skkn một số vấn đề cần lưu ý về CÁCH THỨC SOẠN THẢO nội DUNG, bố cục nội DUNG văn bản HÀNH CHÍNH

BM 01-Bia SKKN SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI Đơn vị: VĂN PHÒNG SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Mã số: (Do HĐKH Sở GD&ĐT ghi) SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM MỘT SỐ VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý VỀ CÁCH THỨC SOẠN THẢO NỘI DUNG, BỐ CỤC NỘI DUNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Người thực hiện: NGUYỄN BỬU TÙNG Lĩnh vực nghiên cứu: - Quản lý giáo dục  - Phương pháp dạy học môn:  (Ghi rõ tên mơn) - Lĩnh vực khác: Hành văn phịng (Ghi rõ tên lĩnh vực) Có đính kèm: Các sản phẩm khơng thể in SKKN  Mơ hình  Đĩa CD (DVD)  Phim ảnh  Hiện vật khác (các phim, ảnh, sản phẩm phần mềm) Năm học: 2015 - 2016  BM02-LLKHSKKN SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC –––––––––––––––––– I THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN Họ tên: NGUYỄN BỬU TÙNG Ngày tháng năm sinh: Nam, nữ: 04/6/1960 Nam Địa chỉ: Văn phòng Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng Nai Điện thoại: 061.3846866 (CQ)/ Fax: Chức vụ: (NR); ĐTDĐ: E-mail: buutung.vp@dongnai.edu.vn Phó Chánh Văn phịng Nhiệm vụ giao (quản lý, đồn thể, cơng việc hành chính, cơng việc chun mơn, giảng dạy mơn, lớp, chủ nhiệm lớp,…): Tham mưu công tác tổng hợp Văn phòng Sở Giáo dục Đào tạo Đơn vị cơng tác: Văn phịng Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng Nai II TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO - Học vị (hoặc trình độ chun mơn, nghiệp vụ) cao nhất: Đại học - Năm nhận bằng: 2005 - Chuyên ngành đào tạo: Lịch sử III KINH NGHIỆM KHOA HỌC - Lĩnh vực chun mơn có kinh nghiệm: - Số năm có kinh nghiệm: Quản lý giáo dục 25 năm - Các sáng kiến kinh nghiệm có năm gần đây: Ứng dụng công nghệ thông tin thu thập, quản lý khai thác thông tin công tác hành văn phịng Thiết lập hồ sơ q trình giải cơng việc Tham mưu xây dựng văn đạo, điều hành Ủy ban nhân dân tỉnh lĩnh vực giáo dục đào tạo địa bàn tỉnh Đồng Nai Giải pháp tăng cường công tác tổ chức thực để nâng cao chất lượng sáng kiến kinh nghiệm cán quản lý, giáo viên, nhân viên sở giáo dục đào tạo Khắc phục lỗi thường gặp việc soạn thảo, ban hành văn hành BM03-TMSKKN MỘT SỐ VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý VỀ CÁCH THỨC SOẠN THẢO NỘI DUNG, BỐ CỤC NỘI DUNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Trong cơng tác quản lý quan hành nhà nước đơn vị nghiệp công lập, việc đạo, triển khai thực nhiệm vụ, chủ trương quan, đơn vị thực nhiều hình thức, có hình thức đạo, triển khai thực văn hành Đối với ngành Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng Nai, Sở Giáo dục Đào tạo quan chuyên môn Ủy ban nhân dân tỉnh, giao quản lý trực tiếp trường trung học phổ thông, trung tâm giáo dục thường xuyên số sở giáo dục đào tạo khác; giao quản lý chun mơn Phịng Giáo dục Đào tạo huyện, thị xã Long Khánh thành phố Biên Hòa (sau gọi chung đơn vị thuộc Sở quản lý) Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng Nai có 11 phịng, ban chức nghiệp vụ chun mơn (sau gọi chung phịng, ban) Tất phịng, ban Sở có chức năng, nhiệm vụ giúp lãnh đạo Sở đạo, triển khai thực nhiệm vụ, chủ trương, sách Đảng, Nhà nước lĩnh vực giáo dục đào tạo địa bàn tỉnh phạm vị giao quản lý Trong trình thực nhiệm vụ giao, phòng, ban Sở, đơn vị thuộc Sở quản lý phải thực việc soạn thảo văn hành Với nhiệm vụ giao giúp lãnh đạo Sở Giáo dục Đào tạo việc theo dõi, kiểm tra văn hành phịng, ban Sở trước trình lãnh đạo Sở ký ban hành trình tiếp nhận văn hành đơn vị thuộc Sở qua việc kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đơn vị thuộc Sở, rút kinh nghiệm xin đề xuất “Một số vấn đề cần lưu ý cách thức soạn thảo nội dung, bố cục nội dung văn hành chính” Sau số vấn đề xin trao đổi để người xem xét, nhằm thực tốt việc soạn thảo nội dung, bố cục nội dung văn hành quan Sở Giáo dục Đào tạo sở giáo dục đào tạo trực thuộc Sở II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN Các văn quy định quan chức việc soạn thảo văn hành Ngày 06/5/2005, Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ ban hành Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Phạm vi đối tượng áp dụng Thông tư “hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật, văn hành văn bản; áp dụng quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế đơn vị vũ trang nhân dân” Ngày 19/01/2011, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Phạm vi đối tượng áp dụng Thông tư “hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành văn bản; áp dụng quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân” Nhìn chung, hai Thơng tư nêu quy định nội dung, bố cục văn hành khơng có khác Như vậy, việc quy định quan chức nội dung, bố cục văn hành có cách 10 năm việc thực quy định soạn thảo văn hành triển khai áp dụng thời gian dài Thực trạng nguyên nhân vấn đề soạn thảo nội dung, bố cục nội dung văn hành Việc soạn thảo văn hành quan Sở Giáo dục Đào tạo tất cán bộ, công chức giao thực hiện; việc soạn thảo văn hành đơn vị thuộc Sở lãnh đạo đơn vị giao cho cán bộ, giáo viên, nhân viên thực Có nghĩa là, nhiều cán bộ, công chức, viên chức giao soạn thảo văn hành cho quan, đơn vị Tuy nhiên, quan Sở Giáo dục Đào tạo đơn vị thuộc Sở quản lý, có nhân viên văn thư qua trường lớp đào tạo chuyên ngành tiếp cận đầy đủ nghiệp vụ quy định soạn thảo văn hành chính; cán bộ, cơng chức, viên chức khác khơng đào tạo chuyên ngành nên khả tiếp cận hạn chế Mặc dù Sở Giáo dục Đào tạo có tổ chức tập huấn, triển khai cho cán bộ, công chức quan Sở lãnh đạo, nhân viên văn thư đơn vị thuộc Sở nội dung Thơng tư số 01/2011/TT-BNV, đồng thời có đạo lãnh đạo đơn vị thuộc Sở tổ chức triển khai phổ biến cho cán bộ, giáo viên, nhân viên đơn vị để biết thực mức độ triển khai, mức độ tiếp thu để áp dụng cho quy định hạn chế định Nếu có quan tâm đạo lãnh đạo phịng, ban, đơn vị có đầu tư nghiên cứu quy định cán bộ, công chức, viên chức việc soạn thảo văn hành phịng, ban, đơn vị thực theo quy định Trong thực tế, có số cán bộ, công chức, viên chức nhân viên văn thư việc soạn thảo văn hành đánh giá chuẩn mực Bản thân nhân viên văn thư, chưa qua đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ hành vị trí việc làm giao phụ trách nên phải cố gắng nghiên cứu, tự bồi dưỡng thông qua văn bản, tài liệu có liên quan Qua 10 năm làm việc vị trí việc làm này, từ việc kiểm tra văn phòng, ban soạn thảo, từ việc tiếp nhận văn hành quan, đơn vị khác đơn vị thuộc Sở kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đơn vị thuộc Sở, đúc rút kinh nghiệm, thấy số vấn đề cần lưu ý cách thức soạn thảo nội dung, bố cục nội dung văn hành III TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP Một số vấn đề cần lưu ý cách thức soạn thảo nội dung văn hành a) Nghiên cứu, hiểu rõ cách thức soạn thảo nội dung văn hành theo quy định Điểm a, Khoản 1, Điều 11 Thông tư số 01/2011/TT-BNV, bao gồm quy định sau: (1) Phù hợp với hình thức văn sử dụng Các hình thức văn hành thường gặp: - Cơng văn loại văn khơng có tên loại dùng để trao đổi công tác, nhắc nhở, trả lời, đề nghị, hướng dẫn thực văn cấp trên, xin ý kiến, - Tờ trình văn đề xuất với cấp vấn đề mới, đề nghị quan cấp phê duyệt chủ trương, phương án công tác, đề án, vấn đề, dự thảo văn bản, để cấp xem xét, định - Thông báo văn để thông tin hoạt động, thông tin nhanh định cho đối tượng quản lý quan, đơn vị biết thi hành thông tin khác mà người có liên quan cần biết - Giấy mời văn để quan, đơn vị mời họp, mời hội nghị, mời làm việc cán bộ, công chức, viên chức tổ chức, cá nhân có liên quan ngồi quan, đơn vị - Báo cáo loại văn đánh giá việc phản ánh toàn hoạt động kiến nghị quan, đơn vị tường trình vấn đề, cơng việc cụ thể đó, từ đề phương hướng, biện pháp giải vấn đề nêu - Kế hoạch văn dùng để xác định mục đích yêu cầu, phương hướng, tiêu, nhiệm vụ, giải pháp thực hiện, phân công nhiệm vụ nhiều hoạt động cần hoàn thành khoảng thời gian định - Chương trình loại văn dùng để xếp nội dung công tác, lịch làm việc cụ thể theo trình tự định thời gian định ngắn hạn lâu dài - Quyết định loại văn dùng để quy định vấn đề chế độ, sách, tổ chức máy, nhân sự, ban hành quy chế, quy định giải vấn đề khác hình thức áp dụng văn quy phạm pháp luật Để văn hành phù hợp với hình thức văn sử dụng, cần lưu ý: - Không sử dụng Cơng văn văn có mục đích Tờ trình, Thơng báo, Giấy mời Báo cáo Trong thực tế, có trường hợp nhận công văn quan cấp quan chức đề nghị báo cáo, xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện, thay phải soạn văn dạng Báo cáo, Kế hoạch quan, đơn vị phải báo cáo, phải lập kế hoạch lại thực dạng Công văn Như không quy định - Đối với hội nghị lớn nên triệu tập cán bộ, công chức, viên chức thuộc quan, đơn vị quản lý tham dự văn dạng Công văn; đại biểu khách mời quan, đơn vị nên thực Giấy mời Lưu ý văn có Giấy mời, khơng có Thư mời (2) Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng; phù hợp với quy định pháp luật Điều hiểu thêm sau: - Sở Giáo dục Đào tạo, đơn vị trực thuộc Sở phép ban hành văn đề cập đến vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động quan, đơn vị - Văn hành thơng thường khơng trái với văn cá biệt (Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Điều lệ, Quy chế, Quy định, Nội quy,…) văn quy phạm pháp luật - Văn quan, đơn vị cấp triển khai thực văn quan, đơn vị cấp phải đảm bảo theo chủ trương, quy định văn quan, đơn vị cấp trên; không đưa chủ trương, quy định riêng trái với quy định chung - Văn quan, đơn vị cấp triển khai thực văn quan, đơn vị cấp phải gửi quan, đơn vị cấp để theo dõi (3) Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác Có thể hiểu thêm u cầu sau: - Văn phải viết cho người hiểu cách rõ ràng, xác, nội dung văn muốn truyền đạt - Không lạm dụng thuật ngữ chuyên môn, hành văn viện dẫn lối bác học - Cá nhân soạn thảo văn không tự ý đưa quan điểm riêng vào nội dung văn (4) Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu Có thể hiểu thêm yêu cầu sau: - Phải thể tính trang trọng, uy nghiêm, lịch - Dùng từ nghĩa từ vựng cho từ phải biểu xác nội dung cần thể - Sử dụng từ ngữ thuộc văn viết, khơng dùng từ thuộc phong cách văn nói - Tránh sử dụng từ cổ, thận trọng dùng từ (5) Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương từ ngữ nước không thực cần thiết) Đối với thuật ngữ chun mơn cần xác định rõ nội dung phải giải thích văn Có thể hiểu thêm yêu cầu sau: - Không sử dụng từ ngữ có âm sắc riêng vùng miền - Chỉ dùng từ ngữ địa phương vật, tượng mà địa phương có từ ngữ có nguồn gốc địa phương trở thành từ ngữ phổ thông - Sử dụng hợp lý thuật ngữ chuyên môn, chuyên ngành (6) Chỉ viết tắt từ, cụm từ thông dụng, từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu Đối với từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn viết tắt, chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt dấu ngoặc đơn sau từ, cụm từ Có thể hiểu thêm yêu cầu sau: - Không viết tắt từ, cụm từ mà người ngồi ngành khơng thơng dụng - Các chữ viết tắt từ, cụm từ phải sử dụng thống toàn nội dung văn (7) Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn (đối với luật pháp lệnh ghi tên loại tên luật, pháp lệnh), ví dụ: “… quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư”; lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn Một số lỗi thường gặp quy định viện dẫn lần đầu văn có liên quan: - Thiếu từ “số” tên loại văn số, ký hiệu văn - Không ghi ngày, tháng, năm ban hành văn sau cụm từ tên loại văn số, ký hiệu văn - Không ghi tên quan ban hành văn sau cụm từ tên loại, số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành văn - Khơng ghi đầy đủ, xác trích yếu nội dung văn sau tên loại, số, ký hiệu, ngày, tháng, năm, quan ban hành văn (8) Viết hoa văn hành thực theo Phụ lục VI - Quy định viết hoa văn hành (Thơng tư số 01/2011/TT-BNV) Một số trường hợp phải viết hoa theo quy định thường gặp: - Viết hoa chữ đầu âm tiết thứ câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!); sau dấu chấm lửng (…); sau dấu hai chấm (:); sau dấu hai chấm ngoặc kép (: “…”) xuống dòng - Tên quan, tổ chức Việt Nam: Viết hoa chữ đầu từ, cụm từ loại hình quan, tổ chức; chức năng, lĩnh vực hoạt động quan, tổ chức - Tên ngày lễ, ngày kỷ niệm: Viết hoa chữ đầu âm tiết tạo thành tên gọi ngày lễ, ngày kỷ niệm Xem ví dụ nêu Phụ lục VI - Quy định viết hoa văn hành (Thơng tư số 01/2011/TT-BNV) để biết cụ thể b) Tác động hiệu thực quy định nội dung văn hành Điểm a, Khoản 1, Điều 11 Thơng tư số 01/2011/TT-BNV: - Khi nội dung văn hành phù hợp với hình thức văn sử dụng, cá nhân, quan, đơn vị nhận văn nhận biết đầy đủ, rõ ràng mục đích, nội dung vấn đề văn để tiếp thu, xử lý, thực - Khi nội dung văn hành phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng; phù hợp với quy định pháp luật, trình triển khai thực cá nhân, tổ chức không vi phạm quy định pháp luật; có trường hợp vi phạm có sở để xem xét xử lý - Khi nội dung văn hành trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác nội dung văn hành sử dụng ngơn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu, cá nhân, quan, đơn vị, tổ chức không bị thời gian để đọc hiểu văn bản, không hiểu nhằm vấn đề văn bản, không suy luận làm sai lệch ý đồ văn - Khi nội dung văn hành sử dụng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông, viết tắt, viết hoa theo quy định đảm bảm tính trang trọng, chuẩn mực, lịch văn bản, tạo tâm lý thoải mái cho người đọc, người xử lý văn - Trong nội dung văn hành chính, viện dẫn lần đầu văn có liên quan, ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn dễ dàng cho người xử lý văn việc tra cứu tìm hiểu thêm thơng tin Một số vấn đề cần lưu ý cách thức soạn thảo bố cục nội dung văn hành a) Nghiên cứu, hiểu rõ cách thức soạn thảo bố cục nội dung văn hành theo quy định Điểm b, Khoản 1, Điều 11 Thông tư số 01/2011/TT-BNV, bao gồm quy định sau: Tùy theo thể loại nội dung, văn có phần pháp lý để ban hành, phần mở đầu bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm phân chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ theo trình tự định, cụ thể: - Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; quy chế (quy định) ban hành kèm theo định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm - Các hình thức văn hành khác: theo phần, mục, khoản, điểm theo khoản, điểm Đối với hình thức văn bố cục theo phần, chương, mục, điều phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề (1) Bố cục Cơng văn thường có phần: Dẫn dắt vấn đề; Giải vấn đề; Kết luận vấn đề - Phần dẫn dắt vấn đề phải nêu rõ lý do, sở soạn văn bản; giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa làm rõ mục đích, yêu cầu vấn đề nêu - Phần giải vấn đề cần phải xác định rõ hướng giải quyết; xếp thứ tự nội dung để làm bật chủ đề cần giải Phải sử dụng văn phong phù hợp với mục đích cơng văn: + Cơng văn đề xuất phải nêu rõ lý xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị + Cơng văn tiếp thu ý kiến phê bình, dù hay sai phải mềm dẻo, khiêm tốn, cần minh phải có dẫn chứng kiện thật khách quan, có đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ thể khác + Công văn từ chối phải dùng từ ngữ lịch có động viên + Cơng văn có tính đơn đốc phải dùng lời lẽ nghiêm khắc, động viên nhiệt tình, nêu khả xảy hậu cơng việc khơng hồn thành kịp thời + Cơng văn có tính thơng báo hay đề nghị, phải cụ thể, rõ ràng - Phần kết thúc vấn đề cần viết ngắn gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề xác định trách nhiệm thực yêu cầu (nếu có) (2) Bố cục Tờ trình gồm có phần: - Nêu lý đưa nội dung trình cấp có thẩm quyền phê duyệt (thể nhu cầu khách quan hồn cảnh thực tế địi hỏi) - Các vấn đề cần đề xuất, có trình phương án, phân tích chứng minh phương án khả thi - Đề xuất, kiến nghị cấp phê chuẩn Có thể đưa nhiều phương án để cấp chọn phê duyệt phương án phù hợp Lưu ý: + Phần đề xuất: Dùng văn phong hành có sức thuyết phục cao, cụ thể, rõ ràng Nêu rõ thuận lợi, khó khăn việc thực thi phương án + Các kiến nghị: Dùng văn phong hành lịch sự, nhã nhặn, lý lẽ phải chặt chẽ, nội dung kiến nghị phải bảo đảm tính khả thi - Tờ trình phải đính kèm Phụ lục để làm rõ phương án đề xuất, kiến nghị Tờ trình (3) Bố cục Thông báo: - Mở đầu Thông báo, đề cập vào nội dung cần thông tin không cần nêu lý do, cứ, nêu tình hình chung văn khác - Nội dung Thông báo cần viết ngắn gọn, đủ thông tin, không bắt buộc phải lập luận hay biểu lộ tình cảm Công văn - Phần kết thúc cần tóm tắt mục đích đối tượng cần thơng báo (4) Bố cục Giấy mời: - Mở đầu nội dung Giấy mời phải ghi rõ tên