PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY HT – HÀ GIANG

LỜI NÓI ĐẦU1CHƯƠNG I: GIỚI THỆU CƠ BẢN VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIÊU ACCES21.1.Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu Access.2Bảng ( table )3Truy vấn (Query)4Biểu mẫu ( Form )5Báo cáo (Report )5 Các kiểu quan hệ trong ACCESS5CHƯƠNG II: KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG62.1. Khảo Sát Hiện Trạng Hệ Thống62.1.1. Mục đích yêu cầu62.1.2. Giới thiệu về cửa hàng bán máy tính:6Tên công ty: CÔNG TY MÁY HT6Địa chỉ: phường Trần phú – Thành phố Hà Giang6HÓA ĐƠN NHẬP8HÓA ĐƠN BÁN HÀNG92.2. Công việc thực hiện bài toán:102.3. Phân tích bài toán chi tiết:10CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG123.1. Tổng quan về hệ thống thông tin mới123.1.1. Các chức năng chính123.2. Sơ đồ phân cấp chức năng:14Hình 1 : Sơ đồ phân cấp chức năng143.3. Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu143.3.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh:153.3.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh:163.4.1. Chức năng cập nhật danh mục173.4.2. Chức năng theo dõi nhập bán hàng173.4.3. Chức năng tìm kiếm183.4.4. Chức năng thống kê báo cáo19Hình 7: Chức năng thống kê báo cáo193.5. Sơ đồ liên kết thực thể:203.6. Liên kết giữa các bảng223.7. Thiết kế cơ sở dữ liệu231. Hàng hóa23CHƯƠNG 4: GIAO DIỆN CỦA CHƯƠNG TRÌNH274.1. Form giao diện chính của chương trình274.2. From cập nhật274.2.1. Form cập nhập hàng hóa284.2.2. Form cập nhập nhà cung cấp284.2.3. Form cập nhập khách hàng294.2.4. Form cập nhập nhân viên294.3. Form tìm kiếm304.3.1. Tìm Kiếm Hàng304.3.2. Tìm kiếm phiếu nhập314.3.3. Tìm kiếm phiếu xuất314.4. Form theo dõi mua bán324.5. Form thống kê báo cáo324.5.1. Thông tin hàng nhập334.5.2. Thông tin hàng xuất33KẾT LUẬN34TÀI LIỆU THAM KHẢO35

Trang 1

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG I: GIỚI THỆU CƠ BẢN VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIÊU ACCES 2

