XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CHUYỂN PHÁT NHANH

XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CHUYỂN PHÁT NHANH

Lời mở đầu Trong những năm vừa qua, nhờ thực hiện chính sách mở cửa, diện mạo nền kinh tế nớc ta ngày một khởi sắc. Cơ chế thị trờng thực sự đã mở ra một bớc ngoặt quan trọng, đánh dấu một sự đổi mới từ bên trong nền kinh tế, đồng thời cũng tạo ra nhiều cơ hội thuận lợi cho sự phát triển mạnh mẽ của các doanh nghiệp Việt Nam trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế Các doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trờng phải chấp nhận cạnh tranh nh là một quy luật tất yếu để từ đó chủ động, sáng suốt vạch ra cho mình một phơng án kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao nhất. Không những tồn tại mà còn phải phát triển, phải có tích luỹ để tái sản xuất mở rộng, điều đó đặt ra cho các doanh nghiệp rất nhiều câu hỏi, sản xuất cái gì ? sản xuất nh thế nào? sản xuất cho ai? Làm thế nào để sản phẩm sản xuất đợc thị trờng chấp nhận, thu hút thị hiếu tiêu dùng ngày một cao của xã hội với chất lợng cao nhất mà giá cả lại hợp lý và hấp dẫn. Hớng tới những mục tiêu đó, các doanh nghiệp sản xuất cần phải không ngừng đổi mới, sáng tạo và thực hiện cải tiến trong công tác quản lý điều hành sản xuất, phải tiến hành đồng bộ các biện pháp quản lý đối với các yếu tố liên quan đến quá trình sản suất, phải giám sát từ khâu đầu đến khâu cuối của quá trình sản xuất, tức là từ thu mua nguyên vật liệu (NVL) và khai thác đợc thị trờng tiêu thụ cho sản phẩm để đảm bảo cho việc bảo toàn, tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn. Thực tiễn đã chứng minh, một trong những công cụ quản lý sắc bén đặc biệt hiệu quả và có vai trò quan trọng không thể thiếu đối với các doanh nghiệp, đó chính là hạch toán kế toán. Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí NVL thờng chiếm một tỷ lệ không nhỏ trong tổng giá thành sản phẩm, vì vậy tổ chức hạch toán kế toán NVL là rất cần thiết nhằm cung cấp những thông tin chính xác, kịp thời và toàn diện giúp cho các nhà lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp đề ra các biện pháp quản lý NVL nói riêng và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn doanh nghiệp nói chung một cách khoa học, chặt chẽ hợp lý và hiệu quả. Từ đó góp phần tiết kiệm chi phí, hạ thấp giá thành nâng cao hiệu quả. Tổ chức kế toán NVL cũng là một trong những điều kiện chủ yếu để tăng cờng vai trò của kế toán nhằm duy trì và phát triển doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng. Sau một thời gian thực tập tại công ty TNHH Tân Hoàn Mỹ, thấy rõ đợc tầm quan trọng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh, tính phức tạp khó khăn của công tác kế toán NVL đợc sự hớng dẫn của thầy giáo: Trần Đức Vinh và sự giúp đỡ của tập thể cán bộ phòng kế toán công ty TNHH Tân Hoàn Mỹ, tôi đã đi sâu nghiên cứu đề tài: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH Tân Hoàn Mỹ. Nội dung của chuyên đề gồm ba phần: Phần I: - Đặc điểm tổ chức ảnh hởng NVL tại công ty TNHH Tân Hoàn Mỹ. Phần