Báo cáo thực tập tại UBND huyện yên lập, tỉnh phú thọ

Mục tiêu của đề tài- Nắm được tổng quan sơ lược về UBND huyện Yên Lập, tỉnh Phú Thọ; - Khảo sát công tác Văn phòng tại UBND huyện Yên lập, nắm được chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ và Tên: Đinh Tuấn Phương

BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1D

KHÓA 2012 – 2016

Tên cơ quan: Văn phòng HĐND & UBND Huyện Yên Lập

Địa chỉ: Thị trấn Yên Lập, huyện Yên Lập, tỉnh Phú Thọ

Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Đinh Thế Anh – Phó Chánh Văn phòng Giảng viên hướng dẫn: ThS Lâm Thu Hằng

Hà Nội – 2016

Ảnh: Trụ sở UBND huyện Yên Lập

Tên, địa chỉ, số điện thoại của UBND huyện Yên Lập, tỉnh Phú Thọ.

Địa chỉ cơ quan: Thị trấn Yên Lập, huyện Yên Lập, tỉnh Phú Thọ

Điện thoại: 0210.3 622 327

Email: tttdtyenlap@gmail.com

2 Mục tiêu của đề tài

- Nắm được tổng quan sơ lược về UBND huyện Yên Lập, tỉnh Phú Thọ;

- Khảo sát công tác Văn phòng tại UBND huyện Yên lập, nắm được chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Yên Lập;

- Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòngcủa của Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ,

cơ cấu tổ chức của văn phòng;

- Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong vănphòng;

- Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư của Văn phòng HĐND & UBND huyện;

- Đánh giá trung thực, khách quan, xác định được những ưu điểm – hạn chế vềthực trạng công tác hành chính văn phòng tại Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên

Lập Từ đó, đưa ra một số đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động củacông tác văn phòng tại Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập.

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng của đề tài: Công tác hành chính văn phòng tại Văn phòng HĐND

& UBND huyện Yên Lập

- Phạm vi của đề tài: Công tác tổ chức, điều hành hoạt động của văn phòng;công tác Văn thư – Lưu trữ; công tác quản trị và sử dụng trang thiết bị văn phòng; …

4 Nguồn tài liệu tham khảo

Các Văn bản Quy phạm pháp luật như:

Luật Tổ chức chính quyền địa phương, số 77/2015/QH13 ngày 19 tháng 6 năm2015;

Luật Ban hành VBQPPL số 17/2008/QH12 ngày 03 tháng 06 năm 2008;

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ,Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội Vụ,Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội Vụ,Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;…

Các văn bản quản lý của UBND huyện Yên Lập: Quy chế làm việc của Uỷ bannhân dân huyện Yên Lập nhiệm kỳ 2011- 2016, ban hành kèm theo Quyết định số1025/QĐ-UBND, ngày 26 tháng 9 năm 2011; Quyết định số 1829/QĐ-UBND ngày

31 tháng 12 năm 2010 của UBND huyện Yên Lập về việc ban hành chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND huyện; Quy chếcông tác văn thư và lưu trữ của UBND huyện Yên Lập, ban hành kèm theo Quyếtđịnh số 861/QĐ-UBND, ngày 25 tháng 7 năm 2014

Báo cáo kiến tập của sinh viên Đinh Thị Thu Thủy lớp Đại học Quản trị Vănphòng K1C và một số văn bản tài liệu của UBND huyện Yên Lập.

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu của sinh viên các trường về thực tập tạiUBND huyện Yên Lập, tuy nhiên mới chỉ có Báo cáo kiến tập của sinh viên Đinh ThịThu Thủy lớp Đại học Quản trị Văn phòng K1C trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, đềcập đến lĩnh vực hành chính văn phòng;

6 Phương pháp nghiên cứu

B TỔNG QUAN SƠ LƯỢC VỀ HUYỆN YÊN LẬP, TỈNH PHÚ THỌ

1 Đơn vị hành chính:

Gồm 16 xã: Mỹ Lung, Mỹ Lương, Lương Sơn, Xuân An, Xuân Viên, XuânThủy, Hưng Long, Thượng long, Nga Hoàng, Trung Sơn, Đồng Thịnh, Phúc Khánh,Ngọc Lập, Ngọc Đồng, Minh Hòa, Đồng Lạc và thị trấn Yên Lập.

Trên địa bàn huyện có 55 km đường quốc lộ70B đi qua; 06 tuyến đường tỉnh lộ

là các tuyến đường ĐT313, ĐT313B, ĐT321, ĐT321B, ĐT313D và ĐT321C, toàn bộcác tuyến đường tỉnh lộ trên địa bàn huyện Yên Lập có chiều dài là 54 km

3 Địa hình

Yên Lập là huyện miền núi, địa hình đa dạng và phức tạp, có nhiều dãy núi cao,

độ dốc lớn, hệ thống suối, khe, ngòi hẹp và dốc lại phân bố không đều làm cho địahình bị phân cách mạnh Địa bàn huyện có thể phân thành 3 tiểu vùng chính

Tiểu vùng 1: các xã vùng hạ huyện (vùng thấp): Là vùng địa hình núi thấp, đồi

cao gồm các xã Minh Hoà, Đồng Lạc, Ngọc Đồng, Ngọc Lập, Phúc Khánh phù hợpcho phát triển các loại cây công nghiệp lâu năm (chè) và cây nguyên liệu giấy, đồngthời sản xuất chế biến vật liệu xây dựng Tuy nhiên, do địa hình phân cách nên việcphát triển hệ thống thuỷ lợi gặp nhiều khó khăn

Tiểu vùng 2: Các xã vùng Trung huyện (vùng giữa) gồm các xã Xuân Viên,

Xuân Thuỷ, Hưng Long, Đồng Thịnh, Thương Long, Thị trấn Yên Lập Đây là vùngthung lũng được tạo bởi hai sườn núi cao phía đông và tây huyện, đất được hình thành

do bồi tụ trong qúa trình phong hoá có thành phần cơ giới chủ yếu là đất thịt trungbình và thịt nặng, phù hợp cho phát triển sản xuất cây lương thực (lúa, ngô) theohướng chuyên canh và thâm canh cao, phát triển những giống lúa chất lượng cao;đồng thời phát triển công nghiệp chế biến nông sản và dịch vụ

