thuyết trình cơ cấu tổ chức

1 MỤC LỤC Đề bài: Vẽ sơ đồ cấu tổ chức; phân tích sơ đồ tổ chức theo thuộc tính; đánh giá tổ chức theo yêu cầu cấu tổ chức; điểm mạnh điểm yếu để hoàn thiện cấu tổ chức Bài làm: Cơ cấu tổ chức lớp học nhà văn hóa: Giảng Viên Lớp trưởng lớp Bất động Lớp trưởng lớp Kế toán Lớp trưởng lớp Marketing Lớp trưởng lớp Kinh tế sản Lớp trưởng lớp Tài Chính Ngân hàng Các nhóm trưởng lớp Bất động sản Các nhóm trưởng lớp Tài Chính ngân hàng Các nhóm trưởng lớp Kế toán kiểm toán Các nhóm trưởng lớp Marketing Các nhóm trưởng lớp Kinh tế Các sinh viên lớp Bất động sản Các sinh viên lớp Tài ngân hàng Các sinh viên lớp Kế toán kiểm toán Các sinh viên lớp Marketing Các sinh viên lớp Kinh tế kiểm I/ Phân tích sơ đồ tổ chức theo thuộc tính bản: 1/ Chuyên môn hóa công việc: Chuyên môn hóa công việc thể mức độ phân chia nhiệm vụ thành công việc mang tính độc lập tương đối để trao cho cá nhân, để nhằm mục đích tăng suất cho nhóm Ở cấu nhóm xét, mức độ chuyên môn hóa thể rõ Toàn sinh viên giảng viên xếp vào cấu chung gồm ba cấp quản lí chính: Giảng viên, lớp trưởng lớp, nhóm trưởng nhóm nhỏ Mỗi lớp quản lí có chức nhiệm vụ riêng biệt Một giảng viên khả quản lí lớp học gồm 300 sinh viên có thể, suất chất lượng quản lí không cao, nhiều thời gian, thủ tục phức tạp, nhiều gây tình trạng rối loạn Chính vậy, để tập trung thời gian có hiệu vào công việc giảng lớp, giảng viên cần gây dựng nên hệ thống cấu tổ chức lớp học để dễ dàng việc quản lí sinh viên mặt như: nộp tập nhóm, điểm danh chuyên cần… 2/ Hình thành phận: Cơ cấu tổ chức thể hình thái cấu tạo tổ chức Đó hình thức phân chia tổng thể lớn thành phận nhỏ hơn, mang tính độc lập tương đối nhằm thực nhiệm vụ định Các phận hình thành dựa tiêu chí khác nhau, làm xuất mô hình tổ chức khác nhau, cụ thể có : • Mô hình tổ chức theo chức • Mô hình tổ chức theo sản phẩm/khách hàng/địa dư • Mô hình tổ chức theo ma trận • Mô hình tổ chức theo nhóm • Mô hình tổ chức theo mạng lưới 4 • Mô hình tổ chức không ranh giới Xét mô hình tổ chức lớp quản lý học: Dễ dàng nhận thấy, mô hình lớp quản lý học tổ chức theo mô hình chức năng, mô hình ma trận mô hình nhóm a/ Xét phương diện mô hình chức Tổ chức theo chức hình thức tạo nên phân cá nhân hoạt động chức hợp nhóm môt đơn vị cấu Đó là: Nhóm lớp trưởng: lớp trưởng lớp bất động sản, lớp trưởng lớp tài chính-ngân hàng, lớp trưởng lớp kế toán- kiểm toán, lớp trưởng Marketing, lớp trưởng lớp kinh tế Các lớp trưởng lớp có quyền nghĩa vụ ngang nhau, thực chức giống : báo cáo sĩ số lớp cho giảng viên, thông báo lịch nghỉ học học bù đến thành viên bạn lớp Nhóm nhóm trưởng lớp : nhóm chức hoạt động kiểm soát số lượng thành viên nhóm mình, phân công công việc cô giao đến thành viên nhóm Nhóm bạn lớp : toàn sinh viên lớp quản lý học Các bạn có nghĩa vụ quyền hạn ngang tham gia lớp học tín quản lý học Chẳng hạn, bạn có nhiệm vụ hoàn thành tập nhóm mà nhóm trưởng phân