SKKN ứng dụng công cụ conditional formatting kết hợp với một số hàm cơ bản để thiết lập file hỗ trợ xếp thời khóa biểu trên excel 2010

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO YÊN ĐỊNH TRƯỜNG THCS YÊN LẠC SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ỨNG DỤNG CÔNG CỤ CONDITIONAL FORMATTING KẾT HỢP VỚI MỘT SỐ HÀM CƠ BẢN ĐỂ THIẾT LẬP FILE HỖ TRỢ XẾP THỜI KHÓA BIỂU TRÊN EXCEL 2010 Người thực hiện: Nguyễn Minh Giang Chức vụ: Phó hiệu trưởng Đơn vị cơng tác: Trường THCS Yên Lạc SKKN thuộc lĩnh vực: Tin học YÊN ĐỊNH, NĂM 2017 MỤC LỤC Nội dung Trang 1.Mở đầu 1.1.Lí chọn đề tài 1.2.Mục đích nghiên cứu 1.3.Đối tượng nghiên cứu 1.4.Phương pháp nghiên cứu 2.Nội dung 2.1.Cơ sở lí luận 2.2.Thực trạng vấn đề 2.2.1 Giới thiêụ khái quát về đơn vi 2.2.2 Giải pháá́p, biện pháá́p trướá́c nghiên cứu 2.2.3 Những thuận lợi khó khăn 2.3.Các giải pháp thực 2.4.Kết đạt được: 3.Kết luận, kiến nghiị 3.1.Kết luận 3.2.Kiến nghiị 1.Mở đầu 1.1.Lí chọn đề tài Cùng vớá́i pháá́t triển vềề̀ kinh tế xã hội, khoa học công nghệ ngày pháá́t triển pháá́t triển nhanh chóng Cơng nghệ thơng tin ứng dụng đến người, nhà nhiềề̀u lĩnh vực Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin để xếp thời khóa biểu cáá́c nhà trường thực kháá́ phổ biến nhiềề̀u cấp độ, cáá́ch thức kháá́c Từ việc ứng dụng Microsoft excel thiết lập cáá́c file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu thủ công tự động đến việc dùng cáá́c phần mềề̀m xếp thời khóa biểu như: Phầm mềề̀m xếp thời khóa biểu Thần An thầy giáá́o Minh giớá́i thiệu; mềề̀m hỗ trợ xếp thời khóa biểu cáá́c nhà trường phổ thông TKB 10.0 Công ty Công nghệ Tin học Nhà trường; phần mềề̀m MoEt TKB Trunghoc - Sắp xếp thời khóa biểu cấp Bộ GD&ĐT pháá́t hành, phần mềề̀m Vietschool tkb xếp thời khóa biểu online Cáá́c phần mềề̀m xếp thời khóa biểu có nhiềề̀u ưu điêm như: tự động, người phải phải can thiệp, phải tư để tìm cáá́c phương áá́n xếp thời khóa biểu Tuy nhiên cáá́c phần mềề̀m xếp thời khóa biểu khơng phải khơng có nhược điểm như: Mỗi người dùng có yêu cầu kháá́c nhau, cáá́c phầm mềề̀m (hoặc file excel) dù tốt khó đáá́p ứng hết cáá́c yêu cầu ngày cao cáá́c nhà trường Việc nạp liệu, nạp điềề̀u kiện theo yêu cầu cáá́c phầm mềề̀m lại vất vả, đơi làm nản lịng người sử dụng Người dùng phải tuân thủ cáá́c thiết kế có sẵn phần mềề̀m, phần tùy biển để phù hợp vớá́i người dùng ngần khơng có Đơi khi, để sử dụng hết cáá́c tính ưu việt cáá́c phần mềề̀m đó, người dùng phải trả tiềề̀n mua qùề̀n Ngồi ra, Vì lý trên, kèm vớá́i lý do thói quen trình độ cơng nghệ thơng tin, mà nay, hầu hết cáá́c trường huyện Yên Điịnh xếp thời khóa biểu thủ cơng (khơng sử dụng phầm mềề̀m xếp tự động) Từ lý trên, thân nghiên cứu “ Ứng dụng công cụ Conditional Formatting kết hợp với số hàm để thiết lập file hỗ trợ xếp thời khóa biểu excel 2010” nhằm đáá́p ứng yêu cầu xếp thời khóa biểu thủ cơng đơn viị cáá́ch thuận lợi, điềề̀u chỉnh thời khóa biểu cáá́ch nhanh chóng cần thiết 1.2.Mục đích nghiên cứu - Tạo file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu thủ công đáá́p ứng cáá́c yêu cầu trường THCS Yên Lạc (và số trường kháá́c có điềề̀u kiện) - Tự học, tự nghiên cứu để nâng cao trình độ cơng nghệ thơng tin người cáá́n lý 1.3.Đối tượng nghiên cứu Cáá́c tính Conditional Formatting kết hợp vớá́i số hàm Microsoft excel 2010 ứng dụng vào toáá́n xếp thời khóa biểu thủ cơng 1.4.Phương pháp nghiên cứu Để thực thành công sáá́ng kiến này, sử dụng kết hợp nhiềề̀u phương pháá́p kháá́c như: - Tham khảo ý kiến đồng nghiệp - Tham khảo sản phẩm kháá́c loại internet - Phương pháá́p thực nghiệm khoa học - Phương pháá́p phân tích, tổng kết kinh nghiệm 2.Nội dung 2.1.Cơ sở lí luận Trong thời đại nay, mặt sống đềề̀u có góp mặt cơng nghệ thơng tin Trong cáá́c văn cáá́c cấp quản lý giáá́o dục trọng đạo việc tăng cường ứng dụng Công nghệ thông tin công táá́c giảng dạy quản lý 2.2.Thực trạng vấn đề 2.2.1 Giơi thiêụ khai quat vê đơn vi Trường THCS Yên Lạc có 249 học sinh chia thành lớá́p Tổng số cáá́n giáá́o viên trường 18 người Có 14 giáá́o viên trực tiếp đứng lớá́p, có 10 giáá́o viên nữ; có người ni nhỏ; có giáá́o viên dạy liên trường nơi kháá́c có giáá́o viên trường kháá́c đến dạy liên trường trường THCS Yên Lạc Yên Lạc xã nghèo nên việc đầu tư sở vật chất cho cáá́c nhà trường nói chung cịn hạn chế Tồn trường có máá́y tính phục vụ cho cơng táá́c quản lý, 01máá́y tính phụ vụ việc ứng dung CNTT cho công táá́c giảng dạy Chưa có phịng máá́y để dạy mơn Tin học cho học sinh 2.2.2 Giải pháp áp dụng trước nghiên cứu Trướá́c nghiên cứu tạo file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu, việc xếp thời khóa biểu trường THCS Yên Lạc thực xếp thủ công excel, bảng biểu thông thường Khi đó, hiệu việc xếp thời khóa biểu không cao gặp phải vấn đềề̀ sau: + Việc thay đổi viị trí mơn học vất vả phải xóa đi, nhập lại Việc làm dễ gây sai lệch quáá́ trình thao táá́c nhiềề̀u gây mỏi mệt tinh thần, tập trung + Rất khó theo dõi tổng số tiết, số tiết người, cáá́c tiết trùng, số ngày nghỉ giáá́o viên tuần 2.2.3 Những thuận lợi khó khăn đơn vị xếp thời khóa biểu a) Thuận lợi Việc có lớá́p, học sinh có khó khăn nhiềề̀u hoạt động nhà trường cáá́c hoạt động tập thể, lao động lại tương đối thuận lợi cho việc xếp thời khóa biểu b) Khó khăn - Việc giáá́o viên dẫn đến giáá́o viên phải dạy nhiềề̀u tiết Số tiết giáá́o viên dày đặc thời khóa biểu khiến cho việc điềề̀u chỉnh tiết trùng, bố trí ngày nghỉ cho giáá́o viên mơn, giáá́o viên chủ nhiệm kháá́ vất vả - Nhiềề̀u giáá́o viên dạy liên trường (4 liên trường đến liên trường đi) nên vướá́ng cáá́c liịch cố điịnh trường kháá́c, điềề̀u chỉnh linh hoạt theo tình cụ thể quáá́ trình xếp thời khóa biểu - Việc xếp thời khóa biểu thủ cơng gặp nhiềề̀u khó khăn (như trình bày trên) 2.3 Các giải pháp thực 2.3.1 Các giải pháp chung Ứng dụng công cụ Condittional Formatting kết hợp số hàm excel 2010 để tạo file excel hỗ trợ việc xếp thời khóa biểu thủ cơng, khắc phục cáá́c khó khăn nêu Áp dụng thực tế vào việc xếp thời khóa biểu trường THCS Yên Lạc số trường kháá́c THCS Yên Thiịnh, THCS Yên Hùng, THCS Lê Đình Kiên, từ rút kinh nghiệm, điềề̀u chỉnh, hồn thiện dần sản phẩm 2.3.2 Các giải pháp cụ thể (xin xem kiểm nghiệm cụ thể, trực quan file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu đính kèm) a) Tơ mầu tự động tùy ý có tên giáo viên để tiện theo dõi Cáá́c có tên giáá́o viên tô màu theo cáá́ch sau: Cách 1: Trong công cụ Condittional Formatting, lập công thức kiểm tra điềề̀u kiện cáá́c thời khóa biểu, ô có tên giáá́o viên vớá́i ô có tên giáá́o viên đáá́nh dấu chấm tròn trướá́c tên giáá́o viên (tên giáá́o viên thể điịa B4:B33 sheet TKB) tô màu (theo mầu điịnh sẵn) Cáá́ch cho tô mầu giáá́o viên lúc Khi chọn giáá́o viên kháá́c, giáá́o viên trướá́c tự động bỏ tô mầu Nếu muốn bỏ tô mầu cho tất giáá́o viên, theo cáá́ch này, chọn chấm trịn cùng, khơng tương ứng vớá́i tên giáá́o viên Trong hình, có tên giáo viên Huỳnh tô mầu đánh dấu vào chấm trịn sau tên giáo viên Cách 2: Trong cơng cụ Condittional Formatting, lập công thức kiểm tra điềề̀u kiện cáá́c ô thời khóa biểu, ô có tên giáá́o viên vớá́i có tên giáá́o viên đáá́nh dấu dấu tích vào vng trướá́c tên giáá́o viên, tơ mầu Cáá́ch cho phép tô mầu nhiềề̀u giáá́o viên lúc, vớá́i cáá́c mầu kháá́c Nếu muốn bỏ tô mầu cho giáá́o viên nào, theo cáá́ch này, bỏ dấu tích vng trướá́c tên giáá́o viên Cách 3: Dùng VBA để gáá́n giáá́ triị ô thời vớá́i cố điịnh (ví dụ A1) Trong công cụ Condittional Formatting, lập công thức kiểm tra điềề̀u kiện cáá́c thời khóa biểu, có tên giáá́o viên trùng vớá́i tên giáá́o viên A1, tơ mầu Cáá́ch giúp xem xét nhanh cáá́c thời khóa biểu có giáá́o viên vớá́i thời Cáá́ch tô mầu 01 giáá́o viên lúc Tổng hợp cáá́ch lúc tơ mầu kháá́c cho giáá́o viên, cho vài giáá́o viên tất giáá́o viên Tuy nhiên không nên tô mầu quáá́ nhiềề̀u giáá́o viên lúc (như dễ hoa mắt) b) Báo tiết trùng tên giáo viên Trong công cụ Condittional Formatting, lập công thức kiểm tra điềề̀u kiện cáá́c thời khóa biểu, dịng mà có từ trở lên có tên giáá́o viên đáá́nh dấu gạch ngang chữ cáá́c c) Theo dõi số ngày nghỉ giáo viên Kết hợp cáá́c hàm excel để đếm số ngày nghỉ giáá́o viên thời khóa biểu, đồng thời so sáá́nh vớá́i số ngày nghỉ điịnh mức cho phép giáá́o viên (thể điịa F4:F33 sheet TKB) d) Đếm số tiến giáo viên Trong xếp thời khóa biểu cần cơng việc bố trí tiết cáá́c giáá́o viên, tráá́nh việc so sáá́nh, đoàn kết nhà trường Trong sản phẩm sử dụng kết hợp nhiềề̀u hàm excel để đếm số tiết giáá́o viên (kết hiển thiị G4: G33 sheet TKB) Ngồi ra, cáá́c chứa tiết tương ứng giáá́o viên tô mầu tự động để cảnh báá́o cho người dùng (tương tự cáá́ch tô mầu tên giáá́o viên nêu trên): có 0- tiết để ngun mầu trắng, tiết tơ mầu xanh, tiết tơ mầu cam, 4-5 tiết tơ mầu đỏ e) Sở đồ hóa phân bố tiết giáo viên Sơ đồ phân bổ tiết dạy giáá́o viên thể phần thời khóa biểu (như hình minh họa) Muốn xem sơ đồ phân bổ số tiết giáá́o viên chọn tên giáá́o viên cáá́ch đáá́nh dấu vào chấm trịn tương ứng sau tên giáá́o viên f) Tạo công cụ đổi liệu hai cho Trong quáá́ trình xếp thời khóa biểu thủ cơng, đổi chỗ hai hay nhiềề̀u ô cho việc thường xuyên phải làm Việc copy dáá́n nhập lại liệu lâu, gây nhàm cháá́n, rễ sai sót Để thuận tiện hơn, file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu tạo công cụ hoáá́n đổi liệu hai ô cho (sử dụng VBA) Nếu muốn đổi chỗ liệu ô nào, cần click chuột phải vào ô tương ứng (tương tự chơi Pikachu chuột phải) Ngoài ra, file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu thủ cơng cịn có số tính kháá́c thể trực tiếp file excel gửi kèm 2.4.Hiệu Sau quáá́ trình nghiên cứu, chỉnh sửa, thực nghiệm, đến file excel hỗ trợ việc xếp thời khóa biểu thủ cơng hồn thiện (có file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu đính kèm) Sản phẩm có ưu điểm sau: - Sản phẩm đáá́p ứng yêu cầu riêng trường THCS Yên Lạc số trường kháá́c ứng dụng như: THCS Yên Thiịnh, THCS Yên Hùng, THCS Lê Đình Kiên - Sản phẩm giúp cho việc xếp thời khóa biểu thủ cơng (theo thói quen khó bỏ hầu hết cáá́c trường điịa bàn huyện Yên Điịnh) cáá́ch nhanh chóng hơn, đỡ vất vả Việc điềề̀u chỉnh tiết dạy dễ dàng, trực quan, sinh động - Thời gian xếp thời khóa biểu, điềề̀u chỉnh thời khóa biểu thủ cơng thơng thường phải buổi Khi sử dụng sản phẩm này, thời gian xếp, điềề̀u chỉnh rút ngắn lại đáá́ng kể, khoảng vài giây cho điềề̀u chỉnh nhỏ; khoảng 40, 50 phút cho thay đổi lớá́n, phức tạp - Sản phẩm thiết kế theo nhu cầu cáá́ nhân, phù hợp vớá́i yêu cầu trường THCS Yên Lạc Khả tùy biến sản phẩm cao, áá́p dụng cho cáá́c trường kháá́c có điềề̀u kiện - Giao diện trực quan, thao táá́c trực tiếp thời khóa biểu cáá́ch nhanh chóng, hiệu - Theo dõi cáá́c tiết trùng giáá́o viên - Theo dõi số ngày nghỉ giáá́o viên - Theo dõi số tiết giáá́o viên - Tùy chỉnh đổi nhanh chóng trường hợp giáá́o viên nghỉ đột xuất cáá́c trường hợp cần thiết kháá́c - Thống kê số tiết dạy giáá́o viên thời khóa biểu - Tơ mầu/bỏ tơ mầu tự động cáá́c có giáá́o viên cần, để người xếp dễ theo dõi - Có thể theo dõi/bỏ theo dõi nhiềề̀u giáá́o viên lúc (bằng cáá́ch tô mầu tự động) - Dễ dàng thay đổi viị trí cáá́c mơn học cáá́ch đảo viị trí hai ô (sử dụng VBA) - Theo dõi so sáá́nh số tiết lớá́p, giáá́o viên, môn học, đối chiếu vớá́i số liệu chuẩn - Xuất in thời khóa biểu chung tồn trường, thời khóa biểu riêng cho lớá́p, thời khóa biểu riêng cho giáá́o viên - Có thể chia sẻ, áá́p dụng cho số trường khu vực có điềề̀u kiện Tuy nhiên, vềề̀ bản, việc xếp thời khóa biểu sử dụng file excel xếp thủ công, phụ thuộc vào tư người việc giải toáá́n xếp thời khóa biểu Việc sử dụng cần tuân thủ theo số hướá́ng dẫn, tráá́nh việc thao táá́c sai, làm hỏng file excel 3.Kết luận, kiến nghị 3.1.Kết luận Việc nghiên cứu, ứng dụng excel 2010 vào xếp thời khóa biểu cho học sau: Việc làm kích thích say mê học hỏi, tìm tịi sáá́ng tạo người cáá́n quản lý nhà trường; nâng cao trình độ tin học nói riêng trình độ chun mơn, lực quản lý nói chung Giúp cho người cáá́n quản lý hiểu cặn kẽ nhiềề̀u vấn đềề̀ như: đội ngũ giáá́o viên, chuyên môn, quy điịnh cấp vềề̀ cáá́c môn học, đối tượng học sinh trường Vì có mớá́i xếp thời khóa biểu cáá́ch nhanh chóng, phù hợp vớá́i đơn viị Việc tạo file excel nói giúp người cáá́n quản lý nhà trường pháá́t huy lực cáá́ nhân, có hội giúp đỡ giáá́o viên việc xếp thời khóa biểu hợp lý; giúp cáá́n quản lý trường kháá́c có nhu cầu, điềề̀u kiện xếp thời khóa biểu, từ tạo thân thiện vớá́i đồng nghiệp nhà trường 3.2.Kiến nghị Đềề̀ nghiị cáá́c cấp quản lý giáá́o dục tạo cáá́c điềề̀u kiện, cáá́c sân chơi phù hợp để cáá́c giáá́o viên, cáá́n quản lý có điềề̀u kiện trau dồi, pháá́t huy cáá́c lực cáá́ nhân Trên sáá́ng kiến ứng dụng tính Conditional Formatting kết hợp vớá́i số hàm để xếp thời khóa biểu excel 2010 Sáá́ng kiến khởi tạo ứng dụng từ năm học 2014-2015 đến Tuy nhiên, sản phẩm tráá́nh hạn chế Tơi mong nhận đóng góp ý kiến đồng nghiệp Ban giáá́m khảo sản phẩm tơi ngày hồn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn XÁC NHẬN CỦA HIỆU TRƯỞNG Yên Định, ngày 14 tháng 04 năm 2017 Tôi xin cam đoan SKKN viết, khơng chép nội dung người kháá́c Người viết Nguyễn Minh Giang TÀI LIỆU THAM KHẢO - Phầm mềề̀m xếp thời khóa biểu Thần An thầy giáá́o Minh; - Phần mềề̀m hỗ trợ xếp thời khóa biểu cáá́c nhà trường phổ thông TKB 10.0 Công ty Công nghệ Tin học Nhà trường; - Phần mềề̀m MoEt TKB Trunghoc - Sắp xếp thời khóa biểu cấp Bộ GD&ĐT pháá́t hành; - Phần mềề̀m Vietschool tkb xếp thời khóa biểu online (các tài liệu sưu tầm qua Internet, tham khảo để biết không lấy ý tưởng, không lấy cách làm, khơng trích, chép phần tài liệu nêu) KẾT QUẢ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ĐƯỢC CẤP TRÊN XẾP LOẠI STT Năm học Tên Sáng kiến 2003-2004 Sử dụng hiệu thí nghiệm điện lớá́p 2013-2014 Một số kinh nghiệm xây dựng phong Kết xếp loại A cấp tỉnh Ghi C cấp tỉnh trào sử dụng dồ dùng dạy học đạt hiệu cao trường THCS Yên Lạc ... thân nghiên cứu “ Ứng dụng công cụ Conditional Formatting kết hợp với số hàm để thiết lập file hỗ trợ xếp thời khóa biểu excel 2010? ?? nhằm đáá́p ứng yêu cầu xếp thời khóa biểu thủ công đơn viị cáá́ch... việc ứng dụng Microsoft excel thiết lập cáá́c file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu thủ cơng tự động đến việc dùng cáá́c phần mềề̀m xếp thời khóa biểu như: Phầm mềề̀m xếp thời khóa biểu Thần... nghiên cứu tạo file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu, việc xếp thời khóa biểu trường THCS Yên Lạc thực xếp thủ công excel, bảng biểu thông thường Khi đó, hiệu việc xếp thời khóa biểu khơng cao