II: - Thực trạng kế toán NVL ở Công ty TNHH Tân Hoàn Mỹ. Phần III: - Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Tân Hoàn Phần I: - Đặc điểm tổ chức ảnh hởng NVL tại công ty TNHH Tân Hoàn Mỹ. 1. Đc im t chc trang thit b V trang thit b sn xut: Khi mi ra i Cụng ty TNHH Tõn Hon M ch cú 3 mỏy in Typo v 1 n 2 mỏy in li, in Ronộo thc hin nhng sn phm ht sc n gin. n nay cụng ty ó cú mt dõy chuyn in offset ng b, khộp kớn cú cụng nng cao vi 6 mỏy in offset mu t 4 n 16 trang v mt s thit b mi nhp nh: mỏy dao 1 mt, mỏy dao 3 mt, mỏy phi bn, mỏy úng sỏch, mỏy úng ghim, c bit l 2 mỏy khõu v 1 mỏy gp mi c nhp nm 2005 vi hiu qu s dng cao. Dõy chuyn sn xuất này đã được các đồng nghiệp trong ngành in đánh giá là một trong những dây chuyền tương đối hiện đại. Về nhà xưởng: Công ty đã có nhà xưởng, văn phòng ở 736 Trương Định, quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội với diện tích mặt bằng là 1200 mét vuông. Công ty đã xây dựng khu đất đó thành 2 tầng sử dụng để làm nhà xưởng kho tàng và nhà làm việc. Hiện nay, để đáp ứng nhu cầu mở rộng và phát triển công ty đang định đầu tư xây dựng them một khu nhà khác để phục vụ cho quản lý và sản xuất theo kế hoạch đầu tư chiều sâu, đổi mới công nghệ. 2. Đặc điểm NVL tại công ty Mỗi một loại sản phẩm có những đặc thù riêng mà NVL là yếu tố tạo nên đặc thù của sản phẩm. Do Công ty hoạt động SXKD trong lĩnh vực in ấn nên NVL của Công ty In có những đặc điểm riêng biệt so với các ngành sản xuất khác. Công ty sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng với những yêu cầu về quy cách mẫu mã riêng nên NVL của từng đơn đặt hàng không giống nhau. Vì vậy, NVL của Công ty In có rất nhiều chủng loại phong phú và đa dạng. Để tạo được một sản phẩm in hoàn chỉnh thì cần có rất nhiều NVL khác nhau, trong đó giấy, mực in, bản in là những NVL nền tảng cấu thành nên sản phẩm in và đó là những NVL chính. Hiện nay, trên thị trường 3 loại NVL này rất sẵn, giá cả ít biến động, chủng loại lại đa dạng, phong phú. Việc thu mua lại thuận tiện nên Xí nghiệp In không phải nhập khẩu từ nước ngoài mà tất cả các loại giấy in, mực in, bản in, đều được mua của các nhà sản xuất trong nước và của các nhà sản xuất nước ngoài thông qua việc mua lại của một số nhà phân phối trong nước. Ngoài ra Công ty còn tận dụng những NVL thu được từ sản xuất như: giấy tiết kiệm, phế liệu… Nguồn nhập NVL khai thác trên thị trường theo giá thoả thuận, phương thức mua của Xí nghiệp theo hình thức cung cấp thường xuyên theo nhu cầu mặt hàng. Thông thường khi mua vật tư bên bán sẽ vận chuyển và bốc dỡ tới tận kho theo đúng chất lượng và mẫu mã yêu cầu. NVL của Công ty là những loại NVL khó bảo quản, dễ bị hư hỏng, giấy dễ bị ố vàng, dễ cháy, độ hút ẩm cao nên vào những ngày không khí ẩm thấp rất dễ bị ẩm mốc giấy; mực in dễ bị phai màu. Và NVL một khi mà bị như vậy sẽ không đảm bảo yêu cầu cho sản xuất khi đó làm tăng chi phí sản xuất lên rất nhiều lần. Từ đặc điểm NVL của Công ty như vậy nên Công ty cần phải có biện pháp bảo quản, dự trữ NVL cho tốt, để đảm bảo cung cấp một cách đầy đủ và kịp thời cho