Công tác xử lý tài liệu tại thư viện trường đại học thủy lợi (tt)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN HOÀNG THỊ THANH THỦY CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC THỦY LỢI Chuyên ngành: Khoa học Thông tin Thƣ viện Mã số: 60 32 02 03 LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN – THƢ VIỆN Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS Nguyễn Thu Thảo Hà Nội – 2017 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN HOÀNG THỊ THANH THỦY CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC THỦY LỢI LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN – THƯ VIỆN Chuyên ngành: Khoa học Thông tin Thư viện Mã số: 60 32 02 03 Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Thu Thảo XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG Người hướng dẫn khoa học Chủ tịch Hội đồng TS Nguyễn Thu Thảo PGS.TS Trần Thị Minh Nguyệt XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG BẢO VỆ LUẬN VĂN CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG PGS.TS Trần Thị Minh Nguyệt LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan, để tài: “Công tác xử lý tài liệu Thƣ viện Trƣờng Đại học Thủy lợi” công trình nghiên cứu khoa học riêng tơi thực nghiêm túc hướng dẫn TS Nguyễn Thu Thảo Các kết số liệu nêu luận văn trung thực, có nguồn gốc rõ ràng Nếu có sai tơi xin chịu trách nhiệm Hà Nội, ngày tháng năm 2016 Tác giả luận văn Hoàng Thị Thanh Thủy LỜI CẢM ƠN Lời tơi xin bày tỏ lịng cảm ơn chân thành sâu sắc tới TS Nguyễn Thu Thảo, người tận tình hướng dẫn giúp đỡ tơi hồn thành Luận văn Xin cảm ơn thầy cô giáo tận tình truyền thụ kiến thức, kinh nghiệm q báu cho tơi suốt q trình học tập Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Xin cảm ơn Ban chủ nhiệm, cán bộ, giảng viên công tác Khoa Thông tin – Thư viện giúp đỡ suốt thời gian qua Tơi xin bày tỏ tình cảm chân thành tới Ban Giám đốc đồng nghiệp công tác Thư viện Trường Đại học Thủy lợi tạo điều kiện cho tơi q trình học tập, nghiên cứu thực Luận văn Cuối xin dành lời cảm ơn chân thành tới gia đình, bạn bè, người thân quan tâm động viên tơi suốt q trình học tập nghiên cứu Mặc dù thân cố gắng nỗ lực nghiên cứu, tìm tịi đề tài tất góc độ, song luận văn chắn khơng tránh khỏi khiếm khuyết định Tôi mong muốn nhận xem xét, đánh giá, đóng góp ý kiến quý báu thầy cô giáo bạn đồng nghiệp để tiếp tục bổ khuyết cho luận văn đồng thời giúp thực tốt nhiệm vụ mà giao Thư viện Trường Đại học Thủy lợi Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2016 HỌC VIÊN Hoàng Thị Thanh Thủy MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ MỞ ĐẦU CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC THỦY LỢI 11 1.1 Cơ sở lý luận xử lý tài liệu 11 1.1.1 Các khái niệm xử lý tài liệu 11 1.1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng xử lý tài liệu 14 1.1.3 Tiêu chí đánh giá chất lượng công tác xử lý tài liệu 17 1.2 Tổng quan Thƣ viện Trƣờng Đại học Thủy lợi 20 1.2.1 Khái quát Trường Đại học Thủy lợi 20 1.2.2 Khái quát Thư viện Trường Đại học Thủy lợi 21 1.2.3 Đặc điểm người dùng tin 30 1.3 Vai trò xử lý tài liệu hoạt động thông tin thƣ viện 33 CHƢƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC THỦY LỢI 36 2.1 Quy trình chung 36 2.2 Mô tả thƣ mục 37 2.2.1 Cách thức mô tả thư mục 37 2.2.2 Công cụ mô tả thư mục 40 2.2.3 Đánh giá chất lượng mô tả thư mục 43 2.3 Phân loại tài liệu 47 2.3.1 Cách thức phân loại tài liệu 47 2.3.2 Công cụ phân loại tài liệu 54 2.3.3 Đánh giá chất lượng phân loại tài liệu 56 2.4 Định từ khóa 59 2.4.1 Cách thức định từ khóa 59 2.4.2 Cơng cụ kiểm sốt từ khóa 65 2.4.3 Đánh giá chất lượng định từ khóa 66 2.5 Tóm tắt 70 2.5.1 Cách thức làm tóm tắt tài liệu 71 2.5.2 Đánh giá chất lượng làm tóm tắt tài liệu 74 2.6 Các yếu tố ảnh hƣởng đến công tác xử lý tài liệu 78 2.6.1 Nhân lực 78 2.6.2 Kinh phí, thiết bị máy móc, cơng cụ hỗ trợ 80 2.6.3 Các quy định nội 81 2.6.4 Tổ chức quản