quan, đơn vị, tổ chức chức vụ người đứng đầu quan, đơn vị, tổ chức mời - Ghi rõ tên quan, đơn vị, tổ chức cá nhân mời - Ghi rõ thời gian, địa điểm nội dung làm việc Có thể ghi thêm số nội cần lưu ý người mời - Phần kết thúc ghi lời trân trọng kính mời (5) Bố cục Báo cáo: - Mở đầu: Nêu điểm nhiệm vụ, chức quan, đơn vị, tổ chức; chủ trương cấp hướng dẫn việc thực kế hoạch công tác quan, đơn vị, tổ chức Nêu điều kiện thuận lợi, khó khăn thực nhiệm vụ - Nội dung chính: Đánh giá việc làm, việc chưa làm, chưa hoàn thành Những ưu, khuyết điểm trình thực Xác định nguyên nhân chủ quan, khách quan Đánh giá kết quả, rút học kinh nghiệm - Kết luận báo cáo: Phương hướng, nhiệm vụ, giải pháp thực thời gian tới Những kiến nghị với cấp Đối với Báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động ngắn hạn, dài hạn, bố cục nội dung Báo cáo trình bày theo Phần, Mục, Khoản, Điểm sau: Phần I KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM, TÌNH HÌNH I.TÌNH HÌNH VÀ BỐI CẢNH TRIỂN KHAI NHIỆM VỤ Thuận lợi Khó khăn II CÁC CĂN CỨ ĐỂ TRIỂN KHAI THỰC HIỆN NHIỆM VỤ ……… Các văn đạo Đảng Nhà nước Trung ương Các văn đạo Đảng Nhà nước địa phương Các văn đạo Ngành Phần II ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH VÀ KẾT QUẢ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ …… I CÔNG TÁC CHỈ ĐẠO TRIỂN KHAI THỰC HIỆN Việc xây dựng, ban hành văn đạo, triển khai tổ chức thực Việc tổ chức hội nghị, hội thảo triển khai, đánh giá tổ chức thực Việc theo dõi, kiểm tra, đôn đốc tổ chức thực Các hoạt động khác II TỔ CHỨC THỰC HIỆN VÀ KẾT QUẢ CÁC NHIỆM VỤ Nhiệm vụ …… a) Những việc làm – Kết (có số liệu so sánh với mục tiêu, tiêu đề ra; so sánh với kỳ giai đoạn trước) b) Những việc chưa làm – Nguyên nhân c) Những việc chưa hoàn thành – Nguyên nhân Nhiệm vụ …… a) Những việc làm – Kết (có số liệu so sánh với mục tiêu, tiêu đề ra; so sánh với kỳ giai đoạn trước) b) Những việc chưa làm – Nguyên nhân c) Những việc chưa hoàn thành – Nguyên nhân III ĐÁNH GIÁ CHUNG 10 Ưu điểm nguyên nhân Hạn chế nguyên nhân Bài học kinh nghiệm Phần III PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM VỤ, GIẢI PHÁP THỰC HIỆN TRONG THỜI GIAN TỚI I PHƯƠNG HƯỚNG Phương hướng chung Một số tiêu II NHIỆM VỤ Nhiệm vụ … Nhiệm vụ … III GIẢI PHÁP Giải pháp …… Giải pháp …… Phần IV ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ Kèm theo Báo cáo Phụ lục thống kê để minh họa thêm nội dung báo cáo (6) Bố cục Kế hoạch: - Phần mở đầu, trình bày văn làm để xây dựng Kế hoạch - Phần nội dung, gồm có: Mục đích, u cầu; Phương hướng, mục tiêu, tiêu; Nhiệm vụ; Giải pháp thực hiện; Tổ chức thực Đối với Kế hoạch ngắn hạn dài hạn, bố cục nội dung sau: Lời dẫn mở đầu Kế hoạch I MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU Mục đích Yêu cầu II PHƯƠNG HƯỚNG, MỤC TIÊU Phương hướng, mục tiêu chung Một số tiêu III NHIỆM VỤ Nhiệm vụ … Nhiệm vụ … IV GIẢI PHÁP 11 Giải pháp ……… Giải pháp ……… V TỔ CHỨC THỰC HIỆN Giao nhiệm vụ cho … Giao nhiệm vụ cho … Kèm theo Kế hoạch Phụ lục để cụ thể hóa mục tiêu, nhiệm vụ (7) Bố cục Chương trình xây dựng Kế hoạch b) Tác động hiệu thực quy định bố cục nội dung văn hành theo quy định Điểm b, Khoản 1, Điều 11 Thông tư số 01/2011/TT-BNV Khi bố cục nội dung văn hành thực theo hướng dẫn cách đầy đủ hợp lý: - Văn ban hành có chất lượng - Làm cho cá nhân, tổ chức nhận văn dễ hiểu, hiểu cách thống - Văn có hiệu lực pháp lý sử dụng thuận lợi trước mắt lâu dài hoạt động quản lý quan, đơn vị IV HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI Trong trình thực nhiệm vụ kiểm tra văn hành phịng, ban soạn thảo trước trình lãnh đạo Sở ký duyệt trình kiểm tra công tác văn thư lưu trữ sở giáo dục trực thuộc, phát hướng dẫn cho người soạn thảo văn hành khắc phục số hạn chế thường gặp sau: Về nội dung văn hành Trong tổng số văn kiểm tra: - Có khoảng 20% văn chưa phù hợp với hình thức văn sử dụng Trong đó, có 40% văn Tờ trình soạn dạng Cơng văn; 30% Thơng báo soạn dạng Công văn; 20% Giấy mời soạn dạng Công văn 10% văn Báo cáo soạn dạng Công văn - Có khoảng 10% văn Quyết định chưa viện dẫn đầy đủ văn pháp lý làm sở ban hành Quyết định Ngoài ra, có khoảng 30% văn Quyết định chưa ghi điều khoản hiệu lực thi hành Quyết định - Có khoảng 30% văn hành sử dụng q nhiều từ cụm từ viết tắt từ cụm từ viết tắt không sử dụng thống văn - Có khoảng 30% văn ghi viện dẫn văn có liên quan lần đầu nhắc lại lần chưa theo hướng dẫn - Có khoảng 10% văn thực viết hoa từ chưa theo hướng dẫn Phổ biến viết hoa sau dấu (:) viết hoa tên quan, tổ chức 12 HẠN CHẾ THƯỜNG GẶP TRONG NỘI DUNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Về bố cục nội dung văn hành Trong tổng số văn kiểm tra: - Có khoảng 30% văn Công văn chưa đầy đủ bố cục Trong đó, có khoảng 40% chưa làm rõ phần Dẫn dắt vấn đề 60% chưa làm rõ phần Kết luận vấn đề - Có khoảng 10% văn Tờ trình chưa làm rõ vấn đề cần đề xuất, chưa có trình phương án, phân tích chứng minh phương án khả thi - Có khoảng 30% văn Báo cáo chưa đầy đủ bố cục Trong đó, có khoảng 50% Báo cáo chưa có phần đánh giá đặc điểm, tình hình; 30% Báo cáo chưa có phần Đánh giá chung, đánh giá hạn chế - nguyên nhân học kinh nghiệm; 20% Báo cáo đánh giá nhiệm vụ chưa cụ thể cho nhiệm vụ về: tổ chức thực – kết - hạn chế - nguyên nhân – giải pháp khắc phục - Có khoảng 30% văn Kế hoạch chưa đầy đủ bố cục Trong đó, có khoảng 40% chưa có phần Mục đích, yêu cầu; 20% chưa xác định nhiệm vụ giải pháp cụ thể; 40% chưa có phần Tổ chức thực MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN CHƯA ĐẦY ĐỦ BỐ CỤC NỘI DUNG 13 V ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG Lãnh đạo phòng, ban Sở, thủ trưởng sở giáo dục đào tạo cần quan tâm đạo, kiểm tra thường xuyên việc nghiên cứu, phổ biến văn hướng dẫn quan chức thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, theo hướng dẫn Thông tư số 01/2011/TT-BNV cho cán bộ, cơng chức, viên chức có liên quan đến nhiệm vụ soạn thảo văn hành Mỗi cán bộ, cơng chức, viên chức có liên quan đến nhiệm vụ soạn thảo, ký duyệt văn hành phải có sẵn Thơng tư số 01/2011/TT-BNV để cần thiết tra cứu vấn đề có liên quan Các vấn đề ghi nhận sau tìm hiểu thêm quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV phải ghi vào sổ tay để cần thiết tra cứu Mỗi loại văn cần soạn file mẫu lưu máy vi tính để cần soạn thảo văn sử dụng ngay, thiết kế lại, thời gian sai sót Thủ trưởng đơn vị giao Nhân viên văn thư nghiên cứu, soạn thảo file văn mẫu để gửi đến cá nhân có liên quan áp dụng thống Khi ban hành văn hướng dẫn quan, đơn vị xây dựng báo cáo phải nêu rõ yêu cầu nội dung báo cáo, biểu mẫu phụ lục thống kê (nếu có), báo cáo định