công nhiệm vụ cho hoàn thành hạn giao Cách tổ chức có ưu điểm đơn giản, dễ thực mà lại khoa học logic Khi hoạt động nhóm chuyên môn hóa công việc cao hơn, giảm trùng lắp, tạo hội tích lũy kinh nghiệm nhóm có chức năng, nhiệm vụ ngang Hoạt động sâu kỹ tính chất đặc biệt làm cho mô hình dễ vào nề nếp hiệu công việc đạt cao Xong tồn nhiều nhược từ mô hình Nhiều chuyên môn hóa dấn đến mô hình bị loãng, tức liên kết hiệu Nếu thông tin bị sai hệ thống dẫn đến mâu thuẫn phận Chẳng hạn nhóm trưởng lớp tài -ngân hàng kiểm soát thành viên nhóm sai, dẫn đến báo cáo cho lớp trưởng sai Trong lớp trưởng không trực tiếp điều tra thành viên lớp mà nhận kết nhóm trưởng Thông tin báo lại cho giảng viên môn Như luồng thông tin sai lệch hoàn toàn dẫn đến công việc tính điểm 10% sinh viên, nảy sinh mâu thuẫn nội b/ Xét phương diện tổ chức theo mô hình ma trận: Tổ chức ma trận tổ chức người lao động báo cáo cho nhà quản lý phân mà họ nhân lực hữu nhà quản lý chương trình dự án Lớp quản lý học cấu có phận giống với mô hình ma trận Thể hiện: Ngoài việc ủy quyền cho lớp trưởng lớp, giảng viên môn ủy quyền cho trưởng nhóm lớp việc thuyết trình lớp Như quyền hạn phân cấp từ cấp theo bậc thang phân tích trên, mà quyền hạn nhóm trưởng phân công thuyết trình trước lớp chủ đề cô giáo giao phó ngang với lớp trưởng lớp Với mô hình tổ chức này, giảng viên hoàn toàn tập trung vào khâu xung yếu Có thể lấy nhóm cụ thể phận lớp để biết kêt làm việc nhóm đó, từ rút nhiều kinh nghiệm cho nhóm khác Như sinh viên chủ động gặp phải tập khó kì kiểm tra khác nhau…Nhưng mô hình có hạn chế, thành viên nhóm vừa phải chịu điều phối từ nghĩa vụ thực chung mà thành viên phải chấp hành, mặt khác phải tham gia vào trình hoàn thành nhiệm vụ mà giảng viên giao phó cho nhóm ( làm slide, thuyết trình…) Do phức tạp để hoạt động trôi chảy Nhưng tổ chức nhỏ lớp học giảng viên, nhóm hoàn toàn hoạt động kiểm soát dễ dàng, hoàn thành nhiệm vụ quyền hạn cách hợp lý tốt c/ Xét phương diện mô hình hoạt động theo nhóm: Mô hình tổ chức theo nhóm mô hình mà tổ chức phân thành nhóm nhỏ với quyền hạn ngang để thực nhiệm vụ giao ngắn hạn dài hạn chẳng hạn nhóm lớp giao nhiệm vụ hoàn thành báo cáo với đề tài giảng viên đưa thời hạn tuần Tất cá nhóm tập hợp thành viên nhóm mình, sau phân công công việc hoàn thành nhiệm vụ giao hạn Việc hoạt động nhóm giải tán sau nhóm hoàn thành báo cáo cho giảng viên Ưu time mô hình hoàn thành công việc giao cách nhanh chóng, thành viên nhóm chốt, có tập thành viên nhóm cần tập hợp lại với phân công công việc hợp lý xong Và giảng viên giao nhiều tập nhiều cho nhóm Đối với thành viên nhóm, việc tham gia hoạt động nhóm giúp người có thời gian tìm hiểu sâu hơn, học hỏi kinh nghiệm từ đồng nghiệp Nhưng làm việc nhóm có nhiều bất lợi nảy sinh Nếu phân công công việc không hợp lý dẫn đến mâu thuẫn thành viên kết công việc không tốt Tiết kiệm thời gian thành viên hài lòng phần việc