TRUONG ĐẠI HỌC SƯ PHAM HÀ NỘI 2 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2K 26 OK 26 2K ok OK OK
ĐỖ QUOC HUNG
HOAN THIEN BO MAY TRA CUU THONG TIN TAI THU VIEN TRUONG
DAI HOC HUNG VUONG
KHOA LUAN TOT NGHIEP DAI HOC
Chuyên ngành: Thư viện Thong tin
Trang 2TRUONG DAI HQC SU PHAM HÀ NỘI 2 KHOA CONG NGHE THONG TIN
26 OK OK 26 OK OK 2K og Ok
DO QUOC HUNG
HOAN THIEN BO MAY TRA CUU THONG TIN TAI THU VIEN TRUONG
DAI HOC HUNG VUONG
KHOA LUAN TOT NGHIEP DAI HOC
Chuyên ngành: Thư viện Thong tin
Người hướng dẫn khoa học: Th.s Vũ Thị Thúy Chinh
Trang 3LOI CAM ON
Tôi xIn trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu Trường Đại học sư phạm Hà
Nội 2, Ban Giám hiệu và Thư viện Trường Đại học Hùng Vương đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi tham gia khóa học để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp
Tôi xin trân trọng cám ơn các thầy cô giáo đã chỉ bảo và cung cấp kiến thức cho tôi trong suốt thời gian học tập
Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Th.S Vũ Thị Thúy Chỉnh đã trực tiếp tận tình hướng dẫn, cho tôi nhiều kiến thức để hoàn thành khóa luận, cho tôi nhiều kinh nghiệm quý báu trên bước đường tiếp cận
nghiên cứu khoa học Thư viện- Thông tin
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến thầy Phạm Đức Triển Giám đốc Thư viện Trường Đại học Hùng Vương đã tạo điều kiện giúp đỡ trong
suốt quá trình khảo sát thực trạng để tơi hồn thành khóa luận này
Tôi xin ghi nhận và biết ơn sâu sắc những tình cảm mà gia đình, bạn bè
động viên khích lệ, tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt chặng đường học
tập và nghiên cứu khoa học
Toi xin tran trọng cảm on!
Hà Nội, ngày 05 tháng 05 năm 2012
Sinh viên
Trang 4LOI CAM DOAN
Tôi tên là: Đỗ Quốc Hùng
Sinh viên lớp: K34A Thư viện Thông tin, khoa Công nghệ Thông tin,
Trường Đại học sư phạm Hà Nội 2
Tôi xin cam đoan:
1 Đề tài “Hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin tại Thư viện Trường
Đại học Hùng Vương ” là kết quả nghiên cứu của riêng tôi dưới sự hướng dẫn
của Th.S Vũ Thị Thúy Chinh và tham khảo một số tài liệu khác
2 Khóa luận hồn tồn khơng sao chép từ các tài liệu có sẵn nào 3 Kết quả nghiên cứu không trùng với tác giả khác
Nêu saI tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm
Hà Nội, ngày 05 tháng 05 năm 2012 Người cam đoan
Trang 5DANH MUC CAC TU VIET TAT 1 Các từ viết tắt tiếng Việt Từ viết tắt Bộ GD&ĐÐĐT CBGV CBQL CNH-HĐH CNTT ĐHHV TV-TT UBND Giải nghĩa Bộ Giáo dục và Đào tạo Cán bộ giảng viên Cán bộ quản lý
Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa Công nghệ Thông tin
Đại học Hùng Vương Thư viện - Thông tin Ủy ban nhân dân
2 Các từ viết tắt tiếng Anh Từ viết tắt AACR2 CD-ROM CDS/ISIS CMC DDC ILIB ISBD OPAC MARC Giai nghia
Anglo American Cataloguing Rules 2 Compact Disc - Read Only Memory
Computer documentation system / Integreted Set of information system
Computer Comunication Deway Decimal Classification Intergreted Library Solution
International Standard Bibliographic Description Online Public Access Catalog
Trang 6MUC LUC Loi cam on Loi cam doan Danh mục các từ viết tắt Mục lục Mở đầu CHUONG 1: GIOI THIEU KHAI QUAT VE THU VIEN TRUONG ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG 1.1 Lịch sử hình thành 1.2 Chức năng, nhiệm vụ 1.2.1 Chức năng 1.2.2 Nhiệm vụ 1.3 Cơ câu tổ chức và đội ngũ cán bộ thư viện 1.3.1 Co cau tổ chức 1.3.2 Đội ngũ căn bộ 1.4 Vốn tài liệu
1.5 Đối tượng người dùng tin và nhu cầu tin
1.5.1 Nhóm người dùng tin là các nhà quản lý, cán bộ lãnh đạo 1.5.2 Nhóm người dùng tin là cán bộ giảng dạy, chuyên viên và cán bộ nghiên cứu
1.5.3 Nhóm người dùng tin là sinh viên
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG BỘ MÁY TRA CỨU THÔNG TIN TẠI
THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG 2.1 Tâm quan trọng của bộ máy tra cứu thông tin
Trang 72.2.2 Kho tài liệu tra cứu 36
2.3 Bộ máy tra cứu thông tỉn hiện đại tại Thư viện Trường ĐHHV 38
2.3.1 Phần mềm thư viện tích hợp ILIB 39
2.3.2 Cơ sở dữ liệu 41
2.3.3 Mạng thông tin 42
2.3.4 Các vật mang tin điện tử 44
2.4 Đánh giá và nhận xét bộ máy tra cứu thông tỉn 45
2.4.1 Ưu điểm 46
2.4.2 Nhược điểm 47
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ BỘ MÁY TRA CỨU THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG 48
3.1 Tăng cường sự quan tâm, đầu tư tài chính để hoàn thiện bộ máy
tra cứu thông tin 50
3.2 Chuẩn hóa xử lý nghiệp vụ chuyên môn nhằm bồ trợ trực tiếp
hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin 51
3.3 Củng có bộ máy tra cứu thong tin truyền thống 52
3.3.1 Chỉnh lý hệ thống mục lục 52
3.3.2 Hoàn thiện kho tài liệu tra cứu 54
3.3.3 Đa dạng hóa các sản phẩm Thư mục 54
3.3.4 Xây dựng hồ sơ trả lời câu hỏi 55
3.4 Hoàn thiện bộ máy tra cứu thong tin hiện đại 56 3.5 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ thư viện 57
3.6 Đào tạo người dùng tin 58
Kết luận 60
Tài hiệu tham khảo 61
Trang 8MO DAU
1 Tính cấp thiết của đề tài
Thế giới đang đứng trước một thế kỹ mới - kỷ nguyên thông tin Sự phát triển mạnh như vũ bão của khoa học đã dẫn đến sự gia tăng nhanh chóng tài liệu theo hàm số mũ Chính vì thế rất khó quản trị và tìm kiếm thông tin
Nhiệm vụ đặt ra cho các thư viện là phải tô chức bộ máy tra cứu thông tin khoa học, hợp lý dé đảm bảo cho việc bảo quản, lưu trữ và sử dụng có hiệu quả tối đa Có thể nói: Tổ chức bộ máy tra cứu thông tin khoa học là tiêu
chuẩn, là thước đo để đánh giá công tác nghiệp vụ, là phương tiện tiếp cận với nguồn tài nguyên thông tin vô tận, là công cụ phô biến thông tin, là cầu nối
các quá trình hoạt động thư viện với bạn đọc và là chìa khóa để bạn đọc mở cánh cửa tri thức của nhân loại
Với sứ mệnh đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao phục vụ cho nhu cầu của Tỉnh Phú Thọ và các tỉnh lân cận, Trường Đại học Hủng Vương
(Trường ĐHHY) quan tâm sát đáng đến công tác thư viện Trung tâm Thông
tin Tư liệu Thư viện Trường ĐHHV (gọi tốt là Thư viện Trưởng ĐHHV) được xây dựng nhằm phục vụ cho sứ mệnh đảo tạo của nhà trường Thư viện nằm
