Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý VIETRANS.

Việc hình thành bộ phận theo quá trình là phương thức khá phổ biến đối với các tổ chức có dây chuyền hoạt động chặt chẽ, có thể phân chia thành những cung đoạn mang tính độc lập tương đối, rất thích hợp với phân hệ sản xuất.

Đặng Hồng Quân QLKT44B PHẦN MỞ ĐẦU Nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý là một đòi hỏi khách quan của các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường.Đây là một vấn đề hết sức phức tạp và đóng một vai trò đặc biệt quan trọng, bởi vì hoạt động của nó là những lao động làm việc trong lĩnh vực quản lý. Hoạt động lao động của nó có tác dụng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh chung của doanh nghiệp. Đối với tất cae mọi doanh nghiệp, mục tiêu lớn nhất của hoạt động sản xuất kinh doanh chính là lợi nhuận. Để đạt được hiệu quả cao trong kinh doanh luôn là vấn đề đặt ra cho các nhà quản lý. Trong nền kinh tế thị trường để tồn tại và phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp phải biết kinh doanh có hiệu quả. Để kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất trên cơ sở vật chất kỹ thuật và lao động đã có, cần phải xác định phương hướng, cách thức đầu tư, và các biện pháp sử dụng các điều kiện sẵn có của mình. Bên cạnh đó một nhân tố có ảnh hưởng và tác động rất lớn đến hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp đó chính là hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý. Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp là nhằm hoàn thiện quá trình sản xuất kinh doanh với chất lượng cao, tiết kiệm tối đa thời gian lao động, đồng thời làm cho bộ máy gọn nhẹ, năng động hoạt động nhịp nhàng đạt hiệu quả cao. Bộ máy quản lý hoạt động có hiệu quả góp phần vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì sẽ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp và cho người lao động. Muốn bộ máy quản lý hoạt động có hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải có biện pháp khắc phục những tồn tại, những hạn chế mà doanh nghiệp đang gặp phải. Một trong những biện pháp trên là: “ Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý “ . Việc hoàn thiện bộ máy quản lý đồng thời phải tiến hành nhiều biện pháp như :  Hoàn thiện chức năng - nhiệm vụ của các bộ phận chức năng.  Hoàn thiện cơ cấu tổ chức.  Hoàn thiện cơ chế quản lý. Như vậy, việc hoàn thiện bộ máy quản lý không phải là một việc làm đơn giản, mà nó đòi hỏi phải có sự nghiên cứu khoa học. Hoàn thiện tổ chức lao động, phân phối và sử dụng lao động một cách hợp lý và có hiệu quả là một vấn đề lớn, có ý nghĩa quan trọng trong phát triển kinh tế, tăng năng xuất lao động. Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans 1 Đặng Hồng Quân QLKT44B Qua thời gian thực tập tại công ty giao nhận kho vận ngoại thương, em đã chọn đề tài: “ Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại công ty giao nhận kho vận ngoại thương”. Trên cơ sở tình hình thực tế về bộ máy quản lý của công ty giao nhận kho vận ngoại thương, kết hợp với một số phương pháp nghiên cứu như: Khảo sát, thống kê, phân tích số liệu .Bài viết này đã đi vào nghiên cứu những vấn đề còn tồn tại của bộ máy quản lý, góp phần tháo gỡ những vướng mắc mà công ty đã gặp phải trong thời gian qua, từ đó đưa ra một bộ máy quản lý hoàn thiện hơn, phù hợp với nền kinh tế thị trường hơn trong thời gian tới. Chính vì vậy em đã chọn đề tài này. Đề tài bao gồm những nội dung cơ bản sau đây: Chương I : Lý luận chung về cơ cấu bộ máy quản lý doanh nghiệp. Chương II : Thực trạng cơ cấu bộ máy quản lý tại VIETRANS. Chương III : Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý của VIETRANS. Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans 2 Đặng Hồng Quân QLKT44B CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP I. BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP. 1. Khái niệm và vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp. 1.1. Khái niệm. Như chúng ta đã biết thực chất của quản lý doanh nghiệp là quản lý con người bởi con người là một trong ba yếu tố cơ bản của lực lượng sản xuất. Trong mọi hệ thống sản xuất con người luôn giữ vị trí trung tâm và có ý nghĩa quyết định. Quy mô doanh nghiệp càng mở rộng, trình độ kỹ thuật càng phức tạp thì vai trò của quản lý càng được nâng cao và thực tế đã trở thành một nhân tố hết sức quan trọng để tăng năng xuất lao động, tăng hiệu quả kinh tế. Vì thế bộ máy quản lý doanh nghiệp là tập hợp các bộ phận, phân hệ với trách nhiệm quyền hạn nhất định được phân công thực hiện các chức năng quản lý. Bộ máy quản lý gồm hai yếu tố cơ bản nhất đó là cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý. a) Cơ cấu tổ chức : Cơ cấu tổ chức quản lý là tổng hợp các bộ phận (đơn vị cá nhân ) khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp những khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức quản lý là hình thức phân công nhiệm vụ trong lĩnh vực quản lý. Có tác động đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp quản lý, một mặt phản ánh cơ cấu trách nhiệm của mỗi người trong hệ thống, mặt khác có tác động tích cực trở lại đối với việc phát triển doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức quản lý trước hết là bản thân cơ cấu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Giữa cơ cấu tổ chức quản lý với cơ Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans 3 Đặng Hồng Quân QLKT44B cấu sản xuất của doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ hữu cơ với nhau. Đây là mối quan hệ giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý. Cơ cấu tổ chức quản lý được hình thành bởi các bộ phận quản lý và các cấp quản lý. Bộ phận quản lý là đơn vị riêng biệt có những chức năng quản lý nhất định như cấp doanh nghiệp, cấp phân xưởng… Số bộ phận quản lý phản ánh sự phân chia chức năng quản lý theo chiều ngang, còn số cấp quản lý thể hiện sự phân chia theo chiều dọc. Sự phân chia chức năng theo chiều ngang là biểu hiện của trình độ chuyên môn hoá trong phân công lao động quản lý, sự phân chia chức năng theo chiều dọc tuỳ thuộc vào mức độ tập trung hoá trong quản lý. b.Đội ngũ cán bộ quản lý :  Khái niệm chung về cán bộ quản lý : Trong cán bộ quản lý có hai khái niệm cơ bản là: • Khái niệm 1: Cán bộ quản lý là người thực hiện những mục tiêu nhất định thông qua người khác. • Khái niệm 2 : Cán bộ quản lý là những người có thẩm quyền ra quyết định dù được phân quyền hay uỷ quyền.  Trong doanh nghiệp, cán bộ quản lý có thể phân chia theo nhiều tiêu chí sau đây : • Theo cấp bậc quản lý : Có 3 loại cán bộ quản lý là: cán bộ quản lý cấp cao, cấn bộ quản lý cấp trung, cán bộ quản lý cấp cơ sở. Cán bộ quản lý cấp cao : Là những người có quyền ra quyết định chiến lược. Cán bộ quản lý cấp trung : Là những người có quyền ra các quyết định chiến thuật. Những quyết định chiến thuật là những quyết định có liên quan đến những lĩnh vực,bộ phận, phân hệ của hệ thống. Cán bộ quản lý cấp cơ sở : Là những người có quyền ra các quyết định mang tính tác nghiệp cho những đơn vị cơ sở hệ thống. • Theo lĩnh vực quản lý có : Cán bộ quản lý Marketing, cán bộ quản lý tài chính, cán bộ quản lý sản xuất, cán bộ quản lý nhân lực. Cán bộ quản lý Marketing : Là những người có quyền ra các quyết định mang tính chiến lược Marketing và các kế hoạch tác nghiệp (Hành động) Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans 4 Đặng Hồng Quân QLKT44B Cán bộ quản lý tài chính : Là những người có quyền ra các quyết định mang tính xây dựng chiến lược, nguồn tài chính, kế hoạch, ngân sách. Cán bộ quản lý sản xuất : Là những người có quyền ra các quyết định mang tính chiến lược liên quan đến quản lý nguồn nhân lực, tập thể lao động, phân tích nguồn nhân lực và các kế hoạch tác nghiệp. 1.2. Vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Quá trình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp đều nhằm thực hiện một số mục tiêu nhất định. Để thực hiện được những mục tiêu đó, trong mỗi doanh nghiệp đòi hỏi phải có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình tổ chức, thực hiện. Lực lượng này chính là lực lượng quản lý doanh nghiệp hình thành nên cán bộ quản lý doanh nghiệp. Trong bộ máy quản lý doanh nghiệp có sự sắp xếp, bố trí lao động quản lý, có sự kết hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong cơ cấu. Từ sự phối kết hợp lý này mà khả năng chuyên môn, chí sáng tạo của mỗi thành viên được khai thác phục vụ cho mục tiêu quản lý nói riêng và mục tiêu toàn doanh nghiệp nói chung. Cụ thể :  Chức năng ( hay gọi chiến lược của tổ chức ) quyết định cơ cấu tổ chức, chức năng mà thay đổi cơ cấu tổ chức thay đổi theo.  Cơ cấu có ảnh hưởng tới chức năng ( cơ cấu hợp lý chức năng được thực hiện và ngược lại cơ cấu không hợp lý chiến lược không được thực hiện).  Chiến lược luôn luôn thay đổi, cơ cấu lại tạo ra sự ổn định. Như vậy, nếu không có bộ máy quản lý thì không có lực lượng tiến hành nhiệm vụ quản lý và không có quá trình tổ chức nào thực hiện được nêu không có bộ máy quản lý. Chính vì thế mà trong doanh nghiệp bộ máy quản lý đóng vai trò hết sức quan trọng, nó được coi như là một cơ quan đầu não điều khiển mọi hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp, nó quyết định số phận của doanh nghiệp thông qua hiệu quả quản lý, nó phản ánh sự đi lên của doanh nghiệp, đồng thời bộ máy quản lý có quyết định đến năng suất lao động của doanh nghiệp. Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans 5 Đặng Hồng Quân QLKT44B 2. Các đặc điểm cơ cấu bộ máy quản lý. 2.1. Mô hình tổ chức đơn giản. Đây là phương thức tổ chức đơn giản nhất. Trong tổ chức không hình thành nên các bộ phận. Người lãnh đạo trực tiếp quản lý tất cả các thành viên quản lý của tổ chức. Người lao động được tuyển để thực hiện những nhiệm vụ cụ thể. Các tổ chức rất nhỏ như hộ kinh doanh cá thể, trang trại thường có cấu trúc loại này. 2.2. Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng. Tổ chức theo chức nằng là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân hoạt động trong cùng một lĩnh vực chức năng ( Như marketing, nghiên cứu và phát triển, sản xuất, tài chính, quản lý nguồn nhân lực…) được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu (hình 1). Ưu điểm cụ thể của mô hình này là: Hiệu quả tác nghiệp cao nếu nhiệm vụ có tính tác nghiệp lăp đi lặp lại hằng ngày, phát huy đầy đủ hơn những ưu thế của chuyên môn hoá ngành nghề, giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu, đơn giản hoá việc đào tạo, chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên, và tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất. Nhược điểm của mô hình này là: Thường dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra các chỉ tiêu và chiến lược, thiếu sự phối hợp hành động giữa các phòng ban chức năng, chuyên môn hoá quá mức và tạo ra cách nhìn quá hạn hẹp ở các cán bộ quản lý, hạn chế việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung, đổ trách nhiệm về vấn đề thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất. Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng tương đối dễ hiểu và được hầu hết các tổ chức sử dụng trong một giai đoạn phát triển nào đó, khi tổ chức có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động trong một lĩnh vực, đơn sản phẩm, đơn thị trường. Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans 6 Đặng Hồng Quân QLKT44B Hình 1: Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans 7 Giám Đốc Trợ lý giám đốc Trưởng phòng nhân sự Phó giám đốc Marketing Phó giám đốc Kỹ thuật Phó giám đốc Sản xuất Phó giám đốc Tài chính Nghiên cứu thị trường Lập kế hoạch Marketing Quảng cáo Quản lý bán hàng Kỹ thuật nhiệt Kỹ thuật điện tử Thiết kế Quản lý kỹ thuật Phân xưởng 2 Phân xưởng 1 Trang thiết bị Lập kế hoạch sản xuất Kế toán xuất nhập Kế toán tổng hợp Ngân quỹ Lập kế hoạch tài chính Kiểm tra chất lượng Kế toán thống kê Phân xưởng 3Bán Hàng Đặng Hồng Quân QLKT44B 2.3. Mô hình tổ chức bộ phận theo sản phẩm. Việc hợp nhóm các hoạt đông và đội ngũ nhân sự theo sản phẩm hoặc tuyến sản phẩm đã từ lâu có vai trò ngày càng gia tăng trong các tổ chức quy mô lớn với nhiều dây chuyền công nghệ (hình 2). Ví dụ, hãng procter và Gamble đã từng sử dụng mô hình này một cách có hiệu quả trong nhiều năm. Hình 2:Một cách hợp nhóm bộ phận theo sản phẩm Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans 8 Tổng giám đốc Phó TGĐ marketing Phó TGĐ nhân sự Phó TGĐ sản xuất Phó TGĐ tài chính Giám đốc khu vực mạch vi điện tử Giám đốc khu vực cơ khí Giám đốc khu vực kỹ thuật nhiệt Giám đốc khu vực đo lường điện tử Kỹ thuật Kế toán Kỹ thuật Kế toán Sản xuất Bán hàng Bán hàng Kế toán Bán hàng Sản xuất Đặng Hồng Quân QLKT44B Những ưu điểm chính của mô hình này là: Việc quy định trách nhiệm đối với các mục tiêu cuối cùng tương đối dễ dàng, việc phối hợp hành động giữa các phòng ban chức năng vì mục tiêu cuối cùng có hiệu quả hơn, tạo khả năng tốt hơn cho việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung, các đề xuất đổi mới công nghệ dễ được quan tâm, có khả năng lớn hơn là khách hàng sẽ được tính tới khi đề ra quyết định. Nhược điểm tiềm ẩn của mô hình này là: Sự tranh giành quyền lực giữa các tuyến sản phẩm có thể dẫn đến phản hiệu quả, cần nhiều người có năng lực quản lý chung, có xu thế làm cho việc thực hiện các dịch vụ hỗ trợ tập trung trở nên khó khăn, làm nảy sinh khó khăn đối với việc kiểm soát của cấp quản lý cao nhất. 2.4. Mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư. Hình 3: Mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans 9 Tổng giám đốc Phó TGĐ marketing Phó TGĐ nhân sự Phó TGĐ tài chính Giám đốc khu vực miền bắc Giám đốc khu vực miền trung Giám đốc khu vực miền nam Sản xuất Nhân sự Kế toánKỹ thuật Bán hàng Đặng Hồng Quân QLKT44B Việc hình thành bộ phận dựa vào lãnh thổ là một phương thức khá phổ biến ở các tổ chức hoạt động trên phạm vi địa lý rộng. Trong trường hợp này, điều quan trọng là các hoạt động trong một khu vực hay địa dư nhất định được hợp nhóm và giao cho một người quản lý,( ví dụ như hình 3). Các doanh nghiệp thường sử dụng mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư khi cần tiến hành các hoạt động giống nhau ở các khu vực địa lý khác nhau, chẳng hạn trong việc tổ chức dây chuyền lắp rắp ôtô hay tổ chức mạng lưới phân phối. nhiều cơ quan nhà nước như cơ quan thuế, toà án, bưu điện…áp dụng hình thức tổ chức này nhằm cung cấp những dịch vụ giống nhau, đồng thời ở mọi nơi trong cả nước. Những ưu điểm của mô hình tổ chức theo địa dư là: chú ý đến nhu cầu thị trường và những vấn đề địa phương, có thể phối hợp hành động của các bộ phận chức năng và hướng các hoạt động này vào các thị trường cụ thể, tận dụng được tính hiệu quả của các nguồn lực và hoạt động tại địa phương, có được thông tin tốt hơn về thị trường và tạo điều kiện thuận lợi để đào tạo các cán bộ quản lý chung. Nhược điểm bao gồm: Khó duy trì hoạt đông thực tế trên diện rộng của tổ chức một cách nhất quán, đòi hỏi phải có nhiều cán bộ quản lý, công việc có thể bị trùng lắp, khó duy trì việc ra quyết định và kiểm tra một cách tập trung. 2.5. Mô hình tổ chức bộ phận theo dõi khách hàng. Những nhu cầu mang đặc trưng riêng của khách hàng đối với các sản phẩm và dịch vụ đã dẫn nhiều nhà cung ứng đến với việc hình thành bộ phận dựa trên cơ sở khách hàng, Ví dụ, một trường đại học có các lớp học buổi tối để thu hút những người có nhu cầu học tập nhưng không thể đến trường vào ban ngày, các hoạt động quyên góp, cứu tế được sắp xếp trên cơ sở phân loại những nhóm người cần giúp đỡ. Một doanh nghiệp có thể có một chi nhánh bán hàng công nghiệp và một chi nhánh bán hàng tiêu dùng. Hình 4 minh hoạ một cách tổ chức phân chia bộ phận điển hình theo khách hàng ở một công ty thương mại. Tuy mô hình tổ chức bộ phận theo khách hàng ít được sử dụng như một mô hình duy nhất hoặc như một dạng cơ cấu tổ chức chính, song nó thường được sử dụng cho một tổ chức tổng thể . Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans 10 . nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý của VIETRANS. Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans 2 Đặng Hồng Quân QLKT44B CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU BỘ MÁY. Cơ cấu tổ chức quản lý trước hết là bản thân cơ cấu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Giữa cơ cấu tổ chức quản lý với cơ Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản