Ứng dụng công cụ conditional formatting kết hợp với một số hàm cơ bản để thiết lập file hỗ trợ xếp thời khóa biểu trên excel 2010

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO YÊN ĐỊNH TRƯỜNG THCS YÊN LẠC SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ỨNG DỤNG CÔNG CỤ CONDITIONAL FORMATTING KẾT HỢP VỚI MỘT SỐ HÀM CƠ BẢN ĐỂ THIẾT LẬP FILE HỖ TRỢ XẾP THỜI KHÓA BIỂU TRÊN EXCEL 2010 Người thực hiện: Nguyễn Minh Giang Chức vụ: Phó hiệu trưởng Đơn vị công tác: Trường THCS Yên Lạc SKKN thuộc lĩnh vực: Tin học YÊN ĐỊNH, NĂM 2017 MỤC LỤC Nội dung Trang 1.Mở đầu 1.1.Lí chọn đề tài 1.2.Mục đích nghiên cứu .1 1.4.Phương pháp nghiên cứu 2.Nội dung 2.1.Cơ sở lí luận .2 2.2.Thực trạng vấn đề 2.2.2 Giải pháp áp dụng trước nghiên cứu 2.2.3 Những thuận lợi khó khăn đơn vị xếp thời khóa biểu 2.3 Các giải pháp thực 3.Kết luận, kiến nghị 3.1.Kết luận 3.2.Kiến nghị 1.Mở đầu 1.1.Lí chọn đề tài Cùng với phát triển kinh tế xã hội, khoa học công nghệ ngày phát triển phát triển nhanh chóng Công nghệ thông tin ứng dụng đến người, nhà nhiều lĩnh vực Việc ứng dụng công nghệ thông tin để xếp thời khóa biểu nhà trường thực phổ biến nhiều cấp độ, cách thức khác Từ việc ứng dụng Microsoft excel thiết lập file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu thủ công tự động đến việc dùng phần mềm xếp thời khóa biểu như: Phầm mềm xếp thời khóa biểu Thần An thầy giáo Minh giới thiệu; mềm hỗ trợ xếp thời khóa biểu nhà trường phổ thông TKB 10.0 Công ty Công nghệ Tin học Nhà trường; phần mềm MoEt TKB Trunghoc - Sắp xếp thời khóa biểu cấp Bộ GD&ĐT phát hành, phần mềm Vietschool tkb xếp thời khóa biểu online Các phần mềm xếp thời khóa biểu có nhiều ưu điêm như: tự động, người phải phải can thiệp, phải tư để tìm phương án xếp thời khóa biểu Tuy nhiên phần mềm xếp thời khóa biểu nhược điểm như: Mỗi người dùng có yêu cầu khác nhau, phầm mềm (hoặc file excel) dù tốt khó đáp ứng hết yêu cầu ngày cao nhà trường Việc nạp liệu, nạp điều kiện theo yêu cầu phầm mềm lại vất vả, làm nản lòng người sử dụng Người dùng phải tuân thủ thiết kế có sẵn phần mềm, phần tùy biển để phù hợp với người dùng ngần Đôi khi, để sử dụng hết tính ưu việt phần mềm đó, người dùng phải trả tiền mua quyền Ngoài ra, Vì lý trên, kèm với lý do thói quen trình độ công nghệ thông tin, mà nay, hầu hết trường huyện Yên Định xếp thời khóa biểu thủ công (không sử dụng phầm mềm xếp tự động) Từ lý trên, thân nghiên cứu “Ứng dụng công cụ Conditional Formatting kết hợp với số hàm để thiết lập file hỗ trợ xếp thời khóa biểu excel 2010” nhằm đáp ứng yêu cầu xếp thời khóa biểu thủ công đơn vị cách thuận lợi, điều chỉnh thời khóa biểu cách nhanh chóng cần thiết 1.2.Mục đích nghiên cứu - Tạo file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu thủ công đáp ứng yêu cầu trường THCS Yên Lạc (và số trường khác có điều kiện) - Tự học, tự nghiên cứu để nâng cao trình độ công nghệ thông tin người cán lý 1.3.Đối tượng nghiên cứu Các tính Conditional Formatting kết hợp với số hàm Microsoft excel 2010 ứng dụng vào toán xếp thời khóa biểu thủ công 1.4.Phương pháp nghiên cứu Để thực thành công sáng kiến này, sử dụng kết hợp nhiều phương pháp khác như: - Tham khảo ý kiến đồng nghiệp - Tham khảo sản phẩm khác loại internet - Phương pháp thực nghiệm khoa học - Phương pháp phân tích, tổng kết kinh nghiệm 2.Nội dung 2.1.Cơ sở lí luận Trong thời đại nay, mặt sống có góp mặt công nghệ thông tin Trong văn cấp quản lý giáo dục trọng đạo việc tăng cường ứng dụng Công nghệ thông tin công tác giảng dạy quản lý 2.2.Thực trạng vấn đề 2.2.1 Giới thiệu khái quát đơn vị Trường THCS Yên Lạc có 249 học sinh chia thành lớp Tổng số cán giáo viên trường 18 người Có 14 giáo viên trực tiếp đứng lớp, có 10 giáo viên nữ; có người nuôi nhỏ; có giáo viên dạy liên trường nơi khác có giáo viên trường khác đến dạy liên trường trường THCS Yên Lạc Yên Lạc xã nghèo nên việc đầu tư sở vật chất cho nhà trường nói chung hạn chế Toàn trường có máy tính phục vụ cho công tác quản lý, 01máy tính phụ vụ việc ứng dung CNTT cho công tác giảng dạy Chưa có phòng máy để dạy môn Tin học cho học sinh 2.2.2 Giải pháp áp dụng trước nghiên cứu Trước nghiên cứu tạo file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu, việc xếp thời khóa biểu trường THCS Yên Lạc thực xếp thủ công excel, bảng biểu thông thường Khi đó, hiệu việc xếp thời khóa biểu không cao gặp phải vấn đề sau: + Việc thay đổi vị trí môn học vất vả phải xóa đi, nhập lại Việc làm dễ gây sai lệch trình thao tác nhiều gây mỏi mệt tinh thần, tập trung + Rất khó theo dõi tổng số tiết, số tiết người, tiết trùng, số ngày nghỉ giáo viên tuần 2.2.3 Những thuận lợi khó khăn đơn vị xếp thời khóa biểu a) Thuận lợi Việc có lớp, học sinh có khó khăn nhiều hoạt động nhà trường hoạt động tập thể, lao động lại tương đối thuận lợi cho việc xếp thời khóa biểu b) Khó khăn - Việc giáo viên dẫn đến giáo viên phải dạy nhiều tiết Số tiết giáo viên dày đặc thời khóa biểu khiến cho việc điều chỉnh tiết trùng, bố trí ngày nghỉ cho giáo viên môn, giáo viên chủ nhiệm vất vả - Nhiều giáo viên dạy liên trường (4 liên trường đến liên trường đi) nên vướng lịch cố định trường khác, điều chỉnh linh hoạt theo tình cụ thể trình xếp thời khóa biểu - Việc xếp thời khóa biểu thủ công gặp nhiều khó khăn (như trình bày trên) 2.3 Các giải pháp thực 2.3.1 Các giải pháp chung Ứng dụng công cụ Condittional Formatting kết hợp số hàm excel 2010 để tạo file excel hỗ trợ việc xếp thời khóa biểu thủ công, khắc phục khó khăn nêu Áp dụng thực tế vào việc xếp thời khóa biểu trường THCS Yên Lạc số trường khác THCS Yên Thịnh, THCS Yên Hùng, THCS Lê Đình Kiên, từ rút kinh nghiệm, điều chỉnh, hoàn thiện dần sản phẩm 2.3.2 Các giải pháp cụ thể (xin xem kiểm nghiệm cụ thể, trực quan file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu đính kèm) a) Tô mầu tự động tùy ý ô có tên giáo viên để tiện theo dõi Các ô có tên giáo viên tô màu theo cách sau: Cách 1: Trong công cụ Condittional Formatting, lập công thức kiểm tra điều kiện ô thời khóa biểu, ô có tên giáo viên với ô có tên giáo viên đánh dấu chấm tròn trước tên giáo viên (tên giáo viên thể địa B4:B33 sheet TKB) ô tô màu (theo mầu định sẵn) Cách cho tô mầu giáo viên lúc Khi chọn giáo viên khác, giáo viên trước tự động bỏ tô mầu Nếu muốn bỏ tô mầu cho tất giáo viên, theo cách này, chọn chấm tròn cùng, không tương ứng với tên giáo viên Trong hình, ô có tên giáo viên Huỳnh tô mầu đánh dấu vào chấm tròn sau tên giáo viên Cách 2: Trong công cụ Condittional Formatting, lập công thức kiểm tra điều kiện ô thời khóa biểu, ô có tên giáo viên với ô có tên giáo viên đánh dấu dấu tích vào ô vuông trước tên giáo viên, ô tô mầu Cách cho phép tô mầu nhiều giáo viên lúc, với mầu khác Nếu muốn bỏ tô mầu cho giáo viên nào, theo cách này, bỏ dấu tích ô vuông trước tên giáo viên Cách 3: Dùng VBA để gán giá trị ô thời với ô cố định (ví dụ A1) Trong công cụ Condittional Formatting, lập công thức kiểm tra điều kiện ô thời khóa biểu, ô có tên giáo viên trùng với tên giáo viên ô A1, ô tô mầu Cách giúp xem xét nhanh ô thời khóa biểu có giáo viên với ô thời Cách tô mầu 01 giáo viên lúc Tổng hợp cách lúc tô mầu khác cho giáo viên, cho vài giáo viên tất giáo viên Tuy nhiên không nên tô mầu nhiều giáo viên lúc (như dễ hoa mắt) b) Báo tiết trùng tên giáo viên Trong công cụ Condittional Formatting, lập công thức kiểm tra điều kiện ô thời khóa biểu, dòng mà có từ ô trở lên có tên giáo viên đánh dấu gạch ngang chữ ô c) Theo dõi số ngày nghỉ giáo viên Kết hợp hàm excel để đếm số ngày nghỉ giáo viên thời khóa biểu, đồng thời so sánh với số ngày nghỉ định mức cho phép giáo viên (thể địa F4:F33 sheet TKB) d) Đếm số tiến giáo viên Trong xếp thời khóa biểu cần công việc bố trí tiết giáo viên, tránh việc so sánh, đoàn kết nhà trường Trong sản phẩm sử dụng kết hợp nhiều hàm excel để đếm số tiết giáo viên (kết hiển thị G4: G33 sheet TKB) Ngoài ra, ô chứa tiết tương ứng giáo viên tô mầu tự động để cảnh báo cho người dùng (tương tự cách tô mầu tên giáo viên nêu trên): có 0-1 tiết ô để nguyên mầu trắng, tiết ô tô mầu xanh, tiết ô tô mầu cam, 4-5 tiết ô tô mầu đỏ e) Sở đồ hóa phân bố tiết giáo viên Sơ đồ phân bổ tiết dạy giáo viên thể phần thời khóa biểu (như hình minh họa) Muốn xem sơ đồ phân bổ số tiết giáo viên chọn tên giáo viên cách đánh dấu vào chấm tròn tương ứng sau tên giáo viên f) Tạo công cụ đổi liệu hai ô cho Trong trình xếp thời khóa biểu thủ công, đổi chỗ hai hay nhiều ô cho việc thường xuyên phải làm Việc copy dán nhập lại liệu lâu, gây nhàm chán, rễ sai sót Để thuận tiện hơn, file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu tạo công cụ hoán đổi liệu hai ô cho (sử dụng VBA) Nếu muốn đổi chỗ liệu ô nào, cần click chuột phải vào ô tương ứng (tương tự chơi Pikachu chuột phải) Ngoài ra, file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu thủ công có số tính khác thể trực tiếp file excel gửi kèm 2.4.Hiệu Sau trình nghiên cứu, chỉnh sửa, thực nghiệm, đến file excel hỗ trợ việc xếp thời khóa biểu thủ công hoàn thiện (có file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu đính kèm) Sản phẩm có ưu điểm sau: - Sản phẩm đáp ứng yêu cầu riêng trường THCS Yên Lạc số trường khác ứng dụng như: THCS Yên Thịnh, THCS Yên Hùng, THCS Lê Đình Kiên - Sản phẩm giúp cho việc xếp thời khóa biểu thủ công (theo thói quen khó bỏ hầu hết trường địa bàn huyện Yên Định) cách nhanh chóng hơn, đỡ vất vả Việc điều chỉnh tiết dạy dễ dàng, trực quan, sinh động - Thời gian xếp thời khóa biểu, điều chỉnh thời khóa biểu thủ công thông thường phải buổi Khi sử dụng sản phẩm này, thời gian xếp, điều chỉnh rút ngắn lại đáng kể, khoảng vài giây cho điều chỉnh nhỏ; khoảng 40, 50 phút cho thay đổi lớn, phức tạp - Sản phẩm thiết kế theo nhu cầu cá nhân, phù hợp với yêu cầu trường THCS Yên Lạc Khả tùy biến sản phẩm cao, áp dụng cho trường khác có điều kiện - Giao diện trực quan, thao tác trực tiếp thời khóa biểu cách nhanh chóng, hiệu - Theo dõi tiết trùng giáo viên - Theo dõi số ngày nghỉ giáo viên - Theo dõi số tiết giáo viên - Tùy chỉnh đổi nhanh chóng trường hợp giáo viên nghỉ đột xuất trường hợp cần thiết khác - Thống kê số tiết dạy giáo viên thời khóa biểu - Tô mầu/bỏ tô mầu tự động ô có giáo viên cần, để người xếp dễ theo dõi - Có thể theo dõi/bỏ theo dõi nhiều giáo viên lúc (bằng cách tô mầu tự động) - Dễ dàng thay đổi vị trí môn học cách đảo vị trí hai ô (sử dụng VBA) - Theo dõi so sánh số tiết lớp, giáo viên, môn học, đối chiếu với số liệu chuẩn - Xuất in thời khóa biểu chung toàn trường, thời khóa biểu riêng cho lớp, thời khóa biểu riêng cho giáo viên - Có thể chia sẻ, áp dụng cho số trường khu vực có điều kiện Tuy nhiên, bản, việc xếp thời khóa biểu sử dụng file excel xếp thủ công, phụ thuộc vào tư người việc giải toán xếp thời khóa biểu Việc sử dụng cần tuân thủ theo số hướng dẫn, tránh việc thao tác sai, làm hỏng file excel 3.Kết luận, kiến nghị 3.1.Kết luận Việc nghiên cứu, ứng dụng excel 2010 vào xếp thời khóa biểu cho học sau: Việc làm kích thích say mê học hỏi, tìm tòi sáng tạo người cán quản lý nhà trường; nâng cao trình độ tin học nói riêng trình độ chuyên môn, lực quản lý nói chung Giúp cho người cán quản lý hiểu cặn kẽ nhiều vấn đề như: đội ngũ giáo viên, chuyên môn, quy định cấp môn học, đối tượng học sinh trường Vì có xếp thời khóa biểu cách nhanh chóng, phù hợp với đơn vị Việc tạo file excel nói giúp người cán quản lý nhà trường phát huy lực cá nhân, có hội giúp đỡ giáo viên việc xếp thời khóa biểu hợp lý; giúp cán quản lý trường khác có nhu cầu, điều kiện xếp thời khóa biểu, từ tạo thân thiện với đồng nghiệp nhà trường 3.2.Kiến nghị Đề nghị cấp quản lý giáo dục tạo điều kiện, sân chơi phù hợp để giáo viên, cán quản lý có điều kiện trau dồi, phát huy lực cá nhân Trên sáng kiến ứng dụng tính Conditional Formatting kết hợp với số hàm để xếp thời khóa biểu excel 2010 Sáng kiến khởi tạo ứng dụng từ năm học 2014-2015 đến Tuy nhiên, sản phẩm tránh hạn chế Tôi mong nhận đóng góp ý kiến đồng nghiệp Ban giám khảo sản phẩm ngày hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn XÁC NHẬN CỦA HIỆU TRƯỞNG Yên Định, ngày 14 tháng 04 năm 2017 Tôi xin cam đoan SKKN viết, không chép nội dung người khác Người viết Nguyễn Minh Giang TÀI LIỆU THAM KHẢO - Phầm mềm xếp thời khóa biểu Thần An thầy giáo Minh; - Phần mềm hỗ trợ xếp thời khóa biểu nhà trường phổ thông TKB 10.0 Công ty Công nghệ Tin học Nhà trường; - Phần mềm MoEt TKB Trunghoc - Sắp xếp thời khóa biểu cấp Bộ GD&ĐT phát hành; - Phần mềm Vietschool tkb xếp thời khóa biểu online (các tài liệu sưu tầm qua Internet, tham khảo để biết không lấy ý tưởng, không lấy cách làm, không trích, chép phần tài liệu nêu) KẾT QUẢ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ĐƯỢC CẤP TRÊN XẾP LOẠI Tên Sáng kiến Kết xếp loại STT Năm học 2003-2004 Một số kinh nghiệm xây dựng phong 2013-2014 trào sử dụng dồ dùng dạy học đạt hiệu C cấp tỉnh cao trường THCS Yên Lạc Sử dụng hiệu thí nghiệm điện lớp Ghi A cấp tỉnh ... Định xếp thời khóa biểu thủ công (không sử dụng phầm mềm xếp tự động) Từ lý trên, thân nghiên cứu Ứng dụng công cụ Conditional Formatting kết hợp với số hàm để thiết lập file hỗ trợ xếp thời khóa. .. Microsoft excel thiết lập file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu thủ công tự động đến việc dùng phần mềm xếp thời khóa biểu như: Phầm mềm xếp thời khóa biểu Thần An thầy giáo Minh giới thiệu; mềm hỗ trợ. .. Formatting kết hợp số hàm excel 2010 để tạo file excel hỗ trợ việc xếp thời khóa biểu thủ công, khắc phục khó khăn nêu Áp dụng thực tế vào việc xếp thời khóa biểu trường THCS Yên Lạc số trường