sản xuất những NVL tốt nhất nhằm đem lại hiệu quả SXKD cao nhất. 3. Phân loại NVL tại Công ty Do NVL của Xí nghiệp rất phong phú và đa dạng nên Công ty đã tiến hành phân loại NVL căn cứ vào vai trò và công dụng của mỗi loại NVL trong quá trình SXKD, đồng thời đảm bảo quản lý một cách khoa học, NVL của Công ty được phân loại như sau:  NVL chính:  Các loại giấy: Giấy là NVL quan trọng nhất, chiếm tỷ trọng lớn trong giá trị sản xuất, là nhân tố cơ bản cấu thành nên sản phẩm in. Hiện nay, Công ty sử dụng gần 60 loại giấy với chất liệu các khổ và kích cỡ khác nhau như: Giấy Cút sê với 16 khổ và kích cỡ khác nhau; giấy Bãi Bằng 11 khổ và kích cỡ khác nhau; giấy Ofset với 8 khổ và kích cỡ khác nhau; giấy Đúp lếch là 7; giấy Trường Xuân là 5…Song Công ty chủ yếu sử dụng giấy của Công ty Bãi Bằng.  Mực in: Có nhiều loại mực của nhiều nước khác nhau với nhiều màu sắc khác nhau. Trong đó mực in của Nhật là được sử dụng nhiều nhất, sau đó là mực Trung Quốc, mực Ý và mực Việt Nam.  Các bản in: Được làm bằng kẽm có nhiều cỡ và khổ khác nhau bao gồm: Bản Nhật máy 16 trang, bản Trung Quốc máy 10 trang, bản Trung Quốc máy 16 trang, bản Trung Quốc máy 4 trang, bản Ý máy 16 trang…  NVL phụ: là đối tượng lao động không cấu tạo nên thực thể sản phẩm nhưng NVL phụ có tác dụng hỗ trợ nhất định và cần thiết được sử dụng kết hợp với NVL chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm. NVL phụ bao gồm các loại sau: Băng dính vàng 5 phân, xà phòng bột, bột khô, dung dịch ẩm, đế ghim, dung dịch hiện bản, vải phin thường,…  Nhiên liệu: là dầu dùng để cho xe chạy, axiton và cồn công nghiệp dùng để lau rửa máy móc,…  Phụ tùng thay thế: gồm rất nhiều loại phụ tùng khác nhau, dùng cho các máy móc thiết bị như: kim máy khâu, vòng bi 608, dây côroa 1800x10, cao su offset máy 16, cao su offset máy 4, má phanh sau, dây đai dẹt máy offset…  Vật liệu khác: gồm có các vật liệu điện như: bóng đèn 100-200, bóng đèn nê ôn 0, 6 mét, bóng đèn nê ôn 1, 2 mét, tắc te, chấn lưu, …và các vật liệu ít sử dụng khác nh ư: vải bọc lô, găng tay cao su, giấy can, bút dạ đầu, giẻ lau, dây buộc nilon…  Phế liệu thu hồi: phần lớn là giấy in hỏng, lõi giấy, lề giấy, giấy xước ở bên ngoài các lô giấy cuộn, giấy rối, bìa giấy các loại, các bản kẽm hỏng được thu hồi về kho. Bảng 1.5: Danh mục vật tư của Xí nghiệp In Stt Mã vật tư Tên vật tư Đvt 1 152113 Giấy Cút sê Kg 2 152401 Axiton Lít 3 152404 Băng dính vàng 5 phân Cuộn 4 152407 Dầu nhớt công nghiệp Lít 5 152408 Cồn công nghiệp Lít 6 152409 Dầu hoả Lít 7 152410 Dầu pha mực Lít 8 152413 Dầu xịt RP7 Lọ 9 152414 Thuốc tút Lọ 10 152420 Xà phòng Túi 11 152429 Axít Gói 12 152432 Dung dịch hiện bản Lít … … … … 29 B58791 Giấy Việt Trì 58g/m2 khổ 79 x 109 Tờ 30 B60421 Giấy Bãi Bằng 60 g /m2 khổ 42 x 60 Tờ 31 B60652 Giấy Bãi Bằng 60 g /m2 khổ 65 x98 Tờ 32 BB7012 Giấy Bãi Bằng 70 g /m2 khổ 84 x 120 Tờ 33 BB7079 Giấy Bãi Bằng 70 g /m2 khổ 79 x 109 Tờ 34 B80601 Giấy Bãi Bằng 80 g /m2 khổ 60 x 84 Tờ … … … … 40 BNH16 Bản Nhật máy 16 trang Bản 41 BTQ10 Bản Trung Quốc máy 10 Bản 42 BTQ16 Bản Trung Quốc máy 16 Bản 43 BTQ4 Bản Trung Quốc máy 4 Bản 44 BY16 Bản Ý máy 16 Bản … … … … 80 MNBV Mực nhũ vàng Kg 81 MNHD Mực Nhật đen Kg 82 MNHS Mực Nhật đỏ Kg 83 MNHX Mực Nhật xanh Kg 84 MNHV Mực Nhật vàng Kg 85 MTQD Mực đen Trung Quốc Kg 86 MTQS Mực đỏ Trung Quốc Kg … … … … 120 VT5884 Giấy Việt Trì 58 g /m2 khổ 84 x120 Tờ … … … . 4. Công tác quản lý NVL tại Công ty NVL là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình SXKD, giá trị NVL thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí SXKD. Vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng NVL là điều kiện cần thiết để bảo đảm chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho Công ty.  Tình hình thu mua NVL: NVL tại Công ty chủ yếu là mua ngoài. Đối với các NVL chính như giấy, mực in, bản kẽm khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, căn cứ vào yêu cầu của khách hàng về quy cách hình thức, chất lượng của từng loại sản phẩm mà Công ty mới tiến hành mua NVL cho phù hợp. Công ty lập kế hoạch và ký kết hợp đồng mua NVL với các nhà cung cấp thường xuyên như Công ty giấy Bãi Bằng, Công ty giấy Tân Mai…để thu mua. Các loại mực in, bản kẽm và các NVL khác được mua lại của các nhà cung cấp trong nước và được Công ty lập kế hoạch mua theo tháng.  Tình hình dự trữ, bảo quản NVL: Hiện nay, trên thị trường các loại NVL sử dụng trong ngành in đều rất sẵn vì vậy Công ty không phải dự trữ nhiều NVL ở trong kho mà khi nào có đơn đặt hàng thì mới tiến hành thu mua. Tuy nhiên, Công ty cũng đã xây dựng được định mức dự trữ cho từng loại NVL. Việc dự trữ hợp lý, cân đối các loại NVL sẽ đảm bảo cho quá trình SXKD của Công ty được liên tục, đồng thời còn giúp tránh được sự tồn đọng vốn trong kinh doanh. Để bảo quản NVL một cách tốt nhất, Công ty đã đầu tư xây dựng kho tàng với một diện tích lớn, với 3 kho đó là kho NVL chính, kho NVL phụ và vật liệu khác, kho phụ tùng thay thế và nhiên liệu. Mục đích của việc xây dựng thành 3 kho riêng rẽ là để cho việc dễ quản lý, cánh biệt các vật liệu được với nhau tạo sự thông thoáng để tránh gây cháy, nổ vào mùa hanh khô và nóng lực, ẩm mốc vào mùa mưa. Tất cả các kho trong Công ty đều được trang bị thiết bị phòng cháy chữa cháy hiện đại, các phương tiện cân, đong, đo, đếm. Giấy trong kho được cất giữ sạch sẽ, ngăn lắp và được đặt trên các giá kê cách xa mặt đất. H thng kho tng ca Cụng ty nhỡn chung l khang trang v b trớ ht sc khoa hc, nhõn viờn th kho cú tinh thn trỏch nhim v trỡnh chuyờn mụn cao, vic b trớ th kho hp lý trỏnh c vic kiờm nhim chc nng th kho vi tip liu v k toỏn NVL. Cỏc quỏ trỡnh nhp, xut kho NVL trong Cụng ty c thc hin y v cht ch. Tỡnh hỡnh s dng NVL: Cụng ty luụn luụn khuyn khớch ngi lao ng s dng tit kim NVL trờn c s nh mc tiờu hao v NVL ó ra. Tuy vy, Cụng ty cng mi ch xõy dng nh mc tiờu hao cho NVL chớnh l giy v bn in cho tng n t hng, cũn cỏc loi NVL khỏc c xut dựng theo nhu cu ca cỏc phõn xng, b phn. Ngoi ra, trong quỏ trỡnh sn xut, Cụng ty cũn t chc cụng tỏc thu hi ph liu nh giy tha, giy in hng, bn km hng, nhp kho. PHN II: THC TRNG K TON NVL CễNG TY TNHH TN HON M 1. Chứng từ sử dụng và thủ tục nhập, xuất kho NVL 1.1 Chứng từ sử dụng Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trởng Bộ Tài chính các chứng từ kế toán NVL bao gồm: - Hoa n GTGT(Mu s: 01 GTKT) - Biờn bn kim nghim - Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT). - Lnh sn xut - Giy xin lnh vt t - Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT). - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03-VT). - Biên bản kiểm kê sản phẩm vật t hàng hoá (mẫu số 08-VT). - Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho (mẫu số 02-BH). Và các chứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp. Các chứng từ kế toán theo quy định bắt buộc phải kịp thời đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung phơng pháp lập. 1.2 Quy trỡnh lp v luõn chuyn chng t nhp kho NVL: Tt c NVL nhp kho ti Cụng ty u l mua ngoi. Hng ngy, khi cú NVL nhp kho, cn c vo Phiu xut kho v hoỏ n GTGT ca bờn bỏn m ngi giao hng a n, phũng vt t tin hnh lp Biờn bn kim nghim vt t, hng hoỏ. Biờn bn ny l chng t chng minh nghip v giao nhn NVL gia nh cung cp v doah nghip v s lng, cht lng, quy cỏch v chng loi NVL trc khi nhp kho. Tuy nhiờn chng t ny ch c lp trong trng hp NVL c nhp kho vi s lng ln hoc NVL ũi hi cao v cht lng v quy cỏch (trong trng hp nhp kho vi s lng nh thỡ ngi giao hng a Phiu xut kho ca bờn bỏn cho th kho xỏc nhn s nhp kho v ký nhn). Phiu nhp kho cng do phũng vt t lp v l chng t phn ỏnh s lng v giỏ NVL thc nhp qua kho trc khi xut dựng hoc xut bỏn, l cn c ghi Th kho, thanh toỏn tin hng, xỏc nh trỏch nhim i vi nhng ngi cú liờn quan v dựng ghi nhn vo s k toỏn. Phiu nhp kho c lp thnh 3 liờn t giy than vit mt ln, trong ú liờn 1 lu ti phũng vt t, liờn 2 giao cho ngi nhp NVL v liờn 3 chuyn cho th kho dựng ghi Th kho, sau ú chuyn cho k toỏn ghi s. S 1.5: Quy trỡnh lp v luõn chuyn chng t nhp kho NVL Ban kim nghi m Ph trỏch phũng vt t Th kho K toỏn NVL Cỏn b phũng vt t Ng i giao h ng Lp phiu nhp kho Ký phiu nhp kho Nhp kho Ghi s, bo qun, lu tr Lp biờn bn kim nghim ngh nhp kho Hàng tháng, phòng kế hoạch đưa ra kế hoạch sản xuất của Công ty, dựa trên kế hoạch sản xuất đó phòng vật tư lập kế hoạch mua NVL để phục vụ sản xuất. Căn cứ vào kế hoạch mua NVL, phòng vật tư sẽ thực hiện nghiệp vụ mua hàng thông qua việc ký kết các hợp đồng mua bán với các nhà cung cấp thường xuyên của mình. Sau khi hợp đồng đã được ký kết, đến thời điểm giao hàng ghi trong hợp đồng, bên bán sẽ vận chuyển hàng đến tận kho của Xí nghiệp và giao một liên hoá đơn bán hàng (biểu 1.2) cho cán bộ thu mua. Biểu 1.2: Hoá đơn GTGT HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số: 01 GTKT-LL Liên 2 (giao cho khách hàng) XL/2005B Ngày 02 tháng 12 năm 2005 0123783 Đơn vị bán hàng: Công ty CN giấy và SX bao bì Ngọc Diệp Địa chỉ: 101B - I2 Hào Nam - Hà nội Điện thoại: MST: 0101023081 Họ tên người mua hàng: Anh Tuyên Tên đơn vị: Công ty TNHH Tân Việt Mỹ Địa chỉ: 736 Trương Đinh – Hoàng Mai - Hà Nội Số TK: Hình thức thanh toán: CK – TM. Mã số thuế: 0100828615 - - - 1 Stt Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi sổ, bảo quản, lưu trữ Lập biên bản kiểm nghiệm