Sử dụng hộp thư điện tử của SGD

UBND TỈNH QUẢNG TRỊ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMSỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc QUY ĐỊNH VỀ TẠO LẬP VÀ SỬ DỤNG HỘP THƯ ĐIỆN TỬ TÊN MIỀN QUANGTRI.EDU.VN Ban hàn

UBND TỈNH QUẢNG TRỊ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc

QUY ĐỊNH VỀ TẠO LẬP VÀ SỬ DỤNG HỘP THƯ ĐIỆN TỬ

TÊN MIỀN QUANGTRI.EDU.VN (Ban hành theo Quyết định số /QĐ-GDĐT ngày của Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo Quảng Trị)

Điều 1 Tài khoản hộp thư điện tử của Sở Giáo dục và Đào tạo Quảng Trị là tài

khoản được sử dụng để truy cập dịch vụ thư điện tử được cung cấp qua hệ thống mạng của Sở Giáo dục và Đào tạo Quảng Trị với tên miền quangtri.edu.vn (gọi tắt là

hệ thống thư điện tử tên miền quangtri.edu.vn)

Điều 2 Các đơn vị, trường học, cán bộ, giáo viên, nhân viên và học sinh của

ngành Giáo dục và Đào tạo Quảng Trị được cấp và sử dụng tài khoản hộp thư điện tử trong thời gian công tác, học tập tại ngành Giáo dục và Đào tạo Quảng Trị

Sở Giáo dục và Đào tạo Quảng Trị giữ toàn quyền về việc cấp tài khoản, cấp phép, giám sát thông tin trao đổi, các hành vi sử dụng và đặt điều kiện sử dụng các tài khoản

Việc tạo lập hộp thư cho các đơn vị, trường, cho cán bộ, giáo viên, nhân viên và học sinh của ngành Giáo dục và Đào tạo Quảng Trị được giao cho Trung tâm Công nghệ thông tin - Ngoại ngữ Các đơn vị, trường học cần đề xuất bằng văn bản và phối hợp với trung tâm để được tạo lập hộp thư, tạo lập nhóm và tập huấn sử dụng

Điều 3 Các tổ chức, cá nhân thực hiện việc trao đổi, lưu trữ và sử dụng thông tin

qua tài khoản hộp thư điện tử của Sở Giáo dục và Đào tạo Quảng Trị phải tuân theo Luật Công nghệ thông tin, Luật Sở hữu trí tuệ và các quy định khác của pháp luật

Điều 4: Trách nhiệm của các đơn vị, trường học và các cá nhân được cấp tài khoản:

a) Đối với các đơn vị: Kiểm tra hộp thư thường xuyên để nhận các thông báo, trao đổi thông tin từ Sở, từ các đơn vị và cá nhân khác để phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, giảng dạy và học tập của đơn vị mình

b) Đối với các cá nhân: Kiểm tra hộp thư thường xuyên để nhận các thông báo và trao đổi thông tin từ cấp Sở, phòng và trường, từ các đơn vị và cá nhân khác để phục

vụ cho công tác nghiên cứu, giảng dạy và học tập

c) Bảo vệ tài khoản hộp thư: Các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm thay đổi mật khẩu tạo lập ban đầu, bảo vệ tài khoản của đơn vị cũng như của cá nhân Không truy cập và sử dụng trái phép tài khoản của các cá nhân hoặc đơn vị khác

d) Sử dụng hộp thư đúng mục đích và đảm bảo việc sử dụng hộp thư tuyệt đối không xâm phạm đến lợi ích của bất kỳ tổ chức, các nhân nào Nghiêm cấm các hành

vi tuyên tuyền, gây rối, kích động, vu khống, xuyên tạc nhằm xúc phạm đến uy tín và danh dự của tổ chức hay cá nhân khác

d) Không sử dụng hộp thư để trao đổi các thông tin thuộc cấp độ mật trở lên e) Thông báo hoặc gửi chuyển tiếp cho Quản trị hệ thống hợăc các đơn vị và cá nhân có trách nhiệm của Sở GD&ĐT, phòng GD&ĐT và đơn vị mình khi phát hiện

có thư được gửi từ một hộp thư điện tử miền quangtri.edu.vn có nội dung không tốt

Điều 5 Quyền lợi của các tổ chức và cá nhân được cấp tài khoản:

a) Được phép sử dụng tài khoản hộp thư điện tử của Sở Giáo dục và Đào tạo Quảng Trị cho việc nhận và gửi thư nhằm phục vụ công tác nghiên cứu, giảng dạy, học tập và các hoạt động chính đáng không trái với pháp luật và quy định này

b) Được nhận các thông báo, thông tin phục vụ cho việc quản lý, nghiên cứu, giảng dạy, học tập từ các cấp quản lý giáo dục và của nhà trường

c) Được thông báo các thay đổi về kỹ thuật, điều kiện và sử dụng hộp thư

d) Được hỗ trợ kỹ thuật, yêu cầu điều chỉnh thông tin tài khoản hợp lệ khi cần

Điều 6 Điều khoản thi hành:

Các tổ chức và cá nhân được cấp tài khoản hộp thư điện tử của Sở chịu rtách nhiệm pháp luật và ngành Giáo dục và Đào tạo Quảng Trị về việc sử dụng quy định này Nếu tổ chức hay cá nhân vi phạm sẽ bị xử lý theo pháp luật hiện hành

GIÁM ĐỐC

PHẦN 1: GIỚI THIỆU HỘP THƯ TÊN MIỀN QUANGTRI.EDU.VN

1) Giới thiệu: hệ thống hộp thư điện tử tên miền quangtri.edu.vn là tài nguyên chung

của ngành Giáo dục và Đào tạo Quảng Trị Đã được Sở Giáo dục và Đào tạo Quảng Trị tạo lập trên nền Gmail theo chủ trương của Bộ Giáo dục và Đào tạo Số lượng hộp thư có thể lên tới hàng chục ngàn của các đơn vị trường học, của cán bộ, giáo viên, nhân viên và học sinh toàn ngành Giáo dục và Đào tạo Quảng Trị

Việc khai thác, sử dụng hộp thư điện tử trong toàn ngành nhằm tạo ra một bước đột phá mới trong việc sử dụng Inernet, thư điện tử trong việc trao đổi thông tin, tư liệu, bài giảng, tài liệu, đề thi… phục vụ cho việc nâng cao chất lượng giáo dục, tạo môi trường giao lưu, thân thiện trong toàn ngành

2) Cấu trúc hộp thư của các đơn vị, cán bộ, giáo viên và học sinh.

a) Đối với các đơn vị: <tên đơn vị>+’qt’@quangtri.edu.vn

Ví dụ:

Trường THPT Đông Hà là: thptdonghaqt@quangtri.edu.vn

Trung tâm GDTX Vĩnh Linh là: gdtxvinhlinhqt@quangtri.edu.vn

Trung tâm KTTH Hải Lăng là: ktthhailangqt@quangtri.edu.vn

Trường THCS Nguyễn Trãi Đông Hà: thcsnguyentraidhqt@quangtri.edu.vn TrườngTiểu học Hồ Chơn Nhơn - Cam Lộ: thhochonnhonclqt@quangtri.edu.vn

b) Đối với các cán bộ, giáo viên:

- Đối với Cán bộ Sở:

<họ tên>+’sgd’@quangtri.edu.vn

Ví dụ: Nguyễn Văn bằng: nguyenvanbangsgd@quangtri.edu.vn

- Đối với giáo viên:

<họ tên>+’.’+<tên đơn vị viết tắt>@quangtri.edu.vn

Ví dụ:

1 Hoàng Đức Hùng - THPT Đông Hà: hoangduchung.thptdh@quangtri.edu.vn

2 Nguyễn Hoàng Nam- THPT chuyên Lê Quý Đôn:

Nguyenhoangnam.thptlqd@uangtri.edu.vn

1 Hoàng Thị Thu Hà - THCS Phan Đình Phùng

Hoangthuha.thcspdpdh@quangtri.edu.vn c) Đối với học sinh

<tên>+<khóa học>+’_’+<tên trường viết tắt>+<Tên lớp>+’STT của học sinh trong lớp>

Ví dụ 1: Em Trần Thị An, học sinh lớp 12A1, trường THPT Lê Lợi có thứ tự là 1 trong sổ điểm có địa hộp thư là: an0609_thptllA101@quangtri.edu.vn

Ví dụ 2: Em Trần Văn Toàn, học sinh lớp 12A1, trường THPT Đông Hà, có thứ

tự là 40 trong sổ điểm có địa hộp thư là: toan0609_thptdhA140@quangtri.edu.vn

Lưu ý: Nếu họ tên dài quá 3 từ chỉ chọn lại 3 từ, ví dụ Hoàng Thị Thu Hà chọn lại hoangthuha

PHẦN 2: GIỚI THIỆU HỘP THƯ TÊN MIỀN QUANGTRI.EDU.VN

1) Truy cập cập hộp thư:

Truy cập vào trang Web tại địa chỉ: http://mail.quangtri.edu.vn

Hoặc http://mail.google.com/a/quangtri.edu.vn Hoặc truy cập vào trang Web của Sở: www.quangtri.edu.vn, sau đó vào mục Mail quangtri.edu.vn để vào hộp thư Màn hình sau xuất hiện

- Đăng nhập vào hộp thư: Nhập tên người dung và mật khẩu để đăng nhập vào hộp thư Nếu là lần đăng nhập đầu tiên thì phải xác nhận hộp thư

Màn hình xác nhận hộp thư

Gõ tên người dùng

Gõ mật khẩu

Gõ chuỗi ký tự màu xanh vào đây, nếu gõ sai thì chương trình xuất hiện chuỗi khác để

gõ lại

2) Soạn và gửi thư

Lưu ý:

a) Gửi thêm cho người khác

- Để gửi thêm cho người khác, ta click chuột vào mục Thêm CC, Thêm BCC

Khi đó một hộp text box cho phép ghi nhiều địa chỉ hộp thư khác, mỗi hộp thư cách nhau bởi dấu phẩy

b) Đính kèm tập tin:

- Nếu muốn đính kèm tập tin ta chọn Đính kèm tệp, một hộp hội thoại cho phép ta chọn tệp cần gửi để thêm vào

- Ta nên ghi chủ đề của thư cần liên hệ

- Sau khi soạn thư xong, thực hiện một số bước như thêm CC, thêm BCC, đính kèm tập tin… ta click chuột vào Gửi để gửi thư đi.

c) Gửi thư cho nhóm: Nếu gửi thư cho một nhóm thì gõ địa chỉ của nhóm:

Ví dụ: Để gửi thư cho nhóm các trugn tâm GDTX thì tại mục Tới ta gõ:

gdtx@quangtri.edu.vn

Ghi đầy đủ địa chỉ hộp thư gửi tới

Ví dụ: thcslienlaphhqt@quangtri.edu.vn

Vùng soạn thư

Gửi thêm cho người khác

Chủ đề

Đính kèm

tập tin

Chọn mail để vào hộp thư của mình

3) Trả lời thư gửi tới:

Khi vào thư của người khác gửi tới cho ta, ta đọc thư và nếu muốn trả lời ngay cho người gửi tới, ta chỉ cần chọn Trả lời

Khi click chuột vào trả lời thì màn hình sau xuất hiện:

Nội dung trả lời

gõ vào đây

Địa chỉ của người gửi đến

4) Sử dụng dịch vụ Lịch của hộp thư

Trong hộp thư của Gmail, ngoài dịch vụ thư, còn có thêm các dịch vụ Trò chuyện (chát), dịch vụ Lịch làm việc (calendar), dịch vụ Docs…

Để vào lịch , tại màn hình đầu của hộp thư ta chọn Calendar (Lịch)

Nếu là lần đầu tiên thực hiện Dịch vụ Lịch, thì hệ thống yêu cầu chọn quốc gia và múi giờ., Sau khi chọn xong thì màn hình sau xuất hiện và cho phép chúng ta ghi lịch vào (Lịch tuần, Lịch tháng, lịch ngày, 4 ngày….)

5) Thay đổi mật khẩu và một số thông số khác

Bước 1: Vào hộp thư và chọn mục cài đặt

Bước 2: Chọn mục Tài khoản

Bước 3: Chọn mục Đổi mật khẩu

Bước 4: Nhập mật khẩu cũ, nhập mật khẩu mới (2 lần), cuối cùng chọn đổi mật khẩu

Chúc bạn thành công và nhớ ghi lại mật khẩu mới đề phòng quên mật khẩu