skkn PHỐI hợp THỰC HIỆN xử lý văn bản đến

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH ĐỒNG NAI VĂN PHÒNG SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ––––––––––––––––––––– Mã số: (Do HĐKH Sở GD&ĐT ghi) Giải pháp PHỐI HỢP THỰC HIỆN XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN Người thực hiện: NGUYỄN BỬU TÙNG Lĩnh vực nghiên cứu: Quản lý giáo dục  Phương pháp dạy học môn:  Phương pháp giáo dục  Lĩnh vực khác:  Có đính kèm: Các sản phẩm in SKKN  Mô hình  Đĩa CD (DVD)  Phim ảnh (các phim, ảnh, sản phẩm phần mềm) Năm học: 2016 - 2017  Hiện vật khác SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC I THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN Họ tên: NGUYỄN BỬU TÙNG Ngày tháng năm sinh: 04/6/1960 Nam, nữ: Nam Địa chỉ: Văn phòng Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng Nai Điện thoại: 061.3846866 (CQ)/ Fax: Chức vụ: (NR); ĐTDĐ: E-mail: buutung.vp@dongnai.edu.vn Phó Chánh Văn phòng Đơn vị công tác: Văn phòng Sở Giáo dục Đào tạo Đồng Nai II TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO - Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: Đại học - Năm nhận bằng: 2005 - Chuyên ngành đào tạo: Lịch sử III KINH NGHIỆM KHOA HỌC - Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Quản lý giáo dục Số năm có kinh nghiệm: - 29 năm Các sáng kiến kinh nghiệm có năm gần đây: Tham mưu xây dựng văn đạo, điều hành Ủy ban nhân dân tỉnh lĩnh vực giáo dục đào tạo địa bàn tỉnh Đồng Nai Một số kinh nghiệm công tác tổng hợp Giải pháp tăng cường công tác tổ chức thực để nâng cao chất lượng sáng kiến kinh nghiệm cán quản lý, giáo viên, nhân viên sở giáo dục đào tạo Giải pháp khắc phục lỗi thường gặp việc soạn thảo, ban hành văn hành Một số vấn đề cần lưu ý cách thức soạn thảo nội dung, bố cục nội dung văn hành Giải pháp PHỐI HỢP THỰC HIỆN XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN –––––––––––––––––– I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Hàng năm, Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng Nai tiếp nhận ngàn văn đến quan, đơn vị gửi đến Trong đó, khoảng 50% văn đến có nội dung yêu cầu phải triển khai thực hình thức phát hành văn Nếu việc xử lý văn đến không kịp thời, không đầy đủ gây khó khăn cho quan, đơn vị gửi văn đến trường hợp yêu cầu phải tổng hợp báo cáo; làm giảm hiệu lực, hiệu văn đạo triển khai thực nhiệm vụ quản lý điều hành, chủ trương, sách Đảng Nhà nước Với vai trò lãnh đạo Văn phòng Sở Giáo dục Đào tạo phụ trách công tác tổng hợp quan, Thư ký Ban Chỉ đạo Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008, trình thực nhiệm vụ giao, theo dõi, tổng hợp tình hình xử lý văn đến cán bộ, công chức quan Vì nhiều lý khác khách quan chủ quan mà việc xử lý văn đến chưa kịp thời, chưa đầy đủ Từ đó, đúc rút số vấn đề việc phối hợp xử lý văn đến đề xuất giải pháp “Phối hợp thực xử lý văn đến” mà xin trình bày II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN Quản lý văn đến thực theo quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Trong đó, số Điều quy định xin trích dẫn sau: Điều 12 Trình tự quản lý văn đến Tất văn bản, kể đơn, thư cá nhân gửi đến quan, tổ chức (sau gọi chung văn đến) phải quản lý theo trình tự sau: Tiếp nhận, đăng ký văn đến; Trình, chuyển giao văn đến; Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 13 Tiếp nhận, đăng ký văn đến Văn đến từ nguồn phải tập trung văn thư quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn đến không đăng ký văn thư, đơn vị, cá nhân trách nhiệm giải Điều 14 Trình, chuyển giao văn đến Văn đến phải kịp thời trình cho người có trách nhiệm chuyển giao cho đơn vị, cá nhân giải Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Việc chuyển giao văn phải bảo đảm xác giữ gìn bí mật nội dung văn Điều 15 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến Cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức giao đạo giải văn đến theo ủy nhiệm người đứng đầu văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Căn nội dung văn đến, người đứng đầu quan, tổ chức giao cho đơn vị cá nhân giải Đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan, tổ chức Người đứng đầu quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành người giao trách nhiệm thực công việc sau: a) Xem xét toàn văn đến báo cáo văn quan trọng, khẩn cấp; b) Phân văn đến cho đơn vị, cá nhân giải quyết; c) Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Theo nội dung Quyết định số 51/2015/QĐ-UBND ngày 22/12/2015 Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai ban hành Quy chế theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực nhiệm vụ Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh giao Trong đó, số Điều quy định xin trích dẫn sau: Điều Nhiệm vụ UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao Nhiệm vụ UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao bao gồm: Các định, thị, quy chế, chương trình, kế hoạch, hướng dẫn, đề án, công văn, văn khác có nội dung giao nhiệm vụ ý kiến đạo trực tiếp UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh; phiếu chuyển, thông báo kết luận hội nghị, họp, buổi làm việc, buổi tiếp công dân, công văn loại văn khác lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh ký để truyền đạt ý kiến đạo UBND tỉnh Chủ tịch UBND tỉnh Điều Phân loại nhiệm vụ UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao Nhiệm vụ giao có thời hạn thực hiện: Đối với nhiệm vụ giao có yêu cầu phải trình, phải báo cáo nhiệm vụ giao không yêu cầu phải trình, phải báo cáo đơn vị giao thực nhiệm vụ phải thực hoàn thành thời hạn giao, tùy loại văn quy định khoảng thời gian thực tương ứng với khối lượng công việc Nhiệm vụ giao không quy định cụ thể thời hạn xử lý: Đối với nhiệm vụ này, đơn vị giao phải vào nội dung yêu cầu văn để triển khai thực kịp thời báo cáo kết triển khai UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh Điều Nội dung thông tin phải cập nhật nhiệm vụ UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao Đối với văn giao nhiệm vụ văn mật: a) Tên văn bản, số, ký hiệu, trích yếu, ngày, tháng, năm ban hành, người ký văn bản; b) Cơ quan đơn vị trình ban hành văn bản; c) Cơ quan, đơn vị giao nhiệm vụ; d) Đơn vị (thuộc Văn phòng UBND tỉnh) giao nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình thực hiện; đ) Nội dung nhiệm vụ UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao; e) Thời hạn thực nhiệm vụ (thời hạn phải báo cáo UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh quan, người có thẩm quyền khác thời hạn phải hoàn thành nhiệm vụ cụ thể khác); g) Tình hình thực nhiệm vụ giao (đã thực hiện, thực hiện, chưa thực hạn hạn); h) Thông tin cần thiết khác Trong trường hợp UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu trường hợp cần thiết khác, việc cập nhật thông tin với nội dung trên; đơn vị giao nhiệm vụ phải thực việc cập nhật, theo dõi văn gửi đến Văn phòng UBND tỉnh quan liên quan Điều Trách nhiệm sở, ban, ngành, địa phương, tổ chức, cá nhân việc thực nhiệm vụ UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao Triển khai, tổ chức thực nghiêm túc, thời hạn bảo đảm đạt kết quả, hiệu cao văn bản, ý kiến đạo điều hành UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao nhiệm vụ cho sở, ban, ngành, địa phương tổ chức, cá nhân thực Trường hợp nhiệm vụ, công việc UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao hết thời hạn quy định chưa hoàn thành, chất lượng giải chưa bảo đảm phải kịp thời báo cáo cụ thể nguyên nhân đề xuất UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh hướng xử lý để kịp thời đạo, giải vướng mắc phát sinh, chấn chỉnh, khắc phục sai sót theo thẩm quyền Phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh tổ chức, cá nhân khác có liên quan trình triển khai tổ chức thực nhiệm vụ UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao cho sở, ban, ngành, địa phương tổ chức, cá nhân Trong thực tế, xử lý văn đến, cán bộ, công chức quan Sở Giáo dục Đào tạo chưa thực phối hợp chặt chẽ, đầy đủ quy trình quản lý văn đến, dẫn đến văn đến không giải kịp thời, đầy đủ không xử lý Trong đó, xin nêu số trường hợp thường gặp là: a) Trong khâu chuyển giao văn đến - Văn đến Chánh Văn phòng phân cho phòng, ban chủ trì xử lý vài trường hợp chưa với chức Nguyên nhân: Văn đến có nội dung yêu cầu giải liên quan đến đến chức năng, nhiệm vụ nhiều phòng, ban chưa xác định rõ việc phân công trách nhiệm phòng, ban chủ trì, phòng, ban phối hợp Nguyên nhân chưa xác định rõ việc phân công trách nhiệm phòng, ban chủ trì, phòng, ban phối hợp văn bản, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án, nhiệm vụ quan cấp giao chưa triển khai văn cụ thể Sở Giáo dục Đào tạo để giao nhiệm vụ cho phòng, ban * Đề xuất biện pháp khắc phục: Các văn bản, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án, nhiệm vụ quan cấp giao phải triển khai văn Sở Giáo dục Đào tạo, đó, giao cụ thể trách nhiệm, công việc phòng, ban chủ trì, phòng, ban phối hợp - Văn đến Chánh Văn phòng chuyển cho lãnh đạo Sở xử lý, phân công giải số trường hợp chưa lãnh đạo Sở chuyển kịp thời cho phòng, ban phụ trách tham mưu giải Nguyên nhân: Lãnh đạo Sở thời gian công tác, học, mặt quan nên không tiếp nhận văn đến để xử lý Trong đó, Hệ thống Quản lý văn Điều hành quan hoạt động môi trường mạng nội bộ, chưa mở rộng môi trường mạng Internet để cán bộ, công chức giải quyết, điều hành công việc mặt quan * Đề xuất biện pháp khắc phục: Trang bị phần mềm thiết bị bảo đảm an toàn mạng cho máy chủ quan để mở Hệ thống Quản lý văn Điều hành hoạt động môi trường mạng Internet, tạo điều kiện cho cán bộ, công chức làm việc Hệ thống mặt quan lý công tác, học - Văn đến Chánh Văn phòng chuyển cho lãnh đạo phòng, ban giải quyết, số trường hợp, lãnh đạo phòng, ban chuyển văn đến cho cán bộ, công chức phòng, ban xử lý chưa kịp thời Nguyên nhân biện pháp khắc phục tương tự nêu b) Trong khâu giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Văn đến, số trường hợp cán bộ, công chức giao trực tiếp giải không thực kịp thời không thực Nguyên nhân: + Khách quan: Không đủ thời gian để giải văn đến (yêu cầu thời hạn giải quan, đơn vị gửi văn đến gấp; văn đến gửi đến quan Sở bị chậm hạn giải quyết; số văn đến có yêu cầu giải phức tạp, cần nhiều thời gian thu thập thông tin, xin ý kiến giải quyết); số văn đến có nội dung yêu cầu cung cấp thông tin, báo cáo nội dung yêu cầu lại không liên quan đến hoạt động quan Sở + Chủ quan: Lãnh đạo Sở chuyển cho lãnh đạo phòng, lãnh đạo phòng chuyển cho cán bộ, công chức trực tiếp giải bị chậm; cán bộ, công chức giao trực tiếp giải lý nhiều công việc nên không kịp thời giải văn đến; phòng, cán bộ, công chức giao nhiệm vụ phối hợp giải văn đến không kịp thời không cung cấp thông tin, báo cáo cho phòng, cán bộ, công chức giao chủ trì giải quyết; số trường hợp cán bộ, công chức giao trực tiếp giải văn đến không nghiên cứu sâu nội dung văn đến nên việc triển khai thực không kịp thời không tham mưu văn triển khai, không tham mưu văn trả lời cho quan, đơn vị gửi văn đến yêu cầu cung cấp thông tin, báo cáo nội dung liên quan hoạt động quan Sở * Đề xuất biện pháp khắc phục: Trong trình làm việc, công chức phải xác định văn bản, báo cáo định kỳ phải thực để chủ động xây dựng dự thảo văn bản, báo cáo; phải thu thập lưu trữ thông tin cần thiết có liên quan đến công việc giao để chủ động khai thác sử dụng cần đến; phải tham mưu lãnh đạo Sở có văn trả lời quan, đơn vị gửi văn đến trường hợp văn đến có nội dung yêu cầu cung cấp thông tin, báo cáo nội dung yêu cầu lại không liên quan đến hoạt động quan Sở, kể văn đến xin ý kiến góp ý, trí phải có văn trả lời để quan, đơn vị gửi văn đến biết không phát văn nhắc nhở - Chánh Văn phòng, lãnh đạo Sở, lãnh đạo phòng sau chuyển văn đến giao cán bộ, công chức trực tiếp giải không thực kịp thời không thực việc theo dõi, đôn đốc giải văn đến Nguyên nhân: Số lượng văn đến cần giải nhiều không lập Sổ theo dõi giải văn đến để đôn đốc; việc xử lý văn đến Hệ thống Quản lý văn Điều hành cán bộ, công chức chưa đồng bộ, chưa đầy đủ theo quy trình nên việc theo dõi, đôn đốc gặp khó khăn; có khó khăn việc giải văn đến, cán bộ, công chức giao trực tiếp giải không kịp thời báo cáo với lãnh đạo * Đề xuất biện pháp khắc phục: Chánh Văn phòng, lãnh đạo Sở, lãnh đạo phòng cần lập Sổ tay theo dõi giải văn đến; thường xuyên kiểm tra Hệ thống Quản lý văn Điều hành để theo dõi, đôn đốc tiến độ giải công chức giao nhiệm vụ Công chức giao trực tiếp giải phối hợp giải văn đến phải thực việc xử lý văn đến kịp thời Hệ thống Quản lý văn Điều