Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP tại công ty TNHH thương mại và giao nhận quốc tế Đà Nẵng - Danatrans

Header Page of 126 -1- -2Công trình ñược hoàn thành BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: TS NGUYỄN MẠNH TOÀN TRẦN THỊ THU HÀ Phản biện 1: TS Hoàng Tùng HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ GIAO NHẬN QUỐC TẾ ĐÀ NẴNG - DANATRANS Phản biện 2: TS Nguyễn Phùng Luận văn ñược bảo vệ Hội ñồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày 27 tháng năm 2010 Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60.34.30 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Có thể tìm hiểu Luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng Đà Nẵng - Năm 2010 Footer Page of 126 Header Page of 126 -3- MỞ ĐẦU Tính cấp thiết ñề tài nghiên cứu Hệ thống hoạch ñịnh nguồn lực doanh nghiệp – ERP tích hợp quy trình liệu kinh doanh vào hệ thống hợp nhất, -42 Mục ñích nghiên cứu Phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán Danatrans Xác ñịnh bất cập tồn quy trình quản lý công ty nhờ ñó doanh nghiệp lên kế hoạch quản lý tài nguyên hợp Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình bán hàng – thu lý, cung cấp nhìn xuyên suốt, tổng thể hoạt ñộng tiền, mua hàng – toán, quy trình quản lý TSCĐ; theo ñịnh phận, nhà cung cấp khách hàng doanh nghiệp hướng ERP; hoàn thiện mã chưa hợp lý; xây dựng sở Công ty TNHH Thương Mại Giao Nhận Quốc Tế Đà Nẵng (DANATRANS) hoạt ñộng chủ yếu lĩnh vực giao nhận, vận tải, liệu ñồng hướng ñến mục tiêu thiết kế hệ thống tích hợp thông tin ñược tập hợp riêng lẻ từ tất phận công ty chuyển phát nhanh quốc tế, ñã xây dựng cho hệ thống thông tin Đối tượng phạm vi nghiên cứu kế toán, hệ thống ñơn giản có nhiều ñiểm Đề tài nghiên cứu quy trình quản lý cung cấp dịch vụ – thu bất cập: - Thông tin ñược cập nhật thủ công lưu trữ nhiều phận khác nhau, liệu ñược lưu trữ riêng lẻ, chồng chéo, phận chia sẻ thông tin cho cách nhanh chóng xác, dễ xảy sai sót thông tin không ñồng tiền, quy trình quản lý mua hàng – toán, quy trình quản lý tài sản cố ñịnh hệ thống thông tin kế toán DANATRANS Tìm hiểu việc mã hóa ñối tượng phận công ty, yêu cầu sở liệu hệ thống thông tin kế toán Phương pháp nghiên cứu - Các ñối tượng phát sinh ñược mã hóa theo cảm tính theo Quan sát trực tiếp, vấn phận liên quan Sử dụng yêu cầu công việc phận nên không tích hợp ñược liệu sơ ñồ dòng liệu, mô hình liệu, lưu ñồ mô tả hệ thống thông tin lưu trữ phận khác kế toán ñơn vị Phương pháp nghiên cứu lý thuyết, phân tích, so Hoàn thiện quy trình kinh doanh hệ thống thông tin kế toán hướng theo quy trình chuẩn hệ thống ERP, ñồng sánh ñối chiếu với thực tế ñể làm rõ nội dung nghiên cứu lý luận, tình hình thực trạng xác lập giải pháp cụ thể sở liệu, hoàn thiện mã giúp cho việc hợp liệu kế Ý nghĩa khoa học thực tiễn ñề tài toán từ phần hành quản lý khác cách dễ dàng, tạo ñiều Luận văn xác ñịnh ñược ý nghĩa quan trọng hệ thống thông kiện cho việc triễn khai hệ thống ERP ñạt hiệu Từ nhận thức ñó, tác giả chọn “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán theo ñịnh hướng ERP” làm ñề tài nghiên cứu luận văn Footer Page of 126 tin kế toán, hệ thống hoạch ñịnh nguồn lực doanh nghiệp - ERP thông qua việc phân tích sở lý luận hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp, hệ thống ERP Header Page of 126 -6- -5- Tìm ñược hạn chế, từ ñó ñề xuất giải pháp nhằm hoàn Phát triển hệ thống thông tin phân tích hệ thống ñang tồn tại, thiện hệ thống thông tin kế toán theo ñịnh hướng ERP công ty thiết kế hệ thống thông tin mới, thực tiến hành cài ñặt TNHH TM Giao Nhận Quốc Tế Đà Nẵng (DANATRANS) Các giai ñoạn ñể phát triển hệ thống thông tin gồm: Kết cấu luận văn: Ngoài phần mở ñầu kết luận, kết 1.1.2.1 Giai ñoạn cung cấp cho lãnh ñạo liệu ñích thực cấu luận văn gồm ba chương: Chương 1: Cơ sở lý luận hệ thống thông tin kế toán hệ thống hoạch ñịnh nguồn lực doanh nghiệp (ERP) ñể ñịnh thời cơ, tính khả thi hiệu dự án phát triển hệ thống Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán 1.1.2.2 theo ñịnh hướng ERP DANATRANS Phân tích chi tiết Mục ñích giai ñoạn hiểu rõ vấn ñề hệ DANATRANS Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán Đánh giá yêu cầu thống ñang nghiên cứu, xác ñịnh nguyên nhân ñích thực vấn ñề, ñòi hỏi ràng buộc áp ñặt ñối với hệ thống xác ñịnh mục tiêu mà hệ thống thông tin phải ñạt ñược CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) 1.1.2.3 Thiết kế logic Là xác ñịnh thành phần logic hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ vấn ñề hệ thống thực tế ñạt ñược mục tiêu ñã thiết lập ñược giai ñoạn trước Đề xuất phương án giải pháp 1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1.1.2.4 1.1.1 Hệ thống thông tin Xây dựng phương án khác ñể cụ thể hoá mô hình 1.1.1.1 Định nghĩa Hệ thống thông tin tập hợp người, thiết bị phần cứng, phần mềm, liệu, thực hoạt ñộng thu thập, lưu trữ, xử lý phân phối thông tin tập hợp ràng buộc ñược gọi môi trường logic 1.1.2.5 Thiết kế vật lý Giai ñoạn ñược tiến hành sau phương án giải pháp ñược lựa chọn 1.1.2.6 Triển khai kỹ thuật hệ thống 1.1.1.2 Các phận cấu thành hệ thống thông tin Đây bước tin học hóa hệ thống thông tin Mọi hệ thống thông tin ñều có phận: phận ñưa liệu 1.1.2.7 vào, phận xử lý, kho liệu phận ñưa liệu 1.1.2 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin Footer Page of 126 Cài ñặt khai thác Đó trình chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống Header Page of 126 -7- -8- 1.2 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH ERP hỗ trợ tự ñộng hóa quy trình bán hàng doanh nghiệp, NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (Enterprise Resource Planning giúp việc kiểm soát bước trình ñược chặt chẽ - ERP) cung cấp ñầy ñủ thông tin liên quan ñến hoạt ñộng bán hàng 1.2.1 Sơ lược ERP thông qua việc: Quản lý ñược trình thương thảo hợp ñồng hẹn Hệ thống Hoạch ñịnh Nguồn lực Doanh nghiệp- Enterprise giao hàng; Quản lý ñược giá bán; Quản lý sách khuyến mại, Resource Planning (ERP) thuật ngữ ñược dùng liên quan ñến chiết khấu; Kiểm tra hạn mức tín dụng chặt chẽ; Quản lý ñược tình loạt hoạt ñộng doanh nghiệp, phần mềm máy tính hỗ trợ, hình thực hợp ñồng, ñơn hàng; Hình thức bán hàng ña dạng; Đối ñể giúp cho công ty quản lý hoạt ñộng chủ chốt nó, bao gồm: chiếu số liệu với phận kế toán, kho hàng kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, ERP hợp thông (2) Quy trình quản lý từ mua hàng ñến toán: tin nhiều phận tổ chức hệ thống máy tính Mua sắm quy trình xuyên suốt từ lập yêu cầu tới toán với chức năng: Quản lý giá mua chặt chẽ; Duyệt ñơn thống 1.2.2 Chức hệ thống ERP Các chức tiêu biểu hệ thống ERP bao gồm: Lập kế hoạch, dự toán; Bán hàng quản lý khách hàng; Sản xuất; Kiểm hàng nhiều cấp; Kiểm tra chéo kế toán, kho phận mua sắm; Quản lý tiến ñộ ñơn hàng; Quản lý hạn mức mua dự chi tương lai; Hỗ trợ nhiều hình thức mua khác soát chất lượng; Kiểm soát nguyên vật liệu, kho, tài sản cố ñịnh; Mua (3) Quy trình quản lý sản xuất: hàng kiểm soát nhà cung ứng; Tài – Kế toán; Quản lý nhân Trong trình triển khai ERP, phân hệ sản xuất ñược xem sự; Nghiên cứu phát triển 1.2.3 Lợi hệ thống ERP - Là hệ thống hoàn toàn tích hợp phân hệ khó, phức tạp tốn nhiều thời gian ñưa vào áp dụng thân sản xuất ñã ña dạng ngành nghề, lĩnh vực sản xuất có ñặc thù quản lý riêng - Làm việc theo quy trình quản lý chuẩn (4) Quản lý kho hàng: - Số liệu kế toán hệ thống ERP cung cấp có ñộ tin cậy cao Quản lý kho hàng ERP bao gồm việc quản lý từ lúc xây 1.2.4 Khác biệt ERP so với việc trì nhiều phần mềm quản lý rời rạc Điểm khác biệt việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc tính tích hợp 1.2.5 Các quy trình chủ yếu hệ thống ERP Các quy trình quản lý ERP bao gồm: (1) Quy trình quản lý từ bán hàng ñến thu tiền: Footer Page of 126 dựng nên mã vật tư, hàng hóa cho ñến việc quản lý giao dịch phát sinh vật tư, hàng hóa ñó hệ thống kho bãi sách tồn trữ (5) Quản lý tài kế toán: Bất phần mềm ERP có module kế toán Phần lớn hệ thống ERP kết cấu module kế toán mắt xích sau Header Page of 126 -9- hệ thống thông tin doanh nghiệp ñảm nhiệm vai trò tuý kế toán tài 1.2.6 Quá trình kinh doanh hệ thống ERP doanh nghiệp 1.2.6.1 1.3 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP 1.3.1 Khái quát hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán việc thu thập xem xét nghiệp Quá trình kinh doanh hợp Nhân viên kế toán nhân viên thuộc phận khác ñều ghi nhân nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào hệ thống ERP Điều có nghĩa thông tin ñều ñược ghi nhận lúc 1.2.6.2 - 10 - Hệ thống ERP trình tái lập công ty vụ kinh tế doanh nghiệp, xử lý chúng truyền thông tin hình thức khác cho nhiều ñối tượng với cách thích hợp 1.3.2 Hệ thống thông tin kế toán theo ñịnh hướng ERP Hệ thống thông tin kế toán theo ñịnh hướng ERP ñòi hỏi Việc ứng dụng hệ thống ERP trước nhằm giúp doanh bước công việc phải ñược thực theo quy trình ñặt ra, liệu nghiệp chuẩn hoá nghiệp vụ, xử lý thống toàn doanh phận chức liệu kế toán phải ñồng có nghiệp hay doanh nghiệp tiến hành tái lập công ty chọn hệ khả hợp liệu liên quan với cần thiết Khi thống ERP cho phù hợp hoàn toàn phụ thuộc vào ñặc ñiểm ñó, thông tin kế toán không thiết ñược cập nhật hoàn toàn doanh nghiệp phận kế toán mà ñược tích hợp từ phận liên quan 1.2.6.3 Rủi ro hệ thống ERP Một rủi ro lớn liệu hợp ñồng toàn vẹn, dẫn ñến hệ thống không hoạt ñộng 1.2.6.4 Chi phí huấn luyện, chuyển ñổi liệu tái lập trình quản lý Bên cạnh rủi ro thất bại ứng dụng ERP có chi phí khác phát sinh như: Chi phí huấn luyện (về kỹ thuật, phòng kinh doanh, phận kho, dễ dàng chia sẻ cho phận chức khác thông tin kế toán liên quan cách nhanh chóng 1.3.3 Hai chu trình kinh doanh hệ thống thông tin kế toán theo ñịnh hướng ERP Hai trình chủ yếu có công ty trình bán hàng trình mua hàng cách thức kinh doanh mới); Chi phí chuyển ñổi liệu (tốn 1.3.3.1 nhất); khoản chi phí phát sinh nội nhân viên Quán trình bán hàng bắt ñầu từ lúc khách hàng ñặt hàng kết 1.2.7 Thiết kế hệ thống ERP Có bốn thành phần hệ thống ERP cần ñược xem xét thiết kế hệ thống: Cấu trúc giao diện; Cơ sở liệu tập trung; Liên kết ứng dụng; Cổng kết nối internet Chu trình bán hàng thúc với việc thu tiền từ khách hàng * Mục tiêu hệ thống thống thông tin kế toán chu trình bán hàng: việc thu tiền ñúng hạn hiệu * Dữ liệu ñầu vào hệ thống thông tin kế toán theo ñịnh hướng ERP cho chu trình bán hàng: chứng từ giấy, thông tin Footer Page of 126 Header Page of 126 - 11 - ñiện tử hóa thông báo hàng ñến nhận ñược từ hệ thống hãng tàu gởi ñến, thông tin book hàng từ khách hàng * Dữ liệu ñầu hệ thống thông tin kế toán theo ñịnh hướng ERP cho chu trình bán hàng: - Cung cấp liệu phục vụ cho báo cáo bên báo cáo tài chính, báo cáo phục vụ cho quản trị công ty, … - Cung cấp danh sách khách hàng thông tin quan trọng trình bán hàng 1.3.3.2 Chu trình mua hàng Quá trình mua hàng bắt ñầu từ việc yêu cầu hàng hóa hay dịch - 12 Mã hóa cách thức ñể thực việc phân loại, xếp lớp ñối tượng cần quản lý, ñược sử dụng tất hệ thống, ñặc biệt hệ thống thông tin kế toán 1.3.4.2 Các dạng mã hóa - Mã hóa liên tiếp: dùng số liên tiếp 0, 1, 2…ñể ñối tượng - Mã hóa kiểu lát: dùng lát cho loại ñối tượng Trong lát, thường dùng kiểu mã hóa liên tiếp - Mã hóa phân ñoạn: mã ñược phân thành nhiều ñoạn, ñoạn mang ý nghĩa riêng vụ kết thúc với việc toán cho nhà cung cấp Hệ thống thông - Mã hóa phân cấp: phân ñoạn, song ñoạn tin kế toán theo ñịnh hướng ERP sử dụng sở liệu có khả tập hợp ñối tượng tập hợp ñó bao theo thứ tự từ trái hợp tập tin liệu liên quan ñến việc mua hàng lại qua phải * Mục tiêu chu trình mua hàng: Thanh toán cho nhà cung cấp ñúng thời hạn; Theo dõi danh sách nhà cung cấp; Kiểm soát hàng tồn kho; Dự toán chi tiền * Dữ liệu ñầu vào trình mua hàng: phiếu yêu cầu mua hàng, ñơn ñặt hàng,… * Dữ liệu ñầu trình mua hàng: - Thông tin báo cáo tài chính, chi phí toán cho nhà cung cấp, dự toán chi tiền, báo cáo phân tích bán hàng… - Cung cấp danh sách nhà cung cấp với sách chiết khấu, hạn mức tín dụng, giá cạnh tranh 1.3.4 Hệ thống mã hóa Hệ thống thông tin kế toán dựa vào thông tin ñã mã hóa ñể ghi nhận, phân loại, lưu trữ lập báo cáo tài 1.3.4.1 Khái niệm - Mã hóa diễn nghĩa: gán tên ngắn gọn, hiểu ñược cho ñối tượng 1.3.5 Thiết kế sở liệu hệ thống thông tin kế toán theo ñịnh hướng ERP 1.3.5.1 Khái niệm sở liệu Cơ sở liệu kế toán tập hợp liệu có cấu trúc, ñược lưu giữ tệp có quan hệ với nhau, ñược quản trị cách hợp hệ quản trị sở liệu nhằm ñạt ñược mục ñích tồn hệ thống thông tin kế toán xử lý liệu kế toán thành thông tin tài kế toán, có ích cho trình ñịnh quản trị 1.3.5.2 Thiết kế sở liệu hệ thống thông tin kế toán theo ñịnh hướng ERP Theo mô hình REA, việc thiết kế CSDL phải ñược thực qua sáu bước: Footer Page of 126 Header Page of 126 - 14 - - 13 - - Bước 1: Nhận dạng kiện kinh doanh kiện kinh tế Hiện nay, công ty hoạt ñộng hai loại hình chính: - Bước 2: Nhận dạng thực thể liên quan - Thứ nhất, loại hình logistics với dịch vụ giao nhận, vận - Bước 3: Xác ñịnh mối quan hệ thực thể tải nội ñịa quốc tế ñường biển, ñường không, cho thuê kho - Bước 4: Tạo sơ ñồ mối liên kế thực thể bãi, ñại lý cho hãng tàu, - Bước 5: Xác ñịnh thuộc tính thực thể - Bước 6: Tạo mẫu tin bảng CSDL - Thứ hai, hoạt ñộng ñại lý chuyển phát nhanh quốc tế cho tập ñoàn Federal Express Corporation (FedEx) khu vực phía Bắc KẾT LUẬN CHƯƠNG 2.1.2 Mô tả hoạt ñộng kinh doanh DANATRANS Tóm lại, hệ thống thông tin kế toán phần cốt lõi hệ 2.1.2.1 Đặc ñiểm kinh doanh thống quản lý doanh nghiệp Tuy nhiên, ña phần doanh Công ty TNHH Thương Mại Giao Nhận Quốc Tế Đà Nẵng- nghiệp, ñặc biệt doanh nghiệp vừa nhỏ chưa thực quan DANATRANS công ty thương mại dịch vụ tổng hợp với hoạt tâm ñến thông tin kế toán phục vụ cho việc ñịnh Việc sử ñộng kinh doanh chính: Dịch vụ vận tải ña phương thức; Dịch vụ vận dụng phần mềm quản trị rời rạc, quản lý thủ công chuyển nội ñịa; Hoạt ñộng chuyển phát nhanh; Cho thuê kho, bãi; DANATRANS ảnh hưởng ñến trình kinh doanh Đại lý chuyển phát nhanh cho FedEx; Đại lý hàng hải công ty, ñây phần tìm hiểu luận văn chương 2.1.2.2 Quy mô hoạt ñộng kinh doanh Công ty có trụ sở 39 Trần Quý Cáp – Tp Đà Nẵng CHƯƠNG THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI DANATRANS 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ GIAO NHẬN QUỐC TẾ ĐÀ NẴNG (DANATRANS) 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển DANATRANS Tiếng Việt: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ GIAO NHẬN QUỐC TẾ ĐÀ NẴNG DANATRANS Trụ sở tại: 39 Trần Quý Cáp, Quận Hải Châu, Thành phố Đà Footer Page of 126 mooc Các chi nhánh công ty bao gồm: - Chi nhánh Hồ Chí Minh: ñặt số 06 Thích Minh NguyệtP2-Q.Tân Bình-HCM Bài – Sóc Sơn – Hà Nội - Chi nhánh Dung Quất: ñặt lô 10A – Km16 – Đường Bình Tên giao dịch: DANATRANS LOGISTICS CO., LTD Nẵng thống kho – bãi cho thuê ñội xe container với 40 ñầu xe rơ - Chi nhánh Hà Nội: ñặt ga hàng hóa – sân bay quốc tế Nội Tên công ty: Tên viết tắt: Xí nghiệp kho vận khu công nghiệp Hòa Cầm quản lý hệ Long – Cảng Dung Quất – Bình Thuận – Bình Sơn – Quảng Ngãi 2.1.2.3 Tổ chức quản lý kinh doanh Header Page of 126 - 15 - Bộ máy quản lý công ty bao gồm: Chủ tịch HĐTV; Giám ñốc; Các phó giám ñốc; Các phòng nghiệp vụ; Các chi nhánh; Phòng kế toán Xí nghiệp kho vận 2.1.2.4 Tổ chức công tác kế toán - 16 không ñáp ứng yêu câu thông tin kịp thời cho việc ñịnh cấp quản lý - Về quản lý giá dịch vụ: chưa giao cho phận chuyên trách, dẫn ñến hạn chế: không ñảm bảo tính thống nhất, gây khó Bộ máy kế toán công ty bao gồm: Trưởng phòng kế toán; khăn cho phận kế toán việc cập nhật thông tin ñể xuất hóa Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp; Kế toán FedEx; Kế toán ñơn thu tiền gây trở ngại cho việc duyệt hóa ñơn bán hàng công nợ; Kế toán ngân hàng; Kế toán thu – chi; Kế toán chi lãnh ñạo công ty nhánh; Kế toán xí nghiệp kho vận; Thủ quỹ 2.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI DANATRANS 2.2.1 Thực trạng hệ thống thông tin phục vụ công tác kế toán tài chính, kế toán quản trị DANATRANS Để hiểu rõ thực trạng hệ thống thông tin kế toán - Về kiểm tra thời hạn hạn mức tín dụng: Chỉ dựa vào báo cáo hàng tuần từ phận kế toán, việc kiểm tra tức thời thông tin toán khách hàng khó thực ñược Đặc biệt, ñối với hoạt ñộng ñại lý: việc xem xét thời hạn tín dụng khách hàng thường bị chậm trễ gây thiệt hại cho công ty khoản nợ hạn không ñược báo cáo kịp thời Danatrans, ñề tài ñi vào quy trình quản lý liên quan ñến kế toán - Việc ñối chiếu số liệu với phận kế toán: phải thu khách hàng (quy trình quản lý cung cấp dịch vụ - thu tiền), Chủ yếu dựa báo cáo ñịnh kỳ phận cung kế toán phải trả nhà cung cấp (quy trình quản lý mua hàng – toán), kế toán tài sản cố ñịnh (quy trình quản lý tài sản cố ñịnh) 2.2.1.1 Quy trình quản lý cung cấp dịch vụ - thu tiền Lưu ñồ mô tả quy trình cung cấp dịch vụ - thu tiền cấp lẫn , không ñáp ứng ñược nhu cầu kiểm tra tức thời 2.2.1.2 Quy trình quản lý mua hàng - toán Lưu ñồ mô tả quy trình mua hàng – toán Hầu hết nghiệp vụ ñều ñược thực xí nghiệp kho Khi có yêu cầu từ phía khách hàng, phòng kinh doanh tiếp vận (chi phí vận chuyển, kho – bãi) chi nhánh (phát sinh chi nhận dịch vụ lập chứng từ liên quan Chứng từ ñược phí giao nhận) Điều cho thấy chứng từ phát sinh tập trung chủ luân chuyển qua phận liên quan, xử lý cuối phận yếu xí nghiệp, chi nhánh Tuy nhiên, việc cập nhật liệu lại kế toán vào ñó ñể lập hóa ñơn thu tiền khách hàng ñược tiến hành chủ yếu phận kế toán công ty, dẫn ñến: * Một số bất cập nhận thấy từ quy trình: - Cập nhật liệu phận ña phần hình thức thủ công, lặp ñi lặp lại phận khác hệ thống - Thông tin ñến phận kế toán chậm, khối lượng công việc tập trung phận kế toán lớn, dễ xảy sai sót, báo cáo chậm trễ, Footer Page of 126 - Dễ thất lạc chứng từ phải luân chuyển chứng từ từ nơi khác văn phòng công ty - Khối lượng công việc tập trung phòng kế toán công ty lớn dễ xảy sai sót khó kiểm soát Header Page of 126 - 17 - - 18 - + Kiểm tra ñối chiếu phận ñiều vận kế toán: khả tích hợp thông tin với có yêu cầu, thông Không có ñối chiếu hóa ñơn toán phiếu tin không ñược chia sẻ cho cách tức thời, dẫn ñến hạn chế cấp xăng – dầu lái xe ñề nghị ñã có xác nhận trưởng phận + Kiểm tra ñối chiếu phận có yêu cầu mua hàng hóa, dịch vụ kế toán: Yêu cầu ñặt hàng không ñược xác nhận chứng từ, xác nhận phê duyệt cấp quản lý phận: - Vật tư ñặt mua nhập kho ñối chiếu với ñơn ñặt hàng nhằm xác ñịnh xác số lượng yêu cầu - Không có kiểm tra, ñối chiếu yêu cầu ñặt hàng phận có nhu cầu với hóa ñơn toán nhà cung cấp gửi cho phận kế toán Kế toán khó ñối chiếu ñược chi phí chi hộ thực tế phát sinh với khoản phải thu chi hộ khách hàng 2.2.1.3 Quy trình quản lý tài sản cố ñịnh việc cập nhật thông tin phận, kết xuất thông tin tức thời phục vụ cho việc ñịnh cấp quản lý công ty - Cơ sở liệu lớn lưu trữ theo hình thức thủ công 2.2.3 Thực trạng mã hóa ñối tượng Việc mã hóa ñối tượng kế toán ña phần ñược thực theo cảm tính, tùy theo yêu cầu công việc phận, liệu không ñồng gây cản trở việc luân chuyển thông tin, tích hợp thông tin phận với cần thiết KẾT LUẬN CHƯƠNG Qua chương II, luận văn giới thiệu sơ qua ñặc ñiểm hoạt ñộng kinh doanh, cấu máy quản lý, máy kế toán công ty Đi sâu vào mô tả ñưa bất cập quy trình cung cấp dịch vụ, mua hàng, nhược ñiểm sở liệu mã Hiện nay, việc quản lý TSCĐ ñược thực ñơn hệ thống thông tin kế toán công ty Với thực trạng hệ thống thông kế toán TSCĐ phân hệ quản lý tài chính, kế toán tổng hợp tin kế toán Danatrans với tìm hiểu hệ thống ERP, thực Nguyên nhân công ty chưa xây dựng quy trình luận văn ñưa giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phù hợp khoa học theo ñịnh hướng ERP chương * Tóm lại, bất cập tồn quy trình quản lý chủ yếu cấu tổ chức tập trung nhiều vào phận kế toán Khi mở rộng loại hình kinh doanh quy mô hoạt ñộng, nhà quản trị công ty chưa thiết lập hệ thống quy trình quản lý cách chặt chẽ, phù hợp với hoạt ñộng 2.2.2 Thực trạng sở liệu hệ thống thông tin kế toán DANATRANS - Dữ liệu lưu trữ mang tính ñộc lập nhau, tùy theo nhu cầu quản lý thông tin phận Chính vậy, phận Footer Page of 126 CHƯƠNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP TẠI DANATRANS 3.1 YÊU CẦU ĐẶT RA ĐỐI VỚI CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP Header Page 10 of 126 - 20 - - 19 - - Các quy trình quản lý sau hoàn thiện phải có thống thu hồi ñược nợ , kế toán kết khoản khoản phải thu khách hàng chuẩn hóa toàn hệ thống Phân công, phân nhiệm rõ ràng, có Riêng ñối với hoạt ñộng ñại lý: ñối với khoản thu hộ FedEx, phối hợp chặt chẽ với cá nhân, phận nghiệp hóa ñơn ñược xuất cho khách hàng ñồng thời công nợ phải trả vụ công ty Tăng cường khả kiểm tra, ñối chiếu FedEx ñược cập nhật theo dõi phận với - Cơ sở liệu kế toán ñồng với sở liệu chung toàn hệ thống, tạo ñiều kiện cho việc tích hợp kết xuất thông tin ñược dễ dàng, tăng cường chất lượng báo cáo quản trị phục vụ cho việc ñịnh lãnh ñạo công ty - Giảm công việc thủ công, tăng suất lao ñộng 3.2 HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP 3.2.1 Cải tiến quy trình quản lý theo ñịnh hướng ERP 3.2.1.1 Quy trình quản lý cung cấp dịch vụ – thu tiền Trong trường hợp ñã có lệnh bán hàng giao dịch không ñược thực cần phải hủy lệnh bán hàng Khi ứng dụng hệ thống ERP công tác quản lý, khâu quy trình phải ñược tuân theo cách tuyệt ñối * Kiểm soát nội quy trình cung cấp dịch vụ - thu tiền Bao gồm yêu cầu chứng từ, bước công việc ñược ñặt nhằm tăng hiểu kiểm soát hệ thống thông tin kế toán quy trình cung cấp dịch vụ Lưu ñồ mô tả quy trình cung cấp dịch vụ – thu tiền hệ thống ERP: * Các thông tin cần quản lý: 3.2.1.2 Bao gồm thông tin liên quan ñến hoạt ñộng cung cấp dịch * Các thông tin cần quản lý: vụ như: thông tin khách hàng, giao nhận hàng hóa, công nợ, * Quy trình cung cấp dịch vụ - thu tiền: Sơ ñồ mô tả quy trình cung cấp dịch vụ: Quy trình quản lý mua hàng – toán Gồm thông tin liên quan ñến nghiệp vụ mua hàng từ phát sinh yêu cầu mua hàng, yêu cầu cung ứng dịch vụ ñến nhận ñược hàng, dịch vụ yêu cầu ñược thực toán Qui trình cung cấp dịch vụ: từ yêu cầu dịch vụ khách hàng, * Quy trình mua hàng - toán: phận sales thuộc phòng kinh doanh phải kiểm tra khả thực Sơ ñồ mô tả quy trình mua hàng: dịch vụ, tạo lệnh bán hàng Tiếp ñến phận liên quan Khi tiếp nhận yêu cầu từ phận, phòng kinh doanh vào lệnh bán hàng lập lệnh ñiều ñộng (bộ phận ñiều vận) cho xe xem xét nhu cầu dịch vụ giao nhận, phận ñiều vận thuộc vận chuyển, phiếu giao nhận (bộ phận giao nhận) cho dịch vụ XNKV kiểm tra, ñối chiếu với kế hoạch vận chuyển, ñịnh mức cấp khác, lập hợp ñồng cho dịch vụ theo yêu cầu nhiên liệu, vật tư, kế hoạch sửa chữa tài sản ñịnh kỳ ñể tiến hành lập Kế toán vào lệnh bán hàng ñối chiếu với lệnh ñiều lệnh cấp nhiên liệu, vật tư, phiếu yêu cầu vận chuyển Phòng kinh ñộng, phiếu giao nhận, hợp ñồng ñể xuất hóa ñơn cho khách hàng doanh lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, tạo ñơn ñặt hàng ñối với nhu Khi hóa ñơn ñược duyệt tức công nợ ñồng thời ñược ghi nhận Khi cầu mua vật tư, nhiên liệu nhớt, mua trực tiếp ñối với lệnh cấp Footer Page 10 of 126 Header Page 11 of 126 - 21 - - 22 - xăng-dầu cho lái xe, dịch vụ giao nhận cảng, lập hợp ñồng vận thế, kế hoạch bảo dưỡng cho xe, kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ chuyển ñối với nhu cầu dịch vụ vận chuyển Khi nhận vật tư, ñối với hệ thống kho nhiên liệu, phận kho XNKV lập phiếu nhập kho, phòng kinh doanh nhận hóa ñơn từ phía nhà cung cấp Các chứng từ liên quan 3.2.2 Hoàn thiện hệ sở liệu hệ thống thông tin kế toán theo ñịnh hướng ERP ñược tập hợp lập chứng từ toán, sau ñược ký duyệt phó giám ñốc phụ trách tài lệnh toán ñược lập 3.2.2.1 Chuẩn hóa sở liệu kế toán theo ñịnh hướng ERP công nợ nhà cung cấp, công nợ cá nhân nhân viên giao nhận Cơ sở liệu hệ thống ERP phải có khả tích hợp ñược tất toán, công nợ phải thu khách hàng ñược ghi nhận (ñối với Chính vậy, ñể hướng tới việc ứng dụng hệ thống ERP hiệu quả, khoản chi phí chi hộ khách hàng cảng, sân bay, ) sở liệu hệ thống thông tin kế toán phải ñược hoàn thiện * Kiểm soát nội quy trình mua hàng – toán: cho có khả tập hợp, tổ chức tích hợp với liệu Bao gồm yêu cầu chứng từ, bước công việc ñược phận khác liên quan có yêu cầu ñặt nhằm tăng hiểu kiểm soát hệ thống thông tin kế toán quy trình cung cấp dịch vụ Lưu ñồ mô tả quy trình mua hàng – toán ứng dụng hệ thống ERP: 3.2.1.3 Quy trình quản lý tài sản cố ñịnh Sơ ñồ mô tả quy trình quản lý TSCĐ: Một mô hình ñược sử dụng phổ biến ñể thiết kế sở liệu theo ñịnh hướng ERP mô hình REA (Resources Events Agents) * Xây dựng sở liệu hệ thống thông tin kế toán theo mô hình REA: (1) Nhận dạng kiện kinh doanh kiện kinh tế: Khi có yêu cầu mua TSCĐ, phận lập phiếu yêu cầu có Sự kiện kinh tế: báo cáo tài chính, báo cáo với quan thuế xác nhận trưởng phận ký duyệt ban giám ñốc công ty kiện kinh tế Sự kiện kinh doanh: báo cáo phận Riêng ñối với TSCĐ loại xe phục vụ cho hoạt ñộng công báo cáo hàng nhập – xuất, báo cáo phải thu ty, nhu cầu mua thông thường ñã ñược hội ñồng thành viên ñề (2) Nhận dạng thực thể liên quan: kế hoạch năm công ty Tiếp ñến, chứng từ cần thiết liên Trong cung cấp dịch vụ yêu cầu ảnh hưởng ñến số lượng quan ñến việc mua sắm TSCĐ hợp ñồng mua bán, giấy giao xe vận chuyển, nhân viên giao nhận tạo nguồn lực tiền hay hợp hàng, hóa ñơn nhà cung cấp chi phí liên quan ñến việc ñồng kinh tế công ty mua TSCĐ ñược tập hợp làm ghi nhận TSCĐ Đối với TSCĐ xe ñầu kéo hệ thống nhà kho, phải có Bảng 1: mô tả nguồn lực, kiện, ñối tượng: (3) Xác ñịnh mối quan hệ thực thể: phận quản lý riêng theo dõi việc: sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ, Các bảng CSDL liên quan ñến hoạt ñộng cung cấp dịch vụ: tăng, giảm TSCĐ, phận quản lý TSCĐ Lập ñịnh mức vật tư thay bảng kiện (yêu cầu cung cấp dịch vụ, cung cấp dịch vụ), bảng Footer Page 11 of 126 Header Page 12 of 126 - 24 - - 23 - nguồn lực (xe vận chuyển, nhân viên), ñối tượng liên quan (khách Tương tự bước thực trên, ta có sơ ñồ mối liên hàng) Ta có bảng liên quan: Bảng yêu cầu dịch vụ; Bảng lệnh kết thực thể, bảng mô tả thuộc tính thực thể bảng CSDL ñiều ñộng; Bảng phiếu giao nhận; Bảng thông tin khách hàng; Bảng cho quy trình mua hàng – toán thông tin loại hình dịch vụ; Bảng thông tin nhân viên; (4) Tạo sơ ñồ mối liên kế thực thể: Sơ ñồ mối liên kết thực thể quy trình cung cấp dịch vụ: (5) Xác ñịnh thuộc tính thực thể: Bảng 2: mô tả thuộc tính thực thể (6) Tạo mẫu tin bảng CSDL: Nhìn vào sơ ñồ liên kết thực thể, ta thấy có 10 thực thể 3.2.2.2 Hoàn thiện mã Các ñối tượng ñược mã hóa thống phận khác công ty ñiều kiện ñể liệu từ phần mềm quản lý khác tích hợp vào sở liệu chung, hệ thống * Đối tượng theo dõi, nội dung cần thu thập phương pháp mã hóa loại ñối tượng: ñó có liên kết nhiều – nhiều Để hoàn tất CSDL này, ta có liên kết * Xây dựng mã cho ñối tượng theo dõi: bảng ñược thể sau: (1) Khách hàng, nhà cung cấp: Bảng khách hàng: - Khu vực: tỉnh, thành phố theo ký hiệu quốc tế o TP Hồ Chí Minh: SGN; TP Hà Nội: HAN; TP Đà Mã khách hàng, tên, ñịa chỉ, mã số thuế, thời hạn tín dụng, ghi Nẵng: DAD; Bảng lệnh bán hàng: Mã lệnh bán hàng, [Mã dịch vụ], [Mã khách hàng], số lượng, loại cont, số kiện/packs, số kg, số cbm, nơi ñi, nơi ñến, ngày - Loại khách hàng, nhà cung cấp: Đại lý: 01; Hãng tàu: 02; Khách hàng khác: 03 Loại ñối tượng Khu Loại khách Số thứ tự vực hàng khách hàng Bảng quan hệ lệnh bán hàng cung cấp dv vận tải: Khách hàng, nhà DAD 03 0010 Mã lệnh bán hàng, Mã dịch vụ, mã lệnh cung cấp SGN 02 0005 Bảng quan hệ lệnh bán hàng cung cấp dịch vụ khác: Mã lệnh bán hàng, Mã dịch vụ, Mã phiếu giao nhận Bảng quan hệ cung cấp dịch vụ vận tải, dịch vụ khác toán: Mã dịch vụ, Mã phiếu toán - Ta có mã cho khách hàng, nhà cung cấp: (2) Nhân viên: - Loại nhân viên: Nhân viên văn phòng, nghiệp vụ: NV; Lái xe: LX; Bốc xếp: BX Loại ñối tượng Nhân viên Footer Page 12 of 126 Loại nhân viên Số thứ tự khách hàng LX 030 Header Page 13 of 126 - 26 - - 25 - - Ta có mã cho nhân viên: (3) Bộ phận; (4) Ngân hàng; (5) Các loại hình dịch vụ; (6) Các lệnh bán hàng; (7) Các ñiều ñộng (lệnh ñiều ñộng) 3.3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT NHẰM THỰC HIỆN TRIỂN KHAI GIẢI PHÁP - Hệ thống thông tin kế toán phải phân ñịnh rạch ròi quyền hạn, trách nhiệm phận ñiều hành doanh nghiệp Quản lý dựa hệ thống ERP tạo khả hòa nhập với kinh tế giới, tạo tiền ñề tăng cường khả thích nghi với thị trường, góp nâng cao hình ảnh doanh nghiệp Đề tài ñưa tìm hiểu chung hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp quy trình liên quan ñến hệ thống thông tin kế toán hệ thống ERP, làm sở ñể tìm hiểu hệ thống thông tin kế toán theo ñịnh hướng ERP, ñưa tồn - Tuân thủ nghiêm ngặt bước công việc quy trình quy trình liên quan ñến thông tin kế toán, hạn chế - Các phận phối hợp chặt chẽ với luồng sở liệu không ñáp ứng ñược nhu cầu phát triển hệ thống nói chung thông tin, liệu - Sự ñồng thuận cao ban giám ñốc phận công ty việc tái cấu quy trình kinh doanh hệ thống thông tin kế toán nói riêng công ty Qua tìm hiểu lý thuyết hệ thống thông tin kế toán, hệ thống hoạch ñịnh nguồn lực doanh nghiệp - ERP thực trạng hệ thống - Nâng cao trình ñộ tác nghiệp cho nhân viên công ty thông tin kế toán công ty, ñề tài ñưa giải pháp cải tiến quy KẾT LUẬN CHƯƠNG trình quản lý cung cấp dịch vụ - thu tiền, quy trình quản lý mua hàng Hiện nay, hệ thống quản lý công ty gọn nhẹ ñơn giản – toán, quy trình quản lý tài sản cố ñịnh chuẩn hóa sở nên việc thay ñổi quy trình quản lý dễ dàng nhận ñược chấp liệu kế toán, hoàn thiện mã, tạo tiền ñề cho việc tiến hành hoàn thuận phận bên Do vậy, vấn ñề trước mắt hoàn thiện quy trình lại hệ thống như: quy trình quản lý nhân thiện quy trình kinh doanh theo hướng quy trình hệ - tiền lương, quản lý kho hàng, , giúp cho việc triển khai hệ thống thống ERP, hoàn thiện sở liệu số cách thức mã hóa ERP sau công ty ñược thuận lợi ñạt hiệu cao ñối tượng phát sinh giúp hệ thống thông tin kế toán công ty Quản lý dựa vào hệ thống ERP mẻ ñối với phần lớn ngày ñáp ứng yêu cầu quản lý thành công ñưa hệ doanh nghiệp Việt Nam Do ñó, việc tìm hiểu ñưa ñịnh thống ERP vào ứng dụng tương lai hướng cho phát triển hệ thống thông tin doanh nghiệp nói chung hệ thống thông tin kế toán nói riêng hướng tới việc sử dụng KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN công cụ quản trị hệ thống ERP gặp nhiều khó khăn Với kiến Ngày nay, ứng dụng giải pháp ERP có ý nghĩa to lớn ñối với thức hạn chế, luận văn không tránh khỏi thiếu sót, kính doanh nghiệp nhiều lĩnh vực, nhiều ñối tượng khác nhau, giúp mong quý thầy, cô quan tâm ñóng góp ý kiến ñể luận văn ñược hoàn cho doanh nghiệp quản lý nguồn lực cách hiệu quả, thiện cung cấp thông tin cách xác, kịp thời cho việc quản lý, Footer Page 13 of 126  ... triển hệ thống thông tin phân tích hệ thống ñang tồn tại, thiện hệ thống thông tin kế toán theo ñịnh hướng ERP công ty thiết kế hệ thống thông tin mới, thực tiến hành cài ñặt TNHH TM Giao Nhận Quốc... of 126 tin kế toán, hệ thống hoạch ñịnh nguồn lực doanh nghiệp - ERP thông qua việc phân tích sở lý luận hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp, hệ thống ERP Header Page of 126 -6 - -5 - Tìm ñược... Hệ thống thông tin kế toán theo ñịnh hướng ERP Hệ thống thông tin kế toán theo ñịnh hướng ERP ñòi hỏi Việc ứng dụng hệ thống ERP trước nhằm giúp doanh bước công việc phải ñược thực theo quy trình