trong hệ thống thư viện đa ngành Nguồn lực thông tin của Thư viện phong
phú về nội dung, đa dạng về hình thức “Vậy, làm thế nào để tô chức một bộ
máy tra cứu tốt vừa đảm bảo tính khoa học, vừa đảm bảo tính thông nhất, phù hợp với từng điều kiện của cơ quan thư viện thông tin" Đây là vẫn đề cần tìm phương hướng giải quyết
Xuất phát từ thực tiễn và tầm quan trọng đó, tôi mạnh dạn chọn đề tài
"Hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin tại Thư viện Trường Đụi học Hùng
Vương” làm khóa luận tốt nghiệp của mình Bằng việc nghiên cứu cụ thê và
Trang 9tin hiện đại và thống nhất tại thư viện Hoàn thiện bộ máy tra cứu nhằm giúp
ích cho việc quản lý, bảo quản, sử dụng thông tin nói chung và tạo điều kiện cho việc tra cứu, khai thác, tìm kiếm thông tin nói riêng, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả tôi đa nhất
2 Lịch sử tình hình nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu Bộ máy tra cứu thông tỉn trong các cơ quan Thu viện Thông tin (TV-TT) đã và đang được nhiều tác giả quan tâm Tuy nhiên, mỗi người lại đề ra những hướng giải pháp khác nhau Một số khóa luận tốt nghiệp điển hình như:
Tổ chức và sử dụng bộ máy tra cứu thông tin tại Trung tâm Thư viện và
mạng thông tin Trường Đại học Bách khoa Hà Nội của tác giả Nguyễn Thị
Hồng Hạnh (2004); Tìm hiểu bộ máy tra cứu tin của Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự của Nguyễn Thị Việt (2005); Tìm hiểu bộ máy tra cứu tin của Trung tam Thông tin Tư liệu Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia của Đặng Thị Thu Thủy (2005); Tìm hiểu bộ máy tra cứu của Thư viện Trưởng Đại học Giao thông Vận tải của Pham Thi Linh (2006); Tim hiểu bộ máy tra cứu tại Thư viện Trưòng Đại học Luật Hà Nội của Đặng Thanh Thủy (2005); Tổ chức và sử dụng hệ thong lưu trữ thông tin tại Thư viện Trường Đại học Y
Hà Nội của Nguyễn Thị Hồng Nhung A (2001); Nhưng bộ máy tra cứu thông tin tại Thư viện Trường ĐHHV cho đến nay vẫn chưa có một công trình nghiên cứu của tác giả nào thực hiện
3 Đối tượng và phạm vỉ nghiên cứu
3.1 Đối tượng nghiên cứu: Bộ máy tra cứu thông tin tại Thư viện Truong DHHV
3.2 Phạm vi nghiên cứu
Trang 10- Pham vi ndi dung: Bo may tra cuu thong tin 4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Phân tích và đánh giá thực trạng bộ máy tra cứu thông tin tại Thư viện
Trường ĐHHV
- Trên cơ sở thực trạng, đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin tại Thư viện Trường ĐHHV
53 Phương pháp nghiên cứu
Đề nghiên cứu để tài này, tôi sử dụng phương pháp luận chung và phương pháp cụ thê:
- Phương pháp luận chung: Phương pháp duy vật biện chứng và phương pháp duy
vật lịch sử, đường lỗi chính sách của Đảng và Nhà Nước Tư tưởng Hồ Chí Minh về
phát triển nền kinh tế - xã hội, về khoa học công nghệ và văn hóa - Phương pháp cụ thể :
+ Phương pháp thống kê số liệu
+ Phương pháp phân tích và tông hợp tài liệu
+ Phương pháp phỏng vẫn + Phương pháp khảo sát thực tế
+ Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi
6 Ý nghĩa khoa học và ý nghĩa thực tiễn của đề tài nghiên cứu
Đề tài "Hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin tại Thư viện Trường Đại Đại học Hùng Vương" có những đóng góp:
- Ý nghĩa khoa học: Làm sáng tỏ tầm quan trọng của bộ máy tra cứu thông tin
- Ý nghĩa thực tiễn: Các giải pháp đề tài đề xuất có thê sử dụng nhằm
Trang 117 Câu trúc của khố luận
Ngồi phần mở đâu, kết luận, tài liệu tham khảo, khoá luận bao gồm 3
chương:
Chương 1: Giới thiệu khái quát về Thư viện Trường Đại học
Hùng Vương
Chương 2: Thực trạng bộ mấy tra cứu thông tin tại Thự viện
Trưởng Đại học Hung Vương
Trang 12NOI DUNG Chuong 1:
GIOI THIEU KHAI QUAT VE THU VIEN TRUONG DAI HOC HUNG VUONG
1.1 Lich sw hinh thanh
Thu vién Truong DHHV tién than la Thư viện Trường Cao dang su phạm Vĩnh Phú, được thành lập năm 1979 Trong những năm đầu mới thành
lập, Thư viện là một bộ phận của phòng Đào tạo, vốn tài liệu và cơ sở vật chất còn nghèo nàn, lạc hậu, đội ngũ cán bộ còn thiếu (chỉ có 3 cán bộ phụ trách)
Đứng trước những khó khăn, thử thách và những yêu câu thực tiễn đặt ra, đội
ngũ cán bộ thư viện đã không ngừng phân đấu vươn lên để hoàn thành mọi nhiệm vụ nhà trường giao phó, đáp ứng được phân lớn nhu cầu tin của các đối tượng người dùng tin trong nhà trường
Năm 1997, theo Quyết định của Bộ chính trị tách Vĩnh Phú thành Tỉnh
Phú Thọ và Tỉnh Vĩnh Phúc, Trường Cao đăng Sư phạm Vĩnh Phú đổi tên thành Trường Cao đăng sư phạm Phú Thọ [2] Thư viện đối tên là Thư viện Trường Cao đẳng sư phạm Phú Thọ
Năm 2003, theo Quyết định của Thủ tướng chính phủ số 81/2003/QĐ-
TTg vẻ việc thành lập Trường Đại học Hùng Vương trên cơ sở Trường Cao đẳng sư phạm Phú Thọ Đến tháng 4/2007, theo Quyết định số 116/QĐ-
ĐHHV-TCCB&CTCT ngày 16/4/2007 về việc nâng cấp thành Trung tâm Thông tin - Tư liệu - Thư viện Trường ĐHHV [9] Có thể coi đây là cơ sở, là nên tảng, là điều kiện và cơ hội để thư viện có được sự đâu tư, hội nhập, phát
triển trên mọi phương diện của quá trình hoạt động
Ngày nay, được sự quan tâm, đầu tư của các cấp lãnh đạo, các cơ quan,
tổ chức cùng với sự nỗ lực không mệt mỏi của đội ngũ cán bộ, Thư viện
Trang 13Điều đó được minh chứng thông qua sự lớn mạnh của nguôn lực thông tin, cơ
sở vật chất, trang thiết bị được đầu tư, các sản phẩm và dịch vụ thông tin dần được hình thành và mở rộng, đội ngũ cán bộ được tăng cường cả về số lượng và chất luong,
1.2 Chức năng, nhiệm vụ
Thư viện Trường ĐHHV được hình thành và phát triển là nhu cầu tất
yếu khách quan, nhằm thực hiện những chức năng và nhiệm vụ:
1.2.1 Chức năng
- Là nơi cung cấp tri thức, cung cấp thông tin khoa học mới về các lĩnh vực trong và ngoài nước, phục vụ hoạt động đào tạo, giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của nhà trường
- Là trung tâm văn hóa trong nhà trường Thu thập, tàng trữ, bảo quản và truyền bá di sản văn hóa của nhân loại nhằm kế thừa, gìn giữ, phát huy tỉnh hoa văn hóa của nhân loại Tuyên truyền đường lối, chủ trương chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước
- Là trung tâm thông tin Nghiên cứu, ứng dụng các công nghệ thông tin và các chuẩn nghiệp vụ tiên tiến vào hoạt động thư viện Tổ chức, quản lý và phát triển hiệu quả các dịch vụ Thư viện nhằm cung cấp thông tin nhanh, chính xác, đầy đủ và chất lượng cao phục vụ công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của nhà trường
- Là nơi cung cấp tiện ích nhằm đáp ứng nhu cầu giải trí, thư giãn làm phong phú đời sống tinh thần cho cán bộ giảng viên và sinh viên toàn trường
Trang 141.2.2 Nhiệm vụ
- Tham mưu giúp Hiệu trưởng xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển
công tác thư viện dài hạn và ngăn hạn Tổ chức và điều phối toàn bộ hệ thống
thông tin, tư liệu, thư viện trong nhà trường
- Bồ sung, phát triển nguồn lực thông tin trong nước và nước ngoài đáp ứng nhu câu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và tư vẫn pháp luật Thu nhận lưu chiếu các tài liệu do trường xuất bản: Các công trình nghiên cứu
khoa học đã được nghiệm thu, tài liệu hội nghị, hội thảo, khoá luận, luận văn
thạc sĩ, luận án tiễn sĩ, chương trình đảo tạo, giáo trình, tập bài giáng và các dạng tài liệu khác của nhà trường Các ẫn phẩm tài trợ, biếu tặng, tài liệu trao đối giữa các thư viện
- Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lý tài liệu và thông tin Xây
dựng hệ thống tra cứu thông tin hiện đại, thiết lập mạng lưới truy cập và tìm kiếm
thông tin tự động hóa Xây dựng, quản lý các cơ sở dữ liệu, các bộ sưu tập Biên soạn, xuất bản các ân phẩm thông tin theo quy định của pháp luật
- Tổ chức phục vụ, hướng dẫn cho bạn đọc khai thác, tiếp cận, sử dụng
hiệu quả các nguồn thông tin, tài liệu có trong thư viện và các sản phẩm, dịch vụ thông tin của Thư viện
- Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiễn, các tiêu chuẩn về xử lý thông tin và các ứng dụng của CNTT vào công tác TV-TT
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho viên chức của Thư viện để phát triển nguồn nhân lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả công tác
- Tổ chức, quản lý cán bộ, tài sản theo sự phân cấp của Hiệu trưởng: bảo
quản, kiêm kê định kỳ vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật và các tài sản khác của thư viện; tiễn hành thanh lý các tài liệu lạc hậu, hư nát theo quy định của
Trang 15của nhà trường (cổng thông tin điện tử Trường ĐHHV), kịp thời xử lý các sự cô bao gồm: Hạ tầng mạng, hệ thống máy tính, máy in, các phần mềm ứng dụng
- Mở rộng hợp tác với các cơ quan, tô chức trong nước và quốc tế về lĩnh vực TV-TT, tham gia các hoạt động về nghiệp vụ với hệ thống thư viện trong cả nước nhăm thúc đây sự nghiệp thư viện Việt Nam phát triển, liên kết hợp tác với các thư viện luật trong và ngoài nước để phối hợp bồ sung và trao đôi
tài liệu, chia sẻ nguồn lực thông tin, dữ liệu biên mục, tô chức dịch vụ mượn
liên thư viện, dịch vụ cung cấp thông tin qua mạng
- Phối hợp chặt chẽ với các đơn vị khác trong trường để hoàn thành tốt các nhiệm vụ được g1ao
+ Phối hợp với các khoa chuyên môn trong việc lựa chọn, bổ sung tài liệu
và triển khai các dịch vụ TV-TT
+ Phối hợp với Phòng Đào tạo, phòng Công tác sinh viên, khoa Sau Đại
học, phòng Tổ chức cán bộ để có kế hoạch phục vụ, quản lý và thu hồi tài liệu
trước khi sinh viên, học viên ra trường, ngừng học, thôi học, viên chức nghỉ hưu hoặc chuyền công tác
+ Phối hợp với phòng Tài chính kế toán để triển khai dịch vụ in ẫn và sao chụp tài liệu, phạt, đền tài liệu, kiểm kê, thanh lý tài liệu, trang thiết bị
+ Phối hợp với phòng Quản trị để mua sắm, kiểm kê, thanh lý tài sản,
trang thiết bị
- Thực hiện báo cáo định kỳ tháng, quý, năm và báo cáo đột xuất về tình
hình hoạt động của Trung tâm với Ban giám hiệu và cấp có thâm quyên [5]
1.3 Cơ cầu tô chức và đội ngũ cán bộ thư viện
1.3.1 Cơ cấu tổ chức:
Trang 16BAN | GIAM DOC (Giám đốc, P.Giám đốc) TỎ NGHIỆP VỤ TO HANH CHINH TO CNTT Phụ trách các nghiệp Phụ trách tông hợp Phụ trách phòng đọc vụ thư viện điện tử và hệ thông mạng máy tính, Tài liệu số Hình 1 Cơ cấu tổ chức của Thư viện Đại học Hùng Vương e Ban giám đốc: - Giám đốc quán lý và điều hành chung hoạt động thư viện - Phó giám đốc quản lý mảng hành chính
- Ban giám đốc chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về hoạt động thư viện và là đại diện tạo mỗi quan hệ hợp tác
e Tổ Hành chính:
Tham mưu và giúp Giám đốc về công tác quản lý hành chính của Thư
viện Hướng dẫn, tô chức thực hiện, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy định về công tác quản lý hành chính Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp
nhận, xử lý, gửi các công văn, tài liệu gửi đến và gửi đi trong phạm vi quyền
hạn
e Tổ Nghiệp vụ:
Bồ sung các loại hình tài liệu, biên mục hồi cô và biên mục tài liệu mới
bố sung vào thư viện theo kế hoạch hằng năm và xử lý các loại báo tạp chí đóng tập để lưu giữ lâu dài trong thư viện Xây dựng các mục lục điện tử phục
vụ tra tìm tin của bạn đọc trên máy vi tính
Trang 17Quản lý, bảo dưỡng và vận hành hoạt động toàn bộ hệ thống hạ tầng
CNTT của đơn vị Hỗ trợ về mặt kỹ thuật cho các phòng chức năng của đơn vị trong khai thác ứng dụng CNTT phục vụ công tác quản lý
1.3.2 Đột ngũ cán bộ thư viện
Tổng số có 18 cán bộ công nhân viên Biên chế cán bộ thành 3 tô (Tổ nghiệp vụ, tô hành chính, tô công nghệ thông tin) Trong đó: Thạc sỹ: 2 Cao hoc: 1 Dai hoc: 8 Cao dang: 5 Trung cap: 2
Điều đặc biệt, cán bộ công tác tai thu vién rat dang héa nganh nghé: 1
thac sy Kinh té, 1 thạc sỹ Khoa học thư viện, I Cử nhân tâm lý, 1 cử nhân kế
toán, 3 cử nhân công nghệ thông tin và còn lại là cử nhân TV-TT Đây là điều
kiện tốt nhất cho công tác định hướng phát triển cơ quan, là điều kiện thuận lợi hỗ trợ cho công tác biên mục tài liệu thuộc lĩnh vực chuyên ngành đó
Nhìn chung, trình độ cán bộ tại Thư viện Trường DHHV đã đạt chuẩn
để đảm bảo cho công tác thư viện
1.4 Vốn tài liệu
Vốn tài liệu là yếu tố hàng đầu quyết định sự tồn tại và phát triển của thư viện Nhận thấy rõ vai trò to lớn của sách báo trong công tác đảo tạo, lãnh