hành khâu dự thảo văn theo yêu cầu văn đến, xin ý kiến, đề nghị phê duyệt văn nhằm đảm bảo quy trình xử lý văn đến chặt chẽ, có phối hợp lãnh đạo giao việc công chức thừa hành - Một số trường hợp, cán bộ, công chức giao trực tiếp giải văn đến, sau giải quyết, soạn thảo, tham mưu phê duyệt, ban hành văn không kịp thời chuyển văn phát hành để Văn thư làm thủ tục chuyển phát hành hình thức scan văn gửi văn điện tử * Đề xuất biện pháp khắc phục: Thực chặt chẽ quy định văn phải hoàn chỉnh gốc (có chữ ký phê duyệt lãnh đạo Sở), Văn thư cho đăng ký phát hành; yêu cầu công chức tham mưu văn gửi cho Văn thư gốc văn sau nhân bản, phát hành văn Tăng cường việc phát hành văn hình thức văn đện tử thay cho văn giấy Hệ thống Quản lý văn Điều hành III TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP Xây dựng triển khai tổ chức thực quy chế, quy trình để tăng cường trách nhiệm phối hợp thực xử lý văn đến Thực quy định công tác văn thư, lưu trữ đạo lãnh đạo Sở nhằm khắc phục tình trạng không kịp thời phối hợp xử lý văn đến, tham mưu Giám đốc Sở phê duyệt ban hành số văn quy chế, quy trình sau: a) Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng Nai ban hành kèm theo Quyết định số 620/QĐ-SGDĐT ngày 04/8/2014 Trong đó, có số Điều quy định xin trích dẫn sau: Điều 13 Trình tự quản lý văn đến Tiếp nhận, đăng ký văn đến; Trình, chuyển giao văn đến; Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 14 Tiếp nhận, đăng ký văn đến Văn khẩn đến làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận báo cáo với Lãnh đạo quan Sở, Chánh Văn phòng để xử lý Văn đến phải đăng ký vào Hệ thống Quản lý văn Hồ sơ công việc quan Sở Điều 15 Trình, chuyển giao văn đến Văn đến sau đăng ký, phải trình người có thẩm quyền (Lãnh đạo Sở, Chánh Văn phòng) để xin ý kiến phân phối văn Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Văn đến phải văn thư lập Phiếu giải văn trình lãnh đạo Sở, Chánh Văn phòng ghi ý kiến phân phối xử lý chuyển giao phòng, ban ngày nhận, làm việc sau có ý kiến phân phối xử lý Các ý kiến đạo xử lý, chuyển giao văn lãnh đạo Sở, Chánh Văn phòng phải ghi nhận vào Hệ thống Quản lý văn Hồ sơ công việc văn đến Hình thức chuyển văn đến: văn giấy gửi phòng, ban, cá nhân giao chủ trì xử lý; văn điện tử (file văn scan) chuyển qua Hệ thống Quản lý văn Hồ sơ công việc cho phòng, ban, cá nhân giao chủ trì xử lý phòng, ban, cá nhân giao phối hợp xử lý Việc chuyển giao văn phải đảm bảo xác, đối tượng giữ gìn bí mật nội dung văn Người nhận văn phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn Điều 16 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Sau nhận văn đến, phòng, ban, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn yêu cầu Lãnh đạo quan Sở, Chánh Văn phòng; theo thời hạn yêu cầu văn theo quy định pháp luật Hàng ngày, phòng, ban cử cán thường xuyên đến Văn phòng kiểm tra ngăn kéo tủ hồ sơ chuyển văn đến để nhận văn đến giao giải quyết; cán bộ, công chức phải kiểm tra thường xuyên hàng ngày Hệ thống Quản lý văn Hồ sơ công việc để giải kịp thời công việc giao theo quy định Trường hợp văn đến yêu cầu thời hạn trả lời thời hạn giải vòng 15 ngày kể từ ngày phòng, ban, cá nhân nhận văn đến thời gian giải nhiều tùy vào trường hợp yêu cầu giải phức tạp, cần nhiều thời gian Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn đến, văn đến giải quyết, đến hạn chưa giải để báo cáo Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo quan Sở tình hình giải quyết, tiến độ kết giải văn đến để thông báo cho đơn vị liên quan b) Quy trình phối hợp xử lý văn đến, soạn thảo, ban hành văn Giám đốc Sở phê duyệt ngày 16/01/2015 Trong đó, bước thực xin tóm tắt sau: (a) Bước 1: Xử lý ban đầu văn đến - Lãnh đạo Sở Chánh Văn phòng (do Giám đốc Sở ủy quyền) nhận văn đến từ Văn thư để phân công xử lý ban đầu gửi lãnh đạo Sở, lãnh đạo phòng, ban có chức năng, nhiệm vụ liên quan với nội dung văn đến, ghi ý kiến xử lý ban đầu vào Phiếu giải văn đến theo mẫu Đối với ý kiến đạo lãnh đạo quan cấp trên, lãnh đạo Sở đạo triển khai thực văn trao đổi trực tiếp họp với lãnh đạo Sở, lãnh đạo phòng, ban Trường hợp lãnh đạo Sở nhận văn đến Chánh Văn phòng chuyển có yêu cầu xử lý văn đi, sau ghi ý kiến đạo vào Phiếu giải văn đến, chuyển lại cho Văn thư để cập nhật vào Hệ thống Quản lý văn Điều hành chuyển giao văn đến theo quy định - Cách ghi ý kiến Ban Giám đốc Chánh Văn phòng Phiếu giải văn đến: + Ghi rõ nơi nhận: Giám đốc, Phó Giám đốc Sở; Trưởng phòng, ban (hoặc Phó Trưởng phòng, ban Trưởng phòng, ban ủy quyền) chủ trì xử lý; Trưởng phòng, ban (hoặc Phó Trưởng phòng, ban Trưởng phòng, ban ủy quyền) phối hợp xử lý Các văn đến để Giám đốc, Phó Giám đốc theo dõi, đạo; lãnh đạo phòng, ban phối hợp xử lý nhận văn điện tử Hệ thống Quản lý văn Điều hành Phân công xử lý văn đến, ý kiến đạo lãnh đạo quan cấp phải dựa Quy định chức năng, nhiệm vụ phòng, ban Sở Đối với văn đến, ý kiến đạo lãnh đạo quan cấp mang tính chất tổng hợp chung nhiều lĩnh vực khác giao cho phận Tổng hợp Văn phòng Sở xử lý Đối với văn đến, ý kiến đạo lãnh đạo quan cấp mang tính chất tổng hợp chuyên ngành, chuyên môn có liên quan tới nhiều phòng, ban chức năng, phòng chuyên môn, nghiệp vụ giao xử lý cho phòng, ban có chức với tổ chức quan, đơn vị ban hành văn đến, giao xử lý cho phòng, ban có nhiều nội dung liên quan, phòng, ban lãnh đạo Sở giao đơn vị thường trực + Ghi rõ nội dung yêu cầu xử lý: Theo nội dung văn đến; ý kiến đạo quan cấp (tham mưu ban hành công văn, kế hoạch triển khai thực hiện, báo cáo,… tham mưu văn cho cấp trên) + Ghi rõ thời hạn hoàn thành: Theo yêu cầu văn đến; ý kiến đạo quan cấp Trường hợp văn đến không ghi yêu cầu thời hạn hoàn thành, tùy theo nội dung yêu cầu công việc phải xử lý thời hạn 15 ngày tính từ ngày văn đến ghi dấu Số công văn đến nhiều 15 ngày không 30 ngày văn đến yêu cầu phải nhiều thời gian thu thập thông tin, số liệu, xin ý kiến góp ý thời gian xử lý phải theo quy định chuyên ngành - Chuyển lại cho Văn thư văn đến kèm theo Phiếu giải văn đến sau ghi ý kiến xử lý ban đầu văn đến - Thời hạn xử lý ban đầu văn đến: Trong ngày làm việc nhận văn đến Văn thư chuyển Trường hợp văn hỏa tốc phải xử lý sau Văn thư chuyển (b) Bước 2: Chuyển giao văn đến cho cá nhân, phòng, ban giao xử lý - Văn thư cập nhật nội dung yêu cầu xử