Quản lý thực hiện dự án đầu tư

Quản lý thực dự án đầu tư GVHD: GS.TSKH Nghiêm Văn Dĩnh MÔN HỌC: QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN ĐẦU TƯ Câu Phân tích chất, nội dung quản lý thực dự án (các đặc trưng lĩnh vực? tổ chức?) Bản chất quản lý thực dự án 1.1 Khái niệm: Dự án đầu tư xây dựng công trình tập hợp đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để xây dựng mới, mở rộng cải tạo công trình xây dựng nhằm mục đích phát triển, trì, nâng cao chất lượng công trình sản phẩm dịch vụ thời hạn định Mục tiêu tổng hợp quản lý dự án hoàn thành công việc theo yêu cầu kỹ thuật chất lượng, phạm vi ngân sách duyệt theo tiến độ thời gian cho phép 1.2 Bản chất Quản lý thực dự án tác động quản lý chủ thể quản lý thông qua trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực giám sát trình phát triển dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành thời hạn, phạm vi ngân sách duyệt đạt yêu cầu định kỹ thuật chất lượng sản phẩm dịch vụ phương pháp điều kiện tốt cho phép Nói cách khác quản lý thực dự án hoạt động quản trị trình hình thành, triển khai kết thúc dự án, môi trường hoạt động định, với không gian thời gian xác định 1.3 Đặc trưng quản lý dự án Dựa vào đặc trưng dự án quản lý dự án có đặc trưng tương tự sau: - Quản lý dự án có mục đích, có yêu cầu chặt chẽ kết quả, chất lượng, chi phí thời gian - Quản lý dự án có vòng đời riêng từ lúc hình thành dự án đến lúc kết thúc dự án, có thời gian tồn hữu hạn - Quản lý dự án mang tính đơn chiếc, (mỗi dự án có ban quản lý riêng), nhiên dự án thường có tính sáng tạo, độc đáo, lạ quản lý dự án thường lấy mô hình quản lý cũ, kinh nghiệm có sẵn Trừ dự án đặc biệt có cách quản lý riêng - Quản lý dự án liên quan đến nhiều bên có tương tác phức tạp Quản lý thực dự án đầu tư GVHD: GS.TSKH Nghiêm Văn Dĩnh - Môi trường hoạt động va chạm, phức tạp, bất định rủi ro - Quản lý dự án sử dụng nguồn lực có hạn: tài chính, nhân lực, vật lực quan trọng cách sử dụng nguồn nhân lực Nội dung quản lý thực dự án đầu tư 2.1 Các lĩnh vực quản lý dự án 2.1.1 Theo phạm vi quản lý a) Quản lý vĩ mô hoạt động quản lý dự án: tổng thể biện pháp vĩ mô tác động đến yếu tố trình hình thành, thực kết thúc dự án b) Quản lý vĩ mô hoạt động quản lý dự án: Quản lý tầm vi mô dự án quản lý hoạt động cụ thể dự án Nó bao gồm nhiều khâu công việc lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát bao gồm nhiều nội dung quản lý thời gian, chi phí, nguồn vốn đầu tư, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán Quá trình quản lý thực suốt giai đoạn từ chuẩn bị đầu tư đến giai đoạn vận hành kết dự án Trong giai đoạn, đối tượng quản lý cụ thể khác phải gắn với ba mục tiêu hoạt động quản lý dự án là: thời gian, chi phí kết đạt 2.1.2 Theo đối tượng quản lý Quản lý dự án bao gồm lĩnh vực cần xem xét, nghiên cứu Lập kế hoạch tổng quan: Lập kế hoạch - Thực kế hoạch - Quản lý thay đổi Quản lý vi phạm - Xác định phạm vi dự án - Lập kế hoạch phạm vi - Quản lý thay đổi phạm vi Quản lý thời gian - Xác định công việc - Dự tính thời gian - Quản lý tiến độ Quản lý chi phí - Lập kế hoạch nguồn lực - Tính toán chi phí - Lập dự án - Quản lý chi phí Quản lý chất lượng - Lập kế hoạch chất lượng - Đảm bảo chất lượng - Quản lý chất lượng Quản lý nhân lực - Lập kế hoạch nhân lực, tiền lương - Tuyển dụng, đòa tạo - Phát triển nhóm Quản lý thông tin - Lập kế hoạch quản lý thông tin - Xây dựng kênh phân phối thông tin - Báo cáo tiến độ Quản lý hoạt động cung ứng mua bán - Kế hoạch cung ứng - Lựa chọn nhà cung ứng - Tổ chức đấu thầu - Quản lý hợp đồng, tiến độ cung ứng Quản lý rủi ro dự án - Xác định rủi ro - Đánh giá mức độ ruỉ ro - Xây dựng chương trình quản lý rủi ro đầu tư Bảng 1.1 Các lĩnh vực quản lý dự án Quản lý thực dự án đầu tư 2.1.3 Theo chu kỳ dự án GVHD: GS.TSKH Nghiêm Văn Dĩnh Dự án thực thể thống nhất, thời gian thực dài, có nhiều rủi ro nên thường chia thành số giai đoạn để quản lý thực Tổng hợp gai đoạn tạo nên chu kỳ dự án Chu kỳ dự án xác định công việc thực phương án tham gia thực Tùy theo mục đích nghiên cứu, phân chia chu kỳ dự án thành nhiều giai đoạn khác phổ biến chia thành giai đoạn sau đây: CÁC GĐ CHU KỲ PHÁT TRIỂN HÀNH ĐỘNG KẾT QUẢ Xác định mục tiêu Đề cương kết dự án Danh sách lực chọn cần đạt Danh sách lựa chọn Lựa