đạo Trường ĐHHV luôn quan tâm để phát triển nguồn vốn tài liệu Tài liệu
Trang 18Loại hình tài liệu Số lượng Sách 13758 đầu sách (68136 cuốn) Luận văn, luận án, khóa 1083 cuôn luận tốt nghiệp Tài liệu điện tử 19.784 file Báo, tạp chí 158 tên Băng đĩa 629 CD-ROM 1000
Bang I: Tong số vốn tài liệu tại Thư viện Tì ruong DHHV
* Sách: Có 13758 đầu trên tổng số 68136 cuốn sách và một số danh
mục đang tiễn hành thủ tục bố sung Số lượng sách này được phân bố hợp lý tại các phòng đọc, phòng mượn tại 2 cơ sở đảm bảo cung ứng tốt nhất cho bạn
đọc sử dụng đạt hiệu quả cao nhất Tại cơ sở 1 Việt Trì lưu trữ S509 đầu sách
trên tổng số 49592 cuốn Tại cơ sở 2 Phú Thọ lưu trữ 5249 đầu trên tổng số
18544 cuốn Mỗi năm, Thư viện sử dụng trên 200 triệu để bổ sung sách
Nguồn kinh phí bố sung được lẫy từ nguồn đầu tư của UBND Tỉnh Phú Thọ, từ nguồn tài trợ dự án, từ ngân sách nhà trường
* Báo, tạp chí: Phong phú về chủng loại, có báo, tạp chí trung ương và địa phương, có báo tạp chí tổng hợp và chuyên ngành Số lượng là 158 tên báo, tạp chí Đặc biệt có 30 tên báo nước ngoài Trong thời gian tới thư viện tiếp tục bố sung thêm các tên báo tạp chí chuyên ngành phục vụ đắc lực cho công tác đào tạo của nhà trường
* Luận văn, luận án, khóa luận tốt nghiệp: Thư viện đang lưu trữ
Trang 19cuốn Khóa luận tốt nghiệp có 628 cuốn Hàng năm, thư viện thu nhận nguồn
tài liệu này theo chế độ nộp lưu chiêu
* Các dạng tài liệu đặc biệt:
- Băng đĩa, CD-ROM: Có 303 hộp băng đĩa Dự án phát triển giáo viên
tiêu học (trong đó có 629 đĩa); 1000 CD-ROM
- Tài liệu điện tử: Tổng số là 19.784 file Trong đó, có 02 bộ Giáo trình
tài liệu số thuộc ngành Nông - Lâm nghiệp với số lượng file là 14.784 (bao
gồm cả tiếng Anh và tiếng Việt), dung lượng là óGB, trên file word, file anh,
file video, file power point và một số file khác Đặc biệt có khoảng 500 tài ligu dang PDF (Download trén mang va bai giảng, giáo trình lưu hành nội bộ
của Trường ĐHHV) Mỗi năm có khoảng trên 100 bài giảng, giáo trình do
giảng viên biên soạn và nộp theo chế độ lưu chiêu tại Thư viện
Tóm lại: Thư viện Trường ĐHHV năm trong hệ thống thư viện đa
ngành với kho tài liệu phong phú về nội dung, đa dạng về hình thức Đây là một điều kiện thuận lợi để bạn đọc sử dụng tối đa nguồn lực thông tin tại thư
viện trường
1.5 Đối tượng người dùng tin và nhu cầu tin
Trong xã hội tri thức ngày nay, số lượng người dùng tin ngày càng phong phú và đa dạng Người dùng tin vừa là đối tượng phục vụ, vừa là cơ sở
định hướng hoạt động của thư viện Nhu cầu tin phụ thuộc vào bản chất
nhiệm vụ và công việc của người dùng tin Vì thế, năm vững đặc điểm nhu cầu tin có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của bộ máy tra cứu thông tin Phân nhóm người dùng tin cho phép ta có
phương pháp chiến lược phục vụ hiệu quả, biến họ thành những thành viên tích cực sử dụng thư viện Đối với Thư viện Trường ĐHHV, người dùng tin
Trang 201.5.1 Nhóm người dùng tín là các nhà quản lý, cán bộ lãnh dao
Cán bộ quản lý Trường ĐHHV gồm có: Ban Giám hiệu; Cán bộ lãnh đạo Đảng bộ và các tô chức đoàn thể; Trưởng và phó các khoa, phòng ban và các tổ bộ môn Nhóm người dùng tin này chiếm số lượng rất nhỏ chỉ khoảng 5 % số người dùng tin[5] Tuy nhiên, đây là nhóm đặc biệt quan trọng đóng vai trò quan trọng trong sự nghiệp phát triển của trường Họ vừa tham gia giảng dạy, vừa làm công tác quản lý, xây dựng các chiến lược phát triển của
nhà trường, của Đảng bộ và các tô chức đoàn thê, của Khoa, của Bộ môn Thực chất của quá trình quản lý là việc ra quyết định mà cường độ lao
động của nhóm rất cao nên thông tin dành cho nhóm người này cần xúc tích, cô đọng, đặc biệt là những thông tin chuyên đề, tổng quan, tổng luận, các bản
tin nhanh mang tính chất tổng kết, dự báo, lượng thông tin diện rộng, khái quát trên các lĩnh vực khoa học Nhu cầu tài liệu của họ là tài liệu chỉ đạo của
Đảng và Nhà nước (văn kiện, chỉ thị, thông tư, nghị quyết, công báo), của các bộ ban ngành có liên quan đến ngành nghé nhà trường đào tạo Ngoài mục đích quản lý lãnh đạo, cán bộ quản lý còn tham gia giảng dạy và nghiên cứu khoa học Nên họ cần cung cấp thêm thông tin có tính chất chuyên ngành Căn cứ vào phiếu điều tra nhu cầu tin, họ chủ yếu sử dụng bộ máy tra cứu
thông tin hiện đại (chiếm 70 %) bởi tra cứu nhanh và tiết kiệm thời gian
1.5.2 Nhóm người dùng tin là cán bộ giảng dạy, chuyên viên và cán bộ nghiên cứu
Trang 21tin, vừa là chủ thể tạo ra sản phẩm thông tin mới Vì tham gia giảng dạy nên nhu câu thông tin của họ rất đa dạng phức tạp và có trọng điểm Nhóm đối tượng này không ngừng nâng cao trình độ, trao dồi kiến thức cho bản thân nên phải thường xuyên cập nhật những kiến thức mới, công nghệ mới và chuyên sâu liên quan trực tiếp tới lĩnh vực mà họ giảng dạy và nghiên cứu công tác chuyên môn
Thông tin cho nhóm người dùng tin này có tính chất chuyên sâu, vừa có tính lý luận và thực tiễn, vừa có tính thời sự liên quan đến ngành khoa học cơ bản và khoa học giáo dục Và hình thức phục vụ thường là thông tin chuyên đề thư mục chủ đề, tạp chí chuyên ngành, thông tin chọn lọc về khoa học và công nghệ, tài liệu chuyên ngành là sách cũng như tạp chí khoa học kỹ
thuật nước ngoài, cơ sở đữ liệu và tài liệu điện tử Những tài liệu này là cơ sở để họ nghiên cứu để sản sinh thông tin mới (biên soạn giáo trình, bài giảng phục vụ đảo tạo)
Theo điều tra, nhóm người dùng tin này hướng tới sử dụng song song
cả bộ máy tra cứu thông tin truyền thông (chiếm 46.7 %) và bộ máy tra cứu hiện đại (chiếm 53.3 %) Vì thế, đòi hỏi thư viện cần hoàn thiện bộ máy tra
cứu thông tin sao cho hợp lý và có hiệu quả 1.5.3 Nhóm người dùng tín là sinh viên
Trong tất cả những nhóm người dùng tin thì nhóm người dùng tin này chiếm tỷ lệ cao nhất (khoảng 85%) bao gồm sinh viên các khoá, các hệ đào
tao va hoc vién cao hoc[5]
Trang 22đầu chủ yếu học giáo trình đại cương cơ bản tại phòng đọc giáo trình và sách
tham khảo, sinh viên 2 năm cuối chủ yếu đọc các tài liệu chuyên ngành, sách
tham khảo nâng cao và sử dụng cả sách ngoại văn
