Công tác văn thư là công tác nghiệp vụ quan trọng và không thể thiếu trong quá trình hình thành và phát triển của một đơn vị, nó ghi nhận hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng và Nhà nước. Là công tác quan trọng trong việc cung cấp, đảm bảo thông tin bằng văn bản lâu dài, giải quyết các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan Nhà nước nhằm phục vụ cho sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước trên nhiều lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội… Các văn bản hình thành trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động của mỗi ngành và là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của mỗi ngành, các cơ quan được hiệu quả cao. Nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng, công tác thông tin của đơn vị, củng cố hoàn thiện tỏ chức và hoạt dộng văn thư để trợ giúp về công tác thông tin cho quản lý đang trở thành nhu cầu bức thiết của xã hội. Do thời gian nghiên cứu không nhiều và trình độ còn hạn chế, bài báo cáo của tôi chắc chắn sẽ không tránh khỏi những sai sót. Tôi rất mong nhận được sự chỉ đạo, đóng góp ý kiến của thầy.
Trang 1LỜI MỞ ĐẦU
Công tác văn thư là công tác nghiệp vụ quan trọng và không thể thiếu trong quá trình hìnhthành và phát triển của một đơn vị, nó ghi nhận hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng vàNhà nước Là công tác quan trọng trong việc cung cấp, đảm bảo thông tin bằng văn bản lâu dài,giải quyết các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan Nhà nước nhằm phục vụ cho sựlãnh đạo của Đảng và Nhà nước trên nhiều lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội…
Các văn bản hình thành trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động của mỗi ngành và làphương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của mỗi ngành, các cơ quan được hiệu quả cao Nângcao chất lượng hoạt động văn phòng, công tác thông tin của đơn vị, củng cố hoàn thiện tỏ chức
và hoạt dộng văn thư để trợ giúp về công tác thông tin cho quản lý đang trở thành nhu cầu bứcthiết của xã hội
Do thời gian nghiên cứu không nhiều và trình độ còn hạn chế, bài báo cáo của tôi chắcchắn sẽ không tránh khỏi những sai sót Tôi rất mong nhận được sự chỉ đạo, đóng góp ý kiến củathầy
Trang 2MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 1
MỤC LỤC 2
Chương 1: LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 7
1.1 Khái niệm, nội dung, yêu cầu 7
1.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 9
1.3 Tổ chức quản lý công tác văn thư 10
1.4 Trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư 14
Chương 2: TỔ CHỨC QUẢN LÝ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN 18
QUẢN LÝ CON DẤU 18
2.1 Khái niệm 18
2.1.1 Văn bản đi: 18
2.1.1 Văn bản đến: 18
2.1.2 Quy tắc chung của việc quản lý văn bản đi, văn bản đến: 19
2.3 Quy trình: 19
2.3.1 Quy trình quản lý văn bản đi: 19
2.3.1.1 Kiểm tra thể thức, hình thức, kĩ thuật tình bày văn bản: 19
2.3.1.2 Trình ký văn bản: 20
2.3.1.2.1 Quy định về trình ký văn bản: 20
2.3.1.2.2 Quy định về ký văn bản: 20
2.3.1.3 Ghi số và ngày tháng, đăng ký văn bản: 21
2.3.1.3.1 Ghi số văn bản: 21
2.3.1.3.2 Ghi ngày tháng của văn bản: 21
2.3.1.3.3 Đăng ký văn bản đi: 22
2.3.1.3.4 Lập sổ đăng ký văn bản đi: 22
2.3.1.3.5 Đăng ký văn bản đi: 22
2.3.1.4 Nhân bản, đóng dấu: 22
2.3.1.4.1 Nhân bản văn bản: 22
2.3.1.4.2 Đóng dấu văn bản và các loại dấu mật, khẩn, chức danh, họ tên người ký (nếu có): 23
2.3.1.5 Làm thủ tục, chuyển phát văn bản đi: 23
2.3.1.5.1 Lựa chọn và trình bày bì: 23
2.3.1.5.2 Vào bì và dán bì: 24
2.3.1.5.3 Chuyển phát văn bản: 24
2.3.1.6.3 Sắp xếp bảo quản phục vụ nghiên cứu sử dụng bản lưu: 24
Trang 32.3.2 Quy trình quản lý văn bản đến: 24
2.3.2.1 Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại hồ sơ: 24
2.3.2.2 Bóc bì, đóng dấu “đến”, ghi số đến, ngày đến 25
2.3.2.3 Đăng ký văn bản đến: 25
2.3.2.4 Trình và chuyển giao văn bản đến: 26
2.3.2.5 Nghiên cứu, giải quyết, theo dõi, đôn đốc kiểm tra tiến độ giải quyết văn bản đến: 28
2.4 Quản lý và sử dụng con dấu: 28
2.4.1 Khái niệm và tầm quan trọng của việc quản lý và sử dụng con dấu: 28
2.4.1.1 Khái niệm:Con dấu là vật thể được khắc chìm hoặc nổi với mục đích tạo ra một hình dấu cố định trên văn bản 28
2.4.1.2 Tầm quan trọng của con dấu 28
2.4.2 Các loại con dấu: 29
2.4.3 Quy định và quản lý và sử dụng con dấu: 29
2.4.4 Bảo quản con dấu và nguyên tắc đóng dấu: 30
2.4.4.1 Bảo quản con dấu: 30
2.4.4.2 Nguyên tắc đóng dấu: 30
Chương 3: LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 31
3.1 Khái niệm, vị trí, tác dụng của việc lập hồ sơ 31
3.1.2 Nội dung và yêu cầu của lập hồ sơ 31
3.1.2.1 Nội dung của lập hồ sơ 31
3.1.2.2 Yêu cầu của lập hồ sơ 31
3.2 Xây dựng ban hành quản lý và sử dụng danh mục hồ sơ 33
3.2.1 Các loại danh mục hồ sơ 33
3.2.1.1.Ý nghĩa của việc lập danh mục hồ sơ 33
3.2.2.1 Cách lập danh mục hồ sơ 34
3.2.2 Căn cứ xây dựng danh mục hồ sơ 34
3.2.3 Cấu tao và và phương pháp xây dựng 35
3.2.3.1.Mẫu danh mục hồ sơ 36
3.3 Phương pháp lập hồ sơ công việc 36
3.3.1 Mở hồ sơ 37
3.3.2 Thu thập văn bản, tài liệu để đưa vào hồ sơ 37
3.3.3 Phân chia các đơn vị bảo quản, sắp xếp văn bản trong hồ sơ 37
3.3.4 Biên mục hồ sơ 38
3.3.4.1 Đánh số tờ 38
Trang 43.3.4.1 Viết mục lục văn bản 38
3.3.4.2 Viết chứng từ kết thúc 39
3.4 Lập hồ sơ nguyên tắc 41
3.4.2 Đặc điểm 41
3.4.3 Phương pháp xây dựng hồ sơ nguyên tắc 41
3.5 Lập hồ sơ dân sự 41
3.5.1 Khái niệm: Là một tập tài liệu có liên quan đến một người 41
3.5.2 Cách lập hồ sơ nhân sự 41
3.6 Giao nộp hồ sơ vào cơ quan lưu trữ 43
3.6.1 Khái niệm: 43
3.6.2 Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức 43
3.6.2.1 Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức 43
3.6.2.2.Trách nhiệm của Chánh văn Phòng hoặc người được giao trách nhiệm 43
3.6.2.3 Trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức 43
3.6.2.4 Trách nhiệm của cá nhân trong cơ quan, tổ chức 44
3.6.2.5 Trách nhiệm của văn thư đơn vị 44
3.6.2.6 Trách nhiệm của văn thư cơ quan 44
3.6.2.7 Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan 44
3.6.3 Thời hạn nộp lưu 45
3.6.4 Thủ tục giao nộp tài liệu 45
Chương 4 : MỘT SỐ VÁN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CƠ QUAN ĐẢNG .46 4.1 Hệ thống văn bản của Đảng 46
4.1.1 Cương lĩnh chính trị 46
4.1.2 Điều lệ Đảng 46
4.1.3 Chiến lược 46
4.1.4 Nghị quyết 46
4.1.5 Quyết định 46
4.1.6 Chỉ thị 46
4.1.7 Kết luận 46
4.1.8 Quy chế 46
4.1.9 Quy định 47
4.1.10 Thông tri 47
4.1.11 Hướng dẫn 47
4.1.12 Thông báo 47
4.1.13 Thông cáo 47
Trang 54.1.14 Tuyên bố 47
4.1.15 Lời kêu gọi 47
4.1.16 Báo cáo 47
4.1.17 Kế hoạch 47
4.1.18 Quy hoạch 47
4.1.19 Chương trình 47
4.1.20 Đề án 48
4.1.21 Tờ trình 48
4.1.22 Công văn 48
4.1.23 Biên bản 48
4.1.24 Các loại giấy tờ hành chính 48
4.2 Thể thức của văn bản Đảng 48
4.2.1.Thể thức văn bản của Đảng : bao gồm các thành phần cần thiết của văn bản được trình bày đúng quy định để bảo đảm giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn của văn bản 48
4.2.2 Các thành phần thể thức bắt buộc 48
4.2.2.1 Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam" 48
4.2.2.2 Tên cơ quan ban hành: 49
4.2.2.4 Văn bản của cấp uỷ từ trung ương đến Đảng uỷ cơ sở và Chi bộ hoặc Đảng bộ bộ phận trực thuộc Đảng ủy cơ sở, ghi tên cơ quan ban hành như sau: 49
4.3.2 Số và ký hiệu văn bản 50
4.3.4 Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 51
4.3.5 Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản 52
4.3.6 Phần nội dung văn bản 53
4.3.7 Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành 53
4.3.8 Nơi nhận - Nơi nhận là tên cơ quan hoặc cá nhân có trách nhiệm nhận văn bản để thi hành, để giải quyết, để theo dõi, để biết, v v và để lưu Cần ghi rõ mục đích gửi văn bản đối với từng nơi nhận 56
Chương 5 : MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG DOANH NGHIỆP 57 5.1 Các loại hình doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay 57
5.2 Hệ thống văn bản trong các doanh nghiệp 57
5.3 Các loại hồ sơ hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp 57
Chương 6: TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ 60
6.1 Các hình thức tổ chức công tác văn thư 60
6.1.1 Tập trung 60
6.1.2 Hỗn hợp 60
Trang 66.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến năng suất, chất lượng lao động của công tác văn thư 60
6.2.1 Ánh sáng 60
6.2.2 Nhiệt độ, độ ẩm 61
6.2.3 Tiếng ồn 61
6.2.4 Màu sắc trang trí phòng làm việc 61
6.2.5 Chế độ làm việc và nghỉ ngơi 61
6.3 Tiêu chuẩn ngạch công tác văn thư 62
6.3.1 Ngạc Văn Thư chính 62
6.3.2 Ngạch Văn thư 63
6.3.3 Ngạch văn thư trung cấp 64
Trang 7Chương 1: LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ1.1 Khái niệm, nội dung, yêu cầu.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo,quản lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chứcchính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân ( dưới đây còng gọi chung là cơ quan, tổ chức).Khái niệm trên được hiểu theo các nghĩa dưới đây:
Thứ nhất, công tác văn thư là hoạt động cung cấp thông tin bằng văn bản Trong quá trìnhhoạt động hằng ngày, thông tin chính là nguồn lực quan trọng nhất phục vụ quá trình thực thinhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân Có nhiều nguồn thông tin khác nhau như thông tin từvăn bản, từ phương tiện truyền thông, từ dư luận xã hội … Trong đó, thông tin bằng văn bản lànguồn thông tin quan trọng, đáng tin cậy nhất, vì chúng được ban hành dưới danh nghĩa là cơquan hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức Văn bản luôn có chữ ký của người có thẩm quyền
và con dấu của cơ quan ban hành, vì vậy chúng đảm bảo được tính chính xác và mức độ tin cậy.Thứ hai, công tác văn thư phục vụ hoạt động lãnh đạo, quản lý của cơ quan Hoạt động nàygồm các công việc như soạn thảo, ban hành văn bản quản lý, tổ chức thực hiện, kiếm tra, đánhgiá việc thực hiện các văn bản đó Muốn ban hành các Quyết định hành chính nói chung, cầnphải có thông tin, tong tin lại được chứa đựng trong văn bản
Thứ ba, hệ thống cơ quan Đảng của nước ta hiện nay gồm:
Tại khoản 2, điều 1 của Nghị định số 110/2004/ NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủquy định “ Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý vănbản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, quản lý và sửdụng con dấu”
Từ những phân tích trên có thể thấy rằng công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên
ở cơ quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng quản lý của cơ quan và trong mộtchừng mực nhất định hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước
Công tác văn thư bao gồm những nội dung dưới đây:
Một là, soạn thảo và ban hành văn bản, nội dung này bao gồm các công việc sau:
- Thảo văn bản Việc soạn thảo văn bản trong cơ quan, tổ chức thuộc trách nhiệm của côngchức, viên chức chuyên môn nghiệp vụ( gọi chung là cá nhân) Trong cơ quan, đơn vị, văn bảnliên quan đến nhiệm vụ của cá nhân nào thì cá nhân đó phải chịu trách nhiệm soạn thảo Đối vớicác văn bản có tính chất, nội dung quan trọng thì có thể thành lập Ban soạn thảo riêng Việc soạnthảo văn bản phải tuân thủ quy trình, thủ tục do nhà nước quy định
- Duyệt bản thảo Bản thảo của văn bản được xem xét, duyệt trước khi trình người có thẩmquyền ký Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo chịu trách nhiệm xem xét, duyệt nộidung văn bản Khi duyệt phải ký tắt vào phần sau của nội dung (sau dấu /.) Chánh văn phòng/
Trang 8Trưởng phòng hành chính hoặc người được giao trách nhiệm ( Văn thư cơ quan/ pháp chế) chịutrách nhiệm xem xét, duyệt hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày Khi duyệt phái ký tắt vàophần sau cùng của hình thức văn bản ( sau dòng Lưu, VT,…)
- Ký văn bản Tất cả văn bản do cơ quan ban hành phải có chữ ký của người có thẩmquyền để đảm bảo tinh pháp lý, hiệu lực thi hành, mức độ tin cậy của văn bản Việc ký văn bảnđược thực hiện đúng quy định của nhà nước, quy chế làm việc của cơ quan
Hai là, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức Nội dung này bao gồm các công việc sau:
- Quản lý văn bản đi Văn bản đi là những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành Việcquản lý văn bản đi gồm những cong viêc kiểm tra thể thức, hình thức, trình ký, ghi số, ngàytháng, đăng ký, nhân bản, đóng dấu, làm thủ thục phát hành, lưu và tổ chức sử dụng bản lưu vănbản
- Quản lý và giải quyết văn bản đến Văn băn đến là các văn bản do cơ quan, tổ chức tiếpnhận Quản lý, giải quyết văn bản đến gồm các công việc như tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao,giải quyết, theo dõi giải quyết
Ba là, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
- Xây dựng ban hành quản lý và sử dụng danh mục hồ sơ
- Tổ chức hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơquan
- Kiểm tra, đôn đốc các đơn vị cá nhân lập các loại hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơquan
Bốn là, quản lý và sử dụng con dấu Nội dung này bao gồm các công việc về bảo quản tất
cả các loại con dấu của cơ quan, trực tiếp đóng dấu vào các loại văn bản và các tài liệu khác.Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, công tác văn thư ở các cơ quan bảo đảmcác yêu cầu dưới đây:
Một là, nhanh chóng.
Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và
tổ chức quản lý, giải quyết văn bản Do đó, xấy dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bảnkịp thời sẻ góp phần vào việc giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan, giảm ý nghĩacủa sự việc được dề cập trong văn bản Đồng thời gây tốn kém tiền của, công sức và thời gian
của cơ quan.
Hai là, chính xác.
- Chính xác về nội dung văn bản: Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp
lý, tức là phải phù hợp với hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy điinhj của các cơ quan nhà
Trang 9nước cấp trên, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù hợp thực tế,không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng.
- Chính xác về thể thức văn bản: Văn bản ban hành phải đầy đủ các thành phần do nhà
nước quy định: Quốc hiệu, tác giả, số, ký hiệu văn bản, địa danh, ngày tháng năm ban hành, tênloại trích yếu nội dung văn bản, nội dung, thể thức đề ký, chữ ký, con dấu cơ quan, nơi nhận vănbản, mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn mà nhà nước ban hành
- Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ: Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một
cách đầy đủ tất cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao vănbản, thực hiện đúng với các chế độ quy định của nhà nước về công tác văn thư
Ba là, bí mật.
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mậtcủa cơ quan, của nhà nước Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết vănbản, bố trí phòng làm việc của văn thư cơ quan đến việc lựa chọn văn thư cơ quan của cơ quanđều phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn do cơ quan có thẩm quyền quy định
Bốn là, hiện đại.
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng cácphương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Vì vậy, yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trởthành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý nhà nước nói chung và của mỗi cơquan nói riêng và có năng suất, chất lượng cao Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đãtrở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa họccông nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan Cần tránh những tưtưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, phát minh sang chế cólien quan đến việc nâng cao hiệu quả công tác văn thư
Hiện đại hóa công tác văn thư phải bắt đầu từ hiện đại hóa nguồn nhân lực, tức đội ngũ cán
bộ làm công tác văn thư Phải đảm bảo cho những người làm công tác văn thư được đào tạo đúngchuyên môn nghiệp vụ, phải có kỹ năng, phương pháp làm việc khoa học, có tư duy, sang tạo,biết chấp hành chủ trương, đường lối của Đảng, pháp luật của nhà nước, quy định, quy chế làmviệc của cơ quan
Đầu tư cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị là một trong những nhiệm vụ trọng tâm củahiện đại hóa công tác văn thư Văn thư cơ quan phải được trang bị đầy đủ thiết bị cần thiết nhưgiá tủ, cặp đựng tài liệu, bìa hồ sơ…
1.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư.
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung.Trong Văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm mộtphần lớn công việc trong Văn phòng Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động cơ quan
Trang 10được xem như một mặt hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản
- Hai là góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năngsuất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế dộ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước
- Ba là giúp cơ quan hạn chế được bệnh quan lieu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng vănbản của nhà nước để làm những việc trái pháp luật, góp phần quan trọng trong việc chương trìnhcải cách nền hành chính nhà nước, đặc biệt là cải cách thể chế và thủ tục hành chính
- Bốn là đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi mặt haotj động của cơ quan cũng nhưhoạt động của các các nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan Nếu trong quá trìnhhoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chânthực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẻ là bằng chứng minh cho hoạtđộng của cơ quan một cách chân thực
- Năm là giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổsung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệ có giá trị trong hoạtđộng của các cơ quan được giao nộp vào lưu trữ cơ quan Trong quá trình hoạt động của mình,các cơ quan cần tổ chức tốt việc lập hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của mình, các cơquan cần tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ
1.3 Tổ chức quản lý công tác văn thư.
- Nội dung quản lý Nhà nước về công tác văn thư.
- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật vềcông tác văn thư;
- Quản lý thống nhất về nghiệp công tác văn thư;
- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác văn thư;
- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức, viên chức văn thư, quản lýcông tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư;
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xữ lý vi phạm phạm pháp lệnh vềcông tác văn thư;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư;
- Hợp tác quốc tế trên mọi lĩnh vực văn thư;
Trang 11- Cơ quan đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư:
Công tác văn thư có nội dung phức tạp, nhiều công việc mang tính khoa học và ký thuậtcao Những cán bộ làm các công việc liên quan đến công tác văn thư nói chung và những cán bộchuyên trách công tác văn thư nói riêng tùy theo yêu cầu cụ thể, phải đào taọ ở những mức độkhác nhau Hệ thống đào tạ cán bộ nghiệp vụ ở nước ta hện nay gồm có:
Đào tạo Đại học
Trường đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội là cơ sở đào tạo văn thư cơ quan ởcấp bậc đại học và sau đại học( cao học và nghiên cứu sinh) Trường có các khóa chính quy vàvừa làm vừa học, hằng năm tuyển sinh theo tiểu chuẩn quy định chung của nhà nước Ngoài việcđào tạo ở trong nước, văn thư cơ quan có trình độ dại học còn được đào tạo ở nước ngoài Ngoài
ra còn có trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn thành phố Hồ Chí Minh, Đại học Nội
Vụ Hà Nội
Đào tạo Cao đẵng, Trung học
Đào tạo văn thư cơ quan bậc Trung học do các trường Trug cấp văn thư Lưu trữ Trungương thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước đảm nhiệm Các trường có khóa học Văn thư, Lưutrữ chính quy và tại chức Học sinh được học cả hai nghiệp vụ văn thư chuyên môn văn thư vàlưu trữ Sau khi tốt nghiệp, phần lớn được bố trí làm văn thư cơ quan hoặc lưu trữ chuyên trách.Việc đào tạo cán bộ có trình độ trung cấp thuộc các chuyên nghành: Văn thư, Lưu trữ,Hành chính… còn được quan tâm đào tạo tại các tỉnh phía nam Trường Trung cấp Văn thư Lưutrữ Trung ương là cơ quan giúp Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thực hiện nhiệm vụ này
Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ văn thư
Để đáp ứng nhu cầu thường xuyên nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho các cán bộlàm văn thư chuyên trách và những cán bộ khác làm công việc có liên quan đến công văn thư,hằng năm có nhiều lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ cho các đốitượng làm các nghiệp vụ văn thư tại các cơ quan, tổ chức trong phạm vi cả nước
Ngoài ra các lớp ngắn hạn nói trên, Học viện Hành chính Quốc gia và các địa phương cũng
bố trí chuong trình văn thư trong nội dung giảng dạy của mình
- Những yêu đối với cán bộ văn thư
Tính chất, nội dung công việc và quan hệ tiếp xúc hằng ngày đòi hỏi cán bộ văn thư phảiđảm bảo các yêu cầu sau:
- Yêu cầu về phẩm chất chính trị
- Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ
- Những yêu cầu khác
Trang 12Yêu cầu về phẩm chất chính trị
Cán bộ văn thư hàng ngày tiếp xúc với văn trong bản, có thể năm được những hoạt độngquan trọng của cơ quan, trong đó có cả các vấn đề có tính chất bí mật Vì vậy, đòi hỏi đầu tiêncủa người văn thư cơ quan là yêu cầu về phẩm chất chính trị
- Cán bộ văn thư cơ quan phải thucự hiện đúng chế độ, trung thành với các cơ quan và voíchính mình;
- Cán bộ văn thư cơ quan phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối chính sách của Đảng vànhà nước, giữ vững lập trường của giai cấp vô sản trong bất cứ tình huống nào;
- Người văn thư cơ quan phải luôn luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật củanhà nước, coi việc chấp hành pháp luật là nghĩa vụ của chính mình;
- Cán bộ văn thư cơ quan phải luôn luôn rèn luyện bản thân, coi việc học tập chính trị,nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về nhà nước, về giai cấp vô sản là nghĩa vụ thường xuyên
- Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ
Yêu cầu về nghề nghiệp chuyên môn của văn thư cơ quan phải được thể hiện hai mặt: lýluận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành
- Về lý luận nghiệp vụ:Người cán bộ văn thư phải năm vững lý luận nghiệp vụ công tác
văn thư, trong đó biểu hiện nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều kiện thực tiển để tiếnhành đối với nghiệp vụ đó Bên cạnh sự hiểu biết nghiệp vụ chuyên môn phải có sự hiểu biết một
số nghiệp vụ cơ bản khác để hổ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn của mình Điều quan trọng đặt ra
là không chỉ học tập về lí luận nghiệp vụ ở trường mà còn phải có ý thức luôn luôn học tập nângcao trình độ lý luận nghiệp vụ trong suôt qua trình công tác từng bước hoàn thiện bản thân mìnhcùng với sự hoàn thiện lí luận nghiệp vụ
- Về kỹ năng thực hành: Người cán bộ văn thư cơ quan không chỉ nắm vững lí luận nghiệp
vụ mà còn phải có kỹ năng thực hành Chính ỹ năng thực hành sẻ thước đo năng lực thực tế củangười văn thư cơ quan
- Những yêu cầu khác
Tính chất nội dung công việc đòi hỏi người văn thư cơ quan cuả cơ quan không những phải
có các yêu cầu cơ bản của bất cứ lao động nào như tính trung thực, thẳng thắn, chân thành,nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, công bằng mà đòi hỏi còn phải cónhững yêu cầu dưới đây:
Tính bí mật
Tính bí mật của cán bộ phải được thể hiện cụ thể:
- Có sự kín đáo;
- Có ý thức giữ gìn bí mật;
Trang 13- Rong bất cứ trường hợp nào, khi ra khỏi phòng làm việc không được để văn bản tài liệutrên bàn, những tài liệu có nội dung quan trọng không được vức vào thùng rác;
- Luôn luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí mật của Nhà nước, cơquan
- Không được bỏ sót bất cứ công việc nào trong nhiệm vụ thường ngày cũng như đối vớicông việc đột xuất mới nảy sinh
Tính cẩn thận
Trước khi làm một việc gì hoặc đề xuất một việc gì đều phải suy xét một cách thận trọng,đặc biệt đối với việc phát hiện những sai sót của cán bộ trong cơ quan về công tác văn thư,những trường hợp nghi ngờ văn bản, giấy tờ giả mạo, những nghi vấn về việc sử dụng con dấugiả Tính thận trọng sẻ giúp cán bộ văn thư có được những ý kiến chắc chắn, tránh phạm phải sailầm
Tính ngăn nắp, gọn gàng
Sự ngăn nắp, gọn gàng phải luôn thường trực đối với cán bộ văn thư;
Cán bộ văn thư luôn tiếp xúc với văn bản giấy tờ, nội dung công việc lại phức tạp, nếukhông gọn gàng, ngăn nắp, trật tự thì sẽ ảnh hưởng đến công việc;
Mặt khác, phòng làm việc của cán bô văn thư là nơi nhiều người đến liên hệ công tác nhưxin giấy giới thiệu, tra tìm văn bản, , nếu không trật ngăn nắp sẻ gây ấn tượng không tốt đối vớicán bộ văn thư
Tính tin cậy
Cán bộ công tác văn thư là người tiếp xúc với văn bản, năm được nội dung hoạt động của
cơ quan Vì vậy, cán bộ văn thư luôn luôn thể hiện tính tin cậy:
Do nhiều công việc nên lãnh đạo không thể quan tâm và kiểm tra mọi công việc của vănthư Phần lớn các thủ trưởng đều tin tưởng ở văn thư Vì vậy cán bộ văn thư phải giữ vững sự tincậy đó của thủ trưởng có thể yên tâm làm việc
Mặt khác, cán bộ văn thư phải được đào tạo về nghiệp vụ chuyên môn và luôn luôn đảmbảo nghiệp vụ không sai sót Điều đó làm cho cán bộ lãnh đạo yên tâm
Trang 14Tính nguyên tắc
Nội dung nghiệp vụ văn thư phải được thực hiện theo chế độ quy định của Nhà nước và cơquan, trước hết các quy định của cơ quan như chế độ bảo vệ bí mật, quy dịnh về công tác văn thưlưu trữ Dù bất cứ lúc nào và hoàn cảnh nào cán bộ văn thư cũng phải giữ đúng quy định, khôngđược phép thay đổi các quy định đã được Nhà nước và cơ quan ban hành Đặc biệt, cán bộ vănthư phải ý thức được rằng không có bất cứ một ngoại lệ nào trong các quy định
Trong trường hợp các vấn đề đặt ra có những chi tiết khác với quy định của Nhà nước và
của cơ quan tốt nhất phải xin ý kiến của cán bộ phụ trách có thẩm quyền, không tự ý giải quyết
bất cứ việc gì ngoài quyết định
Công việc của cán bộ văn thư tạo ra môi trường tiếp xúc với nhiều đối tượng khác nhau, vìvậy cán bộ văn thư phải luôn thể hiện sự lễ độ, thân mật với người khác, đồng thời phải tránh sựkhông hài lòng, thái độ suồng xã kiểu bạn bè đối với dồng nghiệp và những người quen biết Đặcbiệt phải tráng nóng vội khi có việc khẩn cấp hoặc nghi ngờ một điều gì đó trong công việc
Tính tế nhị
Tính tế nhị sẻ giúp cho cán bộ văn thư ngày càng chiếm được lòng tin và sự yêu mến củabạn bè đồng nghiệp và mọi người trong cơ quan Điều đó giúp cho cán bộ văn thư tạo được bầukhông khí thỏa mái trong phòng làm việc của mình Đó cũng là những điều kiện để nâng caohiệu quả công việc
1.4 Trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư
Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan
Thủ trưởng cơ quan chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong phạm vi cơ quan mình
và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc Thủtrưởng cơ quan quyết định vấn đề tổ chức – nhân sự làm công tác văn thư, ban hành các quyếtđịnh, quy chế, quyết định các vấn đề về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ hoạt động của vănthư cơ quan Công tác văn thư của cơ quan có làm tốt hay không, trước hết thuộc trách nhiệmcủa Thủ trưởng cơ quan Thủ trưởng cơ quan có thể giao cho Chánh văn phòng hoặc Trưởngphòng hành chính quản lý công tác văn thư trong phạm vi trách nhiệm của mình
Bên cạnh những trách nhiệm nêu trên, Thủ trưởng cơ quan còn có những nhiệm vụ như sau:
Giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến cuả cơ quan hoặc giao cho cán bộ cấpdưới giải quyết những văn bản cần thiết những vẫn phải chịu trách nhiệm chung về việc giảiquyết những văn bản đó;
Tham gia vào việc soạn thảo một số loại văn bản có nội dung quan trọng, liên quan đếnnhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân;
Trang 15Ký những văn bản quan trọng của cơ quan theo quy định của nhà nước, giao cho cấp phó
ký thay những văn bản mà theo quy định thì mình phải ký và những văn bản thuộc phạm vi lĩnhvực công tác đã giao cho cấp phó phụ trách hoặc giao cho Chánh Văn phòng/Trưởng phòngHành chính ký thừa lệnh những văn bản có nội dung ít quan trọng;
Chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;Thu hồi con dấu và giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu để nộp lại cho cơ quan Công annơi đã đăng ký khắc dấu khi cơ quan chia tách, cấp nhận, đổi tên và bị thu hồi con dấu theo quyđịnh của pháp luậ;
- Ngoài ra nhiệm vụ chính nêu trên, tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan mà thủtrưởng cơ quan có thể làm một số việc cụ thể khác như: xem xét và cho ý kiến về việc phân phối,giải quyết văn bản đến cơ quan, tham gia vào việc soạn thảo, kiểm tra việc chấp hành các chế độquy định về công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới, các đơn vị trực thuộc
Trách nhiệm của Chánh văn phòng, trưởng phòng Hành chính( gọi chung là Chánh văn phòng).
Là người trực tiếp giúp Thủ trưởng cơ quan tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác vănthư ở cơ quan mình và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới vàcác đơn vị trực thuộc Chánh văn phòng cần phải ,trực tiêp làm những công việc sau:
- Tham mưu giúp Thủ trưởng cơ quan xấy dựng, tổ chức thực hiện , kiểm tra, đánh giá việcthực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư;
- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo Thủtrưởng cơ quan về những công việc quan trọng;
- Ký thừa lệnh Thủ trưởng cơ quan một số văn bản được Thủ trưởng giao và ký những vănbản do Văn phòng hoặc phòng Hành chính trực tiếp ban hành;
- Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả các văn bản trước khi ký gửi đi;
- Tổ chức việc đánh máy văn bản đi;
- Trong những điều kiện cụ thể, có thể được Thủ trưởng giao làm một số việc thuộc nhiệm
vụ của văn thư chuyên trách
Chánh Văn phòng ( hoặc Trưởng phòng Hành chính ) có thể giao cho cấp phó hoặc cấpdưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thểtrong phạm vi quyền hạn của mình
Trách nhiệm của Thủ trưởng ( cán bộ phụ trách) các đơn vị
Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan về toàn
bộ công tác văn thư của đơn vị và là người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc và kiểm tra công chức, viênchức trong phạm vi đơn vị thực hiện tốt các nhiệm vụ quản lý văn bản, tài liệu đơn vị Cụ thể là:
- Tổ chức giải quyết văn bản đến thuộc phạm vi đơn vị;
- Tổ chức soạn thảo văn bản trong phạm vi đơn vị;
Trang 16- Tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ của đơn vị và lưu trữ cơ quan;
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác của Thủ trưởng giao
Trách nhiệm công chức, viên chức
Tất cả công chức, viên chức của cơ quan nói chung phải thực hiện đầy đủ những nội dungcông tác văn thư có liên quan đến phần việc của mình Cụ thể là:
- Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của Thủ trưởng và cán bộ phụ tráchđơn vi;
- Thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình;
- Lập hồ sơ công việc mình làm và nộp hồ sơ vào lưu trữ theo đúng quy định của cơ quan;
- Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản, tài liệu;
- Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể trong chế độ công tác văn thư của cơ quan
Trách nhiệm của văn thư chuyên trách
Đối với hoạt động quản lý công tác văn thư của cơ quan: Văn thư cơ quan có nhiệm vụ
giúp Chánh văn phòng xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức các hình thức tuyêntruyền, phổ biến, giải thích, hướng dẫn thực hiện, tham mưu các biện pháp kiểm tra, đánh giáviệc thực hiện các quy định về công tác văn thư của các đơn vị, cá nhân, tổ chức các hoạt độngthanh tra, kiểm tra công tác văn thư của các đơn vị
Đối với việc tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đến, văn thư cơ quan thực hiện những nhiệm vụ sau:
- Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến;
- Đăng ký văn bản đến;
- Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn bị, cá nhân;
- Giúp Chánh văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm theo dõi, tổng hợp tình hìnhgiải quyết văn bản đến
Đối với việc tổ chức quản lý văn bản đi, văn thư cơ quan thực hiện những nhiệm vụ sau:
- Tiếp nhận dự thảo, giúp Chánh văn phòng kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trìnhbày;
- Trình lãnh đạo cơ quan ký những văn bản có nội dung đơn giản;
- Ghi số, ngày tháng, đăng ký văn bản;
- Đóng dấu văn bản;
- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi;
- Lưu, bảo quản, phục vụ việc tra cứu, sử dụng các bản lưu
Đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, văn thư cơ quan thực hiện những nhiệm vụ sau:
- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị, cá nhân xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổchức;
Trang 17- Đầu năm, văn thư sau gửi Danh mục hồ sơ cho các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chứclập hồ sơ Trên cơ sở danh mục hồ sơ, Văn thư chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho đơn vị hoặc cá nhân
Trang 18Chương 2: TỔ CHỨC QUẢN LÝ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN
QUẢN LÝ CON DẤU
Gồm những công việc sau:
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Trong hoạt động hàng ngày, các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, công, nông trường, trườnghọc, bệnh viện, đơn vị vũ trang…( sau đây gọi chung là cơ quan ) khi giải quyết các công việcthuộc chức năng nhiệm vụ, quyền hạn được giao đều phải xử lý những vấn đề liên quan tới việcsoạn thảo, ban hành, quản lý và giải quyết các loại văn bản Gỉai quyết tốt vấn đề này sẽ có ýnghĩa thiết thực đến việc nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành của cơquan Đồng thời qua đó góp phần vào việc rèn luyện tính nghiêm túc, khoa học đối với mỗi cán
bộ, công chức trong việc thực hiện những công việc được giao Dưới đây là những vấn đề vềcông tác quản lý và giải quyết văn bản
2.1 Khái niệm.
2.1.1 Văn bản đi:
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, vănbản chuyên ngành do cơ quan, tổ chức phát hành để quản lý ,điều hành công việc theo chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi.Văn bản đi gồm:
- Văn bản quy phạm pháp luật: Luật, các văn bản quy phạm dưới luật như: Nghị định, Nghịquyết, Chỉ thị, Quyết định, Thông tư
- Văn bản hành chính thông thường: Điều lệ, Quy đinh, Quy chế, Đề án, Kế hoạch, Thôngbáo, Báo cáo,…- Văn bản chuyên ngành: Chứng từ thu – chí, báo cáo tài chính, báo cáo thuế, cácbản vẻ trong xây dựng,…
- Các loại bản sao văn bản (sao y, sao lục, trích sao) cũng được xem là văn bản đi của cơquan
Trang 19hoạt động hằng ngày sẽ tiếp nhận được các loại văn bản đến từ cấp trên mang theo nội dung chỉđạo, hướng dẫn, giao nhiệm vụ kế hoạch, kiểm tra đôn đốc… do vậy, văn bản đến phải được tổchức quản lý và giải quyết một cách triệt để.
2.1.2 Quy tắc chung của việc quản lý văn bản đi, văn bản đến:
Một là, tập trung, thống nhất Tất cả văn bản đi do đơn vị, cá nhân soạn thảo, trước khiphát hành phải tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục Đơn vị, cá nhân soạn thảo khôngđược tự ý phát hành văn bản.Tương tự như vậy, tất cả văn bản đến cơ quan, dù bất kỳ từ nguồnnào cũng phải tập trung tại văn thư cơ quan để làm các thủ tục cần thiết trước khi trình lãnh đạo
và phân phối đến các đơn vị Nguyên tắc này được đặt ra nhằm đảm bảo cho việc quản lý vănbản đi, đến được thống nhất, đồng bộ, tránh phân tán, lẫn lộn; giúp văn thư cơ quan theo dõi,thống kê, quản lý văn bản được nhanh chóng, thuận lợi, đảm bảo cho việc thực hiện các hoạtđộng nghiệp vụ của công tác văn thư được thông suốt
Ba là, chặt chẽ, tiết kiệm và theo đúng quy trình do nhà nước quy định
Nguyên tắc này được đặt ra nhằm bảo đảm cho quá trình tổ chức quản lý, giải quyết vănbản không bị phân tán, lẫn lộn, đảm bảo an toàn, tránh thất lạc, mất mát, tiết kiệm được thờigian,công sức, tiền bạc, tạo sự thống nhất, đồng bộ trong việc thực hiện các hoạt động nghiệp
vụ, phục vụ tốt công tác thanh tra, kiểm tra
2.3 Quy trình:
2.3.1 Quy trình quản lý văn bản đi:
2.3.1.1 Kiểm tra thể thức, hình thức, kĩ thuật tình bày văn bản:
Đây là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng
có liên quan Công việc này được giao cho bộ phận văn thư của cơ quan thực hiện nhiệm vụ cụthể bao gồm:
- Soát lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức văn bản;
- Kiểm tra các thành phần thể thức bổ sung;
- Kiểm tra hình thức trình bày văn bản
Trang 202.3.1.2 Trình ký văn bản:
2.3.1.2.1 Quy định về trình ký văn bản:
Văn bản đi của cơ quan thường do cán bộ, chuyên viên am hiểu về từng lĩnh vực phụ tráchsoạn thảo Sau khi soạn thảo, in ấn phải trình cho người có thẩm quyền ký rồi mới ban hành Mọivăn bản do cơ quan ban hành nhất thiết phải có chữ ký của người có thẩm quyền Chữ ký trongvăn bản thể uy quyền và nghĩa vụ của người ký, đồng thời thể hiện tính pháp lý và mức độ tincậy của văn bản Người ký văn bản là người trực tiếp chịu trách nhiệm về nội dung văn bảntrước pháp luật Khi ký văn bản thường gặp 2 trường hợp sau đây:
Trường hợp 1: Đối với văn bản có những nội dung đơn giản như các loại Quyết định cábiệt, công văn, thông báo,… thì chỉ cần trình bản thảo của văn bản đã được kiểm tra về mặt nộidung và hình thức để người có thẩm quyền ký
Trường hợp 2: Đối với những văn bản quan trọng (Các văn bản Quy phạm pháp luật, các
Đề án công tác, Quy định, Quy chế)…), khi trình ký phải trình tất cả các văn bản có liên quan(hồ sơ soạn thảo văn bản) để người ký văn bản xem xét lại toàn bộ quá trình soạn thảo vănTrước khi trình ký, văn bản phải được kiểm tra kỹ về mặt hình thức, nội dung Đồng thờiphải có chữ ký tắt của người phụ trách đơn vị soạn thảo và của văn phòng/phòng hành chínhhoặc người được giao trách nhiệm
2.3.1.2.2 Quy định về ký văn bản:
- Ở những cơ quan làm việc theo chế độ tập thể, việc ký văn bản được quy định như sau:Đối với những vấn đề quan trọng theo quy định của pháp luật hoặc Quy chế/Điều lệ của tổchức phải đưa ra tập thể thảo luận, biểu quyết thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tậpthể ký các loại văn bản của cơ quan, tổ chức Tuy nhiên, theo sự phân công công việc, ngườiđứng đầu chỉ ký những văn bản có nội dung quan trọng Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổchức thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức một số văn bản theo sự ủy quyềncủa thủ trưởng cơ quan và những văn bản liên quan đến lĩnh vực do mình phụ trách Đối vớinhững vấn đề khác, việc ký văn bản được thực hiện giống cơ quan hoạt động theo chế độ thủtrưởng
- Ở những cơ quan hoạt động theo chế độ thủ trưởng, việc ký văn bản được quy định nhưsau:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức được quyền ký tất cả văn bản của cơ quan Người đứngđầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho cấp phó ký thay mặt một số văn bản thuộc lĩnh vựcphân công Trong một số trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyềncho cán bộ dưới mình một cấp ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký Việc giao kýthừa ủy quyền phải thực hiện bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định Ngườiđược ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có
Trang 21thể ủy quyền cho cán bộ dưới một cấp ký thừa lệnh một số văn bản Việc giao ký thừa lệnh phảiđược thể hiện rõ trong quy chế hoạt động của cơ quan và quy chế công tác văn thư của cơ quan,
tổ chức
Khi ký văn bản tuyệt đối không được ký bằng bút chì và bút có màu mực đỏ
2.3.1.3 Ghi số và ngày tháng, đăng ký văn bản:
2.3.1.3.1 Ghi số văn bản:
Số văn bản là số thứ tự của văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành, mỗi văn bản được ghimột số thứ tự riếng theo hệ thống số Ả Rập Ghi số và ghi ngày tháng đối với văn bản đi là yêucầu bắt buộc không loại trừ bất kỳ văn bản nào Việc ghi số văn bản nhằm tạo điều kiện thuận lợicho việc đăng ký, quản lý, thống kê, tra tìm, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện cáchoạt động nghiệp vụ khác trong công tác văn thư và lưu trữ Cách ghi số văn bản được thực hiệnnhư sau:
- Văn bản Quy phạm pháp luật, được ghi một hệ thống số riêng
- Quyết định (cá biệt), Quy định, Quy chế, Hướng dẫn ghi một số hệ thống riêng, vì theoquy định thì bản lưu các văn bản này có thời hạn bảo quản vĩnh viễn Việc ghi số riêng cho cácloại văn bản nhằm mục đích hình thành tập lưu riêng để quản lý, thống kế và giao nộp vào lưutrữ lịch sử được thuận lợi
- Văn bản hành chính thông thường:
+ Nếu cơ quan ban hành trên 2000 văn bản/năm, số văn bản được ghi riêng cho từng loại.+ Đối với những cơ quan ban hành từ 500 đến 2000 văn bản/năm, số văn bản thường đượcghi theo nhóm
+ Đối với những cơ quan ban hành dưới 500 văn bản/năm, số văn bản thường được ghitheo nhóm
- Văn bản của các tổ chức do cơ quan thành lập được sư dụng con dấu của cơ quan để giaodịch (Hội đồng tuyển dụng CCVC, Hội đồng tuyển sinh,…) được ghi số riêng
- Ghi số văn bản đảm bảo đúng trình tự công việc, việc nào giải quyết trước, văn bản củaviệc đó phải được ghi số trước
- Trường hợp ghi sót số, có thể chèn các ký tự a, b, c nhưng phải hạn chế tối đa tình trạngnày
2.3.1.3.2 Ghi ngày tháng của văn bản:
Ngày tháng của văn bản là ngày văn bản được ký chính thức, là ngày văn bản có hiệu lực.Văn bản ban hành ngày nào phải ghi ngày đó, đối với những ngày dưới 10, tháng dưới 3phải thêm số “0” phía trước
Ngày tháng của văn bản là một trong những yếu tố quan trọng giúp các cơ quan quản lý vàtra tìm, nghiên cứu, sử dụng văn bản được thuận lợi
Trang 222.3.1.3.3 Đăng ký văn bản đi:
Đăng ký văn bản đi là việc ghi chép, cập nhật các thông tin của văn bản như: số, ký hiệu,tác giả văn bản, ngày tháng văn bản, tên loại và trích yếu nội dung… vào sổ hoặc cơ sở dữ liệutrên máy tính để quản lý và tra tìm Đâylà công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyểngiao văn bản đến các đối tượng có liên quan vì việc làm này giúp cơ quan quản lý văn bản điđược chặt chẽ; tra tìm và thống kê văn bản được thực hiện
2.3.1.3.4 Lập sổ đăng ký văn bản đi:
- Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản/ năm thì nên chỉ lập hai loại
sổ sau:
+ Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường)
+ Sổ đăng ký văn bản đi mật
- Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản/năm thì có thể lập cácloại sổ sau:
+ Sổ đăng ký văn bản Quy phạm Pháp luật (nếu có), Quyết định, Chỉ thị
+ Sổ đăng ký văn bản ban hành thông thường
+ Sổ đăng ký văn bản Mật
- Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản/ năm thì cần lập ít nhất cácloại sổ sau:
+ Sổ đăng ký văn bản Quy phạm pháp luật (nếu có), Quyết định, Chỉ thị
+ Sổ đăng ký văn bản có tên gọi cụ thể
+ Sổ đăng ký công văn
+ Sổ đăng ký văn bản mật
Lưu ý: Khi lập sổ đăng ký Mật phải căn cứ vào số lượng văn bản mật của cơ quan banhành hằng năm Nếu văn bản Mật có số lượng ít thì không nhất phải lập sổ riêng
2.3.1.3.5 Đăng ký văn bản đi:
Về nguyên tắc, tất cả các văn bản đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn một cách
rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy định Khi đăng ký không dùng bút chì, không dậpxóa hoặc viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây nên sự nhầm lẫn, khó khan trong việc tra tìm
2.3.1.4 Nhân bản, đóng dấu:
2.3.1.4.1 Nhân bản văn bản:
Việc nhân bản văn bản phải đảm bảo các yêu cầu nhanh chóng, chính xác, đúng số lượng;tuyệt đối giữ gìn bí mật thông tin trong văn bản
Trang 232.3.1.4.2 Đóng dấu văn bản và các loại dấu mật, khẩn, chức danh, họ tên người ký (nếu có):Các cơ quan được sử dụng con dấu khẳng định giá trị pháp lý, hiệu lực thi hành của vănbản trong công việc thực hiện các thủ tục hành chính giữa các cơ quan, tổ chức và công dân.Đóng dấu cơ quan.
- Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ, tức là chữ kýcủa Thủ trưởng hoặc người Thủ trưởng ủy quyền ký Tuyệt đối không được đóng dấu vào giấytrắng
- Dấu đóng vào văn bản phải rõ rang, đúng mẫu mực theo dấu quy định chung của nhànước Dấu chỉ được đóng trùm lên 1/3 bên trái chữ ký
Đóng dấu treo: dấu treo là dấu được đóng vào bên trên, bên trái tên cơ quan ban hành hoặctiêu đề văn bản nhằm đảm bảo tính chân thực và tính pháp lý của các văn bản
Đóng dấu giáp lai: dấu giáp lai là dấu đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặcphụ lục văn bản nhằm ngăn ngừa việc làm thất lạc; các loại biên bản, các phụ lục kèm theo cácvăn bản khác, nếu có từ 2 trang trở lên
Việc đóng dấu treo và dấu giáp lai trong văn bản do người soạn thảo văn bản đề xuất,người ký văn bản quyết định.Đóng dấu lên phụ lục kèm theo bản chính Việc đóng dấu lên phụlục của văn bản do người ký văn bản quyết định, dấu đóng lên trang đầu, trùm một phần, bên tráitên cơ quan, tổ chức hoặc tên phụ lục
Đóng dấu Mật, Khẩn: trong trường hợp văn bản ban hành là văn bản Mật hoặc văn bảnKhẩn thì phải đóng dấu chỉ mức độ Mật, Khẩn Dấu Khẩn, Mật được trinh bày dưới số và kýhiệu của văn bản Trong trường hợp văn bản vừa mang mức độ Khẩn vừa mang mức đọ Mật thìdấu Mật được trình bày trên dấu Khẩn
Đóng dấu chức danh, dấu họ và tên: đối với những văn bản được mẫu hóa (không ghi rõchức danh người ký) ta phải đóng dấu chức danh và dấu họ tên người ký văn bản
2.3.1.5 Làm thủ tục, chuyển phát văn bản đi:
2.3.1.5.1 Lựa chọn và trình bày bì:
Văn bản của cơ quan trước khi chuyển đi cho các đối tượng có liên quan đều phải để trong
bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ thông tin Phong bì gửi văn bản làm bằng giấy bền, dai,ngoài không nhìn rõ chữ bên trong.Ngoài bì phải ghi rõ ràng và chính xác tên cơ quan gửi, tên vàđịa chỉ cơ quan hoặc người nhận, số và ký hiệu văn bản, số lượng văn bản (nếu có) dể chuyểnnhanh chóng, chính xác đến người nhận, tránh mọi sự nhầm lẫn có thể xảy ra
Đối với những văn bản có dấu hiệu “Khẩn”, tương ứng như trong văn bản Vị trí đóng dấu
ký hiệu này ở dưới chỗ ghi số và ký hiệu văn bản bằng mực đỏ
Trang 24Đối với những văn bản “Mật” khi chuyển giao phải làm bì riêng Giấy làm bì dung loạigiấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấy nội dung văn bản bên trong, hồ dán phải dính, khóbóc.
2.3.1.5.2 Vào bì và dán bì:
Tùy theo số lượng và đọ dày của văn bẩn mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì Khi gấpvăn bản cần chú ý để mặt giấy có chữ vào trong Khi vào bì, dán bì cần tránh nhàu văn bản,không để hò dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không bịnhăn Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khố bóc
2.3.1.5.3 Chuyển phát văn bản:
Chuyển phát trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan
Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
Chuyển phát văn bản qua bưu điện
Chuyển phát văn bản qua máy Fax, qua mạng
Chuyển phát văn bản mật
2.3.1.6.3 Sắp xếp bảo quản phục vụ nghiên cứu sử dụng bản lưu:
Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp như sau:
- Văn bản được đánh số riêng theo từng loại thì được sắp xếp theo từng loại;
- Nếu tài liệu nhiều có thể chia theo tháng;
- Đối với các tài liệu khác, có thể lập thành các tập lưu;
- Văn bản được đánh số theo từng nhóm thì sắp xếp riêng theo nhóm;
- Trường hợp số văn bản được ghi chung cho các loại, các bản lưu được sắp xếp theo trình
tự ban hành của chúng
2.3.2 Quy trình quản lý văn bản đến:
2.3.2.1 Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại hồ sơ:
Khi tiếp nhận văn bản, văn thư phải kiểm tra kỹ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêmphong (nếu có)…
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
Trước hết là chia văn bản đến thành hai loại:
+ Loại đăng ký bao gồm các văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân
+ Loại không đăng ký bao gồm các sách, báo, tư liệu tham khảo…
Loại đăng ký thì được chia thành hai loại:
- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho các tổ chức Đẳng, các đoàn thể trong
cơ quan và các bì văn bản gửi đích danh người nhận Đối với những bì văn bản gửi đích danhngười nhận, nếu là văn bản có liên quan đến công việc chung của cơ quan thì cá nhân nhận vănbản có trách nhiệm chuyển giao cho văn thư để đăng ký
Trang 25- Loại do văn thư cơ quan bóc bì: Bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản
có đóng dấu mức độ “Khẩn”
2.3.2.2 Bóc bì, đóng dấu “đến”, ghi số đến, ngày đến.
Sau khi phân loại xong, văn thư tiến hành bóc bì văn bản, khi bóc bì văn bản cần chú ýmấy điểm sau đây:
- Những bì văn bản có dấu “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” phải được ưu tiênbóc trước để trình lãnh đạo giải quyết kịp thời
- Đối với bì văn bản mật: theo hướng dẫn tại Thông tư số: 12/2002/TT-BCA (A11), ngày19/9/2002 của Bộ Công an thì việc bóc bì văn bản mật được tiến hành như sau:
+ Trường hợp văn bản đến có đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì văn thư chỉđược phép vào sổ ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì Nếu người có tên trên bì đivắng thì chuyển ngay đến người có trách nhiệm giải quyết Văn thư không được bóc bì
+ Không được làm rách, mất chữ của tài liệu Địa chỉ nơi gửi, dấu của bưu điện phải giữlại để tiện kiểm tra khi cần thiết
+ Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác định một sựviệc nào đó hoặc những văn bản có ngày nhận cách quá xa ngày ban hành thì cần phải giữ lại bì
và đính kèm với văn bản để đối chiếu khi cần thiết
Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư trừu những vănbản được ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định của cơ quan (hóa đơn, chứng từ kếtoán, )
Tất cả văn bản đến thuộc dạng phải đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”, ghi sốđến và ngày đến (có thể ghi cả giờ đến trong trường hợp cần thiết) Đối với bản Fax thì cần chụplại trước khi đóng dấu “Đến”; văn bản qua mạng, trong trường hợp cần thiết có thể in và đóngdấu “Đến”
Đối với những văn bản không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không cần đóng dấu
“Đến”, các văn bản này được chuyển cho cơ quan, đơn vị có liên quan theo dõi, giải quyết.Dấuđến phải đóng rõ ràng bằng mực đỏ ở phần giấy trống dưới số, ký hiệu văn bản (đối với nhữngvăn bản có tên loại hoặc dưới trích yếu nội dung văn bản (đối với công văn) hoặc khoảng giấytrống dưới ngày tháng năm của văn bản
2.3.2.3 Đăng ký văn bản đến:
Đăng ký văn bản đến là việc ghi chép, cập nhật các thông tin của văn bản đến như số đến,ngày đến, tác giả văn bản, tên loại trích yếu nội dung văn bản Vào số hoặc cơ sở dữ liệu trongmáy vi tính để quản lý và tra tìm Việc đăng ký văn bản đến có thể được thực hiện theo 2 phươngpháp, đó là đăng ký truyền thống và đăng ký bằng máy tính
Trang 26Tùy theo số lượng văn bản đến hằng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lậpcác loại số phù hợp.Đối với những cơ quan tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến trong một năm thìcần lập ít nhất hai loại sổ sau:
- Sổ đăng ký văn bản đến
- Sổ đăng ký văn bản mật đến
Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến 5000 văn bản đến trong một năm nên lậpcác loại hồ sơ sau:
- Sổ đăng ký văn bản của các Bộ, ngành, cơ quan thuộc Trung ương
- Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác
- Sổ đăng ký văn bản mật đến Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bảnđến một năm thì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhấtđịnh và sổ đăng ký văn bản mật đến
2.3.2.4 Trình và chuyển giao văn bản đến:
Trình văn bản đến sau khi văn bản được đăng ký xong phải được kịp thời trình cho ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được giao trách nhiệm (gọi chung là người có thẩmquyền) xem xét, cho ý kiến phân phối chỉ đạo giải quyết.Người có thẩm quyền căn cứ vào nộidung của văn bản; quy chế làm việc của cơ quan; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tácđược giao cho từng đơn vị, cá nhân để cho ý kiến phân phối giải quyết văn bản Đối với nhữngvăn bản đến có liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủtrì, đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giả quyết của mỗi đơn vị, cá nhân.Sau khi có ý kiếnphân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản được chuyển trở lại văn thư đểđăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn thư
Sao văn bản đến Văn bản đến cơ quan có thể liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân khácnhau Vì vậy cần phải sao, in để phục vụ yêu cầu giải quyết công việc Sau khi văn bản đến đã có
ý kiến phân phối, văn thư cơ quan thiết hành sao chụp văn bản Việc sao văn bản thường áp dụngcác phương pháp sau:
- Sao photocopy: Là bản chụp lại toàn bộ văn bản, loại bản sao này chỉ có giá trị tham khảotrong một thời điểm nhất định, chúng không có giá trị phấp lý khi thi hành và không có giá trịlưu trữ lâu dài
- Sao đánh máy văn bản gồm:
+ Sao Y: là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo đúngthể thức quy định Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính
+ Sao lục: là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung văn bản, được thực hiện từ bản sao y bảnchính và trình bày theo thể thức quy định
Trang 27+ Trích sao: là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quyđịnh Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.
Chuyển giao văn bản Văn bản đến sau khi đã có ý kiên phân phối chỉ đại giải quyết củangười có thẩm quyền, Văn thư cơ quan phải chuyển văn bản đến đúng đối tượng có trách nhiệmgiải quyết Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:
- Nhanh chóng: Văn bản cần được chuyển giao cho các đối tượng có liên quan ngay trongngày hoặc chậm nhất là vào đầu giờ làm việc của ngày hôm sau
- Đúng đối tượng: Văn bản phải được chuyển đúng đơn vi, cá nhân có thẩm quyền giảiquyết
- Chặt chẽ: Khi chuyển giao văn bản phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người nhận vănbản phải ký nhận Đối với những văn bản có dấu “Thượng Khẩn”, “Hỏa tốc” cần phải ưu tiênchuyển giao trước và phải ghi rõ thời gian chuyển.Việc chuyển giao văn bản được thực hiện nhưsau:
- Đối với các văn bản quy phạm pháp luật, nội dung văn bản liên quan đến lĩnh vực gì thìchuyển cho đơn vị, cá nhân phụ trách lĩnh vực đó để lập hồ sơ nguyên tắc
- Văn bản có nội dung liên quan đến các công việc do đơn vị, cá nhân theo dõi, giải quyếtthì chuyển trực tiếp văn bản cho đơn vị, cá nhân để lập hồ sơ công việc
- Văn bản có liên quan đến nhiều đơn vị, thì bản chính được chuyển cho đơn vị, cá nhânchủ trì, các đơn vị, cá nhân phối hợp nhận bản sao
- Khi nhận được bản chinh của máy Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, văn thư cơ quancũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số đến, ngày đến và chuyển cho đơn vị, cá nhân đã nhận bản Faxhoặc văn bản chuyển qua mạng
- Việc chuyển giao văn bản có thể được thực hiện theo các phương pháp như chuyển giaotrực tiếp, chuyển giao qua mạng hoặc kết hợp giữa hai phương pháp trên
- Đối với việc chuyển giao văn bản “Mật”, “Tối mật” và “Tuyệt mật” Nếu văn thư khôngđược giao phụ trách văn bản “Mật” thì chỉ cần ghi vào sổ phần ghi ngoài bì, sau đó chuyển giaođến tay người nhận và ký vào sổ chuyển giao văn bản Trong trường hợp Văn thư cơ quan đượcgiao phụ trách thì thực hiện các công việc như đối với việc xử lý văn bản thường Nếu văn bản
“Mật” có số lượng nhiều thì làm sổ chuyển giao riêng Trường hợp số lượng văn bản “Mật” ít,thì sử dụng chung với sổ chuyển giao văn bản thường, nhưng phải có thêm cột ghi mức độ
“Mật”.Khi chuyển giao văn bản, văn thư cần lập sổ chuyển giao để tiện theo dõi, tránh tình trạngthất lạc, mất mác tài liệu Đối với những cơ quan tiếp nhận sưới 2000 văn bản đến một năm thìnên sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để chuyển gia văn bản Những cơ quan, tổ chức tiếp nhậntrên 2000 văn bản một năm thì nên lập sổ chuyển giao riêng
Trang 282.3.2.5 Nghiên cứu, giải quyết, theo dõi, đôn đốc kiểm tra tiến độ giải quyết văn bản đến:
Đây được coi là một khâu quan trọng bậc nhất của cán bộ công chức làm công tác văn thưnói riêng và của các Văn phòng, các phòng Hành chính của cơ quan nói chung
Giải quyết văn bản đến tại các đơn vị, sau khi nhận được văn bản đến, cán bộ nhận văn bảnphải vào sổ của đơn vị mình và trình văn bản cho Thủ trưởng đơn vị xem xét, cho ý kiến phânphối, giải quyết sau đó văn bản được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết Khi nhậnđược văn bản đến, các đơn vị và cá nhan có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn đượcpháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan Đối với những văn bản có mức độkhẩn phải được ưu tiên giải quyết trước, không được chậm trễ.Đối với những văn bản có liênquan đến các đơn vị, cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nha chủ trì giải quyết văn bản cần gửi văn bảnhoặc bản sao văn bản đó (kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo của người có thẩmquyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xétphê duyệt, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân
có liên quan.Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Tất cả các văn bản đến có ấn định thời gian giải quyết theo quy định của pháp luật hoặcquy định của cơ quan phải theo dõi, đôn đốc thời gian giải quyết Trách nhiệm theo dõi, đôn đốcviệc giải quyết văn bản đến được quy định như sau:
- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc cá đơn vị, cá nhân giải quyếtvăn bản đến theo đúng thời hạn quy định
- Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, văn thư cơ quan có nhiệm vụ tổng hợp sốliệu về văn bản đến, bao gồm: Tổng số văn bản đến; văn bản đến đã giải quyết; Văn bản đã đếnhạn nhưng chưa được giải quyết… để báo cáo cho người được giao trách nhiệm Trường hợp cơquan chưa ứng dụng máy tính để theo dõi việc giải quyết văn bản đến thì văn thư phải lập sổ đểtheo dõi việc giải quyết văn bản đến
2.4 Quản lý và sử dụng con dấu:
2.4.1 Khái niệm và tầm quan trọng của việc quản lý và sử dụng con dấu:
2.4.1.1 Khái niệm:Con dấu là vật thể được khắc chìm hoặc nổi với mục đích tạo ra một hình dấu cố định trên văn bản.
2.4.1.2 Tầm quan trọng của con dấu
Con dấu là thành phần khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, văn bản không có con dấu lànhững văn bản không có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành.Con dấu là thành phần biểu thị vị trícủa cơ quan trong hệ thống bộ máy nhà nước, là một trong những yếu tố quan trọng giúp cơ quan
tự nhân danh mình thực hiện các hoạt động giao dịch, trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhânkhác Con dấu còn là thành phần quan trọng giúp cơ quan, tổ chức tránh được tình trạnh giả mạogiấy tờ Con dấu cong là thành phần xác định văn bản là nguồn dữ liệu đáng tin cạy cho các nhà
Trang 29sử học và là nguồn tư liệu chính xác cho các nhà nghiên cứu sử dụng vào các mục đích nghiêncứu của mình.
2.4.2 Các loại con dấu:
- Cơ quan nhà nước:
+ Có hình Quốc huy
+ Không có hình Quốc huy
- Đảng: + Có hình Búa liềm
+ Không có hình Búa liềm
2.4.3 Quy định và quản lý và sử dụng con dấu:
Việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo các quy định sau đây:
- Mỗi cơ quan, tổ chức và các chức danh Nhà nước chỉ được sử dụng con dấu Trongtrường hợp cần có thêm con dấu thứ hai cùng nội dung như con dấu thứu nhất phải có ký hiệuriêng để phân biệt với con dấu thứ nhất
- Các cơ quan, tổ chức có chức năng cấp văn bằn, chứng chỉ, thẻ, chứng minh nhân dân, thithực, và có dán ảnh thì được khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho việc công tác,nghiệp vụ, nhưng phải được cơ quan, tổ chức đã ra quyết định thành lập cơ quan, tổ chức đó chophép, nội dung con dấu phải giống con dấu thứ nhất
- Con dấu làm xong phải được đăng ký mẫu tại cơ quan Công an và chỉ được sử dụng saukhi đã được cấp Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu Cơ quan, tổ chức bị mất Giấy chứng nhận đãđăng ký con dấu phải nộp lệ phí theo quy định của Bộ Tài chính Nghiêm cấm việc tự sửa chữanội dung con dấu sau khi đã đăng ký Cơ quan, tổ chức khi bắt đầu sử dụng con dấu mới thì phảithông báo giới thiệu mẫu con dấu mới
- Việc đóng dấu vào các loại văn bản, giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan,
- Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức thay đổi tên tổchức thì phải làm thủ tục khắc lại con dấu mới và nộp lại con dấu cũ
Trang 30- Cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải tạo điều kiện dể các cơ quan có thẩm quyền kiểmtra việc chấp hành các quy định về quản lý và sử dụng con dấu.
- Con dấu của cơ quan, tổ chức bị thu hồi trong những trường hợp sau:
+ Có quyết định chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, kết thức nhiệm vụ, chuyển đổi hìnhthức sở hữu
+ Doanh nghiệp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh theo quyết định của cơquan có thẩm quyền hoặc có các vi phạm theo quy định của pháp luật
+ Con dấu bị mất được tìm thấy sau khi đã có thông báo mất
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức bị thu hồi con dấu thro quy định tại khoản này phải thuhồi con dấu và giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu để nộp lại cho cơ quan Công an đãđăng ký
- Trường hợp tạm đình chỉ sử dụng con dấu, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thành lập cơquan, tổ chức sử dụng con dấu đó và cho phép sử dụng con dấu đó phải thu hồi con dấu, giấychứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu và thông báo cho cơ quan Công an nơi đăng ký và các cơquan, tổ chức có liên quan
2.4.4 Bảo quản con dấu và nguyên tắc đóng dấu:
2.4.4.1 Bảo quản con dấu:
Con dấu được bảo quản cẩn thận tại trụ sở làm việc của cơ quan, không được phép mangcon dấu ra khỏi cơ quan khi chưa có sự đồng ý của người có thẩm quyền Con dấu phải được treotrên giá, cất vào tủ có khóa cẩn thận, không để con dấu trên bàn khi không có mặt tại phòng làmviệc Khi con dấu bị bẩn, không được dùng vật nhọn để cậy chất bụi, bẩn bám trên con dấu, cóthể dùng xăng và bàn chải lông mềm để cọ rủa con dấu
2.4.4.2 Nguyên tắc đóng dấu:
- Con dấu được đóng trùm từ ¼ đến 1/3 bên trái của chữ ký
- Không được đóng dấu vào các văn bản chưa có chữ ký của người có thẩm quyền, khôngđóng vào giấy trắng, giấy nháp
- Dấu phải được đóng khi văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền, không đượcđóng trước khi ký
- Dấu đóng phải ngay ngắn, rõ ràng, không được chồng lên nhau, không nhòe mực
Trong trường hợp đóng dẫu sai thì phải hủy bỏ văn bản và làm lại văn bản mới
Trang 31Chương 3: LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ
CƠ QUAN3.1 Khái niệm, vị trí, tác dụng của việc lập hồ sơ
Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một số vấn đề, một
sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có thể có cùng một đặc điểm về thể loiaj, tác giả, thoi gian hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chắc năng, nhiệm vụ của cơ quanhoặc của một cá nhân
Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong qua trình giải quyết công việc thànhtừng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc trưng khác của văn bản đồng thời sắp xếp và biên mụcchúng theo một phương pháp khoa học
Lập hồ sơ hiện hành là khái niệm dung chỉ việc lập hồ sơ đối với các bản vừa giải quyếtxong của cơ quan và do cán bộ viên chức hoặc văn thư cơ quan lập Nếu trong một cơ quan côngtác lập hồ sơ hiện hành được thực hiện tốt sẽ có tác dụng sau
oMục đích và ý nghĩa của lập hồ sơ
Một là nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, nhân viên
Hai là giúp cơ quan đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ
Ba là tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ
3.1.2 Nội dung và yêu cầu của lập hồ sơ.
3.1.2.1 Nội dung của lập hồ sơ.
- Mở hộp
- Thu nhập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong qua trình theo dõi, giải quyết côngviệc vào hồ sơ
- Kết thúc và biên mục hồ sơ
3.1.2.2 Yêu cầu của lập hồ sơ.
Một là Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị
Chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị là cơ sở cho những hoạt động của cơ quan,đơn vị đó Mỗi cơ quan, đơn vị đều có chức năng nhiệm vụ nhất định do Nhà nước hoặc cơ quancấp trên giao Do đó, văn bản hình thành trong quá trình hoạt độngchẽ với nhau và phải phản ánhđược trình tự giải quyết công việc hoặc trình tự diễn biến của sự việc
Nhìn chung mọi sự việc, vấn đề do cơ quan giải quyết đều phải trải qua một quá trình hoặcngắn, hoặc dài Nói cách khác, đều có khởi đầu và kết thúc Văn bản hình thành trong quá trìnhgiải quyết công việc có mối liên quan chặt chẽ với nhau, đó là khách quan chứ không phụ thuộcvào ý muốn chủ quan của con người Hồ sơ lập ra có đảm bảo mối liên hệ khách quan của vănbản thì mới phản ánh các vấn đề, sự việc được trọn vẹn, giữ được mối liên hệ bên trong của
Trang 32chúng Do đó giúp cán bộ cơ quan nghiên cứu, sử dụng tài liệu được dễ dàng và hoàn chỉnh.Thực hiện yêu cầu này, đòi hỏi người lập phải biết phân định hồ sơ cho phù hợp, không xé lẻnhững văn bản có liên quan về một sự việc, vấn đề để lập thành những hồ sơ khác nhau.Yêu cầu này sẽ không thể thực hiện khi lập hồ sơ theo các đặc trưng về hình thức của văn bản.
Ba là Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đềuTrong thực tế hoạt động của các cơ quan, văn bản phản ánh về một vấn đề, sự việc thường hìnhthành khá nhiều, trong đó có những văn bản có ý nghĩa lịch sử, ý nghĩa thực tiễn lâu dài, cónhững văn bản chỉ có ý nghĩa thực tiễn trong thời gian ngắn, thậm chí không còn ý nghĩa gì saukhi công việc đã được giải quyết Các loại văn bản nói trên do giá trị khác nhau, yêu cầu nghiêncứu, sử dụng không giống nhau nên thời hạn bảo quản chúng cũng sẽ khác nhau Chẳng hạn, vănbản có ý nghĩa lịch sử sẽ phải giao nộp cho lưu trữ Nhà nước tức các trung tâm (kho) lưu trữquốc gia, văn bản có ý nghĩa thực tiễn lâu dài sẽ bảo quản lâu dài ở lưu trữ cơ quan, còn văn bản
có ý nghĩa thực tiễn trong thời gian ngắn thì có thể giữ lại ở các đơn vị tổ chức trong cơ quanmột thời gian nhất định, rồi tiêu hủy theo sự hướng dẫn của lưu trữ cơ quan, đối với những vănbản không còn ý nghĩa thì có thể loại hủy Do đó, khi lập hồ sơ, cần chú ý phân biệt giá trị củacác văn bản, sao cho các văn bản trong một hồ sơ có giá trị đồng đều Nếu đảm bảo được yêu cầunày, sẽ làm tăng thêm chất lượng văn bản được bảo quản, phục vụ nghiên cứu được tốt, tạo điềukiện thuận lợi cho công tác bảo quản, cán bộ lưu trữ sẽ khỏi mất công điều chỉnh hoặc lập lại hồsơ
Tuy nhiên, không nên hiểu yêu cầu này một cách cứng nhắc, bao giờ cũng tách rời từngvăn bản trong hồ sơ để xét giá trị của chúng Vì trong thực tế, có những hồ sơ gồm các văn bản
có liên quan mật thiết với nhau, toàn bộ văn bản hợp thành mới tạo nên giá trị của hồ sơ đó.Trong trường hợp này, phải xem xét giá trị của chúng trong mối liên quan với các văn bản kháccủa hồ sơ, ví dụ như hồ sơ về một vụ án, hồ sơ về thanh tra, kiểm tra, hồ sơ cán bộ
Bốn là Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản
Muốn cho hồ sơ lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể dùng làm bằng chứng pháp lý, thì đòihỏi các văn bản trong hồ sơ phải đúng thể thức văn bản do Nhà nước quy định, nghĩa là phải cóquốc hiệu, tên cơ quan, số ký hiệu văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản, chữ ký của người
có thẩm quyền, dấu của cơ quan Nếu văn bản do cơ quan Nhà nước ban hành mà thiếu nhữngyếu tố trên, sẽ không có giá trị pháp lý Xét về lâu dài, những văn bản như vậy sẽ không thể trởthành sử liệu đáng tin cậy Do vậy, khi lập hồ sơ, cần coi trọng đúng mức yêu cầu này, chú ý thuthập và lựa chọn những tài liệu đảm bảo thể thức
Khi lập hồ sơ, cần phải làm tốt công tác biên mục bên trong và bên ngoài bìa hồ sơ nhằmgiới thiệu thành phần và nội dung văn bản trong hồ sơ để tra tìm, nghiên cứu được nhanh chóng
và thuận lợi
Trang 33Năm là hồ sơ được biên mục đày đủ và chính xác:Khi lập hồ sơ, cần phải làm tốt công tác
biên mục bên trong và bên ngoài hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần và nội dung văn bản trong hồ
sơ để tra tìm nghiên cứu được nhanh chón và thuận lợi
3.2 Xây dựng ban hành quản lý và sử dụng danh mục hồ sơ
Khái niệm: Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan, đơn vị cần phải lập trong
3.2.1 Các loại danh mục hồ sơ.
- Danh mục hồ sơ của cơ quan: Là bảng dự kiến toàn bộ hồ sơ hình thành trong quá trìnhhoạt động của một cơ quan, tổ chức
- Danh mục hồ sơ của đơn vị: Là bảng dự kiến các hồ sơ hình thành trong quá trình hoạtđộng của một đơn vị tổ chức
3.2.1.1.Ý nghĩa của việc lập danh mục hồ sơ
- Giúp cán bộ viên chức lập hồ sơ đầy đủ, chính xác, giúp đơn vị cá nhân xác định tráchnhiệm lập hồ sơ của mình;
- Giúp cho việc phân loại, sắp xếp tài liệu và laaph hồ sơ trong cơ quan, đơn vị được chủđộng hợp lí, khoa học thuận tiện;
- Giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị nắm được toàn bộ công việc cưa cơ quan và công việccủa từng cán bộ thừa lệnh;
- Góp phần nêu cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan, đơn vị đốivới việc lập hồ sơ;
- Danh mục hồ sơ là căn cứ đánh giá xếp loại công chức viên chức
Trang 343.2.2.1 Cách lập danh mục hồ sơ.
Văn thư cơ quan
-Văn bản đề nghị góp ýCác đơn vị
- Danh mục hồ sơ-Văn bản đóng góp ý kiếncủa các dơn vị
Văn thư cơ quan
Danh mục hồ sơ đã được điềuchỉnh, bổ sung
Giải thích : Văn thư cơ quan, lưu trữ của cơ quan dự kiến danh mục hồ sơ của từng đơn vị
tổ chức( tổ, phòng, ban) trong cơ quan Sau đó đưa cho cán bộ phụ trách và cán bộ nhân viên củacác đơn vị tham gia ý kiến, rồi tổng hợp, bổ sung hoàn chỉnh thành danh mục hố sơ của cơ quan,trình thủ trưởng cơ quan xem xét và ký duyệt
Cách làm này sẽ nhanh hơn nhưng khó làm vì nó đòi hỏi văn thư cơ quan lưu trữ phải nắmbắt chức năng , nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và nhiệm vụ của từng cán bộ, nhân viên cũng nhưnhững yêu cầu nghiên cứu của cán bộ thì mới lập được danh mục hồ sơ chính xác, phù hợp.Phương pháp này thường được vận dụng để lập danh mục cho những cơ quan có cơ cấu tổ chứcđơn giản
3.2.2 Căn cứ xây dựng danh mục hồ sơ
Để xây dựng DMHS, chúng ta phải có những căn cứ sau:
- Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ nhân viên trong
cơ quan;
- Kế hoạch hoạt động của cơ quan, các chế độ hội họp, chế độ báo cáo, tổ chức công tácvăn thư, quan hệ giữa cơ quan, đơn vị mình với cơ quan đơn vị khác; chương trình, kế hoạch của
cơ quan đơn vị ;
- Các loại văn bản, tài liệu của cơ quan làm ra và văn bản, tài liệu của cơ quan khác gửiđến, các loại hồ sơ đã lập trong năm trước;
- Các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, bảng thời hạn bảo quản mẫu, kinhnghiệm xác định giá trị tài liệu của những năm trước;
Trang 35- Việc xây dựng danh mục hồ sơ cần dần bước, sau mỗi năm cần rút kinh nghiệm để danhmục hồ sơ ngày càng hoàn thiện, sát với thực tế điều kiện thuận lợi cho việc lập hồ sơ trong cơquan, đơn vị.
3.2.3 Cấu tao và và phương pháp xây dựng.
Cách thứ 2 các đơn vị lập
Gỉai thích: Từng cán bộ, nhân viên căn cứ vào chức năng nhiệm vụ Chương trình Kếhoạch công tác trong năm tới và nhiệm vụ cụ thể của mình để dự kiến những hồ sơ mình cầnlập Đưa choc cán bộ phụ trách đơn vị tham gia ý kiến Cán bộ phụ trách đơn vị tập hợp các bản
dự kiến của từng cá nhân trong đơn vị, bỏ những hồ sơ trùng lặp hoặc không cần lập, bổ sungnhững hồ sơ còn thiếu thành văn bản danh mục hồ sơ của đơn vị Văn thư cơ quan, lưu trữ giúpvăn phòng hoặc Phòng hành chính tổng hợp danh mục hồ sơ của từng đơn vị cá nhân thành danhmục hồ sơ của từng đợn vị thành danh mục hồ sơ của cơ quan Trình thủ trường xem xét, kýduyệt
Cách làm này giúp danh mục hồ sơ được chính xác hơn nhưng thời gian thường bị kéo dài
Để làm tốt đòi hỏi văn thư cơ quan, lưu trữ cần phải kiểm tra đôn đốc Hướng dẫn nghiệp vụ,phương pháp lập hồ sơ Phương pháp này được áp dụng khi cơ quan có cơ cấu tổ chức phức tạp,khố lượng công việc nhiều
Danh mục hồ sơ mỗi năm làm một lần vào tháng cuối năm để sử dụng cho năm sau Đốivới những cơ quan có tốt chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ công việc ổn định howcj ít thay đổi
Trang 36thì tập trung xây dựng một lần đầu, những năm sau chỉ cần bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp vớichương trình kế hoạch mới và tiếp tục sử dụng.
3.2.3.1.Mẫu danh mục hồ sơ
Mẫu 1 DANH MỤC HỒ SƠ
(Ban hành kèm theo Quyết định số … ngày … tháng … năm của ….)
Bản danh mục hồ sơ này có ……… (1) hồ sơ, bao gồm:
……… (2) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;
……… (2) hồ sơ bảo quản có thời hạn
Hướng dẫn ghi các cột
1 Cột 1: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ Số đánh liên tục cho toàn bản danh mục Cuối mỗi
đề mục để chừa thêm một số dòng dự trữ đề phòng phải mở thêm hồ sơ đột xuất
Ký hiệu là chữ viết tắt của đơn vị hoặc lĩnh vực hoạt động Ví dụ: Văn phòng ký hiệu là
VP hoặc ghi theo ký hiệu riêng của cơ quan (được quy định trong Quy chế văn thư, lưu trữ cơquan)
2 Cột 2: Ghi các đơn vị có hồ sơ và tên hồ sơ: Thứ tự các đơn vị trong cơ quan ghi bằngchữ số la mã (I, II, ) thứ tự hồ sơ ghi bằng chữ số Ảrập (1, 2,…) Đơn vị quan trọng xếp lêntrước Nếu cơ quan có dưới ba đơn vị, ít hồ sơ thì ghi thẳng tên các hồ sơ Thứ tự các đơn vịđánh theo a, b, c…
3 Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ (Căn cứ vào Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tàiliệu của cơ quan)
4 Cột 4: Ghi họ, tên người lập hồ sơ
5 Cột 5: Ghi những ghi chú cần thiết
3.3 Phương pháp lập hồ sơ công việc.
Khái niệm: Hồ sơ công việc là một tập văn bản có nội dung liên quan với nhau về một vấn
đề nào đề, sự việc hoặc có cùng đặc trưng như tác giả tên gọi hình thành trong quá trình giảquyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị Lập hồ sơ công việc được thểhiện như sau:
Số và ký
hiệu HS Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ
Thời hạn bảo quản
Đơn vị/ người
Trang 37hồ sơ mới và bổ sung hồ sơ đó vào danh mục.
Đối với những cơ quan không có danh mục hồ sơ thì từng cán bộ nhân viên căn cứ vàonhiệm vụ được giao, căn cứ vào công việc thường xuyên giải quyết và thực tế tài liệu tiến hành
mở hồ sơ
3.3.2 Thu thập văn bản, tài liệu để đưa vào hồ sơ.
Đây là phần quan trọng nhất của công việc công tác lập hồ sơ, thực hiện tốt nhất phần việcnày sẽ góp phần làm hoàn thiện hồ sơ.Để làm tốt công việc này, trong quá trình giải quyết côngviệc, các cá nhân phải chú ý đến sưu tầm, tập hợp tất cả các tài lieuj có liên quan để đưa vào hồsơ
Nguồn văn bản, tài liệu chủ yếu được sưu tầm, tập hợp vào hồ sơ là nguồn văn bản đi- đến.Tuy nhiên cần lưu ý các tài liệu khó sưu tầm như các các loại phát biểu của lãnh đâọ tham gia dựcác hội nghị
Việc thu thập tài liệu vào hồ sơ phải đảm bảo các yêu cầu: Nhanh chóng, chính xác Vănbản, tài liệu liên quan đến việc nào phải được đua vào hồ sơ của việc đó Tuyệt đói không được
để lẫn lộn văn bản, tài liệu hồ sơ này với hồ sơ khác
3.3.3 Phân chia các đơn vị bảo quản, sắp xếp văn bản trong hồ sơ.
Sau khi thu thập đầy đủ tài liệu có liên quan đến từng công việc, ta liền tiến hành loại bỏcác bản nháp, tài liệu tham khảo trung thừa, tài liệu hét giá trị Những tài liệu còn có giá trị nếuquá 300 tờ nên chia thành các tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản
Sắp xếp tài liệu theo trình tự thời gian
Cách này, văn bản ban hành trước được sắp xếp lên trên, các văn bản ban hành sau sẽ lầnlượt được sắp xếp dưới Cách sắp xếp này thường được áp dụng đối với hồ sơ phản ánh sự việc,vấn đề theo trình tự thời gian và hồ sơ lập theo đặc trưng tên gọi văn bản, đặc trưng tác giả
Sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc
Cách sắp xếp này sẽ theo trình tự mà các văn bản hình thành trong quá trình giải quyếtcông việc Theo cách này, các văn bản được sắp xếp thoe trình tự phát sinh, phát triển và kết thúccủa vấn đề
Trang 38Sắp xếp theo giá trị pháp lý của văn bản
Theo cách sắp xếp này, văn bản có giá trị pháp lý cao hơn được sắp xếp trên văn bản có giátrị pháp lý thấp hơn sẽ được xếp dưới
Sắp xếp theo vị trí cơ quan ban hành
Theo cách này văn bản do cơ quan có vị trí cao hơn sẽ được xếp trên văn bản do cơ quan
có vị trí thấp hơn ban hành lần lượt được xếp dưới
3.3.4.1 Đánh số tờ
Là việc ghi số thứ tự cho mỗi taiflieeuj trong hồ sơ để cố định vị trí sắp xếp, thống kê,quản lý và tra tìm văn bản được nhanh chóng Số tờ được ghi bằng bút chì, ở góc trên, bên phảicủa mỗi tờ văn bản Khi đánh số tờ cần chú ý một số điểm sau:
- Nếu đánh sót số thì phỉa thêm các ký hiệu,a,b,c vào sau các số sót;
- Nếu đánh nhảy số, phảo ghi chú vào Mục lục văn bản;
- Nếu văn bản có ảnh đi kèm để minh họa cho nội dung tài liệu, ta phải cho ảnh vaophong bì và đính kèm với văn bản;
- Nếu một văn bản cod khổ giấy to gấp khôi khổ giấy của các văn bản còn lại thì khi đánh
số tờ tq phải đánh cho văn bản hai số thứ tự khác nhau
3.3.4.1 Viết mục lục văn bản.
Mục lục văn bản là thống kê tất cả các tài liệu trong một hồ sơ
Mục lục văn bản có tác dụng giới thiều một cách có hệ thống thành phần, nội dung củatừng văn bản vả vị trí sắp xếp của chúng trong hồ sơ để quản lý, tra cứu được thuận lợi Ngoải racòn nhằm mục đích thống kê và cố định thứ tự sắp xếp văn bản của hồ sơ nhằm tạo điều kiệnthuận lợi cho công tác bảo quản
Mục lục văn bản được in sẵn trên giays A4 thành tờ riêng và sắp xếp trước các văn bản của
hồ sơ Thông thương, chỉ những hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn, lâu dài và những hồ soe có
từ hai văn bản trở lên thì mới cần lập mục lục này/ Mục lục văn bản có cấu tạo như sau:
Trang 39Số TT Số, ký hiệu
văn bản
Ngày tháng văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Tác giả văn
Hướng dẫn cách ghi các cột:
(1)Ghi số thứ tự của văn bản từ 1 đến hết
(2) Ghi số và ký hiệu của văn bản (nếu không có số và ký hiệu thì không ghi mà ghi vàocột ghi chú)
(3) Ghi ngày tháng trong văn bản ( nếu không có ngày tháng thì không ghi mà ghi vào cộtghi chú)
(4)Ghi tên loại và trích yếu của văn bản
(5) Ghi tên cơ quan ban hành văn bản
(6) Ghi tờ số: tức là tờ đầu của văn bản là số mấy thì ghi số đó vào (ví dụ: đây là văn bảntập số 3, có 4 tờ, tờ đầu tiên của văn bản là tờ số 10, ghi là 10-14)
(7) Ghi một số điều cần thiết khác: thiếu dấu, thiếu chữ ký, dự thảo, có bút tích, mật…
3.3.4.3 Viết bìa hồ sơ