lý công việc 82 2.7 Nhận xét chung công tác xử lý tài liệu 84 2.7.1 Ưu điểm 84 2.7.2 Hạn chế 85 Chƣơng GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC THỦY LỢI 88 3.1 Nâng cao trình độ cán xử lý tài liệu 88 3.1.1 Nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ cho cán xử lý 88 3.1.2 Đào tạo kỹ khác 91 3.2 Xây dựng củng cố công cụ hỗ trợ xử lý tài liệu 93 3.3 Xây dựng hoàn thiện quy định nội xử lý tài liệu 94 3.4 Hoàn thiện cơng tác hiệu đính sở liệu thƣ mục 95 3.5 Xây dựng đội ngũ cộng tác viên 96 3.6 Khuyến nghị 97 KẾT LUẬN 100 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 101 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Tiếng việt BPL Bảng phân loại CBTV Cán thư viện CBXL Cán xử lý CSDL Cơ sở liệu KHPL Ký hiệu phân loại NDT Người dùng tin TT-TV Thông tin – Thư viện TVĐHTL Thư viện Trường Đại học Thủy lợi TVVN Thư viện Việt Nam XLTL Xử lý tài liệu Tiếng Anh AACR2 Anglo-American Cataloguing Rule, 2nd DDC Dewey Decimal classification ISBD International Sandard Bibliographic Description LCC Library of Congress classification MARC21 Machine Readable Cataloging DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức Thư viện 24 Bảng 1.1: Thống kê số lượng cán Thư viện 25 Bảng 1.2: Thống kê cấu vốn tài liệu theo nội dung 28 Bảng 1.3: Thống kê cấu vốn tài liệu theo dạng 28 Bảng 1.4: Thống kê cấu vốn tài liệu theo ngôn ngữ 29 Sơ đồ 2.1: Quy trình xử lý tài liệu Thư viện Trường Đại học Thủy lợi 36 Bảng 2.1: Bảng trường tương đương MARC21 AACR2 39 Bảng 2.2: Danh sách tài liệu mô tả sai 46 Bảng 2.3: Kết khảo sát, đánh giá chất lượng phân loại 58 Bảng 2.4: Cách thức trình bày từ khóa CSDL Thư viện 64 Bảng 2.5: Kết khảo sát, đánh giá chất lượng từ khóa 67 Bảng 2.6: Danh sách biểu ghi để khảo sát chất lượng tóm tắt 77 Bảng 2.7: Kết khảo sát chất lượng tóm tắt 78 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Cơng tác xử lý tài liệu nhiệm vụ trọng tâm quan thơng tin thư viện Nó có mối quan hệ chặt chẽ tác động đến công tác khác thư viện như: bổ sung, tổ chức quản lý kho, phát triển sản phẩm, dịch vụ, công tác phục vụ bạn đọc, liên thông chia sẻ tài nguyên…Sản phẩm công tác xử lý tài liệu cầu nối giúp bạn đọc tiếp cận đúng, dễ dàng nhanh chóng tới nguồn tài liệu gốc Do cơng tác xử lý tài liệu quan thông tin thư viện coi nhiệm vụ khó khăn quan trọng Trường Đại học Thủy lợi trường đại học Việt Nam đào tạo cán khoa học kỹ thuật chuyên gia thủy lợi cho đất nước, phục vụ ngành nước, thủy lợi, thủy văn, thủy điện lượng tái tạo với quy mô đào tạo ngày lớn Thư viện Trường Đại học Thủy lợi (TVĐHTL) phận thực chức phục vụ cho công tác đào tạo, giảng dạy, nghiên cứu học tập thầy trò trường nên phải nỗ lực để đáp ứng tối đa nhu cầu tin cho người dùng Kể từ năm 1989 -là năm tách hoạt động độc lập đến nay, Thư viện có bước chuyển đáng kể từ công tác phục vụ bạn đọc, công tác bổ sung đến công tác xử lý tài liệu Năm 1997, Thư viện làm quen với phần mềm CDS/ISIS Năm 2006, phần mềm thư viện điện tử Libol 6.0 đưa vào sử dụng, làm thay đổi theo hướng đại hóa tồn hoạt động chun mơn nghiệp vụ Thư viện Cùng với việc đầu tư mạnh mẽ cho nguồn lực thông tin, công tác xử lý tài liệu Thư viện bước nghiên cứu đổi chuẩn hố Các cơng cụ áp dụng công tác xử lý tài liệu quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2, khổ mẫu MARC21 bảng phân loại DDC Ngay áp dụng công cụ theo khuyến cáo Vụ Thư viện năm 2007, TVĐHTL triển khai tổ chức hệ thống kho mở Tài liệu xếp theo ký hiệu phân loại DDC bạn đọc vào kho tự chọn tài liệu giá Năm 2013 phần mềm quản lý thư viện tích hợp Aleph Israel Dự án Niche (Hà Lan) đầu tư để thay phần mềm Libol 6.0 về: Kỹ thuật, Công nghệ, Khoa học, Kinh tế Quản lý với số lượng tuyển sinh hàng năm 4.000 sinh viên, học viên cao học Việc kết hợp chặt chẽ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học phục vụ sản xuất phương châm xuyên suốt trình hoạt động, giúp Nhà trường gặt hái thành