Do nhiều giờ học trên lớp, thời gian tự nghiên cứu ít, tài liệu thiếu nên
ngoài thời gian lên giảng đường, họ đều dành thời gian đến thư viện Hình
thức phục vụ cho họ thường là cung cấp thông tin phố biến về tri thức khoa học đưới dạng sách giáo khoa, giáo trình, sách tham khảo hoặc một số luận án
luận văn có tính chất cụ thể trực tiếp phục vụ cho môn học và chuyên ngành
đào tạo Nhóm đối tượng này chủ yếu sử dụng bộ máy tra cứu thông tin hiện đại (chiếm 53.3 %) Ngoài ra, họ vẫn sử dụng thêm bộ máy tra cứu thông tin truyền thống (chủ yếu là sử dụng mục lục chữ cái)
Tóm lại, sự phân chia nhóm người dùng tin ở đây chỉ là tương đối, bởi mỗi cán bộ, giảng viên đều được coi là người lãnh đạo quản lý hay nghiên
cứu khoa học khi tham gia vào các hoạt động cụ thể Với học viên cao học, ở
Trang 23Chương 2:
THỰC TRẠNG BỘ MÁY TRA CỨU THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG
2.1 Tầm quan trọng của bộ máy tra cứu thông tin
Bộ máy tra cứu thông tin (Refrence apparatus) là tập hợp các công cụ và phương tiện cho phép tìm, cung cấp các tài liệu/ thông tin dữ kiện phù hợp
với diện đề tài bao quát của kho tra cứu tin [4]
Bộ máy tra cứu thông tin là cầu nối giữa người dùng tin và cán bộ
thông tin với vốn tài liệu Bộ máy tra cứu tin giúp người dùng tin có thể tìm được tài liệu mình cần một cách nhanh chóng thuận lợi, chính xác, thoả mãn được nhu cầu tin của họ
Tầm quan trọng của bộ máy tra cứu thông tin được thê hiện: * Đối với cán bộ thư viện
- Nhờ có bộ máy tra cứu thông tin, người cán bộ thư viện có thể kiêm soát
được vốn tài liệu và nguồn lực thông tin mà thư viện có
- Giúp cho người cán bộ thư viện vừa có cái nhìn đây đủ và hệ thống vốn
tài liệu, vừa có được công cụ, các điểm truy cập để khai thác, tra cứu thông
tin, phục vụ các câu hỏi và các yêu cầu tin khác nhau của người đọc và người
dùng tin một cách dễ dàng, thuận lợi
- Bộ máy tra cứu thông tin còn là cơ sở giúp cho người cán bộ thư viện có thể định hướng trong công tác bô sung, kiêm kê, tổ chức triển lãm, trưng bày
Trang 24* Đối với người dùng tin
- Nhờ có bộ máy tra cứu thông tin, thông qua các loại mục lục và cơ sở dữ liệu giúp người dùng tin có khả năng nắm bắt được các đặc trưng của vốn tài
liệu, nhận biết được những thông tin cụ thể về tài liệu
- Đối với kho đóng, người dùng tin không được trực tiếp tiếp cận tới giá sách, bộ máy tra cứu thông tin đã cung cấp cho người dùng tin những tam gương phản ánh vốn tài liệu có trong và ngoài thư viện
- Bộ máy tra cứu thông tin có chức năng tập hợp các tài liệu theo những
tiêu chí nhất định Do đó, người dùng (tin có thê tra tìm chọn lọc tài liệu và
thông tin theo yêu cầu với nhiều dẫu hiệu khác nhau phù hợp tối đa nhu cầu
của mình như: Tên tác giả, nhan đề tài liệu, chủ đề, lĩnh vực, môn ngành tri
thức hoặc một số yếu tô hình thức khác như: Thời gian xuất bản, nơi xuất bản,
nhà xuất bản, ngôn ngữ xuất bản, loại hình tài liệu
- Bộ máy tra cứu thông tin còn góp phần định hướng giúp cho người dùng
tin đọc sách và sử dụng thư viện một cách có hiệu quả
Như vậy: Bộ máy tra cứu thông tin không thể thiếu được ở bất cứ một
thư viện hay một trung tâm thông tin nào Tất cả các thư viện thuộc loại hình
nao, là thư viện trung ương hay thư viện cơ sở, thư viện lớn hay thư viện nhỏ
nếu hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin và đi vào khai thác hiệu quả, đáp ứng nhu câu đa dạng nhóm bạn đọc thì đó là một thành công đáng ghi nhận Bởi lẽ, bộ máy tra cứu thông tin được coi là cầu nối trung gian giữa tài liệu và bạn
đọc, là tiêu chuẩn, là thước đo để đánh giá công tác nghiệp vụ, là phương tiện
tiếp cận với nguồn tài nguyên thông tin vô tận, là công cụ phổ biến thông tin, là câm nang để bạn đọc thỏa sức tìm tài liệu và là chìa khóa vạn năng để bạn đọc mở cánh cửa tri thức của nhân loại Đây là yêu cầu cấp thiết đòi hỏi người quản lý lãnh đạo các cơ quan thư viện nói chung và Thư viện Trường ĐHHV
Trang 25Bộ máy tra cứu thông tin tại Thư viện Trường ĐHHV là sự kết hợp liên kết bộ máy tra cứu thông tin truyền thống và hiện đại Hai bộ máy tra cứu cùng tồn tại và cùng hỗ trợ giúp thư viện thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình Bộ máy tra cứu thông tin tại Thư viện Trường ĐHHV được thê
hiện thông qua sơ đồ sau:
BO MAY TRA CUU THONG TIN THU VIEN TRUONG DAI HOC HUNG VUONG | ị
Bộ máy tra cứu thông tin Bộ máy tra cứu thông tin
truyền thống hiện đại lở Phần mềm thư viện Ỷ tích hợp ILIB Vv Vv Hệ thống mục lục || Kho tài liệu tra cứu _*|_ Cơ sở dữ liệu Ỷ —>| Mạng thông tin Vv y
Muc luc Muc luc _y | Các vật mang tin
chữ cái phân loại điện tử
Hình 2 Sơ đỗ bộ máy tra cứu thông tin tại Thư viện Trường ĐHHV 2.2 Bộ máy tra cứu thông tin truyền thống tại Thư viện Trường ĐHHV 2.2.1.Hệ thống mục lục
Mục lục (catalog) là một danh mục các tài liệu có trong cơ quan thông tin thư viện, được sắp xếp theo một trật tự nhất định nhằm phản ánh tính đặc trưng của vốn tài liệu [7, tr.14]
Trang 26và được sắp xếp theo một nguyên tắc nhất định để phản ánh được thành phần hoặc nội dung của vốn tài liệu trong Thư viện [23, tr.245]
Xây dựng hệ thống mục lục ta có những nguyên tắc và phương pháp chung nhưng tùy thuộc vào mỗi thư viện áp dụng có sự khác nhau như về tình
hình thực tế và điều kiện của thư viện, loại hình thư viện, ngôn ngữ tài liệu, chức năng nhiệm vụ và tập quán sử dụng của bạn đọc tại thư viện đó
Hệ thống mục lục là cơ sở để lựa chọn tài liệu hay nói cách khác chức năng của
hệ thống mục lục là công cụ tra tìm tài liệu, cung cấp cho bạn đọc những chỉ dẫn thư mục và giới thiệu kho sách của thư viện với người dùng tin
Hệ thống mục lục giúp cán bộ thư viện biết được vị trí tài liệu trong kho,
là công cụ quản lý vốn tài liệu, thống kê trong thư viện và tổ chức phục vụ bạn đọc Từ đó cán bộ quản lý có cách đánh giá chính xác hiệu quả công tác
cán bộ thư viện, xử lý tài liệu Mục lục còn là phương tiện quan trọng trong công tác tuyên truyền và giới thiệu sách Mặt khác, hệ thống mục lục còn là công cụ hỗ trợ cán bộ trong công tác xử lý tài liệu như: Mô tả, định chủ đề và góp phân vạch kế hoạch bô sung thêm tài liệu