giao, thực tế không dẫn đến nhiều tranh cãi, thời gian thành viên để họp mặt bàn bạc khó để thu xếp Như để nhóm hoàn thành công việc giao điểm khó, điều cần có thông minh, nhanh nhẹn, khéo léo người trưởng nhóm công tác giao nhiệm vụ cách thưc động viên thành viên nhóm 7 3/ Cấp quản lý tầm quản lý: Dễ nhận thấy, cấu tổ chức lớp học Quản lí học đơn giản Xét tầm quản lí: Quản lí bao quát giảng viên, giảng viên quản lí chung, chịu trách nhiệm chung sinh viên Giảng viên người có chuyên môn cao nhất, kinh nghiệm lĩnh vực quản lí Vì vậy, tầm quản lí giảng viên rộng Tiếp theo sau giảng viên, phạm vi quản lí giảm dần, quản lí cấp lớp Các lớp trưởng có kinh nghiệm việc tổ chức lớp chịu trách nhiệm chính, quản lí khu vực lớp Mỗi lớp trưởng quản lí khoảng 50-60 sinh viên tùy theo danh sách lớp Và lớp trưởng chịu quản lí trực tiếp giảng viên Cuối quản lí cấp nhóm Mỗi lớp chia thành nhiều nhóm nhỏ, nhóm khoảng thành viên, chịu quản lí nhóm trưởng Và nhóm trưởng nhóm nhỏ chịu quản lí trực tiếp lớp trưởng Xét cấp quản lí: Giảng viên có tầm quản lí rộng nhất, bao quát nhất, nên cần người làm đủ Lớp trưởng lớp có tầm quản lí giảm dần, chịu trách nhiệm lớp mình, nên số lượng cần nhiều Như vậy, có năm lớp trưởng cấp quản lí Tầm quản lí tiếp tục thu hẹp, lớp chia thành nhóm nhỏ, đồng nghĩa với việc, cần nhiều nhóm trưởng, cấp quản lí này, số lượng người quản lí nhiều Với số cấp quản lí cấp cấu tổ chức xét, đơn giản mang tính ổn định Vậy nên, cấu tổ chức mà nhóm xét, xếp vào cấu tổ chức nằm ngang Ưu điểm: - Cấu tạo đơn giản, dễ hình dung Tăng khả phối hợp, tăng sáng tạo hoạt động nhóm nhân Giữa cấp có linh hoạt, gần gũi, thân thiện, Nhược điểm: - Hạn chế cho giảng viên việc kiểm tra sát tình hình Có thể tăng khả sáng tạo cho sinh viên, cho nhóm trưởng, lớp trưởng, rủi ro gặp phảo thông tin nhận chưa đủ để thành viên phát huy sáng tạo 4/ Quyền hạn trách nhiệm tổ chức: Về quyền hạn: có loại quyền hạn xuất cấu tổ chức, là: quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mưu, quyền hạn chức Xét với cấu tổ chức trên, quyền hạn sau: Quyền hạn trực tuyến: quyền hạn cho phép nhà quản lí định giám sát trực tiếp cấp Như vậy, giảng viên có quyền hạn trực tuyến với lớp trưởng, lớp trưởng với nhóm trưởng, nhóm trưởng với thành viên nhóm Tất tạo thành chuỗi huy từ cấp cao xuống cấp thấp Quyền hạn tham mưu: quyền cung cấp lời khuyên dịch vụ cho nhà quản lí khác Tham mưu cấu kể thể rõ cấp quản lí nhóm trưởng với thành viên nhóm Các nhóm viên tự sáng tạo, trao đổi với nhau, bàn bạc đưa ý kiến công khai, thoải mái với nhóm trưởng Vì thành viên nhóm (5 thành viên) linh hoạt quản lí nhóm trưởng thể rõ Nhóm trưởng cần tạo môi trường thật thân thiện để thúc đẩy gần triệt để khả thành viên nhóm Tiếp theo tham mưu mối quan hệ nhóm trưởng lớp trưởng, quyền hạn linh hoạt so với quy mô nhóm nhỏ, công việc chức nhóm độc lập với lớp trưởng, lớp trưởng người tập hợp báo cáo lại cho giảng viên Quyền tham mưu lớp trưởng với giảng viên rõ nét 9 Một số điều cần lưu ý để việc tham mưu có hiệu quả: - Mỗi cấp quản lí, đặc biệt cấp nhóm nhỏ, cần hiểu rõ quyền hạn trách nhiệm mình, vị trí cấu Tham mưu đề xuất, kiến nghị để - cấp xem xét, tránh tình trạng đổ lỗi cho nhau, lạm quyền… Đảm bảo đầy đủ thông tin cho cấp có quyền tham mưu Ví dụ nhóm trưởng cần cung cấp đầy đủ thông tin, mục tiêu, công việc cần làm, đánh giá kết - nào… Người quản lí cấp phải biết lắng nghe cáp dưới, người làm nhóm trưởng, lớp trưởng phải biết tiếp thu ý kiến khác chọn lọc sửa đổi Quyền hạn chức năng: quyền trao cho cá nhân hay phận định kiểm soát hoạt động định phận khác Đôi khi, giảng viên trao quyền trực tiếp cho nhóm trưởng điểm danh, giám sát việc làm tập thành viên lớp học mà không thông qua lớp trưởng Khi đó, giảng viên thực việc trao quyền cho nhóm trưởng 10 5/ Tập trung phi tập trung quản lý: Đề quản lý tổ chức quyền hạn yếu tố thiếu Quyền hạn mức độ độc lập giành cho người thông qua việc trao cho họ quyền định Quyền hạn bao gồm hai mức: +) Tập trung: phương thức tổ chức phần lớn việc định tập trung vào cấp quản lý cao tổ chức +) Phi tập trung: phương thức tổ chức nhà quản lý cấp cao trao cho cấp quyền định, quyền hành động tư chịu trách nhiệm phạm vi định Phi tập trung có hai dạng là: + Ủy quyền hành vi cấp trao cho cấp số quyền hạn để họ nhân danh thực công việc định + Trao quyền hành vi cấp cho phép cấp thực công việc định cách độc lập Phân tích tổ chức lớp quản lý học mà quan tâm, thấy: Quyền hạn tập trung thể chỗ: Cấp quản lý cao tổ chức giảng viên Cô có quyền quản lý hoạt động lớp Cô người đưa định lịch kiểm tra 20%, cách thức kiểm tra 20%, Cách thức cho điểm 10% Là người có quyền giao tập nhà cho cấp sinh viên tập nhóm hạn nộp tập Quyền hạn cô thể việc cô có quyền sa thải cấp hình thức không cho tham gia tiết học mà giảng dạy bạn vi phạm quy định chung quy tắc rẳng buộc cô bạn sinh viên Với quyền hạn tập trung này, giảng viên có quyền định tất hoạt động lớp học Quyền hạn tập trung giảng viên giống nút khởi động cỗ máy, nút khởi động bật lên tất cac phận phải hoạt động theo thuật toán lập trình sẵn Nhưng quyền lực tập trung dẫn đến nhiều hạn chế công tác giảng dạy giảng viên Sinh viên không thích việc áp đặt giảng viên lên Sinh viên thích thoải mái chút Chẳng hạn giảng viên yêu cầu học đầy đủ điểm 10%, điểm 10 có hăng hái 11 phát biểu Quy định mặt khuyến khích bạn tinh thần tự giác tìm tòi, học hỏi từ môi trường bên Nhưng mặt khác gây áp lực bạn lười học, nhút nhát…Gây không thân thiện thầy trò Trong quyền hạn phi tập trung thể cách rõ nét tổ chức Và hình thức thể quyền hạn phi tập trung tổ chức chủ yếu ủy quyền Bậc thang đầu tiên, ủy quyền giảng viên cho lớp trưởng lớp Giảng viên ủy quyền cho bạn lớp trưởng lớp quản lý sĩ số lớp mình, phải báo cáo kết sau buổi học Cô cung cấp tài liệu cho lớp trưởng yêu cầu lớp trưởng truyền đạt tài liệu cho