công to lớn nhiều mặt Những thành tích nâng cao uy tín Nhà trường với xã hội, đồng thời góp phần vơ quan trọng vào thành tựu to lớn nông nghiệp nước nhà, vào nghiệp chung xây dựng bảo vệ đất nước Bước sang thời kỳ mới, trước vấn đề đặt vừa cấp bách vừa lâu dài cho ngành Thủy lợi, nhận thức trách nhiệm cần phát huy sức mạnh truyền thống nửa kỷ Nhà trường, chủ trương biện pháp đồng bộ, Trường thực Chiến lược phát triển Trường Đại học Thủy lợi giai đoạn 2006 – 2020 tầm nhìn 2030, phấn đấu để trở thành trường đại học trọng điểm có uy tín nước khu vực, đạt chất lượng cao việc đào tạo nguồn nhân lực, nghiên cứu khoa học chuyển giao cơng nghệ, góp phần đắc lực phục vụ nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước, hội nhập quốc tế bảo vệ Tổ quốc [28, tr 3] 1.2.2 Khái quát Thư viện Trường Đại học Thủy lợi Thư viện Trường Đại học Thủy lợi hình thành phát triển đồng hành với đời phát triển Nhà trường, năm 1959 Những ngày đầu thành lập, Thư viện tổ thuộc phịng Hành Quản trị với vỏn vẹn cán bộ, sau sáp nhập vào phịng Giáo vụ Đại học năm 1966 Năm 1989, Thư viện tách thành đơn vị hoạt động độc lập trực thuộc Ban Giám hiệu theo Quyết định số 200 QĐ/TC ngày 28/10/1989 Hiệu trưởng Trường Đại học Thủy lợi Năm 1996, Thư viện trang bị máy tính Đầu năm 1997, Thư viện bắt đầu thực việc quản lý sách máy tính qua phần mềm CDS/ISIS for DOS, sau đổi sang WIN/ISIS Đây bước tiến quan trọng quản lý tài nguyên Thư viện sách biên mục, quản lý phần mềm kết xuất liệu để in phích thay viết tay trước 21 Năm 2002, tài trợ Dự án Đan Mạch, phần mềm Libol 5.0 cài đặt cho Thư viện Toàn liệu từ CDS/ISIS chuyển đổi sang Libol, cán thực cơng việc máy tính, bước tin học hóa Thư viện Năm 2006, Thư viện trang bị hoàn toàn sở vật chất tương đối đồng cho hệ thống phòng đọc, phòng tự học, phòng sách báo, tài liệu tiếng Việt Ngoại văn kinh phí trường Các thiết bị an ninh thư viện thiết bị ngoại vi đầu tư Dự án Đan Mạch Tháng 8/2006 phần mềm Libol nâng cấp lên phiên 6.0 Phần mềm làm cho hiệu hoạt động thư viện tăng lên rõ rệt Cuối năm 2012, Dự án Niche “Nâng cao trình độ cao học lĩnh vực quản lý tài nguyên nước bối cảnh biến đổi khí hậu Việt Nam” Trường Đại học Thủy lợi Hà Lan tài trợ đem lại cho Thư viện diện mạo với hệ thống máy chủ cấu hình cao cài đặt, máy tính cho cán thư viện, CSDL tạp chí trực tuyến đặc biệt phần mềm quản lý thư viện đại Aleph 500 tập đoàn Exlibris – Israel Định hướng phát triển Thư viện thời gian tới: Tổ chức, xếp hoạt động Thư viện theo xu hướng: Chuẩn hóa – Thống – Trao đổi – Chia sẻ Cung cấp liệu số; Thư viện Hà Nội đóng vai trị điều phối nguồn lực thơng tin sở đào tạo Trường Đại học Thủy lợi Thành phố Hồ Chí Minh, Bình Dương, Hưng Yên… Tiếp tục đầu tư trang thiết bị kỹ thuật đại, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin nhằm phát triển thư viện theo mơ hình thư viện điện tử/thư viện số; Đa dạng hóa nguồn lực thơng tin sở số hóa tài liệu, tăng cường đầu tư sách báo, CSDL trực tuyến; Phát triển sản phẩm dịch vụ thông tin thư viện để đáp ứng nhu cầu khác bạn đọc; 22 Nâng cao lực đội ngũ cán thư viện sở cử cán đào tạo đại học, đào tạo nâng cao công nghệ thông tin, ngoại ngữ… nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển thư viện giai đoạn [26, tr 14] 1.2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ Chức năng: Thư viện có chức giúp việc Hiệu trưởng công tác: - Công tác thông tin thư viện; - Công tác phục vụ độc giả Thư viện: Cho mượn tài liệu, giáo trình phục vụ giảng dạy, nghiên cứu học tập cán viên chức sinh viên trường Nhiệm vụ: - Xây dựng thực kế hoạch dài hạn hàng năm việc bổ sung, cập nhật tài liệu, giáo trình, sách, báo tạp chí với chủ đề phù hợp đáp ứng yêu cầu giảng dạy, nghiên cứu học tập trường; - Quản lý công tác biên soạn in ấn giáo trình, tài liệu giảng dạy học tập trường; - Công tác nghiệp vụ thông tin thư viện bao gồm: tập hợp, phân loại tài liệu theo chuẩn quốc gia quốc