Hệ thống mục lục là bộ phận quan trọng của bộ máy tra cứu thông tin
Thông thường, mục lục thư viện phản ánh tài liệu trong kho theo các đặc điểm
khác nhau như vân chữ cái của tiêu đề mô tả, tên tác giả hay chủ đề của tài
liệu Nhiệm vụ của nó là phản ánh tài liệu hiện có về loại hình tài liệu, giới
hạn ngôn ngữ và thời gian, thành phần tác giả và mức độ bao quát của đề tài Một trong những chức năng chủ yếu của mục lục là giúp người dùng tin xác
định được vị trí lưu trữ tài liệu trong kho
Trang 27lục nào Thư viện có 6 tủ mục lục truyền thống gồm: 3 tủ mục lục chữ cái, 3 tủ mục lục phân loại Việc tô chức các phiếu mô tả trong hệ thống mục lục
được mô tả theo quy tắc tiêu chuẩn quốc tế ISBD kết hợp với quy tắc biên
mục AACR2
2.2.1.1 Muc luc chit cdi
Mục lục chữ cái là mục lục trong đó các phiếu mô tả tài liệu được sắp
xếp theo vần chữ cái từ A đến Z theo của họ tên tác giả, tác giả tập thể và
theo tên tác phẩm [15]
Mục lục chữ cái là mục lục thư viện mà trong đó các phích mô tả thư mục được sắp xếp theo trật tự chữ cái họ-đệm-tên tác giả, tên các cơ quan tô chức-tác giả tập thê hoặc là tên ấn phẩm và tài liệu khác [23, tr.247]
Mục lục chữ cái sẽ trả lời “có” hay “không” giúp cho người dùng tin
tìm thấy trong kho tài liệu của thư viện khi biết tác giả, người hiệu đính hoặc
nhan đề của tài liệu
Qua mục lục chữ cái có thể nhanh chóng xác định được một cuốn sách cụ thể, các cuốn sách của một tác giả nhất định, các công trình của một cơ
quan nào đó có ở thư viện hay không, loại mục lục này phản ánh về hình thức
và đặc trưng của nó, phán ánh theo thứ tự chữ cái và tiêu đề mô tả
Mục lục chữ cái có 2 phiếu mô tả: Theo tên sách và theo tên tác giả Số phiếu trong mục lục chữ cái bao gồm: Phích mô tả chính, phích mô tả bỗ sung cho nhan đề, các phích chỉ chỗ Loại mục lục này dễ tổ chức và sử dụng, là
phương tiện tra cứu tin thông dụng nhất, phù hợp với tâm lý, giúp cán bộ bổ
sung trao đối sách, những lời yêu cầu của người dùng tin Mục lục chữ cái là bộ phận không thể thiếu trong bất kì thư viện nào Đối với người dùng tin,
mục lục chữ cái sử dụng đơn giản nhất, người dùng tin chỉ cần biết một số thông tin nào đó như: Tên sách, tên tác giả, tên người dịch có thé tìm tài liệu
Trang 28Hình thức của phiếu mô tả có khô thống nhất theo tiêu chuẩn quốc tế với chiều dài 12,5cm, rộng là 7,5cm Trên phiếu có hay vạch kẻ dọc, vạch kẻ dọc thứ nhất cách mép trái phiếu lcm, trên phiếu có kẻ từ 8-10 hàng ngang từ vạch dọc thứ nhất chi khoảng mô tả của tài liệu, góc trên ghi kí hiệu kho và kí
hiệu xếp giá, phía đưới ghi môn loại của tài liệu
Hệ thong muc luc chit céi cua Thu vién Truong DHHV (minh hoa xem hình I3 phụ lục tr 63) được chia thành hai loại:
- Mục lục tên sách được đặt tại phòng đọc và phòng mượn tô chức theo
kho đóng
Các phiếu được sắp xếp theo nhan đề tài liệu theo chữ cái trong một cuốn từ điển Tuy số lượng tài liệu nhiều nhưng số lượng tài liệu tiếng nước ngoài phân bố dải rác các môn loại khoa học Vì thế, thư viện không phân chia theo ngôn ngữ mà gộp tất cả các phiếu vào với nhau và đều sắp xếp theo
chữ cái tiếng việt Nhan đề tài liệu, nhan đề mô tả được in hoặc viết đậm hơn Phía dưới là thông tin mô tả như tên tác giả, nơi xuất bản, số trang, nhà xuất bản, Trong phiếu mô tả biểu thị:
Góc bên trái trên cùng của phiếu là chỉ số phân loại trên số đăng kí cá
biệt kiêm kí hiệu xếp giá (Tại Thư viện Trường ĐHHV lẫy số đăng kí cá biệt
là kí hiệu xếp giá Kho tài liệu tô chức theo môn loại khoa học Trong môn
loại xếp theo số đăng kí cá biệt) Ví dụ: 517/KD thì 517 là kí hiệu phân loại cho tài liệu, KD.346 là kí hiệu xếp giá đồng kí hiệu đăng kí cá biệt tại kho đọc
có số thứ tự là 346
Góc bên phải dưới cùng phiếu là chỉ số phân loại trên kí hiệu tên sách (thay cho kí hiệu mã hóa cutter) Ví dụ: 517/HIN thì 517 là kí hiệu phân loại
cho tài liệu, HIN là 3 chữ cái đầu của nhan đề tài liệu
Trang 29517 KD.346 Hình học tuyến tính/ Nguyễn Trần Đình |Trí, Tạ Văn Đình, Nguyễn Quỳnh, - H.:|Giáo dục, 2000.- 499tr.; 24cm 517 © HIN Hình 3: Phiếu mô tả trong muc luc chit cdi
- Mục lục tên tác giả cũng được đạt tại phòng đọc đóng và phòng mượn Các phiếu mô tả sắp xếp theo tên tác giả Họ tên tác giả được trinh bày bằng chữ in hoa, phông chữ đậm đưa lên dòng đầu tiên của phiếu mô tả và khi mô
tả sẽ viết tên tác giả bắt đầu từ vạch thứ nhất
Việc mô tả tài liệu đối với tên tác giả Việt Nam thì được mô tả theo
phương pháp thuận (không đảo tên lên trước, họ đệm sau) để như bình thường dé đảm bảo gần gũi, dễ hiểu cho người sử dụng Ngược lại đối với tác giả nước ngoài sẽ đảo trật tự và sử dụng dấu phây ngăn cách từ được đảo
Ví dụ: Với tên tác giả người VIỆt: 517
KD.02 [TRAIN DINH HUYNH
Bai tap hinh hoc tuyén tinh/ Tran Đình Huỳnh, Trần Văn Dinh, Nguyễn Hồ Quỳnh.- H.: Giáo dục, 2000.- 490tr 21cm O 517 BAI
Hình 4: Phiếu mô tả trong mục lục chữ cái
Trang 30541
KM.23 (RELL, T L
Dynamic Aspect of Molecular Energy States/ T L Trell - London:
Oliver & Boyd, 1965.- 79tr.; 24cm
O 541
DYN
Hình 5: Phiếu mô tả trong mục lục chữ cái
Nhìn chung, nguyên tắc sắp xếp các phiếu mô tả mục lục chữ cái theo tên sách hay tên tác giả đều được sắp xếp theo thứ tự chữ cái trong từ điển A-
Z hoặc từ A-Y
VỊ trí của một phiếu trong mục lục chữ cái nằm ở đầu tuy thuộc vào
chữ cái đầu tiên của tiêu đề mô tá trên phiếu Chữ cái đầu tiên giống nhau thì sắp xếp theo vần chữ cái thứ hai, nếu chữ cái ở vần thứ hai giỗng nhau thì sắp xép theo van chữ cái thứ ba và cứ như vậy
Ví dụ: Phạm An Phạm Anh Phạm Ân
Trang 31Các tác phẩm của tác giả kinh điển thì xếp theo thứ tự toàn tập, tuyên tập, số tập Nếu là tác phẩm riêng biệt thì xếp theo vần tên tác phẩm
Ví dụ: LênIn toàn tập
Lênin tuyến tập
Nếu tiêu đề gồm cá chữ số thì phải được đánh vần thành chữ rồi mới
được sắp xếp theo thứ tự chữ cái
Ví dụ: 32 câu đồ chọn lọc Thì xếp theo số đánh vần là: Ba mươi hai
500 câu hỏi trắc nghiệm đại lý Thì xếp theo số đánh vân Năm trăm Nếu các lần xuất bản khác nhau của một tên sách giống nhau thì xếp phiêu mô tả thứ tự ngược thời gian
Ví dụ: Từ điển tiếng Anh xuất bản năm 1999 xếp dưới từ điển tiếng
Anh xuất bản năm 2000
Nếu tên tác giả viết tắt thì được xếp trước tên tác giả viết đầy đủ
Ví dụ:N.M.C
Nguyễn Công Hoan
* Trong mỗi ngăn phiêu của tủ mục lục thường có các loại phiếu sau:
- Phiếu tiêu đề: Khi sử dụng mục lục đều phải sử dụng các phiếu tiêu dé, dé phân chia giới hạn các phiếu tiêu đề với nhau theo các từ, cụm từ, mục lục càng lớn thì càng nhiều phiếu tiêu đề Phiếu tiêu đề giúp người dùng tin
biết được các chỗ tài liệu mình cần đang năm ở khoang nào trong ô kéo, từ đó rút ngắn thời gian tìm kiếm tài liệu và tăng cường tính chính xác trong quá trình tìm tin Có nhiều cấp phiếu tiêu đề:
+ Phiếu tiêu đề cấp 1: Có phần nhô lên ở giữa chiếm 2/3 chiều rộng của
Trang 32
Hình 6: Phiếu tiêu đê cấp 1 trong mục lục chữ cái
+ Phiếu tiêu đề cấp 2: Có phần nhô lên ở phía bên phải, phần nhô lên
chiêm 1/3 chiêu rộng của phiêu
/ PH `
C)
Hình 7: Phiếu tiêu đê cấp 2 trong mục lục chữ cái
Trang 33Tại Thư viện Trường ĐHHV, các phiếu tiêu đề thường được phân ở 2 cấp chính và các phiếu này có màu khác với màu phiếu chính và sau đó phiếu mô tả của tài liệu trong mỗi cấp phiếu lại được xếp lần lượt theo thứ tự chữ cái
- Phiếu mô tả chính:
Là cơ sở để xây dựng hệ thống mục lục VỊ trí của phiếu căn cứ vào
chữ cái đầu tiên trên phiếu mô tả, tất cả các phiếu mô tả có chung một chữ cái đầu được xếp trong cùng một hộp phiếu Nếu vần chữ cái thứ nhất giỗng nhau thì xếp theo vần chữ cái thứ hai, nếu vần chữ cái thứ hai giống nhau thì xếp
theo vần chữ cái thứ ba và cứ tiếp tục như thê
Các phiêu được cô định bằng một thanh kim loại xuyên suốt từ đầu hộp
phiếu đến cuối hộp phiếu qua một lỗ tròn dưới các phiếu Bên ngoài hộp
phiếu dán nhãn ghi các chữ cái của phiếu đầu tiên và chữ cái cuối cùng của phiếu trong hộp Trong mỗi tủ mục lục này có đánh số thứ tự các hộp phiếu và xếp lần lượt theo các số đó
Hệ thống mục lục chữ cái sử dụng khá đơn giản và dễ sử dụng, điều
này cũng tạo ra cho mục lục chữ cái có tính ưu việt hơn so với một số loại mục lục khác Bạn doc chi cần biết một số chỉ tiết như: Tên tác giả, tên tài liệu hoặc ngôn ngữ của tài liệu đó là có thể tìm được tài liệu mình cần Hệ
thống mục lục giúp bạn đọc có thê tìm được những tác phẩm của cùng một tác giả trong cùng một lúc hoặc những tài liệu có tiêu đề giống nhau của nhiều tác giả
Tuy nhiên hệ thống mục lục cũng có những hạn chế là trong quá trình tìm tin theo từng chuyên ngành cụ thể, bởi một chuyên ngành sẽ có nhiều tài
liệu với nhiều tiêu đề khác nhau Vì vậy, các tài liệu phản ánh về chuyên
ngành đó sẽ bị phân tấn mọi nơi
2.2.1.2 Mục lục phân loại
Mục lục phân loại được xây dựng trên cơ sở khung phân loại, bản thân
Trang 34Mục lục phân loại là mục lục thư viện mà trong đó các phích mô tả thư
mục về tài liệu được sắp xếp theo ngành tri thức, các bộ môn khoa học trong
thứ tự phụ thuộc Mục lục phân loại phù hợp với hệ thống phân loại thư viện - thư mục nhất định mà thư viện dang su dung [23, tr.245]
Trước đây, mục lục phân loại của Thư viện Trường ĐHHV được xây
dựng theo bảng phân loại BBK Nhưng nay, chuyển đổi xây dựng mục lục theo bảng phân loại thập phan DDC va được bố trí đặt tại các phòng Cấu trúc của mục lục phân loại của thư viện gồm: Các phiếu mô tả được sắp xếp theo quy định và các phiếu tiêu đề phản ánh các cấp phân chia của bảng phân loại
- Phiếu mô tả:
Phiếu mô tả có thể mô tả theo tên tác giả cá nhân, tập thể, tên sách
Trên cơ sở của các phiếu phân loại, các phiếu được sắp xếp theo đúng trật tự ký hiệu phân loại của bảng phân loại, sau mỗi dãy cơ bản với các tiêu đề môn
loại trí thức, được sắp xếp theo vần A, B, C của tiêu đề mô tả theo tên tác
ø1ả hoặc tên sách
Ví dụ như:
595.7
KD.02 NGUYEN THI LAN THANH
Côn trùng học/ Nguyễn Thị Lan
I[hanh, Ngô Thị Cần - H.: Giáo dục, 2000.- 499tr.; 21cm 595.7 © CƠN Hình 9: Phiếu mô tả trong mục lục phân loại
Trong mỗi tủ mục phân loại, bên ngoài mỗi hộp phiêu đều dán nhãn
Trang 35Mục lục phân loại trả lời những câu hỏi có hay không tài liệu gốc trong
kho theo một đề tài hoặc một vấn đề nào đó Trong công tác xử lý thông tin,
hệ thống mục lục phân loại của thư viện sắp xếp theo khung phân DDC Các
phiếu mô tả được sắp xếp theo kí hiệu phân loại ghi ở góc trái của phiếu Phuong phap tim tin bang hé thong mục lục: Khi người đọc có nhu cầu tìm một loại tài liệu về ngành khoa học nào đó, họ chỉ cần xác định tài liệu
hay nội dung thuộc ngành nào, người đọc tự tìm đến ô phiếu ngành đó, tra tìm sẽ biết được tài liệu mình đang tìm có nằm trong thư viện hay không
Cũng như hệ thống mục lục chữ cái, hệ thống mục lục phân loại cho phép bạn đọc, người dùng tin và cán bộ thư viện tìm tài liệu một cách nhanh
chóng, chính xác khi họ biết được chủ đề hay lĩnh vực mà mình quan tâm - Phiếu tiêu đề:
Đây là những phiếu cụ thể hoá nội dung các đề mục trong bảng phân
loại mà thư viện áp dụng Theo quy tắc cứ 50 phiếu mô tả thì lập một phiếu
tiêu đề Hệ thông các phiếu tiêu đề có kích thước như phiếu mô tả nhưng khác ở chỗ được làm bằng bìa màu, có phần nhô cao hơn gọi là mào phiếu, chiều rộng của phân nhô của phiếu có kích thước khác nhau tương ứng với cấp phân chia trong bảng phân loại và tuỳ theo nội dung kho tài liệu, mục đích và đối tương phục vụ mà các phiếu có thể đơn giản hoặc chỉ tiết
+ Phiếu tiêu dé cp 1:
Trang 36⁄ 200 TÔN GIÁO `—— 210 Triết học và giáo lý 220 Kinh thánh 230 Thiên chúa giáo O Hình 10: Phiếu tiêu đê cấp 1 trong mục lục phân loại + Phiếu tiêu đề cấp 2:
Phản ánh cấp chia nhỏ phụ thuộc dưới mục chia chính Trên phiếu này
ghi số và tên mục chia dưới tiêu đề cấp1, phía dưới liệt kê đầy đủ các mục
chia phụ thuộc
220 Kinh thánh \
221 Kinh cựu ước (Talakh) 222 Sách lịch sử kinh cựu ước
223 Sách thơ kinh cựu ước OC Hình 11: Phiếu tiêu đê cấp 2 trong mục lục phân loại + Phiếu tiêu đề cấp 3:
Trang 37
nes Bach khoa thu và từ điên chuyên dé
O
Hình 12: Phiếu tiêu đê cấp 3 trong mục lục phân loại
Trong trường hợp mở đến chỉ tiết tiêu đề cấp 3 mà vẫn còn quá nhiều
