Kiểm soát chi phí tại công ty xăng dầu khu vực II (tt)

1 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài nghiên cứu Vấn đề đặt với doanh nghiệp nước cần coi trọng việc tập trung quản lý sử dụng tốt nguồn lực đặc biệt việc sử dụng chi phí thường chiếm vai trò vị trí quan trọng lĩnh vực sản xuất kinh doanh thương mại Công ty Xăng Dầu Khu Vực II doanh nghiệp Nhà Nước hạch toán kinh tế độc lập trực thuộc Tổng Công Ty Xăng Dầu Việt Nam với lĩnh vực hoạt động kinh doanh như: Kinh doanh xăng dầu, sản phẩm hoá dầu loại vật tư thiết bị chuyên dùng xăng dầu; vận tải xăng dầu đường thuỷ đường phục vụ cho việc xuất nhập bán xăng dầu thị trường; dịch vụ uỷ thác xuất khẩu, tiếp nhận, bảo quản, giữ hộ mặt hàng…Với hoạt động kinh doanh đa dạng vậy, vấn đề kiểm soát chặt chẽ chi phí kinh doanh, đảm bảo chi phí không thất thoát, lãng phí quan trọng Hiện tại, công tác kiểm soát chi phí Công ty có nhiều mặt tích cực như: xây dựng hệ thống định mức, phân công phân nhiệm cho phòng, ban, cá nhân Tuy nhiên, việc xây dựng thủ tục chế độ kiểm soát chi phí chưa quan tâm mức, công tác lập dự toán chi phí không đề cập đến Do tình trạng lãng phí chi phí ảnh hưởng đến hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh Nhằm kiểm soát tốt mặt hoạt động Công ty, ngăn ngừa phát sai phạm, kịp thời uốn nắn, chấn chỉnh, góp phần quản lý hiệu chi phí kinh doanh, nâng cao khả cạnh tranh thị trường, đòi hỏi Công ty hoàn thiện hoạt động kiểm soát chi phí kinh doanh Đó lý việc chọn đề tài: “Kiểm soát chi phí Công ty xăng dầu khu vực II” 2 Mục đích nghiên cứu đề tài Luận văn nghiên cứu thực trạng công tác kiểm soát chi phí Công ty xăng khu vực II, nhằm tìm mặt tồn hạn chế, từ mạnh dạn đề xuất giải pháp cụ thể, khoa học nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí kinh doanh đơn vị Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát chi phí kinh doanh Công ty xăng dầu khu vực II bao gồm: Giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp chi phí tài Phạm vi nghiên cứu: Công ty Xăng dầu khu vực II Phƣơng pháp nghiên cứu - Phương pháp tiếp cận thu thập thông tin: Để nghiên cứu công tác kiểm soát chi phí kinh doanh Công ty Xăng dầu khu vực II, phương pháp thực phương pháp vấn - Phương pháp nghiên cứu trình bày luận văn: Trong trình nghiên cứu, tác giả dựa sở phương pháp luận vật biện chứng sử dụng phương pháp: phương pháp thống kê, tổng hợp, phân tích, so sánh lý luận thực tiễn kiểm soát chi phí kinh doanh Công ty Xăng dầu khu vực II Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, luận văn trình bày thành chương: Chương 1: Cơ sở lý luận kiểm soát chi phí kinh doanh doanh nghiệp thương mại Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát chi phí kinh doanh Công ty Xăng dầu khu vực II Chương 3: Hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí kinh doanh Công ty Xăng dầu khu vực II CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm hệ thống kiếm soát nội Trong doanh nghiệp, kiểm soát chức vô quan trọng giúp cho doanh nghiệp tự quản lý hoạt động từ nâng cao hiệu hoạt động Tập hợp tất công cụ kiểm soát gọi hệ thống kiểm soát nội (KSNB) Hiện có nhiều định nghĩa khác hệ thống kiểm soát nội định nghĩa hệ thống KSNB sau: KSNB tập hợp tất yếu tố bên bên doanh nghiệp ảnh hưởng đến hoạt động doanh nghiệp như: người, yếu tố luật pháp, trị, xã hội, phong tục tập quán, thủ tục nhà quản lý đặt để điều