Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP tại công ty TNHH thương mại và giao nhận quốc tế đà nẵng danatrans

-1- M Đ U Tính c p thi t c a đ tài nghiên cứu Trong thời đ i ngày nay, có th nói với phát tri n c a cơng ngh thơng tin vi c s d ng thành tựu c a công ngh thông tin qu n lý ngày r ng rãi mang l i hi u qu cao, khắc ph c đ m c a h th ng qu n lý cũ, toán qu n lý đ ngày đ c t i u hoá, gi m đ c nh ng nh c c đ a vào máy tính c thời gian nh chi phí cho q trình x lý, mang l i hi u qu lớn kinh doanh Thời gian g n đây, doanh nghi p Vi t Nam bắt đ u làm quen với m t hình th c qu n lý mới, vi c ng d ng m t h th ng qu n tr t ng th , h th ng ho ch đ nh ngu n lực doanh nghi p – ERP, thay cho vi c s d ng nh ng ph n m m qu n lý riêng lẻ cho t ng b ph n khác nhau, khơng có kh tích h p thông tin Với h th ng ho ch đ nh ngu n lực doanh nghi p – ERP, s cung c p cho doanh nghi p m t nhìn xuyên su t, t ng th ho t đ ng b ph n, nhà cung c p khách hàng c a doanh nghi p Nó tích h p nh ng quy trình d li u kinh doanh vào m t h th ng h p nh t, giúp cho doanh nghi p có th lên k ho ch qu n lý tài nguyên h p lý ERP t o l i th c nh tranh nh linh đ ng kinh doanh nhân t ch đ o góp ph n tr giúp cho vi c quy t đ nh m t cách xác Tuy nhiên, vi c ng d ng ERP nh th đ thành công v n v n đ nan gi i mà r t nhi u doanh nghi p Vi t Nam gặp ph i Chẳng h n, công ty Savimex b n l n th t b i ti n hành tri n khai ng d ng ERP c a b n đ n v cung ng khác Theo bà Tr ng Th Hoàng Ngọc, giám đ c công ngh thông tin c a Savimex, m t nh ng nguyên nhân th t b i quy trình tri n khai ERP gặp ph i ph n đ i t đ n v c sở họ ph i thay đ i hàng lo t quy trình làm lâu B n l n th t b i c a -2- Savimex đ a đ n học: Đ u t ERP khơng ph i áp đặt quy trình cũ vào ERP mà ph i c i ti n đ h i nh p theo chuẩn qu n lý qu c t Công ty TNHH Th ng M i Giao Nh n Qu c T Đà Nẵng (DANATRANS) ho t đ ng ch y u lĩnh vực giao nh n, v n t i, chuy n phát nhanh qu c t , xây dựng cho h th ng thơng tin k tốn, nh ng h th ng v n r t đ n gi n có nhi u b t c p nh : - Thông tin đ c c p nh t th công l u tr t i nhi u b ph n khác nên d li u đ c l u tr riêng lẻ, ch ng chéo Đi u d n đ n b ph n không th chia sẻ thông tin cho m t cách nhanh chóng xác, d x y sai sót thơng tin khơng đ ng nh t - Các đ i t ng phát sinh đ c mã hóa theo c m tính theo yêu c u công vi c c a t ng b ph n nên khơng th tích h p đ c d li u l u tr gi a b ph n khác Với c nh tranh ngày gay gắt th tr ờng nh đ nh h ớng mở r ng lo i hình d ch v , mở r ng khu vực kinh doanh, yêu c u v qu n tr ngày cao đòi h i cơng ty ph i có m t h th ng h tr hi u qu nh h th ng ERP Đ có th h ớng tới thành công ng d ng ERP cơng tác qu n lý, vi c hồn thi n quy trình kinh doanh h th ng thơng tin k toán theo tiêu chuẩn đặt h th ng ERP, đ ng nh t c sở d li u h th ng thơng tin k tốn, giúp cho vi c h p nh t d li u k toán t ph n hành qu n lý khác m t cách d dàng m t nhu c u c n thi t đ c đặt T nh n th c đó, tác gi chọn “Hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP” làm đ tài nghiên c u c a lu n văn -3- M c đích nghiên cứu Phân tích thực tr ng h th ng thơng tin k tốn t i Danatrans Tìm hi u m i quan h v thơng tin k tốn