thì các phiếu tiêu đề sẽ sử dụng phiếu tiêu đề chữ cái
- Phiếu ngăn: Trong mục lục phân loại, ngồi phiếu mơ tả và phiếu tiêu
đề còn có phiếu ngăn Phiếu này có kích thước cùng với phiếu mô tả, dùng để
phân cách những phiếu có cùng kí hiệu phân loại được xếp chung dưới một
tiêu đề nhưng khác nhau ở một số đặc điểm như để phân cách loại hình xuất
bản Sau mỗi phiếu ngăn, phiếu mô tả được xắp xếp theo vân chữ cái 2.2.2 Kho tài liệu tra cứu
Kho tài liệu tra cứu là một bộ sưu tập đặc biệt các loại tài liệu tra cứu
giúp cho người đọc và người dùng tin có thể nhanh chóng tìm ra những thông tin mà mình quan tâm Kho tài liệu tra cứu tập hợp các tài liệu tra cứu và các
bản thư mục
Đây là bộ phận cấu thành bộ máy tra cứu thông tin, các tài liệu thường là những tài liệu quý, có nội dung tri thức phong phú, những khái niệm, nhiều
hình thức giải thích nghĩa được coi là tiêu chuẩn và được công nhận ở nhiều
phạm vi khác nhau về nguồn tư liệu tham khảo, tác phẩm kinh điển Bản chất của kho này mang đến cho bạn đọc những chỉ dẫn, giải nghĩa, chỉ chỗ về
những từ hay một lĩnh vực nào đó Kho tài liệu tra cứu Thư viện Trường
Trang 38+ Tài liệu có tính chất tài liệu tra cứu: Là các tài liệu chính thức của
Đảng và Nhà nước về chính sách như: Văn kiện, chỉ thị, thông tư, nghị quyết,
quyết định Ví dụ như: Văn kiện Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ VIIH, Bộ luật kinh tế Việt Nam,
+ Các tác phẩm kinh điển: Bao gồm các tác phẩm của các nhà kinh
điển như C.Mác, F.Ănghen, V LêN¡in, Hồ Chí Minh, với các hình thức
xuất bản như toàn tập, tuyến tập hay các tác phẩm riêng biệt Ví dụ như: Hồ Chí Minh toàn tập, Hồ Chí Minh tuyên tập
+ Bách khoa toàn thư: Là loại tài liệu bao trùm tất cả các ngành khoa học, Bách khoa toàn thư giúp cung cấp những kiến thức chính xác, cụ thể có hệ thống về bất cứ loại thông tin nào mà người dùng tin cần quan tâm, giúp
bạn đọc tra cứu thuận lợi và mang lại hiệu quả cao Đây là tài liệu chứa đựng khối lượng tri thức lớn của nhân loại Thư viện hiện nay đang lưu trữ các bộ bách khoa toàn thư như: Bách khoa toàn thư Việt Nam, Bách khoa tri thức
phố thông
+ Từ điển: Từ điển ngôn ngữ như: Từ điển tiếng Việt, từ điển Anh-
Việt hoặc từ điển Việt Anh, từ điển Pháp-Việt, từ điển Nhật-Việt, từ điển Hán
nôm giúp bạn đọc đối chiếu và giải nghĩa các từ ngữ, khái niệm hay nhiều ngôn ngữ
Từ điển thuật ngữ (từ điển chuyên ngành) nội dung tổng
hợp chuyên ngành như: Từ điển khoa học kĩ thuật tổng hợp Anh- Việt (hơn 20 cuốn), từ điển hoá học, từ điển tin học, từ điển chuyên ngành truyền thông, từ điển kinh doanh trên thế giới
Từ điển nhân vật: Từ điền nhân vật lich sử Việt Nam
Trang 39tài liệu thống kê, số tay kỹ sư cơ khí Bên cạnh đó còn có những tài liệu như: Niên biểu, niên giám, cam nang
VD: Almanach - Những nên văn minh thế giới
+ Tài liệu thự mục: Thư viện biên soạn thư mục thông báo sách mới Các
thư mục giới thiệu sách giúp người dùng tin biết những tài liệu có trong thư viện để sử dụng hiệu quả nhất
Đây là những tài liệu tra cứu thường được bạn đọc sử dụng vào ý nghĩa to lớn, giúp bạn đọc nâng cao kiến thức Số lượng của kho tài liệu tra cứu có
ảnh hưởng lớn đến hiệu quả phục vụ của thư viện Thực chất, thư viện chưa
phân rõ ràng kho tài liệu tra cứu mà chỉ tổ chức thành giá riêng để bạn đọc sử dụng Các giá tài liệu này được đặt tại phòng đọc mở
2.3 Bộ máy tra cứu thông tin hiện đại tại Thư viện Trường ĐHHV
CNTT đã tạo nên sự đột biễn về vai trò của tri thức tác động mạnh mẽ đến các lĩnh vực khoa học Thư viện là nơi diễn ra các hoạt động thông tin,
nơi lưu giữ, bảo tồn và truyền bá thông tin, tri thức của nhân loại Sự bùng nỗ
thông tin cùng với tiến trình hội nhập và phát triển đòi hỏi ngành TV-TT thực
hiện hiệu quả các chức năng, nhiệm vụ của mình nhằm đáp ứng các yêu cầu của xu thế toàn cầu hóa
Trong điều kiện phát triển của sự nghiệp thư viện nói chung và Thư viện Trường ĐHHV nói riêng, đã dân tiến triển bộ máy tra cứu thông tin truyền thống bằng bộ máy tra cứu thông tin tự động hóa Hiện nay, Thư viện Trường ĐHHV đang sử dụng song song hai bộ máy tra cứu truyền thống và
hiện đại hỗ trợ nhau, với mục tiêu duy nhất là phục vụ người dùng tin một
cách thuận tiện, hữu ích và sử dụng triệt để nhất chiến lược chia sẻ nguồn tài liệu của Thư viện
Trang 40viện là rất cần thiết, đặc biệt là trong công tác xây dựng bộ máy tra cứu thông tin hiện đại dé tổ chức các dịch vụ tìm và phố biến thông tin phục vụ người
dùng tin ở các mức độ khác nhau Bộ máy tra cứu thơng tin hồn hảo giúp người dùng tin rút ngăn thời gian tìm kiếm tài liệu Tài liệu được tìm trên máy tính được tóm tắt nội dung theo chủ đề, từ khoá hoặc có thể tham khảo những tài liệu có nội dung liên quan đến tài liệu đó Không chỉ có tác dụng phục vụ bạn đọc, tin học hoá trong thư viện còn giúp cán bộ thư viện quản lý những
tài liệu có trong Thư viện theo một cơ chế thống nhất Bên cạnh đó, tin học
hoá còn góp phân quan trọng trong việc tô chức hoạt động hiệu quả của Thư viện 2.3.1 Phân mềm thư viện tích hợp ILIB
Tin học hóa đã tác động mạnh mẽ tới hoạt động TYV- TT Nhận thấy sự
chuyển biến về chất đó, Lãnh đạo Trường ĐHHV giao nhiệm vụ cho Giám
đốc thư viện lập đề án mua phân mém quan tri thu vién tich hop Trén thi
trường có rất nhiều phần mêm nhưng đề lựa chọn ra một phần mềm thiết thực
với thực tế, chất lượng về chun mơn, hồn hảo về công nghệ thì thật là khó
Bởi việc lựa chọn phần mềm quản trị thư viện có ý nghĩa quyết định cho cả
quá trình hoạt động và phát triển của thư viện Đến tháng 8 nim 2007 phan
mềm quán trị thư viện tích hợp ILIB - giải pháp thư viện điện tử cho thư viện tại Việt Nam do công ty CMC nghiên cứu và phát triển đã được đưa vào sử
dụng (G¡ao điện phần mém Ilib xem hinh 15 phu luc tr 64)
Phần mềm tích hợp ILIB là giải pháp tổng thể về quán lý thư viện, quản
trị các quy trình nghiệp vụ chuẩn của một thư viện hiện đại, là một hệ tích
hợp bao gồm nhiều phân hệ (module) đáp ứng tự động hoá các nghiệp vụ chuẩn của thư viện với các chức năng:
- Bo sung - Biên mục