Hoàn thiện công tác quản lý dự án tại ban quản lý dự án các công trình điện miền trung (tt)

1 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trong năm gần đây, thuật ngữ “dự án” sử dụng rộng rãi Có nhiều hoạt động tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân thực theo hình thức dự án Các dự án triển khai đóng góp mạnh mẽ vào phát triển kinh tế, sản xuất kinh doanh, đời sống xã hội Mỗi giai đoạn phát triển kinh tế thay đổi vượt bậc công nghệ cạnh tranh khốc liệt buộc tổ chức phải có phản ứng thích hợp với thay đổi môi trường, hoạt động theo hình thức dự án thành phương thức vận hành hữu hiệu tổ chức Công tác quản lý dự án trở nên quan trọng nhận ý ngày tăng xã hội Ban quản lý dự án công trình điện miền Trung đơn vị thay mặt Tổng công ty Truyền tải điện Quốc gia (NPT) quản lý dự án mà NPT chủ đầu tư Đó dự án xây dựng trạm biến áp lưới điện để truyền tải điện cho Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) Sự thành công việc quản lý đầu tư xây dựng công trình điện miền Trung góp phần giảm tổn thất điện năng, giảm cố, nâng cao độ tin cậy cung cấp điện, đảm bảo an ninh lượng, phát triển bền vững kinh tế - xã hội cho đất nước Bên cạnh thành công đạt được, Ban QLDA công trình điện miền Trung vận dụng khai thác thành tựu nghiên cứu tổ chức, công cụ, phương pháp quản lý dự án dẫn đến việc quản lý dự án chưa đạt hiệu tối ưu Sau nghiên cứu, tìm hiểu lý thuyết, công trình nghiên cứu quản lý dự án xem xét thực trạng công tác quản lý dự án Ban quản lý dự án công trình điện miền Trung Tôi thấy hoàn thiện công tác quản lý Ban quản lý dự án công trình điện miền Trung vấn đề cần thiết, cấp bách quan trọng Đó lý chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác quản lý dự án Ban quản lý dự án công trình điện miền Trung” Mục tiêu nghiên cứu Hệ thống hóa vấn đề lý luận liên quan đến công tác quản lý dự án Phân tích thực trạng nghiên cứu vấn đề có liên quan đến công tác quản lý dự án Ban quản lý dự án công trình điện miền Trung Dựa sở phân tích ưu điểm, hạn chế để từ đưa giải pháp nhằm hoàn thiện nữa, tác giả đề xuất giải pháp để hoàn thiện công tác quản lý dự án Ban quản lý dự án công trình điện miền Trung Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu Là vấn đề lý luận, thực tiễn liên quan đến công tác quản lý dự án Ban quản lý dự án công trình điện miền Trung - Phạm vi nghiên cứu Luận văn nghiên cứu số vấn đề công tác dự án quản lý dự án Mặt không gian: nghiên cứu dự án Ban quản lý dự án công trình điện miền Trung Mặt thời gian: giải pháp có ý nghĩa khoảng thời gian năm 2010 -2015 Phương pháp nghiên cứu Để thực mục tiêu để tài sử dụng phương pháp sau: Các phương pháp thống kê, phương pháp phân tích thực chứng, phương pháp toán học, ý kiến chuyên gia, phần mềm tin học… Kết cấu luận văn Chương 1: Một số vấn đề lý luận dự án quản lý dự án Chương 2: Thực trạng công tác quản lý dự án Ban quản lý công trình điện miền Trung Chương 3: Giải pháp để hoàn thiện công tác quản lý dự án Ban quản lý dự án công trình điện miền Trung CHƯƠNG MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 1.1 DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 1.1.1 Khái niệm 1.1.1.1 Khái niệm dự án Ta hiểu khái quát: “Dự án tập hợp nhiều hoạt động có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, để hoàn thành sản phẩm định với chi phí thời gian định” 1.1.1.2 Khái niệm quản lý dự án Quản lý dự án trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực giám sát trình phát triển nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành thời gian, phạm vi ngân sách duyệt đạt yêu cầu định kỹ thuật chất lượng sản phẩm, dịch vụ phương pháp điều kiện tốt cho phép 4 1.1.2 Mục tiêu quản lý dự án Mục tiêu quản lý dự án nói chung hoàn thành công việc dự án theo yêu cầu kỹ thuật chất lượng, phạm vi