hành, quản lý doanh nghiệp,… 1.1.2 Ý nghĩa hệ thống KSNB Một hệ thống KSNB vững mạnh có ý nghĩa sau: - Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh đơn vị hiệu quả, giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn sản xuất kinh doanh (SXKD) - Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mát, hao hụt, gian lận, sử dụng sai mục đích Đảm bảo tính xác, kịp thời số liệu, báo cáo kế toán - Đảm bảo thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động tổ chức quy định pháp luật - Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu đạt mục tiêu đề 4 1.1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB 1.1.3.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát chi phối ý thức kiểm soát thành viên đơn vị tảng phận khác KSNB Môi trường kiểm soát bao gồm toàn nhân tố (bên bên đơn vị) có ảnh hưởng đến trình thiết kế, vận hành tính hữu hiệu KSNB Các nhân tố môi trường kiểm soát bao gồm: a Đặc thù quản lý b Cơ cấu tổ chức c Chính sách nhân d Công tác kế hoạch doanh nghiệp e Bộ phận kiểm toán nội f Các nhân tố bên 1.1.3.2 Hệ thống kế toán Thông qua việc ghi nhận, tính toán, phân loại, tổng hợp, kết chuyển vào sổ lập báo cáo, hệ thống kế toán cung cấp thông tin cần thiết cho trình quản lý mà đóng vai trò quan trọng việc kiểm soát mặt hoạt động đơn vị, nên phận quan trọng hệ thống KSNB 1.1.3.3 Các thủ tục kiểm soát Thủ tục kiểm soát toàn quy trình, sách nhà quản lý thiết lập nhằm mục đích giúp đơn vị kiểm soát rủi ro mà đơn vị gặp phải Các thủ tục kiểm soát thiết kế tùy thuộc vào nét đặc thù cấu tổ chức, hoạt động kinh doanh ,… Chúng thường xây dựng dựa ba nguyên tắc: nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn 5 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm: a Phân chia trách nhiệm đầy đủ b Kiểm soát trình xử lý thông tin nghiệp vụ c Kiểm soát vật chất d Kiểm tra độc lập việc thực e Phân tích soát xét lại việc thực 1.2 KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI 1.2.1 Khái niệm phân loại chi phí 1.2.1.1 Khái niệm chi phí: chi phí toàn hao phí lao động sống lao động vật hoá biểu bang tìên phát sinh trình sản xuất kinh doanh đơn vị mầ đơn vị bỏ kỳ định (tháng, quý, năm) 1.2.1.2 Phân loại chi phí kinh doanh a Phân loại chi phí kinh doanh theo nội dung kinh tế Theo cách phân loại này, toàn chi phí kinh doanh doanh nghiệp thương mại chia thành loại: Chi phí vật tư mua Chi phí tiền lương khoản trích theo lương Chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí dịch vụ mua Chi phí tiền khác b Phân loại chi phí kinh doanh theo công dụng kinh tế Theo cách phân loại này, toàn chi phí kinh doanh doanh nghiệp thương mại chia thành loại: Giá vốn hàng bán Chi phí bán hàng Chi phí QLDN Chi phí tài c Phân loại chi phí kinh doanh theo mối quan hệ chi phí với quy mô sản xuất kinh doanh Theo cách phân loại này, toàn chi phí kinh doanh doanh nghiệp thương mại chia thành loại: Chi phí cố định Chi phí biến đổi Chi phí hỗn hợp d Phân loại chi phí kinh doanh theo phân cấp quyền kiểm soát chi phí đơn vị Theo cách phân loại này, toàn chi phí kinh doanh doanh nghiệp thương mại chia làm hai loại: Chi phí kiểm soát Chi phí không kiểm soát 1.2.2 Kiểm soát chi phí kinh doanh doanh nghiệp thƣơng mại 1.2.2.1 Yêu cầu kiểm soát chi phí Việc ghi nhận chi phí đơn vị cần đảm bảo yêu cầu sau: Tất chi phí ghi nhận; tất chi phí ghi nhận theo chế độ kế toán; nghiệp vụ chi phí phát sinh xác định, cộng dồn hạch toán cách xác; chi phí hạch toán đại diện cho khoản chi tiêu có hiệu lực mục đích SXKD; chi phí phát sinh có thực tập hợp đầy đủ, mực; chi phí phát sinh đảm bảo nguyên tắc phù hợp quán niên độ;… đảm bảo hệ thống KSNB chi phí hữu hiệu 1.2.2.2 Các thủ tục kiểm soát chi phí kinh doanh doanh nghiệp thương mại a Thủ tục kiểm soát giá vốn hàng bán GVHB chịu ảnh hưởng hai trình: mua hàng hóa nhập kho xuất bán hàng hóa Để kiểm soát GVHB, cần kiểm soát chặt chẽ hai trình  Đối với trình mua hàng hóa nhập kho Để kiểm soát chặt chẽ trình mua hàng hóa cần có tham mưu đầy đủ phận liên quan việc kiểm tra, kiểm soát quản lý thực nghiệp vụ như: phận mua hàng (Phòng kinh doanh), phận xét duyệt (thường Giám đốc), phận kho phận kế toán  Đối với trình xuất bán hàng hóa Các thủ tục kiểm soát giá vốn khác tùy thuộc vào phương pháp hạch toán hàng tồn kho b Thủ tục kiểm soát chi phí bán hàng Chi phí bán hàng bao gồm chi phí sau: Chi phí tiền lương khoản trích theo lương nhân viên bán hàng; chi phí vật liệu, dụng cụ dùng cho hoạt động bán hàng; chi phí khấu hao TSCĐ; chi phí dịch vụ mua chi phí tiền khác Như thủ tục kiểm soát chi phí bán hàng thủ tục kiểm soát chi phí c Thủ tục kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí QLDN bao gồm chi phí: Chi phí nhân viên quản lý; chi phí vật liệu quản lý; chi phí dụng cụ, đồ dùng; chi phí khấu hao tài sản cố định; thuế, phí, lệ phí; chi phí dự phòng; chi phí dịch vụ mua ngoài; chi phí tiền khác Do chi phí QLDN bao gồm nội dung tương tự chi phí bán hàng nên thủ tục kiểm soát chi phí tương tự thủ tục kiểm soát chi phí bán hàng 8 1.2.3 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chi phí kinh doanh doanh nghiệp thƣơng mại 1.2.3.1 Lập dự toán chi phí kinh doanh Dự toán chi phí kinh doanh bao gồm dự toán GVHB, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí QLDN Các dự toán lập dựa sở tổng hợp định mức chi phí toàn hàng hóa dịch vụ cung cấp Định mức chi phí xây dựng phương pháp: - Phương pháp thống kê kinh nghiệm - Phương pháp kỹ thuật - Phương pháp kết hợp 1.2.3.2 Tổ chức kế toán lập báo cáo chi phí kinh doanh Thông tin kế toán phục vụ cho kiểm soát nội chi phí kinh doanh trình luân chuyển chứng từ kế toán đến tập hợp chi phí sổ kế toán lập báo cáo chi phí 1.2.3.3 Phân tích biến động chi phí kinh doanh Thông qua việc phân tích tình hình biến động chi phí kinh doanh xác định khả năng, nguyên nhân tác động đến tăng, giảm chi phí thực tế so với chi phí dự toán đặt trước Từ đề biện pháp khắc phục, phương án kinh doanh mới, khai thác khả tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu kinh doanh a Kiểm soát giá vốn hàng bán b Kiểm soát chi phí bán hàng c Kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp CHƢƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC II 2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC II 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển 2.1.2 Vị trí, chức nhiệm vụ Công ty 2.1.2.1 Vị trí Công ty Xăng dầu Khu vực II đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ mặt tài chính, có tư cách pháp nhân, có tài khoản tiền Việt Nam ngoại tệ Ngân hàng, có dấu riêng, tổ chức hoạt động kinh theo pháp luật Nhà nước 2.1.2.2 Chức Công ty thực chức kinh doanh xăng dầu sản phẩm hoá dầu, thực dịch vụ liên quan đến mặt hàng xăng dầu nhằm phục vụ sản xuất, an ninh quốc phòng tiêu dùng địa bàn Thành phố Tỉnh, Thành nước 2.1.2.3 Nhiệm vụ Kinh doanh xăng dầu đáp ứng cho nhu cầu Thành phố Hồ Chí Minh Tỉnh, thành phía Nam, địa bàn hoạt động trải dài từ Ninh Thuận đến Cà Mau 2.1.3 Tổ chức kinh doanh Công ty 2.1.3.1 Quy mô hoạt động Gồm ba đơn vị trực thuộc a Tổng kho xăng dầu Nhà Bè b Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu c Xí nghiệp Dịch vụ xây lắp Thương mại Petrolimex Saigon 2.1.3.2 Cơ cấu tổ chức máy quản lý Công ty Cơ cấu tổ chức máy quản lý Công ty bao gồm: Ban 10 Giám đốc phòng ban chức trực thuộc 2.1.3.3 Tổ chức kế toán Công ty a Tổ chức máy kế toán Công ty b Hình thức tổ chức kế toán Hình thức kế toán áp dụng công ty hình thức nhật biên thực máy tính 2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC II 2.2.1 Môi trƣờng kiểm soát Công ty 2.2.1.1 Cơ cấu tổ chức Về mặt hình thức, thấy cấu tổ chức Công ty chặt chẽ Nhưng Giám đốc người định toàn hoạt động Công ty việc xây dựng chiến lược, phương án kinh doanh, tổ chức thực kiểm tra việc thực chiến lược, phương án kinh doanh phụ thuộc hoàn toàn vào Giám đốc điểm yếu kiểm soát Giám đốc có ý đồ bất lợi cho doanh nghiêp 2.2.1.2 Chính sách nhân Công ty có quy định, thủ tục chặt chẽ tuyển dụng nhằm hình thành đội ngũ công nhân viên chức có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, vi tính, ngoại ngữ, có sức khỏe, đủ khả phối hợp thực tốt nhiệm vụ 2.2.1.3 Công tác kế hoạch Công ty Kế hoạch kinh doanh phòng kinh doanh lập vào số liệu năm trước số liệu năm mà lập kế hoạch kinh doanh cho năm tới 2.2.1.4 Bộ phận kiểm toán nội Hiện tại, Công ty chưa có phận kiểm toán nội bộ, vào cuối quý, kế toán tổng hợp theo yêu cầu kế toán trưởng 11 tiến hành kiểm tra công tác kế toán tài quý 2.2.1.5 Các nhân tố bên Là thành viên Tổng Công ty Xăng Dầu Việt Nam nên hoạt động Công ty bị chi phối lớn Tổng Công ty Ngoài ra, Công ty chịu ảnh hưởng nhân tố khác như: khách hàng, nhà cung cấp, quan thuế, ngân hàng,… 2.2.2 Kiểm soát chi phí kinh doanh Công ty 2.2.2.1 Kiểm soát giá vốn hàng bán Giá vốn hàng bán kỳ Công ty bao gồm giá vốn hàng tiêu thụ giá vốn dịch vụ cung cấp kỳ Kiểm soát giá vốn hàng bán Công ty bao gồm thủ tục kiểm soát giá vốn hàng hoá tiêu thụ giá vốn dịch vụ cung cấp a Kiểm soát giá vốn hàng tiêu thụ Giá vốn hàng hoá tiêu thụ kiểm soát thông qua hai trình: Quá trình mua hàng hóa nhập kho trình xuất kho hàng hóa để bán * Quá trình mua hàng hoá nhập kho Quá trình mua hàng hoá nhập kho thể qua lưu đồ 2.1 Quá trình mua hàng hoá nhập kho Công ty thể qua hai trình: - Quá trình nhập nội địa: Tại văn phòng Công ty kiểm soát giá vốn chủ yếu kiểm soát phần hao hụt Do để kiểm soát chặt chẽ phần chi phí hao hụt Công ty có định mức quy định hao hụt cụ thể - Quá trình nhập uỷ thác: Đối với trình thủ tục kiểm soát Công ty chặt chẽ Công ty lập công thức xác định phí uỷ thác cụ thể Phí uỷ thác Công ty xuất hoá đơn cho khách hàng uỷ thác tính số lượng giám định bồn 12 Phòng Kinh doanh Nhận phiếu yêu cầu mua hàng hoá Lập kế hoạch mua hàng hoá Tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp Phòng Kế toán Chứng từ Nhập liệu vào phần mềm kế toán Ghi nhận tăng HH, tăng NPT, giảm TM, TGNH… Duyệt Tập tin hàng hoá Thông báo lỗi Chứng từ Ký hợp đồng Tiến hành mua N Tổ chức tiếp nhận, kiểm tra, nhập kho toán Báo cáo, kiểm kê, xử lý Lưu đồ 2.1- Quy trình mua hàng hoá nhập kho * Quá trình xuất kho hàng hoá để bán Quá trình xuất kho hàng hoá thể qua lưu đồ 2.2 13 Phòng Kế toán Phòng Kinh doanh Tập tin nợ phải thu Khách hàng Yêu cầu đặt hàng Ký duyệt Nhập liệu Ghi nhận kiểm tra KH Thông báo lỗi No Duyệt Tập tin hàng tồn kho Tập tin đơn đặt hàng Yes Trình GĐ người uỷ quyền duyệt In Yêu cầu đặt hàng Lệnh bán hàng (hoá đơn) Kho Nhà Bè Nhập liệu Nhập liệu Ghi nhận khai báo KH Tập tin khách hàng In lệnh xuất kho Lệnh bán hàng Lệnh xuất kho Phiếu xuất kho N N Ghi nhận in phiếu xuất kho Lưu đồ 2.2- Quy trình xuất kho hàng hoá Tập tin xuất giao hàng Thông báo lỗi Phiếu gửi hàng A Khách hàng N 14 Quá trình xuất kho hàng hoá để bán Công ty thể qua hai trình sau: - Quá trình xuất bán buôn trực tiếp - Quá trình xuất bán lẻ trực tiếp b Kiểm soát giá vốn dịch vụ Giá vốn dịch vụ cung cấp kỳ Công ty giá vốn dịch vụ rửa xe, cho thuê mặt bằng, súc rửa bồn bể, nhận hàng giữ hộ Như vậy, để kiểm soát giá vốn dịch vụ ta kiểm soát giá vốn dịch vụ 2.2.2.2 Kiểm soát chi phí nghiệp vụ kinh doanh Do đặc thù riêng ngành xăng dầu việc hạch toán nội dung chi phí mua hàng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp toàn ngành quy định Chi phí nghiệp vụ kinh doanh hạch toán tài khoản 641, không sử dụng tài khoản 642, 1562 Kiểm soát chi phí nghiệp vụ kinh doanh tức kiểm soát khoản mục chi phí sau: - Kiểm soát chi phí tiền lƣơng khoản trích theo lƣơng - Kiểm soát chi phí công cụ, dụng cụ, bao bì nguyên vật liệu: (gọi chung chi phí vật tư) phục vụ hoạt động bán hàng kiểm soát thông qua hai trình: trình mua vật tư nhập kho trình xuất kho sử dụng - Kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ - Kiểm soát chi phí vận chuyển - Kiểm soát chi phí bảo quản chi phí hao hụt - Kiểm soát chi phí dịch vụ mua - Kiểm soát chi phí lại bao gồm: chi phí hoa hồng 15 môi giới, chi phí đào tạo tuyển dụng, chi phí văn phòng chi phí công tác, chi phí dự phòng, chi phí theo chế độ người lao động, chi phí quảng cáo, tiếp thị giao dịch Chi phí thuế, phí lệ phí Các chi phí kiểm soát theo định mức cụ thể cho hoạt động thực tế theo quy định Công ty 2.2.2.3 Kiểm soát chi phí tài Chi phí tài phát sinh Công ty chủ yếu chi phí trả lãi vay cho Tổng công ty chi phí chênh lệch tỷ giá hối đoái công nợ có gốc ngoại tệ Tại Công ty Xăng dầu khu vực II cần phải kiểm soát chi phí lãi vay cách sau: - Tính toán xác kịp thời nhu cầu tiền để yêu cầu Tổng công ty chuyển nộp thuế không tính toán xa ngày chịu lãi nhiều - Tăng cường đối chiếu công nợ thu nợ để giảm công nợ phải trả nhỏ định mức công nợ Tổng công ty giao - Tính toán xác công nợ thực tế để yêu cầu Tổng công ty giao định mức công nợ tăng Do đó, Công ty cần phải xác định rõ mức công nợ Công ty với Tổng công ty cho mức chi phí lãi vay thấp Việc kiểm soát chi phí lãi vay thực cách chặt chẽ có kiểm soát Công ty Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam 2.2.3 Kiểm soát nội chi phí kinh doanh thông qua thông tin kế toán Công ty 2.2.3.1 Tổ chức thông tin dự toán làm sở kiểm soát chi phí kinh doanh Công ty 16 2.2.3.2 Công tác kế toán tập hợp chi phí kinh doanh lập báo cáo chi phí kinh doanh Công ty Chi phí kinh doanh Công ty bao gồm GVHB, chi phí bán hàng, chi phí tài Kế toán Công ty tập hợp chi phí kinh doanh theo khoản mục sử dụng tài khoản 632 – GVHB, tài khoản 635 – chi phí tài chính, tài khoản 641 – chi phí bán hàng để tập hợp chi phí kinh doanh phát sinh kỳ Đối với chi phí tài chính, chi phí bán hàng, phát sinh trình hoạt động kinh doanh hạch toán trực tiếp vào tài khoản phù hợp Ngoài ra, để phục vụ tốt cho KSNB chi phí kinh doanh, cần phải tiến hành phân tích, đánh giá tình hình chi phí kinh doanh, Công ty chưa quan tâm để thực công việc 2.2.4 Đánh giá chung công tác kiểm soát chi phí kinh doanh Công ty Xăng dầu khu vực II Ưu điểm: Trong thực tế hệ thống KSNB hoàn hảo, nghĩa hệ thống ngăn ngừa hậu xấu xảy Công ty Xăng dầu Khu vực II không ngoại lệ Nhưng nhìn chung, Công ty thiết lập hệ thống KSNB tương đối hữu hiệu, giúp ngăn chặn gian lận hạn chế phần sai sót Trong công tác kiểm soát chi phí, Công ty có phân công, phân nhiệm uỷ quyền cho cá nhân, phòng ban việc thực kiểm soát chi phí không chồng chéo chức với nhau, có phối hợp so sánh đối chiếu phòng đơn vị để tránh phòng, đơn vị đơn phương thực việc kiểm soát, Hiện nay, Công ty nối mạng Internet cho tất máy 17 tính để cần liên lạc với qua hệ thống máy tính, điều góp phần làm giảm đáng kể chi phí điện thoại Về tổ chức kiểm tra kế toán, Công ty thực việc đánh giá kiểm tra công tác kế toán tương đối tốt, phù hợp với quy định Nhà Nước Hàng năm có thuê Công ty kiểm toán đến làm việc Công ty Việc kiểm tra giúp cho Công ty tránh sai sót làm cho công tác kế toán ngày tốt Những vấn đề tồn tại: Bên cạnh đó, công tác kiểm soát chi phí kinh doanh Công ty có số tồn định làm ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu kinh doanh, từ ảnh hưởng đến hoạt động Công ty, ảnh hưởng đến khả cạnh tranh Công ty thương trường như: * Về môi trường kiểm soát Công ty: - Tất hoạt động, định Công ty phụ thuộc hoàn toàn vào Giám đốc Công ty - Công ty cá nhân thực công việc thời gian dài mà không thực việc luân chuyển cán bộ, dễ dẫn đến tình trạng nhân viên có điều kiện để che giấu sai sót dễ dàng thực việc gian lận - Công tác lập kế hoạch chưa Công ty quan tâm trọng, việc lập thực kế hoạch mang tính hình thức không mang tính định hướng, kiểm soát chi phí *Về thủ tục kiểm soát chi phí kinh doanh Công ty: - Thủ tục kiểm soát xăng dầu nhập kho chưa chặt chẽ Công ty xây dựng quy định kiểm định chất lượng xăng dầu nhập kho thực tế họ chưa thực quy định - Việc xuất kho xăng dầu từ Nhà Bè đến cửa hàng, đại lý 18 bán lẻ chưa có quy trình kiểm soát chặt chẽ - Đối với đơn vị trực thuộc, Công ty chưa có sách khuyến khích việc tiết kiệm chi phí phát sinh đơn vị - Lương CBCNV đơn vị trực thuộc tính theo doanh thu đơn vị đạt kỳ, lương cố định Điều làm cho người lao động không an tâm công việc thu nhập không ổn định - Hàng tháng, Công ty chuyển tiền từ tài khoản chung Công ty để toán tiền lương cho CBCNV qua tài khoản cá nhân người mà tài khoản chuyên chi lương để hạn chế rủi ro toán lương - Các khoản chi phí vận chuyển chưa kiểm soát hết được, Công ty sách tiết kiệm chi phí vận chuyển - Thủ tục kiểm soát bảo quản hao hụt xăng dầu định mức chưa hữu hiệu - Thủ tục kiểm soát chi phí sử dụng điện nước, điện thoại lỏng lẻo, chưa chặt chẽ Đây loại chi phí chiếm tỷ trọng lớn chi phí kinh doanh Do đó, cần phải có thủ tục kiểm soát chặt chẽ để ngăn ngừa việc sử dụng chi phí không hợp lý 19 CHƢƠNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC II 3.1 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC II 3.1.1 Các giải pháp hoàn thiện môi trƣờng kiểm soát Công ty 3.1.1.1 Hoàn thiện cấu tổ chức Công ty Các thành viên cấu quản lý cán nhân viên Công ty Mà thành viên lại bị chi phối Giám đốc Như vậy, chiến lược, phương án kinh doanh phải định Giám đốc Đối với Ban kiểm soát Công ty bao gồm thành viên cán phòng, ban kiêm nhiệm Đây điều dẫn đến tình trạng Ban kiểm soát mang tính hình thức, vai trò kiểm soát Do đó, Công ty cần cấu lại thành viên Ban kiểm soát, cá nhân khác cán phòng ban Công ty, đồng thời phải đặt Ban kiểm soát Ban Giám đốc nhằm đảm bảo tính khách quan, độc lập 3.1.1.2 Hoàn thiện sách nhân Công ty Mặc dù số lượng cán công nhân viên toàn Công ty lớn, trình độ lực họ thấp Để nâng cao trình độ chuyên môn thiết Công ty nên có sách khuyến khích, tạo điều kiện cho cán công nhân viên tham gia lớp học nâng cao tay nghề, chuyên môn, lớp Đại học, Sau Đại học… 3.1.1.3 Hoàn thiện công tác kế hoạch Công ty - Các kế hoạch cần chi tiết cho loại hình hoạt động kinh doanh, thể tiêu cần thực quý, tháng lập từ đơn vị trực thuộc, phận Công ty 20 - Cần theo dõi thường xuyên, sâu sát việc thực kế hoạch tất phòng, ban, đơn vị trực thuộc theo tháng, tuần để từ thấy phận có thực theo kế hoạch hay không 3.1.2 Các giải pháp hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí kinh doanh Công ty 3.1.2.1 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát giá vốn hàng bán a Đối với giá vốn hàng hoá tiêu thụ * Thủ tục kiểm soát trình mua hàng hoá nhập kho: - Đánh giá gian lận: Một gian lận xảy trình vận chuyển xăng dầu đơn vị vận chuyển muốn hưởng phần chênh lệch giá pha trộn mặt hàng xăng lại với Mặt khác, tiếp nhận xăng dầu phận bơm rót thông đồng với bên bán để rút bớt lượng xăng dầu đem tiêu thụ - Giải pháp: Để tránh khỏi gian lận trên, nhập hàng kho phận kho kiểm định chất lượng, chủng loại số lượng hàng hoá trước ký nhận vào phiếu nhập kho * Thủ tục kiểm soát trình xuất kho hàng hoá: - Đánh giá gian lận: Trong trình xuất kho xăng dầu từ Tổng kho Nhà Bè cho cửa hàng, đại lý bán lẻ người vận chuyển bơm rút bớt lượng xăng dầu để tiêu thụ bên trình vận chuyển - Giải pháp: Để kiểm soát tình trạng Công ty nên có sách thưởng phạt phận, cá nhân, quy trách nhiệm hoàn toàn cho người vận chuyển có phản hồi khách hàng 21 Công ty lập Hội đồng kỷ luật cá nhân b Đối với giá vốn dịch vụ cung cấp Tất chi phí kiểm soát theo hình thức khoán quy định Công ty Ngoại trừ chi phí khấu hao TSCĐ khoản trích theo lương CBCNV đơn vị Với thủ tục kiểm soát vậy, đơn vị sử dụng đến mức chi phí tối đa mà ý thức tiết kiệm chi phí Chính sách Công ty cần đưa đơn vị mà có tổng chi phí phát sinh kỳ nhỏ mức chi phí giao khoán phần chênh lệch chi phí thực tế chi phí giao khoán không nộp hết cho Công ty mà trích phần để lại cho đơn vị tính vào thu nhập CBCNV đơn vị 3.1.2.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí nghiệp vụ kinh doanh Để giảm thiểu bớt rủi ro gian lận xảy kiểm soát chi phí nghiệp vụ kinh doanh cần phải có thủ tục kiểm soát chặt chẽ chi phí sau:  Đối với chi phí tiền lương  Đối với chi phí vận chuyển  Đối với chi phí bảo quản hao hụt  Đối với chi phí dịch vụ mua 3.2 CÁC GIẢI PHÁP TĂNG CƢỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH THÔNG QUA THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 3.2.1 Lập dự toán chi phí kinh doanh Công việc lập dự toán công cụ để phục vụ cho công tác kiểm soát chi phí Lập dự toán giúp cho việc kiểm soát biến động nhân tố lượng biến động nhân tố giá mặt hàng xăng dầu Bên cạnh sở để Công ty định giá ký kết 22 hợp đồng với khách hàng 3.2.1.1 Dự toán giá vốn hàng bán Dự toán giá vốn hàng bán Công ty chủ yếu dự toán giá vốn hàng tiêu thụ, tổng hợp từ dự toán giá vốn loại mặt hàng Căn để lập dự toán GVHB: - Kế hoạch mua, bán hàng hóa - Kế hoạch lao động, tiền lương - Sổ chi tiết tài khoản 156, 632 - Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho hàng hoá - Số liệu kế toán GVHB nhiều năm … Hàng hóa Công ty kinh doanh gồm nhiều loại xăng dầu khác Để minh họa cho việc lập dự toán GVHB, luận văn chọn loại hàng hóa xăng Ron 92 dầu diezel 0,25S để thực thể qua bảng 3.3, bảng 3.4 Như từ dự toán giá vốn hàng hóa, phận lập dự toán Công ty tổng hợp, lập dự toán GVHB mặt hàng xăng dầu toàn Công ty, thể bảng 3.5 3.2.1.2 Dự toán chi phí nghiệp vụ kinh doanh (chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp) Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp chi phí Công ty phát sinh cụ thể không phức tạp chi phí bán hàng Do đó, luận văn lập dự toán cho chi phí bán hàng Dự toán chi phí bán hàng lập dựa việc tổng hợp dự toán bán hàng đơn vị, phận Dự toán chi phí bán hàng mặt hàng xăng dầu trình bày qua bảng 3.6 Đối với chi phí tài Công ty chủ yếu lỗ chênh lệch tỷ giá phát sinh kỳ Mà tỷ giá thường xuyên biến động, 23 nên Công ty vào tỷ giá thời điểm phát sinh nghiệp vụ mà hạch toán Do đó, luận văn không lập dự toán cho chi phí tài 3.2.2 Tổ chức báo cáo phân tích chi phí kinh doanh 3.2.2.1 Tổ chức báo cáo chi phí kinh doanh Để có thông tin kịp thời giúp nhà quản lý Công ty việc định phù hợp với hoạt động kinh doanh thực tế Công ty, việc tổ chức báo cáo chi phí kinh doanh cần thiết Có thể minh họa báo cáo chi phí kinh doanh mặt hàng xăng dầu Công ty qua bảng 3.7, 3.8 3.2.2.2 Tổ chức phân tích chi phí kinh doanh Căn vào báo cáo chi phí kinh doanh, Công ty thấy biến động chi phí thực tế so với dự toán kỳ Những biến động cần phải phân tích, đánh giá, tìm nguyên nhân gây biến động a Phân tích tình hình thực giá vốn hàng bán b Phân tích tình hình thực chi phí bán hàng 24 KẾT LUẬN KSNB chi phí vấn đề mà nhà quản lý quan tâm Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế nay, doanh nghiệp muốn tồn phát triển phải đổi mới, mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh nâng cao lực cạnh tranh thị trường Để thực điều này, doanh nghiệp phải kiểm soát tất mặt hoạt động mình, mà đặc biệt kiểm soát chi phí Muốn vậy, doanh nghiệp phải thiết lập hệ thống kiểm soát tốt khoản chi phí từ thân đơn vị mình, hệ thống KSNB Qua nghiên cứu lý luận KSNB chi phí doanh nghiệp tìm hiểu thực tế hoạt động KSNB chi phí Công ty xăng dầu khu vực II, luận văn đưa ưu điểm tồn công tác kiểm soát chi phí Công ty, từ đề giải pháp để hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí, giúp Công ty kiểm soát chặt chẽ chi phí, góp phần nâng cao lực cạnh tranh Công ty thương trường  ... trạng công tác kiểm soát chi phí kinh doanh Công ty Xăng dầu khu vực II Chương 3: Hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí kinh doanh Công ty Xăng dầu khu vực II CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI. .. DOANH TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC II 3.1 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC II 3.1.1 Các giải pháp hoàn thiện môi trƣờng kiểm soát Công ty. .. dụng - Kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ - Kiểm soát chi phí vận chuyển - Kiểm soát chi phí bảo quản chi phí hao hụt - Kiểm soát chi phí dịch vụ mua - Kiểm soát chi phí lại bao gồm: chi phí hoa