lý văn vào Hệ thống Quản lý văn Điều hành; chuyển giao văn đến cho cá nhân, phòng, ban giao xử lý Hệ thống Quản lý văn Điều hành Sổ chuyển giao văn đến theo mẫu - Chuyển giao văn đến xử lý ban đầu cho lãnh đạo Sở phụ trách (xin ý kiến đạo xử lý), lãnh đạo phòng, ban chủ trì xử lý văn giấy Giám đốc, lãnh đạo Sở phụ trách, lãnh đạo phòng, ban phối hợp Hệ thống Quản lý văn Điều hành - Thời hạn chuyển giao văn đến: Trong ngày làm việc nhận văn đến xử lý ban đầu lãnh đạo Sở, Chánh Văn phòng chuyển lại Trường hợp văn hỏa tốc phải xử lý sau lãnh đạo Sở, Chánh Văn phòng chuyển lại (c) Bước 3: Phân công cán bộ, công chức xử lý chính; cán bộ, công chức phối hợp xử lý - Lãnh đạo phòng, ban giao chủ trì xử lý phân công cán bộ, công chức phòng, ban xử lý phân công cán bộ, công chức phối hợp xử lý (nếu có) Đối với báo cáo tổng hợp định kỳ Văn phòng Sở chủ trì xử lý, Chánh 10 chức Văn phòng phụ trách kiểm tra thể thức, quy trình, thủ tục, thẩm quyền ban hành văn ký tắt xác nhận theo quy định Thời hạn phê duyệt văn đi: Trong ngày làm việc nhận dự thảo văn hoàn chỉnh Trường hợp văn KHẨN văn đến hạn xử lý phải kiểm tra, phê duyệt sau nhận văn dự thảo hoàn chỉnh (h) Bước 8: Làm thủ tục đăng ký, phát hành văn - Cán bộ, công chức giao xử lý làm thủ tục đăng ký, phát hành văn 02 hình thức: + Nếu văn xuất phát từ yêu cầu văn đến có Hệ thống Quản lý văn Điều hành: Cán bộ, công chức thực Hệ thống Quản lý văn Điều hành để chuyển phát hành (đăng nhập vào tài khoản cấp cán bộ, công chức, mở văn đến giao xử lý, gắn tệp dự thảo văn vào hệ thống, lưu hồ sơ, chuyển phát hành thao tác tập huấn hướng dẫn sử dụng Hệ thống); sau liên hệ Văn thư đăng ký lấy số văn giấy nhân gửi Văn thư phát hành văn + Nếu văn không xuất phát từ yêu cầu văn đến có Hệ thống Quản lý văn Điều hành: Cán bộ, công chức trực tiếp liên hệ Văn thư để đăng ký lấy số Hệ thống văn giấy, nhân gửi Văn thư phát hành văn - Cán bộ, công chức giao xử lý trao đổi với Văn thư để xác định rõ hình thức gửi văn đi: gửi email; gửi văn giấy; vừa gửi email, vừa gửi văn giấy; cấp độ văn KHẨN, văn MẬT Thời hạn xử lý: Trong làm việc, sau cán bộ, công chức giao xử lý chuyển gốc văn lãnh đạo Sở cán có thẩm quyền ký tên ban hành (i) Bước 9: Đăng ký, phát hành văn - Văn thư đăng ký, lấy số, ngày ban hành văn Hệ thống Quản lý văn Điều hành; ghi số, ký hiệu, ngày ban hành văn gốc văn đi; chuyển lại cho cán bộ, công chức giao xử lý nhân sau chuyển lại cho Văn thư đóng dấu Thời hạn đăng ký văn đi: Trong làm việc, Văn thư thực sau cán bộ, công chức giao xử lý chuyển phát hành Hệ thống Quản lý văn Điều hành gửi gốc văn giấy - Văn thư đóng dấu chức vụ, dấu họ tên người ký văn (nếu gốc văn chưa ghi), dấu quan Sở vào gốc văn đi; làm thủ tục gửi văn tới quan, đơn vị hình thức theo đề nghị cán bộ, công chức giao xử lý Ghi Sổ chuyển giao văn theo mẫu Thời hạn phát hành văn đi: Văn thư thực ngày làm việc nhận gốc văn (chậm ngày làm việc phải gửi văn đi) Trường hợp văn KHẨN văn đến 13 hạn xử lý phải phát hành sau nhận gốc văn c) Quy chế việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực nhiệm vụ Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao ban hành kèm theo Quyết định số 09/QĐ-SGDĐT ngày 05/01/2016 Trong đó, có số Điều quy định xin trích dẫn sau: Điều Trách nhiệm Văn phòng Sở Là đơn vị đầu mối giúp lãnh đạo Sở theo dõi, đôn đốc, nắm tình hình việc thực nhiệm vụ UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao tổng hợp, báo cáo kịp thời UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh Tham mưu, đề xuất giúp lãnh đạo Sở kiểm tra, đánh giá tình hình kết triển khai việc thực nhiệm vụ UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao; đánh giá tình hình thực kết xử lý văn phòng, ban, cá nhân theo dõi tình hình thực văn đạo UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh Tham mưu, đề xuất kiến nghị lãnh đạo Sở xử lý khó khăn, vướng mắc phát sinh trình triển khai tổ chức việc thực nhiệm vụ UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao, bảo đảm việc thực thời hạn, đạt kết chất lượng theo yêu cầu Triển khai thực hệ thống phần mềm máy tính Văn phòng UBND tỉnh xây dựng, tổ chức thực để theo dõi việc triển khai thực nhiệm vụ UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao bảo đảm thông suốt, thống nhất, đồng bộ, đầy đủ, xác thông tin cập nhật Nội dung cập nhật vào hệ thống phần mềm máy tính theo quy định Điều Quy chế Nhân viên văn thư thực việc phân loại, cập nhật việc thực nhiệm vụ UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao để theo dõi thời hạn sau: a) Trong ngày làm việc sau nhận văn đạo UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh Trường hợp văn bản, ý kiến đạo điều hành UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh phải thực ngay, nhân viên văn thư phải phân loại, cập nhật sau nhận văn b) Trong ngày làm việc sau nhận văn thông tin thức kết thực nhiệm vụ UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh phòng, ban, cá nhân tham mưu lãnh đạo Sở phê duyệt, nhân viên văn thư phải thực cập nhật thông tin Hàng tuần, sở liệu cập nhật, Chánh Văn phòng phân công chuyên viên phụ trách công tác tổng hợp phối hợp với phòng, ban để tổng hợp số liệu ghi vào báo cáo kết công tác tuần kết quả, tiến độ, tình hình thực nhiệm vụ UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao phân công cho phòng, ban, cá nhân xử lý nhằm giúp lãnh đạo Sở phụ trách theo dõi, đôn đốc việc thực cho kịp thời Hàng tháng, quý, tháng, năm phối hợp với phòng, ban tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh tình hình thực nhiệm vụ 14 UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao; báo cáo đột xuất theo yêu cầu lãnh đạo UBND tỉnh Chủ động thường xuyên phối hợp với phòng, ban, cá nhân giao nhiệm vụ giúp lãnh đạo Sở thực nhiệm vụ UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao trình thực Chánh Văn phòng Sở chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ, quyền hạn liên quan đến công tác theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực văn bản, ý kiến đạo điều hành UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: a) Chủ trì làm việc với lãnh đạo phòng, ban, cá nhân có liên quan để giải vấn đề thuộc thẩm quyền Sở Giáo dục Đào tạo mà phòng, ban, cá nhân nhiều ý kiến khác việc