ngân sách duyệt theo tiến độ thời gian cho phép 1.1.3 Nội dung quản lý dự án 1.3.3.1 Quản lý dự án xét theo chu kỳ Chu kỳ dự án chia thành giai đoạn: giai đoạn xây dựng ý tưởng, giai đoạn phát triển, giai đoạn thực hiện, giai đoạn kết thúc 1.3.3.2 Quản lý dự án xét theo đối tượng Lập kế hoạch tổng quan dự án, quản lý phạm vi dự án, quản lý thời gian, quản lý chi phí dự án, quản lý chất lượng dự án, quản lý nguồn nhân lực dự án, quản lý truyền thông dự án, quản lý rủi ro dự án, quản lý hoạt động cung ứng, mua bán 1.1.4 Vai trò quản lý dự án Bảo đảm liên kết tất hoạt động cần thực dự án, phát sớm giải nhanh chóng khó khăn, vướng mắc, nẩy sinh 1.1.5 Một số phương pháp ứng dụng quản lý dự án 1.1.5.1 Các kỹ thuật ứng dụng quản lý phạm vi Cấu trúc phân chia công việc (WBS – Work Breakdown Structure) 1.1.5.2 Các kỹ thuật ứng dụng quản lý thời gian tiến độ thực dự án * Phương pháp sơ đồ Gantt ( Gantt Charts Method) * Biểu đồ hình chéo quản lý tiến độ 5 * Kỹ thuật tổng quan đánh giá dự án PERT phương pháp đường CPM 1.1.5.3 Các kỹ thuật ứng dụng điều phối nguồn lực Sử dụng kỹ thuật ứng dụng Pert/ CPM cải tiến, biểu đồ phụ tải 1.1.5.4 Các kỹ thuật ứng dụng quản lý chi phí dự án Kỹ thuật ứng dụng quản lý chi phí dự án là: phương pháp thực kế hoạch chi phí cực tiểu, biểu đồ đường cong chi phí… 1.1.5.5 Các kỹ thuật ứng dụng quản lý chất lượng Trong quản lý chất lượng, người ta thường sử dụng công cụ quản lý như: biểu đồ kiểm soát, biểu đồ xương cá, biểu đồ Pareto, nhật ký công trình, phiếu kiểm tra chất lượng, kiểm định chất lượng… xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 1.2 TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN 1.2.1 Công tác tổ chức, cấu tổ chức Tổ chức, danh từ tập hợp người tổ chức lại, hoạt động quyền lợi chung, mục đích chung, động từ có nghĩa làm cho đối tượng thành chỉnh thể, có cấu trúc chức định 1.2.2 Cấp tổ chức tầm quản lý Một máy tổ chức có nhiều tầng nấc thang trung gian có liên quan mật thiết, gắn bó trực tiếp với Các nấc thang trung gian gọi cấp tổ chức 1.2.3 Phân quyền quản trị Phân quyền trình người quản lý chia quyền lực với thành viên, qua làm cho thành viên cảm thấy cá nhân họ đóng góp 1.2.4 Tổ chức quản lý dự án 1.2.4.1 Một số nguyên tắc xây dựng máy tổ chức quản lý dự án Khi tiến hành tổ chức máy quản lý dự án, để đảm bảo tính khoa học hiệu máy quản lý phải tuân thủ nguyên tắc định 1.2.4.2 Các cấu tổ chức quản lý dự án * Cơ chế tổ chức quản lý trực tuyến * Cơ chế vận hành theo chiều ngang * Cơ chế vận hành ma trận 1.2.5 Các mô hình tổ chức quản lý dự án đầu tư xây dựng theo luật định Hình thức chủ đầu tư thuê tổ chức tư vấn quản lý dự án Hình thức CĐT trực tiếp quản lý CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁNTẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN CÁC CÔNG ĐIỆN MIỀN TRUNG 2.1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN CÁC CÔNG TRÌNH ĐIỆN MIỀN TRUNG 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Ban quản lý dự án công trình điện mền Trung Tên đầy đủ: Ban quản lý dự án công trình điện miền Trung (Central Vietnam Power Projects Management Boad) Viết tắt: CPPMB Trụ sở giao dịch: 478 đường 2/9, phường Hòa Cường Nam, quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Ban quản lý dự án công trình điện miền Trung 2.1.2.1 Chức Ban quản lý dự án công trình điện miền Trung Thay mặt Tổng Công ty Truyền tải điện Quốc gia quản lý dự án Tổng Công ty Truyền tải điện Quốc gia chủ đầu tư 2.1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn Lập tổ chức thực sau phê duyệt kế hoạch mà Tổng Công ty Truyền tải điện Quốc gia giao, công tác quản lý đầu tư xây dựng, công tác tổ chức cán đào tạo lao động tiền lương, công tác tài kế toán, công tác bảo vệ, pháp chế 2.2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN CÁC CÔNG TRÌNH ĐIỆN MIỀN TRUNG 2.2.1 Công tác lập kế hoạch tổng quan 2.2.1.1 Giới thiệu hệ thống lập kế hoạch tổng quan Dự án lập kế hoạch chủ yếu dựa vào hồ sơ thiết kế, dự toán, kế hoạch tổng thể dự án mà Ban QLDA quản lý dựa vào dự án thực có qui mô tính chất tương đương 2.2.1.2 Nhận xét ưu, nhược điểm * Ưu điểm: Sơ đồ Gantt liệt kê công việc thời gian dễ lập, dễ điều chỉnh bổ sung, giúp cho cán quản lý dễ dàng bố trí điều chỉnh nguồn lực Phù hợp với dự án có thời gian thi công vừa phải (dưới 12 tháng) yêu cầu tiến độ không cao * Nhược điểm: Các dự án lập kế hoạch chưa theo sát thực tế môi trường thay đổi, nhiều công việc thực tế phát sinh không tính toán công tác lập kế hoạch Công tác lập kế hoạch chưa quan tâm ứng dụng phương pháp khoa học quản lý dự án, chưa thấy lợi ích mà chúng mang lại 2.2.1 Công tác quản lý phạm vi Các kế hoạch phạm vi đơn giản dự án tuân thủ mục tiêu chung tổ chức mẹ Sử dụng định mức theo tiêu chuẩn Nhà nước để phân tách công việc lập kế hoạch nhanh chóng, thuận tiện 2.2.3 Công tác quản lý thời gian tiến độ dự án Dựa vào sở công tác lập kế hoạch tổng quan, kế hoạch tiến độ thiết lập làm sở cho kế hoạch khác Kỹ thuật lập tiến độ dự án Ban QLDA sử dụng sơ đồ Gantt xác lập Excel Trên sở kế hoạch tiến độ, Trưởng Ban QLDA giao nhiệm vụ cho phòng chức Sau đó, phòng ban tổ chức họp nội phân công công việc cho cán nhân viên kèm theo hồ sơ kế hoạch dự án Cán kỹ thuật bám sát trường quản lý, đôn đốc, giám sát nhà thầu thực hợp đồng ký kết, thường xuyên báo cáo định kỳ cho Trưởng phòng phụ trách 2.2.4 Công tác quản lý nguồn lực 2.2.4.1 Công tác quản lý nhân lực Điều phối nhân lực nội bộ: Điều phối nhân lực nội theo phương pháp đơn giản, thủ công dựa vào kinh nghiệm Điều phối nguồn lực từ bên Ban QLDA không thường xuyên Về tuyển dụng nhân quản lý dự án: Ban QLDA đăng quảng cáo tuyển nhân viên phương tiện thông tin đại chúng 2.2.4.2 Công tác quản lý vật tư thiết bị Kế hoạch mua sắm điều phối vật tư thiết bị xây dựng sở lập kế hoạch tổng quan dự án Các thiết bị vật tư điều phối theo kế hoạch dự án phê duyệt, chất lượng nguyên vật liệu nhập kho xuất kho kiểm định theo quy trình quản lý chất lượng công trình ngành truyền tải điện 2.2.5 Công tác đấu thầu Quy trình tổ chức đấu thầu thực đơn giản theo Luật đấu thầu quy định Nhà nước đấu thầu 2.2.6 Công tác quản lý chất lượng Quản lý chất lượng kỹ thuật công trình thực theo qui định, qui phạm hành Cán giám sát Ban QLDA, đơn vị tư vấn giám sát bám sát trường kiểm tra đề xuất biện pháp xử lý kịp thời nhiều vướng mắc liên quan đến công tác thiết kế, thi công 2.2.7 Công tác quản lý chi phí Kế hoạch chi phí dự án mà Ban QLDA công trình điện miền Trung thực sở hệ thống định mức kinh tế- kỹ thuật, định mức chi phí hoạt động xây dựng, hệ thống giá xây dựng chế sách có liên quan quan nhà nước có thẩm quyền ban hành 2.2.8 Mô hình tổ chức quản lý dự án Ban QLDA công trình điện miền Trung xây dựng máy có huy theo ý chí thống tuyệt đối, điều khiển máy quản trị theo quy tắc thống từ xuống Đây sơ đồ trực tuyến- chức năng- tham mưu Quan hệ Trưởng Ban QLDA với phòng quan hệ trực tuyến, phòng có vai trò tham mưu cho Trưởng Ban QLDA 2.3 ĐÁNH GIÁ TỔNG QUÁT NHỮNG KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC, TỒN TẠI TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN CÁC CÔNG TRÌNH ĐIỆN MIỀN TRUNG 10 2.3.1 Kết đạt Ban QLDA công trình điện miền Trung có đội ngũ cán quản lý có tâm cao, sáng tạo áp dụng nhiều giải pháp phù hợp để hoàn thành đóng điện nhiều dự án công trình truyền tải điện góp phần giảm thiểu tổn thất điện năng, nhanh chóng mở rộng lưới điện phân phối đến vùng sâu, vùng xa 2.3.2 Những tồn quản lý dự án Ban quản lý dự án công trình điện miền Trung Công tác lập kế hoạch tổng quan sơ sài, thiếu khoa học, chưa có quy trình rõ ràng mà nặng yếu tố kỹ thuật Công tác quản lý thời gian tiến độ sử dụng sơ đồ Gantt để lập kế hoạch quản lý tiến độ Các công cụ hỗ trợ cho quản lý lập tiến độ Pert/ CPM phần mềm MS project chưa sử dụng quản lý dự án Đôn đốc nhà thầu lỏng lẻo, chế thưởng phạt nhanh, chậm tiến độ thực dự án chưa rõ ràng cảm tính Quy trình điều phối nguồn lực cho dự án xây dựng thang điểm phân bổ nguồn ưu tiên cho dự án chưa xác lập Trong công tác quản lý vật tư thiết bị xảy thiếu hụt số lượng, không đảm bảo chất lượng Sự điều phối vật tư thiết bi,nhân lực quản lý không trùng khớp với tiến độ xây lắp nhà thầu gây tượng thiếu vật tư nhà thầu phải chờ đợi vật tư thừa điều phối sớm phải đem nhập kho, bỏ trời Công tác đấu thầu chưa có quy trình chọn lựa chung nhà thầu, thông tin gói thầu, hồ sơ mời thầu số dự án chưa minh bạch công khai Việc lựa chọn nhà thầu chưa tạo nhiều bước đột phá mà chủ yếu chọn lựa công ty Tập đoàn điện lực Việt Nam, 11 số dự án có số nhà thầu yếu tài đảm nhận khâu chọn lựa không tốt Hệ thống thông tin mời thầu chưa công khai rõ ràng để tạo cạnh tranh lành mạnh nhà thầu Công tác quản lý chi phí dự án mang tính chất hành chính, chưa sâu giải vấn đề thực tế, toán giải phóng nguồn lực chậm Các kỹ lãnh đạo chủ nhiệm dự án chưa đào tạo tạo để quản lý dự án cách có khoa học Ban QLDA thường có đầy đủ phận chức Phòng Tổng hợp, Kế hoạch - Vật tư, Kỹ thuật, vv thiếu nhiều nhân viên có chuyên môn chuyên ngành quản lý dự án, quản trị mạng 2.3.3 Những nguyên nhân Một số cán chủ chốt cho dùng kinh nghiệm phương pháp cũ giản đơn tỏ hiệu mà chưa thấy hết tầm quan trọng khả áp dụng công cụ quản lý dự án Công cụ Pert, CPM, phần mềm tin học kỹ thuật tương đối khó sử dụng nên tạo nên tâm lý ngại ứng dụng phận cán công nhân viên Ban QLDA Do nhân lực chuyên ngành quản trị dự án thị trường lao động thiếu Cơ chế thưởng phạt chưa hợp lý chưa kích thích cán công nhân viên tích cực làm việc, giảm hiệu công tác quản lý dự án Quá trình xây dựng qui trình phương pháp quản lý dự án cần nhiều thời gian để hoàn thiện Cơ chế sách Nhà nước, Tổng công ty thay đổi nguyên nhân phải thay đổi nhiều công đoạn để phù hợp Ban QLDA giữ lối quản trị truyền thống nên tạo tính cạnh tranh, minh bạch chưa cao 12 CHƯƠNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN CÁC CÔNG TRÌNH ĐIỆN MIỀN TRUNG 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN CÁC CÔNG TRÌNH ĐIỆN MIỀN TRUNG 3.1.1 Thực thi chiến lược phát triển Tập đoàn điện lực Việt Nam Chiến lược Tập đoàn điện lực Việt Nam phát triển đồng nguồn lưới điện theo hướng đại 3.1.1.1 Chiến lược phát triển nguồn điện Ưu tiên phát triển thuỷ điện, công trình có lợi ích tổng hợp (cấp nước, chống lũ, chống hạn ) 3.1.1.2 Chiến lược phát triển lưới điện Phát triển nguồn điện phải đôi với phát triển lưới điện, phát triển lưới điện phân phối phải phù hợp với phát triển lưới điện truyền tải 3.1.2 Yêu cầu ngày cao Tổng công ty truyền tải Quốc gia giao nhiệm vụ Ban quản lý dự án công trình điện miền Trung 3.1.2.1 Kế hoạch đầu tư dài hạn Tổng công ty truyền tải Quốc gia giao cho Ban quản lý dự án trực thuộc 3.1.2.2 Kế hoạch đầu tư dài hạn Tổng công ty truyền tải điện Quốc gia giao cho Ban quản lý dự án công trình điện miền Trung 3.2 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI BAN QLDA CÁC CÔNG TRÌNH ĐIỆN MIỀN TRUNG 13 3.2.1 Hoàn thiện công tác lập kế hoạch tổng quan Xây dựng hoàn chỉnh hệ thống lập kế hoạch tổng quan gồm công việc sau: - Xây dựng bảng giới thiệu tổng quan dự án bao gồm: sở pháp lý, qui mô dự án, xác định mục tiêu dự án - Liệt kê kiện với cột mốc thời gian tiến độ dự án - Kế hoạch điều phối nguồn lực: + Điều phối nhân lực: + Điều phối vật tư thiết bị - Ngân sách dự toán kinh phí dự án: Các khoản mục chi phí phải tập hợp theo mục để dễ theo dõi quản lý đồng thời đảm bảo cho việc toán cho