Công tác xử lý tài liệu tại thư viện trường đại học thủy lợi (tt)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN HOÀNG THỊ THANH THỦY CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦY LỢI Chuyên ngành: Khoa học Thông tin T

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

HOÀNG THỊ THANH THỦY

CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦY LỢI

Chuyên ngành: Khoa học Thông tin Thư viện

Mã số: 60 32 02 03

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN – THƯ VIỆN

Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Thu Thảo

Hà Nội – 2017

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

HOÀNG THỊ THANH THỦY

CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦY LỢI

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN – THƯ VIỆN Chuyên ngành: Khoa học Thông tin Thư viện

Mã số: 60 32 02 03

Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Thu Thảo

XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG

Người hướng dẫn khoa học

TS Nguyễn Thu Thảo

Chủ tịch Hội đồng

PGS.TS Trần Thị Minh Nguyệt

XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG BẢO VỆ LUẬN VĂN

CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG

PGS.TS Trần Thị Minh Nguyệt

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan, để tài: “Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường

Đại học Thủy lợi” là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi được thực hiện

nghiêm túc dưới sự hướng dẫn của TS Nguyễn Thu Thảo Các kết quả về số liệu được nêu trong luận văn là trung thực, có nguồn gốc rõ ràng Nếu có gì sai tôi xin chịu trách nhiệm

Hà Nội, ngày tháng năm 2016

Tác giả luận văn

Hoàng Thị Thanh Thủy

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên tôi xin được bày tỏ lòng cảm ơn chân thành và sâu sắc tới TS Nguyễn Thu Thảo, người đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành Luận văn này

Xin cảm ơn các thầy cô giáo đã tận tình truyền thụ những kiến thức, kinh nghiệm quý báu cho tôi trong suốt quá trình học tập tại Trường Đại học Khoa học

Xã hội và Nhân văn

Xin cảm ơn Ban chủ nhiệm, các cán bộ, giảng viên đang công tác tại Khoa Thông tin – Thư viện đã giúp đỡ chúng tôi trong suốt thời gian qua

Tôi xin bày tỏ tình cảm chân thành tới Ban Giám đốc và những đồng nghiệp đang công tác tại Thư viện Trường Đại học Thủy lợi đã tạo điều kiện cho tôi trong quá trình học tập, nghiên cứu và thực hiện Luận văn

Cuối cùng xin được dành lời cảm ơn chân thành tới gia đình, bạn bè, người thân đã quan tâm và động viên tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu

Mặc dù bản thân tôi đã cố gắng nỗ lực nghiên cứu, tìm tòi về đề tài ở tất cả các góc độ, song luận văn chắc chắn không tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định Tôi mong muốn nhận được sự xem xét, đánh giá, đóng góp những ý kiến quý báu của các thầy cô giáo cùng các bạn đồng nghiệp để tiếp tục bổ khuyết cho luận văn đồng thời giúp thực hiện tốt hơn nhiệm vụ mà tôi đang được giao tại Thư viện Trường Đại học Thủy lợi

Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2016

HỌC VIÊN

Hoàng Thị Thanh Thủy

1

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 3

DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ 4

MỞ ĐẦU 5

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦY LỢI 11

1.1 Cơ sở lý luận về xử lý tài liệu 11

1.1.1 Các khái niệm xử lý tài liệu 11

1.1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng xử lý tài liệu 14

1.1.3 Tiêu chí đánh giá chất lượng công tác xử lý tài liệu 17

1.2 Tổng quan về Thư viện Trường Đại học Thủy lợi 20

1.2.1 Khái quát về Trường Đại học Thủy lợi 20

1.2.2 Khái quát về Thư viện Trường Đại học Thủy lợi 21

1.2.3 Đặc điểm người dùng tin 30

1.3 Vai trò của xử lý tài liệu trong hoạt động thông tin thư viện 33

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦY LỢI 36

2.1 Quy trình chung 36

2.2 Mô tả thư mục 37

2.2.1 Cách thức mô tả thư mục 37

2.2.2 Công cụ mô tả thư mục 40

2.2.3 Đánh giá chất lượng mô tả thư mục 43

2.3 Phân loại tài liệu 47

2.3.1 Cách thức phân loại tài liệu 47

2.3.2 Công cụ phân loại tài liệu 54

2.3.3 Đánh giá chất lượng phân loại tài liệu 56

2.4 Định từ khóa 59

2.4.1 Cách thức định từ khóa 59

2.4.2 Công cụ kiểm soát từ khóa 65

2

2.4.3 Đánh giá chất lượng định từ khóa 66

2.5 Tóm tắt 70

2.5.1 Cách thức làm tóm tắt tài liệu 71

2.5.2 Đánh giá chất lượng làm tóm tắt tài liệu 74

2.6 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác xử lý tài liệu 78

2.6.1 Nhân lực 78

2.6.2 Kinh phí, thiết bị máy móc, công cụ hỗ trợ 80

2.6.3 Các quy định nội bộ 81

2.6.4 Tổ chức và quản lý công việc 82

2.7 Nhận xét chung về công tác xử lý tài liệu 84

2.7.1 Ưu điểm 84

2.7.2 Hạn chế 85

Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦY LỢI 88

3.1 Nâng cao trình độ cán bộ xử lý tài liệu 88

3.1.1 Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ xử lý 88

3.1.2 Đào tạo các kỹ năng khác 91

3.2 Xây dựng và củng cố các công cụ hỗ trợ xử lý tài liệu 93

3.3 Xây dựng và hoàn thiện các quy định nội bộ trong xử lý tài liệu 94

3.4 Hoàn thiện công tác hiệu đính cơ sở dữ liệu thư mục 95

3.5 Xây dựng đội ngũ cộng tác viên 96

3.6 Khuyến nghị 97

KẾT LUẬN 100

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 101

3

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Tiếng việt

BPL

CBTV

CBXL

Bảng phân loại Cán bộ thư viện Cán bộ xử lý CSDL Cơ sở dữ liệu

KHPL Ký hiệu phân loại

XLTL Xử lý tài liệu

Tiếng Anh

AACR2 Anglo-American Cataloguing Rule, 2nd

DDC Dewey Decimal classification

ISBD International Sandard Bibliographic Description LCC

MARC21

Library of Congress classification Machine Readable Cataloging

4

DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức Thư viện 24

Bảng 1.1: Thống kê số lượng cán bộ Thư viện 25

Bảng 1.2: Thống kê cơ cấu vốn tài liệu theo nội dung 28

Bảng 1.3: Thống kê cơ cấu vốn tài liệu theo dạng 28

Bảng 1.4: Thống kê cơ cấu vốn tài liệu theo ngôn ngữ 29

Sơ đồ 2.1: Quy trình xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Thủy lợi 36

Bảng 2.1: Bảng các trường tương đương giữa MARC21 và AACR2 39

Bảng 2.2: Danh sách tài liệu mô tả sai 46

Bảng 2.3: Kết quả khảo sát, đánh giá chất lượng phân loại 58

Bảng 2.4: Cách thức trình bày từ khóa trong CSDL của Thư viện 64

Bảng 2.5: Kết quả khảo sát, đánh giá chất lượng từ khóa 67

Bảng 2.6: Danh sách các biểu ghi để khảo sát chất lượng bài tóm tắt 77

Bảng 2.7: Kết quả khảo sát chất lượng bài tóm tắt 78

5

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Công tác xử lý tài liệu là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của mỗi cơ quan thông tin thư viện Nó có mối quan hệ chặt chẽ và tác động đến các công tác khác trong thư viện như: bổ sung, tổ chức quản lý kho, phát triển sản phẩm, dịch

vụ, công tác phục vụ bạn đọc, liên thông chia sẻ tài nguyên…Sản phẩm của công tác xử lý tài liệu là cầu nối giúp bạn đọc tiếp cận đúng, dễ dàng và nhanh chóng tới nguồn tài liệu gốc Do đó công tác xử lý tài liệu tại các cơ quan thông tin thư viện luôn được coi là một trong những nhiệm vụ khó khăn và quan trọng nhất

Trường Đại học Thủy lợi là trường đại học duy nhất ở Việt Nam đào tạo cán

bộ khoa học kỹ thuật và chuyên gia thủy lợi cho đất nước, phục vụ ngành nước, thủy lợi, thủy văn, thủy điện và năng lượng tái tạo với quy mô đào tạo ngày càng lớn Thư viện Trường Đại học Thủy lợi (TVĐHTL) là một bộ phận thực hiện chức năng phục vụ cho công tác đào tạo, giảng dạy, nghiên cứu và học tập của thầy và trò trong trường nên phải nỗ lực để đáp ứng tối đa nhu cầu tin cho người dùng

Kể từ năm 1989 -là năm được tách ra hoạt động độc lập đến nay, Thư viện đã

có những bước chuyển đáng kể từ công tác phục vụ bạn đọc, công tác bổ sung đến công tác xử lý tài liệu Năm 1997, Thư viện làm quen với phần mềm CDS/ISIS Năm 2006, phần mềm thư viện điện tử Libol 6.0 được đưa vào sử dụng, làm thay đổi theo hướng hiện đại hóa toàn bộ hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của Thư viện Cùng với việc đầu tư mạnh mẽ cho nguồn lực thông tin, công tác xử lý tài liệu của Thư viện cũng từng bước được nghiên cứu đổi mới và chuẩn hoá Các công cụ được áp dụng trong công tác xử lý tài liệu là quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2, khổ mẫu MARC21 và bảng phân loại DDC Ngay khi áp dụng các công

cụ mới trên theo khuyến cáo của Vụ Thư viện năm 2007, TVĐHTL đã triển khai

tổ chức hệ thống các kho mở Tài liệu được sắp xếp theo ký hiệu phân loại DDC

và bạn đọc được vào kho tự chọn tài liệu trên giá Năm 2013 phần mềm quản lý thư viện tích hợp Aleph của Israel được Dự án Niche (Hà Lan) đầu tư để thay thế phần mềm Libol 6.0

6

Việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ mới và ứng dụng phần mềm quản lý thư viện, đặc biệt là việc tổ chức các kho mở đã đặt ra cho công tác xử lý tài liệu của TVĐHTL nhiệm vụ nặng nề hơn Những nhiệm vụ đó là xử lý tài liệu nhanh chóng, chính xác hơn để phục vụ bạn đọc tra cứu tại chỗ hoặc từ xa tài liệu của thư viện; Xây dựng được cơ sở dữ liệu thư mục; Hỗ trợ bộ phận Bổ sung tra cứu thông tin tài liệu để tránh bổ sung trùng bản; Xử lý tài liệu để hỗ trợ việc tổ chức kho mở một cách khoa học, qua đó giúp bạn đọc tra tìm và lựa chọn tài liệu trên giá dễ dàng, nhanh chóng và chính xác Việc xử lý tài liệu không đạt chất lượng sẽ là rào cản lớn đối với bạn đọc khi muốn tiếp cận đúng tài liệu họ mong muốn và kho tài liệu sẽ không được khai thác hiệu quả, tài liệu sẽ nằm chết trên giá, gây lãng phí ngân sách của Nhà trường và Nhà nước Ngoài ra xử lý tài liệu đạt chất lượng tốt

là tiền đề hỗ trợ công tác liên thông chia sẻ biểu ghi, chia sẻ tài nguyên giữa các thư viện và giúp các thư viện tự tin khi tiến tới hội nhập với cộng đồng thư viện trong khu vực và quốc tế…Tuy nhiên, nhìn vào thực trạng hoạt động thông tin thư viện của Trường Đại học Thủy lợi hiện nay tác giả nhận thấy công tác xử lý tài liệu tại TVĐHTL chưa đáp ứng yêu cầu của những nhiệm vụ nói trên Sản phẩm đầu ra của công tác này chưa hỗ trợ đắc lực cho giảng viên và sinh viên dễ dàng tìm được nguồn tài liệu phù hợp theo mục tiêu và yêu cầu của hình thức đào tạo tín chỉ mà nhà trường đã đặt ra Do đó, việc nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng, đánh giá những mặt mạnh, mặt yếu và đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng

xử lý tài liệu của TVĐHTL là một vấn đề cấp thiết

Từ những lý do trên, tôi đã chọn đề tài “Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện

Trường Đại học Thủy lợi” làm đề tài Luận văn tốt nghiệp của mình

2 Tình hình nghiên cứu

Theo hướng nghiên cứu của đề tài, đã có nhiều tài liệu mang tính lý luận, tính ứng dụng cho ngành thư viện nói chung và một số công trình mang tính nghiên cứu thực tiễn tại các cơ quan thông tin - thư viện cụ thể

Về lý luận và hệ thống hóa lý thuyết xử lý tài liệu có các tài liệu tiêu biểu sau: giáo trình “Xử lý tài liệu trong hoạt động thông tin-thư viện” của tác giả Trần

7

Thị Quý và Nguyễn Thị Đào (2007), giáo trình “Phân loại tài liệu” của tác giả Vũ Dương Thúy Ngà (2009), Tập đề cương bài giảng cao học “Xử lý phân tích-tổng hợp thông tin” của tác giả Nguyễn Thu Thảo (2013), cuốn “Phân loại và biên mục – Cataloging and classification” của tác giả Lois Mai Chan do một nhóm cán bộ, giáo viên Việt Nam dịch ra tiếng Việt đã xuất bản năm 2014 Các tài liệu trên đã phân tích cơ sở lý luận trong công tác xử lý tài liệu đưa ra một cách khái quát về công tác xử lý tài liệu và cung cấp những kiến thức cụ thể để giải quyết các vấn đề trong quy trình xử lý tài liệu như phân loại, định từ khóa, làm tóm tắt,

Về công trình nghiên cứu thực tiễn công tác xử lý tài liệu cụ thể là các luận văn thạc sĩ có đề tài nói về công tác xử lý tài liệu, xử lý thông tin của thư viện các trường đại học/cao đẳng bao gồm: “Nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội” của tác giả Nguyễn Ánh Hồng (2013), “Xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin Thư viện Học viên Ngân hàng” của tác giả Nguyễn Thị Tứ (2014), “Công tác xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thư viện Đại học Luật Hà Nội” của tác giả Vũ Thị Lương (2015) Những luận văn trên đã đưa ra cơ sở lý luận chung cho công tác xử lý tài liệu và phản ánh thực tế hoạt động xử lý tài liệu tại các Trung tâm Thông tin-Thư viện cụ thể Qua đó, các tác giả đánh giá hiện trạng và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu phù hợp với từng Trung tâm Thông tin -Thư viện

Ngoài ra, theo hướng nghiên cứu của đề tài còn nhiều bài viết được đăng tải trên các tạp chí chuyên ngành, kỷ yếu hội thảo khoa học chuyên ngành về thư viện Cụ thể Tạp chí Thư viện Việt Nam các vấn đề phân loại, biên mục, định từ khóa, làm tóm tắt và xử lý tài liệu có các bài viết tiêu biểu sau: “Khảo cứu và đánh giá về các bộ từ khóa và từ điển từ khóa được sử dụng trong định từ khóa tài liệu ở Việt Nam hiện nay” (tr.10-13, số 1/2010), “Quan niệm chuẩn hóa trong xử lý tài liệu và những biện pháp đảm bảo chuẩn hóa xử lý tài liệu ở Việt nam hiện nay” (tr 15-18, số 4/2010), “Các tiêu chuẩn quốc tế về xử lý tài liệu và việc áp dụng ở Việt Nam (tr 21-27, số 2/2012)” Những bài viết trên đều của tác giả Vũ Dương Thúy