chọn Dự án chấp nhận Giai đoạn khả thi Giai đoạn kế hoạch thiết kế Kế hoạch hành động Giai đoạn sản xuất Kế hoạch chi tiết hợp đồng ủy thác Thực hành động Chuyển giao kết hoàn thành Thực hành động Đánh giá dự án Giai đoạn kết thúc 2.1.4 Các phương pháp quản lý ứng dụng quản lý dự án - Phân tích hệ thống (hay phân tích mạng) - Quản lý theo mục tiêu - Phương pháp tối thiểu hóa chi phí - Phương pháp phân bố nguồn lực 2.2 Tổ chức dự án 2.2.1 Khái niệm Quản lý thực dự án đầu tư GVHD: GS.TSKH Nghiêm Văn Dĩnh Tổ chức dự án hoạt động tập hợp, liên kết tượng hoạt động riêng lẻ trật tự theo hệ thống định tạo nên cấu trúc quản lý dự án 2.2.2 Hình thức tổ chức quản lý dự án - Hình thức tổ chức theo chức - Hình thức tổ chức theo dự án - Hình thức tổ chức “MIX” - Hình thức tổ chức tham mưu - Hình tức tổ chức ma trận 2.2.3 Cán quản lý dự án - Chức cán quản lý dự án: Cán quản lý dự án giữ vai trò quan trọng cấu tổ chức quản lý dự án như: lập kế hoạch dự án, tổ chức thực hiệ dự án, đạo hướng dẫn, kiểm tra giám sát chức thích ứng - Trách nhiệm chủ nhiệm dự án: Đó trách nhiệm ttổ chức cấp trên, dự án thành viên dự án nhằm mục đích đạt mục tiêu dự án, đưa dự án tới trạng thái kết mong muốn - Kỹ cần có chủ nhiệm dự án: + Kỹ lãnh đạo + Kỹ giao tiếp thông tin quản lý dự án + Kỹ thương lượng giải khó khăn vướng mắc + Kỹ tiếp thị quan hệ với khách hàng + Kỹ định Các kỹ chủ nhiệm dự án giúp liên kết tất đối tượng, nhóm đối tượng, nhóm đối tác khác để thực thành công dự án Quản lý thực dự án đầu tư GVHD: GS.TSKH Nghiêm Văn Dĩnh Câu 2: Từ chu trình quản lý dự án, phân tích vai trò, tác dụng nội dung kế hoạch dự án? Chu trình quản lý dự án Hoạch định kế hoạch Quản trị Thực Giám sát, kiểm tra, đánh giá Kết dự án Điều phối thực Vai trò, tác dụng kế hoạch dự án 2.1 Vai trò kế hoạch dự án Lập kế hoạch dự án có vai trò quan trọng quản lý dự án, công việc cụ thể hoạch định chương trình biện pháp để đạt mục tiêu dự án, dự tính công việc cần làm, nguồn lực thực thời gian thực dự án Lập kế hoạch dự án tiến hành chi tiết hóa mực tiêu dự án thành công việc cụ thể hoạch định chương trình biện pháp để thực công việc 2.2 Tác dụng kế hoạch dự án - Là sở tuyển dụng, đào tạo, bố trí nhân lực cho dự án - Là để dự toán tổng ngân sách chi phí cho công việc dự án - Là sở để nhà quản trị điều phối nguồn lực quản lý tiến độ công việc dự án - Giúp làm giảm thiểu mức độ rủi ro, tiêu cực dự án, tránh tình trạng không khả thi, lãng phí nguồn lực tượng tiêu cực - Là để kiểm tra, giám sát, đánh giá tiến trình thực dự án mặt: thời gian, chi phí, chất lượng Nội dung kế hoạch dự án Nội dung kế hoạch tổng thể dự án bao gồm: - Giới thiệu tổng quan dự án - Mục tiêu dự án - Thời gian tiến độ Quản lý thực dự án đầu tư - Khía cạnh kỹ thuật quản lý dự án GVHD: GS.TSKH Nghiêm Văn Dĩnh - Kế hoạch phân phối nguồn lực - Ngân sách dự toán kinh phí dự án - Nhân - Hợp đồng dự án - Phương pháp kiểm tra đánh giá dự án - Những khó khăn tiềm tàng Câu 3: Phương pháp phân tách công việc? Mô tả phương pháp biểu diễn mạng công việc? Cho VD Phương pháp phân tách công việc 1.1 Khái niệm Phân tách công việc việc phân chia theo cấp bậc dự án thành nhóm nhiệm vụ công việc cụ thể; việc xác định, liệt kê lập bảng giải thích cho công việc cần thực dự án Phân tách công việc có tác dụng chất liệu gốc, sở để thực nhiệm vụ quản lý khác dự án 1.2 Phương pháp thực việc phân tách công việc Có phương pháp sử dụng việc phân tách công việc là: phương pháp phân tích hệ thống (phương pháp logic), phương pháp phân tách chu kỳ (theo giai đoạn hình thành phát triển) phương pháp phân tách theo mô hình tổ chức (chức năng) Các nhà quản lý sử dụng kết hợp phương pháp dựa vào ý nghĩa cấp bậc theo phương pháp: Cơ cấu phân tách Phương pháp công việc Thứ bậc Chu kỳ Tổ chức Mức độ tổng quát Phân tích hệ thống Toàn dự án Toàn dự án Toàn dự án (chương trình) (nhóm dự án) (nhóm dự án) (nhóm dự án) Mức độ dự án Hệ thống lớn Những giai đoạn Các phận cấu (các chu kỳ) thành Thể Quản lý thực dự án đầu tư Các nhóm nhiệm GVHD: GS.TSKH Nghiêm Văn Dĩnh Các phân hệ vụ Nhiệm vụ Nhiệm vụ phận phận Nhóm công việc Công việc cụ thể Các hệ thống lớn Các phòng ban, đơn vị thành viên Các phân hệ Tổ đội Nhóm công việc Nhóm công việc Nhóm công việc Công việc cụ thể Công việc cụ thể Công việc cụ thể 1.3 Tác dụng phân tách công việc - Từ sơ đồ phân tách công việc, giao nhiệm vụ, xác định trách nhiệm cụ thể cá nhân, phận công việc dự án WBS làm cho người quan tâm đến dự án, làm nhóm dự án hiểu yêu cầu - WBS sở phát triển thứ tự quan hệ trước sau công việc, sở lập sơ đồ mạng PERT/ CPM; sở xây dựng kế hoạch chi tiết điều chỉnh kế hoạch tiến độ, phân bổ nguồn lực cho công việc dự án - WBS sở đánh giá trạng kết thực công việc dự án thời kỳ; giúp nhà quản lý dự án tránh sai sót bỏ quên số việc trình điều phối kế hoạch tiến độ, nguồn lực chi phí 1.4 Trình tự lập WBS - Bước 1: Phân tách dự án thành công việc gói công việc theo tiêu chí chọn - Bước 2: Lập danh mục mã hóa công việc phân tích - Bước 3: Xác định liệu liên quan đến công việc (khối lượng công việc, người chịu trách nhiệm, thời gian thực hiện, ngân sách ) - Bước 4: Lập ma trận trách nhiệm - Bước 5: Trao trách nhiệm, xác định rõ nghĩa vụ, quyền lợi người chịu trách nhiệm Mô tả phương pháp biểu diễn mạng công việc 2.1 Khái niệm Mạng công việc kỹ thuật trình bày kế hoạch tiến độ, mô tả dạng sơ đồ mối quan hệ liên tục công việc xác định thời gian thứ tự trước sau Mạng công việc kết nối công việc kiện 2.2 Phương pháp biểu diễn mạng công việc Quản lý thực dự án đầu tư GVHD: GS.TSKH Nghiêm Văn Dĩnh Nguyên tắc chung: Để bắt đầu công việc công việc xếp trước phải hoàn thành, mũi tên vẽ theo chiều từ trái sang phải, phản ánh quan hệ logic trước sau công việc độ dài mũi tên lại ý nghĩa phản ánh độ dài thời gian 2.2.1 Phương pháp AOA - Công việc thực nhiệm vụ nhóm nhiệm vụ cụ thể cần thực dự án Nó đòi hỏi thời gian, nguồn lực chi phí để hoàn thành - Công việc chờ đợi trình thụ động tiêu hao thời gian mà không tiêu hao nguồn lực - Công việc giả (ảo) công việc thật, phản ánh mối liên hệ logic hay nhiều công việc không đòi hỏi chi phí thời gian nguồn lực - Công viêc găng công việc nằm đường găng - Thời gian công việc khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc theo khối lượng ấn định hay tính toán trước - Nguồn lực: Là thời gian tất vật chất cần thiết khác để thực dự án - Sự kiện điểm chuyển tiếp, đánh dấu hay nhóm công việc hoàn thành khởi đầu cho hay nhóm công ciệc - Đường kết nối liên tục công việc theo hướng mũi tên, tính từ kiện đầu đến kiện cuối - Đường găng đường có độ dài thời gian công việc lớn a Nguyên tắc xây dựng mạng công việc theo phương pháp AOA: - Sử dụng mũi tên có hướng từ trái sang phải để trình bày công việc, công việc biểu diễn mũi tên nối kiện - Đảm bảo tính logic AOA sở xác định rõ trình tự thực mối quan hệ công việc theo trình tự công việc Công việc phải thực trước, công việc phải thực sau, việc thực đồng thời b Ưu nhược điểm - Ưu điểm: xác định rõ ràng kiện công việc, kỹ thuật PERT sử dụng - Nhược điểm: khó vẽ, nhiều thời gian c Ví dụ Xây dựng mạng công việc theo phương pháp AOA cho dự án với công việc thời hạn công việc cho bảng đây: Quản lý thực dự án đầu tư GVHD: GS.TSKH Nghiêm Văn Dĩnh Công việc Thời hạn (giờ) 2,75 3,5 Chỉ hoàn thành sau hành động 1 4 3&5 Sơ đồ mạng công việc dự án trình bày theo phương pháp AON có kè yếu tố thời gian thực (có công việc giả) trình bày sau: c a 2,75 Bắt đầu hệ thống e Công việc giả b 3,5 giờ f d Kết thúc hệ thống Hình 3.2 mạng AOA đơn giản có thời hạn công việc công việc giả Đường không liên tục hình gọi công việc giả, cho ta công việc bắt đầu công việc hoàn thành Tuy nhiên để biết “thời gian việc sớm nhất” để việc xảy (EET) “thời gian việc trễ nhất” (LET) để việc xảy người ta phải thay đổi cách ghi ký hiệu vòng tròn hay nút hình sau: Quản lý thực dự án đầu tư GVHD: GS.TSKH Nghiêm Văn Dĩnh Thời gian việc sớm (EET) Đặc tính việc Thời kỳ không hoạt động việc Thời gian việc trễ (LET) Hình 3.3 Sơ đồ nút AOA Áp dụng ví dụ ta có kết tính EET LET sau: c 4,75 2,75 a b 5,75 7,5 6,5 Công việc giả f 9,5 3,5 giờ e d 5,5 9,5 5,5 Hình 3.4 Tính EET LET 2.2.2 Phương pháp AON a Nguyên tắc thực hiện: - Các công việc trình bày nút (hình chữ nhật) Những thông tin hình chữ nhật tên công việc, ngày bắt đầu, ngày kết thúc độ dài thời gian thực công việc - Các mũi tên túy xác định công việc trước sau công việc - Tất điểm nút trừ điểm nút cuối , có điểm nút đứng sau Tất điểm trừ điểm nút đầu tiên, có điểm nút đứng trước - Trong sơ đồ mạng có điểm nút (sự kiện) điểm nút (sự kiện) cuối b Ví dụ 10 Quản lý thực dự án đầu tư GVHD: GS.TSKH Nghiêm Văn Dĩnh − Tập trung đạo công việc găng Ưu tiên nguồn lực cho công việc − Lường trước rủi ro để có biện pháp điều chỉnh − Thường xuyên kiểm tra tình hình thực tế − Lập nhóm sơ đồ mạng chịu trách nhiệm công việc dự án theo đạo ban quản lý dự án Câu 5: Phân tích vai trò, mục đích, yêu cầu phân phối nguồn lực dự án việc đảm bảo mục tiêu quản lý thực dự án? Cho VD phân phối nguồn lực cho dự án Vai trò, mục đích, yêu cầu phân phối nguồn lực dự án việc đảm bảo mục tiêu quản lý thực dự án 1.1 Vai trò phân phối nguồn lực dự án - Trình bày hình ảnh nhu cầu cao thấp khác loại nguồn lực giai đoạn - Là sở để lập kế hoạch sản xuất, cung ứng nguyên liệu, thiết bị cho dự án - Là sở để nhà quản lý dự án điều phối, bố trí nguồn lực khan theo yêu cầu tiến độ dự án 1.2 Mục đích phân phối nguồn lực dự án Phân phối nguồn lực dự án phản ánh số lượng loại nguồn lực cần thiết theo kế hoạch thời kỳ định cho công việc cho toàn công việc dự án 1.3 Yêu cầu phân phối nguồn lực dự án - Những nguồn lực thu hồi máy móc thiết bị thi công, loại nguồn lực không thay đổi khối lượng trình sử dụng Yêu cầu sử dụng nguồn lực cường độ sử dụng chúng không vượt mức có huy động - Những nguồn lực thu hồi nguyên vật liệu, bán thành phẩm, tiền vốn Khối lượng nguồn lực loại biến đổi tỷ lệ thuận với khối lượng công việc (sản phẩm) hoàn thành Yêu cầu sử dụng nguồn lực cường độ sử dụng chúng không vượt mức độ cung cấp có xét đến dự trữ 1.4 Các bước xây dựng biểu đồ chất tải nguồn lực phương pháp Gantt - Bước 1: xây dựng bảng phân tích công việc, lập mạnh công việc 13 Quản lý thực dự án đầu tư GVHD: GS.TSKH Nghiêm Văn Dĩnh - Bước 2: Vẻ sơ đồ GANTT, biểu diễn công việc dự án lên phức hoàn thành sơ đồ - Bước 3: Xác định hao phí nguồn lực ứng với công việc dự án - Bước 4: Vẽ sơ đồ chất tải nguồn lực phía trục hoành sơ đồ Gantt theo nguyên tắc từ chất tải nguồn lực ứng với hoạt động công việc có thời gian thực dài nhất, trung bình đến ngắn Trên sơ đồ Gantt chất tải nguồn lực đại lượng giống - Bước 5: Xác định mối quan hệ sơ đồ Gantt sơ đồ PERT rút nhận xét - Ví dụ phân phối nguồn nhân lực: Thông số: TT Tên hoạt động Ký hiệu Độ dài (ngày) Thời điểm bắt đầu A 20 - B 15 Sau A C 10 Sau A D 20 Sau A E 25 Sau B Công việc E 25 E D 20 D C 10 C B B A 15 20 Độ dài thời gian A A 20 D 30 40 E 50 60 Ngày B E C Nguồn lực 14 Quản lý thực dự án đầu tư GVHD: GS.TSKH Nghiêm Văn Dĩnh B 15 A 20 2 C 10 2 D 20 F0 G0 Đơn vị nguồn lực E 25 Phương pháp chất tải nguồn lực sơ đồ GANTT cho phép thể việc chất tải nguồn lực theo thời gian, nhận dạng “đỉnh lồi” hay “hốc lõm” huy động nguồn lực thực dự án Tuy nhiên phương pháp chưa biện pháp điều phối để san “đỉnh lồi” hay “hốc lõm” huy động nguồn lực Câu 6: Bản chất, nhiệm vụ quản lý chi phí dự án Chủ đầu tư, Nhà thầu? Quan hệ quản lý chi phí, quản lý tiến độ quản lý chất lượng thực dự án? Cho VD phương pháp quản lý chi phí dự án? Bản chất, nhiệm vụ quản lý chi phí dự án chủ đầu tư, nhà thầu 1.1 Bản chất quản lý chi phí dự án chủ đầu tư, nhà thầu Quản lý chi phí dự án tác động người quản lý công cụ phương pháp thích hợp để kiểm soát điều chỉnh hoạt động thực dự án cho tiêu cho dự án vừa mục đích, chế độ nhà nước, phù hợp với dự toán duyệt vừa đảm bảo chất lượng, tiến độ hiệu xây dựng 1.2 Nhiệm vụ quản lý chi phí dự án chủ đầu tư, nhà thầu - Theo dõi, phát chi phí thực dự án không phù hợp với mục đích, dự định nhà nước - Theo dõi, phát chi phí thực dự án có sai lệch so với tổng mức đầu tư (đối với chủ đầu tư) so với dự toán công trình (đối với chủ đầu tư nhà thầu) - Tác động điều chỉnh để đảm bảo công trình xây dựng chất lượng tiến độ mà không phá vỡ kế hoạch ngân sách - Khắc phục thiếu sót có kế hoạch biện pháp điều chỉnh thích hợp 15 Quản lý thực dự án đầu tư GVHD: GS.TSKH Nghiêm Văn Dĩnh Cung cấp thông tin tiến độ chi phí thực dự án cho bên liên quan phối hợp bên để giải vấn đề nảy sinh chi phí tiến độ trình thực dự án 1.3 Sự khác quản lý chi phí dự án chủ đầu tư nhà thầu - Chủ đầu tư quản lý chi phí dự án từ đầu dự án, nhà thầu quản lý chi phí dự án sau nhà thầu trúng thầu - Chủ đầu tư quản lý chi phí góc độ có lợi cho dự án, nhà thầu quản lý chi phí góc độ có lợi cho nhà thầu - Ví dụ: hai phương án cọc bê tông dự ứng lực cọc bê tông thông thường chủ đầu tư chọn phương án cọc bê tông dự ứng lực để giảm thiểu chi phí Sau chọn phương án cọc bê tông dự ứng lực Chủ đầu tư chào thầu, lúc Chủ đầu tư chọn Nhà thầu có phương án ưu việt để giảm thiểu chi phí Sau trúng thầu nhà thầu thực công việc phương pháp ưu việt để có lợi cho Mối liên hệ quản lý chi phí, quản lý tiến độ quản lý chất lượng công trình xây dựng trình quản lý thực dự án đầu tư xây dựng công trình - Nguyên lý quản lý chi phí dự án người quản lý có tác động để dự án thực chất lượng, tiến độ chi phí thấp - Mối quan hệ chi phí tiến độ rõ rệt Giảm tiến độ chi phí tăng, để giảm chi phí phải tăng tiến độ - Mối quan hệ chất lượng với tiến độ chi phí rõ rệt Thường chủ đầu tư sửa chữa chất lượng đặt chúng lên hàng đầu, chi phí, tiến độ mà không hoàn thành chất lượng, xét góc độ pháp lý luật pháp không cho phép ảnh hưởng đến chất lượng, chi phí thời gian pháp luật cho thay đổi chất lượng - Tiến độ chi phí thường giao động khoảng đó, hiển nhiên chi phí mà thấp chắn ảnh hưởng đến tiến độ, chi phí mà cao chưa chất lượng tốt vượt trội Cũng hiển nhiên tiến độ mà ngắn lúc bị ăn bớt chất lượng, tiến độ dài lại làm tăng chi phí VD phương pháp quản lý chi phí dự án 3.1 Phương pháp thực kế hoạch chi phí cực tiểu: 16 Quản lý thực dự án đầu tư GVHD: GS.TSKH Nghiêm Văn Dĩnh - Khái niệm: phương pháp đẩy nhanh tiến độ thực công việc lựa chọn, cho chi phí tăng thêm nhỏ nhất, đó, giảm tổng chi phí nhờ rút ngắn hợp lý độ dài thời gian thực dự án Các bước thực hiện: - Vẽ sơ đồ mạng tìm đường găng cho phương án bình thường - Tính tổng chi phí phương án bình thường - Chọn đường găng công việc mà đẩy nhanh tiến độ thực làm tăng chi phí nhât - Tiếp tục đẩy nhanh tiến độ thực công việc đường găng đạt mục tiêu giảm thêm - Xác định thời gian thực tổng chi phí phương án điều chỉnh 3.2 Phương pháp kế hoạch giảm tổng chi phí phương án đẩy nhanh Khái niệm: phương pháp thực dự án với tiến độ nhanh không muốn chi phí phải bỏ lớn, phải tác động vào công việc không găng để giảm chi phí Các bước thực - Tính thời gian dự trữ công việc theo phương án đẩy nhanh - Xác định công việc găng không găng - Kéo dài thời gian thực công việc không găng (không thời hạn cho phép phương án bình thường) - Tính chi phí tiết kiệm tác động đến thời gian thực công việc không găng - Xác định thời gian hoàn thành tổng chi phí thực (gồm chi phí trực tiếp gián tiếp) phương án điều chỉnh Câu 7: Bản chất, nội dung hoạt động đánh giá dự án (khái niệm, phân loại, nội dung, nguyên tắc, tiêu chí đánh giá)? Khái niệm: Đánh giá dự án đầu tư hoạt động định kỳ theo kế hoạch đột xuất nhằm xác định mức độ đạt theo mục tiêu, tiêu cụ thể so với định đầu tư dự án tiêu chuẩn đánh giá quy định nhà nướctại thời điểm định Đánh giá dự án đầu tư 17 Quản lý thực dự án đầu tư GVHD: GS.TSKH Nghiêm Văn Dĩnh bao gồm đánh giá ban đầu, đánh giá kỳ, đánh giá kết thúc, đánh giá tác động đánh giá đột xuất Phân loại 2.1 Phân loại theo trình đầu tư xây dựng - Đánh giá ban đầu đánh giá đầu kỳ - Đánh giá kỳ (hay đánh giá giai đoạn thực hiện) - Đánh giá kết thúc - Đánh giá tác động - Đánh giá đột xuất 2.2 Phân loại theo phạm vi đánh giá - Đánh giá phạm vi toàn quốc - Đánh giá phạm vi nghành cấp danh mục - Đánh giá cấp dự án 2.3 Kiểm toán thực hiện: Là hình thức đánh giá định hình thực Nội dung đánh giá dự án dầu tư a Đánh giá ban đầu - Đánh giá công tác chuẩn bị, tổ chức huy động nguồn lực dự án, đảm bảo thực mục tiêu, tiến độ duyệt - Đánh giá vướng mắc phát sinh xuất so với thời điểm phê duyệt dự án; vướng mắc phát sinh yếu tố khách quan (môi trường sách, pháp lý thay đổi phải điều chỉnh dự án cho phù hợp với điều kiện khí hậu, địa chất ) yếu tố chủ quan ( lực, cấu tổ chức, quản lý dự án ) - Đề xuất biện pháp giải vấn đề vướng mắc, phát sinh phù hợp với điều kiện thực tế b Đánh giá kỳ - Đánh giá phù hợp kết thực dự án so với mục tiêu đầu tư; - Đánh giá mức độ hoàn thành công việc đến thời điểm đánh giá so với kế hoạch thực dự án dược phê duyệt - Đề xuất giải pháp cần thiết kể việc điều chỉnh thiết kế, mục tiêu dự án (nếu cần) - Các học kinh nghiệm rút từ việc lập thẩm định, phê duyệt dự án quản lý thực dự án 18 Quản lý thực dự án đầu tư c Đánh giá kết thúc GVHD: GS.TSKH Nghiêm Văn Dĩnh - Đánh giá trình chuẩn bị đầu tư dự án - Đánh giá trình thực dự án: hoạt động quản lý, thực mục tiêu dự án; nguồn lực huy động cho dự án; lợ ích dự án mang lại cho người hưởng thụ người tham gia; tác động dự án; tính bền vững yếu tó đảm bảo tính bền vững dự án - Các học rút sau trình thực dự án đề xuất kiến nghị cần thiết d Đánh giá tác động - Đánh giá thực trạng kinh tế kỹ thuật vận hành dự án - Đánh giá tác động kinh tế xã hội dự án - Đánh giá tác động môi trường, sinh thái dự án - Đánh giá tính bền vững dự án - Các học thành công thất bại khâu thiết kế - thực vận hành dự án e Đánh giá đột xuất - Xác định tình trạng chất nhưungx phát sinh dự kiến - Xác địnhcác ảnh hưởng mức độ ảnh hưởng phát sinh đến việc thưucj dự án, khả hoàn thành mục tiêu dự án - Kiến nghị biện pháp can thiệp, quan thực thời hạn hoàn thành Nguyên tắc tiêu chí đánh giá 4.1 Các nguyên tắc đánh giá - Chi phí hiệu quả: Các lợi ích thu từ trình đánh giá lớn chi phí tiến hành đánh giá - Sử dụng kết phục vụ cho công tác quản lý: Các học đúc kết từ hoạt động đánh giá kết đánh giá khác phải sử dụng để hỗ trựo quản lý kết phát triển - Tính hữu dụng: - Công minh độc lập - Độ tin cậy - Sự tham gia - Hài hòa thủ tục 19 Quản lý thực dự án đầu tư - Lập chương trình đánh giá GVHD: GS.TSKH Nghiêm Văn Dĩnh - Thiết kế chuyên nghiệp 4.2 Các tiêu chí đánh giá Hiệu suất Hiệu Tác động Mức độ phù Tính bền hợp vững Liệu mục tiêu Mục đích Những Mục tiêu tác mục đích Mục tiêu có động tích cực tổng thể đạt hay tiêu cực, có ya nghĩa Các quan không, trực tiếp mục tiêu Việt Nam có Kết sản phẩm đầu gián tiếp mà dự án đóng dự án đa tạo thời góp mức độ đánh giá hay cực đến mức độ sau không? Mức chuyển Đầu vào thể trì điểm tác động tích thành Hoạt động hóa từ hoạt động yếu tố đầu dự án? vào thành Đầu vào sản phẩm đầu ra? Câu 8: Phân tích công cụ phương pháp đánh giá? Cho VD? Ở Việt Nam chuyên gia chuyên sử dụng nhóm phương pháp đánh giá sau Phương pháp 1: Quan sát trực tiếp - Mục đích: Thu thông tin hữu ích kịp thời cách quan sát công việc, đưa định cải thiện tình hình thực dự án hay đưa nhìn nhận sâu sắc phát sử dụng làm giả thiết để nghiên cứu sâu - Nội dung: + Thống khung khái niệm rõ ràng, hướng dẫn đối tượng cần quan sát thông tin cần thu thập + Lựa chọn hay nhóm quan sát viên phù hợp, bao gồm cán dự án, đại hội đồng sống làm việc khu vực dự án 20 Quản lý thực dự án đầu tư GVHD: GS.TSKH Nghiêm Văn Dĩnh + Thu thập ghi lại liệu thống - Điểm mạnh: Không cần chuẩn bị nhiều, thích hợp cho nghiên cứu sơ cấp đánh giá kỳ - Điểm yếu: Kết khác người quan sát Phương pháp 2: Nhóm trung tâm + Khái niệm: Nhóm trọng tâm phương pháp đánh giá có tham gia người dân nhóm đánh giá + Mục đích: Thảo luận nhóm để thu thập thông tin, làm rõ chi tiết thu thập ý kiến vấn đề từ nhóm nhỏ, người đại diện cho quan điểm khác +Nội dung: - Xác định số thành viên tham gia, làm việc với nhóm đồng không đồng nhất, chia thành nhiều nhóm trọng tâm nhóm tương đối đồng nất nhóm lại khác nhau, cho phép so sánh có ích - Đưa cho nhóm câu hỏi rộng - Thảo luận câu hỏi khoảng thời gian thống từ trước, tối đa 1-2 tiếng Người hỗ trợ thảo luận tránh can thiệp đảm bảo người phát biểu - Ghi lại chi tiết thảo luận Tốt có hai người thực phương pháp Nhóm trọng tâm + Phân tích: Các liệu thu từ họp trọng tâm phân tích theo bước: - Tổ chức: xếp liệu theo trật tự làm việc, chuyển đầy đủ nội dung băng ghi âm thành văn - Định hình: xác định đầu mục liệu, mối lien hệ đầu mục liệu ghi lại Bắt đầu từ nhiều đầu mục liệu, sau chỉnh sửa, tinh giản, tập hợp lại - Tóm tắt: tìm hiểu quan điểm theo chủ đề thao luận Không cần định lượng kết dự liệu phương pháp nhóm trọng tâm giá trị vế mặt thống kê - Giải thích: tóm tắt liệu phải quán rõ rang để giải thích liệu Cần khái quát đưa viễn cảnh phát triển để giải thích liệu thu thập + Điểm mạnh: Có thể thu thập thông tin từ thái độ phản ứng người tham gia + Điểm yếu: Dễ dẫn đến kết sai lệch người tham gia lựa chọn thủ công 21 Quản lý thực dự án đầu tư GVHD: GS.TSKH Nghiêm Văn Dĩnh Phương pháp 3: Phỏng vấn bán cấu trúc + Mục đích: vấn bán cấu trúc phương pháp đánh giá có tham gia cảu người dân thông qua vấn, giúp xác định nguyên nhân thay đổi thu thập giữ liệu để giải thích kết từ phương pháp quan sát trự tiếp Giúp hiểu biết sâu sắc vấn đề định tính tính mở vấn Nó hữu ích việc đánh giá tác động dự kiến + Nội dung: - Xác định mục đích nhu cầu thông tin cần tìm hiểu để xây dựng danh mục câu hỏi mở phục vụ vấn Chuẩn hóa câu hỏi vấn - Thống đối tượng, số người cần vấn cách thức vấn - Đào tạo nhóm cán thực vấn mục tiêu kỹ liên quan - Phân tích thông tin thu từ vấn + Điểm mạnh: Chi phí thấp, dễ thực Cung câp thông tin hữu ích ý tới kết không định trước Cung cấp nhiều liệu giải thích tác động hiệu dự án + Điểm yếu: Dễ dẫn đến sai lệch quan điểm cá nhân người vấn người tham gia Dũ liệu khó định lượng phân tích Phương pháp 4: Chọn mẫu ngẫu nhiên chọn mẫu không ngẫu nhiên + Phương pháp: Chọn mẫu ngẫu nhiên chọn mẫu không ngẫu nhiên phương pháp điều tra thống kê học, chọn người đại diện cho dân tham gia vào hoạt động đánh giá; giúp lựa chọn khách quan địa điểm thực quan sát trực tiếp Từ đảm bảo thu thập đầy đủ liệu để phân tích khách quan có giá trị + Điểm mạnh: Có thể cung cấp liệu có chất lượng đáng tin cậy cán điều tra đào tạo tốt + Điểm yếu: Chi phí cao đòi hỏi cán khảo sát phải có kỹ năng, đào tạo thuê để thực khảo sát Phương pháp 5: Câu hỏi điều tra khảo sát + Khái niệm: phương pháp khuyến khích tham gia người dân quan liên quan thông qua việc trả lời câu hỏi điều tra khảo sát Phương pháp có xu hướng độc lập người trả lời phải có đủ kiến thức để trả lời xác câu hỏi khảo sát 22 Quản lý thực dự án đầu tư GVHD: GS.TSKH Nghiêm Văn Dĩnh + Mục đích: Thu thập liệu từ nhiều người cách có tổ chức thông qua câu hỏi cụ thể thường cho phép phân tích thống kê + Nội dung: − Thống mục đích nhu cầu thông tin câu hỏi − Quyết định xem nhu cầu thông tin có đòi hỏi mẫu khảo sát hay điều tra không − Thiết kế câu hỏi điều tra khảo sát câu hỏi phải có trọng tâm phân tích cách đắn − Thống đối tượng số lượng người tham gia chọn mẫu − Thu thập phân tích thông tin thu thập + Điểm mạnh: Có thể cung cấp liệu có chất lượng đáng tin cậy bảng câu hỏi thực tốt + Điểm yếu:Chi phí cao đòi hỏi cán khảo sát phải có kỹ đào tạo thuê để thực câu hỏi Phương pháp 6: Phân tích SWOT + Phương pháp: Là phương pháp đánh giá dựa việc xác định điểm mạnh, điểm yếu, hội nguy Phương pháp sử dụng để phân tích liệu định lượng tổng hợp kết đánh giá + Mục đích: Xác định điểm mạnh, điểm yếu, hội nguy (SWOT) liên quan tới dự án nhóm dự án Phương pháp hữu ích đánh giá định tính − Điểm mạnh: Những yếu tố hoạt động tốt dự án tình Những khía cạnh mà người ta tự hào nói chúng − Điểm yếu: Những yếu tố hoạt động không tốt − Cơ hội: Những ý tưởng phát huy điểm mạnh khắc phục điểm yếu − Nguy cơ: Những yếu tố hạn chế đe dọa hội thay đổi + Nội dung: Xác định, thảo luận ghi chép nhiều yếu tố tốt cho đầu mục Phân tích SWOT thực dạng kiểu họp nhóm nhóm công tác nhỏ hội thảo, thực giống phân tích tổng hợp thông tin khác + Điểm mạnh: tốn nhanh chóng để tổ chức kết quan sát 23 Quản lý thực dự án đầu tư GVHD: GS.TSKH Nghiêm Văn Dĩnh + Điểm yếu: Dễ dẫn đến sai lệch quan điểm cá nhân người vấn người tham gia Phương pháp 7: Nghiên cứu tình + Phương pháp: Là phương pháp đánh giá tập trung vào thay đổi vấn đề cách đưa tình cụ thể đại diện cho mục tiêu đánh giá + Mục đích: Tìm dẫn chứng tài liệu sống chuỗi kiện theo thời gian có liên quan tới người , địa điểm, hộ gia đình tổ chức nhằm đạt hiểu biết sâu sắc tác động dự án + Nội dung: − Xác định mục đích nhu cầu thông tin nghiên cứu tình − Quyết định cách lựa chọn cá nhân, hộ gia đình, tổ chức tiến hành nghiên cứu tình − Quyết định cách lấy thông tin − Xây dựng danh mục câu hỏi hướng dẫn thu thập thông tin − Nhắc lại trao đổi với độ thường xuyên vừa phải để có tranh cập nhật điều kiện thay đổi + Điểm mạnh: Cung cấp thông tin độc lập chi tiết + Điểm yếu: Khó tổng hợp tất dự án ODA Phương pháp 8: Mô hình Kirkpatric + Phương pháp: Là phương pháp dành cho đánh giá dự án giáo dục đào tạo Donald Kirkpatrick đề xuất + Mô hình: − Cấp 1: Phản ứng học viên − Cấp 2: Kết học tập − Cấp 3: Hành vi nơi làm việc − Cấp 4: Kết kinh doanh + Điểm mạnh: Đảm bảo cân nhắc khía cạnh tăng cường nhân lực đặc biệt thay đổi hành vi tác động + Điểm yếu: Bao gồm số kéo theo không đo lường cung cấp liệu có ý nghĩa trình thực dự án Phương pháp 9: Đo lường mức độ đạt mục đích 24 Quản lý thực dự án đầu tư GVHD: GS.TSKH Nghiêm Văn Dĩnh + Mục tiêu: Đo lường mức độ đạt mục tiêu GAS (goal