ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN pot

Chính vì đó mà công tác quản lí khách sạn không chỉ đơn giản là quản lí về các con số mà phải rút ra được một cách nhanh chóng về tình hình biến động thị trường, nhu cầu của người tiêu d

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐÔNG Á

Khoa Công Nghệ Thông Tin

Bộ môn: Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống

BÀI TẬP NHÓM

ĐỀ TÀI:

XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

Giáo viên hướng dẫn : Đồng Phượng

Sinh viên thực hiện :

Mục lục

I.Lời nói đầu 3

II Chương I: Khảo sát thực tế 4

1.1 Giới thiệu về công ty khách sạn du lịch Dạ Hương 4

1.2.Khảo sát tình hình thực tế tại khách sạn du lịch Dạ Hương 2 4

1.3 Sơ đồ tổ chức và quy trình hoạt động của khách sạn 6

1.4 Nhiệm vụ và mục tiêu của bài toán 8

1.5 Hạn chế của hệ thống hiện tại 8

1 6 Phương hướng giải quyết bài toán 9

3 Chương II:Phân tích và thiết kế hệ thống 10

2.1 Mục đích yêu cầu của hệ thống 10

2.2 Phân tích hệ thống quản lý về chức năng 10

2.3 Phân tích hệ thống về dữ liệu 18

4 Kết Luận 20

LỜI NÓI ĐẦU

Hiện nay công nghệ thông tin đã và đang ngày càng phổ biến rộng rãi đến tất cả mọi người trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng.Đây là một lĩnh vực không thể thiếu trong học tập cũng như nghiên cứu khoa học.

Với nhu cầu ứng dụng tin học trong đời sống đang ngày càng tăng nhanh thì nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lí cũng không là ngoại lệ.Vì vậy việc xây dựng các phần mềm ứng dụng nhằm đáp ứng nhu cầu trên là rất cần thiết Các phần mềm quản lí sẽ giúp tiết kiệm được nhiều thời gian và việc buôn bán trao đổi sẽ đơn giản hơn, tạo nên mối quan hệ tốt đẹp giữa người bán và người mua theo đúng phương châm “Vui lòng khách đến,vừa lòng khách đi”.

Trong điều kiện hiện nay, du lịch đang là ngành được nhà nước chú trọng đầu tư và phát triển Kéo theo đó là sự tăng lên đáng kể về số lượng cũng như chất lượng của các khách sạn Chính vì đó mà công tác quản lí khách sạn không chỉ đơn giản là quản lí về các con số mà phải rút ra được một cách nhanh chóng

về tình hình biến động thị trường, nhu cầu của người tiêu dùng, khả năng đáp ứng…để từ đó định hướng, lập kế hoạch cho công việc kinh doanh Và phần mềm quản lý khách sạn là một trong rất nhiều phần mềm được áp dụng rộng rãi hiện nay Bởi hiện nay với nhu cầu của sự phát triển và khách tham quan du lịch ngày càng nhiều nên dịch vụ khách sạn, nhà nghỉ ngày càng phổ biến

Vì vậy, yêu cầu đặt ra là phải xây dựng một phần mềm tin học để quản lí thống nhất và toàn diện hoạt động kinh doanh của khách sạn Cũng là góp phần đưa hệ thống khách sạn phát triển theo xu hướng chung của xã hội nói chung và ngành du lịch nói riêng.

CHƯƠNG I: KHẢO SÁT THỰC TẾ

1.1 Giới thiệu về công ty khách sạn du lịch Dạ Hương

Công ty khách sạn du lịch Dạ Hương được thành lập và hoạt động kinh doanh ngành nghề khách sạn, nhà hàng, lữ hành du lịch, phương tiện vận chuyển hành khách

từ tháng 7 năm 1996 Với hơn 15 năm hoạt động, doanh nghiệp đã không ngừng phát triển Cơ sở vật chất và ngành nghề kinh doanh liên tục được mở rộng nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của du khách gần xa Hiện công ty có 2 khách sạn tại trung tâm thành phố Đông Hà Trong đó có khách sạn Dạ Hương 2 được Tổng cục du lịch Việt Nam xếp hạng tiêu chuẩn Quốc tế 3 sao (theo quyết định số 72/QĐ-TCDL ký ngày 24/01/2005) Đây là khách sạn 3 sao duy nhất hiện nay tại thành phố Đông Hà Với kiến trúc hiện đại, nội thất sang trọng gồm 50 phòng nghỉ, 2 hội trường lớn nhỏ phuc