gi a b ph n nghi p v b ph n k toán, xác đ nh nh ng b t c p t n t i quy trình qu n lý t i cơng ty M t s gi i pháp nhằm hoàn thi n quy trình bán hàng – thu ti n, mua hàng – tốn, quy trình qu n lý tài s n c đ nh theo đ nh h ớng ERP h th ng thơng tin k tốn; hồn thi n b mã ch a h p lý; xây dựng c sở d li u đ ng nh t h ớng đ n m c tiêu thi t k m t h th ng tích h p thơng tin đ Đ i t c t p h p riêng lẻ t t t c b ph n công ty ng ph m vi nghiên cứu Đ tài nghiên c u quy trình qu n lý cung c p d ch v – thu ti n, quy trình qu n lý mua hàng – tốn, quy trình qu n lý tài s n c đ nh h th ng thơng tin k tốn t i DANATRANS Tìm hi u vi c mã hóa đ i t ng t i b ph n công ty, yêu c u v c sở d li u h th ng thông tin k toán Ph ng pháp nghiên cứu Lu n văn s d ng ph ng pháp nghiên c u c th nh : Quan sát trực ti p, ph ng v n b ph n liên quan S d ng s đ dòng d li u, mơ hình d li u, l u đ mơ t h th ng thơng tin k tốn t i đ n v Ph ng pháp nghiên c u lý thuy t, phân tích, so sánh đ i chi u với thực t đ làm rõ n i dung nghiên c u v lý lu n, tình hình thực tr ng nh xác l p gi i pháp c th Ý nghĩa khoa học th c ti n c a đ tài Lu n văn xác đ nh đ c ý nghĩa quan trọng c a h th ng thơng tin k tốn, h th ng ho ch đ nh ngu n lực doanh nghi p - ERP thơng qua vi c phân -4- tích nh ng c sở lý lu n v h th ng thơng tin k tốn doanh nghi p, h th ng ERP Tìm đ c nh ng h n ch , t đ xu t gi i pháp nhằm hồn thi n h th ng thơng tin k toán theo đ nh h ớng ERP t i công ty TNHH TM Giao Nh n Qu c T Đà Nẵng (DANATRANS) K t c u c a lu n văn Ngoài ph n mở đ u k t lu n, k t c u lu n văn g m ba ch ng: Chương 1: Cơ sở lý luận hệ thống thơng tin kế tốn hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Chương 2: Thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn DANATRANS Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP DANATRANS -5- CH C S NG LÝ LU N V H TH NG THƠNG TIN K TỐN VÀ H TH NG HO CH Đ NH NGU N L C DOANH NGHI P (ERP) 1.1 T NG QUAN V H TH NG THƠNG TIN 1.1.1 H th ng thơng tin 1.1.1.1 Định nghĩa Thông tin đ c coi trọng đ Thơng tin đ có th đ c s d ng vào m t m c đích c th c ng ời s d ng đ bi n đ i thành thông tin mới, c l u tr đĩa c ng hay m m, m ng gi y, Trong lĩnh vực qu n lý, ng ời qu n lý s d ng m t h th ng thông tin đ u n tác nghi p, u n qu n lý l p k ho ch chi n l c Nh v y, hệ thống thông tin tập hợp người, thiết bị phần cứng, phần mềm, liệu, thực hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý phân phối thông tin tập hợp ràng buộc gọi môi trường 1.1.1.2 Các phận cấu thành hệ thống thông tin Mọi h th ng thơng tin đ u có b ph n: b ph n đ a d li u vào, b ph n x lý, kho d li u b ph n đ a d li u H th ng thơng tin đ mơ t qua mơ hình sau: MƠ HÌNH HỆ THỐNG THƠNG TIN NGUỒN THU TH P ĐÍCH X LÝ VÀ LƯU TR KHO D LIỆU PHÂN PHÁT c -6- 1.1.2 Ph ng pháp phát tri n h th ng thông tin Phát tri n h th ng thơng tin phân tích h th ng t n t i, thi t k m t h th ng thông tin mới, thực hi n ti n hành cài đặt Tuy nhiên, t i ph i phát tri n m t h th ng thơng tin, nh ng ngun nhân sau: - Nh ng v n đ v qu n lý - Nh ng yêu c u c a nhà qu n lý - Sự thay đ i công ngh - Thay đ i sách l c tr M c đích c a dự án phát tri n h th ng thông tin qu n lý có đ cs n phẩm đáp ng ng ời s d ng, phù h p với môi tr ờng hi n t i M t ph pháp đ ng c đ nh nghĩa nh m t t p h p b ớc công c cho phép ti n hành m t trình phát tri n h th ng chặt ch d qu n lý h n Các giai đo n đ phát tri n m t h th ng thông tin g m: Giai đo n 1: Đánh giá yêu c u Giai đo n 2: Phân tích chi ti t Giai đo n 3: Thi t k logic Giai đo n 4: Đ xu t ph ng án c a gi i pháp Giai đo n 5: Thi t k v t lý Giai đo n 6: Tri n khai k thu t c a h th ng Giai đo n 7: Cài đặt khai thác 1.1.2.1 Đánh giá yêu cầu Giai đo n cung c p cho lãnh đ o nh ng d li u đích thực đ quy t đ nh v thời c , tính kh thi hi u qu c a m t dự án phát tri n h th ng Nó bao g m công đo n sau: - L p k ho ch đánh giá yêu c u - Làm rõ yêu c u - Đánh giá lực kh thi -7- - Chuẩn b trình bày báo cáo đánh giá yêu c u 1.1.2.2 Phân tích chi tiết Phân tích chi ti t đ c thực hi n sau có đánh giá thu n l i v yêu c u M c đích c a giai đo n hi u rõ v n đ c a h th ng nghiên c u, xác đ nh nh ng nguyên nhân đích thực c a v n đ , xác đ nh nh ng đòi h i nh ng ràng bu c áp đặt đ i với h th ng xác đ nh m c tiêu mà h th ng thông tin ph i đ t đ c Giai đo n bao g m công đo n sau: - L p k ho ch phân tích chi ti t - Nghiên c u môi tr ờng c a h th ng t n t i - Nghiên c u h th ng thực t i - Đ a chuẩn đốn xác xác đ nh y u t gi i pháp - Đánh giá l i tính kh thi - Thay đ i đ xu t c a dự án - Chuẩn b trình bày báo cáo phân tích chi ti t Trong báo cáo ph i đ a s đ lu ng thông tin s đ lu ng d li u c a h th ng hi n t i 1.1.2.3 Thiết kế logic Là xác đ nh thành ph n logic c a m t h th ng thông tin, cho phép lo i b nh ng v n đ c a h th ng thực t đ t đ thi t l p đ c nh ng m c tiêu c giai đo n tr ớc Mơ hình logic s ph i đ xem xét Bao g m công đo n sau: - Thi t k c sở d li u - Thi t k x lý - Thi t k lu ng d li u vào - Ch nh s a tài li u cho m c logic - H p th c hóa mơ hình logic c ng ời s d ng -8- 1.1.2.4 Đề xuất phương án giải pháp Là vi c xây dựng ph M i ph ng án khác đ c th hoá mơ hình logic ng án m t phác họa c a mơ hình v t lý ngồi c a h th ng nh ng ch a ph i chi ti t Các công đo n c n ph i làm: - Xác đ nh ràng bu c tin học ràng bu c t ch c - Xây dựng ph - Đánh giá ph ng án c a gi i pháp ng án c a gi i pháp - Chuẩn b trình bày báo cáo c a giai đo n đ xu t ph ng án gi i pháp 1.1.2.5 Thiết kế vật lý Giai đo n đ c ti n hành sau m t ph ng án gi i pháp đ c lựa chọn Trong công vi c bao g m tài li u k t qu c n có là: tài li u ch a đặc tr ng c a h th ng s c n cho vi c thực hi n k thu t tài li u dành cho ng ời s d ng Các cơng đo n g m: - L p k ho ch thi t k v t lý - Thi t k chi ti t giao di n vào - Thi t k cách th c t ng tác với ph n tin học hoá - Thi t k th t c th công - Chuẩn b trình bày báo cáo v thi t k v t lý 1.1.2.6 Triển khai kỹ thuật hệ thống Đây b ớc tin học hóa c a h th ng thông tin Bao g m nh ng công đo n sau: - L p k ho ch thực hi n k thu t - Thi t k v t lý - L p trình - Th nghi p h th ng - Chuẩn b tài li u -9- 1.1.2.7 Cài đặt khai thác Đó q trình chuy n t h th ng cũ sang h th ng Bao g m công đo n sau: - L p k ho ch cài đặt - Chuy n đ i - Khai thác b o trì - Đánh giá 1.2 T NG QUAN V H TH NG HO CH Đ NH NGU N L C DOANH NGHI P (Enterprise