanh nghiệp: sản xuất cái gì? Sản xuất ra cái gi? Sản xuất cho ai? - Chức năng phối hợp: Nhằm đảm bảo kết hợp các mặt hoạt động tạo sự hài hòa cân đối tối ưu trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Chức năng tổ chức: Nhằm sắp xếp, bố trí, tận dụng mọi nguồn lực trong nội bộ thực hiện bổ nhiệm các chức vụ quản lý. - Chức năng chỉ huy: Nhằm thúc đẩy bộ máy hoạt động nhịp nhàng, đúng hướng giải quyết các khó khăn vướng mắc một cách dễ dàng. - Chức năng kiểm tra: Nhằm xem xét lại các chỉ thị, mệnh lệnh mà lãnh đạo doanh nghiệp đã ban hành, từ đó đánh giá sự ăn khớp giữa thực tiễn hoạt động với chương trình, mục tiêu đã đề ra. * Hai là: Phân loại theo mối quan hệ trực tiếp giữa các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh gồm các chức năng sau: - Chức năng kỹ thuật. - Chức năng thương mại. - Chức năng kế hoạch hoá. 6 - Chức năng nhân sự. - Chức năng tài chính. - Chức năng kiểm tra và phân tích. - Chức năng an ninh bảo vệ. - Chức năng hành chính và pháp chế. - Chức năng tổ chức đời sống tập thể và hoạt động xã hội. Trong thực tế hoạt động của các doanh nghiệp, thì cả hai cách phân loại trên đều có thể kết hợp thực hiện sao cho phù hợp và đạt được những mục tiêu đề ra. 2. CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 2.1. Khái niệm Cơ cấu tổ chức là tập hợp các bộ phận, phân hệ có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, được xây dựng theo những cấp, những khâu khác nhằm thực hiện chức năng quản lý. Như vậy, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một hệ thống bao gồm những bộ phận hợp thành tổng thể những cấp bậc nhất định. Mỗi bộ phận hợp thành có chức năng nhiệm vụ riêng, có trách nhiệm và quyền hạn riêng theo hướng chuyên môn hoá, giữa bộ phận chuyên môn hóa lại có các mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và chịu sự quản lý thống nhất của chủ doanh nghiệp. 2.2. Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp Mỗi một công việc mỗi một vấn đề dù lớn hay nhỏ, dù phức tạp hay đơn giản đều có những đòi hỏi, yêu cầu đặt ra. Đối với một doanh nghiệp cũng vậy, việc hoàn thiên bộ máy quán lý, phù hợp với doanh nghiệp, với thời đại thì doanh nghiệp đó mới tồn tại và phát triển. Vì vậy, để bộ máy này hoạt động một cách tốt nhất, hiệu quả nhất thì nó phải đáp ứng được các yêu cầu sau: - Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp phải có khả năng thích ứng cao. Nghĩa là nó phải làm sao đáp ứng được các tình 7 huống, hoàn cảnh một cách nhanh chóng, mau lẹ, kịp thời trong công tác quản lý của doanh nghiệp. - Tính thống nhất: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp phải có mục tiêu chiến lược thống nhất. Có sự chỉ huy tập chung thống nhất vào một đầu mối. - Tính tối ưu: Giữa các khâu, các cấp quản lý phải thiết lập các mối quan hệ hợp lý, lựa chọn và sắp xếp cán bộ quản lý vào từng vị trí đúng với chức năng, khả năng và trình độ của họ, quy định về lề lối làm việc chặt chẽ, nhanh nhất, hiệu quả nhất, đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp. - Tính chính xác: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp phải đảm bảo tính chính xác đối với các thong tin được sử dụng trong doanh nghiệp. Muốn vậy cơ cấu tổ chức bộ máy phải được cấu thành bởi những người có năng lực, phẩm chất tốt. - Tính hiệu quả: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp phải đảm bảo tính hiệu qủa. Nghĩa là chi phí bỏ ra phải tương xứng với kết quả thu về. Đây là yêu cầu mang tính tổng hợp và cũng là yêu cầu cuối cùng của việc xây dựng cơ cấu tổ chức. Việc tiến hành chế độ một thủ trưởng luôn đúng bởi xuất phát từ yêu cầu tập trung, dân chủ trên cơ sở phát huy dân chủ đối với mọi người cần tập trung thống nhất quản lý vào một đầu mối, một người. Phải đảm bảo và thực hiện nghiêm túc chế độ một thủ trưởng, chế độ trách nhiệm cá nhân trên cơ sơ đảm bảo và phát huy quyền làm chủ của tập thể lao động trong doanh nghiệp, các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp. Trong bất kỳ một sự hợp tác nào phải có người chỉ huy thống nhất trong cơ cấu tổ chức bộ máy cố các chức danh thủ trưởng, vị trí và mối quan hệ giữa các chức danh này. 8 2.3. Những nguyên tắc hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Xây dựng cơ cấu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải xuất phát từ nhiệm vụ và mục tiêu của doanh nghiệp theo hướng phát triển. Nhiệm vụ và mục tiêu của doanh nghiệp được xác định trên cơ sở phương hướng phát triển kinh tế xã hội, trên cơ sở các yêu tố cấu thành của doanh nghiệp. Bởi vậy việc tiến hành tập hợp dầy đủ các thông tin để xác định cơ cấu tổ chức là hết sức quan trọng. Một cơ cấu tổ chức được hình thành phải thoã mãn và đáp ứng được việc thực hiện nhiệm vụ, mục tiêu đề ra và có hiệu quả cao nhất. Việc xây dựng tổ chức và hệ thống tổ chức phải đi liền với việc xây dựng chức danh, quyền hạn, nhiệm vụ và lề lối phối hợp hoạt động, đảm bảo cho sự thống nhất, thông suốt mau lệ. Muốn vậy, các hoạt động và mối quan hệ trong hoạt động của cả hệ thống tổ chức phải được quy định bằng văn