sinh viên lớp Mọi hoạt động giảng viên thông qua lớp trưởng Bậc thang thứ hai, ủy quyền lớp trưởng đến với nhóm trưởng lớp Các lớp trưởng không trực tiếp tham gia hoạt động thông báo thông tin đến bạn sinh viên lớp mình, mà hoạt động thông qua nhóm trưởng lớp mình.Lớp trưởng giao nhiệm vụ cho nhóm trưởng, lấy thông tin từ nhóm trưởng cung cấp báo cao lại cho giảng viên Tất nhiên thông tin phải xác Cụ thể lớp trưởng kiểm soát sĩ số lớp thông qua kết báo cáo lại nhóm trưởng Bậc thang thứ ba, ủy quyền nhóm trưởng đến thành viên nhóm Khi nhận nội dung tập lớn mà cô giao phó nhóm trưởng sau thống nội dung phân tích, phân công nhiệm vụ đến thành viên, nhóm hoạt động đến thời hạn định Việc ủy quyền có nhiều điểm hay,mọi hoạt động tổ chức tiến hành theo hệ thống chuẩn mực, thời gian thực công việc nhanh hiệu khoa học Đặc biệt mô hình Nhưng nhược điểm phi tập trung mô hình rõ rệt Chỉ cần thông tin sai sót hoạt động theo hướng sai Và nảy sinh nhiều bất cập công tác quản lý giảng viên 6/ Phối hợp phận tổ chức: Sau thành viên nhóm hoàn thành tập nhóm mình, nhóm trưởng có trách nhiệm tổng hợp lại nộp lại cho lớp trưởng, đồng thời điểm danh sĩ só nhóm báo cáo lại cho lớp trưởng lớp Lớp trưởng tập hợp làm nhóm, nhận kết sĩ số, thống kê lại sĩ số nộp lại cho giảng viên Giảng viên 12 người cần thông tin sĩ số lớp lên lớp tập nhóm phải nộp từ nhóm nhận từ lớp trưởng Mục tiêu phối hợp đạt đồng cấu tổ chức, thông tin nhận đầy đủ xác Các hoạt động lớp muốn đồng cần có giám sát trực tiếp thưởng xuyên cấp quản lí, phối hợp ăn ý, trung thực… II/ Đánh giá cấu tổ chức theo yêu cầu: a/ Tính thống nhất: Tính thống mục tiêu: Cơ cấu tổ chức phân tích lớp học, thành viên tổ chức (lớp học) có chung mục tiêu tiếp thu kiến thức môn Quản Lý Học Do vậy, mục tiêu chung, nói tổ chức thống Các phận tổ chức, chi tiết đến nhóm, chí cá nhân, chung mục đích Cơ cấu tổ chức cho phép thành viên lớp tập trung vào việc học tập tiếp thu kiến thức tốt Tính thống tổ chức thể gắn kết phận cấu tổ chức: Cả lớp tín chia thành lớp theo lớp sinh viên mình, thành viên lớp sinh viên có gắn kết với học 1,5 năm Các phận nhỏ (nhóm) có hoạt động chung làm tập nhóm Nhưng lớp sinh viên lớp chưa gắn kết với chưa có nhiều hội để giao tiếp hay hoạt động chung nhóm b/ Tính tối ưu: Tính tối ưu gồm có tính tối ưu phận tính tối ưu phận cấp tổ chức: Tổ chức lớp học tổ chức đơn giản, nhiên số lượng thành viên tổ chức lại đông (hơn 300 thành viên) Do vậy, tổ chức cần có cấu chi tiết, không thừa không thiếu phận Bộ phận nhỏ tổ chức nhóm, phận lớn lớp chuyên ngành Các phận chia hợp lý Bộ phận nhỏ nhóm để đảm bảo hệ thống quản lý chặt chẽ, tránh tình trạng không hoàn thành nhiệm vụ, không tham gia làm tập Do tổ chức đông thành viên nên lượng người 13 nhóm phải chia nhỏ (5 người) Các phận lớn quản lý phận nhỏ Lớp chuyên ngành phận lớn, phận đảm bảo hoạt động nhóm, đảm bảo có mặt đầy đủ nhóm buổi học, quản lý nhóm có