attainment scaling) phương pháp thu thập dự liệu sử dụng để hỗ trợ công tác theo dõi đánh giá Dữ liệu đo GAS thay đổi điểm số GAS qua thời gian số theo dõi hiệu đánh giá + Các bước xây dựng mẫu GAS - Bước 1: Lập danh mục kết mà dự án dự kiến đạt - Bước 2: Xác định mức độ “mong đợi” kết đạt đươc - Bước 3: Xác định kết tốt đạt - Bước 4: Lặp lại quy trình kết “kém nhất” cho kết + Điểm mạnh: Ít tốn kém, nhanh hiệu để đánh giá có tham gia nhận thức quan tham gia thay đổi định tính + Điểm yếu: Có thể gây khó hiểu cho bên tham gia họ chưa đào tạo dự án Câu 9: Rủi ro đầu tư xây dựng? Bản chất, nội dung, phương pháp quản lý rủi ro đánh giá mức độ rủi ro đầu tư xây dựng? Cho VD Rủi ro đầu tư xây dựng Khái niệm: rủi ro kiện tình bất ngờ xảy trình vận động tượng vật mà xảy dẫn đến mát, thiệt hại, tổn thất làm xuất hội có lợi cho phát triển Mức độ xác suất xuất chúng xác định Các đặc trưng rủi ro là: − Rủi ro kiện tình bất ngờ, không chắn xảy ra; − Rủi ro đưa đến việc không đạt mục tiêu, tiêu cực mát, thiệt hại, tích cực hội Bản chất quản lý rủi ro đầu tư xây dựng Quản lý rủi ro trình nhận dạng, xác định phân tích, đo lường mức độ rủi ro, sở lựa chọn, triển khai quản lý hoạt động đối phó rủi ro xảy ra; Quản lý rủi ro trình tận dụng tối đa hội có tương lai để mang lại kết tích cực tối thiểu hóa hiểm họa tác động tiêu cực đến hoạt động đầu tư xây dựng 25 Quản lý thực dự án đầu tư GVHD: GS.TSKH Nghiêm Văn Dĩnh Nội dung phương pháp quản lý rủi ro đánh giá mức độ rủi ro đầu tư xây dựng Quản lý rủi ro trình đầu tư xây dựng, thực tất giai đoạn trình đầu tư xây dựng Dự án thường có rủi ro cao giai đoạn hình thành Quản lý rủi ro trình liên tục bao gồm nội dung: - Xác định rủi ro - Phân tích đánh giá rủi ro - Kiểm soát phòng ngừa rủi ro - Tài trợ rủi ro 3.1 Xác định rủi ro Xác định rủi ro trình nguyên cứu, xem xét xem xét đánh giá lĩnh vực rủi ro tiềm tàng ảnh hưởng đến dự án; Người ta xác định rủi ro phương pháp vấn điều tra, phương pháp chuyên gia, phương pháp biểu đồ, phương pháp so sánh đối chiếu, phương pháp phân tích Trong phương pháp thống kê lý thuyết xác xuất sử dụng công cụ hữu hiệu để xác định rủi ro mức độ rủi ro 3.2 Phân tích đánh giá rủi ro Phân tích rủi ro việc nhìn thấy trước, xem xét trước khả xuất rủi ro mức độ tác động tình tốt xấu khác nhau, trợ giuó cho trình định; Để phân tích đánh giá mức độ rủi ro, cần thu nhập số liệu tiến hành xác định xác suất xuất rủi ro mức độ nghiêm trọng rủi ro; 3.3 Phương pháp phân tích rủi ro Các phương pháp phân tích rủi ro dự án tập hợp theo nhóm vào chất phương pháp hình thức thể phương pháp; Các phương pháp phân tích rủi ro theo chất dựa lý thuyết định lý thuyết sản xuất; Các phương pháp phân tích rủi ro theo hình thức thể bao gồm hai nhóm phương pháp: phân tích định tính phân tích định lượng; Các phương pháp định tính thường dùng là: - Phương pháp chuyên gia; 26 Quản lý thực dự án đầu tư - Phương pháp đầu cuối; GVHD: GS.TSKH Nghiêm Văn Dĩnh - Phương pháp mô tả; Các phương pháp định lượng thường dùng là: - Phương pháp tỷ suất chiết khấu điều chỉnh theo độ rủi ro; - Phương pháp phân tích độ nhạy; - Phương pháp xác suất; - Phương pháp Phân tích định; - Phương pháp mô phỏng; 3.4 Kiểm soát phòng ngừa rủi ro Kiểm soát phòng ngừa rủi ro thường thực biện pháp sau: - Né tránh rủi ro; - Chấp nhận rủi ro; - Bảo hiểm; - Tự bảo hiểm; - Ngân ngừa thiệt hại; - Chuyển dịch rủi ro; - Giảm bớt thiệt hại 3.5 Tài trợ rủi ro Bên cạnh giải pháp kiểm soát rủi ro, cần có biện pháp tài trợ rủi ro thích hợp rủi ro xảy Các biện pháp chia thành nhóm: - Tự khắc phục rủi ro; - Chuyển giao rủi ro; Ngoài gặp rủi ro nhận dự tài trợ từ phía phủ cấp trên, tổ chức liên đới, … 27 ... chức ma trận 2.2.3 Cán quản lý dự án - Chức cán quản lý dự án: Cán quản lý dự án giữ vai trò quan trọng cấu tổ chức quản lý dự án như: lập kế hoạch dự án, tổ chức thực hiệ dự án, đạo hướng dẫn,... quản lý chi phí, quản lý tiến độ quản lý chất lượng công trình xây dựng trình quản lý thực dự án đầu tư xây dựng công trình - Nguyên lý quản lý chi phí dự án người quản lý có tác động để dự án. .. án 1.3 Sự khác quản lý chi phí dự án chủ đầu tư nhà thầu - Chủ đầu tư quản lý chi phí dự án từ đầu dự án, nhà thầu quản lý chi phí dự án sau nhà thầu trúng thầu - Chủ đầu tư quản lý chi phí góc