BỘ NỘI VỤHỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA BÁO CÁO KIẾN TẬP ĐỀ TÀI: CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA PHÒNG NỘI VỤ, HUYỆN SƠN ĐỘNG QUA THỰC TIỄN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TỔNG KẾT CÔNG TÁC BẦU CỬ ĐẠI BI
Trang 1BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
BÁO CÁO KIẾN TẬP
ĐỀ TÀI:
CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA PHÒNG NỘI VỤ,
HUYỆN SƠN ĐỘNG QUA THỰC TIỄN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TỔNG KẾT
CÔNG TÁC BẦU CỬ ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI KHÓA XIV VÀ
ĐẠI BIỂU HĐND CÁC CẤP NHIỆM KỲ 2016 – 2021”
Họ và tên sinh viên : Nguyễn Chí Công
Lớp : KH14 - Chính Sách Công
Niên khóa : 2013 – 2017
Địa điểm kiến tập : Phòng Nội Vụ-Huyện Sơn Động-Tỉnh Bắc Giang Thời gian kiến tập : Từ ngày 6/6/2016 đến ngày17/6/2016
Giảng viên hướng dẫn : ThS.Nguyễn Tuấn Minh
Trang 2MỤC LỤC
A LỜI MỞ ĐẦU 1
B NỘI DUNG 2
CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VỀ PHÒNG NỘI VỤ HUYỆsN SƠN ĐỘNG 2
1 Chức năng, nhiệm vụ 2
2 Cơ cấu tổ chức 3
CHƯƠNG II QUÁ TRÌNH VÀ NỘI DUNG KIẾN TẬP TẠI PHÒNG NỘI VỤ - HUYỆN SƠN ĐỘNG 4
1 Quá trình kiến tập 4
2 Khái quát chung về công tác tổ chức hội họp 5
2 Công tác tổ chức hội họp tại Phòng Nội vụ, huyện Sơn Động 7
a Công tác chuẩn bị 8
Công tác thi đua khen thưởng: 8
Công tác mời họp hội nghị: 8
Họp Ủy ban bầu cử: 8
Chuẩn bị các điều kiện khác: 9
b Tiến hành Hội nghị tổng kết 9
Ưu điểm 11
Hạn chế 12
Nguyên nhân của những hạn chế 12
CHƯƠNG 3 THU HOẠCH VÀ NHỮNG KIẾN NGHỊ 10
1 Thu hoạch từ kỳ kiến tập 13
2 Một số kiến nghị 14
Trang 3A.LỜI MỞ ĐẦU
Thực hiện kế hoạch kiến tập của Học viện hành chính quốc gia từ ngày 06/6/2016 đến ngày 17/6/2016, được sự giới thiệu của nhà trường và sự giúp đỡ tận tình của thầy cô giáo, em đã được về kiến tập tại Phòng Nội vụ thuộc UBND huyện Sơn Động- Tỉnh Bắc Giang Nhà trường đã tạo điều kiện cho em có cơ hội được áp dụng những lý thuyết mà 3 năm qua em đã được học tập và tích lũy tại Học viện vào thực tế trong lĩnh vực quản lý Nhà nước Qua đó em có cơ hội được làm quen với công việc cơ quan nhà nước,được học hỏi,trau dồi kiến thức thực tế, tích lũy về kĩ năng nghiệp vụ cơ bản trong cơ quan nhà nước Ngoài ra
kì kiến tập này cũng đã tạo điều kiện cho em phát hiện được những thiếu sót của bản thân về học tập và làm việc thực tế, giúp em hoàn thiện bản thân hơn
Em xin gửi làm cảm ơn sâu sắc nhất tới Ban đào tạo Học viện, Giảng viên hướng dẫn Ths.Nguyễn Tuấn Minh, Đồng chí trưởng phòng nội vụ huyện Sơn Động và các anh chị công tác lâu năm trong phòng nội vụ Đặc biệt được sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của giảng viên hướng dẫn ThS.Nguyễn Tuấn Minh
đã giúp em hoàn thành tốt nhiệm vụ và các yêu cầu của kì kiến tập vừa qua
Dù đã cố gắng hoàn thành kỳ Kiến tập cũng như hoàn thành Báo cáo nhưng
do thời gian kiến tập cũng như kiến thức của cá nhân em có phần hạn chế nên còn nhiều thiếu sót Vì vậy em rất mong nhận được sự góp ý từ phía thầy, cô để
em hoàn thiện phần bài của mình
Em xin chân thành cảm ơn