8

Ngà Bài viết “Thuận lợi và khó khăn khi phân loại tài liệu chuyên ngành khoa học

và công nghệ theo DDC” của tác giả Nguyễn Thị Đào (tr 3-5, tr 48, số 4/2011),

“Bàn về hệ thống phân loại bài tóm tắt” của tác giả Nguyễn Thị Kim Loan (tr

23-27, số 3/2010)

Các bài viết đăng trên các tạp chí chuyên ngành thường nêu thực trạng, những thuận lợi và khó khăn đối với từng vấn đề liên quan trong công tác xử lý tài liệu mà các bài viết đề cập tới Đồng thời các tác giả cũng đã đưa ra giải pháp chung nhằm giải quyết các vấn đề đó để các thư viện khác nhau có thể tham khảo

và vận dụng một cách linh hoạt cho thư viện mình Qua đó có thể cải thiện chất lượng công tác xử lý tài liệu nói chung cho hoạt động thư viện của ngành

Nghiên cứu về TVĐHTL chỉ có hai luận văn thạc sĩ đó là “Nghiên cứu phát triển Sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện Trường Đại học Thủy lợi” của tác giả Phạm Hồng Thái (2007), “Phát triển nguồn lực thông tin tại Thư viện Trường Đại học Thủy lợi” của tác giả Nguyễn Văn Tiếp (2014)

Trong tất cả các luận văn và các bài viết nói trên, chưa có đề tài nào nghiên cứu về công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Thủy lợi Do đó có thể khẳng định đề tài tác giả lựa chọn là hoàn toàn mới

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục đích nghiên cứu

Đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng xử lý tài liệu của Thư viện Trường Đại học Thủy lợi

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện mục tiêu trên, Luận văn tập trung giải quyết các nhiệm vụ sau:

- Nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác xử lý tài liệu trong hoạt động thông tin - thư viện

- Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, các đặc điểm của Thư viện Trường Đại học Thủy lợi

- Nghiên cứu thực trạng và đánh giá công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Thủy lợi

9

- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng xử lý tài liệu tại Thư viện

Trường Đại học Thủy lợi

4 Giả thuyết nghiên cứu

Sản phẩm đầu ra của công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học

Thủy lợi chưa đạt chất lượng cao, nguyên nhân có thể do công cụ hỗ trợ xử lý tài

liệu không phù hợp, do trình độ xử lý tài liệu của cán bộ chưa cao và do khâu tổ

chức công việc chưa khoa học

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

5.1 Đối tượng nghiên cứu: Công tác xử lý tài liệu của Thư viện Trường

Đại học Thủy lợi

- Không gian: Thư viện Trường Đại học Thủy lợi

- Thời gian: Từ năm 2007 đến nay

- Nội dung: Công tác xử lý tài liệu của Thư viện Trường Đại học Thủy lợi và

thực trạng các yếu tố tác động đến công tác này

6 Phương pháp nghiên cứu

6.1 Phương pháp luận

Sử dụng phương pháp nghiên cứu theo quan điểm của chủ nghĩa duy vật biện

chứng và duy vật lịch sử Trên cơ sở phân tích các quan điểm, đường lối chính

sách của Đảng, Nhà nước về phát triển sự nghiệp thông tin - thư viện

6.2 Phương pháp cụ thể

 Nghiên cứu tài liệu

 Thống kê, phân tích và tổng hợp số liệu

 Điều tra xã hội học

7 Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài

7.1 Về mặt khoa học

Luận văn được thực hiện góp phần bổ sung, hoàn thiện lý luận về công tác

xử lý tài liệu trong hoạt động thông tin thư viện

Ngoài ra, luận văn còn có thể dùng để tham khảo cho những người quan tâm

và các thư viện khác có cùng hoạt động tương tự

8.2 Bố cục của Luận văn

Ngoài phần lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, nội dung của luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn công tác xử lý tài liệu tại Thư viện

Trường Đại học Thủy lợi

Chương 2: Thực trạng công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Thủy lợi

Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Thủy lợi

11

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI

LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦY LỢI

1.1 Cơ sở lý luận về xử lý tài liệu

1.1.1 Các khái niệm xử lý tài liệu

Xử lý tài liệu chính là các kỹ năng nhằm ghi lại tất cả các đặc trưng về hình thức và nội dung trong tài liệu nhằm mục đích tìm kiếm được, kiểm soát được về

cả số lượng và nội dung của các thông tin trong tài liệu ấy [20, tr.19]

Xử lý tài liệu là công đoạn trong hoạt động dây chuyền thông tin tư liệu, bao gồm xử lý hình thức và xử lý nội dung tài liệu:

1.1.1.1 Xử lý hình thức tài liệu

Xử lý hình thức tài liệu hay còn gọi là mô tả hình thức/thư mục tài liệu là quá trình lựa chọn những chi tiết đặc trưng của một tài liệu, trình bày chúng theo những quy tắc nhất định giúp NDT dễ dàng tìm thấy tài liệu mình cần và có khái niệm ban đầu về tài liệu để phân biệt với tài liệu khác trước khi nghiên cứu nội dung của tài liệu đó [20, tr.19-20]

Các thông tin đặc trưng của tài liệu như: tên tác giả, trách nhiệm của người biên soạn, tên tài liệu, các thông tin về xuất bản (nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản), nguồn gốc, đặc điểm vật lý, dạng tài liệu…

Mục đích của xử lý hình thức tài liệu là để kiểm soát thư mục của cá nhân, cơ quan, tổ chức, quốc gia, quốc tế và tổ chức hệ thống trao đổi, tra cứu phục vụ thông tin cho NDT thông qua công cụ kiểm soát thư mục được xây dựng sau quá trình xử lý như: hệ thống mục lục truyền thống hay CSDL thư mục (mục lục trực tuyến)…

Đối tượng để xử lý hình thức tài liệu là nguồn tài liệu cấp một như:

- Từng tài liệu/tác phẩm riêng biệt

- Từng phần của tài liệu (chương, mục, …)

- Từng bài báo, tạp chí trong các ấn phẩm định kỳ hay tiếp tục

- Các bộ tài liệu/sách hay một nhóm sách

- Tài liệu điện tử, vi phim, vi phiếu

12

- Băng ghi âm, ghi hình

- Các đĩa từ, đĩa quang

Kết quả của xử lý hình thức tài liệu mới chỉ dừng ở mức cung cấp cho NDT những thông tin đơn giản mang tính hình thức, sơ bộ và dễ dàng tìm kiếm các tài liệu một khi đã biết tên tác giả hoặc tên tài liệu đó Còn tìm kiếm nội dung tài liệu, lĩnh vực tri thức cụ thể thì các Bản mô tả thư mục chưa đáp ứng được Chính vì vậy, bên cạnh xử lý hình thức thì xử lý nội dung tài liệu là rất cần thiết và có ý nghĩa quan trọng

1.1.1.2 Xử lý nội dung tài liệu

Xử lý nội dung tài liệu hay còn gọi là mô tả nội dung tài liệu là quá trình phân tích nội dung tài liệu và thể hiện nội dung đó bằng các ngôn ngữ tư liệu (ký hiệu phân loại, từ khóa, chủ đề, tóm tắt, chú giải, tổng luận ) [20, tr.23]

Mức độ xử lý nội dung tài liệu phụ thuộc vào nhu cầu thông tin của NDT và điều kiện thực tế tại các cơ quan thông tin – thư viện

Mục đích xử lý nội dung tài liệu là:

- Sắp xếp, tổ chức và lưu trữ tài liệu theo nội dung, ví dụ tổ chức kho mở, xây dựng CSDL…

- Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin, ví dụ mục lục phân loại, mục lục chủ đề…

- Tạo lập các điểm truy cập thông tin hoặc trợ giúp chọn lọc thông tin theo nội dung tài liệu trong hệ thống tìm tin (hệ thống truy hồi thông tin)

Công tác xử lý tài liệu bao gồm nhiều công đoạn như mô tả thư mục, phân loại, định từ khóa, làm tóm tắt, định chủ đề, chú giải, tổng luận… Tuy nhiên, trong khuôn khổ luận văn và thực tế công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Đại học Thủy lợi, tác giả sẽ nghiên cứu các công đoạn: mô tả thư mục (xử lý hình thức) và phân loại, định từ khóa, làm tóm tắt (xử lý nội dung)

Phân loại tài liệu là phân loại các xuất bản phẩm, phân loại các sách báo và tài liệu – một dạng sản phẩm của trí tuệ con người [14, tr 16]

13

Phân loại nội dung tài liệu là quá trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội

dung chủ yếu và thể hiện nội dung đó bằng ký hiệu của khung phân loại cụ thể Ký hiệu này có thể đơn giản hay phức tạp phụ thuộc vào nội dung được phản ánh trong tài liệu [20, tr.24]

Trên thực tế, xét về bản chất của quá trình phân loại tài liệu có thể định nghĩa phân loại là quá trình xử lý nội dung tài liệu, kết quả được thể hiện bằng các ký hiệu phân loại Các ký hiệu này được rút ra trên cơ sở một bảng phân loại cụ thể

mà thư viện và các cơ quan thông tin sử dụng [14, tr 17]

Trong phạm vi nghiên cứu của Luận văn, tác giả dùng thuật ngữ Phân loại để

sử dụng thống nhất cả thuật ngữ phân loại tài liệu và phân loại nội dung tài liệu

Định từ khóa nội dung tài liệu là quá trình phân tích nội dung tài liệu và thể

hiện nội dung đó bằng ngôn ngữ từ khóa nhằm mục đích phục vụ tìm tin theo phương thức tự động hóa

Từ khóa là một loại ngôn ngữ tư liệu có các đơn vị từ vựng là từ và ngữ dựa trên ngôn ngữ tự nhiên, biểu thị các khái niệm đơn giản và được trình bày độc lập với nhau [25, tr 31]

Có hai loại từ khóa: Từ khóa tự do (là từ khóa được người xử lý thông tin đặt

ra theo nguyên tắc chung nhưng không được kiểm soát theo một phương tiện kiểm soát nào) và Từ khóa kiểm soát (là từ khóa tự do nhưng được kiểm soát theo một phương tiện kiểm soát được chấp nhận như Bộ từ khóa hay từ điển từ khóa) [25, tr.31]

Tài liệu có thể có một hoặc một tập hợp từ khóa Đó chính là những dấu hiệu

để tạo nên các biểu thức tìm tài liệu trong CSDL Mục đích của định từ khóa là thiết lập điểm truy nhập nội dung tài liệu bằng từ ngữ Từ điểm truy nhậpnày, NDT

có thể tiếp cận và khai thác tài liệu có nội dung thể hiện bằng tập hợp các từ ngữ phù hợp với yêu cầu của họ

Tóm tắt nội dung tài liệu là trình bày lại nội dung chính của tài liệu gốc một

cách ngắn gọn dưới dạng một bài văn, sao cho người đọc có thể nắm bắt được nội dung đó nhanh chóng và chính xác nhất Bài tóm tắt có tác dụng trợ giúp chọn lọc

14

thông tin trong quá trình tìm tin; Tiết kiệm dung lượng lưu trữ và truyền thông tin; Thay thế tài liệu gốc trong một số trường hợp đặc biệt như tài liệu gốc viết bằng tiếng hiếm, tài liệu hạn chế truy cập… [25, tr.62]

Để tóm tắt được nội dung cơ bản của tài liệu, người cán bộ phải tiến hành đọc các phần lời nói đầu, lời giới thiệu, lời tựa, phần mục lục, phụ lục, đối với một số tài liệu phải đọc cả phần chính văn

Các mức độ chọn lọc thông tin để làm tóm tắt cơ bản gồm 3 mức sau:

Mức 1: Chủ đề chính, bao gồm các đặc trưng nội dung và mối quan hệ của chúng với nhau;

Mức 2: Các chủ đề triển khai nội dung (chủ đề nhánh);

Mức 3: Các chủ đề triển khai nội dung với 2 mức nhỏ: Thông tin định tính (các kết luận, kiến nghị ), thông tin định lượng (các số liệu, dữ kiện)

1.1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng xử lý tài liệu

1.1.2.1 Trình độ nhân lực

Trình độ, kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm của CBXL tài liệu có tác động rất lớn đến chất lượng của công tác XLTL Sản phẩm đầu ra của công tác XLTL ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của công tác phục vụ NDT của thư viện Vì thế người cán bộ XLTL ngoài đạo đức nghề nghiệp cần phải có những kiến thức và kỹ năng sau:

Nắm vững quy tắc biên mục mô tả tài liệu;

Kiến thức về phương pháp luận xử lý thông tin, có khả năng phân tích, tổng hợp, khái quát hóa và đánh giá nội dung của tài liệu;

Nắm vững cấu trúc, cách thức sử dụng các công cụ hỗ trợ như: Bảng phân loại, Bộ từ khóa, từ điển, từ chuẩn, khổ mẫu…

Am hiểu nhiều lĩnh vực của xã hội Đối với các thư viện chuyên ngành đòi hỏi người cán bộ XLTL phải am hiểu về các lĩnh vực khoa học liên quan mà thư viện phục vụ;

Kiến thức về hệ thống tìm tin, về ngôn ngữ: văn bản, văn phong và thuật ngữ khoa học, đặc biệt luôn cập nhật thuật ngữ chuyên dụng;

15

Kỹ năng sử dụng phần mềm chuyên dụng trong quản lý hoạt động thông tin thư viện;

Có khả năng sử dụng ít nhất một ngoại ngữ thông dụng như tiếng Anh để đọc

và cập nhật được những kiến thức, quy tắc, tiêu chuẩn mới về lĩnh vực thư viện Đồng thời ngoại ngữ cũng hỗ trợ đắc lực cho người cán bộ XLTL ngoại văn phân tích nội dung, xác định chủ đề một cách nhanh chóng và chính xác hơn

lý và có kiểm tra đánh giá đối với từng cán bộ

Các công đoạn từ xử lý hình thức đến xử lý nội dung tài liệu nên được tổ chức theo hướng chuyên môn hóa Mỗi cán bộ chỉ nên phụ trách một đến hai công đoạn nhất định ví dụ một cán bộ chuyên mô tả hình thức, một cán bộ chuyên phân loại, định từ khóa và làm tóm tắt, một cán bộ chuyên hiệu đính… thay vì phải thực hiện tất cả các công đoạn trong dây chuyền xử lý tài liệu Việc này sẽ giúp các cán

bộ có thể kiểm tra chéo kết quả công việc của nhau, qua đó sẽ phát hiện và sửa được những lỗi thường gặp của nhau Ngoài ra, tổ chức công việc theo hướng chuyên môn hóa sẽ giúp cán bộ phát triển nhanh kỹ năng nghề nghiệp và công việc đó sẽ trở nên chuyên nghiệp và nâng tầm lên thành kỹ xảo

1.1.2.3 Công cụ hỗ trợ

Trong bất kỳ công việc nào từ đơn giản đến phức tạp đều cần có công cụ chuyên dụng giúp người lao động giải quyết công việc Ví dụ, người đầu bếp cần xong chảo, dao thớt…, người thợ may cần máy may, người pha chế cocktail cần dụng cụ pha chế,… Vậy người cán bộ làm công tác XLTL cần công cụ gì?

Công cụ hỗ trợ cơ bản trong công tác XLTL gồm: Các chuẩn trong XLTL, các bộ tiêu chuẩn, quy định, tài liệu tra cứu (bách khoa thư, từ điển,…) trong đó các chuẩn trong XLTL là yếu tố quan trọng nhất