thực văn bản, ý kiến đạo điều hành UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh b) Được quyền ủy quyền cho Phó Chánh Văn phòng, chuyên viên Văn phòng Sở theo lĩnh vực phân công phụ trách trao đổi với phòng, ban, cá nhân để nắm bắt thông tin kết quả, tiến độ thực nhiệm vụ văn bản, ý kiến đạo điều hành UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao theo hình thức ban hành văn nội bộ, trao đổi qua email trao đổi trực tiếp c) Tham mưu lãnh đạo Sở có văn nhắc nhở, phê bình lãnh đạo phòng, ban có liên quan trường hợp không thực hiện, thực chậm trễ có thực không đảm bảo chất lượng việc thực nhiệm vụ UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao mà không kịp thời báo cáo d) Giúp lãnh đạo Sở phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh trình triển khai tổ chức thực nhiệm vụ UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao Sở Giáo dục Đào tạo Điều Trách nhiệm Ban lãnh đạo Sở, phòng, ban cá nhân việc thực nhiệm vụ UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao Giám đốc, Phó Giám đốc Sở có trách nhiệm đạo phòng, ban giao phụ trách triển khai thực nghiêm túc Quy chế thực nhiệm vụ, quyền hạn liên quan đến công tác theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực văn bản, ý kiến đạo điều hành UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh đạo đưa kết thực nhiệm vụ tiêu chí bình xét thi đua, khen thưởng hàng năm phòng, ban, cá nhân thuộc thẩm quyền quản lý Giám đốc Sở chịu trách nhiệm theo điều hành UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh; Phó Giám đốc chịu trách nhiệm theo điều hành Giám đốc Sở nhiệm vụ phân công phụ trách Trưởng phòng, ban có trách nhiệm triển khai Quy chế cho tất cán bộ, chuyên viên phòng, ban tổ chức thực nghiêm túc quy định có liên quan, đảm bảo kết quả, chất lượng cao việc tham mưu lãnh đạo Sở thực văn bản, ý kiến đạo điều hành UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh Trong trình giúp lãnh đạo Sở theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực văn bản, ý kiến đạo điều hành UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh phân công, Trưởng phòng, ban thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: 15 a) Chủ trì, phối hợp với Văn phòng phòng, ban có liên quan triển khai thực công việc giao phân công chủ trì xử lý bảo đảm thời hạn chất lượng công việc Trong trường hợp nhiệm vụ, công việc UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao đến thời hạn quy định chưa hoàn thành, chất lượng giải chưa đảm bảo phải kịp thời tham mưu lãnh đạo Sở phụ trách báo cáo gửi Văn phòng UBND tỉnh cụ thể nguyên nhân đề xuất UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh hướng xử lý để kịp thời đạo, giải vướng mắc phát sinh, chấn chỉnh, khắc phục sai sót theo thẩm quyền b) Phân công Phó Trưởng phòng, chuyên viên phòng, ban theo lĩnh vực phân công phụ trách để thực nhiệm vụ, công việc giao Trường hợp lý công tác nghỉ phép, Trưởng phòng, ban ủy quyền cho cán cấp phó xử lý công việc nhằm bảo đảm xử lý kịp thời nhiệm vụ giao c) Được quyền ủy quyền cho Phó Trưởng phòng, ban, chuyên viên phòng, ban theo lĩnh vực phân công phụ trách trao đổi với phòng, ban, cá nhân để thu thập thông tin, số liệu có liên quan, bảo đảm kết quả, tiến độ thực nhiệm vụ văn bản, ý kiến đạo điều hành UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao theo hình thức ban hành văn nội bộ, trao đổi qua email trao đổi trực tiếp d) Hàng tuần, tháng, quý, tháng, năm lập báo cáo gửi Văn phòng Sở kết quả, tiến độ, tình hình thực nhiệm vụ UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao theo nội dung quy định Khoản 6, Điều Quy chế đ) Trưởng phòng, ban chịu trách nhiệm theo điều hành lãnh đạo Sở phụ trách; Phó Trưởng phòng, ban chịu trách nhiệm theo điều hành Trưởng phòng, ban Cán bộ, chuyên viên giao trực tiếp xử lý giúp lãnh đạo phòng, ban lãnh đạo Sở thực nhiệm vụ UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao phải đảm thời gian chất lượng công việc; quyền trao đổi với phòng, ban, cá nhân để thu thập thông tin, số liệu có liên quan, bảo đảm kết quả, tiến độ thực nhiệm vụ văn bản, ý kiến đạo điều hành UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao theo hình thức ban hành văn nội bộ, trao đổi qua email trao đổi trực tiếp; có yêu cầu cần thiết, tham mưu văn để lãnh đạo phòng, ban trình với lãnh đạo Sở đề nghị quan, đơn vị, địa phương có liên quan phối hợp thực Trong trường hợp nhiệm vụ, công việc UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao đến thời hạn quy định chưa hoàn thành, chất lượng giải chưa đảm bảo, phải kịp thời tham mưu lãnh đạo phòng, ban trình lãnh đạo Sở báo cáo gửi Văn phòng UBND tỉnh quy định Điểm a, Khoản Điều Chuyên viên chịu trách nhiệm theo điều hành Trưởng phòng, ban Phó Trưởng phòng, ban phụ trách Điều Kiểm tra tình hình tổ chức thực nhiệm vụ UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao Nhiệm vụ quyền hạn kiểm tra 16 Văn phòng Sở có nhiệm vụ quyền hạn kiểm tra tình hình tổ chức thực nhiệm vụ UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao phòng, ban theo đạo Giám đốc Sở Trong đó: a) Tham mưu, giúp Giám đốc Sở xây dựng kế hoạch kiểm tra hàng năm b) Tham mưu, đề xuất Giám đốc Sở thành lập Đoàn kiểm tra để tiến hành kiểm tra thường xuyên đột xuất phòng, ban Nội dung kiểm tra a) Kiểm tra việc tổ chức triển khai thực nhiệm vụ UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao phòng, ban b) Kiểm tra việc cập nhật, theo dõi, đôn đốc việc chấp hành chế độ thông tin, báo cáo tình hình, kết thực nhiệm vụ UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao phòng, ban Hình thức kiểm tra a) Kiểm tra thường xuyên, định kỳ theo kế hoạch Giám đốc Sở phê duyệt theo quy định pháp luật b) Kiểm tra đột xuất, theo yêu cầu đạo, điều hành Giám đốc Sở phát phòng, ban, cá nhân có dấu hiệu không thực thực không nội dung nhiệm vụ giao Các giải pháp tăng cường trách nhiệm phối hợp xử lý văn đến Qua đợt kiểm tra nội quan Sở Giáo dục Đào tạo từ ngày 22/3/2017 đến ngày 30/3/2017 tình hình thực nhiệm vụ, kết luận, ý kiến đạo UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh với tư cách thành viên Đoàn kiểm tra, dựa vào tình hình phối hợp xử lý văn đến quan thời gian qua, tham mưu Trưởng Đoàn kiểm tra báo cáo với Giám đốc Sở, đề xuất số giải pháp để tăng cường trách nhiệm phối hợp xử lý văn đến sau: a) Các Kế hoạch, Chương trình, Đề án UBND tỉnh, Bộ GD&ĐT việc ban hành văn đạo triển khai thực phải phòng giao chủ trì thực phối hợp với phòng có liên quan (nếu có) tham mưu lãnh đạo Sở xây dựng thành Kế hoạch, Chương trình Sở để làm sở cho việc giao nhiệm vụ cho phòng có liên quan, lộ trình thực hiện, kiểm tra, đánh giá, sơ kết, tổng kết Các phòng giao phối hợp phải có trách nhiệm phân công lãnh đạo phòng, chuyên viên phòng tham gia xây dựng Kế hoạch, Chương trình; tổ chức thực nhiệm vụ giao sau Kế hoạch, Chương trình ban hành; cung cấp thông tin, số liệu cho phòng giao chủ trì tổng hợp, báo cáo định kỳ theo quy định có đạo UBND tỉnh, Bộ GD&ĐT b) Các Kế hoạch, Chương trình, Đề án UBND tỉnh, Bộ GD&ĐT có liên quan đến nhiều phòng phòng giao chủ trì tất phòng có liên quan phải lập hồ sơ công việc (tập hợp tất văn đến, văn có liên 17 quan Kế hoạch, Chương trình, Đề án UBND tỉnh xuyên suốt trình tổ chức thực hiện) Tất văn đến quan, đơn vị gửi Sở GD&ĐT phân cho phòng xử lý cán bộ, công chức giao trực tiếp xử lý phối hợp xử lý phải lập hồ sơ công việc Hệ thống Quản lý văn Điều hành văn giấy tùy theo trường hợp Khi phòng cá nhân cán bộ, công chức có thay đổi, chuyển giao nhiệm vụ cho phải tiến hành bàn giao hồ sơ công việc phòng cá nhân giao phòng cá nhân nhận công việc; phải bàn giao hồ sơ công việc đầy đủ cán bộ, công chức nghỉ hưu, nghỉ việc, chuyển công tác cho cán bộ, công chức giao tiếp nhận công việc Khi bàn giao hồ sơ công việc phải bàn giao tất hồ sơ, tài liệu giấy (bản chính) file văn điện tử có liên quan c) Đối với Kế hoạch, Chương trình, Đề án, nhiệm vụ UBND tỉnh giao có nhiều khó khăn, vướng mắc, khó thực đạt tiêu, nhiệm vụ giao theo lộ trình lãnh đạo phòng rà soát, đánh giá tham mưu lãnh đạo Sở có báo cáo UBND tỉnh, đề xuất biện pháp khắc phục d) Đối với Kế hoạch, Chương trình, Đề án, nhiệm vụ UBND tỉnh giao đến chưa xây dựng Kế hoạch, Chương trình Sở UBND tỉnh để triển khai thực hiện, lãnh đạo phòng giao chủ trì, phối hợp với phòng có liên quan tiến hành việc xây dựng tham mưu lãnh đạo Sở phê duyệt trình UBND tỉnh phê duyệt đ) Tổ chức quán triệt lại cho tất cán bộ, công chức phòng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ ban hành Kèm theo Quyết định số 620/QĐ-SGDĐT ngày 04-8/2014 Sở GD&ĐT; Quy trình phối hợp giải văn đến, soạn thảo, ban hành văn Giám đốc phê duyệt ban hành ngày 16/01/2015 Quy chế việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực nhiệm vụ UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao ban hành kèm theo Quyết định số 09/QĐ-SGDĐT ngày 05/01/2016 Sở GD&ĐT e) Lãnh đạo phòng tất cán bộ, công chức phải thực nghiêm túc, kịp thời, đầy đủ, quy trình xử lý công việc Hệ thống Quản lý văn Điều hành Trưởng phòng nhận văn đến Hệ thống phải phân xử lý kịp thời cho Phó Trưởng phòng chuyên viên có trách nhiệm liên quan (để đọc biết, lưu hồ sơ phải xử lý hình thức tham mưu lãnh đạo Sở phê duyệt văn đi) Khi Trưởng phòng công tác, học nhiều ngày nghỉ phép, mặt quan để điều hành công việc ủy quyền Phó Trưởng phòng xử lý công việc thay cho Trưởng phòng ủy quyền cho chuyên viên (nếu phòng có lãnh đạo), đồng thời thông báo cho Chánh Văn phòng lãnh đạo Sở phụ trách biết để phân công xử lý văn đến cho Phó Trưởng phòng chuyên viên ủy quyền Khi nhận văn đến Trưởng phòng chuyển Hệ thống, cán bộ, công chức phải xử lý kịp thời, đầy đủ theo quy trình nội dung văn đến 18 Khi có khó khăn, vướng mắc kỹ thuật thao tác công việc Hệ thống Quản lý văn Điều hành, cán bộ, công chức liên hệ với nhân viên văn thư chuyên viên quản trị hệ thống để phối hợp xử lý g) Trong trình giải văn đến quan, đơn vị gửi Sở GD&ĐT, cán bộ, công chức trực tiếp tham mưu giải xét thấy lý khách quan như: thời hạn giải ngắn, cần nhiều thời gian để thu thập thông tin, số liệu tham mưu lãnh đạo phòng trình lãnh đạo Sở phụ trách phê duyệt văn gửi đến quan, đơn vị gửi văn đến để báo khó khăn, vướng mắc đề nghị cho gia hạn thời gian giải Trong trường hợp văn đến có yêu cầu giải không thuộc thẩm quyền giải Sở không liên quan phải có văn trả lời cho quan, đơn vị biết Trong trường hợp văn đến UBND tỉnh quan, đơn vị khác gửi đến giao nhiệm vụ trước có tham mưu văn triển khai thực nội dung phải tham mưu lãnh đạo Sở có văn trả lời kèm theo văn Sở triển khai Thời hạn giải văn đến theo yêu cầu quan, đơn vị gửi văn đến Nếu văn có yêu cầu giải không nêu rõ thời hạn giải phải giải 15 ngày tính từ ngày nhận văn đến, số ngày nhiều không 30 ngày văn đến có nội dung phức tạp phải thu thập thông tin, số liệu từ đơn vị sở, nhiều 30 ngày không 60 ngày Kế hoạch, Đề án, Quyết định, UBND tỉnh cần phải thu thập thông tin, số liệu từ đơn vị sở phải tổ chức lấy ý kiến ngành tổ chức lấy ý kiến Sở, ngành, UBND cấp huyện, theo quy định riêng quan chuyên ngành có thẩm quyền h) Đối với văn bản, Quyết định lãnh đạo Sở phê duyệt ý kiến đạo lãnh đạo Sở họp giao ban có giao nhiệm vụ cụ thể cho cá nhân cán bộ, công chức, Trưởng phòng phải phổ biến kịp thời, đầy đủ để cán bộ, công chức giao nhiệm vụ biết thực i) Đối với phòng có nhiều văn đến tham mưu thực chậm không tham mưu thực phải tổ chức kiểm điểm, làm rõ nguyên nhân, trách nhiệm, đề giải pháp khắc phục có báo cáo gửi Giám đốc, Phó Giám đốc phụ trách để xem xét, đạo IV.HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI Sau đợt kiểm tra nội quan Sở nêu đề xuất biện pháp khắc phục hạn chế phòng, ban, cá nhân, tiếp tục theo dõi tình hình xử lý văn đến quan có số ghi nhận đánh sau: Về nhận thức trách nhiệm cán lãnh đạo, công chức quản lý, công chức thừa hành quan Sở Giáo dục Đào tạo Cán bộ, công chức quan có nhận thức, hành động chuyển biến tích cực chức năng, nhiệm vụ giao Tổ chức rà soát hạn chế, thiếu sót phòng, cán bộ, công chức; nghiên cứu nắm bắt đầy đủ quy chế, quy trình công tác văn thư, lưu trữ, công tác phối hợp giải văn đến, soạn thảo, ban hành văn 19 đi, việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực nhiệm vụ giao việc xử lý công việc Hệ thống Quản lý văn Điều hành Tích cực trao đổi, có biện pháp khắc phục vướng mắc, khó khăn trình điều hành, đạo, giải công việc quan Trong đó, Giám đốc Sở tiếp tục đạo việc mở Hệ thống Quản lý văn Điều hành môi trường mạng Internet để cán bộ, công chức xử lý, giải văn đến công tác, học, mặt quan Cán bộ, công chức quan tâm đề nghị công chức phụ trách quản trị Hệ thống Quản lý văn Điều hành hướng dẫn kỹ thuật xử lý văn Hệ thống Nề nếp xử lý văn đến Hệ thống Quản lý văn Điều hành cán bộ, công chức tăng cường Về việc điều hành, quản lý công việc cán lãnh đạo, công chức quản lý quan Sở Giáo dục Đào tạo Qua đánh giá, kết luận, đề nghị Đoàn kiểm tra, hầu hết văn đến lãnh đạo Sở, lãnh đạo phòng xử lý Hệ thống Quản lý văn Điều hành, kết hợp xử lý văn đến văn giấy Các văn đến xử lý Hệ thống chuyển giao công chức để thực yêu cầu nội dung văn đến So với thời điểm trước ngày 01/4/2017, số Trưởng phòng không chuyển giao văn đến cho công chức phòng biết xử lý đến nay, hầu hết văn đến Trưởng phòng chuyển giao cho công chức phòng xử lý theo vị trí việc làm, nhiệm vụ giao Đối với nhiệm vụ giao chưa hoàn thành chưa triển khai thực lãnh đạo Sở, lãnh đạo phòng đạo, đôn đốc khẩn trương thực Về việc triển khai thực nhiệm vụ giao công chức thừa hành quan Sở Giáo dục Đào tạo Hầu hết văn đến Hệ thống Quản lý văn Điều hành công chức quan tâm xử lý thời hạn, yêu cầu công việc giao; kỹ thuật xử lý văn đến Hệ thống công chức thục Trước ngày 01/4/2017, có vài công chức thực việc kết nối soạn thảo, ban hành văn với văn đến Hệ thống, đến hầu hết công chức thực công việc Hệ thống Đối với trường hợp giải công việc theo yêu cầu văn đến lý khách quan, không đảm bảo thực thời hạn, công chức giao trực tiếp xử lý tham mưu lãnh đạo Sở có văn đề nghị quan, đơn vị gửi văn đến cho gia hạn thời gian xử lý V ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG Đề tài thân nghiên cứu, thực Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng Nai, góp phần tích cực để cán bộ, công chức quan phối hợp xử lý văn đến kịp thời, đầy đủ; vấn đề đề cập đề tài áp dụng quan hành nhà nước, sở giáo dục đào tạo Trên sở đó, có đề xuất, khuyến nghị sau: 20 Trong quản lý, điều hành công việc quan, đơn vị cần phải xây dựng quy chế, quy định, quy trình để xác định cụ thể trách nhiệm, công việc, thời hạn hoàn thành cho cá nhân có liên quan công việc cụ thể; phải phân định rõ đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chủ trì, đơn vị cá nhân có trách nhiệm phối hợp Qua đó, tác động đến đơn vị, cá nhân có trách nhiệm liên quan phải thực việc phối hợp công việc; đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chủ trì giảm áp lực công việc, đảm bảo hiệu công việc Các quy chế, quy định, quy trình công việc phải quán triệt đến cá nhân có liên quan; cá nhân phải lưu giữ quy chế, quy định, quy trình để thường xuyên nghiên cứu, nắm bắt vấn đề cách cụ thể vững vàng áp dụng trình thực nhiệm vụ giao Các quy chế, quy định, quy trình công việc phải rà soát thường xuyên để sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện nhằm khắc phục vướng mắc, khó khăn, nâng cao hiệu công việc Trong trình giải công việc phải có phân công nhiệm vụ cụ thể, cán quản lý giao việc phải có kiểm tra, đôn đốc, công chức thừa hành phải kịp thời có báo cáo gặp vướng mắc, khó khăn Các Chương trình, Kế hoạch, Đề án, văn đạo quan cấp trên, lãnh đạo Sở phải giao cho phòng, ban chủ trì phòng, ban phối hợp để xây dựng Chương trình, Kế hoạch, văn đạo quan, đơn vị triển khai thực văn cấp Trong văn phải nêu rõ phân công trách nhiệm, công việc cho phòng, ban chủ trì, phòng, ban phối hợp để tránh trường hợp văn ban hành phòng, ban tham mưu triển khai thực hiện, theo dõi, đôn đốc thực hiện, tổng hợp, báo cáo sơ kết, tổng kết; phòng, ban có trách nhiệm phối hợp rõ nhiệm vụ giao để thực Từ dẫn đến chồng chéo nhiệm vụ phòng, ban, có văn đạo quan cấp trên, người phân công xử lý văn gặp khó khăn phân công xử lý văn đến Lãnh đạo quan, đơn vị phải tổ chức kiểm tra nội định kỳ đột xuất hoạt động quan, đơn vị; giao cho đơn vị, phận quan, đơn vị có trách nhiệm giúp lãnh đạo quan, đơn vị theo dõi thường xuyên, đôn đốc kịp thời tổng hợp tình hình, báo cáo với lãnh đạo trường hợp cần có ý kiến đạo giải nhằm đảm bảo phối hợp giải nhiệm vụ thông suốt, hiệu VI DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Quyết định số 51/2015/QĐ-UBND ngày 22/12/2015 Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai ban hành Quy chế theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực nhiệm vụ UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh Đồng Nai giao 21 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng Nai ban hành kèm theo Quyết định số 620/QĐ-SGDĐT ngày 04/8/2014 Quy trình phối hợp xử lý văn đến, soạn thảo, ban hành văn Giám đốc Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng Nai phê duyệt ngày 16/01/2015 Quy chế việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực nhiệm vụ Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao ban hành kèm theo Quyết định số 09/QĐ-SGDĐT ngày 05/01/2016 Sở Giáo dục Đào tạo VII PHỤ LỤC 22 Phụ lục I MẪU PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH ĐỒNG NAI –––––––––– CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc –––––––––––––––––––––––– ………., ngày … tháng … năm 20… PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN ………………………………… …………(1) ………………………………….……………… ……………………………………….……………………………………………………… …… Nội dung nhân viên văn thư ghi sau đăng ký vào Sổ đăng ký văn đến Ý kiến lãnh đạo đơn vị: (2) Nội dung cần ghi sau: Chuyển cho ………………………………………………………………… Nếu chuyển cho nhiều người, ghi rõ người có trách nhiệm chủ trì, người có trách nhiệm phối hợp Nội dung công việc ………………………………………………………… Ghi rõ công việc theo yêu cầu văn đến Nếu văn đến có nội dung để biết ghi “Lưu hồ sơ để theo dõi” Thời hạn hoàn thành ………………………………………………………… Ghi rõ ngày, tháng, năm phải hoàn thành theo yêu cầu văn đến Nếu văn đến yêu cầu thời hạn hoàn thành ghi thời hạn hoàn thành 15 ngày tính từ ngày nhận văn Ngày tháng năm Ký tên Ghi rõ họ tên Ý kiến lãnh đạo phận, tổ chức đơn vị: (3) Nếu lãnh đạo đơn vị chuyển cho lãnh đạo phận, tổ chức đơn vị giải ghi sau: Nếu tiếp tục chuyển cho công chức, viên chức cấp giúp việc giải ghi đây: Chuyển cho ………………………………………………………………… Nội dung công việc ………………………………………………………… Thời hạn hoàn thành ………………………………………………………… Nếu trực tiếp giải ghi đây: Đã giải quyết: ……………………………………………………………… Ghi nội dung trường hợp: Đã xây dựng kế hoạch/Đã báo cáo/Đã triển khai/Đã lưu hồ sơ,… Ngày tháng năm Ký tên Ghi rõ họ tên Ý kiến đề xuất người giải quyết: (4) …………………………………………………………………………………………… Ghi theo trường hợp sau (nếu có): đề nghị cá nhân liên quan phối hợp giải quyết; đề nghị lãnh đạo phê duyệt văn đi; lưu hồ sơ để theo dõi,… Ngày tháng năm Ký tên Ghi rõ họ tên 23 Phụ lục II MẪU PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN CHỈ ĐẠO CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH, CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH UBND TỈNH ĐỒNG NAI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO –––––––––––– CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc –––––––––––––––––––––––– Đồng Nai, ngày tháng năm PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN CHỈ ĐẠO CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH, CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ––––––––––––––––––––––––––––– Số công văn đến: ………… Ngày công văn đến: …………………………………… Tên loại văn bản, số, ký hiệu, trích yếu, ngày, tháng, năm ban hành, người ký văn bản: ………………………………………………………………………… ………………………… Cơ quan, đơn vị trình ban hành văn bản: ………………….…………………………… Nội dung từ đến Nhân viên văn thư ghi Cơ quan, đơn vị giao nhiệm vụ (đơn vị chủ trì đơn vị phối hợp): ………………………… …………………………………………………………………….……….……………………… Phòng, ban giao nhiệm vụ giúp lãnh đạo Sở thực hiện: - Phòng, ban giao chủ trì: …………………………….……………………………… - Phòng, ban giao phối hợp: ………………………….……………………………… Phòng, ban giao nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình thực hiện: ……………………………………………………………… …… …………………………… Nội dung nhiệm vụ UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao: ……………………… …………………………………………………………………………… ……………………… Thời hạn thực nhiệm vụ (thời hạn phải báo cáo UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh quan, người có thẩm quyền khác thời hạn phải hoàn thành nhiệm vụ cụ thể khác): ………………………………… ………… Nội dung từ đến Chánh Văn phòng lãnh đạo Sở ghi CHÁNH VĂN PHÒNG/LÃNH ĐẠO SỞ (Ký tên, ghi rõ họ tên) Trưởng phòng, ban phân công cán bộ, công chức xử lý trực tiếp (người thực hiện, công việc, thời hạn hoàn thành): ………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… ……………………… TRƯỞNG PHÒNG (Ký tên, ghi rõ họ tên) 10 Cán bộ, công chức giao xử lý trực tiếp ghi nhận tình hình thực nhiệm vụ giao (đã thực hiện, thực hiện, chưa thực hạn hạn): ……………………………………… Nguyên nhân (chưa thực hạn): ……………………………………………………… CÁN BỘ, CÔNG CHỨC (Ký tên, ghi rõ họ tên) 24 11 Thông tin cần thiết khác: ……………………………………………………………… Trên nội dung giải pháp “Phối hợp thực xử lý văn đến”, nghiên cứu tham mưu lãnh đạo Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng Nai đạo, triển khai, tổ chức thực thời gian qua Các biện pháp tổ chức thực chưa hoàn thiện, mong nhận ý kiến góp ý./ NGƯỜI THỰC HIỆN (Ký tên ghi rõ họ tên) 25 BM04-NXĐGSKKN SỞ GD&ĐT ĐỒNG NAI Đơn vị: VĂN PHÒNG ––––––––––– CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc –––––––––––––––––––––––– Đồng Nai, ngày 25 tháng năm 2017 PHIẾU NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN Năm học: 2016 - 2017 –––––––––––– Tên sáng kiến kinh nghiệm: Giải pháp “Phối hợp thực xử lý văn đến” Họ tên tác giả: NGUYỄN BỬU TÙNG Chức vụ: Phó Chánh Văn phòng Đơn vị: Văn phòng Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng Nai Lĩnh vực: (Đánh dấu X vào ô tương ứng, ghi rõ tên môn lĩnh vực khác) - Quản lý giáo dục  - Phương pháp dạy học môn:  - Phương pháp giáo dục  - Lĩnh vực khác: Quản lý hành  Sáng kiến triển khai áp dụng: Tại đơn vị  Trong ngành  Tính (Đánh dấu X vào ô đây) - Chỉ lập lại, chép từ giải pháp, đề xuất có  - Chỉ thay phần giải pháp, đề xuất có với mức độ trung bình lần đầu áp dụng giải pháp ứng dụng tiến kỹ thuật có đơn vị khắc phục hạn chế thực tế đơn vị  - Chỉ thay phần giải pháp, đề xuất có với mức độ  - Chỉ thay phần giải pháp, đề xuất có với mức độ tốt giải pháp, đề xuất thay hoàn toàn so với giải pháp, đề xuất có  Hiệu (Đánh dấu X vào ô đây) - Không có minh chứng thực tế minh chứng thực tế chưa đủ độ tin cậy, độ giá trị  - Có minh chứng thực tế đủ độ tin cậy, độ giá trị để thấy sáng kiến có thay phần giải pháp, đề xuất có lần đầu áp dụng giải pháp ứng dụng tiến kỹ thuật đơn vị  - Có minh chứng thực tế đủ độ tin cậy, độ giá trị để thấy hiệu giải pháp, đề xuất tác giả thay hoàn toàn giải pháp, đề xuất có triển khai thực đơn vị  - Có minh chứng thực tế đủ độ tin cậy, độ giá trị để thấy sáng kiến thay phần giải pháp, đề xuất có toàn ngành; Phòng GD&ĐT Sở GD&ĐT triển khai thực  - Có minh chứng thực tế đủ độ tin cậy, độ giá trị để thấy sáng kiến thay hoàn toàn giải pháp, đề xuất có toàn ngành; Phòng GD&ĐT Sở GD&ĐT triển khai thực  Khả áp dụng (Đánh dấu X vào ô dòng đây) - Sáng kiến khả áp dụng  - Sáng kiến có khả áp dụng riêng cho Tổ/Khối/Phòng/Ban đơn vị  - Sáng kiến có khả áp dụng riêng cho đơn vị  - Sáng kiến có khả áp dụng cho toàn ngành sáng kiến có khả áp dụng tốt cho sở giáo dục chuyên biệt  Xếp loại chung: Xuất sắc  Khá  Đạt  Không xếp loại  Cá nhân viết sáng kiến cam kết chịu trách nhiệm không chép tài liệu người khác chép lại nội dung sáng kiến cũ đánh giá công nhận Lãnh đạo Tổ/Phòng/Ban Thủ trưởng đơn vị xác nhận sáng kiến tác giả tổ chức thực hiện, Hội đồng thẩm định sáng kiến Ban Tổ chức Hội thi giáo viên giỏi đơn vị xem xét, đánh giá, cho điểm, xếp loại theo quy định Phiếu đánh dấu X đầy đủ ô tương ứng, có ký tên xác nhận tác giả người có thẩm quyền, đóng dấu đơn vị đóng kèm vào cuối sáng kiến NGƯỜI THỰC HIỆN SÁNG KIẾN (Ký tên ghi rõ họ tên) XÁC NHẬN CỦA TỔ/PHÒNG/BAN (Ký tên ghi rõ họ tên) THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký tên, ghi rõ họ tên đóng dấu đơn vị) 26 27 ... hết văn đến lãnh đạo Sở, lãnh đạo phòng xử lý Hệ thống Quản lý văn Điều hành, kết hợp xử lý văn đến văn giấy Các văn đến xử lý Hệ thống chuyển giao công chức để thực yêu cầu nội dung văn đến. .. kiến xử lý ban đầu văn đến - Thời hạn xử lý ban đầu văn đến: Trong ngày làm việc nhận văn đến Văn thư chuyển Trường hợp văn hỏa tốc phải xử lý sau Văn thư chuyển (b) Bước 2: Chuyển giao văn đến. .. Vì nhiều lý khác khách quan chủ quan mà việc xử lý văn đến chưa kịp thời, chưa đầy đủ Từ đó, đúc rút số vấn đề việc phối hợp xử lý văn đến đề xuất giải pháp Phối hợp thực xử lý văn đến mà xin