1.1.Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu Access 2

*Bảng ( table ) 3

*Truy vấn (Query) 4

*Biểu mẫu ( Form ) 5

*Báo cáo (Report ) 5

* Các kiểu quan hệ trong ACCESS 5

CHƯƠNG II: KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG 6

2.1 Khảo Sát Hiện Trạng Hệ Thống 6

2.1.1 Mục đích yêu cầu 6

2.1.2 Giới thiệu về cửa hàng bán máy tính: 6

Tên công ty: CÔNG TY MÁY HT 6

Địa chỉ: phường Trần phú – Thành phố Hà Giang 6

HÓA ĐƠN NHẬP 8

HÓA ĐƠN BÁN HÀNG 9

2.2 Công việc thực hiện bài toán: 10

2.3 Phân tích bài toán chi tiết: 10

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 12

3.1 Tổng quan về hệ thống thông tin mới 12

3.1.1 Các chức năng chính 12

3.2 Sơ đồ phân cấp chức năng: 14

Hình 1 : Sơ đồ phân cấp chức năng 14

3.3 Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu 14

3.3.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh: 15

3.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh: 16

Trang 2

3.4.1 Chức năng cập nhật danh mục 17

3.4.2 Chức năng theo dõi nhập bán hàng 17

3.4.3 Chức năng tìm kiếm 18

3.4.4 Chức năng thống kê báo cáo 19

Hình 7: Chức năng thống kê báo cáo 19

3.5 Sơ đồ liên kết thực thể: 20

3.6 Liên kết giữa các bảng 22

3.7 Thiết kế cơ sở dữ liệu 23

1 Hàng hóa 23

CHƯƠNG 4: GIAO DIỆN CỦA CHƯƠNG TRÌNH 27

4.1 Form giao diện chính của chương trình 27

4.2 From cập nhật 27

4.2.1 Form cập nhập hàng hóa 28

4.2.2 Form cập nhập nhà cung cấp 28

4.2.3 Form cập nhập khách hàng 29

4.2.4 Form cập nhập nhân viên 29

4.3 Form tìm kiếm 30

4.3.1 Tìm Kiếm Hàng 30

4.3.2 Tìm kiếm phiếu nhập 31

4.3.3 Tìm kiếm phiếu xuất 31

4.4 Form theo dõi mua bán 32

4.5 Form thống kê báo cáo 32

4.5.1 Thông tin hàng nhập 33

4.5.2 Thông tin hàng xuất 33

KẾT LUẬN 34

TÀI LIỆU THAM KHẢO 35

Trang 3

LỜI NÓI ĐẦU

trên thế giới và ở nước ta Nó đã thúc đẩy mạnh mẽ quá trình tin học hóa trongnước Rất nhiều phần mềm, những ứng dụng của ngành công nghệ thông tin đãđược áp dụng rất hiệu quả vào thực tế Nó là cho mọi công việc của chúng tađược giải quyết một các nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian Đặc biệt làúng dụng của nó vào việc quản lý, với những phần mềm quản lý trên máy đãgiúp con người quản lý một cách khoa học, chính sác và tiết kiệm được chi phí.Chúng ta không cần phải dùng đến cả kho chứa sổ sách, giấy tờ…Nói chung máytính đã thay thế phần lớn sức lao động của con người

Là một sinh viên công nghệ thông tin em hiểu rất rõ vai trò của tin họctrong cuộc sống hiện nay Đặc biệt là trong lĩnh vực tin học hóa công tác quản lý

Để thấy rõ hơn về vai trò của cơ sở dữ liệu trong các bài toán quản lý, em xin

nghiên cứu đề tài sau: “Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Bài Toán Quản Lý Bán Hàng Tại Công Ty HT – Hà giang ”

Sau một thời gian học tập, nghiên cứu, học hỏi kinh nghiệm cùng với vốn

kiến thức sẵn có và được sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Th.s Nguyễn Thị Tuyển em đã hoàn thành xong bài báo cáo của mình

Em rất mong được sự ủng hộ, đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn

để đề tài của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

Thái Nguyên, ngày … tháng … năm 2014

Sinh viên

Linh Minh Toản

Trang 4

CHƯƠNG I: GIỚI THỆU CƠ BẢN VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIÊU

ACCES 1.1.Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu Access.

Từ cuối những năm 80, hãng Microsoft đã cho ra đời hệ điều hànhWindows, đánh dấu một bước ngoặt trong phát triển các ứng dụng phần mềmtrên nền Windows (giao diện GUI- Graphical User Interface) Một trong nhữngứng dụng nổi bật nhất đi kèm lúc đó là bộ phần mềm tin học văn phòngMicrosoft Office Từ đó đến nay, bộ phần mềm này vẫn chiếm thị phần số 1 trênthế giới trong lĩnh vực tin học văn phòng

Microsoft Acceess là một hệ cơ sở dữ liệu của hãng Microsoft chạy trên môi trường Windows, trên đó có các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh chương trình cho hầu hết các bài toán quản lý thường gặp trong thực tế Với Microsoft Access , người sử dụng không phải viết từng câu lệnh cụ thể mà vẫn

có được một chương trình hoàn chỉnh.Nếu cần lập trình, Access Basic để ta có thể lập trình theo ý muốn của người sử dụng

Microsoft Access là công cụ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh, được đánh giácao trong các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu trên máy tính PC hiện nay Dotính linh hoạt có nhiều mức người dùng và rất dễ sử dụng So với công việc phảilập trình vất vả khi sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu như FOXPRO thì vớiAccess chỉ cần thực hiện những thao tác đơn giản

Sáu đối tượng mà Access cung cấp cho người dùng là :Bảng (Table), truyvấn (Query), mẫu biểu (Form), báo biểu (Report), Macro và Module.Các đốitượng trên có đầy đủ khả năng lưu trữ dữ liệu, thống kê, kết xuất báo cáo thôngtin và tự động cung cấp nhiều các tác vụ khá

Microft Access cung cấp cho người dùng 6 đối tượng :

Trang 5

đủ các kiểu dữ liệu cần thiết cho các trường, bao gồm các kiểu dữ liệu kiểu Text,kiểu số (Number), tiền tệ (Currency), kiểu ngày tháng (Data/Time), kiểu ký ức(memo), kiểu logic (yes/no) và các đối tượng OLE.

Đặc biệt, với thuộc tính Validation Rule của các trường,chúng ta có thểkiểm soát được các giá trị nhập vào mà không cần viết một dòng lệnh lập trìnhnào như các ngôn ngữ lập trình khác

Ngoài ra,để giảm các thao tác khi nhập dữ liệu, ta có thể đặt thuộc tính ngầmđịnh Default value hay các phiên bản mới của Accesss cung cấp các Combo Boxcho các trường của bảng nếu ta muốn sủ dụng để giảm bớt các thao tác bàn phím

và sai sót trong quá trình nhập liệu

- Đặt khoá chính cho bảng và tạo các chỉ mục

Trang 6

- Đặt khoá chính cho bảng và tạo các chỉ mục

- Truy vấn lựa chọn (select query) : Là truy vấn mà kết quả đầu ra là tậphợp các thông tin được lựa chọn từ các bảng , các truy vấn theo một điều kiệnnào đó

- Truy vấn hành động: Là truy vấn nhằm thực hiện một thao tác sử lý một

dữ liệu nào đó Ví dụ như xoá dữ liệu (Query delete), cập nhật dữ liệu (Queryupdate), chèn dữ liệu (Quary Append), tạo bảng (Query make table)

Ngoài ra,ta có thể xây dựng các truy vấn bằng cách sử dụng trực tiếp cáccâu lệnh SQL, phục vụ tốt cho nghiệp vụ quản lý

Trang 7

Khi xây dựng một truy vấn cần phải:

- Chọn bảng hoặc Query khác làm nguồn dữ liệu

- Thêm các trường mới và kết quả thực hiện các phép tính trên các trườngcủa bảng nguồn

- Đưa vào các điều kiện tìm kiếm, lựa chon

- Đưa vào các trường dùng để sắp xếp

*Biểu mẫu ( Form )

Form cho phép người sử dụng tạo nên các màn hình dùng để cập nhật hoặcxem dữ liệu lưu dữ liệu trong bảng Ngoài ra nó cho phép người sử dụng tạo cáchộp thoại đối đáp giữa người sử dụng và hệ thống ứng dụng

- Thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các bảng

- Tổ chức giao diện chương trình

- Cập nhật dữ liệu từ bảng chọn

- Cập nhật dữ liệu đồng thời cho nhiều bảng

*Báo cáo (Report )

Cho phép chúng ta tạo ra kiết xuất từ các dữ liệu đã lưu trong các bảng,sau đó sắp xếp lại và định dạng theo một khuôn cho trước

* Các kiểu quan hệ trong ACCESS

- Có 3 loại quan hệ giữa các bảng:

Trang 8

- Quan hệ nhiều – nhiều:

Quan hệ nhiều – nhiều chỉ tồn tại gián tiếp, nó được xây dựng trên mốiquan hệ một nhiều

Ví dụ: Điểm với môn học

CHƯƠNG II: KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG 2.1 Khảo Sát Hiện Trạng Hệ Thống

2.1.1 Mục đích yêu cầu

Mục đích của đề tài là xây dựng hệ thống chương trình quản lý, nhằm đáp

xác và kịp thời để thực hiện nhanh và hiệu quả đáp ứng đầy đủ các yêu cầu củakhách hàng