Trang 4B.NỘI DUNG CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VỀ PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN SƠN ĐỘNG
1 Chức năng, nhiệm vụ
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện có chức năng tham mưu, giúp UBND cấp huyện quản lý nhà nước về nhiều lĩnh vực như
tổ chức bộ máy; vị trí việc làm; biên chế công chức và cơ cấu ngạch công chức trong các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng; công tác thanh niên …
Phòng Nội vụ là cơ quan tham mưu của UBND, có nhiệm vụ trình UBND huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao
Phòng Nội vụ có chức năng tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao
Trong lĩnh vực tổ chức, bộ máy:Phòng Nội vụ có chức năng tham mưu giúp UBND huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của các
cơ quan chuyên môn, các đơn vị trực thuộc UBND huyện theo hướng dẫn của UBND thành phố; tham mưu giúp UBND huyện quyết định thành lập, giải thể, sáp nhập các cơ quan chuyên môn, các đơn vị sự nghiệp công lập, các tổ chức liên ngành
Trong lĩnh vực quản lý, sử dụng biên chế công chức, người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập, quản lý vị trí việc làm:Phòng Nội vụ có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế, hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp
Trang 5Trong công tác xây dựng chính quyền, Phòng Nội vụ có chức năng tham mưu, giúp UBND cấp huyện trong việc tổ chức và hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Quốc hội, bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp trên địa bàn; thành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính, đổi tên đơn
vị hành chính, phân loại đơn vị hành chính; quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện theo quy định của pháp luật
Ngoài ra phòng Nội Vụ còn có chức năng trong công tác tuyển dụng các bộ công chức, viên chức: hoạt động cải cách hành chính: công tác văn thư lưu trữ: công tác thi đua khen thưởng: công tác tôn giáo và thực hiện việc kiểm tra giải quyết khiếu nại theo thẩm quyền
2 Cơ cấu tổ chức
Phòng Nội vụ gồm có Trưởng Phòng, Phó Trưởng Phòng và cán bộ, công chức
1 Đồng chí Nguyễn Thị Sơn -Trưởng phòng: Phụ trách chung các nhiệm
vụ của phòng; trực tiếp tổ chức công tác bộ máy, biên chế Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo UBND huyện, Sở Nội vụ tỉnh về các nhiệm vụ của phòng Khi trưởng phòng đi vắng ủy nhiệm 01 Phó phòng điều hành công việc của phòng
2 Đồng chí Nguyễn Hồng Thái - Phó trưởng phòng: Giúp Trưởng phòng các nhiệm vụ sau: Công tác cán bộ,công chức xã, thị trấn và những người hoạt động không chuyên trách cấp xã Chính quyền địa phương; công tác thi đua-khen thưởng;văn thư lưu trữ nhà nước; tôn giáo Chịu trách nhiệm trước Trưởng Phòng và Lãnh đạo UBND huyện đối với các công việc được giao
3 Đồng chí Nguyễn Tiến Dũng - Phó trưởng phòng: Giúp trưởng phòng phụ trách nhiệm vụ sau: Công tác cán bộ, công chức, viên chức ( bao gồm cả vị trí việc làm, cơ cấu ngạch công chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập); cải cách hành chính; địa giới hành chính;công tác thanh niên; hội, tổ chức phi chính phủ Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và Lãnh đạo UBND huyện đối với các công tác được giao
Trang 64 Đồng chí Nguyễn Thị Phòng - chuyên viên: Phụ trách công tác cán bộ, công chức,viên chức, vị trí việc làm, biên chế công chức và cơ cấu ngạch công chức trong các cơ quan tổ chức hành chính; vị trí viêc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh và số lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập
5 Đồng chí Nông Thị Mùi - Chuyên viên: Phụ trách công tác thi đua khen thưởng, cải cách hành chính, văn thư lưu trữ, công tác thanh niên Lưu trữ hồ sơ
6 Đồng chí Nguyễn Văn Oánh-Chuyên viên: Phụ trách công tác tôn giáo, chính quyền địa phương; cán bộ,công chức xã, thị trấn và những người hoạt động không chuyên trách cấp xã; Hội, tổ chức phi chính phủ
CHƯƠNG II QUÁ TRÌNH VÀ NỘI DUNG KIẾN TẬP
TẠI PHÒNG NỘI VỤ - HUYỆN SƠN ĐỘNG
1 Quá trình kiến tập
Địa điểm kiến tập: Phòng nội vụ - Huyện Sơn Động – Tỉnh Bắc Giang Thời gian kiến tập: Từ ngày 6/6/2016 đến ngày 17/6/2016
Trong thời gian kiến tập tại Phòng Nội vụ huyện Sơn Động – Bắc Giang
em được phân công công việc sau:
6/6/2016 - Báo cáo với Trưởng phòng về hoạt động kiến tập và kế
hoạch kiến tập
- Làm quen với cán bộ lãnh đạo, công nhân viên chức trong phòng và tìm hiểu rõ vị trí công việc, chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí công việc trong phòng
- Tìm hiểu nội quy, quy chế của cơ quan;cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ quyền hạn của phòng nội vụ
7/6/2016 -Vào sổ công văn đến/đi của phòng
- Chuyển và trình công văn của phòng 8/6/2016 -Phân loại văn bản đến (công văn, quyết định, tờ trình)
Trang 7NGÀY NỘI DUNG CÔNG VIỆC
- Lấy số văn bản tại Văn Phòng UBND huyện Sơn Động Vào sổ đăng ký công văn đến của Sở Nội vụ
9/6/2016 - Vào sổ đánh mục lục văn kiện các năm
10/6/2016 -Gửi giấy mời tới các cơ quan chuyên môn của huyện tham
dự tổng kết cuộc bầu cử đại biểu Quốc hội khóa XIV và bầu
cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp nhiệm kỳ 2016- 2021 11-12/6 Ngày nghỉ
13/6/2016 -Chuẩn bị cho Đại hội đại biểu toàn quốc khóa XIV Quốc
hội và Hội đồng nhân nhân dân 2016-2021 tại hội trường UBND huyện Sơn Động
14/6/2016 -Phục vụ hội nghị tổng kết đại hội đại biểu toàn quốc khóa
XIV Quốc hội và Hội đồng nhân nhân dân 2016-2021 15/6/2016 -Tìm kiếm ,tra cứu tài liệu , văn bản pháp luật mới nhất dùng
phương tiện internet -Đánh máy ,photo tài liệu cần thiết 16/6/2016 Thu thập thông tin phục vụ cho viết báo cáo kiến tập
17/6/2016 -Tổng kết , đúc rút kinh nghiệm
-Gặp mặt tổng kết, hoàn tất báo kiến tập
họp
Để tổ chức buổi hội thảo, hội nghị hay một cuộc họp thành công thì khâu
tổ chức là yếu tố quan trọng và luôn đòi hỏi sự tươm tất, chu đáo, kĩ lưỡng đến từng chi tiết Để tránh bỏ sót các chi tiết trong khâu tổ chức, cần lên kế hoạch chương trình hội thảo, hội nghị, buổi họp và phân việc cụ thể, rõ ràng cho từng nhân sự Địa điểm tổ chức chương trình hội thảo, hội nghị là một yếu tố vô cùng quan trọng
Quy trình tổ chức chương trình hội thảo, hội nghị, các cuộc họp như sau:
- Bước 01: Xác định và thống nhất chủ đề của buổi hội thảo, hội nghị.
- Bước 02: Lên kế hoạch tổ chức chương trình:
Trang 8+ Mục đích, yêu cầu cần đạt được của buổi hội thảo, hội nghị, cuộc họp
+ Nội dung buổi hội thảo, hội nghị, cuộc họp
+Thời gian, địa điểm tổ chức buổi hội thảo, hội nghị, cuộc họp
+Kinh phí dự trù tổ chức buổi hội thảo, hội nghị, cuộc họp
+Dự kiến đơn vị phối hợp tổ chức - Lên kế hoạch khách mời của chương trình +Các chương trình diễn ra trong hội thảo, hội nghị
+Chuẩn bị nội dung các báo cáo chính, khai mạc, bế mạc cuộc họp, hội nghị, hội thảo
- Bước 03: Các công tác cần chuẩn bị cho chương trình hội thảo, hội nghị, các
cuộc họp bao gồm:
+ Truyền thông, thông báo cho sự kiện
+In ấn tài liệu
+Phát thư mời
+Chuẩn bị phòng hội trường, phòng hội thảo, phòng hội nghị, phòng họp tuỳ theo quy mô tổ chức, đảm bảo đầy đủ trang thiết bị, các dụng cụ cần thiết, backrop, banner…
+Đặt các dịch vụ kèm theo như: lễ tân, teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, xe ô tô đưa đón, (nếu cần)
- Bước 04: Công tác tổ chức cho chương trình hội thảo, hội nghị, các cuộc
họp bao gồm:
+Đón tiếp đại biểu
+Phát tài liệu
+Điều khiển dẫn chương trình
- Bước 05: Kết thúc chương trình hội thảo, hội nghị, cuộc họp gồm các công
việc sau:
+Ghi biên bản
+Thông báo ý kiến kết luận chỉ đạo
Trang 9- Bước 06: Xử lý thông tin chương trình hội thảo, hội nghị, cuộc họp bao
gồm:
+ Đánh giá nội dung chương trình hội thảo, hội nghị, cuộc họp
+Kiến nghị các tổ chức đơn vị dự hội thảo, hội nghị về nội dung
- Bước 07: Đánh giá hiệu quả của chương trình hội thảo, hội nghị, cuộc họp
3 Công tác tổ chức hội họp tại Phòng Nội vụ, huyện Sơn Động
Ý thức được tầm quan trọng của công tác tổ chức một cuộc hội thảo, hội họp, Phòng Nội Vụ, huyện Sơn Động hằng năm đã đặc biệt quan tâm, chú ý tới công tác này, từ khâu chuẩn bị cho đến tổ chức, điều hành và kết thúc cuộc họp Trong phạm vi bài báo cáo này, em muốn là nổi bật rõ công tác tổ chức hội họp, hội thảo qua thực tiền tổ chức hội nghị tổng kết công tác bầu cứ Đại biểu cuộc hội khóa XIV và Đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp nhiệm kì 2016-2021 Công tác tổ chức hội họp Hội nghị đó là một trong những hoạt động thường xuyên phải tổ chức của Phòng Nội Vụ Đây cũng là công tác với nhiều giai đoạn, nhiều công việc cần chuẩn bị và thực hiện và cũng là công tác cần có sự tham gia giúp đỡ của nhiều cơ quan đơn vị khác nhau, vì nó là hoạt động thường xuyên và có nhiều khâu chuẩn bị nên nhiều lúc cũng dễ có mắc phải sai sót cần phải chú trọng
Thông qua kỳ họp tổng kết cuộc bầu cử đại biểu Quốc hội khóa XIV và đại biểu HĐND các cấp nhiệm kỳ 2016 - 2021 của Phòng Nội vụ mà em nhờ có kỳ kiến tập này mà em đã được chứng kiến và cùng các cán bộ công chức và chuyên viên trong phòng nội vụ huyện Sơn Động tiến hành tổ chức trong thời gian vừa qua, thông qua hoạt động tổ chức hội họp thực tế đó của phòng nội vụ huyện Sơn Động em hi vọng sẽ phần nào làm rõ được công tác tổ chức Hội nghị của các cơ quan quản lý nhà nước
a Công tác chuẩn bị
Trang 10Sau khi thực hiện thành công cuộc bầu cử đại biểu HĐND các cấp nhiệm
kỳ 2016 – 2021 trên địa bàn huyện, phòng Nội vụ đã khẩn trương tiến hành các hoạt động chuẩn bị cho Hội nghị tổng kết bầu cử diễn ra vào ngày 15/6/2016 Các hoạt động chuẩn bị như:
Công tác thi đua khen thưởng:
Cơ quan thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng huyện đã tham mưu cho UBND huyện ban hành kế hoạch số 28/KH-UBND ngày 25/3/2016 phát động đợt thi đua đặc biệt chào mừng cuộc bầu cử đại biểu Quốc hội khóa XIV
và đại biểu HĐND các cấp nhiệm kỳ 2016 – 2021 Trong quá trình tổ chức thực hiện đã có nhiều tập thể và cá nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, góp phần tổ chức thành công cuộc bầu cử trên địa bàn huyện, được Hội đồng thi đua, khen thưởng huyện xét, đề nghị cấp trên khen thưởng: Bằng khen thủ tướng cho 01 cá nhân, Bằng khen của Chủ tịch UBND tỉnh cho 03 tập thể và 05 cá nhân; Chủ tịch UBND huyện tặng giấy khen cho 32 tập thể và 40 cá nhân đã có thành tích xuất sắc trong công tác bầu cử đại biểu Quốc hội và đại biểu HĐND nhiệm kỳ 2016 – 2021
Công tác mời họp hội nghị:
Chuyên viên phòng Nội vụ phụ trách việc soạn thảo giấy mời và chuyển giấy mời tới các đại biểu, thành phần tham dự theo công văn hướng dẫn của Ủy ban bầu cử
Thành phần tham dự gồm có các đại biểu của Ủy ban bầu cử tỉnh Bắc Giang: đại diện UBND huyện Sơn Động; đại diện Mặt trận Tổ Quốc Việt Nam huyện Sơn Động; đại diện các ban ngành đoàn thể, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị sự nghiêp công lập; đại diệc các đơn vị bầu cử; đại diện các tập thể được khen thưởng và các cá nhân có tên trong danh sách khen thưởng
Giấy mời được gửi tới các thành phần tham dự trước ngày 12/6/2016
Họp Ủy ban bầu cử:
Trang 11Trước khi diễn ra Hội nghị tổng kết, ngày 10/6/2016, cuộc họp giữa các thành phần của Ủy ban bầu cử huyện Sơn Động được tổ chức nhằm thống nhất, thông qua danh sách các cá nhân tập thể được khen thưởng; thông qua chương trình kế hoạch của Hội nghị tổng kết của ngày 15/6/2016 Thành phần họp gồm chủ tịch Ủy ban bầu cử, đại diện cơ quan thường trực của Ủy ban bầu cử và toàn thể các thành viên của Ủy ban bầu cử
Đây là cuộc họp cần thiết để hoàn thiện, rà soát các hoạt động, công việc của Hội nghị tổng kết Phòng Nội vụ chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp gồm có báo cáo tổng kết Hội nghị bầu cử; bảng đánh giá công tác bầu cử với cách chấm điểm cụ thể; danh sách các cá nhân, tập thể đề nghị được khen thưởng và đề cử được khen thưởng để Ủy ban bầu cử cho ý kiến và thống nhất danh sách được khen thưởng
Xây dựng nội dung chương trình, thời gian Hội nghị tổng kết:
Phòng Nội vụ chịu trách nhiệm xây dưng chương trình kế hoạch và thời gian cụ thể của Hội nghị tổng kết và trình trước Ủy ban bầu cử trong ngày họp
Ủy ban bầu cử để Ủy ban bầu cử thông qua
Nội dung chương trình cần nêu rõ ràng thời gian, hoạt động, người thực hiện và cơ quan chuẩn bị các nội dung
Chuẩn bị các điều kiện khác:
Phòng Nội vụ kết hợp với văn phòng UBND chuẩn bị phòng họp Hội nghị,
cơ sở vật chất phục vụ cho Hội nghị
Phòng Nội vụ chuẩn bị giấy khen cho các cá nhân, tập thể được khen thưởng và sắp xếp để trao thưởng trong Hội nghị tổng kết
Ngoài ra còn chuẩn bị kinh phí chế độ cho các đại biểu, thành phần tham
dự họp
b Tiến hành Hội nghị tổng kết
Theo chương trình kế hoạch đã được thông qua, ngày 15/6/2016, Hội nghị tổng kết bầu cử đại biểu Quốc hội khóa XIV và đại biểu HĐND các cấp nhiệm