Tiểu vùng 3: Các xã vùng Thượng huyện, gồm các xã Mỹ Lung, Mỹ Lương,

Lương Sơn, Xuân An, Nga Hoàng và Trung Sơn Đây là vùng địa hình bị phân cáchmạnh, một số khu vực đồi núi có độ dốc cao trên 25°, về mùa mưa thường xảy ra lũquét, về mùa khô lại hay bị hạn Trong tiểu vùng có một số khoáng sản và một vàiđiểm danh lam thắng cảnh và di tích lịch sử Do vậy tiểu vùng này phù hợp với pháttriển lâm nghiệp với các loại cây lấy gỗ và cây đặc sản có giá trị kinh tế cao; pháttriển cây ăn quả, cây công nghiệp; phát triển dịch vụ du lịch và có thể khai thác quặngsắt ở xã Lương Sơn, Xuân An

4 Khí hậu, thuỷ văn và sông ngòi

Yên Lập nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới, nhiệt độ trung bình năm vàokhoảng 22,5°C, cao nhất 39°C và thấp nhất 4 - 5°C Có hai mùa chính: Mùa đônglạnh và khô hạn, kéo dài từ tháng 11 đến tháng 2 năm sau với nhiệt độ trung bình14,2°-18°; mùa hè nóng và mưa nhiều, kéo dài từ tháng 6 đến tháng 9 với nhiệt độtrung bình 28 - 30°C Lượng mưa trung bình năm là 1.570 mm Độ ẩm trung bìnhtrong năm là 86 - 89%, cao nhất lên đến 90% vào tháng 7.8 và thấp nhất xuống đến62% thường vào tháng 12 hàng năm

Chế độ thuỷ văn phụ thuộc vào cấu tạo địa hình Mực nước trong các suối, khe,ngòi, hồ chưá nước trong địa bàn huyện lên xuống thất thường, đột ngột phụ thuộcvào các trận mưa lớn trong mùa mưa Mực nước tại các suối hàng năm là +25,45m,

mực nước lũ lịch sử từng đạt đến +56,62 m Hàng năm thường xảy ra lũ ống gây ngậplụt cục bộ, có thể kéo dài đến 2 ngày tuỳ thuộc vào từng trận mưa lớn.

Trên địa bàn Huyện không có sông chảy qua, chủ yếu có các suối nhỏ đổ rangòi (Ngòi Lao, Ngòi Giành) Ngòi Lao bắt nguồn từ Mũi Kim (tỉnh Yên Bái) chảyqua địa phận các xã Mỹ Lung, Mỹ Lương Ngòi Giành bắt nguồn từ Nghĩa Tâm (tỉnhYên Bái) chảy qua địa phận các xã Trung Sơn, Xuân An, Xuân Viên, Lương Sơn,sang xã Phượng Vĩ (huyện Cẩm Khê) rồi đổ ra sông Thao

Nhìn chung, chế độ khí hậu và thuỷ văn trên địa bàn tương đối khắc nghiệt, gâykhông ít khó khăn cho sản xuất nông nghiệp và cho đời sống của người dân trongHuyện

5 Các nguồn tài nguyên thiên nhiên

5.1 Quỹ đất đai

Tổng diện tích tự nhiên của Yên lập là 43.746,5 ha, chiếm 12,41% diện tích tựnhiên của tỉnh Phú Thọ Trong tổng diện tích đất tự nhiên đất nông nghiệp là39.288,26ha chiếm 89,62% Trong tổng diện tích đất nông nghiệp, đất sản xuất nôngnghiệp là 11.189,42ha chiếm 25,52%; đất lâm nghiệp là 27.086,41ha 61,79% và đấtnuôi trồng thuỷ sản là 1.010,04ha chiếm 2,30% Trong diện tích đất sản xuất nôngnghiệp, đất trồng cây hàng năm là 5.073,10ha, chỉ chiếm 11,57% Đất phi nôngnghiệp của Huyện có 4.348,81ha, chiếm 9,92% diện tích đất tự nhiên, trong đó đất ở

là 783,32ha chiếm 1,79%; đất chuyên dùng là 2067,32 ha, đất quốc phòng an ninh là1196,47ha và đất dùng vào mục đích công cộng 777.19 ha Đất chưa sử dụng củahuyện có diện tích là 200,55 ha chiếm 0,46 % tổng diện tích tự nhiên Với quỹ đấtnhư trên, huyện Yên Lập có nhiều thuận lợi trong phát triển nông nghiệp, đặc biệt làcây lâm nghiệp và cây công nghiệp lâu năm

5.2 Tài nguyên khoáng sản, nước

Theo số liệu điều tra về địa chất và báo cáo thuyết minh dự án khảo sát đo đạcxác định khu vực quản lý khai thác và bảo vệ khoáng sản trên địa bàn huyện thì YênLập có tổng số 18 điểm mỏ và điểm quặng nằm rải rác ở các xã trong huyện, trong đó

có 9 mỏ đá (ở xã Phúc Khánh, Ngọc Lập, Mỹ Lung, Mỹ Lương, Trung sơn); 2 mỏthan bùn (ở Thị trấn Yên Lập và xã Nga Hoàng); 3 mỏ quặng sắt (ở Lương Sơn, XuânThuỷ và Thị trấn Yên Lập); 3 mỏ chì kẽm (ở Đồng Thịnh, Phúc Khánh); 1 mỏ chì bạc(ở Thượng Long) Các mỏ khoáng sản trên địa bàn huyện hầu hết chưa được điều tra,khảo sát, đánh giá chính xác trữ lượng và chất lượng Qua thăm dò ước tính trữ lượng

và chất lượng các mỏ này đều ở mức trung bình và nhỏ, tuy nhiên đây sẽ là nguồn tàinguyên quan trọng thúc đẩy sự phát triển kinh tế của huyện

Nguồn tài nguyên nước huyện Yên Lập không lớn kể cả nước mặt và nướcngầm, nguồn nước ít bị ô nhiễm, nguồn nước ngầm có chất lượng tốt cho sinh hoạt vàphục vụ sản xuất

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN YÊN LẬP, TỈNH PHÚ THỌ

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Yên Lập

1.1.1 Chức năng:

Uỷ ban nhân dân (UBND) huyện Yên Lập do Hội đồng nhân dân huyện(HĐND) bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhànước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân huyện và cơ quan nhànước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của

cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảođảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng,

an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, gópphần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từTrung ương tới cơ sở

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sáchđịa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân sách địaphương Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng

phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết trìnhHội đồng nhân dân huyện quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chínhcấp trên trực tiếp;

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhândân xã xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội đồng nhândân xã về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;

- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã

b) Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, Uỷ ban nhândân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện thông qua các chương trình khuyếnkhích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản ở địa phương và tổ chức thực hiệncác chương trình đó;

- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơcấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng phát triển ngành;

- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;

- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã;

c) Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyệnthực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạchphát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;

- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ ởcác xã;

d) Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thựchiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựngthị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện quy hoạchxây dựng đã được duyệt;

- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ sởtheo sự phân cấp;

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiệnpháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở vàquỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấpcủa Uỷ ban nhân dân tỉnh

e) Trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyệnthực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra việcchấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch trênđịa bàn huyện;

- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt độngthương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại,dịch vụ, du lịch trên địa bàn

g) Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao,

Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thểdục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi đượccấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáodục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức cáctrường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ đạo việcxoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử;

- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong trào

về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ

và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do địa phươngquản lý;

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế, trạm

y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo

vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ,chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hoá gia đình;

- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành nghề y,dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổchức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhânđạo

h) Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban nhândân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả thiêntai, bão lụt;

- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chấtlượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn huyện; ngănchặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa phương

i) Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhândân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang vàquốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản lýlực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công táchuấn luyện dân quân tự vệ;

- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ,giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp viphạm theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựnglực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực hiện cácbiện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm phápluật khác ở địa phương;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộkhẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ anninh, trật tự, an toàn xã hội

k) Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhândân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn giáo;

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch, dự

án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùngsâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo;quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của côngdân ở địa phương;

- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn giáohoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật và chínhsách của Nhà nước theo quy định của pháp luật

l) Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện nhữngnhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấphành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên

và nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện;

- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân thị trấn, xã thực hiện các biệnpháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chứckinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi íchhợp pháp khác của công dân;

- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ chứctiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân; hướng dẫn,chỉ đạo công tác hoà giải ở xã;

m) Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ bannhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dântheo quy định của pháp luật;

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyênmôn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân dân cấp trên;

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của Uỷban nhân dân cấp trên;

- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;

- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ởđịa phương trình Hội đồng nhân dân huyện thông qua để trình cấp trên xem xét, quyếtđịnh

- Xây dựng quy hoạch phát triển đô thị của huyện trình Hội đồng nhân dânhuyện thông qua để trình cấp trên phê duyệt;

- Thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân về quy hoạch tổng thể xâydựng và phát triển đô thị của huyện trên cơ sở quy hoạch chung, kế hoạch xây dựngkết cấu hạ tầng kỹ thuật đô thị, biện pháp bảo đảm trật tự công cộng, giao thông,phòng, chống cháy, nổ, bảo vệ môi trường và cảnh quan đô thị; biện pháp quản lý dân

cư đô thị và tổ chức đời sống dân cư trên địa bàn;

- Thực hiện quản lý và kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nướctrên địa bàn theo sự phân cấp của Chính phủ; tổ chức thực hiện các quyết định xử lý

vi phạm trong xây dựng, lấn chiếm đất đai theo quy định của pháp luật;

- Quản lý, kiểm tra đối với việc sử dụng các công trình công cộng được giaotrên địa bàn; việc xây dựng trường phổ thông quốc lập các cấp; việc xây dựng và sửdụng các công trình công cộng, điện chiếu sáng, cấp thoát nước, giao thông nội thị,nội thành, an toàn giao thông, vệ sinh đô thị ở địa phương;

- Quản lý các cơ sở văn hoá - thông tin, thể dục thể thao của thị xã, huyện thuộctỉnh; bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắngcảnh

do huyện quản lý.

1.1.3 Cơ cấu tổ chức:

Lãnh đạo UBND huyện Yên Lập gồm: Chủ tịch và các Phó Chủ tịch phụ trách

về lĩnh vực kinh tế và văn hóa - xã hội

Khối Phòng, Ban chuyên môn Quản lý nhà nước thuộc UBND huyện Yên Lập gồm có:

 Phòng Nội vụ

 Phòng Tư pháp

 Phòng Tài chính - Kế hoạch

 Phòng Tài nguyên và Môi trường

 Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội

 Phòng Văn hóa và Thông tin

 Phòng Giáo dục và Đào tạo

 Phòng Y tế

 Thanh tra huyện

 Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân

 Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

- Trung tâm VHTT&DL

- Trung tâm GDTX

- Trung tâm bồi dưỡng Chính trị

- Trung tâm Quản lý thị trường

- Bệnh viện Đa khoa

- Trường PTDT Nội trú

- Ban QLDA ĐTXD

- Văn phòng cấp quyền sử dụng đất

- Ban QLDACCTCC và TTPTCCN

Khối Đơn vị Nội chính thuộc UBND huyện Yên Lập gồm có:

- Ban chỉ huy quân sự huyện

- Công an huyện

- Chi cục thuế

- Tòa án nhân dân

- Viện kiểm sát nhân dân

- Hạt kiểm lâm

Khối các Đơn vị Hành chính thuộc UBND huyện Yên Lập gồm có các xã:

Mỹ Lung, Mỹ Lương, Lương Sơn, Xuân An, Xuân Viên, Xuân Thủy, HưngLong, Thượng long, Nga Hoàng, Trung Sơn, Đồng Thịnh, Phúc Khánh, Ngọc Lập,Ngọc Đồng, Minh Hòa, Đồng Lạc và Thị trấn Yên Lập

- Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Yên Lập: (Xem phụ lục: 01)

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của của Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập

Căn cứ Quyết định số: 1829/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2010 của UBNDhuyện Yên Lập về việc ban hành Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền

hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập Văn phòngHĐND & UBND huyện Yên Lập được tổ chức và hoạt động như sau:

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng

Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập được tổ chức, làm việc theo chế

độ Thủ trưởng, cơ cấu tổ chức của Văn phòng gồm:

a Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng;

Chánh Văn phòng là thủ trưởng cơ quan Văn phòng, là người quản lý và điềuhành mọi hoạt động của Văn phòng và chịu trách nhiệm trước thường trực HĐND &UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện trong việc thực hiện nhiệm vụ của Vănphòng;

- Đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế làm việc của Thường trực HĐND

và UBND huyện;

- Chánh Văn phòng được thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện ký các báo cáonhanh, hàng tháng, hàng quý, đột xuất, các thông báo, công văn thông báo ý kiến chỉđạo công việc của UBND huyện, giấy mời họp của UBND huyện gửi đến các cấp, cácngành trong huyện, sao các văn bản, và ký giấy giới thiệu cho Thủ trưởng các ngành

đi công tác trong và ngoài huyện;

- Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước (Trung ương

và địa phương) trong cơ quan Văn phòng;

- Chủ tài khoản của Văn phòng

Các Phó Chánh Văn phòng: Giúp việc cho Chánh Văn phòng, chịu trách nhiệmtrước Chánh Văn phòng về các lĩnh vực công tác được phân công; chỉ đạo chuyênviên được phân công theo dõi các lĩnh vực công tác để thực hiện các quyết định củaTrung ương, UBND tỉnh và UBND huyện;

- Được ký thay Chánh Văn phòng thuộc lĩnh vực được phân công;

- Được Chánh Văn phòng ủy quyền cho một Phó Chánh Văn phòng điều hànhcông việc chung của Văn phòng và được ủy quyền tài khoản cho Phó Chánh Vănphòng khi Chánh Văn phòng đi vắng.

- Giải quyết một số công việc cụ thể khác do Thường trực HĐND và UBNDhuyện giao

b Các chuyên viên được phân công tổng hợp và theo dõi các lĩnh vực kinh tế,văn hóa – xã hội, an ninh, quốc phòng;

Nhiệm vụ của Chuyên viên là giúp Lãnh đạo Văn phòng; thường xuyên theodõi, đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp và phân tích tình hình hoạt động kinh tế, văn hóa –

xã hội, an ninh, quốc phòng của các nhanh, các cấp được phân công theo dõi trongviệc thực hiện nhiệm vụ kinh tế, văn hóa – xã hội, an ninh, quốc phòng trong việcchấp hành các văn bản của cấp trên, các chủ trương của Đảng và Nhà nước, của Tỉnh

ủy, UBND tỉnh, Huyện ủy, HĐND và UBND huyện nhằm phản ánh kịp thời, phục vụ

sự chỉ đạo điều hành của HĐND, UBND huyện;

Nghiên cứu các văn bản của Đảng và Nhà nước, nhất là các văn bản quản lýNhà nước có liên quan đến lĩnh vực công tác được phân công, đề xuất với Lãnh đạoVăn phòng trong việc triển khai, tổ chức thực hiện các văn bản đó một cách chínhxác, kịp thời;

Chuyên viên được tham gia các cuộc họp của HĐND, UBND huyện và cáccuộc họp với các cấp, ngành trong huyện khi bàn về các việc thuộc phạm vi mình theodõi; được phát biểu đề xuất ý kiến của mình trong cuộc họp, hội nghị Khi được phâncông, có trách nhiệm trực tiếp làm thư ký cuộc họp và soạn thảo các văn bản cần thiếttrình HĐND và UBND huyện ban hành;

Chuyên viên phải rèn luyện kỹ năng nhiệm vụ quản lý Nhà nước; tổ chức tốtcông tác thông tin (tiếp nhận hồ sơ công việc và nộp hồ sơ lưu trữ một cách khoahọc); biên tập thành thạo các văn bản quản lý Nhà nước theo đúng trình tự, nội dung,

thẩm quyền và thể thức theo quy định hiện hành của Nhà nước trong lĩnh vực quản lýđược phân công;

Chuyên viên có nhiệm vụ chuẩn bị nội dung, cung cấp tình hình thuộc lĩnh vựcmình phụ trách, dự tiếp và làm việc với các đoàn khách tỉnh, huyện bạn và các đoànnước ngoài đến làm việc với huyện theo sự phân công của Chánh, Phó Chánh Vănphòng Chuyên viên không làm thay công việc chuyên môn thuộc trách nhiệm của cácphòng ban trực thuộc;

Chuyên viên Văn phòng do Lãnh đạo Văn phòng phụ trách phân công làm việctrực tiếp với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện lĩnh vực công tác được phâncông Khi nhận nhiệm vụ trực tiếp từ Thường trực HĐND huyện, Chủ tịch, các PhóChủ tịch UBND huyện, chuyên phải báo cáo với Lãnh đạo Văn phòng về công việcthực hiện, hoặc sau khi kết thúc để tổng hợp theo dõi chung

c Các Bộ phận trực thuộc Văn phòng:

Bộ phận tổng hợp

Bộ phận hành chính – quản trị, kế toán – tài vụ

- Công tác văn thư – lưu trữ

- Công tác quản trị, kế toán – tài vụ

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính:

d Các bộ phận chuyên môn nghiệp vụ thuộc Văn phòng do Chủ tịch UBNDhuyện quyết định

e Biên chế hành chính của Văn phòng do UBND huyện quyết định trong tổngbiên chế hành chính của huyện được UBND tỉnh giao

f Chế độ làm việc và quan hệ công tác

 Chế độ làm việc

- Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng Chánh Văn phòng là thủ trưởng

cơ quan Văn phòng, chịu trách nhiệm quản lý và chỉ đạo điều hành mọi hoạt động củaVăn phòng;

- Các bộ phận trực thuộc Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng

về mọi hoạt động của bộ phận mình theo chức năng nhiệm vụ tại Quy định này và cácnhiệm vụ cụ thể do Lãnh đạo Văn phòng giao;

- Chuyên viên làm việc theo sự chỉ đạo, giao việc của Chủ tịch, các Phó Chủtịch, Thường trực HĐND huyện, theo sự quản lý chuyên môn của Lãnh đạo Vănphòng huyện trong công tác tổ chức xử lý thông tin, tổng hợp tình hình kinh tế - xãhội

 Chế độ ban hành văn bản của UBND huyện

- Chánh Văn phòng thống nhất việc ban hành các hình thức văn bản của UBNDhuyện từ khâu soạn thảo, trình ký đến khâu ban hành Người đứng đầu cơ quan soạnthảo phải chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của văn bản do cơ quan mìnhsoạn thảo, sau khi soạn thảo phải thông qua Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Vănphòng kiểm tra về nội dung, thể thức văn bản và ký tắt vào văn bản mới trình Chủtịch, các Phó Chủ tịch huyện ký ban hành Bộ phận Văn thư chỉ được phép xử lýnhững văn bản sau khi có ý kiến chỉ đạo của Chánh, Phó Chánh Văn phòng;

- Các Hội nghị HĐND, UBND huyện, giao ban hàng tuần giữa Chủ tịch với cácPhó Chủ tịch UBND huyện và Chánh, Phó Chánh Văn phòng do Chuyên viên tổnghợp ghi biên bản Các Hội nghị chuyên đề do Chuyên viên theo dõi lĩnh vực chuyênmôn đó ghi biên bản và soạn thảo thông báo kết luận hội nghị, chậm nhất 3 ngày sauphải có thông báo kết quả Hội nghị

 Chế độ sinh hoạt Văn phòng

- Sáng thứ hai hàng tuần, Chánh, Phó Chánh Văn phòng, Chuyên viên tổng hợpgiao ban với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện và các ngành;

- Mỗi tháng 1 lần Lãnh đạo Văn phòng sinh hoạt với cán bộ, công chức đểthống nhất công việc nội bộ của Văn phòng;

- Mỗi quý cơ quan Văn phòng phối hợp với Chi ủy, Công đoàn và các đoàn thểtrong cơ quan để thông báo tình hình công tác, sinh hoạt chuyên đề hoặc phổ biến cácchủ trương chính sách mới của Đảng và Nhà nước;

- Cuối năm tổ chức hội nghị cán bộ, công chức để tổng kết công tác chuyênmôn,

tổng kết công tác thi đua – khen thưởng và phát động cán bộ công chức thực hiệnnhiệm vụ công tác trong năm tới

 Quan hệ công tác

Quan hệ giữa Văn phòng với Văn phòng Huyện ủy:

- Văn phòng quan hệ chặt chẽ với Văn phòng Huyện ủy trong việc xây dựngchương trình công tác tháng, năm; báo cáo tình hình, dự kiến những nội dung cần đưa

ra trong cuộc họp giao ban chung của Thường trực Huyện ủy, Thường trực HĐND vàUBND huyện;

- Quan hệ phối hợp để có sự phân công mỗi Văn phòng trong việc nắm bắt tìnhhình các mặt ở địa phương hoặc chuẩn bị các nội dung công tác, các dự án trìnhThường trực Huyện ủy, HĐND và UBND huyện;

- Quan hệ giữa Văn phòng với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện và UBND các xã, thị trấn:

- Văn phòng có mối quan hệ mật thiết, phối hợp công tác hàng ngày với các cơquan chuyên môn thuộc UBND huyện và UBND các xã, thị trấn để giúp Thường trựcHĐND, UBND huyện nắm bắt mọi hoạt động của các cấp, các ngành; đôn đốc các

cấp, các ngành, các đơn vị thực hiện các Chỉ thị, Quyết định và các văn bản điều hànhcủa Thường trực HĐND và UBND huyện; thực hiện các chế độ báo cáo theo quyđịnh;

- Hướng dẫn giúp đỡ Văn phòng HĐND và UBND các xã, thị trấn, các phòngban, ngành, các đơn vị về phương pháp thu thập thông tin, báo cáo để phối hợp trêndưới kịp thời, nhạy bén và thông suốt

Quan hệ giữa Văn phòng với Văn phòng HĐND và Văn phòng UBND tỉnh:

- Văn phòng thường xuyên quan hệ với các cơ quan chuyên môn trực thuộcVăn phòng HĐND và Văn phòng UBND tỉnh để nắm bắt các thông tin về quản lý,tiếp nhận những kinh nghiệm tiên tiến về quản lý văn phòng, những trang thiết bị hiệnđại về văn phòng, những quy chế làm việc, quản lý văn bản, nhằm thực hiện cải cáchthủ tục hành chính, nâng cao chất lượng hiệu quả công tác văn phòng

1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng

1.2.2.1 Vị trí và chức năng của Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập

Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập là cơ quan chuyên môn trực thuộcUBND huyện, có chức năng tham mưu tổng hợp; tham mưu giúp việc cho UBNDhuyện về hoạt động của UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện về chỉ đạo,điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động củaHĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹthuật cho hoạt động của HĐND & UBND

Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập chịu sự chỉ đạo toàn diện củaUBND huyện về tổ chức, biên chế và công tác, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn

và kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng HĐND và Đoàn đại biểu Quốc hộitỉnh và Văn phòng UBND tỉnh; có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tài sảnriêng để giao dịch

1.2.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

- Xây dựng các chương trình làm việc của HĐND, Thường trực HĐND,UBND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện, giúp Thường trực HĐND &UBND huyện tổ chức thực hiện chương trình đó

- Phối hợp với các ban của HĐND để giúp Thường trực HĐND chuẩn bị cácbáo cáo về các hoạt động của HĐND; chuẩn bị các báo cáo của UBND huyện, tổ chứcsoạn thảo các văn bản do Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND giao

- Giúp HĐND, Thường trực HĐND và UBND huyện theo dõi, đôn đốc các cơquan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, HĐND & UBND cấp xã, thị trấn trongviệc chuẩn bị các văn bản đó để HĐND, Thường trực HĐND & UBND huyện xemxét, quyết định

- Kiểm tra thủ tục chuẩn bị các văn bản của các cơ quan chuyên môn thuộcUBND huyện cùng cấp và UBND cấp dưới, trình UBND huyện quyết định hoặc đểUBND huyện trình cấp có thẩm quyền quyết định

- Đảm bảo việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin được thườngxuyên, kịp thời, chính xác phục vụ công tác chỉ đạo của HĐND, Thường trực HĐND

& UBND, các ban của HĐND thực hiện chế độ thông tin báo cáo lên cơ quan Nhànước cấp trên theo quy định

- Phối hợp với các đơn vị chức năng tổ chức, triển khai thực hiện các văn bảnquy phạm pháp luật, các Nghị quyết, Quyết định của HĐND, UBND và các cơ quannhà nước cấp trên

- Phục vụ kỳ họp HĐND và các phiên họp, làm việc của UBND, Thường trựcHĐND, Chủ tịch UBND và các Ban của HĐND huyện với các đơn vị chuyên môn,các đoàn thể nhân dân và UBND xã, thị trấn

- Biên tập và quản lý hồ sơ, tài liệu hoạt động của các kỳ họp HĐND, phiênhọp UBND và Chủ tịch UBND huyện

- Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị chuyên môn thuộc UBND, Văn phòng UBND

xã, thị trấn thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ và nghiệp vụ văn phòng theo quyđịnh

- Đảm bảo các điều kiện, phương tiện làm việc cho HĐND, Thường trựcHĐND, các Ban của HĐND & UBND, Chủ tịch UBND huyện

- Phối hợp với Phòng Nội vụ, Tư pháp và các phòng chức năng thực hiệnnhiệm vụ cải cách hành chính theo mô hình “Một cửa” trên địa bản

- Chủ trì phối hợp với Thanh tra huyện giúp Thường trực HĐND & HĐNDhuyện trong việc tiếp dân, tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của côngdân theo quy định của pháp luật

- Quản lý tài chính, tài sản của Văn phòng HĐND & UBND được giao theoquy định

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, UBND huyện giao theoquy định

1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức, biên chế của Văn phòng HĐND & UBND huyện

+ Các Phó Chánh Văn phòng HĐND & UBND huyện là người giúp Chánh Vănphòng HĐND & UBND huyện, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng HĐND &UBND huyện và trước pháp luật về các nhiệm vụ được phân công.

- Cán bộ, công chức, viên chức thực hiện các nhiệm vụ: Tham mưu, tổng hợp;hành chính quản trị, kế toán, lái xe, bảo vệ, phục vụ, tiếp nhận và trả kết quả theo cơchế “một cửa”, quản trị mạng, văn thư, photocoppy, …

- Việc khen thưởng, kỷ luật và các chế độ chính sách khác đối với Chánh Vănphòng, Phó Chánh Văn phòng, cán bộ, công chức, viên chức của Văn phòng HĐND

& UBND huyện được thực hiện theo quy định của pháp luật

để đáp ứng yêu cầu và hoàn thành nhiệm vụ được giao

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập:

(Xem phụ lục: 02) 1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng

Căn cứ Quyết định số 1829/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2010 của UBNDhuyện Yên Lập về việc ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa Văn phòng HĐND & UBND huyện; Bản phân công nhiệm vụ số 11/VP-PCNVngày 12 tháng 3 năm 2015 về việc phân công nhiệm vụ Lãnh đạo, chuyên viên và cán

bộ Văn phòng HĐND&UBND huyện Các vị trí việc làm và mô tả công việc của các

vị trí được xác định như sau:

STT Vị trí việc làm lương Số Mô tả công việc

1 Chánh Văn

phòng

1 - Chịu trách nhiệm trước UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện về toàn bộ hoạt động của Văn phòng được quy định tại Điều 7, Chương II, Quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân huyện;

- Thực hiện chức trách nhiệm vụ được quy định tại Điều 8, Chương II, Quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân huyện;

- Tham mưu giúp Thường trực HĐND huyện, UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện trong việc thực hiện quy chế làm việc và chương trình công tác;

- Phụ trách lĩnh vực hành chính- quản trị, văn thư, nội chính;

- Tham mưu chuẩn bị nội dung họp UBND huyện, chương trình giao ban Chủ tịch, Phó Chủ tịch theo chương trình công tác đã ban hành;

- Phối hợp với Văn phòng Huyện uỷ, Uỷ ban MTTQ và các tổ chức chính trị- xã hội tham mưu đảm bảo hoạt động theo chương trình làm việc của Thường trực, BTV Huyện uỷ, BCH Đảng bộ huyện và quy chế phối hợp giữa UBND huyện với Uỷ ban MTTQ

và các đoàn thể chính trị - xã hội cấp huyện Phối hợp với Phòng

Tư pháp thẩm định các văn bản quy phạm pháp luật của UBND huyện, của Chủ tịch UBND huyện trước khi trình ký ban hành;

- Ký thẩm định các văn bản của các cơ quan trước khi trình Chủ tịch, phó Chủ tịch UBND huyện ký ban hành;

- Phân loại, xử lý các văn bản, tài liệu gửi đến UBND huyện trình Chủ tịch UBND huyện quyết định giao cho các Phó Chủ tịch chỉ đạo cơ quan chuyên môn tham mưu thực hiện;

- Tham mưu với UBND huyện tổng hợp xây dựng báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo điều hành 6 tháng, 1 năm của UBND huyện;

- Làm chủ tài khoản Văn phòng;

- Thừa lệnh Chủ tịch ký các thông báo kết luận của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện tại hội nghị UBND huyện, hội nghị giao ban Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các hội nghị chuyên đề do Chủ

tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện chủ trì;

- Thừa lệnh Chủ tịch ký các công văn, giấy mời họp các hội nghị

do UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện triệu tập, các văn bản sao lục và văn bản hành chính khác thuộc thẩm quyền;

- Chỉ đạo cán bộ, công chức Văn phòng trong việc đón tiếp khách đến liên hệ làm việc tại Uỷ ban nhân dân huyện; thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác khi Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện và Thường trực HĐND huyện giao.

- Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác khi Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện, Thường trực HĐND huyện phân công.

2 Phó Chánh

Văn phòng

– Tổng hợp

1 - Tổng hợp, giúp Chánh Văn phòng theo dõi các lĩnh vực kinh tế,

an ninh, quốc phòng…, cùng Chánh văn phòng ký thẩm định các văn bản của các cơ quan chuyên môn trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện ký ban hành;

- Trực tiếp tham mưu giúp Phó Chủ tịch UBND huyện Phụ trách khối kinh tế trong thực hiện quy chế làm việc và chương trình công tác;

- Ký thay Chánh Văn phòng thông báo kết luận các hội nghị UBND huyện, hội nghị giao ban Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện, các hội nghị chuyên đề thuộc khối, lĩnh vực phụ trách khi được phân công;

- Ký thay Chánh Văn phòng các văn bản hành chính thuộc thẩm quyền Đôn đốc các cơ quan chuyên môn, UBND xã, thị trấn trong việc chuẩn bị các báo cáo theo quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân huyện và chương trình công tác của Thường trực, Ban Thường

vụ Huyện uỷ, BCH Đảng bộ huyện;

- Trong việc thực hiện các kết luận hội nghị Ủy ban nhân dân huyện, hội nghị giao ban Chủ tịch, Phó Chủ tịch; tham mưu kết luận hội nghị Ủy ban nhân dân huyện;

- Phụ trách tổ “Một cửa”, tổ “Tiếp công dân” (Theo Quyết định số 91/QĐ- UBND ngày 14 tháng 02 năm 2012 của Chủ tịch UBND huyện);

- Tham mưu chuẩn bị báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội quý, 6 tháng, 9 tháng và 1 năm, báo cáo tổng hợp trả lời kiến nghị của cử tri;

- Báo cáo kết quả thực hiện quy chế phối hợp giữa Uỷ ban nhân dân huyện với Uỷ ban MTTQ và các đoàn thể nhân dân;

- Thường trực điều hành nhiệm vụ của Văn phòng khi Chánh Văn phòng đi công tác vắng hoặc uỷ quyền;

- Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác khi Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện, Thường trực HĐND huyện và Chánh Văn phòng phân công.

3 Phó Chánh

Văn phòng

(VH-XH)

1 - Giúp Chánh Văn phòng theo dõi các lĩnh vực văn hóa - xã hội;

ký thay Chánh Văn phòng các văn bản hành chính thuộc thẩm quyền;

- Đôn đốc các cơ quan chuyên môn, UBND xã, thị trấn trong việc chuẩn bị các báo cáo theo quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân huyện và chương trình công tác của Thường trực, Ban Thường vụ Huyện uỷ, BCH Đảng bộ huyện;

- Trong việc thực hiện các kết luận hội nghị Ủy ban nhân dân huyện, hội nghị giao ban Chủ tịch, Phó Chủ tịch;

- Tham mưu kết luận hội nghị Ủy ban nhân dân huyện;

- Ghi biên bản hội nghị UBND huyện, hội nghị giao ban Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND huyện;

- Tổng hợp tham mưu với lãnh đạo Văn phòng dự thảo thông báo kết luận hội nghị giao ban Chủ tịch, Phó Chủ tịch, hội nghị UBND huyện, các hội nghị chuyên đề của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện khi được phân công;

- Trực tiếp giúp Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách lĩnh vực văn hóa - xã hội trong thực hiện quy chế làm việc và chương trình công tác;

- Thẩm định các văn bản thuộc khối phụ trách trước khi trình lãnh đạo Văn phòng ký thẩm định;

- Tổng hợp xây dựng báo cáo tuần, báo cáo tháng của Uỷ ban nhân

dân huyện, theo dõi việc chấp hành chế độ hội họp của các phòng, ban chuyên môn và UBND xã, thị trấn;

- Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác khi Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện, Thường trực HĐND huyện và Chánh Văn phòng phân công.

- Thực hiện các thủ tục về xây dựng cơ bản, sửa chữa nhỏ trong cơ quan; mua sắm các phương tiện, trang thiết bị, vật tư hàng hóa theo đúng quy định hiện hành;

- Đảm bảo phục vụ tốt các hội nghị, cuộc họp và làm việc thường xuyên cũng như đột xuất của Thường trực HĐND huyện, UBND huyện, Văn phòng tại trụ sở làm việc của HĐND và UBND huyện;

- Tiếp đón phục vụ các cuộc hội nghị và các đoàn khách đến làm việc với huyện;

- Xây dựng và chăm sóc cây cảnh, tổ chức thực hiện công tác vệ sinh trong cơ quan đảm bảo sạch, đẹp;

- Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ cơ quan; bố trí cán bộ, công chức trực cơ quan trong các ngày Lễ, Tết theo quy định chung.

- Lập các dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý và phải đảm bảo kinh phí phục vụ các hoạt động của Thường trực HĐND, UBND huyện và của Văn phòng; quản lý chặt chẽ các nguồn kinh phí, chi tiêu phải đúng chế độ quy định và hết sức tiết kiệm chi; thực hiện chế độ báo cáo quyết toán và kiểm kê tài sản theo đúng quy định;

- Mở sổ theo dõi tài sản, thu chi, xuất nhập hàng hóa vật tư theo đúng quy định của cơ quan tài chính; xây dựng các định mức sử dụng vật tư hàng hóa đảm bảo phù hợp với thực tế sử dụng, tránh

để xảy ra lãng phí;

- Có kế hoạch kinh phí hàng tháng, quý, năm để mua sắm trang thiết bị, tài sản, vật tư hàng hóa phục vụ yêu cầu công tác cơ quan;

- Thực hiện chế độ thanh toán cho các đơn vị bên ngoài cơ quan và cho cán bộ, công chức với tinh thần nhanh nhất, tích cực nhất nhưng phải đảm bảo nguyên tắc, chế độ quy định hiện hành;

- Quản lý, theo dõi việc sử dụng các nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản thuộc Văn phòng.

- Quản lý đội xe và đảm bảo hoạt động tốt để phục vụ Lãnh đạo huyện và Văn phòng;

- Mở sổ theo dõi lý lịch của xe để có kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế phụ tùng cho xe nhằm có điều kiện phục vụ công tác kịp thời, không bị ách tắc; hỏng hóc.

- Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác khi Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện, Thường trực HĐND huyện và Chánh Văn phòng phân công.

5 Chuyên

viên

6 1 Chuyên viên phụ trách tại HĐND huyện:

- Trực tiếp theo dõi, tổng hợp hoạt động của Thường trực HĐND huyện, tham mưu giúp Thường trực HĐND huyện, các Ban của HĐND huyên thực hiện quy chế làm việc và chương trình công tác;

- Dự thảo và thẩm định các văn bản của Thường trực HĐND huyện trước khi trình ký ban hành;

- Tham mưu giúp Thường trực HĐND huyện đôn đốc các cơ quan chuyên môn trong việc chuẩn bị các văn bản, báo cáo phục vụ chương trình làm việc của các Ban và các kỳ họp HĐND huyện;

- Tổng hợp các ý kiến kiến nghị của cử tri tại các kỳ tiếp xúc cử tri của đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND tỉnh, huyện;

- Làm kế toán tài khoản HĐND huyện;

- Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác khi Thường trực HĐND huyện, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện và lãnh đạo Văn phòng phân công.

2 Chuyên viên phụ trách Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ

sơ hành chính:

- Giúp Chánh Văn phòng quản lý, theo dõi, kiểm tra các đơn vị thực hiện công tác cải cách thủ tục hành chính, cơ chế “một cửa” theo đúng quy định và theo Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Văn phòng.

- Tiếp nhận và giải quyết các thủ tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết qủa theo cơ chế "Một cửa" (gọi tắt là Tổ "Một cửa" của UBND huyện);

- Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác khi Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện, Thường trực HĐND huyện và lãnh đạo Văn phòng phân công.

- Quản lý con dấu của UBND huyện;

- Tham mưu giúp Chánh Văn phòng về lĩnh vực văn thư, lưu trữ (thuộc nhiệm vụ của Văn phòng);

- Phụ trách in sao, gửi các văn bản tài liệu liên quan đảm bảo công tác lãnh chỉ đạo điều hành của Uỷ ban nhân dân huyện, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện;

- Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác khi lãnh đạo Văn phòng phân công.

7

Tạp vụ

1 - Đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, vệ sinh phòng họp tầng 2, tầng 4, nhà truyền thống dân tộc huyện, phòng khách, phòng làm

việc của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện;

- Giúp đồng chí văn thư trong công tác quản lý văn bản đi đến, in sao, gửi văn bản (khi văn thư đi vắng);

- Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác khi lãnh đạo Văn phòng phân công.

- Giúp Chánh Văn phòng trong việc quản lý và bảo đảm hệ thống điện, nước phục vụ nhiệm vụ chỉ đạo điều hành của UBND huyện, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện và việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của các Phòng chuyên môn (trong khuôn viên công sở UBND huyện);

- Thực hiện nhiệm vụ bảo vệ cơ quan UBND huyện (ban hành kèm theo Văn bản số 06/NQBV- VP ngày 14 tháng 4 năm 2011 của Văn phòng về Nội quy bảo vệ trật tự nội vụ, tài sản cơ quan Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân huyện Yên Lập);

- Phối hợp với thường trực tổ “1 cửa”, “tổ tiếp dân” khi đồng chí

- Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác khi lãnh đạo Văn phòng phân công.

Danh sách cán bộ, công chức Văn Phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập gồm:

8 Nguyễn Thị Thức Cán sự

Phần II CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 2.1 Tìm hiểu về tổ chức công tác Văn thư

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản

lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức;lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấutrong công tác văn thư

2.1.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của UBND huyện Yên Lập quy định về công công tác Văn thư

Để đảm bảo thực hiện tốt các văn bản của Nhà nước quy định về công tác Vănthư, đồng thời nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động về công tác Văn thư tại UBNDhuyện Yên Lập; trên cơ sở áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ,

Bộ Nội vụ, … như:

- Pháp lệnh của Ủy ban Thường vụ Quốc hội số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày

28 tháng 12 năm 2000 về bảo vệ bí mật nhà nước;

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 củaChính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;

- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụhướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụhướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

- Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp vềthể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật;

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 của bộ trưởng BộNội vụ về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; …

UBND huyện Yên Lập đã xây dựng và ban hành: Quyết định số: UBND ngày 25 tháng 07 năm 2014 về việc ban hành Quy chế Công tác Văn thư, lưutrữ của UBND huyện Yên Lập

861/QĐ-2.1.2 Mô hình tổ chức Văn thư của UBND huyện Yên Lập

Công tác Văn thư của Ủy ban nhân dân huyện Yên lập được xây dựng theo môhình tập trung Toàn bộ công tác văn thư được giao cho một chuyên viên phụ trách.Cán bộ văn thư chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ văn bản đến, văn bản đi và quản lý

và sử dụng con dấu của UBND Tất cả các văn bản đến và đi đều phải qua bộ phận

văn thư vào sổ, đóng dấu và ban hành (đối với văn bản đi) hoặc chuyển giao đến cácđơn vị (đối với văn bản đến).

Với mô hình quản lý như trên thì công tác quản lý văn bản của UBND đượcđảm bảo tính thống nhất, tập trung, tính cơ mật và cung cấp thông tin kịp thời, chínhxác khi cần thiết, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan

2.1.3 Trách nhiệm đối với công tác Văn thư của UBND huyện Yên Lập

a Trách nhiệm của Chủ tịch UBND huyện trong quản lý công tác Văn thư

- Xây dựng, ban hành văn bản, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định vềcông tác văn thư theo quy định của pháp luật hiện hành

- Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư đối với cácđơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tácvăn thư, lưu trữ theo thẩm quyền

b Trách nhiệm của Chánh Văn phòng HĐND & UBND huyện

Giúp Chủ tịch UBND huyện trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiệncông tác văn thư tại cơ quan đơn vị Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện vềứng dụng khoa học, công nghệ vào công tác văn thư, tổ chức thực hiện công tác vănthư thuộc Văn phòng HĐND - UBND huyện

c Trách nhiệm của Trưởng các cơ quan đơn vị trực thuộc huyện

Trưởng các phòng, ban, đơn vị, Chủ tịch UBND các xã, thị trấn có trách nhiệmtriển khai và tổ chức thực hiện các quy định về công tác văn thư của UBND huyện.Chỉ đạo cơ quan, đơn vị do minh phụ trách xây dựng quy định về công tác văn thư,lưu trữ tại cơ quan, đơn vị; triển khai việc ứng dụng khoa học công nghệ vào công tácVăn thư và Lưu trữ của đơn vị

Đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc huyện trong quá trình theo dõi, giảiquyết công việc có liên quan đến công tác Văn thư và Lưu trữ chịu trách nhiệm thựchiện các quy định tại Quy chế về công tác Văn thư và Lưu trữ của huyện và các quy

định khác của pháp luật về công tác Văn thư, Lưu trữ, thực hiện ứng dụng khoa họccông nghệ vào công tác văn thư và lưu trữ của cơ quan, đơn vị.

2.1.4 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Yên Lập

2.1.4.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND huyện Yên Lập

Hình thức văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của UBND huyện vàđơn vị gồm: Quyết định (cá biệt), Chỉ thị, Thông báo, Công văn, Báo cáo, Tờ trình,

Đề án, Kế hoạch, Phương án, Chương trình, Biên bản, Hợp đồng, Công điện, Giấygiới thiệu, Giấy chứng nhận, Giấy mời và một số văn bản khác có liên quan đến quátrình điều hành, thực hiện của UBND huyện và các cơ quan, đơn vị

2.1.4.2 Số lượng của một số loại văn bản do UBND huyện Yên Lập ban hành trong 5 năm trở lại đây:

2011

Năm 2012

Năm 2013

Năm 2013

Năm 2015

a Về văn bản quy phạm pháp luật

Thể thức văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo đúng quy định tại Thông

tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ

và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức, kỹ thuật trình bày văn

b Về văn bản hành chính

Thể thức văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Về hình thức đa số các văn bản được trình bày sạch đẹp, 9 thành phần thể thứcbắt buộc được tuân thuân thủ

+ Nhược điểm:

Vẫn còn 1 số ít cá nhân, đơn vị khi soạn thảo văn bản chưa tuân thủ theo đúngquy định Có văn bản còn sai về thể thức như yếu tố: số và ký hiệu văn bản còn nhầmlẫn về cỡ chữ, trình bày chưa đẹp, viết thiếu từ, thiếu chữ, lỗi font chữ,…

Một số cán bộ, công chức về kỹ thuật soạn thảo văn bản còn chưa thành thạo,đặc biệt là việc sử dụng bộ phần mềm Office giữa các phiên bản như 2003, 2007,

2010, 2013, 2016 còn nhiều lúng túng, việc cập nhật văn bản còn chậm,…

2.1.4.4 Mô tả các bước trong quá trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá.