Nhằm trang bị cho người học những kiến thức cơ bản về nội dung và hình thức của văn bản quản lý nhà nước, yêu cầu cơ bản và các bước tổ chức quản lý, sử dụng văn bản quản lý nhà nước từ đó tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra, nâng cao chất lượng hoạt động soạn thảo văn bản của cơ quan, đơn vị mình.2. Yêu cầu Người học nắm vững những kiến thức cơ bản về văn bản quản lý nhà nước. Vận dụng tốt vào thực tiễn công tác.
Trang 12 Yêu cầu
- Người học nắm vững những kiến thức cơ bản về văn bản quản lý nhà nước
- Vận dụng tốt vào thực tiễn công tác
II NỘI DUNG (gồm 3 phần)
Phần 1 Khái niệm, vai trò và phân loại văn bản quản lý nhà nước Phần 2 Xây dựng văn bản quản lý nhà nước
Phần 3 Quản lý, sử dụng văn bản quản lý nhà nước
III THỜI GIAN (4 tiết)
IV ĐỊA ĐIỂM (giảng đường)
Trang 2VII TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Giáo trình Soạn thảo văn bản, Nxb QĐND, H.2010
2 Giáo trình Quản lý nhà nước, Nxb QĐND, H 2011
3 Soạn thảo và xử lý văn bản, NXB CTQG, H.1995, tr.128-167
4 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008
Phần 2 : THỰC HÀNH BÀI GIẢNG
I THỦ TỤC LÊN LỚP
- Nhận báo cáo, kiểm tra công tác chuẩn bị học tập.
- Báo cáo cấp trên (nếu có)
II TRÌNH TỰ GIẢNG BÀI
Thứ tự,
Nội dung
Thời gian Phương pháp Vật chất
Phần 1 60 phút Thuyết trình Giáo án Phần 2 60 phút Thuyết trình Giáo án Phần 3 40 phút Thuyết trình Giáo án
III KẾT THÚC
Định hướng nội dung ôn tập
Nhận xét kết quả buổi học
Trang 3I Khái niệm, vai trò và phân loại VBQLNN
1 Khái niệm và vai trò của VBQLNN
a Khái niệm VBQLNN
- Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thực hiện được sự giao tiếp ởnhững khoảng không gian cách biệt vô tận qua các thế hệ Hoạt động giao tiếpbằng ngôn ngữ luôn được thực hiện qua quá trình phát và nhận các ngôn bản
Là sản phẩm của hoạt động giao tiếp, ngôn bản tồn tại ở dạng âm thanh (lờinói) hoặc được ghi lại dưới dạng chữ viết (văn bản)
Như vậy, VB là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng ngônngữ (hay ký hiệu) nhất định Với cách hiểu đó, VB còn có thể gọi là vật mangtin được ghi bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu
- VB là một chỉnh thể được cấu tạo nên bởi những quy tắc nhất định,gồm những đơn vị ngôn ngữ liên kết với nhau nhằm chuyển tải một thông tintrọn vẹn nào đó, đáp ứng mục đích giao tiếp
- VBQLNN là loại VB do chủ thể quản lý nhà nước ban hành theo thẩmquyền, thủ tục, trình tự do pháp luật quy định Chủ thể ban hành VB là các cơquan, cá nhân trong bộ máy nhà nước Mỗi chủ thể được ban hành một số loại
VB nhất định theo thẩm quyền, thủ tục, trình tự do pháp luật quy định
- VBQLNN phản ánh ý chí của nhà nước Nhà nước sử dụng VB để
chuyển tải các quy phạm pháp luật, quyết định quản lý, thông tin quản lý đến đối
tượng quản lý và ngược lại
- VBQLNN được nhà nước bảo đảm việc thực hiện bằng nhiều biện
pháp khác nhau như: giáo dục thuyết phục, tổ chức, hành chính, kinh tế, dân
sự, hình sự Việc ban hành, sửa đổi, bổ sung VBQLNN phải tuân theo nhữngquy trình, thủ tục do pháp luật quy định nhằm bảo đảm tính hệ thống, thốngnhất và tính pháp lý của VB, đặc biệt là hệ thống văn bản quy phạm pháp luật
Như vậy, VBQLNN là văn bản do các chủ thể quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục do pháp luật quy định, thể hiện ý chí của nhà nước nhằm truyền đạt thông tin hay ghi nhận các sự kiện cần thiết, phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước.
Trang 4b Vai trò của VBQLNN trong quản lý nhà nước
- VBQLNN là phương tiện quan trọng để ghi nhận và truyền đạt cácquyết định quản lý, là hình thức để cụ thể hoá pháp luật, phương tiện điềuchỉnh các quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý của nhà nước
- VBQLNN là phương tiện quan trọng cung cấp thông tin cho hoạtđộng quản lý nhà nước Giá trị của VBQLNN được bảo đảm bởi giá trị củathông tin chứa trong văn bản mang lại cho các chủ thể quản lý
- VBQLNN ghi nhận, truyền đạt thông tin trong hệ thống bộ máy nhà nước,
từ cơ quan nhà nước tới các tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, công dân và ngược lại
- VBQLNN ghi nhận và truyền đạt thông tin quản lý cần thiết cho hoạtđộng quản lý của các cơ quan nhà nước và nhu cầu sử dụng của nhân dân
- VBQLNN là cơ sở pháp lý cho hoạt động quản lý nhà nước, yếu tốkiến tạo nên thể chế bộ máy nhà nước VBQLNN là phương tiện chủ yếu nhằmthể chế hoá đường lối, quan điểm của Đảng, công cụ để Nhà nước quản lý cáclĩnh vực của đời sống xã hội
- VBQLNN ghi nhận và truyền đạt các quy phạm pháp luật, quyết địnhhành chính, thông tin quản lý, đó là cơ sở pháp lý vững chắc để Nhà nước giảiquyết có hiệu quả các nhiệm vụ quản lý hết sức phức tạp của mình
2 Phân loại VBQLNN
VBQLNN được phân loại căn cứ vào các tiêu chí khác nhau, như:
- Phân loại theo cơ quan ban hành (Quốc hội, UBTVQH, Chủ tịch nước,Chính phủ, các bộ, cơ quan ngang bộ, HĐND, UBND…)
- Phân loại theo tên loại VB (VB luật, nghị quyết, nghị định, quyết định,thông tư, chỉ thị, báo cáo, thông báo…)
- Phân loại theo nội dung của VB (về hộ tịch, công chứng, XNK…)
- Phân loại theo mục đích biên soạn của VBQLNN (VB lãnh đạo chung, tổchức bộ máy, quản lý cán bộ, kiểm tra kiểm soát, thực hiện công tác thống kê…)
- Phân loại theo địa danh ban hành VBQLNN (Hà Nội, Hải Phòng…)
- Phân loại theo thời gian ban hành VBQLNN (năm, kỳ họp, khoá…)
- Phân loại theo hiệu lực pháp lý của VBQLNN Đây là cách phân loại
chủ yếu trong các cơ quan nhà nước hiện nay Theo tiêu chí này gồm:
Trang 51) Văn bản quy phạm pháp luật:
- Là VB do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theothẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật Ban hànhvăn bản quy phạm pháp luật, năm 2008
- VBQPPL là một hệ thống bao gồm:
Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội;
Pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội;
Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước;
Nghị định của Chính phủ; quyết định của Thủ tướng Chính phủ;
Thông tư của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ;
Văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND…
2) Văn bản hành chính
- Là loại VBQLNN mang tính thông tin, giao dịch, trao đổi, giải quyếtcông việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan, tổ chức trên
cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật
- VB hành chính gồm: công văn, thông báo, báo cáo, tờ trình, biên bản,
đề án, phương án, diễn văn, công điện, các loại giấy (giấy mời, giấy đi đường,giấy uỷ nhiệm, giấy nghỉ phép…), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo…)
3)Văn bản cá biệt: Là VB do các chủ thể quản lý nhà nước có thẩm