2.1.2 Giới thiệu về cửa hàng bán máy tính:

Tên công ty: CÔNG TY MÁY HT

Địa chỉ: phường Trần phú – Thành phố Hà Giang

Điện thoại: 01646045366

Công ty máy tính HT được đặt tại Phường Trần Phú – Thành phố HàGiang Trong đó của hàng máy tính HT chuyên phụ trách về mặt hàng máy tính.Hàng của công ty được bán trực tiếp cho người tiêu dùng Hàng của công tyđược nhập từ các nhà sản xuất hay các nhà phân phối lớn Hàng nhập về công tyđược kiểm tra thông qua hoá đơn nhập Khách đến mua hàng đưa ra yêu cầu muahàng, nhân viên bán hàng sẽ lấy hàng giao cho khách hàng và lập hoá đơn bánhàng Công ty có nhiều mặt hàng đa dạng khác nhau nên rất khó khăn trong việcquản lý nhập và bán hàng Những công việc đó tuy đã được áp dụng trên máytính nhưng song nó chỉ ở mức độ thấp như nhập hàng, bán hàng, tính toán thôngqua công cụ của Excell, hoá đơn nhập, hoá đơn bán hàng, phiếu bảo hành đượclập trên Word, đòi hỏi công ty phải tốn nhiều nhân lực trong công tác quản lý bánhàng và điều quan trọng hơn là công ty không đưa ra được thông tin về quản lýbán hàng một cách nhanh chóng và chính xác để đáp ứng cho việc lập kế hoạchkinh doanh của công ty trong tương lai Ngày nay lượng hàng của công ty ngàycàng đa dạng và phong phú nhưng điều quan trọng hơn là thị trường cạnh tranh

Trang 9

ngày càng khắc nghiệt đòi hỏi công ty phải có một hệ thống quản lý bán hàngmới nhờ vào sự trợ giúp của công nghệ máy tính và phần mềm chạy trên nó Hệthống này nhằm quản lý được khối lượng hàng lớn, tốn ít nhân lực và yêu cầukiết xuất thông tin nhanh chóng, chính xác hàng mới nhằm đem lại một cáchquản lý bán hàng đơn giản dễ sử dụng cho công ty mà hiệu quả lại cao.

Cửa hàng là một trung tâm bán hàng Nguồn hàng đa dạng có thể do nhàcung cấp, các nhà sản xuất trong và ngoài nước Đối tượng bán hàng là các doanhnghiệp, công ty, tư nhân… Khách hàng tự do lựa chọn và trao đổi nếu đồng ý khikhách hàng đã ưng ý loại máy đó thì đề nghị với chủ cửa hàng hai bên cùng thỏathuận làm thủ tục xong và khách hàng đến bàn thanh toán tiền cho chủ cửa hàng.Trong quá trình thanh toán chủ cửa hàng phải viết hóa đơn có ghi rõ họ tên, địachỉ, điện thoại, … đồng thời phải ghi rõ xuất xứ của các linh kiện điện tử, sốlượng, đơn giá, …

Các thủ tục đó xong cửa hàng có nhiệm vụ lắp ráp máy tính cho khách hàng vàhướng dẫn cách sử dụng cho khách hàng về ưu nhược điểm của máy tính

Chủ cửa hàng chuyên đảm nhận mọi công việc của cửa hàng như sau:

báo cáo

Trang 10

Với những mặt hàng đó từng nhập: Chủ cửa hàng lựa chọn rồi gửi yêu cầu về

số lượng, chất lượng hàng các loại cho nhà cung cấp Khi hàng mới về chủ cửa hàng kiểm tra xem có đúng với yêu cầu không, nếu đúng thì cho nhập hàng vào kho Khi hàng nhập về thì có phiếu nhập hàng, phiếu nhập hàng có dạng như sau:

HÓA ĐƠN NHẬP

Số hóa đơn………

Địa chỉ nhà cung cấp………

Tên, địa chỉ nhà cung cấp:………

Họ tên nhân viên bán hàng………

Số TT Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Hãng SX Thành Tiền Tổng tiền VNĐ………

Ngày bán……/… /…

- Từ phiếu nhập hàng sẽ được ghi vào sổ nhập hàng( sổ nhập hàng kiêm

sổ nhập kho)

Với những mặt hàng hoặc những nhà cung cấp mới chủ cửa hàng sẽ xem xét và cân nhắc nếu thấy có thể đem lại lợi nhuận cho cửa hàng thì sẽ cho nhập hàng, nếu không có lợi sẽ không nhập Thủ tục nhập hàng cũng được tiến hành bình thường như trên

Sau khi hàng đã nhập vào kho chủ cửa hàng hoặc tổ trưởng nhân viên sẽ vào thẻ kho Thẻ kho sẽ được tổng hợp đầy dủ và chi tiết mặt hàng

- Đưa ra giá bán

Hàng sau khi nhập về chủ cửa hàng sẽ xác định giá bán Giá bán của hàng phải đảm bảo mang lại lợi nhuận cho cửa hàng, nghĩa là nó phải lớn hơn hoặc thấp nhất là

Trang 11

bằng giá gốc của hàng đó Giá gốc của hàng bằng giá mặt hàng( do nhà cung cáp đưa ra)+ các chi phí khác cho hàng ( như phí vận chuyển, thuế các loại….)

Sau khi xác định giá bán cho các mặt hàng chủ cửa hàng sẽ đưa ra bảng giá với mục đích là thông báo giá bán cho các nhân viên của mình biết

- Xuất bán hàng

Khi khách hàng có yêu cầu mua hàng, bộ phận bán hàng lần lượt duyệt các yêu cầu, kiểm tra số lượng mặt hàng công ty có thể bán Có thể xảy ra các trường hợp sau:

Mặt hàng này công ty không có hoặc hệ thống trào hàng không có trong công ty Trường hợp này phải từ chối bán các mặt hàng

Công ty có đủ số lượng quy cách cũng như yêu cầu: Trường hợp này tiếp tục thỏa thuận về giá cả

Công ty có đủ số lượng và quy cách mặt hàng theo yêu cầu của khách hàng nhưng trong kho không còn đủ số lượng và quy cách do bán hết hoạch còn thiếu thì có thể thỏa thuận với khách hàng về việc cung cấp các mặt hàng còn lại cũng như còn thiếu

Từ các hóa đơn bán hàng nhân viên cửa hàng ghi vào sổ bán hàng

HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Số hóa đơn:………

Địa chỉ cửa hàng:………

Tên, địa chỉ khách hàng………

Họ tên nhân vien bán hàng………

Số TT Tên Hàng Đơn vị tính Số lượng Hãng SX Thành tiền Tổng tiền VNĐ………

Ngày bán:……/…… /……

Trang 12

Sau một tuần, một tháng chủ cửa hàng và kế toán sẽ dựa vào các sổ sách, hóa đơn chứng từ ( sổ nhập hàng, nhạt ký xuất bán hàng, phiếu nhập hàng, hóa đơn xuất bán….) đẻ tổng hợp lượng hàng đã xuất bán, lượng hàng tồn kho, mặt hàng nào sắp hết, cần phải nhập những mặt hàng bán chạy nhất tháng …

Để theo dõi chi tiết nhập, xuất ,tồn của tổng mặt hàng chủ cửa hàng sẽ dựavào thẻ kho

2.2 Công việc thực hiện bài toán:

Để khắc phục được những nhược điểm của phương pháp quản lý thủ công,đáp ứng tốt yêu cầu về tính chính xác, đầy đủ, nhanh chóng và khoa học Trướcyêu cầu thực tế ngày càng phong phú đa dạng thì công tác quản lý cửa hàng phảithực hiện các công việc như: Thu nhận, bảo quản sổ sách giấy tờ, nhắc nhở, đônđốc nhân viên

Với các yêu cầu thu thập thông tin, lưu trữ, triết xuất nhanh chóng, kịpthời để phục vụ các yêu cầu quản lý ta có các luồng thông tin sau:

- Luồng thông tin vào (phát sinh khi có khuyến mại, giới thiệu sản phẩm mới)

- Luồng thông tin ra (thanh toán tiền và lấy hóa đơn)

- Căn cứ vào yêu cầu cụ thể mà hệ thống cần phải đưa ra được các thôngtin cần thiết nhằm phục vụ một cách tốt nhất theo yêu cầu của quản lý đó lànhững thông tin được tổng hợp từ các thông tin đầu ra

- Thông tin ra của hệ thống được tổng hợp trong quá trình xử lý và đó là những thông tin liên quan đến cửa hàng như khuyến mại, bốc thăm, … phục vụ cho việc tìm kiếm của khách hàng

Hai luồng thông tin này được minh họa như trong hình vẽ sau Mỗi thông tin này đều có chức năng hệ thống riêng biệt

2.3 Phân tích bài toán chi tiết:

Từ việc khảo sát và phân tích sơ bộ công việc của hệ thống quản lý công

ty máy tính HT Với yêu cầu của bài toán đặt ra ta phải đi phân tích hệ thống

Trang 13

quản lý của cửa hàng máy tính Từ đó rút ra được những ưu nhược điểm cho cửahàng Để đạt được mục đích như vậy ta cần phải đi xác định được các thông tinđầu vào, đầu ra của hệ thống.

* Thông tin vào của hệ thống:

+ Thông tin về khách hàng

+ Thông tin về mặt hàng

+ Thông tin về nhà cung cấp

* Thông tin ra của hệ thống

+ Thống kê lượng hàng hóa tồn đọng theo mặt hàng hoặc theo nhà cung cấp.Căn cứ vào yêu cầu cụ thể mà ta có thể đưa ra những hông tin cần thiếtnhằm phục vụ một cách tốt nhất theo yêu cầu của quản lý Đó là những thông tinliên quan đến khách hàng

Trang 14

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

3.1 Tổng quan về hệ thống thông tin mới

Từ những yêu cầu thực tế đã phân tích ở trên với những hạn chế của hệthống cũ, Công ty cần có một hệ thống mới làm việc có hiệu quả hơn với sự trợgiúp của máy tính, đáp ứng được các yêu cầu mới của công tác quản lý Ngoài ra,

hệ thống mới có thể trợ giúp quyết định cho người bán hàng, người mua hàng,người quản lý, Ban giám đốc Cho phép xem các thông tin thống kê, in phiếunhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo thu chihàng tuần, hàng tháng

3.1.1 Các chức năng chính

1 Các đối tượng yêu cầu quản lý:

Qua quá trình khảo sát và phân tích, ta cần quản lý các đối tượng chínhtrong hệ thống quản lý bán hàng như sau:

Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp và khách mua hàng ), Hàng hoá,

Phiếu xuất/ nhập hàng, Phiếu thu /chi

Quản lý Khách hàng: Mọi khách hàng của công ty đều được quản lý

những thông tin chính sau:

Trang 15

2 Các chức năng của hệ thống

- Thông tin vào: các thông tin cơ bản về mặt hàng cần nhập (mã hàng, tênhàng, số lượng, giá nhập, khách hang,nhà cung cấp)

- Thông tin ra: danh mục hàng cần nhập

của công ty

- Thông tin vào: Các thông tin cơ bản khách hàng yêu cầu

- Thông tin ra: Danh mục hàng xuất , phiếu xuất hàng

- Thông tin vào: Yêu cầu thống kê

- Thông tin ra: Báo cáo thống kê

- Thông tin vào: Các yêu cầu tìm kiếm

- Thông tin ra: Kết quả tìm kiếm

Qua phân tích trên ta thấy được các chức năng chủ yếu của một hệ thống thôngtin giao dịch xuất /nhập hàng hoá Các chức năng này được chia nhỏ ra và được trìnhbày trong sơ đồ phân rã chức năng dưới đây, cho ta hình dung hệ thống một cách chi tiếthơn

Trang 16

3.2 Sơ đồ phân cấp chức năng:

Hình 1 : Sơ đồ phân cấp chức năng

3.3 Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu

Mục đích:

- Sự diễn tả ở mức logic, nghĩa là nhằm trả lời câu hỏi “Làm gì?”

- Chỉ rõ các chức năng (con ) phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử lý cần

mô tả

- Chỉ rõ các thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó và qua đóphần nào thấy được trình tự thực hiện của chúng

Dùng biểu đồ phân cấp chức năng ta có các mức sau:

Mức khung cảnh: có một chức năng với các luồng vào/ra

Mức đỉnh: chức năng của hệ thống được phân ra thành nhiều chức năng con