Những thông lệ tốt trong quản lý tài chính

Những thông lệ tốt quản lý tài James Banihashemi, Esq National Academy of Sciences Nội dung thảo luận  Các biện pháp phòng ngừa  Các vấn đề chung tuân thủ  Tăng cường kiểm soát nội  Chiến thuật giải vấn đề  Làm việc với kiểm toán  Hiểu biết gian lận Các biện pháp phòng ngừa  Khi cần kiểm tra tuân thủ?  Danh sách kiểm tra  Các chữ ký  Đọc thỏa thuận  Làm hồ sơ theo dõi khoản tài trợ Kiểm tra sổ sách: Làm hồ sơ theo dõi tài trợ  Hồ sơ cần để phần sửa đổi bổ sung     lên Bản đề xuất cuối phê duyệt Các chấp thuận miễn trừ trước Báo cáo tài Báo cáo chương trình Tăng cường kiểm soát nội  Lãnh đạo xác định nội dung  Đào tạo cán  Định hướng cho nhân viên  Văn hóa quy định  Kiểm tra ngẫu nhiên chỗ Các chiến thuật giải vấn đề  Trốn tránh vấn đề  Che giấu vấn đề  Đưa giải pháp Phân công trách nhiệm  Không mình:  Bắt đầu giao dịch  Phê duyệt giao dịch  Ghi lại giao dịch  Đối chiếu giao dịch  Xử lý tài sản  Kiểm tra báo cáo  Phải có cặp mắt giám sát giao dịch Phân công trách nhiệm Các chức cần tách bạch:  Phê duyệt  Công tác kế toán/đối chiếu  Giám sát tài sản Làm việc với kiểm toán  Cung cấp cho kiểm toán viên (và giữ thêm cho bạn)  Có đầu mối liên hệ  Chỉ trả lời câu hỏi đưa  Thành thật Phản hồi báo cáo sơ  Đọc hiểu báo cáo  Cung cấp báo cáo minh bạch xác  Đúng tình hình thực tế Gian lận gì? Gian lận hành động lừa dối nhằm trục lợi cá nhân Ví dụ:  Biển thủ công quỹ/trộm cắp  Làm giả bảng chấm công báo cáo công việc  Lạm dụng công  Nhận quà tặng/vật hối lộ Tam giác gian lận Động Liều lĩnh:  Hóa đơn y tế phải trả  Thu nợ cờ bạc  Tài sản bị tịch thu Cám dỗ Biện minh nhằm hợp lí hóa Những kẻ gian lận không xem hình thức gian lận Các hình thức biện minh:  Mượn tạm– “Tôi trả lại, thật đấy”  Có quyền – “Tôi xứng đáng có nó”  Trở nên chai lì– “Ai làm cả, nên việc bình thường” Thời gõ cửa Một số tình tạo nên hội gian lận thường gặp:  Công việc kiểm soát nội công việc trước  Nhân viên thạo việc/có kinh nghiệm/kiến thức  Nhân viên đặc quyền  Lỗi “dò đá qua sông” Vài ví dụ thời  Nhân viên kế toán ký khống chứng từ  Một người làm tất công đoạn nhiệm vụ  Không đối chiếu tài khoản ngân hàng lúc (hoặc hoàn toàn không        làm) Để tiền nơi không an toàn Không theo dõi bạn có máy tính Không thay đổi mật thường xuyên Không truy thu lại thẻ truy cập/thẻ nhân viên/chìa khóa nhân viên cũ Không gọi thầu cạnh tranh mua hàng hóa thiết bị Không thực thi sách có Không thu thập chứng từ biên lai Cảnh báo • Phản hồi không phù hợp • Chuyển giá • “Cái không hợp lý không đúng.” Judge Judy • Lối sống vượt thu nhập • Tránh ngày nghỉ phép