vụ 50-100 khách, hệ thống nhà hàng nằm trong khách sạn 300 ghế ngồi Trong đó có nhà hàng Thiên Đường và Wiecafe nằm tại tầng 9 và tầng 10 trong khách sạn, tại đây

có thể ngắm nhìn toàn cảnh thành phố Đông Hà từ trên cao và thưởng thức đồ ăn thức uống do chính đội ngũ đầu bếp và nhân viên của nhà hàng phục vụ sẽ tạo cho du khách một bầu không khí thật thư giãn và thoải mái Khu dịch vụ chăm sóc sức khỏe nằm tại tầng 7 có các phòng xông hơi nhiệt, xông hơi nước, bồn tắm thủy lực, 15 phòng message

1.2.Khảo sát tình hình thực tế tại khách sạn du lịch Dạ Hương 2

a) Đối tượng khách: Khách thuê phòng có 2 dạng:

- Khách đi theo tập thể:Là một nhóm gồm nhiều người (được gọi là khách đi

theo đoàn) thuộc một tổ chức hay một doanh nghiệp nào đó (gọi chung là đơn vị) Một đơn vị có thể có nhiều đoàn khách lưu trú tại đơn vị tại nhiều thời điểm khác nhau

- Khách đi lẻ (còn gọi là khách vãng lai): Là những khách hàng đi đơn lẻ không

theo một đơn vị hay tổ chức nào Một người khách cũng có thể là khách trong nước, cũng có thể là khách quốc tế

Đối với một khách sạn, việc phân loại khách là rất quan trọng, vì dựa vào đó khách sạn mới có phương thức tổ chức, hoạt động một cách thích hợp Khi chưa có chương trình quản lí khách sạn chuyên dụng, việc xử lí thông tin một đoàn khách hay một vị khách nào đó tốn rất nhiều thời gian

b) Đối tượng phòng

Hầu hết các khách sạn đều có hai dạng phòng, đó là dạng phòng đơn (chỉ có 1 giường) và dạng phòng đôi (là phòng có 2 giường) Hai dạng phòng này, mỗi dạng lại chia làm 3 loại: phòng đơn, phòng đôi và phòng VIP Như vậy sẽ có 5 mức giá khác nhau cho 6 loại phòng

Khi khách hàng đến khách sạn thuê phòng, nhân viên lễ tân sẽ thực hiện công việc tìm kiếm và sắp xếp phòng theo đúng yêu cầu của khách hàng đồng thời lưu lại những thông tin cần thiết của khách hàng bao gồm:

-Số người

-Tên người đặt phòng

-Quốc tịch

-Số điện thoại (Fax)

-Số phòng cần thuê + loại phòng

-Hình thức thanh toán

-Ngày đến

-Ngày đi

Sau khi nhận khách hàng vào phòng, lễ tân theo dõi phòng bằng sơ đồ phòng

Sơ đồ phòng là một tờ giấy có mô tả vị trí các phòng trong khách sạn, phòng có khách được đánh dấu hay bằng kí hiệu nào đó Mỗi ngày, khách sạn lưu lại sơ đồ phòng một lần để làm báo cáo Do yêu cầu phải luôn nắm được thông tin của từng phòng trong khách sạn tại bất kì thời điểm nào vì vậy khi có sự biến động (khách chuyển, thêm hay bớt khách trong phòng,…) thì việc cập nhật lại rất khó khăn và phức tạp Khi khách hàng trả phòng, lễ tân kiểm tra tình trạng của phòng để đảm bảo phòng vẫn ở trạng thái như lúc trước giao cho khách Đồng thời tính toán số ngày nghỉ của khách mà khách phải trả

c) Đối tượng dịch vụ

Khi khách hàng lưu trú trong khách sạn thường sử dụng các loại hình dịch vụ như: điện thoại, fax, thuê xe, ăn, uống nước…nhân viên khách sạn phải ghi lại các phát sinh này để làm báo cáo và thanh toán tiền với khách sau này Thông thường bộ phận phòng do ban lễ tân đảm nhiệm, còn dịch vụ do bộ phận khác đảm nhiệm Tuy các bộ phận này được phân biệt tách rời nhau nhưng chúng có mối quan hệ chặt chẽ và khăng khít với nhau vì cùng phục vụ một đối tượng là khách hàng

Cuối cùng Lễ tân tổng hợp số tiền khách thuê phòng cộng với số tiền sử dụng dịch vụ rồi đưa phiếu thanh toán cho Khách để thanh toán

1.3 Sơ đồ tổ chức và quy trình hoạt động của khách sạn

1.3.1 Sơ đồ tổ chức

Giám đốc Khách sạn

Có nhiệm vụ quản lý trực tiếp khách sạn, mọi vấn đề của khách sạn đều phải thông qua giám đốc và giám đốc có quyền quyết định tất cả mọi thông tin xử lý trong khách sạn

Phòng tiếp tân

Có nhiệm vụ hoàn thành công việc đăng ký, giao phòng cho khách và nhận lại phòng, lập phiếu thanh toán và thu tiền của khách, nhận những yêu cầu của khách, giới thiệu và giải đáp những thắc mắc của khách

Phòng bảo vệ

Bảo vệ có nhiệm vụ giữ xe, khuân hành lý và giữ gìn an ninh trật tự trong khách sạn Theo dõi các thiết bị của khách sạn và chịu trách nhiệm về hệ thống ánh sáng Phòng phục vụ

Kiểm tra và dọn vệ sinh phòng Phục vụ ăn, uống, giặt ủi đưa đón khách bằng xe của khách sạn khi khách có yêu cầu

1.3.2 Quy trình hoạt động của khách sạn

Giám đốc

Phòng bảo vệ

Phòng tiếp tân

Phòng dịch vụ

Khi khách hàng có nhu cầu ở khách sạn thì khách hàng có thể liên hệ với khách sạn để tiến hành làm thủ tục đăng ký phòng hoặc khách hàng có thể làm thủ tục thuê

và nhận phòng để ở ( trường hợp phòng còn trống ) Có các hình thức liên hệ: đến trực tiếp, qua điện thoại, fax…

Khi khách hàng làm thủ tục đăng ký thì khách hàng phải khai báo đầy đủ thông tin về mình cũng như thông tin về cơ quan (nếu có) khi bộ phận Lễ tân (BPTL) yêu cầu Hầu hết khách hàng đều phải đặt cọc một số tiền nhất định dựa vào loại phòng mà mình đã đăng ký

Trường hợp các tổ chức thuê phòng thì tổ chức sẽ cử đại diện đến khách sạn làm thủ tục đăng ký Việc quản lý thông tin các tổ chức sẽ được quản lý như thông tin

cơ quan hoặc công ty, thông tin về người đại diện sẽ được quản lý như thông tin của công chức hay nhân viên của cơ quan đó

Trong thời gian trước ngày nhận phòng tối thiểu là 1 tuần các khách hàng đăng

ký theo đoàn phải gửi cho khách sạn bảng bố trí phòng ở của các thành viên để khách sạn phân bố phòng cho hợp lý

Khi khách hàng đến nhận phòng thì ngoài số tiền đặt cọc, khách hàng phải gửi cho BPLT CMND ( hoặc các văn bằng có hình còn thời hạn sử dụng ) BPLT căn cứ vào đó để kiểm tra lại thông tin khi khách đăng ký phòng Sau khi kiểm tra xong BPLT sẽ chỉ trả lại các văn bằng này khi khách hàng làm xong thủ tục trả phòng Sau

đó BPLT sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng để tiến hành giao phòng cho khách Nếu khách không đồng ý thì làm thủ tục đổi phòng cho khách ( nếu còn phòng trống ) Trong thời gian ở khách sạn, khách có thể sử dụng các loại dịch vụ, yêu cầu phục vụ Mọi yêu cầu sẽ do BPLT đảm nhiệm và đáp ứng trong phạm vi hoạt động của khách sạn Khách hàng sử dụng dịch vụ chưa thanh toán thì Bộ phận dịch vụ sẽ ghi hoá đơn

nợ và chuyển đến BPLT tính vào hoá đơn tổng

Sau khi đặt phòng khách có thể huỷ đăng ký và phải bồi thường cho khách sạn theo quy định đã thoả thuận Vì thế tiền đặt cọc là phải có trước khi nhận phòng Để tránh rủi ro thì số tiền đặt cọc phải lớn hơn hay bằng số tiền phải bồi thường Tuy nhiên trước 7 ngày nhận phòng khách huỷ đăng ký không phải bồi thường

Khi hết thời hạn thuê phòng như đã đăng ký thì khách phải trả phòng cho khách sạn Khi khách làm thủ tục trả phòng, BPLT sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng, tổng hợp

lại các hoá đơn sử dụng dịch vụ chưa thanh toán trong thời gian khách ở khách sạn sau khi tổng hợp in ra hoá đơn tổng để khách thanh toán và trả lại CMND cho khách Hình thức thanh toán ở khách sạn chủ yếu bằng tiền mặt (tiền Việt nam)

1.4 Nhiệm vụ và mục tiêu của bài toán

1.4.1 Nhiệm vụ của bài toán

- Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của Khách sạn Dạ Hương

- Tìm hiểu nhiệm vụ và qui trình thực hiện công việc tại Khách sạn

- Khảo sát tình hình thực tế của Khách sạn

- Áp dụng các kiến thức về Cơ sở dữ liệu và Phân tích - thiết kế hệ thống thông tin quản lý để xây dựng chương trình quản lý Khách sạn tự động thực hiện một

số công việc bằng máy tính có thể thay thế một phần công việc cho con người

1.4 2 Mục tiêu của bài toán

Nghiên cứu và thử nghiệm bài toán Phân tích - Thiết kế hệ thống thông tin quản lý

Từ đó phân tích thiết kế cài đặt chương trình Quản lý Khách sạn

1.5 Hạn chế của hệ thống hiện tại

Cuối mỗi ngày, mỗi quý và mỗi năm lễ tân sẽ ghi lại toàn bộ các thông tin trong ngày, trong quý và trong năm vào sổ sách, sau đó kế toán dùng phần mềm Microsoft Office Excel tổng kết lại số lượt người nghỉ tại khách sạn theo loại phòng, từ đó đưa ra được tổng số tiền thu được theo từng loại phòng

Tuy nhiên, công việc này trở nên khó khăn và làm mất nhiều thời gian khi các thông tin đều lưu trữ trên sổ sách nên khi tìm kiếm thông tin về khách hàng hay về các loại dịch vụ thì rất khó khăn Việc tính toán thì cũng phức tạp do có nhiều số liệu Microsoft Office Excel có thể hỗ trợ cho công việc tính toán, nhưng không phải là chuyên dụng cho những trường tìm kiếm thông tin Kết quả là khách sạn phải tốn rất nhiều thời gian và nhân lực, mặtc khác ban quản lí khách sạn cũng gặp khó khăn trong việc chỉ đạo và phát triển hoạt động kinh doanh

1 6 Phương hướng giải quyết bài toán

Một khách sạn cần tự động hoá trong việc quản lý Sau khi tìm hiểu, khảo sát hiện trạng em nắm được những thông tin sau:

Quản lý khách hàng:

Mỗi khách hàng của khách sạn đều được khách sạn quản lý những thông tin sau: Họ tên, giới tính, địa chỉ, điện thoại_Fax(nếu có), E_mail(nếu có), số CMND_Passport (hoặc các văn bằng khác có hình), quốc tịch Nếu khách hàng là công chức thì quản lý thêm các thông tin sau: Tên cơ quan, địa chỉ cơ quan, E_mail cơ quan

Quản lý thuê phòng:

Các phòng của khách sạn được quản lý dựa vào phòng số, loại phòng, giá cơ bản Khách sạn gồm có ba loại phòng 2, 3, VIP Ngoài ra mỗi phòng còn được trang bị các tiện nghi, nên tiện nghi cũng được quản lý theo mã tiện nghi, tên tiện nghi Còn trang bị tiện nghi theo phòng được quản lý dựa vào phòng số và số lượng tiện nghi trong từng phòng

Quản lý Dịch Vụ:

Cập nhật các loại dịch vụ ở trong khách sạn và quản lý sử dụng dịch vụ

Báo cáo, thống kê:

Thống kê số lượng khách, thống kê về số lượng phòng khách thuê, thống kê số lượng khách sử dụng dịch vụ

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

2.1 Mục đích yêu cầu của hệ thống

Hệ thống quản lý cần có những yêu cầu sau:

- Giao diện dễ nhìn, dễ sử dụng, thuận tiện trong công việc nhập thông tin và tìm

kiếm thông tin

- Công việc xử lý vào thao tác tìm kiếm nhanh.

- Độ chính xác và bảo mật cao

2.2 Phân tích hệ thống quản lý về chức năng

2.2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng

Quản lý khách sạn

Yêu cầu

Trả lời

Yêu cầu

Trả lời

2.2.2.Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

- Chỉ gồm có 1 BLD, trong đó có một chức năng duy nhất (chức năng tổng quát

của hệ thống) trao đổi thông tin với các đối tác

- Bao gồm tác nhân ngoài: Ban lãnh đạo, nhân viên quản lý, khách hàng, nhà

cung cấp dịch vụ

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

QL Khách

Cập nhật thông

tin khách

QL Dịch Vụ

QL SDDV

Cập nhật phòng

QL Thuê Phòng

Cập nhật dịch vụ

Báo cáo Thống kê

Thống kê số lượng khách thuê

Thống kê khách SDDV

Báo cáo tình trạng phòng Thanh Toán QL Thuê Trả

phòng

 Mô tả: Khách hàng đưa ra thông tin để đặt phòng, sử dụng dịch vụ Ngược lại nếu

nhân viên muốn truy cập hệ thống thì hệ thống cũng đưa ra kết quả tính toán, xử lý

mà nhân viên vừa làm

xem thông tin

xem thông tin

Lưu thông tin

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

 Mô tả :

Hệ thống quản lý Khách sạn bao gồm 4 chức năng chính là : Quản lý khách, quản lý thuê phòng, quản lý dịch vụ và Thống kê, báo cáo.

- Quản lý khách : Khách khi đến khách sạn muốn thuê phòng trước hết

phải cung cấp các thông tin cá nhân cho nhân viên quản lý Sau khi kiểm tra các thông tin hợp lệ có đủ điều kiện để thuê phòng thì Nhân viên quản

lý sẽ cập nhật thông tin khách vào hệ thống.

Kiểm Tra

Cập

Kiểm Tra

Lưu

thông

tin

Kiểm Tra

Cập nhật

Cập nhật

Yêu cầu

Kết quả

DL phòng thuê

DL.dịch vụ

Thống

kê, Báo cáo

Khách hàng

D.L khách hàng

DL thống kê

- Quản lý thuê phòng : Sau khi đã kiểm tra thông tin của khách hợp lệ thì

Nhân viên quản lý sẽ sắp xếp phòng cho khách nghỉ vào phòng theo yêu cầu của khách đã chọn hoặc được đặt từ trước Tuy nhiên, có thể thay đổi theo yêu cầu của Khách và phù hợp với tình trạng các phòng của khách sạn.Chức năng này cũng quản lý tình trạng của các phòng trong Khách sạn.

- Quản lý dịch vụ : Trong thời gian nghỉ lại khách sạn, Khách có thể yêu

cầu nhân viên phục vụ các dịch vụ của khách sạn ( ngoài các dịch vụ đã

bao gồm khi thuê phòng) Chức năng này cũng quản lý các loại dịch vụ

mà khách sạn đang cung cấp Nếu có sự thay đổi thì sẽ cập nhật để thông báo cho Khách.

- Thống kê, báo cáo : Khi ban lãnh đạo Khách sạn có yêu cầu báo cáo thì

nhân viên quản lý tiến hành yêu cầu hệ thống đưa ra các thông tin về tình hình kinh doanh của Khách sạn hay thông tin về một Khách nào đó rồi báo cáo chi tiết cho ban lãnh đạo Chức năng này bao gồm một số chức năng báo cáo cơ bản như là : Thống kê số lượng Khách, tình trạng phòng trong khách sạn, các loại dịch vụ trong khách sạn…

2.2.4 Luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 1( Chức năng Quản lý Khách):