thành viên, nhiệm vụ Các nhóm phận nhỏ, thực chức quản lý người, đảm bảo có mặt tham gia tập chung nhóm Như vậy, cấu tổ chức đảm bảo tính tối ưu c/ Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức tương đối đơn giản nên thông tin truyền từ phận nhanh, kịp thời, đầy đủ Nhưng tính xác chưa đảm bảo đầy đủ Do thành viên quản lý phận tuyển chọn mà hoàn toàn thành viên nhóm đưa lên Những người quản lý đưa thông tin sai lệch Cũng phận nhóm có không công phân chia công việc làm tập, định chủ quan người không qua chọn lựa Do vậy, xác minh bạch đảm bảo hoàn toàn cấu tổ chức d/ Tính linh hoạt: Tính linh hoạt cấu tổ chức chưa đảm bảo tốt, có nhiều nhóm nhỏ thông tin phải qua nhiều cấp độ Ví dụ: xảy việc thay đổi địa điểm học hay phải nghỉ học bất ngờ, có nhiều nhóm nhỏ hay cá nhân không thông báo cách kịp thời việc nghỉ học e/ Tính hiệu quả: Cơ cấu chi tiết nên đảm bảo tính hiệu quả: quản lý hiệu quả, công việc thực hiệu Tuy nhiên, tính hiệu quản lý phụ thuộc vào cá nhân người quản lý, nên có trường hợp, quản lý mang tính hình thức, không xác Tuy nhiên, lớp học đông vậy, thật khó để tìm cấu quản lý hiệu Kết luận: - Điểm mạnh Có tính thống cao mục tiêu chung - Điểm yếu: Chưa có tương tác, giao lưu rộng rãi thành viên lớp 14 - Cơ cấu tổ chức hiệu phận Cơ cấu tổ chức chi tiết nên phát huy hiệu quản lý thực công việc - Chưa đảm bảo độ tin cậy cao Tính linh hoạt chưa cao 15 III/ Hoàn thiện cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức lớp quản lý học khác đơn giản Nhưng lượng sinh viên lớn so với lớp học thông thường (300 bạn so với 50 bạn) Thế nên cấu tổ chức không tốt dẫn đến hoạt động không tốt Nhận thấy, mô hình tổ chưc tốt Nhược điểm tồn mô hình cấu không lớn chấp nhận (do cấu có nhược điểm riêng) Mô hình hoạt động chủ yếu theo mô hình chức phân tích chức Giảng viên chủ yếu hoạt động thông qua lớp trưởng, lớp trưởng hoạt động chủ yếu thông qua nhóm trưởng lớp Các lớp trưởng nhóm lại hoạt động chủ yếu thông qua thành viên nhóm Nhìn sơ qua cảm nhận như, giảng viên tương tác nhiều với sinh viên vậy, môi trường học tập trở lên khô khan không thoai mái Nhưng thực chất, mô hình tổ chức phù hợp Vì giảng dạy, giảng viên có đủ khoảng thời gian để tương tác với sinh viên vậy, hoạt động khác thông qua lớp trưởng lớp hoàn toàn hợp lý Như tiếp tục sử dụng cấu tổ chức  ... Đề bài: Vẽ sơ đồ cấu tổ chức; phân tích sơ đồ tổ chức theo thuộc tính; đánh giá tổ chức theo yêu cầu cấu tổ chức; điểm mạnh điểm yếu để hoàn thiện cấu tổ chức Bài làm: Cơ cấu tổ chức lớp học nhà... hình tổ chức khác nhau, cụ thể có : • Mô hình tổ chức theo chức • Mô hình tổ chức theo sản phẩm/khách hàng/địa dư • Mô hình tổ chức theo ma trận • Mô hình tổ chức theo nhóm • Mô hình tổ chức. .. cấp tổ chức: Tổ chức lớp học tổ chức đơn giản, nhiên số lượng thành viên tổ chức lại đông (hơn 300 thành viên) Do vậy, tổ chức cần có cấu chi tiết, không thừa không thiếu phận Bộ phận nhỏ tổ chức