Văn bản hành chính: Hồ sơ điều chỉnh bằng Tốt nghiệp tn tài liệu, giáo án, bài giảng , luận văn, luận án, đồ án, bài tập...
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Đề tài: “Một số kinh nghiệm trong công việc in ấn, photo văn bản hành chính nhà nước nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả nghiệp vụ của chuyên viên công tác Văn phòng”. PHẦN MỞ ĐẦU- ĐẶT VẤN ĐỀ I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI: Như chúng ta đã biết, Văn phòng của cơ quan hành chính nhà nước là một phòng có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức và điều hành công việc, là trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước về lĩnh vực được giao. Văn phòng là một phòng tổng hợp, quản lý và tham mưu về nhiều mặt điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo; nói cách khác, Văn phòng là tổ chức sự làm việc giúp lãnh đạo. Chức năng tham mưu của Văn phòng được thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể như xây dựng Quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo Quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác, thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, thẩm định về phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức của các đề án, kế hoạch, kiến nghị xử lý 1 các vấn đề thuộc chức năng lãnh đạo của cơ quan, tổ chức, biên tập, kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức của các văn bản; in ấn, sao gửi các văn bản, tài liệu đến các đơn vị khác… Bên cạnh đó, Văn phòng còn là bộ phận phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng ngày như tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hội nghị, các chuyến đi công tác, hoạt động chuyên môn của các đơn vị, bộ phận; chuẩn bị các điều kiện, phương tiện bảo đảm công tác của cơ quan, tổ chức nói chung. Chức năng tham mưu, tổng hợp và phục vụ đan xen nhau, có quan hệ mật thiết với nhau: tham mưu nhằm để phục vụ, trong phục vụ có tham mưu. Cũng từ đó việc lựa chọn, bồi dưỡng, đào tạo cán bộ Văn phòng cần có định hướng đáp ứng tốt chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, trong đó cần xác định rõ Văn phòng không chỉ là cái “hộp thư” hay “một cái máy giúp việc” đơn thuần, mà cần có những con người phấn đấu vươn lên, sáng tạo, có được những ý kiến đề xuất xác đáng; đồng thời cũng cần tránh coi Văn phòng là “cơ quan tổng tham mưu”, bao biện làm thay những công việc không đúng chức năng. Công tác Văn phòng là công tác thiết yếu, thường xuyên, liên tục và có tính bắt buộc đối với bất kỳ cơ quan, đơn vị nào. Trong vô vàn công việc thuộc về Văn phòng, thì công tác soạn thảo, ban hành, tổ chức giải quyết, quản lý văn bản, đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa nền hành chính nhà nước là một trong những công tác có vị trí quan trọng trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước. Hoạt động văn thư liên quan đến nhiều vấn đề như: kỹ thuật soạn thảo, thủ tục ban hành, cách thức giải quyết, biện pháp quản lý. Trong các cơ quan quản lý 2 nhà nước, việc quan niệm đúng về công tác Văn phòng, đặc biệt là công tác soạn thảo, ban hành, in ấn, sao gửi văn bản là một nội dung rất quan trọng, đảm bảo cho việc chỉ đạo, quản lý tốt công tác thông tin hành chính, góp phần tăng năng suất, chất lượng và hiệu quả quản lý của các cơ quan, đơn vị. Đối tượng tác nghiệp cụ thể của hoạt động văn thư là văn bản. Văn bản hành chính đóng vai trò không thể tách rời với mọi hoạt động của xã hội. Đặc biệt, trong hoạt động quản lý nhà nước, văn bản là phương tiện thông tin cơ bản, là một trong những yếu tố quan trọng, thiết yếu để kiến tạo thể chế của nền hành chính nhà nước; là phương tiện quan trọng để ghi lại, lưu giữ lại, chuyển đạt các quyết định quản lý; là hình thức để cụ thể hoá pháp luật, là sự thể hiện ý chí, mệnh lệnh của các cơ HỒ SƠ ĐIỀU CHỈNH BẰNG (THCS; THPT; BT THCS; BT THPT) Họ tên: Ngày sinh: Học sinh trường: Hội đồng thi: Kỳ thi khoá ngày……….tháng……….năm HỒ SƠ GỒM CÓ: Đơn đề nghị điều chỉnh hộ tịch văn Giấy khai sinh đúng(Phôtôcopy) công chứng Học bạ (THCS, THPT, BT THCS, BT THPT) phôtôcopy công chứng Hộ phôtô (trang bìa trang có tên cần chỉnh sửa) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Kính gửi: ĐƠN ĐỀ NGHỊ Điều chỉnh hộ tịch văn - Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đăk Lăk - Phòng Giáo dục huyện(TP) : - Trường : - UBND xã (phường): .Huyện Tôi xin trình bày việc sau: Tôi tên (viết chữ in hoa có dấu): Ngày sinh: Giới tính(nam,nữ) Nơi sinh: Xã: .Huyện Tỉnh Nguyên học sinh trường: Đã dự kỳ thi tốt nghiệp(THCS,THPT) Khoá ngày Và cấp tốt nghiệp: Số mã Nội dung hộ tịch văn cấp: + Họ tên: + Ngày sinh: Giới tính: + Nơi sinh Huyện: .Tỉnh Nay đề nghị điều chỉnh lại hộ tịch văn sau: + Họ tên: + Ngày sinh: Giới tính: + Nơi sinh Huyện: .Tỉnh Lý đề nghị điều chỉnh hộ tịch văn tốt nghiệp: Tôi cam đoan lời khai thật xin chịu trách nhiệm trước pháp luật Krông păc, ngày… tháng… năm… Người làm đơn Hướng dẫn: • Các lý dẫn đến sai sót hộ tịch là: Do gia đình khai báo làm giấy khai sinh khác; Xã(phường)đã cấp khai sinh không sổ gốc Do nhà trường không đối chiếu giấy khai sinh – học bạ - hộ sai sót đánh máy.v.v • Hồ sơ kèm theo để kiểm tra đối chiếu lưu Sở GD&ĐT: • 1/Bằng cần điều chỉnh;2/Giấy khai sinh chính;3/Học bạ cấp điều chỉnh giấy khai sinh(mỗi loại kèm phôtôcopy để lưu Sở GD&ĐT tỉnh Đăk Lăk) XÁC NHẬN CỦA TRƯỜNG: XÁC NHẬN CỦA PHÒNG GD-ĐT huyện(thành phố) ………………………………………………………… Trường kiểm tra, điều chỉnh sổ danh (Phòng Giáo dục Và đào tạo xác nhận học sinh khẳng định hộ tịch học sinh có bằng, đề nghị xin điều chỉnh THCS, BT THCS) Sở GD&ĐT điều chỉnh sau: Họ tên: Ngày sinh…………… Căn xác nhận trường THCS: …………………… Đối chiếu với hồ sơ học sinh, phòng Giáo dục-ĐT Ngày sinh:… tháng… năm …… Dân tộc: ;Giới tính: Đã đính vào hồ sơ gốc lưu trữ phòng Nơi sinh: Huyện Tỉnh Đề nghị Sở GD&ĐT điều chỉnh THCS cho học sinh: .…………………………………………………… Krông Păc, ngày… tháng… năm… Krông Păc, ngày… tháng… năm… HIỆU TRƯỞNG TRƯỞNG PHÒNG GD&ĐT • • • Ghi chú: Trong phần xác nhận nhà trường, phòng giáo dục đào tạo, UBND xã (phường) có nội dung đánh máy sẵn, có ý không phù hợp gạch bỏ Nơi nộp đơn: Bộ phận hành tiếp nhận trả hồ sơ – Sở GD&ĐT Đăk Lăk Số 08 Nguyễn Tất Thành Thành Phố Buôn Ma Thuột Điện thoại: 0500.3 818897 Điện thoại người nộp đơn (nếu có): www.LuatVietnam.vn www.LuatVietnam.vn www.LuatVietnam.vn www.LuatVietnam.vn www.LuatVietnam.vn www.LuatVietnam.vn www.LuatVietnam.vn www.LuatVietnam.vn www.LuatVietnam.vn www.LuatVietnam.vn SÁNG KIẾN - Tên sáng kiến: Một số kinh nghiệm giúp người cán bộ làm công tác văn thư ứng dụng công nghệ thông tin trong việc Quản lý văn bản hành chính. - Tên cá nhân thực hiện: Tăng Kim Trang - Thời gian đã được triển khai thực hiện: Từ năm 2012 đến ngày: /5/2013 1. Sự cần thiết, mục đích của việc thực hiện sáng kiến Ứng dụng công nghệ thông tin (viết tắt CNTT) trong quản lý văn bản hành chính nhà nước nhằm đẩy mạnh cải cách hành chính, xây dựng nền hành chính điện tử, giúp cho việc xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác, đầy đủ, phục vụ tốt cho tổ chức, cá nhân. Đây là việc làm hết sức quan trọng, cần thiết và là công việc không thể thiếu trong các cơ quan hành chính nhà nước. Ứng dụng CNTT vào việc truyền, nhận thông tin, quản lý, lưu trữ nhằm từng bước hiện đại hóa công tác nghiệp vụ văn thư. 2. Phạm vi triển khai thực hiện Tất cả cán bộ, công chức làm công tác văn thư ở các đơn vị trường học trong huyện Đầm Dơi. 3. Mô tả sáng kiến Ứng dụng CNTT trong việc Quản lý văn bản hành chính ở cơ quan nhà nước gồm việc sử dụng thành thạo các kỹ năng sau: a) Kỹ năng sử dụng phần mềm ứng dụng Microsoft Office Word (soạn thảo văn bản) Có hình ảnh kèm theo (hình 1 đến hình 5). b) Kỹ năng sử dụng phần mềm ứng dụng Microsoft Office Excel (tạo bảng biểu) Ngày nay đa số mọi người đều sử dụng để gồm tạo bảng, định dạng, tính toán (Sum, Averger, If, Count…), sắp xếp (Sort), rút trích danh sách theo yêu cầu (Advan Fliter…). Ngày nay khoa học công nghệ tiên tiến hơn, những phần mềm ứng dụng mới xuất hiện (quản lý trường học (EMIS), quản lý điểm cho học sinh ở các trường phổ thông, sắp xếp biên chế, thời khoá biểu…) cũng sử dụng phần mềm Excel. Bởi Excel có nhiều tiện ích như: tạo bảng biểu trong một Sheet ta sẽ chép (copy) sang được nhiều Sheet khác để điều chỉnh khi cần thiết hoặc coppy các công thức để tính toán một cách dễ dàng. * Hiện nay Phòng GD&ĐT huyện Đầm Dơi sử dụng phần mềm Open Office.orgWriter để gởi đến các ban ngành huyện và cấp trên. Do tình hình thực tế của đơn vị đòi hỏi ban hành nhiều văn bản gởi đến các trường học mà đa số các trường chưa sử dụng phần mềm Open Office.orgWriter nên vẫn áp dụng 02 phần mềm trên. c) Kỹ năng sử dụng phím tắt trên bàn phím (Keyboard): đảm bảo đúng, chính xác và mang lại hiệu quả nhanh chóng (nếu Mouse bị hỏng hay sử dụng Laptop) Có phụ lục kèm theo. d) Kỹ năng quản lý, lưu trữ * Quản lý văn bản Việc quản lý văn bản bằng giấy hoặc sử dụng phần mềm ứng dụng đúng cách, đúng quy trình là điều thật sự cần thiết. Việc lưu trữ thông tin nhất là văn bản một cách khoa học thì đến lúc nào đó ta tìm kiếm chúng một cách dễ dàng, nhanh chóng, chính xác Sau đây là cách để quản lý văn bản đi, đến cụ thể như sau: Quản lý văn bản đến Tất cả các loại văn bản, bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành (kể cả fax, văn bản chuyển qua mạng, văn bản mật ) và đơn thư gởi đến cơ quan gọi chung là văn bản đến. Các văn bản đến được quản lý theo trình tự sau: - Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến - Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến - Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến - Xem phụ lục kèm theo. - Đăng ký văn bản đến: bằng sổ hoặc cơ sở dữ liệu trên máy tính + Đăng ký văn bản đến bằng sổ (kể cả văn bản mật) - Xem phụ lục kèm theo + Đăng ký văn bản đến bằng máy vi tính: Việc đăng ký văn bản đến vào cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình quản lý văn bản cuả cơ quan cung cấp chương trình đó. - Trình và chuyển giao văn bản đến: Văn thư có trách nhiệm chuyển giao văn bản đến cho các bộ phận, cá nhân giải quyết cần phải nhanh chóng, đúng đối tượng và chặt chẽ. - Giải quyết và theo dõi văn bản đến: Khi nhận văn bản đến các bộ phận, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời. Cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp văn bản đến gồm: tổng số văn bản đến, văn bản đã được giải quyết để báo cáo cho người có trách nhiệm. Quản lý văn bản đi Tất cả các loại văn bản, bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, www.LuatVietnam.vn www.LuatVietnam.vn www.LuatVietnam.vn www.LuatVietnam.vn www.LuatVietnam.vn www.LuatVietnam.vn www.LuatVietnam.vn www.LuatVietnam.vn www.LuatVietnam.vn www.LuatVietnam.vn [...]... h, trỏch nhim g.quyt VB khi cn thit - Li cho xó giao kt thỳc c Phn kt thỳc MU CễNG VN Tên cq, tc cấp trên Tên cơ quan, tổ chức cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Dộc lập Tự do Hạnh phúc , ngày tháng Số: / UBND - VP năm 2011 V/v Kính gửi: . / Nơi nhận: - Nh trờn; -.; -.; - Lu VT, A.XX 11 quyền hạn, chức vụ của ngời ký (ch ký, dấu) Họ tên ngời ký * c im mt s loi cụng vn Cụng vn ch o Yờu cu chung: ... Nay đề nghị điều chỉnh lại hộ tịch văn sau: + Họ tên: + Ngày sinh: Giới tính: + Nơi sinh Huyện: .Tỉnh Lý đề nghị điều chỉnh hộ tịch văn tốt nghiệp: ... – học bạ - hộ sai sót đánh máy.v.v • Hồ sơ kèm theo để kiểm tra đối chiếu lưu Sở GD&ĐT: • 1 /Bằng cần điều chỉnh; 2/Giấy khai sinh chính;3/Học bạ cấp điều chỉnh giấy khai sinh(mỗi loại kèm phôtôcopy... huyện(thành phố) ………………………………………………………… Trường kiểm tra, điều chỉnh sổ danh (Phòng Giáo dục Và đào tạo xác nhận học sinh khẳng định hộ tịch học sinh có bằng, đề nghị xin điều chỉnh THCS,