Nghiên cứu, phân tích và đề xuất mô hình cơ sở dữ liệu cho học bạ điện tử

Có nhiều nguyênnhân gây ra hiện trạng này, do kinh phí đầu tư dành cho việc ứng dụng các thànhtựu công nghệ thông tin vào môi trường giáo dục là không nhỏ; do khả năng tiếpcận công nghệ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘIVIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

BÁO CÁO ĐỀ TÀI: HỌC BẠ ĐIỆN TỬ

Bài tập 1: Nghiên cứu tổng quan hệ thống thông tin

Học phần: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ 6.2.16 Nghiên cứu, phân tích và đề xuất mô hình cơ sở dữ liệu cho học bạ

điện tử.

2 Giới thiệu ứng dụng học bạ điện tử 8

CHƯƠNG II MỘT SỐ MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN HỌC BẠ

1.2 Hệ thống quản lý trường học thông minh VnSchool 11

1.3 Sổ liên lạc điện tử Eschool (htttp://enetviet.com) 12

3 Một số hệ thống học bạ điện tử khác trên thế giới 14

3.1 Student’s Divine Oracle School Management System (SDOSMS) 14

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 1 Giao diện chính của eSchool 12Hình 2 Màn hình đăng nhập hệ thống enetviet 13Hình 3 Kết quả học tập từng kỳ hiển thị trên hệ thống SDOSMS 14

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ CÁI VIẾT TẮT

GD&ĐT Giáo dục và Đào tạoSLLĐT Sổ liên lạc điện tử

GDTX Giáo dục thường xuyên

MỞ ĐẦU

Sự phát triển của công nghệ thông tin nói riêng và khoa học công nghệ nóichung đang tác động mạnh mẽ lên sự phát triển mọi mặt của đời sống xã hội Ứngdụng công nghệ thông tin là một nhiệm vụ ưu tiên trong chiến lược phát triển kinh

tế xã hội, là phương tiện chủ lực để đi tắt đón đầu, rút ngắn khoảng cách phát triển

so với các nước đi trước Để đáp ứng sự phát triển chung về nhu cầu thực tế của xãhội thì việc vận dụng công nghệ thông tin và các trang thiết bị hiện đại vào lĩnhvực giáo dục là hết sức cấp bách và cần thiết

Tuy nhiên, thực tế hiện nay, một số hoạt động giáo dục, đặc biệt là hoạt độnglưu trữ, quản lý thông tin học sinh, sinh viên vẫn còn sử dụng những phương thứctương đối thủ công và lạc hậu Hình thức lưu trữ thông tin phổ biến tại các cơ sởgiáo dục và đạo tạo hiện nay vẫn là lưu trữ thông qua giấy tờ Có nhiều nguyênnhân gây ra hiện trạng này, do kinh phí đầu tư dành cho việc ứng dụng các thànhtựu công nghệ thông tin vào môi trường giáo dục là không nhỏ; do khả năng tiếpcận công nghệ thông tin của đội ngũ cán bộ, giáo viên còn hạn chế; do thói quen vàtruyến thống; do cơ chế… Dù vì bất kỳ lí do gì, việc lưu trữ thông tin thông quagiấy tờ cũng gây ra rất nhiền hạn chế: Tốn chi phí xã hội trong việc in ấn, sao lưu;phát sinh các thủ tục quản lý rườm rà, không cần thiết; khó kiểm soát các sai sót,bất thường của bộ dữ liệu; khó tìm kiếm, cập nhật và chỉnh sửa các thông tin cầnthiết; việc hỏng hóc, mất mát rất dễ xảy ra Những hạn chế này có thể gây ra ảnhhưởng không nhỏ đến công tác quản lý cũng như các hoạt động khác của nhàtrường

Những giải pháp tích hợp công nghệ thông tin, mà cụ thể là các mô hình học

bạ điện tử ra đời nhằm góp phần cải thiện những hạn chế của việc lưu trữ thông tintrên giấy tờ truyền thống Hệ thống học bạ điện tử giúp quản lý quá trình học tậpcủa học sinh, sinh viên một cách toàn diện, chính xác, hợp lý và dễ dàng; hỗ trợhiệu quả các quy trình lưu trữ, tìm kiếm, cập nhật và sửa xóa thông tin; trở thànhcầu nối liên lạc hữu hiệu giữa gia đình và nhà trường

Nghiên cứu tập trung chỉ ra mô hình cơ sở dữ liệu trong các hệ thống học bạđiện tử, đồng thời mang lại cái nhìn tổng quan về những ứng dụng thực tiễn của hệthống thông tin nói chung, học bạ điện tử nói riêng trong quản lý và đào tạo.