nhà cung cấp theo tiến độ dự án - Liệt kê hợp đồng - Liệt kê khó khăn rủi ro tiềm tàng 3.2.2 Hoàn thiện công tác quản lý phạm vi Để hoàn thiện công tác phải đảm bảo hoàn thành khâu công việc sau: * Lập kế hoạch phạm vi dự án: - Lập danh mục mã hóa công việc: thuận lợi công tác có sẵn hồ sơ thiết kế qui phạm nhà nước qui định rõ ràng Công việc phải mã hóa công việc để làm tảng cho công tác - Chọn lựa mô hình phân tách công việc: chọn WBS theo chu kỳ phương pháp phù hợp với loại hình dự án máy tổ chức Ban QLDA công trình điện miền Trung * Cập nhật phạm vi dự án: 14 Khi thay đổi phạm vi thông qua, phạm vi dự án cần phải cập nhật để phản ánh thay đổi Các đối tượng hữu quan bị ảnh hưởng thay đổi phạm vi cần lưu ý Các thay đổi phạm vi bao gồm cập nhật chi phí, cập nhật tiến độ, cập nhật chất lượng thay đổi với sản phẩm dự án * Điều chỉnh phạm vi dự án: Nếu lý thay đổi vấn đề tiến độ, chất lượng cần phải có hoạt động điều chỉnh nhằm đưa dự án trở theo kế hoạch ban đầu 3.2.3 Hoàn thiện công tác quản lý thời gian tiến độ dự án Cùng với phát triển khoa học công nghệ, ngành quản trị dự án có nhiều tiến đáng kể nhờ ứng dụng tin học máy tính điện tử để giải toán lập kế hoạch kiểm soát thời gian tiến độ 3.2.3.1 Ứng dụng công cụ kỹ thuật phần mềm tin học quản lý dự án lập kế hoạch thời gian tiến độ Microsoft Project: cho phép quản lý tài liệu nguồn lực, cung cấp báo cáo theo thời gian thực, phân tích tình huống, giúp nhà quản lý theo dõi việc sử dụng tài nguyên tiến trình công việc toàn tổ chức hỗ trợ trình định Bên cạnh Microsoft Project, Primavera công ty phần mềm hàng đầu lĩnh vực quản lý dự án, với lĩnh vực quản lý dự án, tập hợp dự án tất lĩnh vực kinh doanh * Sử dụng kỹ thuật Pert/CPM Microsoft Project để lập tiến độ dự án: - Sử dụng kết bước WBS sử dụng Microsoft Project Standard, bao gồm chức cải tiến dễ dùng công cụ hướng dẫn tương tác Project Guide, giúp nhà quản lý doanh nghiệp lên kế hoạch cách mềm dẽo, theo dõi quản lý thời gian 15 nguồn lực, cho phép họ kiểm soát dự án tiến độ nằm ngân sách cho phép - Microsoft Project cho kết thời gian dự trữ công việc găng không găng - Trên sở thời gian dự trữ biết, điều chỉnh nguồn lực cho công việc hợp lý tiết kiệm * Dự đoán khả hoàn thành dự án thời hạn: Để đánh giá khả hoàn thành dự án thời hạn, cần tính xác suất hoàn thành chung dự án 3.2.3.2 Tăng cường kiểm soát tiến độ thực dự án Với kỹ thuật truyền thông không dây trường cán quản lý cập nhật truyền tải thông tin trung tâm để xử lý, phân tích thông tin điều chỉnh kế hoạch * Truyền đạt thông tin kế hoạch tiến độ dự án: Để tiến độ không bị chậm trể xác định nguyên nhân trách nhiệm bên tham gia dự án Ban QLDA nên phổ biến thành viên nắm kế hoạch tổng quan dự án: thời gian, đặc điểm, nội dung công việc yêu cầu sơ đồ mạng dự án, rủi ro thách thức, để người hiểu công việc riêng lẻ họ có mối liên hệ với công việc khác có ảnh hưởng chung đến thời hạn hoàn thành tiến độ thực dự án * Cập nhật tiến độ: Căn vào tình hình thực tế thi công trường, nguồn lực thông tin khác, thành viên quản lý dự án báo cáo cập nhật hàng tuần nhằm cung cấp nhìn thực tế tiến triển dự án so sánh trạng thái công việc làm với kế hoạch gốc tiến độ qua biểu đồ xương cá 16 Các báo cáo cán quản lý trường phải cập nhật hàng ngày, tuần, tháng gửi thường xuyên cho người phụ trách chung dự án phòng ban Ban QLDA fax, email, đường truyền thông tin nội Những khó khăn cần khắc phục để đảm bảo tiến độ ưu tiên báo cáo trước kiến nghị với cán cấp * Hành động điều chỉnh: Tổng hợp thông tin từ cán quản lý trường, phòng phụ trách báo cáo cho lãnh đạo Ban QLDA để kiến nghị công việc cần giải kịp thời yêu cầu cấp 3.2.4 Hoàn thiện công tác quản lý nguồn lực 3.2.4.1 Xây dựng quy trình quản lý nguồn lực cho dự án * Lập kế hoạch điều phối nguồn lực: - Lập kế hoạch