Resource Planning - ERP) 1.2.1 S l c v ERP H th ng Ho ch đ nh Ngu n lực Doanh nghi p- Enterprise Resource Planning (ERP) m t thu t ng đ c dùng liên quan đ n m t lo t ho t đ ng c a doanh nghi p, ph n m m máy tính h tr , đ giúp cho công ty qu n lý ho t đ ng ch ch t c a nó, bao g m: k tốn, phân tích tài chính, qu n lý mua hàng, qu n lý t n kho, ho ch đ nh qu n lý s n xuát, qu n lý h u c n, qu n lý quan h với khách hàng, v.v M c tiêu t ng quát c a h th ng đ m b o ngu n lực thích h p c a doanh nghi p nh nhân lực, v t t , máy móc ti n b c có sẵn với s l ng đ c n, cách s d ng công c ho ch đ nh lên k ho ch ERP hay gọi qu n lý ngu n lực doanh nghi p, ph n m m h p nh t thông tin c a nhi u b ph n c a m t t ch c m t h th ng máy tính th ng nh t Thay vi c s d ng c sở d li u tách bi t c a b ph n, phòng ban khác đ qu n lý thông tin nh nhân sự, d li u khách hàng, đ n đặt hàng, tài – k tốn,…mọi ng ời doanh nghi p đ u dựa vào m t c sở d li u t p trung Đi u cho phép nhân viên b ph n khác có th truy nh p tới n i dung thông tin c a công - 10 - ty, t ch c theo quy n truy c p thông tin đ c xác đ nh tr ớc ng ời qu n tr ERP có nhi u ch c có kh đáp ng đ c nhu c u qu n lý c a doanh nghi p thu c nhi u lo i hình ngành ngh khác nhau, đặc bi t phù h p với doanh nghi p s n xu t, th ng m i d ch v ERP không ch m t gi i pháp tin học hóa mà m t ph ng th c qu n lý 1.2.2 Chức c b n c a h th ng ERP Các ch c tiêu bi u c a m t ph n m m ho ch đ nh ngu n lực doanh nghi p bao g m: - L p k ho ch, dự toán - Bán hàng qu n lý khách hàng - S n xu t - Ki m soát ch t l ng - Ki m soát nguyên v t li u, kho, tài s n c đ nh - Mua hàng ki m soát nhà cung ng - Tài – K tốn - Qu n lý nhân - Nghiên c u phát tri n 1.2.3 L i th c a h th ng ERP - Là hệ thống hồn tồn tích hợp H th ng ERP có kh t p trung d li u t m i phân h vào m t c sở qu n lý d li u chung giúp cho phân h riêng bi t có th chia sẻ thông tin với m t cách d dàng C ch d li u t p trung c a h th ng ERP giúp cho vi c h p nh t s li u c a doanh nghi p có nhi u chi nhánh trở nên thu n ti n d dàng h n - Làm việc theo quy trình quản lý chuẩn Các qui trình kinh doanh đ c xác đ nh rõ ràng h n Các phân h ERP th ờng yêu c u doanh nghi p xác đ nh rõ ràng qui trình kinh doanh đ giúp phân công công vi c đ c rõ - 80 - B ng 3.6: B ng thông tin lo i hình d ch v Mã v vi c Tên v vi c 01 D ch v v n chuy n n i đ a 02 D ch v v n chuy n qu c t 03 D ch v chuy n phát nhanh B ng 3.7: B ng thông tin nhân viên Mã Họ tên nhân Mã b Đ a ch ph n viên NV030 Nguy n Tri u H i LX001 Tăng T n 37 Tr n Quý Cáp-Đà Nẵng Tr ờng P.Th ch Thang-Đà Nẵng GNSGN TRDAD Th o (4) Tạo sơ đồ mối liên kế thực thể: S đ m i liên k t thực th quy trình cung c p d ch v - thu ti n đ c th hi n nh sau: 0,n Khách hàng 0,n 1,1 L nh u đ ng 1,1 1,n 0,1 Cung c p d ch v v nt i 1,n 0,n L nh bán hàng 0,n 0,n 0,1 1,n Cung c p d ch v khác Nhân viên lái xe 1,n 0,n Nhân viên 0,n 1,n 1,n 1,1 0,n Ti n 1,1 Hóa đ n 1,1 0,n K toán ph i thu 3.10: S đ m i liên k t th c th quy trình cung c p d ch v – thu ti n - 81 - (5) Xác định thuộc tính thực thể: B ng 3.8: mơ t thu c tính c a thực th quy trình cung c p d ch v - thu ti n Th c th Thu c tính Khách hàng Tên khách