sáng kiến: Một số giải pháp trong công tác quản lý hồ sơ chứng từ tài chính trường Mầm non Đán Tuyển.

I. THÔNG TIN CHUNG 1. Tên sáng kiến: Một số giải pháp trong công tác quản lý hồ sơ chứng từ tài chính trường Mầm non Đán Tuyển. 2. Tác giả: Họ và tên: Đoàn Mạnh Linh. Năm sinh: 08041991. Nơi thường trú: Trường Mầm non Đán Tuyển xã Nậm Sỏ. Trình độ chuyên môn: Cao đẳng sư phạm Địa Lý. Chức vụ công tác: Văn thư – Thủ quỹ. Nơi làm việc: Trường Mầm non Đán Tuyển xã Nậm Sỏ. Điện thoại: 0963.072.864. Tỷ lệ đóng góp tạo ra sáng kiến: 50%. Họ và tên: Đoàn Thị Xen. Năm sinh: 14021987. Nơi thường trú: Trường Mầm non Đán Tuyển xã Nậm Sỏ. Trình độ chuyên môn: Trung cấp kế toán. Chức vụ công tác: Nhân viên kế toán. Nơi làm việc: Trường Mầm non Đán Tuyển xã Nậm Sỏ. Điện thoại: 0983.511.379 Tỷ lệ đóng góp tạo ra sáng kiến: 50%. 3. Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Kế toán Lưu trữ. 4. Thời gian áp dụng sáng kiến: Từ ngày 10 tháng 9 năm 2015 đến ngày 31 tháng 03 năm 2016. 5. Đơn vị áp dụng sáng kiến: Tên đơn vị: Trường Mầm non Đán Tuyển xã Nậm Sỏ. Địa chỉ: Bản Đán Tuyển xã Nậm Sỏ huyện Tân Uyên tỉnh Lai Châu. Điện thoại: 02316290888. II. NỘI DUNG SÁNG KIẾN 1. Sự cần thiết, mục đích của việc thực hiện sáng kiến. 1.1 Sự cần thiết của việc thực hiện sáng kiến. Sau một thời gian công tác tại đơn vị, chúng tôi nhận thấy công tác tài chính kế toán là một hoạt động quan trọng không thể thiếu trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức. Hiện nay các đơn vị trường học trong toàn huyện được giao tự chủ về tài chính thì công tác kế toán lại càng có vai trò quan trọng hơn. Để đảm bảo tốt công tác quản lý tài chính của đơn vị ngày một tốt hơn thì việc đầu tiên là phải quản lý tốt hồ sơ chứng từ tài chính. Bởi vì hồ sơ, chứng từ sổ sách kế toán luôn đi đôi và có vai trò rất quan trọng đối với công tác tài chính kế toán, hồ sơ chứng từ tài chính gắn liền với quá trình thanh toán, quyết toán, được dùng làm cơ sở để chứng minh cho việc thu, chi tài chính của đơn vị. Khi cần số liệu minh chứng cho quá trình thực hiện việc sử dụng ngân sách nhà nước của đơn vị thì việc đầu tiên là mở hồ sơ tài chính để lấy số liệu minh chứng, qua đó nó góp phần quyết định đến hiệu quả chất lượng công việc của nhân viên Kế toán nói riêng và công tác quản lý tài chính của một đơn vị nói chung. Các số liệu từ hồ sơ chứng từ tài chính sẽ được dùng làm cơ sở để tính tiền lương, phụ cấp và chi trả các chế độ cho cán bộ, giáo viên, nhân viên, học sinh trong đơn vị, ngoài ra còn chi cho các các hoạt động mua sắm, sửa chữa, nâng cấp tài sản, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác chuyên môn được đầy đủ và kịp thời đúng quy định. Chứng từ tài chính sổ sách của kế toán là một bằng chứng để chứng minh cho việc sử dụng nguồn ngân sách của đơn vị trong suốt thời gian hoạt động. Khi thanh tra, kiểm tra công tác tài chính của một đơn vị thì hồ sơ chứng từ tài chính là minh chứng phản ánh rõ nhất cho việc đơn vị có sử dụng ngân sách được giao có đúng với quy định không, có công khai minh bạch, đúng mục đích, đúng quy định, tiết kiệm hay không. Nhận thấy được tầm quan trọng của hồ sơ chứng từ tài chính trong công tác tài chính kế toán của đơn vị. Vì vậy chúng tôi mạnh dạn chọn đề tài Một số giải pháp trong công tác quản lý hồ sơ chứng từ tài chính trường Mầm non Đán Tuyển

I THÔNG TIN CHUNG

1 Tên sáng kiến: Một số giải pháp trong công tác quản lý hồ sơ chứng từ

tài chính trường Mầm non Đán Tuyển

2 Tác giả:

Họ và tên: Đoàn Mạnh Linh

Năm sinh: 08/04/1991

Nơi thường trú: Trường Mầm non Đán Tuyển xã Nậm Sỏ

Trình độ chuyên môn: Cao đẳng sư phạm Địa Lý

Chức vụ công tác: Văn thư – Thủ quỹ

Nơi làm việc: Trường Mầm non Đán Tuyển xã Nậm Sỏ

Điện thoại: 0963.072.864

Tỷ lệ đóng góp tạo ra sáng kiến: 50%

Họ và tên: Đoàn Thị Xen

Năm sinh: 14/02/1987

Nơi thường trú: Trường Mầm non Đán Tuyển xã Nậm Sỏ

Trình độ chuyên môn: Trung cấp kế toán

Chức vụ công tác: Nhân viên kế toán

Nơi làm việc: Trường Mầm non Đán Tuyển xã Nậm Sỏ

Điện thoại: 0983.511.379

Tỷ lệ đóng góp tạo ra sáng kiến: 50%

3 Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Kế toán - Lưu trữ.

4 Thời gian áp dụng sáng kiến:

Từ ngày 10 tháng 9 năm 2015 đến ngày 31 tháng 03 năm 2016

5 Đơn vị áp dụng sáng kiến:

Tên đơn vị: Trường Mầm non Đán Tuyển xã Nậm Sỏ.

Địa chỉ: Bản Đán Tuyển - xã Nậm Sỏ - huyện Tân Uyên - tỉnh Lai Châu Điện thoại: 02316290888

II NỘI DUNG SÁNG KIẾN

1 Sự cần thiết, mục đích của việc thực hiện sáng kiến.

1.1 Sự cần thiết của việc thực hiện sáng kiến.

Sau một thời gian công tác tại đơn vị, chúng tôi nhận thấy công tác tài chính

kế toán là một hoạt động quan trọng không thể thiếu trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức Hiện nay các đơn vị trường học trong toàn huyện được giao tự chủ về tài chính thì công tác kế toán lại càng có vai trò quan trọng hơn Để đảm bảo tốt công tác quản lý tài chính của đơn vị ngày một tốt hơn thì việc đầu tiên là phải quản lý tốt hồ sơ chứng từ tài chính Bởi vì hồ sơ, chứng từ sổ sách kế toán luôn đi đôi và

có vai trò rất quan trọng đối với công tác tài chính kế toán, hồ sơ chứng từ tài chính gắn liền với quá trình thanh toán, quyết toán, được dùng làm cơ sở để chứng minh cho việc thu, chi tài chính của đơn vị Khi cần số liệu minh chứng cho quá trình thực hiện việc sử dụng ngân sách nhà nước của đơn vị thì việc đầu tiên là mở

hồ sơ tài chính để lấy số liệu minh chứng, qua đó nó góp phần quyết định đến hiệu quả chất lượng công việc của nhân viên Kế toán nói riêng và công tác quản lý tài chính của một đơn vị nói chung Các số liệu từ hồ sơ chứng từ tài chính sẽ được dùng làm cơ sở để tính tiền lương, phụ cấp và chi trả các chế độ cho cán bộ, giáo viên, nhân viên, học sinh trong đơn vị, ngoài ra còn chi cho các các hoạt động mua sắm, sửa chữa, nâng cấp tài sản, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác chuyên môn được đầy đủ và kịp thời đúng quy định

Chứng từ tài chính sổ sách của kế toán là một bằng chứng để chứng minh cho việc sử dụng nguồn ngân sách của đơn vị trong suốt thời gian hoạt động Khi thanh tra, kiểm tra công tác tài chính của một đơn vị thì hồ sơ chứng từ tài chính là minh chứng phản ánh rõ nhất cho việc đơn vị có sử dụng ngân sách được giao có đúng với quy định không, có công khai minh bạch, đúng mục đích, đúng quy định, tiết kiệm hay không Nhận thấy được tầm quan trọng của hồ sơ chứng từ tài chính trong công tác tài chính kế toán của đơn vị Vì vậy chúng tôi mạnh dạn chọn đề tài

" Một số giải pháp trong công tác quản lý hồ sơ chứng từ tài chính trường Mầm non Đán Tuyển"

Qua thực tế công tác tại đơn vị chúng tôi nhận thấy công tác quản lý hồ sơ

chứng từ tài chính của trường Mầm non Đán Tuyển còn nhiều hạn chế như: Hồ sơ chứng từ tài chính còn sắp xếp lộn xộn thiếu khoa học, khi cần số liệu tài liệu để phục vụ công việc mất nhiều thời gian tìm kiếm gây ảnh hưởng đến công tác

chung của đơn vị Để giúp cho công tác tài chính kế toán của đơn vị được thuận lợi hơn và cũng giúp cho bản thân hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao nên chúng tôi đã mạnh dạn chọn đề tài này

1.2 Mục đích của việc thực hiện sáng kiến:

Mục đích của việc nghiên cứu đề tài trước hết nhằm nâng cao hiệu quả của công tác kế toán tài chính trong trường Mầm non Đán Tuyển Nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường Qua đó cũng giúp cho công tác quản lý hồ sơ chứng từ tài chính trong đơn vị được thuận lợi dễ dàng hơn, giúp cho bản thân chúng tôi hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Nâng cao hiệu quả trong việc sử dụng nguồn ngân sách được giao tránh gây thất thoát lãng phí, công khai minh bạch, khách quan trong việc sử dụng ngân sách của đơn vị Nâng cao nhận thức của bản thân và các đồng chí làm công tác tài chính kế toán và văn thư, thủ quỹ trong các đơn vị về tầm quan trọng của công tác quản lý hồ sơ chứng từ tài chính

2 Phạm vi triển khai thực hiện:

Trường Mầm non Đán Tuyển xã Nậm Sỏ

3 Mô tả sáng kiến:

a: Thực trạng của vấn đề

* Thuận lợi:

Luôn nhận được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Tân Uyên và Ban giám hiệu trường Mầm non Đán Tuyển xã Nậm Sỏ trong quá trình công tác

Nhân viên làm công tác Kế toán được tham gia các lớp tập huấn về công tác tài chính, kế toán do Phòng giáo dục và đào tạo huyện Tân Uyên tổ chức hằng năm

Bản thân nhân viên làm công tác kế toán được đào tạo đúng chuyên ngành nghiệp vụ kế toán Luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm trong công tác

Bản thân nhân viên kế toán được nhà trường cấp riêng cho một máy tính xách tay có cài đặt các phần mềm bản quyền chuyên dụng để phục vụ công tác được thuận lợi

Bản thân nhân viên thủ quỹ văn thư công tác tại đơn vị được 3 năm đã quen với công việc được phân công phụ trách

Luôn có ý thức học hỏi bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao chất lượng công việc

* Khó khăn:

- Về nhà trường.

+ Trong giai đoạn nhà trường mới thành lập năm 2012 nhà trường không được biên chế nhân viên kế toán mà chỉ có nhân viên kế toán hợp đồng nên khi hết hạn hợp đồng nhân viên đó chuyển công tác về quê khi nhận lại công việc từ kế toán cũ hồ sơ sổ sách sắp xếp không khoa học, chứng từ lộn xộn gây khó khăn cho việc

- Về bản thân.

+ Bản thân tuy được đào tạo đúng chuyên ngành kế toán nhưng khi ra trường không làm đúng chuyên ngành ngay nên kiến thức được học cũng quên dần Khi công tác tại trường Tiểu học xã Phiêng Hào được giao nhiệm vụ làm công tác phục vụ trong một thời gian dài Khi nhận công tác về trường Mầm non Đán Tuyển mọi việc đều bỡ ngỡ chưa có kinh nghiệm trong công việc

+ Nhân viên văn thư, thủ quỹ không được đào tạo đúng chuyên ngành nên không có nhiều kiến thức chuyên môn trong lĩnh vực công tác

* Ưu nhược điểm của các giải pháp trước đây:

* Ưu điểm:

- Giúp nhân viên làm công tác kế toán thực hiện được công việc

- Giúp các đơn vị trường học thực hiện được việc quản lý hồ sơ chứng từ tài chính kế toán

* Nhược điểm:

- Hồ sơ chứng từ tài chính chưa được sắp xếp khoa học, còn lộn xộn mất nhiều thời gian tra cứu khi cần

- Hồ sơ chứng từ tài chính được quản lý theo cách làm việc của từng người nên khi người khác cần lấy số liệu tài liệu sẽ gây khó khăn vì không biết tìm số liệu đó ở chỗ nào

b: Mô tả giải pháp sau khi có sáng kiến.

* Điểm mới trong sáng kiến kinh nghiệm:

Như đã trình bày trong phần mục đích nghiên cứu, điểm mới trong việc nghiên cứu và thực hiện đề tài này trước tiên là để nâng cao hiệu quả của công tác

kế toán trong trường Mầm non Đán Tuyển Nâng cao hiệu quả của công tác kế toán, hồ sơ chứng từ được lưu trữ và bảo quản tốt hơn, thuận lợi cho công tác tra cứu lấy số liệu khi cần Qua đề tài này cũng nhằm góp phần nâng cao nhận thức trách nhiệm của nhân viên làm công tác kế toán trong việc thực hiện nhiệm vụ được phân công Thấy được ý nghĩa quan trọng của việc bảo quản lưu trữ hồ sơ chứng từ tài chính kế toán

Khi áp dụng đề tài này sẽ giúp cho việc lưu giữ bảo quản hồ sơ, sổ sách chứng từ tài chính của đơn vị trường được hiệu quả, khoa học hơn, việc tìm kiếm lấy các số liệu, minh chứng sẽ thuận lợi, nhanh chóng, dễ dàng hơn Nâng cao năng xuất hiệu quả công việc

Đề tài dễ áp dụng, dễ thực hiện đối với mọi đối tượng, phù hợp với tất cả các đơn vị trường học

* Các giải pháp để tiến hành giải quyết vấn đề:

Biện pháp 1: Sắp xếp hồ sơ, chứng từ tài chính kế toán để bảo quản theo các đầu mục cụ thể.

Để đảm bảo cho công tác quản lý hồ sơ chứng từ tài chính được khoa học chính xác, thuận lợi khi cần lấy thông tin phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, nắm bắt được việc sử dụng ngân sách thì công việc đầu tiên đó là phải sắp xếp toàn bộ

hồ sơ chứng từ tài chính kế toán theo từng đầu mục cụ thể theo từng mảng công việc mà nhân viên kế toán đã thực hiện Chúng tôi sắp xếp hồ sơ chứng từ kế toán theo các đầu mục như sau:

Các loại chứng từ liên quan đến công việc của kế toán:

Các loại chứng từ lên quan đến công việc của kế toán có rất nhiều nên trong mục này chúng tôi tiếp tục phân loại thành các mục chi tiết hơn giúp cho việc lưu trữ và bảo quản được thuận lợi hơn:

a Quyết định phân bổ, điều chỉnh giao dự toán cho đơn vị

Vào tháng đầu tiên của quý I hằng năm Phòng giáo dục huyện sẽ ra quyết định phân bổ giao dự toán ngân sách cho đơn vị chúng tôi, ngoài ra trong năm tài chính sẽ có thêm những quyết định bổ sung, thay đổi Tôi sẽ tập hợp quyết định này cùng các quyết định bổ sung theo thứ tự từ quyết định đầu tiên đến quyết định cuối cùng rồi đóng quyển lưu trữ theo từng năm

b Chứng từ thu của đơn vị.

Các chứng từ thu của đơn vị chúng tôi chính là các phiếu rút tiền mặt từ ngân sách Nhà nước phục vụ cho các hoạt động của đơn vị Trong đơn vị tôi có tiền ăn bán trú và tiền hỗ trợ chi phí học tập cho học sinh là hai khoản chủ yếu sẽ rút tiền mặt từ ngân sách Nhà nước qua kho bạc Để rút được tiền từ kho bạc nhà nước thì chứng từ rút tiền ăn bán trú của đơn vị tôi gồm có: Bảng kê mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng chấm ăn của học sinh từng điểm bản và tổng hợp của toàn trường, bảng tổng hợp nhập kho, xuất kho của từng điểm bản tất cả những giấy tờ đó phải có đầy đủ chữ ký của những người liên quan như giáo viên chủ nhiệm, đại diện cha mẹ học sinh, thủ kho, người mua hàng, chủ cửa hàng cung cấp thực phẩm, kế toán có xác nhận của Ban giám hiệu nhà trường Sau khi thực hiện đầy đủ các chứng từ theo quy định kế toán sẽ làm giấy rút dự toán ngân sách

có đầy đủ chữ ký của kế toán, chủ tài khoản sau đó thủ quỹ nhà trường đi rút tiền mặt từ kho bạc về kế toán làm phiếu thu có chữ ký của kế toán, thủ quỹ, Hiệu trưởng ký nhận rồi mới được nhập quỹ tiền mặt, hằng tháng tôi sẽ kiểm tra lại tính chính xác, đầy đủ của các chứng từ này và sắp xếp theo thứ tự tăng dần theo ngày tháng thực hiện công việc

Sau khi kết thúc quý tôi sẽ đóng quyển và ghi sổ theo từng quý I, II, III,

IV Khi hết năm tài chính tôi sẽ tổng hợp thành bảng xem trong năm đó đã rút tiền

mặt hết bao nhiêu tiền, từ nguồn nào, còn bao nhiêu tiền để cân đối ngân sách Cuối cùng tôi sẽ lưu vào tủ hồ sơ để bảo quản lâu dài

c Chứng từ chi của đơn vị.

Chứng từ chi bằng tiền mặt trong đơn vị chúng tôi chính là các phiếu chi cho các cửa hàng cung cấp thực phẩm cho học sinh ăn bán trú, sau khi rút tiền mặt từ

kho bạc nhà nước chúng tôi sẽ tiến hành chi trả tiền mặt cho các cửa hàng cung cấp thực phẩm, khi chi trả tiền mặt cho chủ cửa hàng tôi yêu cầu chủ của hàng phải ký nhận vào sổ và xin xác nhận của nhà trường Khi chi trả xong chúng tôi sẽ tập hợp các phiếu chi theo từng quý, từng năm tài chính, đóng quyển lưu trữ vào tủ hồ sơ

d Chứng từ chi bằng chuyển khoản của đơn vị.

- Từ năm 2014 đơn vị chúng tôi chính thức được nhận lương và các chế độ bằng hình thức chuyển khoản, qua đó giúp cho việc chi trả lương và các chế độ được nhanh chóng chính xác thuận tiện hơn so với hình thức chi trả bằng tiền mặt trước đây Nhân viên thủ quỹ không còn phải lo lắng mỗi khi giữ một số tiền rất lớn để chi trả cho giáo viên và nhân viên Việc chi trả bằng hình thức chuyển khoản giúp cho việc chi trả lương và các chế độ cho cán bộ giáo viên và nhân viên được chính xác hơn, tránh sai sót, nhầm lẫn Ngoài việc chi trả lương bằng hình thức chuyển khoản trong năm đơn vị chúng tôi còn chuyển khoản cho các hoạt động sau: Chuyển tiền sửa chữa Chuyển tiền mua sắm công cụ, dụng cụ, tài sản khác Chuyển tiền mua văn phòng phẩm đầu năm Chuyển tiền sử dụng điện,

chuyển kinh phí công đoàn Tuy chi trả bằng hình thức chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng nhưng trước khi chuyển khoản tất cả các chứng từ này đều được tôi kiểm tra kỹ xin xác nhận của Ban giám hiệu Đối với chuyển lương thì sẽ yêu cầu cán bộ, giáo viên nhân viên ký nhận đầy đủ vào bảng lương sau đó xin chữ ký xác nhận và dấu của nhà trường

- Đối với các trường hợp nghỉ ốm đau thai sản tôi yêu cầu ngay khi hết thời gian nghỉ phải nộp cho tôi giấy ốm, hoặc giấy ra viện bản gốc, những giấy tờ này được tôi dùng làm cơ sở tính tiền lương và chi trả các chế độ cho người nghỉ Đây cũng chính là những giấy được tôi lưu cùng với chứng từ chi lương

- Sau khi thực hiện chi trả bằng hình thức chuyển khoản tôi sẽ kiểm tra các phiếu chứng từ sau đó đóng quyển sắp xếp theo từng quý I, II, III, IV ghi sổ và lưu trữ phục vụ công tác thanh kiểm tra sau này

- Đối với các khoản chuyển bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp hàng tháng sau khi chuyển xong tôi sẽ tập hợp các chứng từ theo từng tháng và từng quý đăng ký vào một sổ đóng quyển và lưu vào tủ hồ sơ

e Chứng từ thu sự nghiệp của đơn vị.