kỳ, báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết phải có đề cương báo cáo kèm theo phụ lục thống kê Trong Quy chế văn thư, lưu trữ đơn vị phải quy định rõ công việc, trách nhiệm cá nhân có liên quan việc kiểm tra văn hành trước thủ trưởng đơn vị ký ban hành Các vấn đề cần lưu ý cách thức soạn thảo nội dung, bố cục nội dung văn hành đưa báo cáo sáng kiến kinh nghiệm trao đổi, đúc rút từ thực tế phổ biến áp dụng cho phòng, ban Sở Giáo dục Đào tạo, đơn vị thuộc Sở quản lý VI DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 14 VII PHỤ LỤC MỘT SỐ VĂN BẢN MINH HỌA Văn có nội dung Tờ trình lại soạn thảo dạng Cơng văn 15 Nội dung Quyết định không ghi rõ hiệu lực thi hành 16 17 Nội dung Tờ trình có đề xuất phương án để trình phê duyệt 18 NGƯỜI THỰC HIỆN (Ký tên ghi rõ họ tên) Nguyễn Bửu Tùng BM04-NXĐGSKKN SỞ GD&ĐT ĐỒNG NAI Đơn vị: VĂN PHỊNG ––––––––––– CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc –––––––––––––––––––––––– Đồng Nai, ngày tháng năm PHIẾU NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Năm học: 2015 - 2016 ––––––––––– Tên sáng kiến kinh nghiệm: Một số vấn đề cần lưu ý cách thức soạn thảo nội dung, bố cục nội dung văn hành Họ tên tác giả: Nguyễn Bửu Tùng Chức vụ: Phó Chánh Văn phòng Đơn vị: Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng Nai Lĩnh vực: (Đánh dấu X vào ô tương ứng, ghi rõ tên môn lĩnh vực khác) - Quản lý giáo dục  - Phương pháp dạy học môn:  19 - Phương pháp giáo dục  - Lĩnh vực khác: Hành văn phịng  Sáng kiến kinh nghiệm triển khai áp dụng: Tại đơn vị  Trong Ngành  Tính (Đánh dấu X vào ô đây) - Đề giải pháp thay hồn tồn mới, bảo đảm tính khoa học, đắn  - Đề giải pháp thay phần giải pháp có, bảo đảm tính khoa học, đắn  - Giải pháp gần áp dụng đơn vị khác chưa áp dụng đơn vị mình, tác giả tổ chức thực có hiệu cho đơn vị  Hiệu (Đánh dấu X vào ô đây) - Giải pháp thay hoàn toàn mới, thực tồn ngành có hiệu cao  - Giải pháp thay phần giải pháp có, thực tồn ngành có hiệu cao  - Giải pháp thay hoàn toàn mới, thực đơn vị có hiệu cao  - Giải pháp thay phần giải pháp có, thực đơn vị có hiệu  - Giải pháp gần áp dụng đơn vị khác chưa áp dụng đơn vị mình, tác giả tổ chức thực có hiệu cho đơn vị  Khả áp dụng (Đánh dấu X vào dịng đây) - Cung cấp luận khoa học cho việc hoạch định đường lối, sách: Trong Tổ/Phòng/Ban  Trong quan, đơn vị, sở GD&ĐT  Trong ngành  - Đưa giải pháp khuyến nghị có khả ứng dụng thực tiễn, dễ thực dễ vào sống: Trong Tổ/Phòng/Ban  Trong quan, đơn vị, sở GD&ĐT  Trong ngành  - Đã áp dụng thực tế đạt hiệu có khả áp dụng đạt hiệu phạm vi rộng: Trong Tổ/Phòng/Ban  Trong quan, đơn vị, sở GD&ĐT  Trong ngành  Xếp loại chung: Xuất sắc  Khá  Đạt  Không xếp loại  Cá nhân viết sáng kiến kinh nghiệm cam kết không chép tài liệu người khác chép lại nội dung sáng kiến kinh nghiệm cũ Tổ trưởng Thủ trưởng đơn vị xác nhận sáng kiến kinh nghiệm tổ chức thực đơn vị, Hội đồng khoa học, sáng kiến đơn vị xem xét, đánh giá, cho điểm, xếp loại theo quy định Phiếu đánh dấu X đầy đủ ô tương ứng, có ký tên xác nhận tác giả người có thẩm quyền, đóng dấu đơn vị đóng kèm vào cuối sáng kiến kinh nghiệm NGƯỜI THỰC HIỆN SKKN (Ký tên ghi rõ họ tên) XÁC NHẬN CỦA TỔ CHUYÊN MÔN (Ký tên ghi rõ họ tên) THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký tên, ghi rõ họ tên đóng dấu đơn vị) 20