hàng, đ a ch , mã s thu , thời h n tín d ng Hóa đ n Mã s hóa đ n, ký hi u, ngày hóa đ n, giá ch a thu , thu su t, tiên thu , t ng ti n, tên khách hàng, tên d ch v Cung c p d ch Tên d ch v , ngày thực hi n, ghi v B ph n Tên b ph n, đ a ch L nh u đ ng Ký hi u l nh, s xe, ngày, nhân viên đ c u đ ng, yêu c u công vi c Yêu c u d ch v Khách hàng yêu c u, s l ng, lo i cont, s kg, s cbm, n i đi, n i đ n, ngày Phi u giao nh n S hi u ch ng t , nhân viên giao nh n, khách hàng gởi nh n, hình th c tốn Ti n Lo i ti n, s ti n Nhân viên Họ tên, đ a ch , ngày sinh, giới tính, ch c v , ngày bắt đ u làm vi c, b ph n làm vi c (6) Tạo mẫu tin bảng CSDL: Nhìn vào s đ liên k t thực th , ta th y có 10 thực th có liên k t nhi u – nhi u, th nh t gi a yêu c u d ch v cung c p d ch v v n t i, yêu c u d ch v cung c p d ch v khác, gi a cung c p d ch v v n t i với hóa đ n gi a cung c p d ch v khác với hóa đ n Vì v y, đ hồn t t CSDL này, ta có liên k t gi a b ng đ c th hi n nh sau: - 82 - Bảng khách hàng: Mã khách hàng, tên, đ a ch , mã s thu , thời h n tín d ng, ghi Bảng lệnh bán hàng: Mã l nh bán hàng, [Mã d ch v ], [Mã khách hàng], s l ng, lo i cont, s ki n/packs, s kg, s cbm, n i đi, n i đ n, ngày Bản lệnh điều động: Mã l nh, [Mã nhân viên], s xe, ngày, [mã l nh bán hàng], ghi Bảng phiếu giao nhận: Mã phi u giao nh n, [Mã nhân viên], [Mã l nh bán hàng], hình th c tốn, ghi Bảng loại hình dịch vụ (vụ việc): Mã v vi c, tên lo i hình d ch v , thu su t Bảng hóa đơn Mã s hóa đ n, [Mã khách hàng], [Mã v vi c], s ti n ch a thu , ti n thu , t ng s ti n Bảng nhân viên: Mã nhân viên, họ tên, giới tính, đ a ch , ngày sinh, ch c v , [Mã b ph n], ngày bắt đ u làm vi c Bảng tiền mặt: Mã tài kho n, lo i tài kho n, ngân hàng, s d đ u kỳ, ngày đ u kỳ Bảng toán: Mã phi u toán, [Mã nhân viên], t ng s ti n thu đ c, ngày thu ti n, [Mã tài kho n] Bảng cung cấp dịch vụ: Mã d ch v , [Mã v vi c], [Mã l nh], [Mã phi u giao nh n], ngày thực hi n, ghi - 83 - Bảng quan hệ lệnh bán hàng cung cấp dịch vụ vận tải: Mã l nh bán hàng, Mã d ch v , mã l nh Bảng quan hệ lệnh bán hàng cung cấp dịch vụ khác: Mã l nh bán hàng, Mã d ch v , Mã phi u giao nh n Bảng quan hệ cung cấp dịch vụ vận tải, dịch vụ khác toán: Mã d ch v , Mã phi u toán T ng tự b ớc thực hi n nh trên, ta có s đ m i liên k t thực th , b ng mô t thu c tính thực th b ng CSDL cho quy trình mua hàng – tốn nh sau:  S đ m i liên k t gi a thực th quy trình mua hàng – tốn: Yêu c u cung ứng 0,1 d ch v 1,1 Phi u yêu c u v n chuy n 1,n ,1 0,n ,1 1,1 Nhân viên yêu c u 0,n Nhà cung c p ,1 0,n 1,1 1,1 Yêu c u cung ứng v tt 0,1 1,1 1,1 ĐĐH V t t 1,n 1,1 1,n 0,n Cung ứng d ch v 1,1 0,n 0,1 1,n V tt 0,n 1,1 Hóa đ n 1,1 0,n Kho n ph i tr 3.11: S đ m i liên k t th c th quy trình mua hàng – tốn B ng 3.9: mơ t thu c tính c a thực th quy trình mua hàng – toán Th c th Nhà cung c p Thu c tính Tên nhà cung c p, đ a ch , mã s thu , s tài kho n, - 84 - tên ngân hàng Đ n đặt hàng Mã đ n đặt hàng, tên v t t yêu c u, s l ng, ngày đặt hàng, ngày giao V tt Mã v t t , tên v t t , đ n v tính, s l ng, đ n giá, t ng s ti n, giá tr đ u kỳ, giá tr cu i kỳ Yêu c u cung D ch v yêu c u, ngày thực hi n, ghi ng d ch v Phi u yêu c u Mã phi u, n i đi, n i đ n, ngày nh n hàng, ngày v n chuy n giao hàng Kho n ph i tr S hi u tài kho n, lo i d ch v , s ti n ph i tr , s ti n n , thời h n toán  B ng CSDL: Bảng nhà cung cấp: Mã nhà cung c p, tên, đ a ch , mã s thu , s tài kho n, tên ngân hàng, ghi Bảng vật tư: Mã v t t , [mã tài kho n], tên v t t , đ n v tính, s l ng, đ n giá, t ng s ti n, s d đ u, s d cu i Bảng yêu cầu cung ứng dịch vụ: Mã yêu c u, [Mã v vi c], ngày thực hi n, ghi Bảng đơn đặt hàng: Mã đ n hàng, [Mã v t t ], s l ng, ngày đặt hàng, ngày giao hàng, ghi Bảng phiếu yêu cầu vận chuyển: Mã phi u, [Mã nhà cung c p], [Mã v vi c], nới đi, nới đ n, ngày nh n, ngày giao, ghi Bảng cung ứng dịch vụ: - 85 - Mã cung ng, [Mã yêu c u], [Mã v vi c], ngày thực hi n, ghi Bảng phải trả: Mã tài kho n, [Mã nhà cung c p], [Mã yêu c u], s ti n ph i tr , s ti n l i, thời h n toán Bảng phiếu toán: Mã phi u toán, [Mã nhân viên], t ng s ti n toán, ngày toán, [Mã tài kho n] Bảng quan hệ yêu cầu cung ứng dịch vụ cung ứng dịch vụ: Mã phi u v n chuy n, Mã cung ng Bảng quan hệ đặt hàng cung ứng: Mã đặt hàng, mã cung ng Bảng quan hệ mua vật tư toán: Mã v t t , Mã phi u tốn 3.2.2.2 Hồn thiện mã: Các đ i t ng đ c mã hóa th ng nh t t i b ph n khác công ty s u ki n đ d li u t ph n m m qu n lý khác tích h p vào c sở d li u chung, nh t c a h th ng Vi c mã hóa đ i t ng đ c thực hi n trình tự nh sau: * Xác định đối tượng theo dõi, nội dung cần thu thập phương pháp mã hóa loại đối tượng B ng 3.10: Mô t đ i t ph ng pháp mã hóa t ng lo i đ i t Đ i t ng theo dõi, n i dung c n thu th p N i dung mô t ng chi ng: N i dung qu n lý Ph ng pháp ti t B ph n c p mã mã hóa hàng, Theo dõi theo khu Mã g i Phòng hàng, nhà nhà cung c p; đ a vực theo lo i nhớ doanh Khách Tên khách kinh - 86 - cung c p ch , mã s thu , s khách hàng tài kho n, nhân viên qu n lý Nhân Tên nhân viên, Qu n lý theo, lo i Mã khách hàng nhân viên viên g i B nhớ ph n nhân qu n lý B ph n Tên b ph n, khu Qu n lý theo khu Mã vực ho t đ ng, công vực, công vi c nhớ vi c qu n lý qu n lý Ngân Tên ngân hàng, đ a Qu n lý theo tên Mã ch , lo i tài kho n, ngân hàng s tài kho n m, hàng, lo i g i B nhân g i Phòng đ a nhớ tốn tài toán kho n Các Tên d ch v lo i hình k – k ngân hàng Qu n lý theo lo i Mã d ch v (v vi c) ph n tự th Phòng kinh doanh d ch v Các Tên d ch v , lo i Qu n lý theo lo i Mã g i Phòng kinh l nh bán d ch v yêu c u d ch v , theo năm nhớ doanh, phòng hàng thực hi n CPN (đ i với dv CPN qu c t ) Các Tên u đ ng, xe Qu n lý theo b Mã l nh u u đ ng ph n phát l nh, xe nhớ đ ng v n chuy n, thời gian thực hi n g i B ph n u v n-XNKV - 87 - * Xây dựng mã cho đối tượng theo dõi: (1) Khách hàng, nhà cung c p: - Khu vực: t nh, thành ph theo ký hi u qu c t o TP H Chí Minh: SGN o TP Hà N i: HAN o TP Đà Nẵng: DAD o… - Lo i khách hàng, nhà cung c p: o Đ i lý: 01 o Hãng tàu: 02 o Khách hàng khác: 03 Lo i đ i t Khách ng Khu v c hàng, nhà cung c p S thứ t c a Lo i khách hàng khách hàng DAD 03 0010 SGN 02 0005 … … … - Ta có b mã cho khách hàng, nhà cung c p: T Mã khách T hàng Mã nhân Đ a ch Tên khách hàng Mã s thu viên qu n lý 01 DAD03001 … … Công ty CP SX TM KCN H u Ngh Đà Nẵng Nẵng … … 10 SGN020005 Công ty Gemartrans Nam LTD Đà 0400100697 03NV002 LD L u Vi t 35Nguy n Hu -Q1HCM … … 5- 0301241009 02NV005 - 88 - (2) Nhân viên: - Lo i nhân viên: o Nhân viên văn phòng, nghi p v : NV o Lái xe: LX o B c x p: BX Lo i đ i t ng Nhân viên Lo i nhân viên S thứ t c a khách hàng LX 030 NV 025 … … - Ta có b mã cho nhân viên: STT Mã nhân viên Tên nhân viên Chuyên môn 01 LX030 Tăng T n Tr ờng Th o Lái xe 10 NV025 Nguy n Th Loan Nhân viên văn phòng (3) B ph n: - Khu vực: t nh, thành ph theo ký hi u qu c t o TP H Chí Minh: SGN o TP Hà N i: HAN o TP Đà Nẵng: DAD o… - Lo i b ph n: o Văn phòng: VP o Giao nh n: GN o Chuy n phát nhanh: FD o Đi u v n: TR - 89 - o Kho v n: WH Lo i đ i t ng B ph n Khu v c Lo i b ph n SGN GN HAN FD … … - Ta có b mã cho b ph n: Mã b ph n STT 01 Tên b ph n Giao nh n GNSGN Khu v c TP HCM 02 Kho v n WHDAD Đà Nẵng (4) Ngân hàng: - Khu vực: t nh, thành ph theo ký hi u qu c t o TP H Chí Minh: SGN o TP Hà N i: HAN o TP Đà Nẵng: DAD o… Tên ngân hàng: theo tên vi t tắt c a ngân hàng: VCB (ngân hàng Th ng M i CP Ngo i Th K Th ng Vi t Nam , TCB (Ngân hàng Th ng M i CP ng Vi t Nam), … - Ta có b mã cho ngân hàng giao d ch: STT 01 Mã ngân hàng TCBSGN Tên ngân hàng Ngân Th Khu v c hàng TP ng M i CP HCM S tài kho n Lo i tài kho n 106.21346602.01.8 11213 - 90 - K Th ng Vi t Nam 02 hàng TP Đà 060.01.01.0006662 11211 MSBDAD Ngân Th ng M i CP Nẵng Hàng H i … … … … … (5) Các lo i hình d ch v : S d ng s th tự g m 02 ch s , ta có b mã cho lo i d ch v : Mã v vi c STT Tên v vi c 01 01 D ch v v n chuy n n i đ a 02 02 D ch v v n t i qu c t 03 03 D ch v chuy n phát nhanh 04 04 D ch v thuê kho – bãi 05 05 D ch v nâng h container 06 06 D ch v b c x p 07 07 D ch v ch ng t (6) Các l nh bán hàng - Lo i d ch v : theo mã d ch v c a lo i hình d ch v (01, 02,…) - Năm thực hi n: l y 02 s cu i c a năm d ng l ch (09, 10, 11,…) Lo i đ i t ng L nh bán hàng Lo i dich Năm th c S thứ t c a yêu v hi n c u 01 09 010 03 10 002 … … - 91 - - Ta có b mã cho yêu l nh bán hàng: STT Mã l nh bán Tên l nh bán hàng hàng 01 01090010 Yêu c u v n chuy n n i đ a năm 2009 02 03100002 Yêu c u chuy n phát nhanh qu c t năm 2010 … … … (7) Các u đ ng (l nh u đ ng): - Khu vực: l y theo khu vực c a b ph n u v n phát l nh o TP H Chí Minh: SGN o TP Hà N i: HAN o TP Đà Nẵng: DAD - S th tự c a l nh u đ ng: g m ch s - Năm thực hi n: l y 02 s cu i c a năm d ng l ch (09, 10, 11,…) - Ta có mã c a u đ ng (l nh u đ ng): Mã l nh STT Tên l nh Khu v c phát (l nh u l nh đ ng) 01 SGN090010 Đi u đ ng v n chuy n hàng TP HCM hóa 3.3 M T S KI N NGH , Đ XU T NHẰM TH C HI N TRI N KHAI GI I PHÁP: - H th ng thơng tin k tốn ph i phân đ nh r ch ròi quy n h n, trách nhi m gi a b ph n - 92 - - Tuân th nghiêm ngặt b ớc công vi c quy trình - Các b ph n ph i h p chặt ch với t ng lu ng thông tin, d li u - Nâng cao trình đ tác nghi p cho nhân viên cơng ty - Sự đ ng thu n cao c a ban giám đ c b ph n công ty vi c tái c c u quy trình kinh doanh K T LU N CH NG DANATRANS có nhi u chi nhánh đặt t i nhi u khu vực khác nhau, h th ng báo cáo đ i lý ngày ph c t p kh ng l , lo i hình d ch v đa d ng phong phú Chính v y, ng d ng h th ng qu n lý có kh tích h p thơng tin – ERP s mang l i hi u qu cao công tác qu n lý, tăng c ờng kh c nh tranh ch t l ng d ch v c a công ty Hi n nay, h th ng qu n lý t i cơng ty gọn nhẹ đ n gi n nên vi c thay đ i quy trình qu n lý s d dàng nh n đ c ch p thu n c a b ph n bên d ới Do v y, v n đ tr ớc mắt hoàn thi n quy trình kinh doanh theo h ớng quy trình h th ng ERP, hồn thi n c sở d li u m t s cách th c mã hóa đ i t ng phát sinh s giúp h th ng thông tin k tốn t i cơng ty ngày đáp ng yêu c u qu n lý thành công đ a h th ng ERP vào ng d ng t ng lai - 93 - K T LU N VÀ H NG PHÁT TRI N Ngày nay, ng d ng gi i pháp ERP có ý nghĩa to lớn đ i với doanh nghi p nhi u lĩnh vực, nhi u đ i t ng khác ng d ng gi i pháp ERP giúp cho doanh nghi p qu n lý ngu n lực c a m t cách hi u qu , cung c p thơng tin m t cách xác, k p thời cho vi c qu n lý, u hành doanh nghi p Vi c ng d ng gi i pháp h th ng ERP giúp cho vi c cung c p thông tin tài rõ ràng t o ni m tin đ i với đ i tác, nhà đ u t Qu n lý dựa h th ng ERP t o kh hòa nh p với n n kinh t th giới, t o ti n đ tăng c ờng kh thích nghi với th tr ờng, góp nâng cao hình nh doanh nghi p Đ tài l n l t đ a tìm hi u chung v h th ng thơng tin k tốn doanh nghi p quy trình liên quan đ n h th ng thông tin k toán h th ng ERP làm c sở đ tìm hi u h th ng thơng tin k tốn theo đ nh h ớng ERP, đ a nh ng t n t i quy trình liên quan đ n thơng tin k tốn, nh ng h n ch c a c sở d li u không đáp ng đ c nhu c u phát tri n h th ng nói chung h th ng thơng tin k tốn nói riêng t i cơng ty Qua tìm hi u lý thuy t v h th ng thơng tin k tốn, h th ng ho ch đ nh ngu n lực doanh nghi p - ERP thực tr ng v h th ng thông tin k tốn t i cơng ty, đ tài đ a gi i pháp c i ti n quy trình qu n lý cung c p d ch v - thu ti n, quy trình qu n lý mua hàng – tốn, quy trình qu n lý tài s n c đ nh chuẩn hóa c sở d li u k toán theo đ nh h ớng ERP, hoàn thi n b mã nhằm hoàn thi n h th ng thơng tin k t tốn theo đ nh h ớng ERP, t o ti n đ cho vi c ti n hành hồn thi n quy trình l i c a h th ng nh : quy trình qu n lý nhân - ti n l ng, quy trình qu n lý kho hàng, , giúp - 94 - cho vi c tri n khai h th ng ERP sau c a công ty đ c thu n l i đ t hi u qu cao Qu n lý dựa vào h th ng ERP mẻ đ i với ph n lớn doanh nghi p t i Vi t Nam Do đó, vi c tìm hi u đ a đ nh h ớng cho phát tri n h th ng thông tin doanh nghi p nói chung h th ng thơng tin k tốn nói riêng h ớng tới vi c s d ng công c qu n tr h th ng ERP gặp r t nhi u khó khăn Với ki n th c h n ch , lu n văn khơng tránh kh i nh ng thi u sót, kính mong q th y, quan tâm đóng góp ý ki n đ lu n văn đ c hoàn thi n h n ... tin v s n phẩm hay d ch v c a công ty 1.3 H TH NG THÔNG TIN K THÔNG TIN K TOÁN THEO Đ NH H TOÁN VÀ H TH NG NG ERP 1.3.1 Khái quát v h th ng thông tin k tốn Ngày nay, h th ng thơng tin k tốn theo. .. i b ớc có h th ng thông tin d li u đ u vào có k t qu h th ng thông tin d li u đ u Thông tin đ u vào c a b ớc thông tin đ u c a b ớc tr ớc, thông tin đ u c a b ớc thông tin đ u vào c a b ớc k ti... u t ERP khơng ph i áp đặt quy trình cũ vào ERP mà ph i c i ti n đ h i nh p theo chuẩn qu n lý qu c t Công ty TNHH Th ng M i Giao Nh n Qu c T Đà Nẵng (DANATRANS) ho t đ ng ch y u lĩnh vực giao