điều phối nhân sự: Đây hoạt động điều phối công tác quản lý dự án Ban QLDA Trên sở kế hoạch tổng quan, kế hoạch chi tiết tiến độ, vào số lượng chất lượng nhân lực sử dụng biểu đồ phụ tải Microsoft Project để điều chỉnh nhân lực cách tối ưu - Lập kế hoạch điều phối vật tư thiết bị cho nhà thầu xây lắp: Căn bảng phân tách công việc, sơ đồ găng, sơ đồ Pert cải tiến định mức tính toán chi phí, hợp đồng cung ứng nhà cung cấp, hợp đồng với nhà thầu Ban QLDA công trình điện miền Trung lập kế hoạch điều phối vật tư thiết bị cho việc phối nhịp nhàng, tránh thiếu hụt nguồn lực dẫn đến bên phải chờ đợi đối tác triển khai công việc * Báo cáo nguồn lực thực tế: Trong trình quản lý dự án có thời điểm tiến độ đẩy nhanh so công việc Do cán giám sát phải báo cáo tình 17 hình nhân lực thừa thiếu cho người quản lý kế hoạch điều phối bổ sung phân bổ sang thực dự án khác Cán giám sát trường dự án Ban QLDA công trình điện miền Trung phải thường xuyên kiểm tra số lượng, chủng loại tình trạng bên hàng hóa Các trường hợp giao nhận hàng chậm trễ nhà cung cấp phải báo cáo để có biện pháp xử lý phạt vi phạm hợp đồng sau * Điều chỉnh nguồn lực trạng thái cân bằng, tiết kiệm nguồn lực: Nếu việc điều phối nguồn lực thực tế không hợp lý thừa nhân lực, cung ứng vật tư không kịp thời cho đơn vị thi công, toán giải ngân chậm cho dự án Ban QLDA phải điều chỉnh kịp thời để đưa dự án mục tiêu Cân tuyệt đối trạng thái tối ưu tuyệt đối hoạt động quản trị nguồn lực, mức huy động nguồn lực tất thời gian thực dự án - Điều chỉnh điều phối nhân lực: + Bố trí cán quản lý Ban QLDA hợp lý quản lý thường xuyên ổn định, nhân Ban QLDA phải đầy đủ để đôn đốc nhà thầu chính, phụ thực chất lượng, số lượng, tiến độ hợp đồng giao thầu + Trong trường hợp huy động thêm từ nguồn nhân lực nội phải thuê tư vấn giám sát bên ngoài, nhiên cần cân nhắc làm gia tăng chi phí cao - Điều chỉnh đối vật tư thiết bị: + Đối với vật tư thiết bị hư hỏng phải xử lý thay gửi hàng hóa hóa để thay đưa xưởng nhà sản xuất để bảo dưỡng, sữa chữa 18 + Đối với thiết bị bị hư hỏng Ban QLDA mượn tạm công trình khác khoản phí tổn đặt hàng mua thiết bị nhà thầu phải chịu bảo hành sửa chữa thiết bị + Đối với vật tư thiết bị chưa dùng phải có lưu kho bãi kín, khô ráo, chí phòng điều hòa đảm báo cung cấp cho nhà thầu xây lắp đủ chất lượng số lượng 3.2.4.2 Hoàn thiện quản lý nguồn lực cho nhiều dự án * Đảm bảo nguồn nhân lực chủ động thực đồng thời nhiều dự án: - Tăng cường đào tạo nguồn nhân lực: Nhân lực yếu tố tạo nên thành công tổ chức, người tạo khác biệt cho tổ chức Nhưng muốn người làm việc việc thu hút từ bên ngoài, nhà quản lý phải đào tạo nhân viên họ công việc mà nhà quản lý giao họ làm + Đào tạo chuyên môn kỹ thuật, quản lý dự án: + Đào tạo chuyên đề pháp luật đầu tư xây dựng: - Thu hút sử dụng nhân tài: Thay đổi cách tuyển chọn cán bộ, nhân viên theo xu cạnh tranh công tài trí tuệ * Điều phối vật tư thiết bị hợp lý, tiết kiệm tổ chức thực nhiều dự án: - Dự đoán nhu cầu vật tư thiết bị cho nhiều dự án: Những đoán trở thành tảng cho việc dự báo tổng số chi phí cần thiết cho toàn dự án Đối với dự án xây dựng truyền tải điện vật tư thiết bị nguồn tiêu tốn ngân sách dự án - Duy trì mối quan hệ nhà cung cấp truyền thống tìm đối tác 19 - Ban QLDA nên tính toán mua sử dụng thiết bị kỳ vọng sử dụng cho nhiều dự án khác để đảm bảo nguồn lực sử dụng cách triệt để Ngoài ra, Ban QLDA cần xây dựng hệ thống kho bãi dự trữ mặt hàng khan thường xuyên biến động giá - Xây dựng thang điểm phân bổ nguồn ưu tiên cho dự án từ cao xuống thấp 3.2.5 Hoàn thiện công tác đấu thầu Thông qua hoạt động đấu thầu, Ban QLDA có nhiều hội để lựa chọn người bán phù hợp với mang lại hiệu cao nhất, xứng với giá trị đồng tiền mà sẵn sàng bỏ 3.2.5.1 Xây dựng quy trình chung lựa chọn đấu thầu Việc lựa chọn nhà thầu