- Đơn vị chúng tôi có hai lần thu học phí của học sinh trong năm học vào học

kỳ I và học kỳ II Sau khi thu tiền của phụ huynh học sinh chúng tôi sẽ viết phiếu thu đầy đủ, sau đó thủ quỹ nhà trường mang nộp cho kho bạc vào tài khoản tiền gửi của đơn vị, rồi tập hợp các chứng từ này đóng quyển riêng

2 Các loại sổ sách lên quan đến công tác kế toán

Người làm công tác kế toán cần mở các loại sổ sau: Sổ tài sản, sổ theo dõi công cụ dụng cụ, sổ ghi chi tiết các hoạt động, sổ theo dõi các nguồn kinh phí đã

sử dụng, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ quỹ tiền gửi… Tất cả các loại sổ này được tôi nhập thông tin, ghi chép theo từng mảng công việc đã thực hiện Nội dung chủ yếu của các loại sổ là phản ánh chi tiết hoạt động thu chi của đơn vị, khi cần lấy số liệu phục vụ cho công tác nhân viên kế toán chỉ cần mở sổ là có thể lấy được số liệu, thông tin cần thiết phục vụ cho công việc Các loại sổ này được tôi làm trên máy tính cho khoa học, sạch sẽ sau đó tôi in ra đóng quyển trình Hiệu trưởng ký đóng dấu của nhà trường cùng với dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối rồi đưa vào lưu trữ như sau Sau khi hết tháng hoặc hết quý tôi sẽ sắp xếp vào hồ sơ lưu trữ

và làm nhãn tên hồ sơ dán lên bìa hồ sơ

3 Các loại báo cáo liên quan đến công tác tài chính kế toán

Hàng tháng, hàng quý tôi phải làm các báo cáo tài chính, báo cáo liên quan điến việc tăng giảm bảo hiểm xã hội khi có người nghỉ ốm đau, thai sản, nghỉ không hưởng lương Các loại báo cáo này cũng được tôi tập hợp theo từng tháng từng quý, lưu trữ lâu dài Báo cáo tài chính được tôi lập định kỳ theo từng quý Trong báo cáo tôi sẽ cung cấp đầy đủ các thông tin, số liệu minh chứng cho việc sử dụng, quản lý các khoản thu, chi ngân sách Nhà nước Qua đó giúp cho đơn vị nắm được tình hình sử dụng ngân sách, giúp cho việc lập kế hoạch thu chi sử dụng ngân sách của đơn vị trong những thời gian tiếp theo.Sau khi kết thúc công việc tôi tập hợp các tài liệu liên quan sắp xếp gọn gàng khoa học đúng thứ tự, sau đó đóng quyển cho vào hồ sơ lưu trữ lâu dài Việc sắp xếp hồ sơ chứng từ tài chính như vậy sẽ giúp cho việc lưu trữ lâu dài thuận lợi cho việc tra cứu số liệu khi cần thiết,

dễ lấy dễ tìm phục vụ thuận lợi cho công việc

Biện pháp 2: Quản lý hồ sơ chứng từ trong việc chi tiền mặt.

Khi nhận tiền mặt tại kho bạc tôi thường kiểm tra kỹ số lượng tiền nhận có đúng với chứng từ và thường yêu cầu thủ quỹ kho bạc kiểm đếm lại số tiền tránh trường hợp sai sót hoặc tiền hỏng rách không sử dụng được

Sau khi nhận tiền về tôi sẽ vào sổ quỹ tiền mặt, trong đó ghi chi tiết nhận

tiền vào ngày nào, bao nhiêu tiền số tiền đó dùng để chi việc gì VD: Chi cho việc mua thực phẩm ăn bán trú của học sinh… Tôi sẽ kiểm đếm lại phân loại theo từng

mục cần phải chi trả và cất số tiền đó vào két sắt của nhà trường do tôi quản lý Vào ngày cuối tháng tôi sẽ tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt còn lại trong két với sự

có mặt của nhân viên Kế toán và Ban giám hiệu nhà trường Việc kiểm tra này được lập biên bản và ghi chi tiết trong két còn tiền hay đã hết nếu còn thì còn bao nhiêu, số lượng từng loại tiền, lý do tiền còn lại

Trong việc chi trả tiền mặt cho phụ huynh học sinh khi nhận các chế độ để đảm bảo cho việc hồ sơ có đầy đủ số liệu, chính xác tránh xảy ra sai sót chúng tôi thường tiến hành như sau:

Trước khi chi trả tiền mặt cho phụ huynh học sinh chúng tôi phải tra soát lại tất cả các thông tin như họ và tên học sinh, ngày tháng năm sinh, học lớp nào, họ

và tên bố mẹ học sinh, những thông tin này trùng khớp giữa giấy khai sinh, hộ khẩu của gia đình học sinh với quyết định của cấp có thẩm quyền ban hành về việc chi trả chế độ cho học sinh Sau đó tiến hành họp phụ huynh học sinh có sự tham gia của các trưởng bản, giáo viên chủ nhiệm để thông báo chế độ mà học sinh được nhận lập biên bản họp và biên bản cấp phát tiền có xác nhận của trưởng bản và phụ huynh đại diện Sau đó mới tiến hành cấp phát tiền cho các phụ huynh học sinh Khi phụ huynh nhận tiền phải có sự chứng kiến của giáo viên chủ nhiệm điểm bản đó nhằm xác nhận tính chính xác tránh trường hợp người khác mạo danh lấy hộ Khi phụ huynh nhận tiền chúng tôi yêu cầu phụ huynh học sinh ký vào hai danh sách và điểm chỉ vào một danh sách nhằm đảm bảo tính chính xác, khách quan Tất cả các danh sách phát tiền và biên bản họp phải có đầy đủ chữ ký của phụ huynh học sinh giáo viên chủ nhiệm, trưởng bản, xin xác nhận của Ban giám

hiệu và Ủy ban nhân dân xã Sau đó chúng tôi tập hợp sắp xếp tất cả danh sách, biên bản đó lại đóng quyển và lưu trữ vào tủ hồ sơ

Biện pháp 3: Sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng và ứng dụng

công nghệ thông tin để nâng cao năng xuất hiệu quả chất lượng công việc.

Hiện nay công nghệ thông tin đã có những bước tiến vượt bậc giúp cho con người phá bỏ rào cản về khoảng cách và vị trí địa lý Qua đó việc ứng dụng công nghệ thông tin là điều cần thiết để giúp cho công việc hiệu quả hơn, chính xác hơn Hiện nay các đơn vị trường học trên địa bàn huyện Tân Uyên đã được cấp bản quyển

sử dụng phần mềm chuyên dụng MISA cho công tác kế toán Nhờ sử dụng phần mềm này đã giúp cho công tác hạch toán tài chính, chi lương, chi các chế độ cho cán

bộ giáo viên và học sinh, mua sắm sửa chữa tài sản trong nhà trường được thuận lợi hơn nhanh chóng hơn Quan trọng hơn là việc sử dụng phần mềm MISA và ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho công tác quản lý hồ sơ chứng từ tài chính được chính xác hơn thuận lợi hơn Khi sử dụng phần mềm MISA và ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc tôi thấy chất lượng công việc được nâng cao hơn so với trước rất nhiều Việc làm lương và kiểm soát việc sử dụng ngân sách được tiến hành thuận lợi nhanh chóng chính xác, đúng mẫu theo quy định Việc tính toán được nhanh chóng chính xác do các công thức tính toán đã được cài đặt sẵn trong phần mềm qua đó tránh được việc sai số do làm không đúng công thức Qua đó việc quản lý hồ sơ chứng từ tài chính cũng được nhanh chóng thuận lợi chính xác hơn Trước khi các hồ

sơ kế toán đó được lưu thì nhân viên kế toán phải kiểm tra tính chính xác, hợp lệ của các chứng từ, sổ sách đó Đối với các công việc thực hiện trên máy tính và các phần mềm thì phải in ra có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan và của thủ trưởng đơn vị, có dấu đỏ của nhà trường, kho bạc… Tránh tình trạng làm trên máy tính

và phần mềm không in ra giấy mà lưu luôn trên máy, khi xảy ra mất máy tính hoặc hỏng máy tính phần mềm thì sẽ không có các chứng cứ chứng minh cho việc thu chi, mua bán Khi làm việc trên máy tính cũng cần phải tránh việc bị Virut làm mất các thông tin số liệu, do đó trên máy tính của tôi cài đặt phần mềm diệt virut

có bản quyền và thường xuyên diệt vi rút, đảm bảo cho máy tính tránh được sự xâm nhập và phá hủy dữ liệu của virut một cách tối đa