bản dưới dạng điều lệ, quy chế, nội dung. 2.4. Những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Khi hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, chẳng những phải xuất phát từ những yêu cầu đặt ra ở trên, mà điều quan trọng và khó khăn nhất là phải quán triệt những yêu cầu đó vào những điều kiện, hoàn cảnh, tình huống cụ thể nhất định. Nói cách khác là cần tính đến những nhân tố ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp của việc hình thành, phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Có ba nhóm nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: + Nhóm nhân tố thuộc về cơ chế quản lý vĩ mô của Nhà nước: Đây là nhóm nhân tố có tác động trực tiếp đến việc hình thành và phát triển, hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp phải dựa trên yếu tố này để có thể định hướng cho cơ cấu tổ chức của mình cho phù hợp. + Nhóm nhân tố thuộc đối tượng quản lý: Nhóm nhân tố này nói đến quá trình đào tạo và những kinh nghiệm tích lũy được. Doanh nghiệp sẽ 9 dựa vào đó mà có thể đánh giả được mức độ, vị trí của mình mà có thể có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hợp lý. + Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý: Đó là quan hệ sở hữu trong doanh nghiệp, mức độ chuyên môn hóa, tập chung hóa các chức năng, nhiệm vụ cũng như nội dung hoạt động của quản lý, cách sắp xếp các vị trí tương ứng với kiến thức, học vấn, tay nghề của cán bộ. Điều này là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất lao động của họ. Tiếp nữa là quan hệ phụ thuộc lẫn nhau giữa số lượng người lãnh đạo, khả năng kiểm tra quản lý của người lãnh đạo đối với những hoạt động của đầu mối và số người quản lý. Người lãnh đạo trực tiếp đề ra nhiệm vụ cho cấp dưới và có phương thức kiểm tra kết quả công việc sau một thời gian nhất định. 2.5. Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp Mọi doanh nghiệp đều có một cơ cấu tơ chức quản lý dựa trên một loại hình cơ cấu nhất định. Ngày nay, cơ cấu tổ chức bộ máy rất đa dạng, doanh nghiệp thì rất nhiều, nhưng cách tổ chức thì không phải luôn luôn giống nhau, mỗi một doanh nghiệp lại có những cách riêng của họ trong việc phân chia nhiệm vụ. Tuy nhiên, có một số doanh nghiệp lại có khuynh hướng tổ chức giống nhau. Để hiểu rõ hơn vấn đề này ta hãy xét một số kiểu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp. - Cơ cấu tổ chức trực tuyến( đường thẳng ): + Cơ cấu này được xây dựng trên nguyên lý: Mỗi cấp chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp. Mối quan hệ trong cơ cấu này được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc. Công việc quản trị được thực hiện theo tuyến. 10 Sơ đồ 1.1: Mô hình cơ cấu trực tuyến X1, X2, . Xn, Y1, Y2, .Yn: Người thực hiện trong các bộ phận. + Đặc trưng cơ bản của mô hình này: Là mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới quy định theo tuyến. Đây là mối quan hệ dọc trực tiếp, người lãnh đạo trực tiếp và theo kênh chỉ huy. + Ưu điểm: Tuân thủ và tạo điều kiện thực hiện chế độ một thủ trưởng. Chế độ trách nhiệm rõ ràng, tăng cường trách nhiệm cá nhân. Hiệu lực chỉ huy mạnh, tránh được tình trạng người thừa hành phải thi hành nhiều chỉ thị khác nhau thậm chí mâu thuẫn nhau của người phụ trách. + Nhược điểm: Cơ cấu này thực hiện chế độ một thủ trưởng, một người lãnh đạo phải làm nhiều việc, gây nên tình trạng quá tải đối với cấp quản lý, dễ dẫn đến không chuyên sâu được trong một công việc. Nó dòi hỏi nhà quản lý phải có kiến thức toàn diện thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Trong thực tế kiểu cơ cấu tổ chức này ít được sử dụng nếu có thì chỉ ở phạm vị hẹp( ngành, tổ, đội sản xuất ). - Cơ cấu chức năng( song trùng lãnh đạo ). + Cơ cấu này được xây dựng trên nguyên lý: Là có sự tồn tại các đơn vị chức năng, không theo tuyến. Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó mỗi người cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tuyến. 11 Người lãnh đạo trong doanh nghiệp Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo tuyến 2 X1 X2 Xn Y1 Yn Y2 + Đặc trưng cơ bản của mô hình này: Là khối lượng công tác quản lý rất lớn buộc phải phân chia cho các đơn vị riêng biệt theo các chức năng quản lý được chuyên môn hoá. Dó đó kiểu cơ cấu náy cho phép người phụ trách các phòng chức năng có quyền ra các mệnh lệnh về các vấn đề có liên quan đến chuyên môn của họ cho các phân xưởng, các bộ phận sản xuất. Sơ đồ1.2: Mô hình cơ cấu chức năng + Ưu điểm: . Thu hút được các chuyên gia vào công tác giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thực. . Các quyết định của quản lý truyền trực tiếp đến các khâu, các bộ phân sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. . Tạo ra mối quan hệ toàn diện về hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý. + Nhược điểm: . Vi phạm chế độ một thủ trưởng. . Dễ sinh ra tình trang thiếu trách nhiệm rõ ràng, thiếu kỷ luật chặt chẽ. 12 Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo chức năng X Lãnh đạo chức năng Y Lãnh đạo tuyến 2Lãnh đạo tuyến 1 X1 X3 Y3Y2Y1X2