Ứng dụng công cụ conditional formatting kết hợp với một số hàm cơ bản để thiết lập file hỗ trợ xếp thời khóa biểu trên excel 2010

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO YÊN ĐỊNH TRƯỜNG THCS YÊN LẠC SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ỨNG DỤNG CÔNG CỤ CONDITIONAL FORMATTING KẾT HỢP VỚI MỘT SỐ HÀM CƠ BẢN ĐỂ THIẾT LẬP FILE HỖ TRỢ XẾP THỜI KHÓA

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO YÊN ĐỊNH

TRƯỜNG THCS YÊN LẠC

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

ỨNG DỤNG CÔNG CỤ CONDITIONAL FORMATTING KẾT HỢP VỚI MỘT SỐ HÀM CƠ BẢN ĐỂ THIẾT LẬP FILE

HỖ TRỢ XẾP THỜI KHÓA BIỂU TRÊN EXCEL 2010

Người thực hiện: Nguyễn Minh Giang Chức vụ: Phó hiệu trưởng

Đơn vị công tác: Trường THCS Yên Lạc SKKN thuộc lĩnh vực: Tin học

YÊN ĐỊNH, NĂM 2017

MỤC LỤC

1.Mở đầu 1

1.1.Lí do chọn đề tài 1

1.2.Mục đích nghiên cứu 1

1.4.Phương pháp nghiên cứu 2

2.Nội dung 2

2.1.Cơ sở lí luận 2

2.2.Thực trạng vấn đề 2

2.2.2 Giải pháp đã áp dụng trước khi nghiên cứu 2

2.2.3 Những thuận lợi và khó khăn của đơn vị khi xếp thời khóa biểu 3

2.3 Các giải pháp thực hiện 3

3.Kết luận, kiến nghị 7

3.1.Kết luận 7

3.2.Kiến nghị 7

1.Mở đầu

1.1.Lí do chọn đề tài

Cùng với sự phát triển về kinh tế xã hội, khoa học công nghệ ngày càng phát triển và phát triển nhanh chóng Công nghệ thông tin được ứng dụng đến mọi người, mọi nhà trên nhiều lĩnh vực

Việc ứng dụng công nghệ thông tin để xếp thời khóa biểu ở các nhà trường hiện nay đã được thực hiện khá phổ biến và ở nhiều cấp độ, cách thức khác nhau Từ việc ứng dụng Microsoft excel thiết lập các file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu thủ công hoặc tự động đến việc dùng các phần mềm xếp thời khóa biểu như: Phầm mềm xếp thời khóa biểu Thần An của thầy giáo Minh giới thiệu; mềm hỗ trợ xếp thời khóa biểu các nhà trường phổ thông TKB 10.0 của Công ty Công nghệ Tin học Nhà trường; phần mềm MoEt TKB Trunghoc - Sắp xếp thời khóa biểu cấp 2 và 3 do Bộ GD&ĐT phát hành, phần mềm Vietschool tkb xếp thời khóa biểu online

Các phần mềm xếp thời khóa biểu có rất nhiều ưu điêm như: hầu như tự động, con người ít phải phải can thiệp, ít phải tư duy để tìm ra các phương án xếp thời khóa biểu

Tuy nhiên các phần mềm xếp thời khóa biểu không phải là không có những nhược điểm như:

Mỗi người dùng có những yêu cầu khác nhau, các phầm mềm (hoặc file excel) trên dù rất tốt cũng khó có thể đáp ứng được hết các yêu cầu ngày càng cao ở các nhà trường

Việc nạp dữ liệu, nạp điều kiện theo yêu cầu của các phầm mềm trên lại rất vất vả, đôi khi làm nản lòng người sử dụng

Người dùng phải tuân thủ các thiết kế có sẵn của phần mềm, phần tùy biển để phù hợp với người dùng ngần như là không có

Đôi khi, để sử dụng hết các tính năng ưu việt của các phần mềm đó, người dùng phải trả tiền mua bản quyền

Ngoài ra, cũng có thể

Vì những lý do trên, kèm với lý do do thói quen và trình độ công nghệ thông tin, mà hiện nay, hầu hết các trường trong huyện Yên Định vẫn xếp thời khóa biểu thủ công (không sử dụng phầm mềm xếp tự động)

Từ những lý do trên, bản thân tôi đã nghiên cứu “Ứng dụng công cụ Conditional Formatting kết hợp với một số hàm cơ bản để thiết lập file hỗ trợ xếp thời khóa biểu trên excel 2010” nhằm đáp ứng yêu cầu xếp thời khóa biểu thủ công của đơn vị một cách thuận lợi, điều chỉnh thời khóa biểu một cách nhanh chóng khi cần thiết

1.2.Mục đích nghiên cứu

- Tạo được file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu thủ công đáp ứng được các

1

yêu cầu cơ bản của trường THCS Yên Lạc (và một số trường khác có cùng điều kiện)

- Tự học, tự nghiên cứu để nâng cao trình độ công nghệ thông tin của người cán bộ quả lý

1.3.Đối tượng nghiên cứu

Các tính năng Conditional Formatting kết hợp với một số hàm cơ bản của Microsoft excel 2010 ứng dụng vào bài toán xếp thời khóa biểu thủ công

1.4.Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện thành công sáng kiến này, tôi đã sử dụng kết hợp nhiều phương pháp khác nhau như:

- Tham khảo ý kiến đồng nghiệp

- Tham khảo sản phẩm khác cùng loại trên internet

- Phương pháp thực nghiệm khoa học

- Phương pháp phân tích, tổng kết kinh nghiệm

2.Nội dung

2.1.Cơ sở lí luận

Trong thời đại hiện nay, mọi mặt trong cuộc sống đều có sự góp mặt của công nghệ thông tin

Trong các văn bản của các cấp quản lý giáo dục cũng đã chú trọng chỉ đạo việc tăng cường ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác giảng dạy và quản lý

2.2.Thực trạng vấn đề

2.2.1 Giới thiệu khái quát về đơn vị

Trường THCS Yên Lạc có 249 học sinh được chia thành 8 lớp Tổng số cán bộ giáo viên trong trường là 18 người Có 14 giáo viên trực tiếp đứng lớp, trong đó có 10 giáo viên nữ; có 4 người nuôi con nhỏ; có 4 giáo viên đi dạy liên trường nơi khác và có 4 giáo viên trường khác đến dạy liên trường tại trường THCS Yên Lạc

Yên Lạc là một xã nghèo nên việc đầu tư cơ sở vật chất cho các nhà trường nói chung còn rất hạn chế Toàn trường hiện nay chỉ có 3 máy tính phục

vụ cho công tác quản lý, 01máy tính phụ vụ việc ứng dung CNTT cho công tác giảng dạy Chưa có phòng máy để dạy môn Tin học cho học sinh

2.2.2 Giải pháp đã áp dụng trước khi nghiên cứu

Trước khi nghiên cứu tạo file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu, việc xếp thời khóa biểu ở trường THCS Yên Lạc đã được thực hiện xếp thủ công trên excel, nhưng như một bảng biểu thông thường

Khi đó, hiệu quả của việc xếp thời khóa biểu không cao do gặp phải những vấn đề sau:

+ Việc thay đổi vị trí môn học hết sức vất vả do cứ phải xóa đi, nhập lại

2

Việc làm đó rất dễ gây sai lệch do quá trình thao tác nhiều gây mỏi mệt tinh thần, mất tập trung

+ Rất khó theo dõi tổng số tiết, số tiết 5 của mỗi người, các tiết trùng, số ngày nghỉ của giáo viên trong tuần

2.2.3 Những thuận lợi và khó khăn của đơn vị khi xếp thời khóa biểu

a) Thuận lợi

Việc có ít lớp, ít học sinh tuy có khó khăn trong nhiều hoạt động của nhà trường như các hoạt động tập thể, lao động nhưng lại tương đối thuận lợi cho việc xếp thời khóa biểu

b) Khó khăn

- Việc ít giáo viên dẫn đến một giáo viên phải dạy nhiều tiết Số tiết của một giáo viên dày đặc trong thời khóa biểu khiến cho việc điều chỉnh tiết trùng,

bố trí ngày nghỉ cho giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm khá vất vả

- Nhiều giáo viên dạy liên trường (4 liên trường đến và 4 liên trường đi) nên vướng các lịch cố định của trường khác, không thể điều chỉnh linh hoạt theo tình huống cụ thể trong quá trình xếp thời khóa biểu