CHƯƠNG I TỔNG QUAN HỆ THỐNG THÔNG TIN HỌC BẠ ĐIỆN TỬ

TRONG TRƯỜNG HỌC

1 Bối cảnh

Nhận thức được tầm quan trọng của CNTT trong việc nâng cao chất lượnggiáo dục, trong nhiều năm qua, Chính phủ cùng Bộ GD&ĐT đã hết sức quan tâmchỉ đạo quá trình ứng dụng CNTT trong trường học

Chỉ thị 58-CT/TW ngày 17/02/2000 của Bộ Chính Trị về đẩy mạnh ứng dụng

và phát triển CNTT phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa, nêu rõ:

“Đẩy mạnh công nghệ thông tin trong công tác giáo dục và đào tạo ở các cấp học,bậc học, các ngành học Phát triển các hình thức đào tạo từ xa phục vụ cho nhu cầuhọc tập của toàn xã hội Đặc biệt, tập trung phát triển mạng máy tính phục vụ chogiáo dục vào đào tạo, kết nối mạng Internet tất cả các cơ sở giáo dục và đào tạo.”Tháng 7/2001, Bộ trưởng Bộ GD&ĐT có chỉ thị 29/CT-BGDĐT đề ra nhiệm

vụ ứng dụng CNTT cho các trường phổ thông từ năm 2002 - 2005, là phải ứngdụng từ 5-10% thời gian lên lớp có sử dụng CNTT và thực hiện giáo án điện tử.Ngày 10/04/2007, Chính Phủ ra nghị định số 64/2007/NĐ-CP về ứng dụng CNTTtrong hoạt động của cơ quan nhà nước

Năm học 2007 - 2008, căn cứ nhiệm vụ năm học, Bộ GD&ĐT đề ra văn bảnHướng dẫn thực hiện nhiệm vụ năm học về CNTT Đặc biệt, sau đó, năm học 2008

- 2009 được chọn làm năm học Công nghệ thông tin Trong năm học này, nhiều địaphương đã đẩy mạnh tin học hóa quản lý đến từng trường, cấp mã số thẻ học sinhthống nhất và HBĐT cho học sinh theo chủ trương của Bộ GD&ĐT

Một trong những nhiệm vụ về CNTT năm học 2011 - 2012 là “Đẩy mạnh việcứng dụng CNTT trong trường phổ thông nhằm đổi mới phương pháp dạy học theohướng giáo viên tự tích hợp CNTT vào từng môn học thay vì học trong môn tinhọc Giáo viên các bộ môn chủ động tự soạn và tự chọn tài liệu và phần mềm (mãnguồn mở) để giảng dạy ứng dụng CNTT”

Nắm bắt được những nhu cầu cấp bách này, các ứng dụng CNTT, trong đó có

mô hình học bạ điện tử đã được nhiều doanh nghiệp CNTT trong nước bắt đầu

quan tâm nghiên cứu và phát triển, điển hình có thể kể đến VNPT, Viettel, Inovas,Misa Ứng dụng học bạ điện tử hỗ trợ phụ huynh cập nhật định kì hoặc đột xuất

về điểm số, mức độ chuyên cần, tiến bộ của học sinh trong suốt quá trình học tậpthông qua website và ngay trên điện thoại di động Một số ứng dụng nâng cao chophép cha mẹ học sinh có thể chủ động truy vấn các thông tin qua giao diện website

và tin nhắn SMS thay vì chỉ nhận tin nhắn SMS từ nhà trường

Chuyển đổi từ phương thức bán phần mềm ứng dụng sang cho thuê dịch vụphần mềm, ứng dụng đang là chiến lược được nhiều doanh nghiệp áp dụng để giảiquyết bài toán kinh phí được đặt ra cho các cơ sở giáo dục Theo đó, nhà trườngchỉ cần trả chi phí thuê dịch vụ sử dụng hệ thống ứng dụng (tính theo số lượng tàikhoản truy cập vào hệ thống) hoặc chỉ phải trả chi phí số lượng tin nhắn SMS gửi

đi trong quá trình vận hành ứng dụng

Tính hữu dụng của ứng dụng học bạ điện tử cũng như mức độ hiệu quả của cácchiến lược hỗ trợ nhà trường từ các doanh nghiệp được thể hiện bằng thực tế trongmột thống kê không chính thức, ước tính cả nước đã có hàng chục nghìn trườnghọc từng sử dụng ứng dụng này để phục vụ các hoạt động quản lý

2 Giới thiệu ứng dụng học bạ điện tử

Học bạ (hay học bạ giấy, học bạ truyền thống) là sổ theo dõi kết quả học tập

và rèn luyện của học sinh trong quá trình học ở trường Học bạ thường được sửdụng trong ba cấp học là Tiểu học, THCS và THPT Mỗi cấp học sử dụng mộtcuốn học bạ riêng và học bạ thường chỉ được trả lại cho học sinh sau khi hoànthành cấp học Sử dụng học bạ THPT là một trong những phương thức xét tuyểnđại học, cao đẳng đã được Bộ GD&ĐT triển khai trong những năm gần đây

Học bạ điện tử là một giải pháp ứng dụng các thành tựu tiên tiến của ngànhCNTT để tin học hóa cuốn học bạ giấy truyền thống Bên cạnh việc đảm bảo đầy

đủ và chính xác những nội dung đã được Bộ GD&ĐT quy định về tiêu chuẩn củamột cuốn học bạ, học bạ điện tử còn đóng vai trò như một phương thức liênlạc,phương tiện giao tiếp giữa phụ huynh, học sinh và nhà trường; nó hỗ trợ cáctính năng cập nhật thời gian thực, truy cập tại bất kỳ thời điểm nào và khắc phụcnhững tồn tại mà học bạ viết tay gặp phải

Một số vấn đề trong việc sử dụng học bạ thông thường để lưu trữ và quản lýthông tin học sinh:

- Việc sử dụng không thống nhất ba cuốn học bạ ở ba cấp học gây ra nhữngrườm rà không đáng có

- Phụ huynh và học sinh thường chỉ được tiếp cận với cuốn học bạ khi họcsinh hoàn thành cấp học Nhà trường thường phải chủ động liên hệ với giađình thông qua sổ liên lạc hoặc thông qua bản thân học sinh Điều này khiếncho hoạt động giao tiếp, liên lạc giữa phụ huynh và nhà trường thiếu liêntục, thiếu linh hoạt và đôi khi, thiếu chính xác

- Lãng phí không gian lưu trữ, lãng phí thời gian và kinh phí in ấn, sao lưu.Lãng phí thời gian tìm kiếm, thay đổi hay cập nhật thông tin, bảng điểm

- Lưu trữ dạng giấy có thể gây ra mất mát, hỏng hóc do môi trường tác độngnhư ẩm mốc, hỏa hoạn, mưa lũ…

- Tạo điều kiện dẫn đến những hành vi tiêu cực trong giáo dục: Sửa điểm,nâng điểm…

Một hệ thống học bạ điện tử được xây dựng chỉn chu sẽ tích hợp các giải phápCNTT để giải quyết những vấn đề được đề cập trên Không chỉ đơn thuần phảnánh nội dung và chức năng của một cuốn học bạ truyền thống, học bạ điện tử còn

có những ưu thế nổi bật:

- Cung cấp một kênh tương tác giữa phụ huynh, học sinh và nhà trường Phụhuynh được chủ động theo dõi quá trình học tập của con và kịp thời cập nhậtđược những thông tin về cơ chế và chính sách của nhà trường

- Giúp cán bộ quản lý có một cái nhìn tổng quan về thành tích học tập và kếtquả rèn luyện của từng học sinh; có cơ sở để phân loại học sinh dựa trênnăng lực, cân nhắc đưa ra những phương pháp dạy học phù hợp với từngnhóm

- Giảm áp lực sổ sách cho cán bộ giáo viên và bộ phận văn phòng

- Minh bạch trong quản lý

- Tạo tiền đề cho quá trình tin học hóa quản lý trường học

- Thực hiện nghị định chung của Chính phủ về việc tin học hóa quản lý củacác cơ quan hành chính nhà nước

Nói tóm lại, học bạ điện tử là một ứng dụng thiết thực và cần thiết trong lĩnhvực giáo dục, tạo kênh thông tin hiệu quả giữa các lực lượng giáo dục gồm giađình - nhà trường - xã hội, hoàn toàn phù hợp với xu thế ứng dụng công nghệthông tin trong mọi mặt của đời sống xã hội hiện đại

CHƯƠNG II MỘT SỐ MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN HỌC BẠ

ĐIỆN TỬ TRONG QUẢN LÝ VÀ ĐÀO TẠO

1 Hệ thống sổ liên lạc điện tử

Sổ liên lạc điện tử là hình thức liên lạc giữa phụ huynh và nhà trường dựa trêncác ứng dụng công nghệ thông tin Sổ liên lạc điện tử là hệ thống thông tin tăngcường việc trao đổi và cung cấp thông tin giữa nhà trường và gia đình học sinh(bao gồm điểm kiểm tra thường xuyên và định kỳ, xếp loại hạnh kiểm và họclực )

SLLĐT mang đến những lợi ích to lớn trong giáo dục đào tạo:

Trên phương diện quản lý, SLLĐT góp phần phổ biến nhanh chóng các

thông tin chính sách, kế hoạch về giáo dục - đào tạo, các quy định, quy chế đến cáctrường học; giúp tra cứu và tìm kiếm thông tin chi tiết từ cơ sở một cách nhanhchóng, chính xác; hoạch định các chiến lược phát triển trên cơ sở những báo cáophân tích, thống kê toàn diện và sâu sắc

Đối với trường học và giáo viên, SLLĐT giúp giảm thiểu thời gian và tăng

độ chính xác cho việc: Lên kế hoạch giảng dạy, quản lý thông tin học sinh, lên kếhoạch thực đơn, chương trình học, phổ biến và nắm bắt nhanh các thông tin vềgiảng dạy: Thời khoá biểu, lịch công tác, tình hình lớp học, trường học

Đối với gia đình, SLLĐT giúp phụ huynh nắm bắt kịp thời tình hình học tập

của con em thông qua chức năng Sổ liên lạc điện tử, website Phụ huynh học sinh

có thể biết được thời khoá biểu, thực đơn, giáo viên giảng dạy, sự phát triển của trẻ

về kỹ năng, nhận thức, các thông báo từ nhà trường, hay từ phía giáo viên

SMAS là phần mềm quản lý giáo dục của Tập đoàn Viễn thông quân độiViettel, được xây dựng dựa trên các quy định, quy chế của Bộ GD&ĐT nhằm đápứng các nghiệp vụ về quản lý nhà trường từ Mầm non đến cấp Tiểu học, THCS,THPT, GDTX

SMAS có 210 chức năng để đáp ứng nhu cầu về quản lý hồ sơ, quản lý thi đua

và phân công chuyên môn giáo viên của các cán bộ quản lý, quản lý hồ sơ họcviên, sổ điểm giáo viên, chức năng quản lý điểm, đánh giá xếp loại học sinh củagiáo viên, quản lý kỳ thi của cán bộ tổ chức thi

Với ưu điểm dữ liệu tập trung, SMAS có thể truy xuất nhanh chóng, tổng hợpbáo cáo tức thời, góp phần giúp các cơ sở giáo dục giảm tải được công tác báo cáothống kê Đây là cổng thông tin phục vụ xã hội, tạo cầu nối giữa nhà trường và phụhuynh cũng như phục vụ các nhu cầu khác của cơ quan quản lý

1.2 Hệ thống quản lý trường học thông minh VnSchool

VnSchool là hệ thống quản lý trường học có tích hợp giải pháp Sổ liên lạcđiện tử VnSchool hội tụ nhiều tính năng ưu việt giúp cho việc quản lý trong

trường học trở nên đơn giản và thuận lợi Công nghệ nhận diện chữ số viết tay

(ICR – Intelligent Character Recognition) giúp số hoá các loại tài liệu như: Các

mẫu đánh giá nhận xét, các mẫu điểm danh, mẫu sổ điểm in ra từ hệ thống… của

hệ thống này tỏ ra vượt trội hơn so với nhiều hệ thống khác trên thị trường

VnSchool được xây dựng dựa trên quá trình tiếp thu ý kiến tư vấn của cácthầy cô trực tiếp làm công tác quản lý và giảng dạy tại các cơ sở giáo dục và các

Biểu đồ SEQ Biểu_đồ \* ARABIC 1 Mô hình kiến trúc hệ thống

trường học, vì vậy, hệ thống này được thiết kế sát với các thông tư, quy định của

Bộ GD&ĐT Tuy nhiên, VnSchool là một hệ thống tương đối linh hoạt:

- Các nhà trường có thể thay đổi linh hoạt hệ thống dựa trên nhu cầu riêng,

chẳng hạn: Đưa thêm các loại điểm, tạo thêm các môn học mới, lựa chọncách tính điểm các môn học theo công thức riêng

- Gửi tin nhắn tuỳ biến linh hoạt: Gửi cùng một nội dung tới nhiều đối tương

khác nhau tại một thời điểm; đặt giờ tự động gửi tin nhắn; gửi những loạiđiểm số nhất định của từng môn học…

- VnSchool có thể dùng cho các bậc tiểu học, THCS, THPT, cao đẳng, đại

học, các trường liên cấp Với mỗi kiểu trường, giao diện và các tính năng sẽ

thay đổi để phù hợp với nhu cầu sử dụng của trường này

VnSchool là hệ thống dễ sử dụng Cán bộ giáo viên kiêm nhiệm vnSchool

được cấp tài khoản và mật khẩu truy cập vào http://vnschool.edu.vn để khai thác

phần mềm Các giáo viên có bất kì thông tin gì muốn gửi tới phụ huynh, chỉ cầnthông báo nội dung cần gửi cho người kiêm nhiệm VnSchool của trường, việc cậpnhật nội dung và gửi tin sẽ được người kiêm nhiệm VnSchool thực hiện ngay vànội dung cần gửi sẽ được chuyển tới phụ huynh kịp thời

1.3 Sổ liên lạc điện tử Eschool ( htttp://enetviet.com )

Là một phân hệ trong hệ thống thông tin quản lý giáo dục, là dịch vụ cung cấpthông tin học sinh từ nhà trường tới phụ huynh học sinh thông qua các hình thứcnhư: SMS, Website, Email, các ứng dụng trên di động sử dụng IOS, Android

Hình 1 Giao diện chính của eSchool

Hình 2 Màn hình đăng nhập hệ thống enetviet

2 Hệ thống học bạ điện tử eSR

Phần mềm Quản lý học bạ - eSR cho phép quản lý quá trình học tập của họcsinh một cách toàn diện, là cầu nối liên lạc giữa gia đình và nhà trường Hệ thốngđược xây dựng trên mô hình Internet với công nghệ tiên tiến ASP.NET 1.1 củaMicrosoft

a) Khả năng mở của hệ thống

Hệ thống được thiết kế với khả năng mở cao, cho phép người sử dụng dễ dàngchỉnh sửa và bổ sung các báo cáo tùy theo nhu cầu công việc Hỗ trợ công cụchuyển đổi dữ liệu từ các nguồn khác nhau, chuyển đổi các bảng mã Hệ thốngđược xây dựng trên quy chế chuẩn của Bộ Giáo dục và Đào tạo, dễ dàng kết xuất

số liệu ra các định dạng dữ liệu khác nhau (Excel, Word, FoxPro, Xml ) Hệthống có cơ sở dữ liệu phân tán và tập trung về tại Sở Giáo Dục trong tương lai

b) Tính động

Hệ thống cho phép người sử dụng dễ dàng tùy biến, thay đổi các công thứcxét duyệt học sinh, sinh viên cho phù hợp với yêu cầu sử dụng hoặc khi có sự thayđổi về quy chế, quy định, chương trình đào tạo

c) Tính bảo mật

Để đảm bảo an toàn thông tin, dữ liệu, hệ thống thực hiện phân quyền sử dụngcho từng đối tượng tham gia chi tiết đến từng chức năng, báo cáo Đồng thời, việcquản lý và truy xuất dữ liệu cũng được phân quyền theo từng đối tượng thông tin

và các phòng ban để quản lý thông tin học sinh - học sinh

d) Trợ giúp quản lý thông tin sinh viên từ giai đoạn nhập học, chuyển trường

Hệ thống hỗ trợ phân lớp học, đánh mã học sinh tự động, cho phép theo dõithông tin cơ bản, quan hệ gia đình, ảnh học sinh Hệ thống cũng quản lý thông tincác đối tượng ưu tiên, diện chính sách, đối tượng trợ cấp xã hội hay quản lý cácthông tin khen thưởng, kỷ luật của học sinh Hệ thống hỗ trợ chức năng in thẻ từ(hỗ trợ in và quản lý mã vạch ); theo dõi và quản lý các đối tượng ngừng học, thôihọc; tra cứu và thống kê học sinh học sinh

e) Quản lý, đánh giá kết quả học tập