Bài thảo luận đề tài: Xây dựng phần mềm quản lý kinh doanh công ty máy tính Hùng Phát pptx

Từ vị trí chỉ được sử dụng để hỗ trợ một số hoạt động trong vănphòng, hệ thống thông tin đã trở nên có vai trò chiến lược trong doanh nghiệp.Đặc biệt, những thành tựu về công nghệ thông

BÀI THẢO LUẬN : PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ

NGUYỄN VĂN NHÂN

HOÀNG VĂN MINH

Mục lục

Giới thiệu Công ty 5

1 Tầm quan trọng của việc xây dựng phần mềm quản lý kinh doanh 5

2 Mục tiêu và phạm vi của việc xây dựng phần mềm quản lý kinh doanh 6

3 Phạm vi: 6

4 Quá trình phát triển, hiện trạng của việc xây dựng phần mềm quản lý kinh doanh 7

5 Vai trò và ý nghĩa của việc xây dựng phần mềm quản lý kinh doanh trong vấn đề chung nói riêng và công nghệ phần mềm nói chung 7

- Công nghệ phần mềm: ngành công nghệ phần mềm có một vai trò và ý nghĩa hết sức quan trọng trong xã hội Việc tạo ra một phần mềm nó đã hỗ trợ rất nhiều trong công tác quản lý, giúp công việc quản lý dễ dàng chính xác và đạt hiệu quả cao 7

- Phần mềm quản lý kinh doanh: 7

Nội Dung 8

I Chương I : Khảo sát hệ thống 8

1.1.Sơ đồ công ty 8

1.2.Mô tả hoạt động của công ty 8

1.3.Khảo sát hiện trạng cũ 11

1.4 Đánh giá hiện trạng hệ thống cũ, nhu cầu cho hệ thống mới 12

1.5 Giải pháp khi xây dựng phần mềm 13

Chương II Phân tích hệ thống về mặt chức năng 14

2.1 Sơ đồ phân cấp chức năng 14

2.2 Sơ đồ dòng dữ liệu 16

a) Sơ đồ dòng dữ liệu mức khung cảnh 16

b) Sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh 17

c) Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh 18

d) Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đinh mua hàng 19

e) Sơ đồ mức dưới đỉnh thống kê 20

2.3 Đặc tả tiến trình .21

Chương III Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu 21

3.1 Xây dựng mô hình thực thể liên hệ , vẽ sơ đồ thực thể liên hệ 21

a Xây dựng mô hình thực thể liên hệ 21

b Sơ đồ thực thể liên hệ 22

3.2 Chuyển mô hình thực thể liên hệ thành các lược đồ CSDL quan hệ 24

a) Chuyển các tập thực thể thành lược đồ quan hệ 24

b) Chuyển các mối liên hệ : 24

c) Gộp các lược đồ có chung khóa : 24

3.3 Chuẩn hóa lược đồ quan hệ : 25

3.4 Thiết kế form 26

a) form tìm kiếm 26

b) Form Thống kê 27

c) Form nhập hóa đơn bán hàng và cập nhật vào hệ thống đồng thời in hóa đơn 28

Lời nói đầu

Ngày nay với sự phát triển nhảy vọt của ngành CNTT, với những tínhnăng ưu việt sự tiện dụng và ứng dụng rộng rải là một phần không thể thiếuđược của nhiều ngành trong việc phát triển kinh tế

Những năm gần đây, vai trò của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp đã ngàycàng lớn mạnh Từ vị trí chỉ được sử dụng để hỗ trợ một số hoạt động trong vănphòng, hệ thống thông tin đã trở nên có vai trò chiến lược trong doanh nghiệp.Đặc biệt, những thành tựu về công nghệ thông tin và ứng dụng của chúng trongcác lĩnh vực đa dạng khác nhau của doanh nghiệp đã khiến cho doanh nghiệpngày càng chú ý nhiều hơn tới việc áp dụng những thành tựu của công nghệthông tin nhằm gia tăng ưu thế cạnh tranh và tạo cơ hội cho mình Hiện nay, tràolưu ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin không chỉ giới hạn ở các doanhnghiệp lớn tàm cỡ đa quốc gia mà đang lan rộng trong tất cả các dạng doanhnghiệp kể cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở các nước đang phát triển