theo tiêu chí đạt có giá thấp có thuận lợi chọn nhà thầu trúng thầu với giá thấp, nhiên chất lượng thiết bị lực tốt Chính thế, phải xây dựng quy trình lựa chọn nhà thầu đơn giản, gọn nhẹ, minh bạch lựa chọn nhà thầu có lực, uy tín Vạch tiến độ cụ thể gói thầu sau thiết kế kỹ thuật duyệt 3.2.5.2 Tổ chức hệ thống quản lý thông tin đấu thầu Tổ chức quản lý thông tin giá cập nhật, nâng cấp thường xuyên 3.2.5.3 Lựa chọn loại hợp đồng thích hợp Việc lựa chọn loại hợp đồng thích hợp khâu lập kế hoạch đầu tư Do đặc thù công trình Ban QLDA công trình điện miền Trung làm chủ đầu tư xây hoàn toàn nên có nhiều loại hợp đồng áp dụng trình đầu tư dự án 3.2.6 Hoàn thiện công tác quản lý chất lượng dự án 20 3.2.6.1 Xây dựng quy trình quản lý chất lượng * Lập kế hoạch chất lượng: Ngoài tiêu chuẩn kỹ thuật Nhà nước áp dụng để kiểm tra đánh giá chất lượng công trình, Ban QLDA cần sớm ban hành tiêu chuẩn quy trình cung ứng vật tư thiết bị * Kiểm tra chất lượng: - Kiểm tra cảm quan - Kiểm tra kiểm nghiệm * Đánh giá chất lượng: Dùng công cụ quản lý chất lượng có (nhật ký công trình, phiếu kiểm tra chất lượng, kiểm định chất lượng…) đồng thời ứng dụng công cụ quản lý chất lượng, nhằm phát sai hỏng * Ra định: - Đạt tiêu chuẩn: Phòng Vật Tư định với hàng mua về, hàng trả về: nhập kho, hàng lưu kho: Cấp phát bình thường - Không đạt tiêu chuẩn: Ban QLDA định với hàng mới: trả lại nhà cung cấp, nhà sản xuất hủy 3.2.6.2 Ứng dụng kỹ thuật để kiểm soát đánh giá chất lượng Dùng biểu đồ Pareto đánh giá xếp hạng, truy tìm nguyên nhân đó, nguyên nhân chính, phổ biến nguyên nhân phụ, thứ yếu Qua họp đánh giá dự án, Ban QLDA công trình điện miền Trung thống kê rút công việc nguyên nhân làm cho dự án làm chệch mục tiêu đưa phương án khắc phục loại bỏ, ngăn ngừa góp phần không ngừng cải tiến hệ thống quản lý chất lượng ngày tốt 3.2.7 Hoàn thiện công tác quản lý chi phí dự án 21 3.2.7.1 Hoàn thiện lập ngân sách dự án * Lập kế hoạch chi chi phí thông thường: Tính toán chi phí cho công việc dự án: tính toán chi phí nguồn lực cần thiết cho công việc để hoàn thành dự án * Lập kế hoạch chi phí cực tiểu: Lập kế hoạch chi phí cực tiểu phương pháp đẩy nhanh tiến độ thực công việc lựa chọn, cho chi phí tăng thêm cực tiểu, giảm tổng chi phí rút ngắn hợp lý độ dài thời gian dự án Ban QLDA công trình điện miền Trung nên dùng phương pháp rút dần công việc găng Áp dụng phương pháp rút dần công việc găng 3.2.7.2 Tăng cường kiểm soát cập nhật chi phí Ban QLDA cần tổ chức báo cáo hàng tuần, báo cáo tháng để cập nhật thông tin cần thiết tình hình chi phí công trình, phải có đánh giá cụ thể tình hình thực so với hoạch giao Báo cáo ngân sách dự án so sánh với kế hoạch gốc chi phí để rõ mức chi tiêu thực so với mức chi tiêu dự án Báo cáo so sánh số thực cho công việc nguồn lực với ước tính nỗ lực công việc kế hoạch gốc chi phí 3.2.7.3 Thực thi hành động điều chỉnh ngân sách Khi phân tích sai lệch, mục đích kế toán Ban QLDA công trình điện miền Trung phải tiến hành hoạt động điều chỉnh để sửa chữa vấn đề cho giới hạn ngân sách ban đầu đưa ước lượng Các vấn đề thường ngày giải phát sinh Các vấn đề xử lý nhanh chóng không nên đợi đến họp định kỳ xem xét Các vấn đề khác không giải 22 cấp thấp phải đệ trình lên cấp cao Các hành động điều chỉnh như: - Đôn đốc nhà thầu thi công xây lắp hoàn chỉnh vẽ hoàn công, bảng kê khối lượng công tác xây lắp hoàn thành, hoá đơn chứng từ liên quan gửi lên Ban QLDA công trình điện miền Trung xem xét chi phí tăng lên cao - Kiến nghị với chủ đầu tư cho phép Ban QLDA công trình điện miền Trung phép phê duyệt khối lượng công tác phát sinh mà không làm vượt tổng dự toán để đẩy nhanh công tác toán vốn đầu tư - Rút ngắn thời gian kiểm tra xác nhận vẽ hoàn công xác nhận khối lượng công tác hoàn thành, tập hợp đầy đủ hồ sơ pháp lý liên quan để trình duyệt 3.2.8 Hoàn thiện máy tổ chức Ban quản lý dự án công trình điện miền Trung 3.2.8.1 Kiện toán máy tổ chức, tổ chức đào tạo chủ nhiệm dự án Tuy nhiên, để mô hình phát huy ưu điểm phải đào tạo chủ nhiệm dự án kỹ cần thiết, sớm tuyển dụng nhân cho phòng ban, thành lập nhóm quản trị mạng, hỗ trợ ứng dụng tin học vào công tác nghiệp vụ * Đào tạo chủ nhiệm dự án: Chủ nhiệm dự án phải đào tạo để có kỹ cần thiết để quản lý dự án hiệu cao * Tăng cường nhân cho phòng ban, thay đổi hình thức tuyển dụng: Thay đổi cách tuyển chọn cán quản lý, công nhân viên theo xu cạnh tranh công tài trí tuệ Đồng thời với vị trí 23 đề bạt, họ có đủ quyền hạn để phát huy lực thực tốt công việc Tác giả đề xuất hình thức thi tuyển đánh giá Khi tuyển chọn nhân viên, quan trọng phải thiết lập tiêu chuẩn lực đòi hỏi từ ứng viên, Ban QLDA phải xây dựng bảng mô tả công việc rõ ràng thi tuyển nghiêm túc * Xây dựng nhóm quản trị mạng hỗ trợ ứng dụng tin học vào công tác nghiệp vụ: - Thiết lập phương tiện thông tin hiệu tổ chức (mạng nội bộ, truy cập Website), xây dựng sở liệu quản lý hoàn chỉnh xây dựng phần mềm hỗ trợ quản lý tốt Sử dụng phần mềm Microsoft Outlook kèm theo mạng nội đến máy tính cá nhân thuận tiện hiệu 3.2.8.2 Đẩy mạnh phân quyền Ban QLDA công trình điện miền Trung Các định quản lý dự án dự án vừa nhỏ, Phó Ban quyền ký kết tổ chức tư vấn lập dự án tư vấn thiết kế, lập dự án, giám sát thi công nhà thầu xây lắp, tổ chức cung ứng vật tư thiết bị để thực dự án vừa nhỏ Các công việc từ bước thẩm định đến triển khai kết thúc dự án cần phân quyền rõ ràng cho phòng chức Đi kèm với với phân quyền, Ban QLDA cần xây dựng quy định tiêu chuẩn quyền lợi liền với trách nhiệm Xây dựng ma trận trách nhiệm để tránh chồng chéo công việc, đùn đẩy trách nhiệm có cố xảy Ủy quyền số trường hợp cho cán bộ, nhân viên phụ trách trường định số công việc 3.2.8.3 Cần thay đổi chế quản lý tài tiền lương 24 Ban QLDA cần kiến nghị với Tổng công ty mẹ , Tập đoàn điện lực - EVN cho xây dựng lại chế độ lương thưởng phù hợp, cạnh tranh để Ban QLDA có chủ động cao thu nhập họ gắn liền với hiệu hoạt động quản lý dự án KẾT LUẬN Hiện nay, Việt Nam có nhiều hoạt động tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân thực theo hình thức dự án Mức độ phức tạp gia tăng vấn đề cần giải với tăng trưởng nhanh chóng số lượng tổ chức theo định hướng dự án dẫn đến nhu cầu phải chuyên nghiệp hóa hoạt động quản lý dự án Bên cạnh thành công đạt được, Ban quản lý dự án công trình điện miền Trung vận dụng khai thác thành tựu nghiên cứu tổ chức, công cụ, phương pháp quản lý dự án dẫn đến việc quản lý chưa đạt hiệu cao cần phải đưa giải pháp để hoàn thiện công tác quản lý dự án Ban QLDA công trình điện Miền Trung Luận văn hoàn thành nhiệm vụ chủ yếu sau đây: Luận văn hoàn thành góp phần hệ thống hóa vấn đề lý luận liên quan đến công tác quản lý dự án Phân tích thực trạng nghiên cứu vấn đề có liên quan đến công tác quản lý dự án Ban quản lý dự án công trình điện miền Trung dựa sở phân tích ưu điểm, hạn chế để từ đưa giải pháp nhằm hoàn thiện Đề xuất giải pháp để hoàn thiện công tác quản lý dự án Ban quản lý dự án công trình điện miền Trung  ... Tổng công ty truyền tải điện Quốc gia giao cho Ban quản lý dự án công trình điện miền Trung 3.2 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI BAN QLDA CÁC CÔNG TRÌNH ĐIỆN MIỀN TRUNG 13 3.2.1 Hoàn thiện công. .. năng, nhiệm vụ Ban quản lý dự án công trình điện miền Trung 2.1.2.1 Chức Ban quản lý dự án công trình điện miền Trung Thay mặt Tổng Công ty Truyền tải điện Quốc gia quản lý dự án Tổng Công ty Truyền... Chương 2: Thực trạng công tác quản lý dự án Ban quản lý công trình điện miền Trung Chương 3: Giải pháp để hoàn thiện công tác quản lý dự án Ban quản lý dự án công trình điện miền Trung CHƯƠNG MỘT