tế; cập nhật, xử lý bảo quản thơng tin máy tính, tổ chức khai thác truyền thông tin đến độc giả; - Phục vụ sách, giáo trình, giảng, tài liệu tham khảo, báo, tạp chí loại tư liệu khác cho độc giả thư viện; - Phục vụ cho mượn nhà gồm: sách, giáo trình, giảng, tài liệu tham khảo, báo, tạp chí loại tư liêu khác; - Lưu trữ, bảo quản tu bổ sách tài liệu khác; - Quản lý, sử dụng hiệu trang thiết bị sở vật chất Thư viện theo hướng đại hoá; - Tham mưu giúp việc Hiệu trưởng công tác thư viện địa bàn xa trường: Thư viện ĐH2, Cơ sở 2…; - Thu nhận lưu chiểu xuất phẩm Trường Đại học Thuỷ lợi xuất bản; luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ bảo vệ Trường giáo 23 viên học tập nước ngoài; báo cáo tổng kết đề tài nghiên cứu cấp Nhà nước cấp trường giảng viên cán Trường thực nghiệm thu đánh giá; 1.2.2.2 Cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán Cơ cấu tổ chức Thư viện bố trí theo chức nhiệm vụ phận: Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức Thƣ viện Ban Giám đốc: gồm Giám đốc 01 Phó giám đốc Giám đốc phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng hoạt động Thư viện; Phó giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc lĩnh vực chuyên môn quản lý triển khai toàn đầu việc Giám đốc giao Bộ phận Nghiệp vụ: có cán bộ, chịu trách nhiệm xử lý hồn thiện khâu (hình thức, nội dung kỹ thuật) cho toàn tài liệu nhập thư viện sau chuyển tài liệu cho phận phục vụ độc giả Ngoài việc xử lý tài liệu Bộ phận Nghiệp vụ thực nhiều công việc khác đơn vị Bộ phận phục vụ bạn đọc: gồm cán làm việc phịng Giáo trình, phịng Tài liệu tham khảo – Báo tạp chí, phịng Ngoại văn, quầy Giải đáp thơng tin có nhiệm vụ phục vụ mượn/trả giáo trình, phục vụ bạn đọc tài liệu tham khảo chỗ mượn về, hỗ trợ bạn đọc tra cứu, cung cấp sách cho sở đào tạo xa trường, quản lý kho tàng 24 Bộ phận Kỹ thuật mạng Website: có 02 cán có nhiệm vụ Quản lý hệ thống mạng máy tính; Quản lý hoạt động phòng Multimedia; Trang web Thư viện; Phần mềm quản lý thư viện - Aleph; Đội ngũ cán Thư viện có 15 cán có nam (chiếm tỷ lệ 27%) 11 nữ (chiếm tỷ lệ 73%) Về trình độ: Hầu hết cán Thư viện có trình độ đại học trở lên, có thạc sỹ Thủy lợi CNTT; cử nhân thư viện; cử nhân ngành khác như: CNTT, Ngoại ngữ, Kế toán, … cán có tú tài Điều thể rõ bảng 1.1 đây: STT Trình độ chun mơn Số lƣợng cán Tỷ lệ (%) Thạc sĩ 13.3% Cử nhân thông tin thư viện 26.8% Cử nhân CNTT 13.3% Cử nhân ngành nghề khác 40% Tú tài 6.6% 15 100 Tổng Bảng 1.1: Thống kê số lƣợng cán Thƣ viện Số liệu thống kê cho thấy, TVĐHTL có 4/15 cán có chuyên môn khoa học thư viện, chiếm chưa đến 30%, số lại đào tạo từ ngành nghề khác như: Thủy lợi, CNTT, Ngoại ngữ, Kế toán, Ngoại thương… có 01 cán tốt nghiệp cấp Hàng năm CBTV Nhà trường Lãnh đạo đơn vị tạo điều kiện cho tham gia khóa tập huấn ngắn hạn dự Hội nghị, Hội thảo ngành dọc Hội Thư viện, Vụ Thư viện, TVQG, Liên chi hội Thư viện trường đại học, Cục TTKHCNQG… tổ chức Hầu hết CBTV có trình độ tin học bản, biết sử dụng máy tính cơng việc chun mơn Một số cán trẻ sử dụng thành thạo máy tính phần mềm Aleph kỹ tra cứu, khai thác thông tin Internet 25 Nguồn nhân lực tham gia công tác XLTL dao động từ 04 – 06 cán Ngoài cán phận Nghiệp vụ, Thư viện cịn bố trí thêm cán tham gia xử lý tài liệu, 01 cán phận IT 01 cán phụ trách phịng Ngoại văn Ngồi việc XLTL, cán Bộ phận Nghiệp vụ lại đảm nhiệm vài công việc khác đơn vị VD: 01 người phối hợp với phận IT xây dựng giáo trình điện tử; 01 người làm cơng tác hành đơn vị; 01 người phụ trách theo dõi công tác viết/dịch/in ấn giáo trình/bài giảng tồn trường; 01 cán phụ trách quản lý CSDL NDT in thẻ thư viện Về trình độ chun mơn: Trong 06 cán tham gia vào cơng tác XLTL có 03 người tốt nghiệp chuyên ngành Thông tin - Thư viện (02 quy + 01 chức), 01 người tốt nghiệp chuyên ngành Công nghệ thông tin, 01 người tốt nghiệp chuyên ngành Phát hành sách 01 người thạc sỹ ngành Kinh tế thủy lợi Về trình độ ngoại ngữ: Tất cán tham gia XLTL có trình độ tiếng Anh chứng B C Về trình độ tin học: 100% cán sử dụng máy vi tính sử dụng thành thạo thao tác phần mềm thư viện điện tử Về kinh nghiệm cơng tác: Các cán có thời gian làm việc thư viện từ đến 12 năm Trong cơng tác XLTL có cán có kinh nghiệm 10 Số cán cịn lại tham gia XLTL vài năm Về độ tuổi: Phần lớn cán XLTL có tuổi trẻ 40 tuổi Với cấu đội ngũ cán nay, Bộ phận Nghiệp vụ cần nỗ lực phấn đấu để hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ mình, góp phần vào hội nhập phát triển chung TVĐHTL 1.2.2.3 Cơ sở vật chất hạ tầng công nghệ thông tin Cơ sở vật chất Thư viện tọa lạc tòa nhà A45, khuôn viên Trường Đại học Thủy lợi, có diện tích sử dụng 2.462 m² Thư viện có khơng gian khép kín, biệt lập n tĩnh Các phòng đọc, kho sách với bàn quầy, giá sách, bàn ghế 26 mới; trang thiết bị điện tử, an ninh thư viện đại; hệ thống đèn, quạt hợp lý; có điều hịa khơng khí, máy hút ẩm… Thư viện gồm tầng, bố trí, xếp sau:  Tầng 1: Bàn giải đáp thông tin; Khu vực tự học sinh viên; Quầy văn phịng phẩm; Bàn ghi trả giáo trình; Phịng mượn giáo trình; Kho Giáo trình;  Tầng 2: Phịng học chun dụng Chương trình tiên tiến, phịng khai thác đa phương tiện (Multimedia room); Các phòng làm việc cán thư viện (Phịng Giám đốc, phịng Phó Giám đốc, Phòng nghiệp vụ, Phòng kỹ thuật IT); Khu vực tự học sinh viên ;  Tầng 3: Phòng tự học sinh viên; Các phòng tự học kết hợp khai thác đa mục tiêu; Phòng Tài liệu tham khảo Tạp chí; Phịng họp;  Tầng 4: Kho sách lưu Hạ tầng công nghệ thông tin Thư viện lắp đặt trang thiết bị điện tử, mạng LAN thiết bị an ninh thư viện đại:  Phần mềm Aleph tập đoàn công nghệ ExLibris (Israel);  servers switchs CISCO;  Hệ thống 102 máy tính nối mạng: 82 PCs phòng Multimedia 20 PCs cho cán làm nghiệp vụ phục vụ;  05 máy in lazer; 01 máy photocopy;  Hệ thống an ninh thư viện:  Hệ thống kiểm soát vào thẻ proximity (thẻ chíp);  Hệ thống camera giám sát; Cổng từ 3M;  Các loại tem từ dùng cho sách, băng, đĩa ; Máy khử từ/nạp lại từ cho sách loại tài liệu;  10 đầu đọc mã vạch cố định (fixed barcode reader); 01 đầu đọc mã vạch di động (mobile barcode reader); Máy in mã vạch; Máy in thẻ nhựa; 27 Trang web Thư viện có địa http://lib.tlu.edu.vn tích hợp Mục lục trực tuyến OPAC giúp NDT tra cứu tài liệu Thư viện tra cứu từ xa thông qua mạng internet 1.2.2.4 Nguồn lực thông tin Theo số liệu thống kê tháng 8/2016, số lượng tài liệu kho sách Thư viện Trường Đại học Thủy lợi quản lý sau:  Cơ cấu theo nội dung Lĩnh vực tri thức Số đầu Công nghệ thông tin Tỷ lệ 696 6% 2.527 23% Khoa học tự nhiên 1.413 13% Cơ khí – Thủy điện – Giao thông – kỹ thuật XD 2.926 26% Thủy lợi - Kỹ thuật biển – Thủy nông 2.408 22% Kinh tế - Kế toán – Quản trị kinh doanh 500 4% Xây dựng – Kiến trúc 191 2% Văn học- Lịch sử 453 4% 11.114 100% Khoa học xã hội (sách tra cứu, trị, mơi trường, ngơn ngữ) Bảng 1.2: Thống kê cấu vốn tài liệu theo nội dung  Cơ cấu theo dạng tài liệu Dạng tài liệu Số đầu Giáo trình Tỷ lệ% Sơ Tỷ lệ 670 6% 248.604 91.8% Tài liệu tham khảo 7.069 64% 17.908 6.6% Luận văn, luận án 3.038 27% 3.038 1.1% Quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn 233 2% 913 0.3% Tuyển tập, kỷ yếu hội nghị 104 1% 265 0.1% 11.114 100% 270.728 100% Bảng 1.3: Thống kê cấu vốn tài liệu theo dạng 28  Cơ cấu theo ngôn ngữ tài liệu Ngôn ngữ Số đầu Tỷ lệ Số Tỷ lệ Tiếng Việt 7.933 71% 266.690 99% Tiếng Anh 3.181 29% 4.038 1% 11.114 100% 270.728 100% Bảng 1.4: Thống kê cấu vốn tài liệu theo ngơn ngữ Ngồi hai loại ngơn ngữ tiếng Việt tiếng Anh TVĐHTL cịn có 3.869 đầu/5.887 sách loại ngôn ngữ khác tiếng Nga, tiếng Trung, tiếng Nhật, tiếng Đức tiếng Pháp Tuy nhiên tài liệu tài liệu cũ, nát, nấm mốc, xuất từ năm 60-70, bạn đọc không sử dụng loại ngôn ngữ Thư viện khơng có kế hoạch xử lý hồi cố tài liệu CSDL mà lập danh mục xin lý Do đó, tác giả luận văn không đưa số liệu vào bảng thống kê nói Trong q trình viết luận văn tác giả không lựa chọn tài liệu thuộc ngơn ngữ để phân tích xử lý để làm minh chứng hay luận chứng minh cho giả thiết Tài liệu in: gồm 11.114 đầu/270.728 bản, đó: - Giáo trình: Gồm 670 đầu/248.604 lĩnh vực Thủy lợi, Thủy điện, Thủy văn, Thủy nông…do giảng viên trường viết xuất qua thời kỳ Các giáo trình thuộc ngành Kinh tế, Cơng nghệ thơng tin, Kế tốn… chủ yếu mua sử dụng Mặc dù giáo trình chiếm 6% tổng số tên đầu tài liệu số lại chiếm gần 92% tổng số sách Thư viện Sở dĩ số lượng giáo trình lớn cơng tác giáo trình Thư viện Nhà trường quan tâm đầu tư Hầu sinh viên mượn đủ em giáo trình cho mơn học Theo số liệu thống kê Thư viện, năm học 20152016 tỷ lệ môn học có giáo trình cho sinh viên mượn 82% - Tài liệu tham khảo: Chiếm số lượng lớn (66%) tổng số vốn tài liệu Thư viện, chủ yếu lĩnh vực Thủy lợi, Thủy điện, Thủy nơng, Cơ khí, kỹ thuật xây dựng… Tiếp đến tài liệu thuộc lĩnh vực mơi trường, kinh tế, trị khoa học tự nhiên… 29 - Tài liệu nội sinh: Là nguồn tài liệu xám có giá trị khoa học cao lĩnh vực Thủy lợi, Thủy điện, Thủy nông, Thủy văn, Môi trường…, phản ánh kết cơng trình nghiên cứu khoa học cán bộ, giảng viên, học viên cao học nghiên cứu sinh trường thực hiện, bảo vệ thành công Bao gồm: + Luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ: 3.038 đầu chiếm 27% với 3.038 + Kỷ yếu hội thảo khoa học: 104 đầu chiếm 1% tổng số vốn tài liệu Số lượng kỷ yếu tập hợp từ hội thảo khoa học chuyên ngành giảng viên, chuyên gia Khoa, Viện trường thực Tài liệu điện tử: Vốn tài liệu điện tử Thư viện khiêm tốn thể loại tài liệu số lượng Cụ thể sau: - CSDL thư mục gồm: sách, giáo trình, giảng, luận văn, luận án, báo - Giáo trình điện tử (E-book): 150 tài liệu - File tài liệu điện tử (luận văn, luận án): 1.200 tài liệu - Tài liêu số hóa: 455 tài liệu - Bài giảng điện tử: 300 giảng - Bài báo điện tử: 350 báo Hiện toàn tài liệu sách, tạp chí, luận văn, luận án… Thư viện gắn từ, dán mã vạch để quản lý lưu thông thông qua phần mềm 1.2.3 Đặc điểm ngƣời dùng tin NDT hay gọi người đọc/bạn đọc quan thông tin thư viện, người sử dụng thông tin/tài liệu để thoả mãn nhu cầu thơng qua loại hình sản phẩm thơng tin khác NDT thành phần thiếu hoạt động quan thông tin thư viện Họ vừa khách hàng hoạt động dịch vụ thông tin, đồng thời, họ người sản sinh thơng tin Do nắm bắt đặc điểm nhu cầu tin NDT nhiệm vụ quan trọng quan thông tin thư viện nói chung thư viện trường đại học nói riêng 30 NDT TVĐHTL sử dụng thông tin phục vụ hai lĩnh vực hoạt động hoạt động đào tạo nghiên cứu khoa học Hoạt động đào tạo gồm đào tạo đại học đào tạo sau đại học Ở bậc đào tạo có gắn kết chặt chẽ hoạt động giảng dạy, nghiên cứu người thầy hoạt động học tập, nghiên cứu người trò Hoạt động nghiên cứu khoa học gồm trình nghiên cứu chuyển giao kết nghiên cứu trường đại học cho quan, tổ chức cá nhân có nhu cầu sử dụng Tất hoạt động cần sử dụng thông tin nhiều thường xun Trong q trình sử dụng thơng tin, NDT có khả sản sinh thơng tin cho xã hội Căn vào việc thực chức năng, nhiệm vụ Trường Đại học Thủy lợi chia NDT thành nhóm sau: Nhóm 1: Cán lãnh đạo, quản lý Nhóm gồm thành phần như: Ban Giám hiệu, lãnh đạo Phòng, Khoa, Ban, Trung tâm Phần lớn cán quản lý Trường Đại học Thủy lợi ngồi cơng việc quản lý họ cịn tham gia cơng tác giảng dạy nghiên cứu khoa học Nhóm số lượng khơng lớn quan trọng, họ thường xuyên phải định, họ người xây dựng chiến lược phát triển Trường Đại học Thủy lợi Những thông tin họ cần để tổ chức, điều hành quản lý tốt hoạt động trường Đối với nhóm này, thông tin công cụ để quản lý, giúp việc định nên thông tin cung cấp cho họ phải bao quát, cô đọng, kịp thời Dạng thông tin cung cấp thường số liệu, báo cáo Phương thức phục vụ nhóm tùy thuộc yêu cầu cụ thể Thông thường gửi điện tử qua email in tài liệu gốc đến tận văn phịng làm việc Nhóm 2: Giáo viên, cán nghiên cứu Đây đối tượng phục vụ quan trọng TVĐHTL, giảng viên nhóm NDT thường xuyên phải sử dụng thông tin, đặc biệt thông tin để phục vụ cho trình giảng dạy nghiên cứu Từ năm 2007, Nhà trường chuyển đổi hình thức đào tạo từ niên chế sang học chế tín chỉ, giảng viên đóng vai trị quan trọng việc thực đổi nội dung chương trình phương pháp giảng 31 dạy bậc đại học nhằm giúp sinh viên tiếp cận với kiến thức kỹ tự học tập hiệu Vì thơng tin mà nhóm cung cấp, phản hồi tới Thư viện vô quan trọng giúp cho việc cập nhật nguồn tin, tài liệu phục vụ cho trình giảng dạy, nghiên cứu giảng viên sinh viên Nguồn tài liệu họ cần tài liệu (giáo trình, sách tham khảo, chuyên khảo, tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm thuộc chuyên ngành họ giảng dạy) Mỗi kỳ học, phận phụ trách cơng tác giáo trình Thư viện lại liên lạc với khoa/bộ môn để nắm bắt nhu cầu tài liệu cán bộ, giảng viên Như vậy, trình bổ sung tài liệu Thư viện cập nhật thường xuyên, sát với thực tế giảng dạy giảng viên nhu cầu sinh viên Nhóm NDT chủ thể sản sinh nguồn tài liệu, thơng tin có giá trị như: giáo trình, giảng, tài liệu tham khảo, sách chuyên khảo, luận án, kết nghiên cứu, kỷ yếu hội nghị, hội thảo, báo nước quốc tế Đây nguồn thông tin phản ánh tiềm lực, thành tựu đào tạo trường Nhóm 3: Sinh viên, học viên cao học Sinh viên nhóm NDT có số lượng đơng nhất, họ khơng tiếp thu kiến thức giáo viên truyền đạt mà cịn chủ động tìm kiếm thơng tin liên quan nhằm phát huy khả tư độc lập, sáng tạo, áp dụng kiến thức họ có vào việc giải vấn đề lý luận thực tiễn mà xã hội đặt Học viên cao học người tốt nghiệp đại học, họ thường người làm Thông tin họ cần thơng tin có tính chất chun ngành, phù hợp với chương trình đào tạo, đề tài mà họ thực như: tạp chí, tài liệu chuyên khảo, luận văn luận án Nhóm NDT cán công tác, họ vừa làm, vừa học nên khơng có nhiều thời gian tìm tài liệu đọc trực tiếp Thư viện Hình thức tiếp cận tài liệu chủ yếu nhóm dịch vụ chụp tài liệu, mượn nhà, sử dụng giảng điện tử chủ yếu mua tài liệu Nhiệm vụ hàng đầu sinh viên học tập để hồn thành tốt chương trình đạo tạo ngành học, ngồi sinh viên cịn thực tập lớn, đồ án môn 32 học, tham gia kỳ thi olympic, thực đề tài nghiên cứu khoa học nhằm hỗ trợ cho trình học tập đạt kết cao rèn luyện kỹ cần thiết cho công việc sau họ Do vậy, NCT sinh viên chịu chi phối lớn hoạt động học tập, nghiên cứu họ theo chương trình riêng cho ngành trường định hướng nghề nghiệp họ trường Nhu cầu tin sinh viên chủ yếu giáo trình, tài liệu tham khảo bắt buộc phục vụ mơn học theo chương trình đào tạo trường Dịch vụ chủ yếu mượn giáo trình nhà theo học kỳ mượn tài liệu tham khảo theo tuần Ngoài việc sử dụng tài liệu để phục vụ cho mục đích học tập tự nghiên cứu, sinh viên cịn sử dụng thơng tin cho mục đích giải trí nhằm nâng cao đời sống tinh thần Các thông tin họ đọc đa dạng từ thông tin thời sự, kinh tế, trị xã hội, thể thao dạng tài liệu họ đọc báo tạp chí giấy lẫn báo mạng Vào đầu kỳ học, Thư viện chủ động phối hợp với phịng Đào tạo để lấy thơng tin mơn học sinh viên đăng ký liên hệ với Bộ mơn để lấy thơng tin giáo trình/bài giảng mà môn giới thiệu cho sinh viên học tập Sau đó, Thư viện lập bảng tương quan mơn học – giáo trình cho ngành, khóa học thông báo rộng rãi cho sinh viên theo kỳ học Việc giúp sinh viên tiết kiệm thời gian biết nơi chốn tìm kiếm tài liệu cho môn học Qua bảng thông báo, thư viện ghi tài liệu mượn, tài liệu sinh viên phải mua Vì vậy, Thư viện trở thành người tư vấn cung cấp nguồn thơng tin, tài liệu phục vụ q trình học tập nghiên cứu khoa học tốt cho nhóm NDT 1.3 Vai trò xử lý tài liệu hoạt động thông tin thƣ viện Trong hoạt động thơng tin thư viện, XLTL q trình biến đổi thông tin từ dạng thức ban đầu thành dạng thức nhằm đáp ứng nhiệm vụ hoạt động thơng tin thư viện Kết q trình xử lý giúp NDT quan thơng tin thư viện lưu trữ, quản lý khai thác tài liệu có hiệu Ngày bùng nổ thông tin diễn phạm vi toàn cầu với gia 33 tăng mạnh mẽ sản phẩm thông tin dẫn tới tượng thơng tin trùng lặp, lạc hậu, chất lượng, khó kiểm sốt cuối “khủng hoảng thơng tin” Trong thư viện quan thông tin, có thay đổi nhanh chóng cách thức tổng hợp, bao gói, truy cập thơng tin kéo theo thay đổi phương thức tổ chức tìm kiếm chuyển giao thông tin Bản chất khối lượng dịng tin, nguồn tin khơng ngừng gia tăng để kiểm soát dạng tài liệu nguồn thông tin hết cơng tác XLTL giữ vai trị quan trọng Xã hội phát triển làm cho NCT NDT ngày đa dạng phong phú Thông tin phương tiện giúp người xử lý cơng việc định Vì vậy, họ mong muốn nhận thông tin cách nhanh chóng, đầy đủ xác Nhưng đứng trước tình hình “khủng hoảng thơng tin” vậy, người tốn nhiều thời gian việc tìm kiếm thơng tin phù hợp với nhu cầu Chính vậy, XLTL giải pháp hữu hiệu giúp quan thông tin thư viện giải mâu thuẫn Trong quy trình đường tài liệu từ khâu bổ sung tới khâu phục vụ, XLTL công đoạn khó khăn có ảnh hưởng lớn tới chất lượng thông tin hiệu phục vụ Bởi kết trình XLTL tạo sản phẩm thông tin Thông qua sản phẩm này, Thư viện đáp ứng nhu cầu NDT Tỷ lệ nhu cầu đáp ứng phụ thuộc vào chất lượng công tác XLTL Nếu công tác XLTL trọng tổ chức tốt tất yếu đưa lại giá trị chất lượng thông tin tốt Nó đảm bảo cho độ tin cậy, xác đầy đủ nguồn lực thơng tin bổ sung phát triển, tạo nguồn tin phù hợp với nhu cầu NDT Từ thông tin trình bày đây, khẳng định XLTL đóng vai trị quan trọng hoạt động thông tin thư viện Biểu cụ thể sau: - Giúp quan thông tin thư viện tổ chức tốt thông tin tài liệu - Hỗ trợ việc tìm kiếm tài liệu nhanh chóng thơng qua điểm truy nhập: nhan đề, tác giả, thông tin xuất bản, ký hiệu phân loại, đề mục chủ đề, từ khóa 34 - Hạn chế nhiễu tin, loãng tin, thơng tin lạc hậu, khó kiểm chứng - Giúp cho quan thông tin thư viện đáp ứng tối đa NCT NDT số lượng chất lượng; tiết kiệm thời gian, công sức cán tra cứu tin - Khai thác tối đa giá trị thơng tin - Đa dạng hố gia tăng giá trị sản phẩm dịch vụ thông tin Không dừng lại phạm vi thư viện, vai trị XLTL cịn có ảnh hưởng tới khả chia sẻ, trao đổi, khai thác biểu ghi thư mục phạm vi quốc gia quốc tế Bộ Văn hóa thơng tin (nay Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch) ban hành công văn số 1597/BVHTT “Về việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ thư viện Việt Nam” vào ngày tháng năm 2007 khuyến cáo thư viện triển khai áp dụng chuẩn biên mục DDC, MARC21, AACR2 nhằm chuẩn hóa cơng tác XLTL, tăng cường khả trao đổi, khai thác phát triển nguồn lực thông tin Thêm vào đó, việc tin học hóa cơng tác thơng tin thư viện góp phần nâng cao hiệu cơng tác XLTL, tăng độ xác, tiết kiệm nhiều thời gian, công sức cho cán việc tổ chức máy tra cứu tin hỗ trợ NDT việc tra cứu tài liệu, do: - Thông tin truyền tải tới NDT cập nhật liên tục nhờ tốc độ XLTL nhanh chóng máy tính, đảm bảo tính thời thơng tin - Người dùng tin tra cứu tin máy tính thơng qua CSDL thay cho tra cứu thủ công hệ thống mục lục trước đây, tiết kiệm thời gian tra cứu, độ đầy đủ xác cao - Với chức lưu trữ máy tính cho phép tiết kiệm nhiều diện tích phục vụ chỗ diện tích kho - Tăng cường khả trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin thư viện thơng qua hệ thống máy tính nối mạng Internet - Với việc ứng dụng thành tựu công nghệ hoạt động XLTL tạo điều kiện thuận lợi linh hoạt cho việc đời loại hình sản phẩm triển khai dịch vụ thông tin phong phú nội dung, đa dạng đẹp hình thức 35 ... xử lý tài liệu Thư viện Trường Đại học Thủy lợi Giả thuyết nghiên cứu Sản phẩm đầu công tác xử lý tài liệu Thư viện Trường Đại học Thủy lợi chưa đạt chất lượng cao, ngun nhân cơng cụ hỗ trợ xử. .. Trƣờng Đại học Thủy lợi 5.2 Phạm vi nghiên cứu - Không gian: Thư viện Trường Đại học Thủy lợi - Thời gian: Từ năm 2007 đến - Nội dung: Công tác xử lý tài liệu Thư viện Trường Đại học Thủy lợi thực... viện Trƣờng Đại học Thủy lợi Chƣơng 3: Giải pháp nâng cao chất lƣợng công tác xử lý tài liệu Thƣ viện Trƣờng Đại học Thủy lợi 10 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI