CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc
Đề tài:
TĂNG CƯỜNG SỬ DỤNG HỘP THƯ ĐIỆN TỬ TRONG VIỆC THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ BÁO CÁO THƯỜNG XUYÊN
ĐỊNH KỲ VỀ UBND HUYỆN THEO QUY ĐỊNH.
Người thực hiện: Lê Thị Thanh Tâm
Đơn vị công tác: Văn phòng UBND huyện Bảo Thắng
Chức vụ: Chuyên viên tổng hợp VP-UBND huyện
Bảo Thắng, tháng 10 năm 2013
Trang 2CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc
Bảo Thắng, ngày 15 tháng 10 năm 2013
Kính gửi: Hội đồng sáng kiến cấp huyện.
Họ và tên tác giả: Lê Thị Thanh Tâm
Ngày tháng năm sinh: 11/02/1974
Chức vụ: Chuyên viên tổng hợp Văn phòng UBND huyện.Đơn vị công tác: Văn phòng UBND huyện Bảo Thắng.Trình độ chuyên môn: Đại học.
Đề nghị công nhận sáng kiến, kinh nghiệm:
Tăng cường sử dụng hộp thư điện tử trong việc thực hiện chế độ báo cáothường xuyên định kỳ về UBND huyện theo quy định.
XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN NGƯỜI VIẾT CHÁNH VĂN PHÒNG
Lê Thị Thanh Tâm Nguyễn Trọng Hiếu
Trang 3CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc
Bảo Thắng, ngày 15 tháng 10 năm 2013
Kính gửi: Hội đồng sáng kiến cấp huyện.
Họ và tên tác giả: Lê Thị Thanh Tâm
Ngày tháng năm sinh: 11/02/1974
Chức vụ: Chuyên viên tổng hợp Văn phòng UBND huyện.Đơn vị công tác: Văn phòng UBND huyện Bảo Thắng.Trình độ chuyên môn: Đại học.
Tỷ lệ % đóng góp vào việc tạo ra sáng kiến: 100%
Đề nghị công nhận sáng kiến: Tăng cường sử dụng hộp thư điện tử trong việcthực hiện chế độ báo cáo thường xuyên định kỳ về UBND huyện theo quy định.
Lê Thị Thanh Tâm
Trang 41 Tên sáng kiến, kinh nghiệm:
Tăng cường sử dụng hộp thư điện tử trong việc thực hiện chế độ báo cáothường xuyên, định kỳ về UBND huyện theo quy định.
2 Nội dung sáng kiến, kinh nghiệm:
Trong những năm qua, các cơ quan, đơn vị, các xã, thị trấn đã nỗ lực ứng dụngcông nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, tài liệu,hướng tới nâng cao hiệu quả hoạt động và bước đầu đạt được những kết quả quantrọng Tuy nhiên, so với yêu cầu đặt ra vẫn chưa tận dụng hết hiệu quả các điều kiệncó để thực sự tạo nên một môi trường làm việc điện tử hiện đại, giảm giấy tờ, tiếtkiệm chi phí, thời gian
Để kịp thời cập nhật kết quả triển khai, thực hiện các chỉ tiêu phát triển kinh tế- xã hội, quốc phòng – an ninh của địa phương, trong những năm qua việc gửi cácbáo cáo nhanh, đột xuất, báo cáo thường xuyên định kỳ về UBND huyện, chủ yếuthực hiện bằng đường bưu điện và bằng máy fax Theo quy định của UBND huyệncác báo cáo thường xuyên, định kỳ gửi về UBND huyện:
- Báo cáo tuần: Chiều thứ 5 hàng tuần.- Báo cáo tháng: Ngày 15 hàng tháng.- Báo cáo quý: Ngày 15 tháng cuối quý.- Báo cáo 6 tháng: Ngày 15 tháng 6.
- Báo cáo năm: Ngày 15 tháng 12.
Trang 5Sau chiều thứ 5 hằng tuần và hết ngày 15 hằng tháng, các cơ quan, đơn vị, xã,thị trấn chưa có báo cáo gửi về UBND huyện, thì coi như không có báo cáo gửi vềUBND huyện.
Sau khi chuyên viên thực hiện nhiệm vụ tham mưu giúp cơ quan, đơn vị, xã,thị trấn tham mưu soạn thảo báo cáo theo quy định xong, có chữ ký và con dấu thi coinhư văn bản đã có hiệu lực Lúc này bộ phận văn thư gửi báo cáo bằng đường vàbằng máy Fax Tuy nhiên, hầu như các cơ quan, đơn vị chưa có máy fax, các xã đãđược trang bị, nhưng đến thời điểm hiện tại một số xã đã bị hư hỏng hoặc hết mựchoặc bản fax quá mờ không đọc được do đó, khi UBND huyện nhận được các báocáo của một số cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn đều chậm so với thời gian quy định, cónhững số liệu đã không phản ánh đúng tình hình thực tế của thời điểm.
Trước tình hình trên, tôi mạnh dạn xin đề xuất việc Tăng cường sử dụng hộpthư điện tử trong việc thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên, định kỳ về UBNDhuyện theo quy định; nhằm kịp thời báo cáo đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ,những khó khăn, vướng mắc cần tháo gỡ về UBND huyện và giảm chi phí giấy mực,không bị trừ điểm thi đua cuối năm của cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn khi không có báocáo định kỳ hoặc báo cáo chậm.
3 Tính mới của sáng kiến, kinh nghiệm:
Hiện nay các cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn đều được trang bị đầy đủ máy tính,mạng Internet, mạng nội bộ Lan Thực hiện có hiệu quả việc ứng dụng công nghệthông tin trong công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, tài liệu; đặc biệt để cơ
Trang 6quan, đơn vị, xã, thị trấn báo cáo nhanh, báo cáo định kỳ và đột xuất về UBND huyệnmột cách nhanh nhất, kịp thời, hiệu quả, đúng quy định.
Khi bộ phận tổng hợp của UBND huyện làm nhiệm vụ chắp bút tổng hợp báocáo chung toàn huyện Các cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn nằm xa trung tâm nếu gửi báocáo bằng đường bưu điện sẽ không kịp thời gian tiến độ; do đó, khi báo cáo đã đượclãnh đạo ký, đóng dấu có hiệu lực có thể gửi qua hòm thư điện tử trước để đảm bảothời gian quy định Do đó, bộ phận tổng hợp của Văn phòng UBND huyện có số liệunhanh nhất, kịp thời để tổng hợp báo cáo Tỉnh ủy, UBND tỉnh theo quy định Và thờigian xác nhận UBND huyện đã nhận được báo cáo của cơ quan, đơn vị , xã, thị trấnđược tính từ khi bản chính gửi đến Văn phòng UBND huyện hoặc thời điểm nhậnđược bản điện tử, tùy theo bản nào gửi đến trước
4 Tính hữu ích của sáng kiến, kinh nghiệm:
Đảm bảo các báo cáo được gửi đến UBND huyện kịp thời, thông tin cập nhậtnhanh nhất, giảm chi phí giấy, mực để thực hiện fax báo cáo Không bị trừ điểm thiđua cuối năm với lý do không có báo cáo, số liệu báo cáo cập nhật so với thời điểmhiện tại không kịp tiến độ làm ảnh hưởng đến thi đua cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn vàcông tác chỉ đạo điều hành của UBND huyện.
5 Khả năng phổ biến và nhân rộng:
Việc tăng cường sử dụng hộp thư điện tử trong việc thực hiện chế độ báo cáothường xuyên, định kỳ về UBND huyện có khả năng phổ biến nhân rộng đối với cáccơ quan, đơn vị, xã, thị trấn Tận dụng ngay hạ tầng kỹ thuật và các phần mềm hiệncó như máy tính, mạng LAN, mạng Internet, hệ thống quản lý văn bản và điều hành,
Trang 7hệ thống thư điện tử để trao đổi các văn bản điện tử qua mạng trong nội bộ và giữacác cơ quan, đơn vị, các xã, thị trấn kịp thời, hiệu quả, chính xác và đúng quy định.
Từ những nội dung hữu ích trên, rất mong Hội đồng sáng kiến cấp huyện xemxét phê duyệt công nhận.
PHẦN CHẤM SÁNG KIẾN, KINH NGHIỆM
1 Thành viên Hội đồng sáng kiến, kinh nghiệm chấm lần 1:
2 Thành viên Hội đồng sáng kiến, kinh nghiệm chấm lần 2:
3 Thành viên Hội đồng sáng kiến, kinh nghiệm chấm lần 3:
Trang 8
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc
Bảo Thắng, ngày 15 tháng 10 năm 2013
ĐƠN ĐỀ NGHỊ CÔNG NHẬN SÁNG KIẾNKính gửi: Hội đồng sáng kiến cấp huyện.Họ và tên tác giả: Lê Thị Thanh Tâm
Ngày, tháng, năm, sinh: 11/02/1974Nơi công tác: Văn phòng UBND huyện.Chức vụ: Chuyên viên tổng hợp
Trình độ chuyên môn: Đại học
Tỷ lệ % đóng góp vào việc tạo ra sáng kiến: 100%
Đề nghị công nhận sáng kiến: Tăng cường sử dụng hộp thư điện tử trong việcthực hiện chế độ báo cáo thường kỳ, đột xuất về UBND huyện theo quy định.
MÔ TẢ GIẢI PHÁP1 Tóm tắt nội dung sáng kiến, kinh nghiệm:
Để kịp thời cập nhật kết quả triển khai, thực hiện các chỉ tiêu phát triển kinh tế- xã hội, quốc phòng – an ninh của địa phương, trong những năm qua việc gửi cácbáo cáo nhanh, đột xuất, báo cáo thường xuyên định kỳ về UBND huyện, chủ yếuthực hiện bằng đường bưu điện và bằng máy fax Theo quy định của UBND huyệncác báo cáo thường xuyên, định kỳ gửi về UBND huyện, theo quy định chiều thứ 5hằng tuần và hết ngày 15 hằng tháng, các cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn chưa có báocáo gửi về UBND huyện, thì coi như không có báo cáo gửi về UBND huyện.
Sau khi chuyên viên thực hiện nhiệm vụ tham mưu giúp cơ quan, đơn vị, xã,thị trấn tham mưu soạn thảo báo cáo theo quy định xong, có chữ ký và con dấu thi coinhư văn bản đã có hiệu lực Lúc này bộ phận văn thư gửi báo cáo bằng đường vàbằng máy Fax Tuy nhiên, hầu như các cơ quan, đơn vị chưa có máy fax, các xã đãđược trang bị, nhưng đến thời điểm hiện tại một số xã đã bị hư hỏng hoặc hết mựchoặc bản fax quá mờ không đọc được do đó, khi UBND huyện nhận được các báocáo của một số cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn đều chậm so với thời gian quy định, cónhững số liệu đã không phản ánh đúng tình hình thực tế của thời điểm.
Trang 9Trước tình hình trên, tôi mạnh dạn xin đề xuất việc Tăng cường sử dụng hộpthư điện tử trong việc thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên, định kỳ về UBNDhuyện theo quy định; nhằm kịp thời báo cáo đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ,những khó khăn, vướng mắc cần tháo gỡ về UBND huyện và giảm chi phí giấy mực,không bị trừ điểm thi đua cuối năm của cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn khi không có báocáo định kỳ hoặc báo cáo chậm.
2 Tính mới của sáng kiến, kinh nghiệm:
Hiện nay các cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn đều được trang bị đầy đủ máy tính,mạng Internet, mạng nội bộ Lan Thực hiện có hiệu quả việc ứng dụng công nghệthông tin trong công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, tài liệu; đặc biệt để cơquan, đơn vị, xã, thị trấn báo cáo nhanh, báo cáo định kỳ và đột xuất về UBND huyệnmột cách nhanh nhất, kịp thời, hiệu quả, đúng quy định.
Khi bộ phận tổng hợp của UBND huyện làm nhiệm vụ chắp bút tổng hợp báocáo chung toàn huyện Các cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn nằm xa trung tâm nếu gửi báocáo bằng đường bưu điện sẽ không kịp thời gian tiến độ; do đó, khi báo cáo đã đượclãnh đạo ký, đóng dấu có hiệu lực có thể gửi qua hòm thư điện tử trước để đảm bảothời gian quy định Do đó, bộ phận tổng hợp của Văn phòng UBND huyện có số liệunhanh nhất, kịp thời để tổng hợp báo cáo Tỉnh ủy, UBND tỉnh theo quy định Và thờigian xác nhận UBND huyện đã nhận được báo cáo của cơ quan, đơn vị , xã, thị trấnđược tính từ khi bản chính gửi đến Văn phòng UBND huyện hoặc thời điểm nhậnđược bản điện tử, tùy theo bản nào gửi đến trước
3 Khả năng áp dụng của sáng kiến, kinh nghiệm:
Việc tăng cường sử dụng hộp thư điện tử trong việc thực hiện chế độ báo cáothường xuyên, định kỳ về UBND huyện có khả năng phổ biến nhân rộng đối với cáccơ quan, đơn vị, xã, thị trấn Tận dụng ngay hạ tầng kỹ thuật và các phần mềm hiệncó như máy tính, mạng LAN, mạng Internet, hệ thống quản lý văn bản và điều hành,hệ thống thư điện tử để trao đổi các văn bản điện tử qua mạng trong nội bộ và giữacác cơ quan, đơn vị, các xã, thị trấn kịp thời, hiệu quả, chính xác và đúng quy định.
4 Hiệu quả áp dụng:
Việc tăng cường sử dụng hộp thư điện tử việc thực hiện chế độ báo cáo thườngxuyên, định về vè UBND huyện theo quy định là việc dễ thực hiện và rất hữu ích, nógiảm bớt chi phí giấy, mực, thời gian cho các cơ quan, chức năng khi thực hiệnnhiệm vụ theo quy định./.
NGƯỜI VIẾT
Lê Thị Thanh Tâm