II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA VIETRANS
3. Hoàn thiện phương thức phân quyền.
Các chiến lược quan trọng và những vấn đề quản lý tầm vĩ mô đều do ban giám đốc quyết định có sự tham mưu của các phòng ban chức năng. Nhưng trong công việc cụ thể thì phân quyền sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Mang lại sự độc lập tương đối cho tổ chức, và các phòng ban để họ có thể điều khiển công việc một cách chủ động nhất vừa nhanh chóng giải quyết công việc vừa đỡ gây tốn kém cho công ty.
Tỷ trọng quyết định được đề ra ở các cấp quản lý thấp hơn nên được trao nhiều hơn. Ví dụ như phòng tài vụ mà đứng đầu là trưởng phòng nên được trao những quyền hạn lớn hơn trong việc cấp vốn và đưa ra các khoản chi tiêu ở mức độ cao hơn mà không phải thông qua ban giám đốc.
Cho phép các phòng ban trực thuộc phòng ban cấp dưới được đưa ra những quyết định chủ động hơn. Ví dụ như : Phòng triển lãm có thể được chủ động đứng ra tổ chức những buổi triển lãm để giới thiệu những ngành hàng và hoạt động kinh doanh của công ty. Phòng vận tải có thể chủ động tham gia chuyên chở hàng hóa dung chức năng và nhiệm vụ của mình mà không phải thông qua phòng tổng hợp hay các phòng ban chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp.
Chính sự ôm đồm của các cấp quản lý đã làm giảm tiến độ và mất thời gian không cần thiết mà cấp dưới có thể làm tốt hơn..
Để đạt được mục tiêu chung của toàn công ty thì phải có quá trình liên kết hoạt động của các phòng ban và của từng con người trong tổ chức.
Mục tiêu lớn nhất của phối hợp là đạt được sự thống nhất hoạt động của các phòng ban bên trong cũng như bên ngoài của công ty.
Hiện nay thi sự phối hợp giữa các phòng ban tuy đã có sự tiến bộ nhưng vẫn chưa nhuần nhuyễn và nhịp nhàng và vẫn còn có sự chồng chéo các chức năng.
Như vậy ban giám đốc là những nhà quản lý cấp cao nhất phải có các kế hoạch để làm thay đổi tốt hơn bằng cách.
Xây dựng các kênh thông tin ngang dọc lên xuống thông suốt giữa các bộ phận và các cấp quản lý.
Duy trì đựợc mối liên hệ công việc giữa các bộ phận và trong mỗi bộ phận riêng lẻ.
Duy trì được mối liên hệ giữa tổ chức với các khách hàng và đối tác, các cơ quan quản lý nhà nước…
Để hoạt động phối hợp của công ty đạt hiệu quả cao thì nhà quản lý mà cụ thể là ban giám đốc phải tiến hành những biện pháp sau: Lập ra các kế hoạch cụ thể và phổ biến rõ ràng tới từng phòng ban và các cá nhân trong công ty.
Đưa ra các hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - kỹ thuật mà bất cứ một công việc nào cũng phải dựa vào nó mà tiến hành thì sẽ đạt đựợc sự thống nhất cao.
Tạo điều kiện dễ dàng cho việc giao tiếp theo chiều dọc ( giảm thiểu số cấp quản lý ).
Có sự giám sát hiệu quả của các nhà quản lý.
Sử dụng công nghệ hiện đại như hệ thống truyền thông để có thể đạt hiệu quả cao.
Tạo ra những nét văn hóa chung của công ty để gắn kết cán bộ công nhân viên trong công ty tạo thành một khối thống nhất.
KẾT LUẬN
Trong quá trình thực tập tại công ty giao nhận kho vận ngoại thương Hà Nội, em nhận thấy rằng trong công ty có những phòng ban
chưa hợp lý cả về số lượng và chất lượng lao động. Có những bộ phận thiếu những lao động có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, lại có những bộ phận thừa những lao động không cần thiết. Qua những lý do trên nên em đã chọn đề tài : “Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại công ty giao nhận kho vận ngoại thương”. Đề tài gồm có ba chương, chương I nêu lên cơ sở lý thuyết liên quan tới việc hoàn thiện bộ máy quản lý, chương II phân tích tình hình thực tế tại công ty, Chương III là do sự kết hợp giữa chương I và II em đã đưa ra những kiến nghị trong việc hoàn thiện hơn nữa cơ cấu bộ máy quản lý tại đây. Những vấn đề cần hoàn thiện trong thời gian sắp tới như: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức, hoàn thiện việc hình thức phân quyền, hoàn thiện việc chuyên môn hóa, hoàn thiện việc phối hợp. Đó là những nội dung hoàn thiện đã được đưa ra trong đề tài của em.
Qua thực tế tìm hiểu tại công ty giao nhận kho vận ngoại thương Hà Nội kết hợp với kiến thức tích lũy được trong quá trình học tập em đã đưa ra một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý của công ty. Bắt đầu từ việc phân chia lại chức năng rõ rang, bố trí lại lao động và sắp xếp lại các phòng ban làm giảm bớt số lượng lao động dư thừa đảm bảo cho bộ máy chuyên tinh giảm nhẹ có hiệu lực phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh hiên nay của công ty.
Vì thời gian tìm hiểu thực tế có hạn nên trong chuyên đề này không phân tích khía cạnh một cách đầy đủ. Với những giải pháp đưa ra em rất mong nhận được ý kiến góp ý quí báu của thầy, cô giáo và các cô chú trong công ty để bài viết của em được hoàn thiện hơn.
Trong thời gian thực tập và làm chuyên đề tốt nghiệp em luôn được sự giúp đỡ tận tình của cô giáo Nguyễn Thị Lệ Thúy và của ban lãnh đạo và các phòng ban chức năng trong công ty. Nhân đây em xin chân thành cảm ơn cô giáo và ban lãnh đạo cùng các phòng ban trong công ty đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp trong thời gian qua.
Sinh viên: Đặng Hồng Quân