- Việc xếp thời khóa biểu thủ công gặp nhiều khó khăn (như đã trình bày

ở trên)

2.3 Các giải pháp thực hiện

2.3.1 Các giải pháp chung

Ứng dụng công cụ Condittional Formatting kết hợp một số hàm cơ bản trong excel 2010 để tạo ra file excel hỗ trợ việc xếp thời khóa biểu thủ công, khắc phục được các khó khăn nêu trên

Áp dụng thực tế vào việc xếp thời khóa biểu ở trường THCS Yên Lạc và một số trường khác như THCS Yên Thịnh, THCS Yên Hùng, THCS Lê Đình Kiên, từ đó rút kinh nghiệm, điều chỉnh, hoàn thiện dần sản phẩm

2.3.2 Các giải pháp cụ thể

(xin xem và kiểm nghiệm cụ thể, trực quan trên file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu đính kèm)

a) Tô mầu tự động tùy ý các ô có cùng tên giáo viên để tiện theo dõi

Các ô có cùng tên giáo viên được tô màu theo 3 cách sau:

Cách 1:

Trong công cụ Condittional Formatting, lập công thức kiểm tra điều kiện các ô trong thời khóa biểu, nếu ô nào có cùng tên giáo viên với ô có tên giáo viên được đánh dấu bằng chấm tròn trước tên giáo viên (tên giáo viên được thể hiện tại địa chỉ B4:B33 của sheet TKB) thì ô đó được tô màu (theo một mầu được định sẵn)

Cách này chỉ cho tô mầu 1 giáo viên cùng lúc Khi chọn giáo viên khác, giáo viên trước đó được tự động bỏ tô mầu Nếu muốn bỏ tô mầu cho tất cả giáo

3

viên, theo cách này, thì chọn chấm tròn trên cùng, không tương ứng với tên giáo viên nào

Trong hình, ô có tên giáo viên Huỳnh đang được tô mầu do được đánh dấu vào chấm tròn sau tên giáo viên

Cách 2:

Trong công cụ Condittional Formatting, lập công thức kiểm tra điều kiện các ô trong thời khóa biểu, nếu ô nào có cùng tên giáo viên với ô có tên giáo viên được đánh dấu bằng dấu tích vào ô vuông trước tên giáo viên, thì ô đó được

tô mầu

Cách này cho phép tô mầu nhiều giáo viên cùng lúc, với các mầu khác nhau Nếu muốn bỏ tô mầu cho giáo viên nào, theo cách này, thì bỏ dấu tích trong ô vuông trước tên giáo viên đó

Cách 3:

Dùng VBA để gán giá trị của ô hiện thời với một ô cố định (ví dụ A1) Trong công cụ Condittional Formatting, lập công thức kiểm tra điều kiện các ô trong thời khóa biểu, nếu ô nào có tên giáo viên trùng với tên giáo viên ở ô A1, thì ô đó được tô mầu Cách này giúp xem xét nhanh các ô trong thời khóa biểu có cùng giáo viên với ô hiện thời

Cách này cũng chỉ tô mầu được 01 giáo viên cùng lúc

Tổng hợp cả 3 cách trên thì cùng một lúc có thể tô mầu khác nhau cho 1 giáo viên, cho vài giáo viên cho đến tất cả giáo viên Tuy nhiên không nên tô mầu quá nhiều giáo viên cùng lúc (như thế rất dễ hoa mắt)

4

b) Báo những tiết trùng tên giáo viên

Trong công cụ Condittional Formatting, lập công thức kiểm tra điều kiện các ô trong thời khóa biểu, nếu trên cùng một dòng mà có từ 2 ô trở lên có cùng tên giáo viên thì đánh dấu bằng gạch ngang giữa chữ trong các ô đó

c) Theo dõi số ngày nghỉ của giáo viên

Kết hợp các hàm trong excel để đếm số ngày nghỉ của giáo viên trong thời khóa biểu, đồng thời so sánh với số ngày nghỉ định mức cho phép của mỗi giáo viên (thể hiện tại địa chỉ F4:F33 của sheet TKB)

d) Đếm số tiến 5 của giáo viên

Trong khi xếp thời khóa biểu cần công bằng trong việc bố trí tiết 5 của các giáo viên, tránh việc so sánh, mất đoàn kết trong nhà trường

Trong sản phẩm này đã sử dụng kết hợp nhiều hàm trong excel để đếm số tiết 5 của mỗi giáo viên (kết quả hiển thị tại G4: G33 của sheet TKB)

Ngoài ra, các ô chứa tiết 5 tương ứng của mỗi giáo viên còn được tô mầu

tự động để cảnh báo cho người dùng (tương tự cách tô mầu tên giáo viên nêu trên): có 0-1 tiết 5 thì ô được để nguyên mầu trắng, 2 tiết 5 thì ô được tô mầu xanh, 3 tiết 5 thì ô được tô mầu cam, 4-5 tiết 5 thì ô được tô mầu đỏ

e) Sở đồ hóa phân bố tiết của mỗi giáo viên

Sơ đồ phân bổ tiết dạy của mỗi giáo viên được thể hiện ở phần trên cùng

của thời khóa biểu (như hình minh họa).

Muốn xem sơ đồ phân bổ số tiết của giáo viên nào thì chọn tên giáo viên

đó bằng cách đánh dấu vào chấm tròn tương ứng sau tên giáo viên

f) Tạo công cụ đổi dữ liệu hai ô cho nhau

Trong quá trình xếp thời khóa biểu thủ công, đổi chỗ hai hay nhiều ô cho nhau là việc thường xuyên phải làm Việc copy dán rồi nhập lại dữ liệu rất lâu, gây nhàm chán, rễ sai sót

Để thuận tiện hơn, trong file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu này đã tạo công cụ hoán đổi dữ liệu hai ô cho nhau (sử dụng VBA)

Nếu muốn đổi chỗ dữ liệu 2 ô nào, chỉ cần lần lượt click chuột phải vào 2

ô tương ứng (tương tự chơi Pikachu bằng chuột phải)

Ngoài ra, trong file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu thủ công này còn có một số tính năng khác nữa được thể hiện trực tiếp trong file excel gửi kèm

2.4.Hiệu quả

Sau quá trình nghiên cứu, chỉnh sửa, thực nghiệm, đến nay file excel hỗ

trợ việc xếp thời khóa biểu thủ công đã cơ bản được hoàn thiện (có file excel hỗ

trợ xếp thời khóa biểu đính kèm) Sản phẩm có những ưu điểm chính như sau:

- Sản phẩm đã cơ bản đáp ứng được yêu cầu riêng của trường THCS Yên

5

Lạc và cũng được một số trường khác ứng dụng như: THCS Yên Thịnh, THCS Yên Hùng, THCS Lê Đình Kiên

- Sản phẩm đã giúp cho việc xếp thời khóa biểu thủ công (theo thói quen khó bỏ của hầu hết các trường trên địa bàn huyện Yên Định) một cách nhanh chóng hơn, đỡ vất vả hơn Việc điều chỉnh tiết dạy cũng rất dễ dàng, trực quan, sinh động

- Thời gian xếp thời khóa biểu, điều chỉnh thời khóa biểu thủ công thông thường phải mất cả buổi Khi sử dụng sản phẩm này, thời gian xếp, điều chỉnh

có thể được rút ngắn lại đáng kể, chỉ mất khoảng vài giây cho những điều chỉnh nhỏ; mất khoảng 40, 50 phút cho những thay đổi lớn, phức tạp

- Sản phẩm được thiết kế theo nhu cầu cá nhân, phù hợp với yêu cầu của trường THCS Yên Lạc Khả năng tùy biến của sản phẩm cao, có thể áp dụng được cho các trường khác có cùng điều kiện

- Giao diện trực quan, thao tác trực tiếp trên thời khóa biểu một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất

- Theo dõi được các tiết trùng nhau của giáo viên

- Theo dõi được số ngày nghỉ của giáo viên

- Theo dõi được số tiết 5 của giáo viên

- Tùy chỉnh đổi giờ nhanh chóng trong trường hợp giáo viên nghỉ đột xuất hoặc các trường hợp cần thiết khác

- Thống kê được số tiết dạy của từng giáo viên trong thời khóa biểu

- Tô mầu/bỏ tô mầu tự động các ô có cùng giáo viên khi cần, để người xếp

dễ theo dõi

- Có thể theo dõi/bỏ theo dõi nhiều giáo viên cùng lúc (bằng cách tô mầu

tự động)

- Dễ dàng thay đổi vị trí các môn học bằng cách đảo vị trí hai ô bất kỳ (sử dụng VBA)

- Theo dõi so sánh được số tiết của từng lớp, từng giáo viên, từng môn học, đối chiếu với số liệu chuẩn

- Xuất được bản in thời khóa biểu chung toàn trường, thời khóa biểu riêng cho từng lớp, thời khóa biểu riêng cho từng giáo viên

- Có thể chia sẻ, áp dụng cho một số trường trong khu vực có cùng điều kiện

Tuy nhiên, về cơ bản, việc xếp thời khóa biểu khi sử dụng file excel này vẫn là xếp thủ công, vẫn phụ thuộc vào tư duy của con người trong việc giải quyết bài toán xếp thời khóa biểu Việc sử dụng cũng cần tuân thủ theo một số hướng dẫn, tránh việc thao tác sai, làm hỏng file excel

6

3.Kết luận, kiến nghị

3.1.Kết luận

Việc nghiên cứu, ứng dụng excel 2010 vào xếp thời khóa biểu như trên đã cho ra những bài học sau:

Việc làm trên đã kích thích sự say mê học hỏi, tìm tòi sáng tạo của người cán bộ quản lý nhà trường; nâng cao trình độ tin học nói riêng và trình độ chuyên môn, năng lực quản lý nói chung

Giúp cho người cán bộ quản lý hiểu cặn kẽ hơn nhiều vấn đề như: đội ngũ giáo viên, chuyên môn, quy định của cấp trên về các môn học, đối tượng học sinh trong trường Vì có như thế mới có thể xếp thời khóa biểu một cách nhanh chóng, phù hợp nhất với đơn vị

Việc tạo file excel nói trên giúp người cán bộ quản lý trong nhà trường phát huy được năng lực cá nhân, có cơ hội được giúp đỡ giáo viên trong việc xếp thời khóa biểu hợp lý; giúp cán bộ quản lý ở trường khác có cùng nhu cầu, điều kiện xếp thời khóa biểu, từ đó tạo sự thân thiện hơn với đồng nghiệp trong

và ngoài nhà trường

3.2.Kiến nghị

Đề nghị các cấp quản lý giáo dục tạo ra các điều kiện, các sân chơi phù hợp để các giáo viên, cán bộ quản lý có điều kiện trau dồi, phát huy các năng lực

cá nhân

Trên đây là sáng kiến ứng dụng tính năng Conditional Formatting kết hợp với một số hàm cơ bản để xếp thời khóa biểu bằng excel 2010 Sáng kiến đã được khởi tạo và ứng dụng từ năm học 2014-2015 đến nay Tuy nhiên, sản phẩm

vẫn không thể tránh được những hạn chế Tôi rất mong nhận được sự đóng góp

ý kiến của đồng nghiệp và của Ban giám khảo để cho sản phẩm của tôi ngày càng được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn

XÁC NHẬN CỦA HIỆU TRƯỞNG Yên Định, ngày 14 tháng 04 năm 2017

Tôi xin cam đoan đây là SKKN của mình viết, không sao chép nội dung của người khác

Người viết

Nguyễn Minh Giang

7

TÀI LIỆU THAM KHẢO

- Phầm mềm xếp thời khóa biểu Thần An của thầy giáo Minh;

- Phần mềm hỗ trợ xếp thời khóa biểu các nhà trường phổ thông TKB 10.0 của Công ty Công nghệ Tin học Nhà trường;

- Phần mềm MoEt TKB Trunghoc - Sắp xếp thời khóa biểu cấp 2 và 3 do

Bộ GD&ĐT phát hành;

- Phần mềm Vietschool tkb xếp thời khóa biểu online

(các tài liệu trên đều được sưu tầm qua Internet, tham khảo để biết chứ không lấy ý tưởng, không lấy cách làm, không trích, chép phần nào trong các tài liệu

đã nêu).

KẾT QUẢ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ĐƯỢC CẤP TRÊN XẾP LOẠI

1 2003-2004 Sử dụng hiệu quả bộ thí nghiệm

2 2013-2014

Một số kinh nghiệm xây dựng phong trào sử dụng dồ dùng dạy học đạt hiệu quả cao ở trường THCS Yên Lạc

C cấp tỉnh

8