Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Bài Toán Quản Lý Bán Hàng Tại Công Ty HT – Hà giang

CHƯƠNG I: GIỚI THỆU CƠ BẢN VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIÊU ACCES1.1.Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu Access.Từ cuối những năm 80, hãng Microsoft đã cho ra đời hệ điều hành Windows, đánh dấu một bước ngoặt trong phát triển các ứng dụng phần mềm trên nền Windows (giao diện GUI Graphical User Interface). Một trong những ứng dụng nổi bật nhất đi kèm lúc đó là bộ phần mềm tin học văn phòng Microsoft Office. Từ đó đến nay, bộ phần mềm này vẫn chiếm thị phần số 1 trên thế giới trong lĩnh vực tin học văn phòng.Microsoft Acceess là một hệ cơ sở dữ liệu của hãng Microsoft chạy trên môi trường Windows, trên đó có các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh chương trình cho hầu hết các bài toán quản lý thường gặp trong thực tế. Với Microsoft Access , người sử dụng không phải viết từng câu lệnh cụ thể mà vẫn có được một chương trình hoàn chỉnh.Nếu cần lập trình, Access Basic để ta có thể lập trình theo ý muốn của người sử dụngMicrosoft Access là công cụ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh, được đánh giá cao trong các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu trên máy tính PC hiện nay. Do tính linh hoạt có nhiều mức người dùng và rất dễ sử dụng .So với công việc phải lập trình vất vả khi sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu như FOXPRO thì với Access chỉ cần thực hiện những thao tác đơn giản.Sáu đối tượng mà Access cung cấp cho người dùng là :Bảng (Table), truy vấn (Query), mẫu biểu (Form), báo biểu (Report), Macro và Module.Các đối tượng trên có đầy đủ khả năng lưu trữ dữ liệu, thống kê, kết xuất báo cáo thông tin và tự động cung cấp nhiều các tác vụ kháMicroft Access cung cấp cho người dùng 6 đối tượng : Đối tượng chính mà ta quan tâm. Bảng ( table )Trong Access việc tạo bảng, sửa đổi cấu trúc của bảng được tiến hành trên môi trường giao diện đồ hoạ rất trực quan, việc tạo bảng có thể sử dụng công cụ Wizard hoặc tự thiết kế theo ý người sử dụng. Đối với bảng,Access cung cấp đầy đủ các kiểu dữ liệu cần thiết cho các trường, bao gồm các kiểu dữ liệu kiểu Text, kiểu số (Number), tiền tệ (Currency), kiểu ngày tháng (DataTime), kiểu ký ức (memo), kiểu logic (yesno) và các đối tượng OLE.Đặc biệt, với thuộc tính Validation Rule của các trường,chúng ta có thể kiểm soát được các giá trị nhập vào mà không cần viết một dòng lệnh lập trình nào như các ngôn ngữ lập trình khác.Ngoài ra,để giảm các thao tác khi nhập dữ liệu, ta có thể đặt thuộc tính ngầm định Default value hay các phiên bản mới của Accesss cung cấp các Combo Box cho các trường của bảng nếu ta muốn sủ dụng để giảm bớt các thao tác bàn phím và sai sót trong quá trình nhập liệu . Đặt khoá chính cho bảng và tạo các chỉ mục Chỉnh sửa cấu trúc bảng Sử dụng thuộc tính của trường để trình bầy dạng dữ liệu của trường và kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu khi nhậpCác bước cơ bản khi thiết lập một bảng trong Microsoft Access như sau: Tạo bảng: Đặt khoá chính cho bảng và tạo các chỉ mục Chỉnh sửa cấu trúc bảng Sử dụng thuộc tính của trường để trình bầy dạng dữ liệu của trường và kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu khi nhập Truy vấn (Query)Truy vấn là sự lựa chọn thông tin theo một điều kiện nào đó .Có thể nói sức mạnh của Access chính là ở truy vấn và báo cáo . Trong Access có 2 loại truy vấn : Truy vấn lựa chọn (select query) : Là truy vấn mà kết quả đầu ra là tập hợp các thông tin được lựa chọn từ các bảng , các truy vấn theo một điều kiện nào đó . Truy vấn hành động: Là truy vấn nhằm thực hiện một thao tác sử lý một dữ liệu nào đó .Ví dụ như xoá dữ liệu (Query delete), cập nhật dữ liệu (Query update), chèn dữ liệu (Quary Append), tạo bảng (Query make table).Ngoài ra,ta có thể xây dựng các truy vấn bằng cách sử dụng trực tiếp các câu lệnh SQL, phục vụ tốt cho nghiệp vụ quản lý.Khi xây dựng một truy vấn cần phải: Chọn bảng hoặc Query khác làm nguồn dữ liệu. Thêm các trường mới và kết quả thực hiện các phép tính trên các trường của bảng nguồn. Đưa vào các điều kiện tìm kiếm, lựa chon. Đưa vào các trường dùng để sắp xếp.Biểu mẫu ( Form ) Form cho phép người sử dụng tạo nên các màn hình dùng để cập nhật hoặc xem dữ liệu lưu dữ liệu trong bảng. Ngoài ra nó cho phép người sử dụng tạo các hộp thoại đối đáp giữa người sử dụng và hệ thống ứng dụng. Thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các bảng. Tổ chức giao diện chương trình. Cập nhật dữ liệu từ bảng chọn. Cập nhật dữ liệu đồng thời cho nhiều bảng.Báo cáo (Report )Cho phép chúng ta tạo ra kiết xuất từ các dữ liệu đã lưu trong các bảng, sau đó sắp xếp lại và định dạng theo một khuôn cho trước. Các kiểu quan hệ trong ACCESS Có 3 loại quan hệ giữa các bảng:+ Quan hệ một – một.+ Quan hệ một – nhiều.+ Quan hệ nhiều – nhiều. Quan hệ một – một:Trong quan hệ một – một, mỗi bản ghi ( Record ) trong một bảng tương ứng với một bản ghi trong bảng thứ hai.Ví dụ: 1 Sinh viên có 1 MaSV. Quan hệ một – nhiều:Quan hệ một – nhiều là mối quan hệ trong đó một record của bảng này tương ứng với một hay nhiều record của bảng kia.Ví dụ: 1 sinh viên học nhiều môn học. Quan hệ nhiều – nhiều:Quan hệ nhiều – nhiều chỉ tồn tại gián tiếp, nó được xây dựng trên mối quan hệ một nhiều. Ví dụ: Điểm với môn học.CHƯƠNG II: KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG 2.1. Khảo Sát Hiện Trạng Hệ Thống2.1.1. Mục đích yêu cầuMục đích của đề tài là xây dựng hệ thống chương trình quản lý, nhằm đáp ứng được các hoạt động của một cửa hàng.Cung cấp đầy đủ các thông tin chính xác và kịp thời để thực hiện nhanh và hiệu quả đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của khách hàng.2.1.2. Giới thiệu về cửa hàng bán máy tính:Tên công ty: CÔNG TY MÁY HTĐịa chỉ: phường Trần phú – Thành phố Hà GiangĐiện thoại: 01646045366Công ty máy tính HT được đặt tại Phường Trần Phú – Thành phố Hà Giang. Trong đó của hàng máy tính HT. chuyên phụ trách về mặt hàng máy tính. Hàng của công ty được bán trực tiếp cho người tiêu dùng. Hàng của công ty được nhập từ các nhà sản xuất hay các nhà phân phối lớn. Hàng nhập về công ty được kiểm tra thông qua hoá đơn nhập. Khách đến mua hàng đưa ra yêu cầu mua hàng, nhân viên bán hàng sẽ lấy hàng giao cho khách hàng và lập hoá đơn bán hàng. Công ty có nhiều mặt hàng đa dạng khác nhau nên rất khó khăn trong việc quản lý nhập và bán hàng. Những công việc đó tuy đã được áp dụng trên máy tính nhưng song nó chỉ ở mức độ thấp như nhập hàng, bán hàng, tính toán thông qua công cụ của Excell, hoá đơn nhập, hoá đơn bán hàng, phiếu bảo hành được lập trên Word, đòi hỏi công ty phải tốn nhiều nhân lực trong công tác quản lý bán hàng và điều quan trọng hơn là công ty không đưa ra được thông tin về quản lý bán hàng một cách nhanh chóng và chính xác để đáp ứng cho việc lập kế hoạch kinh doanh của công ty trong tương lai. Ngày nay lượng hàng của công ty ngày càng đa dạng và phong phú nhưng điều quan trọng hơn là thị trường cạnh tranh ngày càng khắc nghiệt đòi hỏi công ty phải có một hệ thống quản lý bán hàng mới nhờ vào sự trợ giúp của công nghệ máy tính và phần mềm chạy trên nó. Hệ thống này nhằm quản lý được khối lượng hàng lớn, tốn ít nhân lực và yêu cầu kiết xuất thông tin nhanh chóng, chính xác hàng mới nhằm đem lại một cách quản lý bán hà

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CNTT & TT THÁI NGUYÊN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH Tên đề tài: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY HT – HÀ GIANG (ĐC: Phường Trần Phú – TP hà giang) Sinh viên: Linh Minh Toản Giáo viên hướng dẫn: Ths Nguyễn Thị Tuyển Lớp: ĐHLT K11G TRƯỜNG ĐẠI HỌC CNTT & TT THÁI NGUYÊN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NHỮNG NỘI DUNG CHÍNH CỦA ĐỀ TÀI 11 GIỚI THỆU CƠ BẢN VỀ ACCESS 22 KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG 33 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 44 GIAO DIỆN CỦA CHƯƠNG TRÌNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC CNTT & TT THÁI NGUYÊN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KHÁI QUÁT VỀ MICROSOFT ACCESS - Microsoft Access hệ quản trị sở liệu hãng Microsoft chạy môi trường Windows - Access không hệ quản trị CSDL mà hệ quản trị CSDL quan hệ (Relational DaTaBase) • Microsoft Access công cụ quản trị sở liệu mạnh, đánh giá cao phần mềm quản trị sở liệu máy tính PC Do tính linh hoạt có nhiều mức người dùng dễ sử dụng • Sáu đối tượng mà Access cung cấp cho người dùng :Bảng (Table), truy vấn (Query), mẫu biểu (Form), báo biểu (Report), Macro Module.Các đối tượng có đầy đủ khả lưu trữ liệu, thống kê, kết xuất báo cáo thông tin tự động cung cấp nhiều tác vụ TRƯỜNG ĐẠI HỌC CNTT & TT THÁI NGUYÊN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CNTT & TT THÁI NGUYÊN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG Tên công ty: Công ty Máy Tính HT Địa chỉ: Phường Trần Phú - Tp Hà Giang Hệ thống tổ chức hoạt động Công ty tổ chức theo mô hình sau: Cửa hàng Nhập hàng Giới thiệu sản phẩm Giao dịch Bán hàng Thống kê báo cáo TRƯỜNG ĐẠI HỌC CNTT & TT THÁI NGUYÊN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG Tổng quan hệ thống thông tin Các chức Các đối tượng yêu cầu quản lý: Quản lý hàng hoá Nhân viên Nhà cung cấp Quản lý Khách hàng Quản lý nhập /xuất hàng TRƯỜNG ĐẠI HỌC CNTT & TT THÁI NGUYÊN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 2.3 SƠ ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG Quản lý cửa hàng HT CẬP NHẬT DANH MỤC CN Hàng THEO DÕI NHẬP BÁN HÀNG TÌM KIẾM Tk Hàng Theo Dõi Nhập CN Nhà cung cấp Tk Phiếu nhập Theo Dõi Bán CN Khách hàng CN Nhân viên TK phiếu xuất THỐNG KÊ BÁO CÁO Thống kê hàng nhập Thống kê hàng xuất Thống kê hàng tồn TRƯỜNG ĐẠI HỌC CNTT & TT THÁI NGUYÊN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Sơ đồ luồng liệu mức khung cảnh Sơ đồ luồng liệu mức đỉnh TRƯỜNG ĐẠI HỌC CNTT & TT THÁI NGUYÊN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Biểu đồ mức đỉnh Chức cập nhật danh mục TRƯỜNG ĐẠI HỌC CNTT & TT THÁI NGUYÊN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Chức theo dõi nhập xuất Chức tìm kiếm Chức thống kê báo cáo Yêu cầu thống kê Thống kê hàng tồn Trả lời yêu câu Ban quản lý Phiếu nhập Phiếu xuất Hàng Thống kê hàng nhập Thống kê hàng xuất Trả lời yêu câu Yêu cầu thống kê Yêu cầu thống kê Trả lời yêu câu Ban Quản lý Xây dựng mô hình thực thể liên kết Màn hình giao diện Form nhập danh mục hàng hoá Cập nhập danh mục khách hàng Tìm Kiếm Theo dõi mua bán • Thống kê báo cáo TRƯỜNG ĐẠI HỌC CNTT & TT THÁI NGUYÊN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KẾT LUẬN Ưu điểm: - Giao diện tương đối đơn giản, dễ sử dụng - Giải số công việc vốn phức tạp lĩnh vực kinh doanh cửa hàng: Cập nhật liệu, thống kê báo cáo, tìm kiếm theo số yêu cầu cách nhanh chóng, xác Nhược điểm: Khả lập trình hạn chế, khâu phân tích thiết kế yếu nên chương trình nhiều điểm chưa thật hoàn thiện chưa đạt yêu cầu toán TRƯỜNG ĐẠI HỌC CNTT & TT THÁI NGUYÊN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Hướng phát triển chương trình: Tiếp tục xây dựng số chức mới: báo cáo từ xa, đưa chiến lược kinh doanh nhằm xây dựng hệ thống thông tin có hiệu tối ưu lĩnh vực quản lý kinh doanh vốn phức tạp Phát triển đầy đủ chức để chương trình chạy chạy tốt môi trường mạng để nâng cao hiệu TRƯỜNG ĐẠI HỌC CNTT & TT THÁI NGUYÊN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN LỜI CẢM ƠN Em mong quý thầy, cô tham gia đóng góp ý kiến để đồ án hoàn thiện Em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới Cô giáo: Th.s Nguyễn Thị Tuyển thầy, cô giáo hướng dẫn dạy bảo em suốt thời gian vừa qua Em kính chúc quý thầy cô gia đình luôn mạnh khỏe hạnh phúc Xin trân trọng cảm ơn ! ... tượng yêu cầu quản lý: Quản lý hàng hoá Nhân viên Nhà cung cấp Quản lý Khách hàng Quản lý nhập /xuất hàng TRƯỜNG ĐẠI HỌC CNTT & TT THÁI NGUYÊN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 2.3 SƠ ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC... CẤP CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG Quản lý cửa hàng HT CẬP NHẬT DANH MỤC CN Hàng THEO DÕI NHẬP BÁN HÀNG TÌM KIẾM Tk Hàng Theo Dõi Nhập CN Nhà cung cấp Tk Phiếu nhập Theo Dõi Bán CN Khách hàng CN Nhân viên... KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG Tên công ty: Công ty Máy Tính HT Địa chỉ: Phường Trần Phú - Tp Hà Giang Hệ thống tổ chức hoạt động Công ty tổ chức theo mô hình sau: Cửa hàng