Tuy nhiên, việc ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin không phải đơn giảnngay cả đối với các doanh nghiệp tầm cỡ quốc gia dồi dào cả về kinh nghiệm,nguồn tài lực và nhân lực Hơn nữa, một ứng dụng thành công trong doanhnghiệp này chưa chắc đã có thể đem lại thành công tương tự cho một doanhnghiệp khác Tập bài giảng này cung cấp những kiến thức cơ bản cho sinh viênbậc đại học trong quá trình tiếp cận với khả năng ứng dụng các thành tựu vềcông nghệ thông tin trong những lĩnh vực kinh doanh khác nhau

Hệ thống thông tin quản lý không những chỉ đóng vai trò là người cung cấp báocáo liên tục và chính xác, mà hơn thế nữa, các hệ thống thông tin quản lý đãthực sự trở thành một công cụ, một vũ khí chiến lược để các doanh nghiệp dànhđược ưu thế cạnh tranh trên thị trường và duy trì những thế mạnh sẵn có Nhữngảnh hưởng quan trọng của hệ thống thông tin quản lý giúp các doanh nghiệp cóđược những ưu thế cạnh tranh mà họ mong muốn:

1) Đầu tư vào công nghệ thông tin sẽ giúp quá trình điều hành của doanhnghiệp trở nên hiệu quả hơn Thông qua đó, doanh nghiệp có khả năng cắt giảmchi phí, tăng chất lượng sản phẩm và hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm

và dịch vụ của mình.

2) Xây dựng hệ thống thông tin sẽ giúp doanh nghiệp có được ưu thế cạnhtranh bằng cách xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với người mua hàng và nhữngngười cung cấp nguyên vật liệu

3) Đầu tư vào hệ thống thông tin sẽ góp phần khuyến khích các hoạt độngsáng tạo trong doanh nghiệp

4) Đầu tư vào hệ thống thông tin sẽ tạo thành các chi phí chuyển đổi trongmối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng hoặc người cung cấp nó

5) Đầu tư vào công nghệ thông tin còn có khả năng tạo ra một số dạng hoạtđộng mới của doanh nghiệp: Tổ chức ảo, tổ chức theo thoả thuận, các tổ chứctheo truyền thống với các bộ phận cấu thành điện tử, liên kết tổ chức

Giới thiệu Công ty

Công ty TNHH TM Hùng Phát ( tên viết tắt: Hung Phat Co., Ltd ) được thành

lập từ năm 2005 theo quyết định số 0600338231 do Sở Kế hoạch và Đầu tưThành phố Nam Định cấp Trụ sở chính của công ty 229 Trường Chinh –TP.Nam Định.Lĩnh vực hoạt động của Công ty là kinh doanh các sản phẩm Tinhọc, Viễn thông như : Linh kiện máy tính, Máy vi tính bộ, Máy tính xách tay,Thiết bị văn phòng, Phần mềm Tin học, …

1 Tầm quan trọng của việc xây dựng phần mềm quản lý kinh doanh

Như chúng ta đã thấy trước đây, quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớnvào chất lượng thông tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra Dễ thấyrằng từ sự hoạt động kém của một hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra nhữnghậu quả xấu nghiêm trọng

Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin được đánh giá thông qua chấtlượng của thông tin mà nó cung cấp Tiêu chuẩn chất lượng của thông tin như sau:

- Tin cậy: Độ tin cậy thể hiện các mặt về độc xác thực và độ chính xác Thông tin

ít độ tin cậy dĩ nhiên là gây rắc cho tổ chức những hậu quả tồi tệ Chẳng hạn hệ thốnglập hóa đơn bán hàng có nhiều sau sót, nhiều khách hàng kêu va về tiền phải trả ghi

cao hơn giá trị hàng đã thực mua sẽ dẫn đến hình ảnh xấu về cửa hàng, lượng kháchháng ẽ giảm và doanh số bán sẽ tụt xuống Nếu số tiền ghi trên hóa đơn thấp hơn sốtiền phải trả, trong trường hợp này chẳng có khách hàng nào than phiền tuy nhiên cửahàng bị thất thu.

- Đầy đủ: Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêucầu của nhà quản lý Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đếncác quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế

- Thích hợp: một công ty có phần mềm quản lý thì sẽ rất thuận tiện trong việc kinhdoanh

- Dễ hiểu: thông tin sẽ được thể hiên một cách dẽ hiểu cho nhà quản lý giúp choviệc quản lý được dễ dàng hơn

- Được bảo vệ: Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người được quyền mớiđược phép tiếp cận tới thông tin Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ranhững thiệt hại lớn cho tổ chức

- Đúng thời điểm: thông tin sẽ được cập nhật đầy đủ, kịp thời

- Hạn chế tối thiểu về mặt nhân lực: việc chi ra những khoản tiền để chi trả chonhân viên là không nhỏ, việc áp dụng phần mềm vào quản lý kinh doanh sẽ hạn chếtối thiểu về mặt nhân lực nhưng vẫn đảm bảo được việc kinh doanh của công ty

2 Mục tiêu và phạm vi của việc xây dựng phần mềm quản lý kinh doanh

Mục tiêu:

Việc áp dụng CNTT vào kinh doanh sẽ giúp nhà quản lý thục hiên tốt hơn về các mặt:

- Mua hàng: lập đơn hàng, kiểm tra đơn hàng, phiếu nhập, cập nhật hệ thống

- Bán hàng: lập hóa đơn, cập nhật hệ thống

- Thanh toán: cập nhật hóa đơn thanh toán, thu chi

- Bảo hành: cập nhật phiếu bảo hành

- Báo cáo: cập nhật thu chi, hàng tồn kho, hàng bán chạy

3 Phạm vi:

Phần mềm được xây dựng nhằm cung cấp công cụ cho hầu hết các nhà quản

lý kinh doanh của công ty kinh doanh các sản phẩm Tin học, Viễn thông như :Linh kiện máy tính, Máy vi tính bộ, Máy tính xách tay, Thiết bị văn phòng, Phầnmềm Tin học, …và công ty Hùng Phát nói riêng trực tiếp sử dụng

4 Quá trình phát triển, hiện trạng của việc xây dựng phần mềm quản lý kinh doanh.

- Quá trình phát triển: Công ty TNHH TM Hùng Phát được thành lập từ năm

2005 Việc kinh doanh của công ty đòi hỏi phải có hệ thống quản lý khá phứctạp, phải đảm bảo được tính khả thi nên công ty đã sử dụng phần mềm quản lýkinh doanh

- Hiện trạng hệ thống cũ: tuy công ty đã sử dụng phần mềm quản lý kinhdoanh nhưng phần mềm này đã không còn phù hợp với việc kinh doanh hiện tạicủa công ty và cần nâng cấp hệ thống cũ thành một hệ thống mới mà có thể đápứng nhu cầu hiện trạng của kinh doanh của công ty

5 Vai trò và ý nghĩa của việc xây dựng phần mềm quản lý kinh doanh trong vấn

đề chung nói riêng và công nghệ phần mềm nói chung

- Công nghệ phần mềm: ngành công nghệ phần mềm có một vai trò và ýnghĩa hết sức quan trọng trong xã hội Việc tạo ra một phần mềm nó đã hỗ trợrất nhiều trong công tác quản lý, giúp công việc quản lý dễ dàng chính xác vàđạt hiệu quả cao

- Phần mềm quản lý kinh doanh:

- Giúp cho nhà kinh doanh theo dõi thường xuyên tình hình hoạt động sản

xuất kinh doanh của công ty: nhập hàng, bán hàng,… Nhờ đó, người quản lý điều hành trôi chảy các hoạt động, quản lý hiệu quả, kiểm soát nội bộ tốt

Cung cấp tài liệu cho doanh nghiệp làm cơ sở hoạch định chương trình hành động cho từng giai đoan từng thời kỳ nhờ đó người quản lý tính được hiệu quả công việc, vạch ra hướng hoạt động cho tương lai

• Giúp người quản lý điều hoà tình hình tài chính của doanh nghiệp

• Là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh tụng khiếu tố, với tư cách là bằng chứng

về hành vi thương mại

• Cơ sở đảm bảo vững chắc trong sự giao dịch buôn bán

• Là cơ sở cho người quản lý ra các quyết định phù hợp: Quản lý hạ giá thành, quản lý doanh nghiệp kịp thời

• Cung cấp một kết quả tài chính rõ rệt không thể chối cãi đượcrld, MS Excel, XML, Acrobat Reader để lưu trữ.

Nội Dung

Chương I : Khảo sát hệ thống1.1.Sơ đồ công ty

+ Ban giám đốc công ty

+Bộ phận kinh doanh công ty

+Bộ phận kế toán công ty

+Bộ phận quản lí kho của công ty

+Bộ phận chăm sóc khách hàng ( bộ phận kỹ thuật của công ty , )

Do là một công ty tư nhân do đó sơ đồ quản lí của công ty cũng đơn giản hơn rấtnhiều so với các công ty ,xí nghiệp nhà nước

Giám đốc công ty

Bộ phận kinh

doanh công ty

Bộ phận kế toán công ty

Bộ phận quản lí kho của công ty

Bộ phận chăm sóc khách hàng Hình 1.1.1

1.2.Mô tả hoạt động của công ty

a) Các loại sản phẩm kinh doanh chính :

- Công ty kinh doanh rất nhiều các loại thiết bị điện tử và thiết bị tin học rathị trường Nam Định cũng như các tỉnh lân cận nếu khách hàng có nhu cầu

- Công ty Hùng Phát kinh doanh các loại mặt hàng chính như:

 Máy vi tính (máy laptop ,máy đồng bộ).

 Thiết bị mạng (modem ,switch ,usb 3g, …)

 Máy chiếu và các phụ kiện

 Thiết bị giải trí số (máy ảnh ,máy quay ,máy ghi âm ,…)

 Thiết bị viễn thông (điện thoại ,bộ đàm ,…)

 Thiết bị an ninh (camera quan sát,card ghi hình,….)

 Thiết bị siêu thị (máy tính tiền siêu thị ,máy in hóa đơn,…)

 Các thiết bị khác (webcams ,headphone,usb flash ,…)

b) Hoạt động kinh doanh

- Cuối mỗi tháng trước khi nhập hàng thì bộ phận kinh doanh cùng bộ phận

kế toán lập bảng thống kê sản phẩm bán được ,và cùng với bộ phận quản lí khoxem xét các loại mặt hàng còn lại trong kho Từ đó đề ra phương án nhập hàngcho tháng tới Nhập nhiều hơn số lượng những mặt hàng có số lượng khách muanhiều và có thể tăng trong tháng tới,và giảm những mặt hàng ít khách mua công

ty đều nhập hàng từ nơi cung cấp về kho ,tránh hiện tượng thiếu hụt sản phẩmkhi khách hàng cần Bộ phận kinh doanh của công ty sẽ tìm các đối tác thíchhợp để nhập hàng Ngoài ra bộ phận quản lí kho thường xuyên kiểm tra báo cáocho bộ phận kinh doanh biết số lượng còn lại trong kho ,để bộ phận kinh doanhliên hệ với đối tác và xuất trình ý kiến lên ban giám đốc để nhập hàng về kịpthời Thường xuyên cập nhật số lượng hàng ,tên mặt hàng , lên hệ thống quản lícủa công ty để khách hàng có thể tham khảo

Bộ phận kinh doanh Giám đốc

3

6 5

4 4

7 8

Hình 1.2.1 : Tiến trình nhập kho trong công ty

- Buôn bán thoả thuận không phân biệt loại sản phẩm Mỗi thoả thuận, quathương lượng với khách hàng, xác định mã sản phẩm liên quan, giá vốn, sốlượng và kỳ hạn giao hàng

- Hoat động bán hàng của công ty có thể giao tiếp qua mạng hoặc găp gỡkhách hàng trực tiếp tại công ty

- Bộ phận kinh doanh trực tiếp hướng dẫn khách hàng chọn mua sẩnphẩm ,tư vấn cho khách hàng từng loại sản phẩm và các loại mặt hàng kinhdoanh của công ty

- Hàng ngày bộ phận kinh doanh và bộ phân kế toán trao đổi với nhau vàocuối buổi để kiêm tra và kê khai sản phấm bán được

- Là công ty kinh doanh các thiết bị tin học do đó,thường chuẩn bị bước vàonăm học số lượng khách mua hàng lớn nên công ty chủ động nhập hàng với sốlượng nhiều hơn các tháng khác trong năm

- Khi khách hàng mua sản phẩm của công ty thì bộ phận kinh doanh thôngbáo cho bộ phận quản lí kho biết được để xuất hàng theo yêu cầu của bộ phậnkinh doanh ,đông thời bộ phận kinh doanh cũng thông báo cho bộ phận kế toáncông ty lập hóa đơn mua hàng và thanh toán của khách hàng Lập bảng kê khai

các sản phẩm khách hàng đã mua ,xác nhận ngày mua hàng của khách hàng đểtiện cho công việc bảo hành sản phẩm của công ty.

Bộ phận kinh doanh

Kế toán

1 4

5

3 2

- Đối với bộ phận kế toán trong công ty là hiện tại hoạt động thống kê ,kêkhai hóa đơn của công ty sau mỗi lần thực hiện giao dịch với khách hàng đượcthực hiên thông qua sổ sách ,tất cả các hóa đơn chứng từ của công ty được lưugiữ dưới dạng sổ sách.Mỗi lần giao dịch với khách hàng bộ phận kinh doanhphải trực tiếp tới bộ phận kế toán để đưa bảng kê khai các thiết bị mà kháchhàng mua để làm hóa đơn thanh toán cho khách hàng

- Đối với bộ phận quản lý kho là hiện tại khi công ty cần nhập số lượng hànghoặc xuất hàng thì bộ phận quản lý kho sẽ nhận được giấy yêu cầu của công tygửi đến và thực hiện,vấn đề quản lí hàng còn lại trong kho là ghi chép lại sốlượng và tên từng loai mặt hàng vào sổ ghi chi tiết các thiết bị và bản thống kêgửi cho bộ phận kinh doanh và ban quản trị công ty.Các công việc đều do conngười làm và chưa có sự tham gia nhiều của hệ thống tin học

- Bộ phận chăm sóc khách hàng(bộ phận kỹ thuât ) :Hoạt động của bộ phận

kỹ thuật là sửa chữa các sản phẩm của khách hàng , xem xét các sản phẩm nàocòn bảo hành và các sản phẩm nào không còn bảo hành

1.4 Đánh giá hiện trạng hệ thống cũ, nhu cầu cho hệ thống mới.

a) Đánh giá hiện trạng hệ thống cũ

- Do quy mô hoạt động của công ty ngày càng lớn ,số lượng mặt hàng kinhdoanh ngày càng nhiều mà số lượng nhân viên chỉ giới hạn do đó sự hoạt đôngnhư hiện tại không thể đáp ứng được tính chất công việc cũng như nội dungquản lí của công ty

- Việc lưu trữ các thông tin trong việc quản lý hệ thống đều được tiến hànhthủ công bằng sổ sách và các chứng từ với một số lượng lớn, chính vì vậy gây ranhiều khó khăn cho công tác quản lý, tốn nhiều thời gian và công sức cho nhânviên quản lý với những công việc kiểm tra, tra cứu, kiểm kê phức tạp

- Khi lưu trữ thông tin bằng phương pháp này nếu có sai sót thì việc sửa đổigặp nhiều khó khăn.Chẳng hạn muốn sửa thông tin trong hồ sơ thiết bị thì phảigạch đi rồi sửa lại bên cạnh, sẽ rất không hay nếu phải sửa đổi nhiều lần

b) Nhu cầu cho hệ thống mới

- Nhu cầu đặt ra là làm cách nào có thể quản lí công ty mà không cần thông quacác bản báo cáo hàng tháng và gặp trực tiếp các phòng ban,có thể xem xét hoạtđộng của các phòng ban bất cứ khi nào mà không cần gặp gỡ trực tiếp

- Nhu cầu đặt ra là làm cách nào để một nhân viên có thể không phải đi lai nhiều

mà vẫn hướng dẫn cho khách hàng hết tất cả các sản phẩm của công ty hay sảnphẩm mà khách hàng yêu cầu hay sự liên kết với các bộ phận khác mà khôngcần gặp trực tiếp

- Nhu cầu đặt ra là làm thế nào để lưu giữ và truy xuất đến sổ sách một cáchnhanh nhất,cập nhật mã mặt hàng,số lượng mặt hàng khách mua một cách nhanhnhất mà không cần phải gặp trực tiếp phòng kinh doanh ,để làm hóa đơn

- Nhu cầu là làm cách nào để kiểm tra và thống kê sản phẩm còn lại trong kho,…một cách nhanh nhất

1.5 Giải pháp khi xây dựng phần mềm

- Quản lý kho phần mềm hỗ trợ:

 Cập nhật số lượng sản phẩm nhập, số lượng còn lại trong kho

 Cập nhật tên sản phẩm , mã số sản phẩm ,…

 Chỉnh sửa hoặc xóa những mặt hang không còn trong kho

 Thống kê bản dữ liệu cập nhật cho phòng kinh doanh và giám đốc

- Bộ phận kế toán

 Phần mềm hỗ trợ truy xuất đến dữ liệu của bộ phận kinh doanh , bộ phận quản lí kho và bộ phận hỗ trợ khách hàng.Lấy số liệu như các bản nhập xuất hàng để lập hóa đơn thanh toán

 Lập bảng thống kê ,kê khai tài chính hàng tháng của công ty để gửi lên ban giám đốc

nhập tới các bộ phận quản lí kho xem sản phẩm còn lại trong kho không,và bộ phận kế toán lập hóa đơn thanh toán

- Bộ phận quản lí (giám đốc) :

 Phần mềm cung cấp và hỗ trợ truy xuất tới tất cả các phòng ban trong công

ty ,qua đó biết được tình hình của công ty,để quyết định hoạt động của công ty

Chương II Phân tích hệ thống về mặt chức năng 2.1 Sơ đồ phân cấp chức năng

Cn2.2:Lập hóa đơn và giao hàng

Cn3.1:Thông kê lượng hàng đã bán

Cn3.1:Thống kê doanh thu mỗi mặt hàng

Cn3.1:Thống kê lượng hàng tồn kho

Cn4.1: In báo cáo tổng hợp gửi lên cấp trên cuối năm

Từ các chức năng trên => gom nhóm lại thành các chức năng theo tiêu chí :

+ Các chức năng cùng liên quan đến một đối tượng

+ Các chức năng cùng liên quan đến một tiến trình

Nhóm chức năng 1gồm: Cn1.1 ,Cn1.2 ,Cn1.3 Tên chức năng là :Mua hàng

Nhóm chức năng 2gồm: Cn2.1, Cn 2.2 Tên chức năng là :Bán hàng

Nhóm chức năng 3gồm: Cn3.1 ,Cn3.2 ,Cn3.3 Tên chức năng là :Thống kê theotháng

Nhóm chức năng 1gồm: Cn4.1 Tên chức năng là : In báo cáo tổng hợp gửi lên cấp