Giáo trình kỹ năng mềm 2

Giáo trình kỹ năng mềm giúp bạn giao tiếp tốt hơn. Kỹ năng mềm (soft skills) là thuật ngữ dùng để chỉ các kỹ năng quan trọng trong cuộc sống con người như: kỹ năng sống, giao tiếp, lãnh đạo, làm việc theo nhóm, kỹ năng quản lý thời gian, thư giãn, vượt qua khủng hoảng, sáng tạo và đổi mới...

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI TPHCM KHOA MÁY TÀU THỦY  TÀI LIỆU THAM KHẢO MÔN 022015 - KỸ NĂNG MỀM Người biên soạn: TS Nguyễn Duy Trinh Th.s Châu Thanh Hiếu GV Phạm Văn Chiến GV Nguyễn Sơn Tùng TP HCM - 2013 Kĩ mềm MỤC LỤC CHƯƠNG 1: KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM Phần trình bày tóm tắt nội dung c nh ất kỹ làm việc theo nhóm Kỹ làm việc theo nhóm “kỹ m ềm” vô quan trọng không với sinh viên ngồi gh ế nhà tr ường mà v ới t ất người đời sống hàng ngày công việc Ph ần tài li ệu không giúp cho sinh viên nắm kiến th ức c b ản v ề làm vi ệc nhóm nhóm học tập mà giúp cho sinh viên có đ ược kĩ làm vi ệc nhóm để áp dụng hiệu cho công việc chuyên môn sau Mu ốn có kỹ làm việc nhóm tốt, việc hiểu rõ lý thuy ết b ản ch ất trình nhóm làm việc, người học phải vận dụng, trải nghiệm thực t ế, quan sát, t ự rút học cho 1.1 Tổng quan nhóm Trong xã hội loài người nhóm hình thành từ s ớm Từ thời ti ền s ử, người hình thành nhóm để tồn tự nhiên Nhóm đ ể ch ống thú d ữ, nhóm để săn bắn, xây dựng chỗ chống chọi với thiên nhiên… Từ nhỏ sống gia đình, nhóm bạn bè xóm, nhóm lớp học, nhóm lứa tuổi… trưởng thành học tập làm vi ệc vô tình hay có ý thức tham gia vào nhiều nhóm Ch ỉ có ều ch ưa NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm tự hỏi hòa nhập vào nhóm để làm vi ệc hiệu nh ất, nhóm ảnh hưởng đến mà Do nghiên c ứu, h ọc tập nhóm quan trọng người cần trang bị ki ến thức kỹ nhóm làm việc nhóm Ngày nay, sống xã hội công nghiệp, gần tất công việc đ ều yêu cầu cá nhân phải hoạt động nhóm làm việc chung Các t ổ chức tìm cách huy động tối đa khả làm vi ệc sáng t ạo c nhóm tổ chức họ Các nhóm dự án thành lập nhằm phát huy tối đa lực cạnh tranh sản xuất, sáng tạo sản phẩm mới, mẫu mã m ới Ng ười ta coi nhóm làm việc nhân tố làm nên vốn nhân lực m ột tổ ch ức, việc nghiên cứu nhóm làm việc trở nên quan trọng thi ết 1.1.1 Khái niệm nhóm Có nhiều khái niệm nhóm, khái niệm sử dụng nhiều là: Nhóm tập hợp nhiều người có chung mục tiêu, th ường xuyên tương tác với nhau, thành viên có vai trò, nhiệm vụ rõ ràng có quy tắc chung chi phối lẫn Nhóm chia thành nhóm thức nhóm không thức Nhóm thức nhóm hình thành xuất phát từ nhu cầu m ột tổ ch ức, để thực hay số công việc cho tổ ch ức Nhóm không thức nhóm hình thành tự nhiên từ nhu cầu thành viên nhóm, thí dụ nhóm bạn bè có sở thích, nhóm người có mối quan tâm… Trong m ột tổ chức thường tồn nhóm thức nhóm không thức Thời gian tồn nhóm yếu tố quan tr ọng Có nhóm t ồn t ại suốt thời gian tồn tổ chức Có nhóm tồn theo dự án Có nhóm l ại ch ỉ NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm hoạt động thời gian ngắn tính phút nhóm thực hi ện t ập, trò chơi buổi học, buổi tập huấn… Các nhóm dự án nhóm làm vi ệc, tập hợp thành viên có lực làm vi ệc bổ tr ợ cho nhau, cam k ết thực mục tiêu chung, gắn với mục đích tổ chức Một yếu tố quan trọng nhóm phải có mục tiêu nhóm Mục tiêu chung nhóm phải cụ thể, rõ ràng Mục tiêu ph ải thành viên nhóm hiểu rõ cam kết th ực hi ện Mục tiêu xuyên su ốt trình hoạt động nhóm, điều chỉnh thay đổi để phù h ợp môi trường mà nhóm tồn Tuy nhiên mục tiêu thành viên mục tiêu c nhóm phải phù hợp với mục tiêu tổ chức thành lập nhóm Yếu tố thứ hai nhóm thành viên phải tương tác, liên h ệ, giao tiếp với thường xuyên Tiếp xúc tương tác làm ảnh h ưởng l ẫn gi ữa thành viên tác động ảnh hưởng làm nên động l ực phát tri ển nhóm: tích cực tiêu cực Yếu tố thứ ba quy tắc nhóm chuẩn mực nhóm Nhóm ph ải xây dựng quy tắc, quy định, nội quy nhóm để cho nhóm ho ạt đ ộng hiệu Đây quy tắc thức Trong nhóm có quy tắc ngầm không công bố có hiệu lực không phần quan tr ọng Tuy nhiên, quy tắc ngầm có mặt tích cực mặt tiêu cực Yếu tố cuối vai trò, trách nhiệm rõ ràng thành viên nhóm Nhóm hoạt động hiệu thành viên bi ết rõ nhi ệm v ụ, phù hợp lực mình, không chồng chéo, giẫm đạp lên Nhóm làm vi ệc thành lập để giải thực công việc có mục tiêu rõ ràng mà m ột cá nhân hoàn thành Nếu công vi ệc đơn gi ản, có th ể gi ải quy ết cá nhân, không đòi hỏi phải phối hợp, không cần ph ối h ợp nhi ều kỹ không cần thiết tới thành lập nhóm 1.1.2 Tầm quan trọng nhóm làm việc Làm việc theo nhóm xu hướng chung tổ ch ức, doanh nghi ệp, công ty xã hội ngày Sở dĩ có xu hướng s ố nguyên nhân sau đây: - Làm việc theo nhóm tạo điều kiện tăng suất hiệu qu ả công vi ệc Nhiều nghiên cứu chứng minh làm việc theo nhóm suất hi ệu cá nhân cao hẳn suất hiệu trung bình c m ỗi NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm - - - cá nhân làm việc riêng lẻ Vì nhóm, làm việc kỹ kinh nghiệm thành viên bổ trợ lẫn Làm việc theo nhóm giảm số nhân sự, khâu trung gian nên linh hoạt Vì linh hoạt nên tổ chức dễ thay đổi để đối phó v ới thay đ ổi môi trường, nắm bắt hội giảm thiểu nguy Nhóm tạo môi trường làm việc thuận tiện, ki ến th ức kinh nghiệm cá nhân nhóm bổ tr ợ cho nhau, quy ết định toàn diện phù hợp Nhóm làm việc có đủ khả hoàn thành dự án hoàn ch ỉnh cá nhân hoàn thành phần công việc Nhóm có th ể t ận dụng tốt cá nhân công tác chuyên môn c ả chuyên môn Các thành viên tự rút tốt nh ất đ ể h ọc h ỏi l ẫn nhau, cải thiện thái độ ứng xử Nhóm làm việc hiệu nhóm hội tụ số đặc điểm b ản nh ư: - Các thành viên hiểu rõ lý tồn nhóm; Các nguyên tắc quy chế nhóm thảo luận đồng thuận tất thành viên; Thông tin nhóm thông đạt; Các thành viên hỗ trợ cho nhau; Có quy tắc kiểm tra, đánh giá, khen thưởng rõ ràng Để có đặc điểm nhóm phải giữ giá trị nhóm, l làm định hướng hoạt động bi ết răm r ắp thi hành theo thị cấp Các nhiệm vụ cá nhân nhóm nêu rõ mục tiêu SMART Các thành viên nhóm phải phối hợp lẫn nhau, sáng tạo Tuy nhiên đặc ểm không ph ải có mà phải hình thành xây dựng giai đoạn phát tri ển nhóm 1.1.3 Phân loại nhóm Từ “nhóm” có nghĩa tập hợp từ hai người trở lên Tuy nhiên, khái niệm nhóm dùng dùng để tập hợp m ột s ố ngưới có m ục tiêu chung, có tương tác với nhau, có xây dựng quy tắc chung để thành viên tuân theo thành viên đảm nhận vai trò rõ ràng Trong có th ể chia nhóm thành nhóm thức nhóm không thức Nhóm thức: nhóm thành lập nhu cầu tổ chức nhóm, có định thành lập mục tiêu phải phù hợp v ới mục tiêu chung c t ổ NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm chức Nhóm không thức: nhóm hình thành tự nhiên nhu c ầu xã hội người tham gia, mục tiêu nhóm có th ể không trùng m ục tiêu c tổ chức Trong tổ chức đồng thời tồn nhi ều nhóm th ức không thức Các nhóm làm việc quan, tổ chức, nhà máy th ường nhóm thức Tuy nhiên vai trò ảnh hưởng nhóm không th ức quan trọng Các nhóm không thức có ảnh h ưởng m ạnh đ ến kết hoạt động nhóm thức 1.1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến hành vi ứng xử nhóm Trong trình làm việc theo nhóm, hành vi ứng xử nhóm b ị ảnh hưởng yếu tố sau đây: - Kích cỡ nhóm (Size) Môi trường làm việc (Environment) Bản chất công việc (Nature of task) Vai trò cá nhân (Individual Roles) Phương thức lãnh đạo (Leadership) Tính kết nối thành viên (Conhesiveness) Chuẩn mực nhóm (Group Norms) Bản chất động lực thành viên (Nature and motivation of members) Trong yếu tố nêu kích cỡ nhóm đóng vai trò quan trọng Nó ảnh hưởng đến hiệu làm việc nhóm lớn Nếu nhóm vượt kích cỡ từ 10 – 12 thành viên khó quản lí nhóm, v ậy nên chia m ột nhóm l ớn thành nhóm nhỏ Số lượng thành viên nhóm từ – thành viên t ối ưu Nên thành lập nhóm có số lượng thành viên s ố lẻ, đ ể thu ận ti ện vi ệc NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm biểu trường hợp nhóm thống quan điểm vấn đề Tác động kích cỡ nhóm thể bảng sau: Nhóm nhỏ Nhóm lớn Tăng Giảm Tính kết nối nhóm Cao Thấp Sự hài lòng công việc Cao Thấp Chuyên cần Cao Thấp Doanh thu Cao Thấp Thấp Cao Giao lưu nhóm Hoạt động xã giao Năng suất lao động Không có mối liên hệ rõ ràng 1.2 Hoạt động nhóm 1.2.1 Phát triển nhóm Thông thường nhóm thức hay không th ức đ ều tr ải qua giai đoạn trình phát tri ển nhóm Các giai đoạn mô t ả đây: Giai đoạn 1: Hình thành nhóm (Forming) Giai đoạn thành viên nhóm bắt đầu tập hợp lại Họ mang đ ến nhóm nhiều điểm khác biệt từ tính cách đến cách làm việc, ki ến thức kỹ H ọ cần có thời gian tìm hiểu thăm dò lẫn để đánh giá xem li ệu h ọ có th ể t ồn nhóm hay không Trong giai đoạn này, thành viên có xu h ướng cẩn trọng giao tiếp, lịch xảy xung đột Vai trò tr ưởng nhóm giai đoạn thúc đẩy thành viên cởi mở, giao ti ếp v ới nhau, sau ph ối hợp xây dựng định hướng hoạt động nhóm mục tiêu hoạt động nhóm Nhóm trưởng thành viên tìm hiểu thành viên khác v ề tính tình, kh ả làm việc, tự tin, trách nhiệm suy nghĩ đóng góp cho nhóm… Sau nhóm hiểu rõ mục tiêu mà nhóm cần phải hoàn thành quy ết tâm xây d ựng nhóm Các mục tiêu xây dựng nhóm thường đánh giá tiêu chí cụ thể (specific), đo lường (measuarable), có kh ả đ ạt – kh ả thi (attainable), thực tiễn (realistic) có thời hạn xác định (time – bound) (M ục tiêu SMART) Nếu nhóm không xây dựng mục tiêu thành viên không hi ểu NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm rõ mục tiêu nhóm nhóm hoàn thành công vi ệc ho ặc s ớm tan rã Trong giai đoạn nhóm cần phải xác định quy trình ho ạt đ ộng, xác đ ịnh vai trò cá nhân, tạo dựng quan hệ lòng tin Giai đoạn 2: Trải qua sóng gió/ bão táp (Storming) Giai đoạn xảy thành viên xung đột cách làm vi ệc, công việc phân công chia sẻ trách nhiệm Mới hình thành nhóm nên có m ột s ố thành viên tỏ trội, đoàn kết xảy Truy ền thông, giao ti ếp nhóm chưa suôn sẻ, người muốn thống trị, lôi kéo, người th ơ, thi ếu quan tâm Trưởng nhóm lúc phải người cứng rắn, gương mẫu, gần gũi thành viên, tránh để xảy căng thẳng quá, tổ chức tốt công vi ệc làm cho công vi ệc b đ ầu có hiệu Làm cho thành viên nhóm hi ểu nhi ều có th ể, hi ểu rõ công việc phải làm, tránh thành viên cạnh tranh tr thành đ ối th ủ Tăng cường giao tiếp nhóm Chuyển công việc thành tích cá nhân sang thành tích chung nhóm Các thành viên nhóm giai đoạn cần học cách quản lí, giải xung đột Xác định rõ vai trò cá nhân, quy ền lực c c ấu tổ ch ức Nhóm trưởng nên xây dựng đồng thuận thông qua việc nhắc lại mục tiêu nhóm Giai đoạn 3: Hình thành chuẩn mực (Norming) Giai đoạn thành viên bắt đầu nỗ lực đóng góp vào công vi ệc chung nhóm Các thành viên nhóm thể khả tốt việc hoàn thành nhiệm vụ, giải vấn đề giải xung đột Các thành viên nhóm tin tưởng lẫn nhau, gắn kết với qua công việc Các thành viên nhóm c ần tích c ực tham gia vào việc đưa ý ki ến, quy ết định gi ải quy ết v ấn đ ề c nhóm NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm Tiếp tục sử dụng chiến lược hiệu để giải xung đột, giải vấn đề Các thành viên cần có trách nhiệm cao h ơn vai trò c Lãnh đạo nhóm tạo điều kiện để thành viên hỗ trợ Bảo đảm kênh thông tin nhóm thông suốt, xây dựng chế phản hồi tích cực Thành viên tin tưởng lẫn nhau, gắn kết mục tiêu chung Nhóm viên l ắng nghe ý ki ến l ẫn Giai đoạn 4: Hoạt động thành công (Performing) Sau hình thành xong chuẩn mực nhóm vào giai đo ạn ho ạt đ ộng hi ệu Đặc trưng giai đoạn thành viên hoàn toàn hòa h ợp nhau, t ạo suất làm việc cao, tiềm cá nhân t ập th ể nhóm đ ược phát huy, v ấn đề giải hiệu quả, mâu thuẫn không xảy Nhóm ti ếp c ận linh hoạt nhiệm vụ giao, vai trò cấu tổ chức xác đ ịnh rõ ràng Tuy nhiên loại bỏ hết xung đột, xung đột lúc th ường tr ực tác động đến nhóm giai đoạn Khi xảy xung đột nhóm có khả xác định, đánh giá xung đột đưa gi ải pháp gi ải quy ết xung đột cách hiệu Các thành viên nhóm có xu h ướng tâm lí tràn đầy nhiệt huyết, sáng tạo vui vẻ hợp tác Trong giai đoạn này, nhóm cần đưa kì vọng cao để th ực hi ện nhiệm vụ Lúc chia nhóm thành nhóm nh ỏ đ ể đưa quy ết đ ịnh NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm hoàn thành nhiệm vụ Cần phân chia công việc cụ thể cho thành viên, phù hợp với lực vai trò họ để hiệu công vi ệc cao Bên c ạnh đó, thành viên cần phải tự hoàn thi ện nhóm, thích ứng v ới thay đổi, chấp nhận khác biệt, hướng đến mục tiêu chung, tham gia vào việc quản lý chung Giai đoạn 5: Kết thúc/Tan rã (Adjourning) Đây giai đoạn mà thành viên hoàn thành mục tiêu chung thành viên không phụ thuộc vào Nhiệm vụ hoàn thành nhóm kết thúc vai trò để xây dựng tập hợp thành nhóm m ới v ới mục tiêu m ới Hoạt động nhóm thường giám sát đánh giá đ ể rút kinh nghi ệm học cho nhóm khác, dự án khác 1.2.2 Hoạt động nhóm Nhóm tập hợp nhiều người số lượng thành viên nhóm cố định từ đầu đến cuối, có nh ững thành viên m ới gia nh ập vào nhóm Các thành viên thành viên cũ có th ể có quen t tr ước hoàn toàn chưa quen Lúc này, người trưởng nhóm ph ải gi ải quy ết nhiều vấn đề đoàn kết, tranh chấp, xung đột, đưa quy ết đ ịnh đ ể hài hòa chức nhóm Các thành viên cần hi ểu rõ đ ộng thái c nhóm để xây dựng nhóm làm việc hiệu Nhóm muốn vận hành hiệu qu ả cần làm tốt hoạt động sau: - - Hội nhập thành viên vào nhóm Khó khăn xảy nhóm thành lập có thêm thành viên nhập vào nhóm Thành viên m ới phải tự giải vấn đề hòa nhập Các thành viên có th ể thu ộc ba dạng người thích tranh cãi, người tốt bụng ho ặc người thực dụng Ba dạng gây khó khăn cho trình h ội nhập Người thích tranh cãi hay phản ứng lại vấn đề, muốn khẳng định trội nhóm Người tốt bụng có thái độ phụ thu ộc người khác, muốn tìm phe nhóm để dựa, sợ hãi điều bất ngờ, nhu c ầu an toàn cao Người thực dụng lo lắng nhu cầu cá nhân c nhóm, bướng bỉnh hòa hợp nhu cầu cá nhân định hướng nhóm Lãnh đạo nhóm liên quan đến nhiệm vụ mối quan h ệ Để đạt suất làm việc nhóm phải thỏa mãn hai nhu cầu: nhu cầu liên quan đến nhiệm vụ phải thực nhu cầu liên quan đến m ối quan 10 NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 10 Kĩ mềm CHƯƠNG 3: KỸ NĂNG LẬP HỒ SƠ XIN VIỆC 3.1 Khái niệm hồ sơ xin việc Hồ sơ xin việc loại “vũ khí” tối quan trọng người ta muốn tiếp cận hội nghề nghi ệp Thậm chí số nhà tuyển dụng cần xem hồ sơ tìm việc 30 giây nhận ứng viên vào vòng vấn ngay! Tuy nhiên, đáng tiếc nhiều ứng viên lại gặp khó khăn việc viết hồ sơ Đặc biệt sinh viên tốt nghiệp đại học, dù có nhiều thông tin đặc sắc thân để giới thiệu với nhà tuyển dụng hầu hết lại không bi ết th ể hi ện chúng để gây ấn tượng tốt? Chuẩn bị tốt hồ sơ xin việc cần thiết Nhiều bạn có khả đáp ứng yêu cầu công việc hội không đến v ới bạn h s c b ạn bị lọai từ vòng sơ tuyển Tuy tất mẫu bi ểu h s xin vi ệc đ ều có sẵn, viết đầy đủ mục tạo ý người đọc điều đơn giản Hồ sơ bạn bị loại viết s sài ho ặc ch ưa c ẩn th ận Bạn bị loại hồ sơ xin việc không nêu kinh nghi ệm khả bạn theo hướng đáp ứng yêu cầu đơn vị ển dụng: Người tuyển dụng đủ thông tin để hiểu bạn Vì vậy, mục đích chương hướng dẫn cho bạn sinh viên trường cách xây dựng chu ẩn b ị đ ể có hồ sơ đầy đủ, xác nhằm tạo ấn tượng tốt đối v ới nhà tuyển dụng 3.2 Hồ sơ xin việc Hồ sơ xin việc bao gồm gì? Hồ sơ xin việc thường làm theo mẫu quy định chung theo m ẫu riêng quan, xí nghiệp, đơn vị ển dụng Thông th ường m ột b ộ h s đầy đủ gồm có: 48 NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 48 Kĩ mềm Đơn xin việc có dán ảnh Sơ yếu lý lịch có dán ảnh xác nhận địa phương quản lý Các văn bằng, chứng chuyên môn có công chứng C quan quản lý Thư giới thiệu đảm bảo người có uy tín xác nhận c đ ơn vị mà bạn làm trước Bản (photocopy) sổ hộ khẩu, CMND Giấy khám sức khỏe Các giấy tờ khác theo yêu cầu đơn vị tuyển dụng Tất giấy tờ đựng túi hồ sơ Bên túi có ghi đầy đủ họ tên, địa liên hệ bạn tên loại giấy tờ có bên Làm để có hồ sơ xin việc gây ấn tượng tốt? Một hồ sơ đầy đủ trình bày cẩn thận hình thức nội dung gây ấn tượng tốt cho nhà tuyển dụng Điều chứng tỏ bạn người cẩn th ận, có trách nhi ệm nghiêm túc trình tìm kiếm việc làm Hãy nhớ có th ể có đ ến hàng trăm người nộp hồ sơ xin vào vị trí công việc nhà ển dụng ch ỉ ch ọn lựa từ hồ sơ danh sách vừa đủ để xử lý vấn mà 49 NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 49 Kĩ mềm 3.3 Cách thức viết lý lịch cá nhân (CV, Resume) Lý lịch cá nhân bật Tờ khai lý lịch tự giới thiệu thân Lý lịch ph ải ph ản ánh nhân cách, làm bật kinh nghiệm, khả bạn đối v ới vi ệc hoàn thành công việc đơn vị tuyển dụng Vì vi ệc trình bày ch ọn l ọc thông tin lý lịch quan trọng Một lý lịch sẽ, l ỗi t ả, ch ữ viết rõ ràng, khai đầy đủ nội dung ngắn gọn súc tích góp ph ần giúp bạn thành công Những điều cần lưu ý: Viết đầy đủ họ tên, ngày, tháng, năm sinh, địa ch ỉ, s ố ện tho ại, s ố fax (nếu có) Tình trạng hôn nhân (đã lập gia đình hay độc thân, có con) Nếu bạn nam trẻ, ghi rõ hoàn thành nghĩa vụ quân (n ếu có) Phần đào tạo ghi rõ văn chứng chỉ, chuyên ngành đ ược đào tạo, thời gian nơi đào tạo Nêu rõ trình độ tin học, ngoại ngữ (nếu có) Phần kinh nghiệm chuyên môn: Trình bày kinh nghi ệm n ổi bật điểm mạnh mà người tuyển dụng quan tâm Nếu bạn làm đơn vị khác, nêu rõ công việc, kết quả, th ời gian bạn làm tên đơn vị Những chứng số chứng minh cụ thể có sức thuyết phục người tuyển dụng Phần quan hệ gia đình: Ghi tên tuổi cha m ẹ, anh ch ị em ru ột ngh ề nghiệp họ (nên ghi cụ thể, không ghi chung chung) Gia đình hoàn cảnh sống có ảnh hưởng đến nhân cách b ạn N ếu b ạn ghi c ụ thể nhà tuyển dụng hiểu rõ bạn Gia cảnh t ốt gây đ ược s ự cảm tình họ điểm mạnh bạn Cuối cam kết bạn bạn khai Lý l ịch c ần có xác nhận quan công an phường, xã nơi bạn sinh s ống Đối với số doanh nghiệp liên doanh với nước cần cam kết ký tên 3.4 Cách thức viết thư xin việc (Application form) Đơn xin việc gây ấn tượng 50 NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 50 Kĩ mềm Đơn xin việc hội để bạn nói với nhà tuyển dụng h ọ cần xem xét hồ sơ bạn kỹ Bạn cần khẳng định trình đ ộ c b ạn phù h ợp v ới vị trí tuyển dụng Hãy giải thích bạn thích công vi ệc b ạn l ại phù hợp với yêu cầu họ Mẫu đơn xin việc bán phổ bi ến th ị trường sơ sài, bạn nên tự viết để làm rõ điều muốn trình bày Trong nhiều trường hợp, công việc mà bạn tìm hi ểu làm việc môi trường tiếp xúc thường xuyên với người nước bảng mô tả yêu cầu công việc yêu cầu bạn phải viết đơn xin vi ệc b ằng tiếng Anh (đơn xin việc thường gọi Application Job Cover letter) Hình thức trình bày: Sử dụng khổ giấy A4, chỉnh lề cân đối Không chọn sử dụng nhiều font chữ, kiểu chữ Nếu chữ đẹp, viết tay Tuy nhiên thông thường nên soạn thảo mẫu đơn hình thức đánh máy để có th ể dễ dàng ch ỉnh lề lưu trữ lại Sau hoàn thành cần đọc lại để kiểm tra lỗi tả Câu văn ngắn gọn, rõ ràng Giữa đoạn văn phải ngắt xuống dòng Nội dung: 51 NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 51 Kĩ mềm Thông tin cá nhân: Họ tên; ngày, tháng, năm sinh; gi ới tính; dán ảnh bạn vào góc trái phía tờ đơn xin việc (thông thường ảnh có kích cỡ 34) Đoạn mở đầu: Viết hai, ba câu nêu lý bạn biết để ứng tuyển xin vào làm đơn vị Phần nội dung chính: Giới thiệu khả hay kỹ bạn có để làm việc tốt cho đơn vị tuyển dụng Đặc biệt nêu rõ công việc cụ thể bạn đảm trách Nếu bạn làm việc công ty khác trước đó, trình bày kinh nghiệm kết bạn đạt trình làm việc Hãy trình bày rõ ràng bạn muốn làm loại công việc bạn quan tâm Đừng quên làm bật ưu bạn từ trình đào tạo hay làm việc trước trình bày phẩm chất cách khéo léo 3.5 Một số giấy tờ ấn tượng khác Văn bằng, chứng có sức thuyết phục Các văn bằng, chứng quan trọng Trong lúc tìm vi ệc làm b ạn nên: Sao loại chứng thành nhiều có công chứng quan Nhà nước để sẵn sàng, cần, nộp hồ sơ cho nhiều đơn vị khác Chú ý không nộp nhiều nhà ển dụng không tr ả l ại h sơ bạn không tuyển dụng Nếu bạn có nhiều văn nên l ựa chọn nh ững văn b ằng theo yêu cầu mang lại lợi điểm cho bạn xét tuyển Đừng quên đưa vào hồ sơ chứng tin học, ngoại ngữ, chứng khả chuyên môn (nếu có) 52 NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 52 Kĩ mềm Thư giới thiệu người có uy tín: Thư giới thiệu người có uy tín đơn vị bạn làm việc chứng đảm bảo t ốt cho b ạn B ạn nên c ất giữ cẩn thận để sẵn sàng đưa cho nhà tuyển dụng Nếu th gi ới thi ệu, b ạn nên đưa cho nhà tuyển dụng trước nộp hồ sơ Nếu thư xác nhận l ực làm việc, bạn nên để túi hồ sơ Bản sổ hộ khẩu: Nhiều nhà tuyển dụng ghi rõ yêu cầu với ứng viên cần có hộ tỉnh hay thành phố định Nếu bạn có h ộ n nhà tuyển dụng mong muốn lợi điểm bạn Bản h ộ kh ẩu c ần rõ ràng, có chứng nhận quền địa phương công ch ứng Giấy khám sức khỏe: Bạn cần xin giấy chứng nhận sức khỏe đơn vị y tế có thẩm quyền Giấy khám sức khỏe lợi điểm bạn có th ể ch ất kh ỏe mạnh Đối với số ngành nghề làm việc điều ki ện công tác đ ặc bi ệt, m ẫu giấy khám sức khỏe quan quản lý ban hành trang web 53 NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 53 Kĩ mềm CHƯƠNG 4: KỸ NĂNG XỬ LÝ VÀ TRẢ LỜI PHỎNG VẤN 4.1 Khái niệm vấn tuyển dụng Phỏng vấn vòng quan trọng định xem bạn có giành công việc mà mong muốn hay không Vì vậy, đ ều ph ải luôn d ồn nỗ lực tâm huyết cho việc chuẩn bị Mục đích ch ương h ọc xây dựng cho kỹ xử lý đưa câu tr ả l ời ưng ý nh ất đ ối v ới nhà tuyển dụng trình vấn, đồng thời xây dựng cho kỹ chuẩn bị công việc trước sau vấn nhằm đạt hi ệu cao cho thân Phỏng vấn tuyển dụng (phỏng vấn việc làm) hình thức vấn đáp trực tiếp (gặp mặt) gián tiếp (qua điện thoại) nhằm ển chọn nh ững ứng viên phù hợp với vị trí công việc công ty, doanh nghiệp 4.2 Các hình thức vấn Hiện nhu cầu tuyển dụng lớn, công ty có cách ph ỏng v ấn khác nhằm lựa chọn ứng viên phù hợp Có nhiều hình th ức ph ỏng v ấn, phổ biến hình thức sau đây: 54 NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 54 Kĩ mềm 4.2.1 Phỏng vấn qua điện thoại: Hiện vấn qua điện thoại cách phổ bi ến nhằm sàng l ọc ứng viên trước vấn Cuộc vấn có th ể h ẹn tr ước không Nếu thời điểm không thuận tiện bạn cho người ta bi ết s ắp xếp hẹn vào thời điểm khác Trong lúc vấn qua điện thoại bạn bị loại n ếu tr ả l ời ấp úng hay không khớp với CV mà bạn gửi Nếu bạn có ch ất gi ọng hay ph ản xạ nhanh cách trả lời dễ dàng ghi điểm nhà ển dụng Nếu vấn hẹn trước bạn nên chuẩn bị tất tài li ệu liên quan tài liệu công việc, CV mà bạn gửi cho nhà ển d ụng, tài li ệu tham khảo Bắt đầu vấn bạn nên xác nhận lại tên chức vụ c người vấn, nhớ phải ghi lại Thông tin giúp b ạn không làm phật lòng người vấn bạn nhầm lẫn trình vấn, mặc khác để sử dụng viết thư cảm ơn sau v ấn Vì th ời gian nên bạn cần trả lời câu hỏi ngắn gọn tập trung có th ể tranh th ủ h ỏi nhà tuyển dụng thêm thông tin liên quan đến công việc, công ty… 4.2.2 Phỏng vấn bữa ăn: Có thể hình thức vấn phổ biến Việt Nam so v ới hình thức khác Nhà tuyển dụng muốn vấn theo cách nhằm đánh giá kh ả giao tiếp bạn Trước vấn bạn nên tìm hiểu trước nhà hàng mà mời đến tìm hiểu cách sử dụng loại dao nĩa bàn ti ệc 55 NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 55 Kĩ mềm Trong bữa ăn bạn đừng nên gọi ăn đắt ti ền, ý đ ến m ột s ố ăn gây phiền toái cho bạn phải chọn ăn đ ơn gi ản đ ể thuận tiện vừa ăn vừa trao đổi Bạn không nên nói chuy ện mi ệng thức ăn, nên thoải mái trao đổi cởi mở với nhà tuyển dụng Sau bữa ăn bạn nên cảm ơn nhà tuyển dụng viết thư cảm ơn đồng th ời bày tỏ thái độ quan tâm đối công việc tới nhà 4.2.3 Phỏng vấn nhiều người lúc: Đây hình thức vấn mà tuyển dụng gọi từ 2, ứng viên tr lên vào vấn lúc, họ đặt câu hỏi đ ể ứng viên trả lời Trong trường hợp thường câu hỏi không ph ải tr ả l ời hay sai mà vấn đề chỗ nhà tuyển dụng khả phản ứng nhanh nhạy ứng viên Vì bạn cần bình tĩnh trả lời nhanh, nhiên đ ừng hấp t ấp giành trả lời chưa nghĩ phương án hay Nếu đối th ủ b ạn tr ả l ời bạn không ngắt lời người ta mà chờ người ta nói xong Khi trả lời không chê bai câu trả l ời người tr ước Nếu lúc bạn trả lời “Tôi đồng ý với phương án chị A” ch ắc ch ắn b ạn không chọn nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên chậm chạp, người ba phải ăn theo Vì trả lời sau mà v ẫn ph ương cách trả lời khác bạn nên bổ sung nâng cao phương án theo cách t ối ưu h ơn, kh ả thuyết phục cao kỹ tổ chức nhóm chắn bạn ghi ểm nhà tuyển dụng Dạng câu hỏi tình đòi hỏi ứng viên phải sáng tạo, có kh ả suy luận logic để đưa giải pháp thích hợp 56 NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 56 Kĩ mềm 4.2.4 Phỏng vấn trực tiếp Tùy theo quy mô quy chế công ty mà trình ph ỏng v ấn tr ực ti ếp tiến hành lần hay nhiều lần Phỏng vấn trực tiếp lần đầu: Nhân viên nhân vấn nhằm đánh giá lực chuyên môn bạn có phù hợp với công vi ệc hay không? Vì th ế bạn cần nghiên cứu kỹ mô tả công việc mà họ đưa ra, ý cách tr ả l ời không khác so với CV mà bạn gửi cho họ Phỏng vấn trực tiếp lần 2: Trưởng phòng nhân có trưởng phòng vị trí mà bạn ứng tuyển, giám đốc Đây cu ộc ph ỏng vấn th ức nhằm kiểm tra lực chuyên môn bạn Những người tham gia ph ỏng v ấn có quyền định chọn bạn hay không? Vì đừng quên b ạn ph ải tr ả lời cho tất nhóm thay trả lời với người đặt câu h ỏi cho b ạn đ ừng quên ý đến người đặt câu hỏi cho Thông thường có người ều ển vấn Người giám đốc trực tiếp bạn ng ười định, đặc biệt ý đến họ Phỏng vấn lần cuối: Thông thường vòng cuối bạn dường chấp nhận làm việc họ gặp bạn để thương lượng mức lương chế độ làm việc Đây xem vòng vấn căng thẳng gi ữa bên mu ốn trả lương thấp bên muốn nhận mức lương cao Vì thế, bạn phải khéo léo 57 NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 57 Kĩ mềm linh hoạt thương lượng Nên hỏi rõ công việc mà làm, ch ế đ ộ đãi ngộ công ty Việc hiểu rõ đặc điểm vòng vấn giúp bạn loại b ỏ cảm giác hồi hộp, căng thẳng chuẩn bị thật chu đáo câu tr ả l ời nh ững gi ải pháp dự bị để đối phó với nhà tuyển dụng 4.2.5 Cách tìm kiếm hội vấn: Để tìm kiếm hội vấn vào công ty hay ngành nghề yêu thích có số cách thức thông dụng nay: Sử dụng điện thoại Các tờ rơi, áp phích quảng cáo tuyển dụng Các báo giấy, truyền hình, internet Có người giới thiệu tự liên hệ Qua trung tâm tìm kiếm việc làm 4.3 Quy trình vấn tuyển dụng “Nhà tuyển dụng tìm kiếm bạn???” – Đây câu hỏi mà hầu hết sinh viên tốt nghiệp băn khoăn mong muốn tìm đáp án Cá tính Sự tự tin Kỹ giao tiếp Sự chững trạc khả lãnh đạo Mục tiêu nghề nghiệp Sự phù hợp với văn hóa công ty 4.3.1 Quá trình vấn Một trình vấn nói chung thường bao gồm bước sau: 58 NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 58 Kĩ mềm Chào hỏi tạo ấn tượng ban đầu: ứng viên giới thiệu thân chào hỏi Nói chút thời tiết, tình hình giao thông… Hướng dẫn: Nhà tuyển dụng thông báo cho ứng viên quy trình ph ỏng vấn mô tả tóm tắt công việc Phỏng vấn: Hỏi trả lời Tùy theo yêu cầu nhà tuyển dụng mà ứng viên trả lời tiếng Anh tiếng Việt Tổng kết: Ứng viên có hội để đặt câu hỏi Người vấn thông báo v ề giai đoạn trình tuyển dụng Sau vấn: Ứng viên gửi thư cảm ơn 4.4 Các bước chuẩn bị vấn Khi nhận điện thoại email mời tới dự vấn từ công ty, bạn phải có chuẩn bị tốt để hy vọng đạt kết tốt sau buổi vấn 4.4.1 Thu thập thông tin Để công việc chuẩn bị tốt nhất, cần lưu ý thu th ập thông tin sau: Bạn tìm việc ngành nào? Các tập đoàn lớn Các công ty vừa nhỏ Cơ quan nhà nước Các tổ chức phi lợi nhuận/các tổ chức xã hội Thu thập mô tả công việc tìm hiểu kỹ Thu thập thêm thông tin từ trang web nguồn online khác Nếu tìm hiểu thông tin từ người làm việc công ty bạn muốn xin việc Đối tượng khách hàng cty Các dịch vụ và/hoặc sản phẩm cty cung cấp Khu vực quốc gia Đối thủ cạnh tranh/Thách thức mà cty phải đối mặt Lịch sử, nhiệm vụ, kế hoạch 5, 10 năm công ty gì? Các thông tin giải thưởng gần 59 NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 59 Kĩ mềm Số lượng nhân viên 4.4.2 Chuẩn bị câu hỏi dự kiến buổi vấn Việc chuẩn bị trước câu hỏi dự kiến buổi vấn làm b ạn cảm thấy tự tin trả lời không bị bỡ ngỡ đặt câu hỏi M ột s ố câu h ỏi thông thường cần chuẩn bị là: Hãy cho biết thân bạn Tại bạn muốn làm việc cho chúng tôi? Bạn mang lại cho công việc Những kinh nghiệm hay kỹ bạn cho giúp ích cho công việc này? Điểm yếu bạn gì? Thế mạnh bạn gì? Trong năm bạn nghĩ vị trí nào? Bạn làm việc dự án chưa? Vị trí bạn nhóm gì? Nhóm hoàn thành công việc? Hãy cho biết tình xung đột? Bạn giải quy ết th ế nào? Hãy cho biết ví dụ bạn gặp trở ngại bạn làm nào? Mức lương bạn mong đội bao nhiêu? Bạn có câu hỏi cho chúng tôi? Ngoài ra, số câu hỏi bạn có quyền hỏi nhà ển dụng: Ông/bà muốn người đảm nhiệm vị trí phải làm gì? Ông/bà vui lòng cho biết kiểu dự án phải th ực hi ện vòng tháng đầu làm việc? Ông/bà vui lòng cho biết mục tiêu phòng năm tới gì? Ông bà vui lòng cho biết làm việc với ai? Ông bà vui lòng cho biết có huấn luyện thêm để làm tốt công việc này? 4.4.3 Chuẩn bị trang phục vấn Để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng lần vấn đầu tiên, việc chuẩn bị trang phục cần thi ết Tác phong, ăn m ặc l ịch s ự giúp 60 NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 60 Kĩ mềm bạn tạo thiện trình bao gồm: Áo vest Áo sơ mi Tất Hạn chế Kiểu tóc gọn gàng chuyên nghiệp Cạo râu Cắt tỉa móng tay gọn gang Mang theo cặp táp kẹp tài liệu cảm với nhà tuyển dụng vấn Công việc chuẩn bị lịch màu tối đồng tay dài màu trắng giày tây màu tối đeo đồ trang sức Lưu ý: Một số giấy tờ cần chuẩn bị sẵn kẹp tài liệu: tập giấy trắng Bút viết (nên có cái) Một hồ sơ bạn Một tài liệu tham khảo Bản bảng điểm Các câu hỏi bạn Chỉ dẫn thông tin khác 4.4.4 Trong vấn Chào hỏi người vấn: Trước bước vào phải gõ cửa phải đóng cửa sau ra/vào Tư trang nghiêm đầu ngẩng cao Thể ánh mắt nụ cười Nói to, chậm rõ ràng “Xin chào, tên là… ” “Chào ông/bà …, hân hạnh biết ông/bà” 61 NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 61 Kĩ mềm Nên có mặt tòa nhà công ty trước 30 phút, văn phòng tr ước 15 phút Tạo ấn tượng tốt bàn lễ tân Tự tin chào hỏi người vấn Thể ánh mắt vấn Cười lịch nói to rõ ràng, chậm rãi Trung thực nên tảng kinh nghiệm kiến thức Trả lời câu hỏi yêu cầu Thể nhiệt tình, hào hứng 4.4.5 Sau vấn Cảm ơn người vấn dành thời gian cho mình: Nhắc lại vị trí, công việc mà bạn quan tâm Hỏi họ bước gì, nào/ai mà bạn cần theo tiếp Bắt tay thật chặt thể trân trọng Nếu người tuyển dụng yêu cầu bổ sung giấy tờ bạn phải ghi nhớ bổ sung sớm tốt Gửi email cảm ơn Việc gửi thư cảm ơn nhà tuyển dụng sau tạo điều ki ện cho bạn tham gia vấn gây ấn tượng đặc biệt; đồng th ời ểm cộng để bù đắp cho lỗi mắc phải trình ph ỏng vấn 62 NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 62 ... khác -Nói lên điều nghĩ -Hãy khoan dung -Có thái độ cởi mở - ừng đòi hỏi hoàn hảo -Có tư tích cực -Hãy cố gắng hiểu họ -Luôn sẵn sàng giúp đỡ người -Hãy cố tìm tốt nơi họ -Hãy -Biết ngưng lúc -Giữ... -Giữ bí mật điều riêng tư -Hãy phê phán hành vi, không phê phán vào người gần quan -Hãy tập thương yêu người khó -Hãy dựa kiện khách -Biết cảm thông -Làm chủ thái độ bạn -Hãy người hiểu biết 29... trình định có tham gia thành viên nhóm nhóm trưởng hay khác Đ ể đ ưa định theo số cách sau: - - - - - Ra định theo kiểu thờ ơ: Một người đưa ý tưởng, thành viên khác không quan tâm định nhanh