quyền ban hành, trong đó chứa đựng các quy tắc xử sự riêng nhằm đưa ranhững mệnh lệnh cụ thể trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật
4)Văn bản chuyên môn, kỹ thuật:
- Là hệ thống VB đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ
quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật
- VB chuyên môn được sử dụng trong các lĩnh vực tài chính, tư pháp,ngoại giao…
- VB kỹ thuật được sử dụng trong các lĩnh vực xây dựng, kiến trúc, trắcđịa, bản đồ, khí tượng, thuỷ văn…
→ Mỗi phương pháp phân loại VBQLNN có tiện ích sử dụng riêng.Trong quản lý, sử dụng VBQLNN các cơ quan, đơn vị thường kết hợp nhiềucách phân loại, với một phương pháp được coi là cơ bản, phù hợp với điềukiện của mỗi cơ quan, đơn vị, tiện lưu trữ, tra tìm và sử dụng
Trang 6II Xây dựng văn bản quản lý nhà nước
1 Yêu cầu chung của VB QLNN
* Thứ nhất: Nắm vững chủ trương đường lối của Đảng, chính sách,
pháp luật của nhà nước, VB của cấp trên để thể chế hoá, cụ thể hoá
Yêu cầu:
- Giải quyết hợp lý mối quan hệ giữa Đảng với Nhà nước, giữa đườnglối của Đảng với pháp luật của Nhà nước, giữa tập thể với cá nhân, giữa cấptrên với cấp dưới
- Tránh khuynh hướng sao chép đường lối, quan điểm của Đảng vào VBQLNN, hoặc ban hành VB trái với VB cấp trên
* Thứ hai: Ban hành VB QLNN đúng với chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn, phạm vi hoạt động và mối quan hệ của cơ quan (theo luật và theo quy chế)
Yêu cầu:
- Đúng thẩm quyền ban hành, đúng thủ tục.
- VB cấp dưới không được trái VB cấp trên (VB có tính pháp lý cao hơn)
- Bảo đảm tính thống nhất theo quy định của pháp luật.
* Thứ ba: Nắm vững nội dung cần soạn thảo, mục đích, yêu cầu, đối
tượng tác động của VB, thời gian cho phép, sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan,đơn vị
Yêu cầu:
- Nắm vững nội dung cần soạn thảo VB (Quyết định, Chỉ thị, Báo cáo…),nội dung truyền đạt thông tin gì? ban hành VB nhằm mục đích gì?
- Tìm hiểu đặc điểm của đối tượng thi hành VB, về trình độ, nhận thức…
- Tuyệt đối tuân thủ sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan, đơn vị Đặc biệt làngười ký VB quyết định
* Thứ tư: Người soạn thảo VB phải có nghiệp vụ và kỹ thuật cần thiết.
Yêu cầu:
- Nắm vững thể thức và quy trình soạn thảo VB QLNN
- Nắm vững các phương pháp diễn đạt, nắm vững cách sử dụng từ, câu,đoạn văn trong soạn thảo VB QLNN (về ngôn ngữ, văn phong)
Trang 7- Biết sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện có như: máy vi tính, máy
in, máy photocopy
2 Những yêu cầu cơ bản về nội dung và hình thức của VB QLNN
a Yêu cầu về nội dung
- Nội dung:
+ Thứ nhất: Phải đúng chủ trương, đường lối của Đảng, phục vụ đắc lực
cho việc đưa đường lối, chính sách, pháp luật vào cuộc sống, bảo đảm sự ổnđịnh phát triển bền vững đất nước
→ Khi ban hành VB về vấn đề gì cũng cần nghiên cứu nắm chắc đường lốicủa Đảng, chính sách và luật pháp nhà nước và các VB của cấp trên để thể chế hoá
Ví dụ: Bộ Quốc phòng ban hành VBQLNN quy định về quyền hạn,trách nhiệm của người chính uỷ, chính trị viên, Bộ Quốc phòng phải nghiêncứu kỹ Nghị Quyết số 51/NQ-TW, ngày 20/7/2005 của Bộ Chính trị
→ VB không được phản ánh sai lệch hoặc xa rời đường lối chính trị của Đảng
+ Thứ hai: Phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.
→ Nội dung của VB phải gắn sát với nhiệm vụ chính trị của đơn vị, phảicăn cứ vào nhiệm vụ chính trị được giao để ban hành VB cho phù hợp
Ví dụ : Đơn vị huấn luyện chiến sỹ mới: VB phải đặt trọng tâm vào chỉ đạo
về nội dung, chương trình, yêu cầu huấn luyện, chất lượng huấn luyện, an toàntrong huấn luyện
→ Để bảo đảm thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị đơn vị, cần nắm chắcnhiệm vụ trên giao, đồng thời bám sát Nghị quyết của cấp uỷ Đảng, nghiêncứu kỹ đặc điểm tình hình đơn vị Có như vậy, VB mới có tính hiện thực
Trang 8+ Thứ ba: Bảo đảm không gây thiệt hại đến lợi ích của nhà nước, của
tập thể, đến quyền, lợi ích hợp pháp của công dân
* Hai là: Bảo đảm tính khoa học
Đây là yêu cầu cơ bản khi ban hành VB QLNN quản lý phải dùng nhiềuphương tiện nhưng VB là công cụ hữu hiệu nhất, truyền đạt một mệnh lệnh,chỉ thị phải dựa trên cơ sở khoa học
- Cơ sở:
→ Xuất phát từ tầm quan trọng của thông tin trong VB QLNN
Chúng ta biết rằng; Các cơ quan nhà nước sử dụng VB QLNN để truyềnđạt các thông tin quản lý (mệnh lệnh, chỉ thị, quyết định…) từ cơ quan này đến
cơ quan khác Các thông tin này là cơ sở để các cơ quan nhà nước thực hiệnchức năng quản lý của mình Việc tiếp nhận thông tin quản lý một cách giántiếp (thông qua VB QLNN) đòi hỏi những thông tin đó phải được tổ chức khoahọc, bảo đảm truyền đạt chính xác, đầy đủ các nội dung quản lý
Nếu thông tin trong VB QLNN không được tổ chức một cách khoa học,
sẽ giảm hiệu quả của VB, thậm chí gây ra những hậu quả nghiêm trọng
→ Hoạt động quản lý nhà nước là một hoạt động phức tạp, vừa mangtính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật - đối tượng của hoạt động quản lý làcon người với đầy đủ tính phức tạp của nó
- Nội dung:
+ Một là: Thông tin cần đầy đủ, chính xác.
→ Đầy đủ: để đủ sức thuyết phục, để giải quyết vấn đề toàn diện, triệt để.
Đầy đủ là bao quát được mọi khía cạnh, chủ thể, vấn đề mà nội dung VB đề cập
→ Chính xác: để không hiểu sai vấn đề, mọi người hiểu vấn đề thốngnhất, tránh tình trạng cùng một quy định nhưng mọi người lại hiểu khác nhau.Thông tin sai trong hoạt động quản lý thì hết sức nguy hiểm
Yêu cầu: phải phản ánh khách quan, trung thực như thực tế diễn ra,không tô hồng, bôi đen, xuyên tạc; sử dụng từ ngữ chính xác, nên lựa chọn từđơn nghĩa, nếu bắt buộc phải dùng từ đa nghĩa thì phải định nghĩa lại, tránhtrường hợp phát sinh nhiều cách hiểu khác nhau về từ đó
+ Hai là: Ngắn gọn, rõ ràng, cụ thể.
Trang 9→ Ngắn gọn: để tiết kiệm thời gian, vật chất Hoạt động quản lý là hoạtđộng cần bảo đảm yêu cầu về thời gian Nên thông tin trong VB càng ngắn gọncàng tiết kiện được thời gian, công sức.
→ Rõ ràng: để khi gửi VB đi không hỏi lại nhiều lần
Ví dụ: khi ra một VB yêu cầu cấp dưới thực hiện một công việc nhấtđịnh, cần chỉ rõ nội dung cấp dưới cần thực hiện; yêu cầu cần đạt được; thờigian hoàn thành; chế độ báo cáo Các nội dung cần rõ ràng, tránh quy địnhkhông rõ gây khó khăn cho cấp dưới trong việc lĩnh hội nội dung VB
→ Cụ thể: để áp dụng được ngay, không cần phải hướng dẫn
Nội dung VB cần hết sức cụ thể, tránh quy định một cách chung chung
Ví dụ: …Các VB trước đây, trái với quy định trong VB này đều bị bãi
bỏ, mà không chỉ ra bãi bỏ cụ thể VB nào
Thực tế hiện nay; trong nhiều VB tồn tại nhiều quy định mang tínhchung chung Nên mặc dù đã có VB, nhưng trên thực tế thì chưa thực hiệnđược, vì phải chờ VB hướng dẫn Tình trạng “Luật chờ Nghị định”; “Nghịđịnh chờ Thông tư” vẫn tồn tại như một nghịch lý
Ví dụ : Luật Sĩ quan QĐND Việt Nam năm 1999 có hiệu lực năm 2000,nhưng phải đến năm 2005 mới có Nghị định hướng dẫn, cụ thể hoá
+ Ba là: Kịp thời, đúng thời điểm, đáp ứng nhu cầu thực tiễn.
VB ban hành là để giải quyết những vấn đề mà thực tiễn phát sinh trongquá trình thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước
Ví dụ: Số vụ việc vi phạm kỷ luật gia tăng, tình hình tai nạn giao thôngtrong đơn vị Nếu ban hành VB quy định không kịp thời sẽ giảm tác dụng
Người quản lý giỏi phải thực hiện tốt điều này, như việc ban hành Chỉ thịcấm đốt pháo trước đây của Thủ tướng Chính phủ (Chỉ thị 406)
+ Bốn là: Nội dung VB kết cấu logic, hợp lý, các thông tin cần sắp xếp,
Trang 10- Cơ sở:
+ Tính pháp lý: là một yêu cầu thể hiện khi ban hành VB QLNN, chủthể ban hành phải tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật (không được làmtrái) Pháp luật quy định cơ quan, cá nhân nào có thẩm quyền ban hành? banhành giải quyết vấn đề gì? giới hạn đến đâu, trình tự, như thế nào? → phảituyệt đối tuân thủ
+ Một VB QLNN không bảo đảm tính pháp lý thì VB đó không có hiệu lựcthi hành, và có thể phát sinh trách nhiệm của cơ quan, cá nhân ban hành ra VB đó
Khi đưa ra các căn cứ, trích dẫn cần ghi chính xác, đầy đủ tên, số, kýhiệu VB, ngày tháng năm ban hành, cơ quan ban hành và trích yếu của VB
Ví dụ : Căn cứ vào Nghị định số 124/NĐ-CP của Chính phủ ngày 25tháng 4 năm 2004 về tổ chức bộ máy Văn phòng Chính phủ
+ Thứ năm: Tôn trọng các điều ước quốc tế mà VN đã ký kết hoặc tham gia.
Việt Nam đã ký kết, tham gia nhiều các Điều ước Quốc tế, đa phương vàsong phương (nhất là sau khi Việt Nam ra nhập WTO), khi ban hành VB cóliên quan cần chú ý bảo đảm tôn trọng các điều ước quốc tế
* Bốn là: Bảo đảm tính đại chúng
- Cơ sở:
Trang 11Một VB khi ban hành cần phù hợp với đa số quần chúng, có thể không phùhợp với tất cả mọi người, nhưng phải bảo đảm phù hợp với lợi ích của số đông.
* Nội dung:
+ Thứ nhất: Phù hợp với trình độ dân trí, dễ hiểu, dễ nhớ.
→ Đối tượng chịu sự tác động của VB bao gồm tầng lớp khác nhau,trình độ nhận thức khác nhau do đó nội dung VB phải phù hợp với trình độnhận thức, đặc điểm đối tượng, bảo đảm dễ hiểu, dễ nhớ để ai cũng có thể hiểu
Vì hiểu được mới thực hiện được
→ Khi ban hành VB, người soạn thảo phải nghiên cứu kỹ đặc điểm của đốitượng thi hành, về trình độ, nhận thức để lựa chọn kết cấu, ngôn ngữ cho phù hợp
+ Thứ hai: Phản ánh đầy đủ nguyện vọng, lợi ích chính đáng của nhân
dân
→ Nhà nước ta là nhà nước của dân, do dân, vì dân, do đó VB do nhànước ban hành phải lấy phục vụ lợi ích nhân dân là mục đích cao nhất để phảnánh Quá trình phản ánh phải bảo đảm tính chân thực, khách quan, thể hiệnđược mong muốn của nhân dân Làm được điều đó, VB sẽ được nhân dân ủng
hộ và dễ dàng triển khai thực hiện trong thực tế
→ Khi ban hành VB cần tham khảo, lắng nghe ý kiến của đối tượngchịu sự điều chỉnh của VB, có điều kiện thì tham khảo ý kiến một cách rộngrãi, nhất là các VB có tầm quan trọng đặc biệt
Ví dụ: Một đơn vị khi ban hành quy định cấm quân nhân từ cấp 3/ trởxuống không được đi xe máy Cần nghiên cứu kỹ đặc điểm của đơn vị, tham khảo
ý kiến rộng rãi vì qua quá trình tham khảo, nghiên cứu, người soạn thảo sẽnắm chắc được tình hình và định ra những quy định phù hợp với thực tế
* Năm là: Bảo đảm tính khả thi
Đây là một yêu cầu thể hiện sự kết hợp các yêu cầu trên
- Cơ sở:
Một VB phải có tính khả thi, vì nó được ban hành ra là để giải quyết cácvấn đề mà thực tiễn đặt ra trong hoạt động quản lý nhà nước Nếu thiếu tínhkhả thi thì VB đó chỉ là giấy tờ, không có giá trị
- Nội dung:
Trang 12+ Thứ nhất: VB ban hành phải xuất phát và đáp ứng được nhu cầu của
cuộc sống, giải quyết được các vấn đề mà thực tiễn đang đặt ra
→ Thực tiễn cuộc sống luôn nảy sinh các vấn đề mà các cơ quan nhànước cần phải quản lý, điều chỉnh, giải quyết Do đó, các VB ban hành là đểgiải quyết các vấn đề này, phải luôn tìm ra những biện pháp hữu hiệu để giảiquyết vấn đề
→ Khi ban hành VB, cần chú ý bảo đảm nội dung VB phù hợp với điềukiện kinh tế - xã hội hiện tại
Ví dụ: Khi đơn vị triển khai kế hoạch làm mô hình học cụ huấn luyện đầu năm
Nếu yêu cầu cao quá: Trong khi quỹ vốn của đơn vị có hạn, khó có khả
năng thi hành được sẽ làm giảm uy tín, tính nghiêm minh của đơn vị
Nếu yêu cầu thấp quá: Thì thể hiện coi nhẹ nhiệm vụ, không kích thích
được tính năng động của cấp dưới, lãng phí nguồn lực
Thực tế, nhiều VB khi ban hành không bảo đảm yếu tố này, xuất phát từviệc không phản ánh khách quan
Ví dụ: Để giải quyết ùn tắc giao thông trong khu vực nội thành, có thời kỳ
TP Hà Nội ra VB quy định cấm đăng ký xe gắn máy ở các quận nội thành Tuy
đã có VB thực hiện nhưng tình trạng ùn tắc vẫn diễn ra, người ở nội thành nhờngười khác đăng ký hộ ở các tỉnh Sau đó tháng 02/2006 phải bãi bỏ
+ Thứ hai: Khi ban hành VB phải tính đến khả năng thi hành trong thực tế.
Khả năng tổ chức, cán bộ, công chức; trình độ dân trí; phong tục tập quán
Ví dụ : Trong Luật Tố tụng Hình sự 2003 giao cho Toà án cấp huyện cóthẩm quyền xét xử những tội phạm có khung hình phạt đến 15 năm tù Thì phảinghiên cứu, trình độ, số lượng của đội ngũ thẩm phán, thư ký Tòa án xem có
đủ khả năng thực hiện được không
+ Thứ ba: Khi ban hành phải có VB hướng dẫn thực hiện, tính đến cả
các quy định về giải quyết hậu quả do các quy định trong VB đặt ra
Giải pháp: Soạn thảo VB chính và VB hướng dẫn đồng thời
Quy định quyền và nghĩa vụ phải tương xứng nhau
Chú ý: Khi quy định thời gian có hiệu lực của VB, cơ quan ban hành
phải tính toán thời gian để vừa thực hiện đúng quy định của cấp trên, vừa bảo
Trang 13đảm cho cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm thi hành có thời gian chuẩn
bị đủ các điều kiện thực hiện
b Yêu cầu về hình thức
VB là một thể thống nhất có tính chất hoàn chỉnh về nội dung và hình thức Hình thức: Là cách sắp xếp, thứ tự sắp xếp nội dung VB theo một trật tựnhất định và có vai trò quan trọng ảnh hưởng đến giá trị VB
VB còn được xem là sản phẩm, là bộ mặt của cơ quan nhà nước Vì vậy,hình thức phải trang nghiêm, có tính thẩm mỹ cao, với các yêu cầu sau:
* Một là: Lựa chọn hình thức VB phải phù hợp với nội dung VB.
Tuỳ loại VB mà lựa chọn hình thức cho phù hợp Phải nghiên cứu banhành VB nhằm mục đích gì? nội dung truyền đạt thông tin gì? để lựa chọn hìnhthức VB cho phù hợp Cần xem xét thông tin dùng trong VB, truyền đạt mộtmệnh lệnh, một quyết định hay để hướng dẫn cấp dưới thực hiện; hoặc để đônđốc, nhắc nhở cấp dưới
Ví dụ : Nội dung thông tin là việc điều động cán bộ từ vị trí A sang vị trí
B Do thông tin truyền đạt mang tính mệnh lệnh, dứt khoát cho nên hình thức
VB được chọn phải là hình thức: Quyết định
* Hai là: Bố cục VB chặt chẽ, cân đối, hài hoà.
- Chặt chẽ: Các nội dung liên kết logic với nhau
- Cân đối: Các phần hài hoà với nhau (không có nghĩa là bằng nhau)
- Hài hoà: Các ý, đoạn văn được sắp xếp khoa học
- Đúng quy định: Bố cục của VB khi soạn thảo cần căn cứ vào nội dung,căn cứ vào quy định của cấp trên: gồm mấy phần, mấy mục, bao nhiêu cột
Ví dụ : Bố cục của một báo cáo gồm 3 phần:
Phần 1: Tập trung vào việc trình bày đặc điểm, tình hình có liên quanđến việc thực hiện nhiệm vụ của đơn vị (đặc điểm, thuận lợi, khó khăn)
Phần 2: Nêu và phân tích kết quả, nguyên nhân của những tồn tại, kinhnghiệm rút ra…
Phần 3: Nêu phương hướng và các giải pháp lớn để giải quyết vấn đề,đồng thời trình bày các kiến nghị…
* Ba là: Đúng thể thức VB do Nhà nước quy định (phần II làm rõ).
Trang 14* Bốn là: Đánh máy, in, sao, sạch sẽ, rõ ràng, không tẩy xoá.
* Năm là: Giấy có chất lượng tốt, đúng kích thước, để cho bảo quản, lưu giữ lâu dài
VB hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).Các VB như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếuchuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm)
3 Thể thức VBQLNN
* Khái niệm: Thể thức VB là tập hợp các thành phần cấu thành VB, bao
gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại VB và các thành phần bổsung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại VB nhất định
- Thể thức nghiên cứu ở đây là thể thức của các VB QLNN, văn bản loạikhác không áp dụng: như VB của Đảng, các tổ chức chính trị xã hội
- Thể thức VB ở đây được vận dụng theo Thông tư số BNV(viết tắt là Thông tư 01) có hiệu lực áp dụng ngày 05-3-2011 Những quyđịnh của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06-5-2005 nếutrái với Thông tư 01 bị bãi bỏ
01/2011/TT-* Các thành phần của thể thức VB
1) Quốc hiệu (ô số 1)
a Vị trí: Trên cùng, trang đầu tiên của VB.
- Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
- Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡchữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữđứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ
Trang 15được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường
kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw,không dùng lệnh Underline), cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn
2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành VB (ô số 2)
a Vị trí: Viết bên trái, ngang với quốc hiệu
b Mục đích: Cho biết tên cơ quan ban hành VB.
c Cách trình bày:
- Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Vănphòng Quốc hội; Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồngnhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thànhphố trực thuộc Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91
không ghi cơ quan chủ quản.
Ví dụ:
- Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm
từ thông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND),Việt Nam (VN) Ví dụ:
UBND TỈNH BÌNH DƯƠNG
SỞ NỘI VỤ
VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN
VIỆN DÂN TỘC HỌC
- Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in
hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng Nếu tên cơ quan,
tổ chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành VB trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡchữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên