skkn QUẢN lý học VIÊN BẰNG PHẦN mềm tại TRUNG tâm NGOẠI NGỮ và TIN học TỈNH GIA LAI

A PHẦN THỨ NHẤT: ĐẶT VẤN ĐỀ I Lý chọn đề tài Cơ sở lý luận: Trung tâm ngoại ngữ tin học tỉnh Gia Lai đơn vị nghiệp có thu công lập trực thuộc Sở Giáo dục Đào tạo Gia Lai UBND tỉnh giao quyền tự chủ tài chính, tổ chức thực hành nhiệm vụ hàng năm; hoạt động theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/04/2006 Thủ tướng Chính phủ thay Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 Thủ tướng Chính phủ V/v "Quy định chế tự chủ đơn vị nghiệp công lập" Chức nhiệm vụ Trung tâm quy định Thông tư số 03/2011/TTBGDĐT ngày 28/01/2011 Bộ Giáo dục Đào tạo Với chức nhiệm vụ giao, hàng năm Trung tâm mở lớp đào tạo giảng dạy cách đa dạng hóa loại hình, thời gian đào tạo; góp phần nâng cao mặt dân trí, giải việc làm, phát triển kinh tế xã hội; góp sức xây dựng xã hội học tập địa bàn tỉnh nhà bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế Mặt khác Trung tâm gặp không khó khăn áp lực, việc quản lí hồ sơ học viên, kiểm tra định kỳ, thu học phí, thống kê số liệu báo cáo,  Lĩnh vực quản lý phức tạp đòi hỏi thường xuyên, liên tục Trung tâm Vì yêu cầu đưa công nghệ thông tin (CNTT) vào quản lí cần thiết, đặc biệt giai đoạn đẩy mạnh ứng dụng CNTT công tác quản lí, giảng dạy Cơ sở thực tế: Trong thời gian trước đây, việc quản lý học viên chủ yếu sổ sách sử dụng phần mềm Microsoft Word, Microsoft Excel để lập hồ sơ, quản lí danh sách, theo dõi học phí,  Điều dẫn đến số hạn chế việc quản lí hồ sơ: Hồ sơ không tập trung; Không đồng bộ; Dữ liệu rời rạc khó tra cứu, tổng hợp, thống kê, báo cáo;… Hiện nay, qua máy tìm kiếm Internet có nhiều “phần mềm quản lý học viên” trung tâm; miễn phí không; số xem toàn chương trình nguồn (source) từ bạn tự chỉnh sửa, thiết kế lại theo cá nhân tốn thời gian, không phù hợp với mô hình đơn vị “gần phải thiết kế lại từ đầu” Qua thực tế công việc quản lí học viên lớp ngoại ngữ, tin học Trung tâm ngoại ngữ tin học tỉnh với đặc thù nhiều mô hình lớp học theo nhiều thời gian đào tạo khác nhau, nhận thấy cần phải có phần mềm chuyên dụng thích hợp để quản lí thông tin hồ sơ học viên cách thuận lợi hữu hiệu “Phần mềm quản lý học viên” xây dựng phát triển nhiều ngôn ngữ khác nhau: ASP.Net – SQL Server, PHP – MySQL, Java, Visual Basic, Microsoft – Access, Visual Foxpro, … Với Microsoft – Access thường chạy độc lập cho máy tính cá nhân có ưu điểm gọn nhẹ, dễ sử dụng, gần gũi thân thiện với người dùng nên sử dụng để viết phần mềm Từ lí cộng với kinh nghiệm thực tế nhiều năm quản lý, giảng dạy Trung tâm ngoại ngữ tin học tỉnh Gia Lai, từ năm học 20132014 tự viết phần mềm “Quản lý học viên” Trung tâm ngoại ngữ tin học tỉnh Gia Lai (bằng Microsoft Access2003) để quản lý học viên máy vi tính Qua hai năm sử dụng nhận thấy việc quản lý học viên phần mềm hiệu phần khắc phục hạn chế nêu Năm học 2014 – 2015 định sử dụng phần mềm để đăng kí đề tài sáng kiến kinh nghiệm với tên “QUẢN LÝ HỌC VIÊN BẰNG PHẦN MỀM TẠI TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ VÀ TIN HỌC TỈNH GIA LAI” Hy vọng ủng hộ đóng góp ý kiến quý đồng nghiệp để phát triển phần mềm ngày hoàn thiện ứng dụng rộng rãi thực tế tỉnh nhà II Phạm vi ứng dụng phương pháp nghiên cứu: Phạm vi ứng dụng: Phần mềm Quản lí học viên viết dựa qui định tổ chức đào tạo cấp chứng ngoại ngữ, tin học Bộ GD&ĐT Sở GD&ĐT Gia Lai, áp dụng cho đơn vị đào tạo cấp loại chứng khác địa bàn tỉnh Chức chủ yếu hỗ trợ việc quản lí hồ sơ học viên, danh sách đăng kí, theo dõi học phí, lập hồ sơ kiểm tra, tổng hợp báo cáo,… theo qui định ngành Giáo dục Đào tạo Đối với phận quản lý: Đây công cụ để người quản lý tra cứu thông tin nhiều lĩnh vực cần để đưa định quản lý sát thực hiệu quả,… Đối với học viên: Đây phần mềm tham khảo giúp học viên hệ thống toàn kiến thức liên quan học chương trình chứng Tin học trình độ B - phần Microsoft Access, đồng thời giúp học viên hiểu rõ ứng dụng thực tế học chương trình chứng Đối với giáo viên: Đây coi tài liệu tham khảo tra cứu thông tin liên quan học viên, lớp học tài liệu dành cho giáo viên Tin học lĩnh vực thực hành chuyên môn Đối với đơn vị đào tạo: Có thể sửa đổi, vận dụng phù hợp với thực tế đơn vị Phương pháp nghiên cứu: Đọc Giáo trình Microsoft Access 2003, tham khảo thêm sách viết phần mềm Microsoft Access thông qua Internet, tham khảo thêm ứng dụng viết Microsoft Access để xây dựng chương trình Phân tích thông tin, tổng hợp, nghiên cứu, thống kê,… thông qua loại hình lớp học qui định tổ chức đào tạo, thi chứng ngoại ngữ, tin học Bộ GD&ĐT Sở GD&ĐT Gia Lai Tham khảo, tiếp thu ý kiến đồng nghiệp, sửa đổi chỗ chưa hợp lí bổ sung thêm vấn đề cần thiết… B PHẦN THỨ HAI: NỘI DUNG Chúng sử dụng hệ quản trị sở liệu (QTCSDL) Microsoft Access 2003 để viết phần mềm này, phần mềm file sở liệu (CSDL) “QLHV_TTNNTH.mdb” I Các loại hình lớp học Trung tâm: Lĩnh vực đào tạo ngoại ngữ, tin học Trung tâm ngoại ngữ tin học tỉnh Gia Lai gồm loại sau: - Ngoại ngữ: + Các lớp cấp chứng trình độ A, B, C tiếng Anh Bộ giáo dục Đào tạo bao gồm thời gian học cấp tốc thường xuyên; + Các lớp tiếng Anh trẻ em (EFC); - Tin học: Các lớp cấp chứng trình độ A, B (Pascal, Access, Excel nâng cao), lớp hỗ trợ bồi dưỡng ứng dụng chuyên ngành Với hình thức tổ chức việc quản lí thông tin, hồ sơ học viên lớp bao gồm: Đơn đăng ký nhập học gồm đầy đủ thông tin cá nhân môn đăng ký học, danh sách đầu vào thí sinh, biểu mẫu kiểm tra định kỳ, thống kê báo cáo II Hoạt động phần mềm: Vài nét phần mềm: Phần mềm thiết kế dựa nhu cầu thực tế cần quản lý đơn vị Với loại hình lớp trên, số thông tin cần quản lý giống nhau, đồng thời có nhiều thông tin khác tùy theo loại lớp học; ví dụ: Các lớp chứng Tin học A, B lớp tiếng Anh chứng A, B, C học theo dạng cấp tốc số lần đóng học phí lần lần, nhiều lần; Các lớp chứng tiếng Anh thường xuyên đóng học phí theo tháng; Các lớp tiếng Anh trẻ em (EFC) đóng học phí theo đợt Số kiểm tra lớp cấp chứng khác Một học viên đăng ký học nhiều chứng không trùng ca học,… Từ dẫn đến việc thiết kế bảng (Table) chia thành loại: Bảng lớp tiếng Anh cấp tốc Tin học, bảng lớp tiếng Anh thường xuyên Bảng lớp tiếng Anh trẻ em Dựa yêu cầu thực tế đơn vị, phần mềm thiết kế theo chức sau: - Nhập liệu: + Nhập danh sách lớp: Lớp tiếng Anh trẻ em; lớp tiếng Anh thường xuyên; lớp tiếng Anh cấp tốc tin học + Nhập danh sách học viên cho lớp - Học phí: nhập học phí, thống kê học phí (chưa nộp, nộp), in thông báo,… - Kiểm tra định kỳ: lập danh sách kiểm tra, nhập điểm, in bảng điểm, thống kê,… Mô tả số hoạt động phần mềm: Phần mềm có tên: QUANLY TTNNTH.mdb Đăng nhập sử dụng phần mềm Để sử dụng phần mềm người dùng gõ mật 123 nhấn OK Giao diện phần mềm Để mở chức ta chọn menu nút lệnh bên 2.1 Phần nhập liệu: gồm nội dung: - Nhập danh sách lớp: Các lớp tiếng Anh trẻ em (EFC), lớp tiếng Anh thường xuyên, lớp tiếng Anh cấp tốc Tin học - Nhập danh sách học viên theo loại lớp Giao diện sau: 2.1.1 Nhập danh sách lớp: Chọn loại lớp (tiếng Anh trẻ em) chọn OK Tại người dùng tiến hành nhập thông tin cần thiết, sau xem theo ca học, in danh sách lớp Tương tự cho loại lớp lại 2.1.2 Nhập danh sách học viên theo lớp: Giả sử chọn lớp tiếng Anh trẻ em Nhập danh sách lớp tiếng Anh trẻ em (EFC) Tại chọn lớp cần nhập học viên (các lớp chọn từ lớp tạo trên), nhập đầy đủ thông tin học viên; in danh sách lớp Ngoài tìm kiếm học viên theo yêu cầu (có thể tìm theo họ, tên, ngày sinh nội dung trên) 2.2 Phần quản lý học phí: Có giao diện sau: Đây coi nội dung phức tạp đòi hỏi thiết kế tốn nhiều thời gian phần mềm loại lớp có cách đóng học phí khác học viên có thời gian đăng ký học khác nhau, Trong phần có nội dung chính: - Xem học phí theo lớp cách chọn lớp cần xem; (Có thể in danh sách) Xem học phí lớp tiếng Anh cấp tốc Tin học - Thông tin học viên chưa đóng học phí: + Các lớp EFC xem theo đợt; + Các lớp tiếng Anh thường xuyên xem theo tháng,… Có thể in danh sách in thông báo nộp học phí - Thống kê chung tình hình học phí lớp 2.3 Phần quản lý kiểm tra định kỳ: Có giao diện sau: Các lớp đào tạo cấp chứng theo qui định phải có kiểm tra định kỳ môn Tin học môn tiếng Anh Trong phần có hai nội dung chính: - In danh sách kiểm tra Chọn kiểm tra, đánh số báo danh (từ đến 15), ngày kiểm tra nhấn nút lệnh In danh sách KT (ngoài chọn In DS bổ sung) Kết hình bên dưới: Danh sách kiểm tra theo phòng 10 Danh sách xếp tăng dần theo tên học viên chia phòng theo số báo danh chọn (số lượng học viên phòng tự chọn dựa vào cách đánh số báo danh Giả sử lớp có 31 học viên, dự kiến chia thành phòng chọn số báo danh từ đến 15 để chia phòng 1, từ 16 đến 31 để chia phòng 2) - Nhập điểm kiểm tra theo lớp Chọn lớp cần nhập điểm, nhập điểm kiểm tra, viết công thức tính ĐTB Xếp loại sau nhập xong in bảng điểm Bảng điểm kiểm tra học viên theo lớp Tương tự cho lớp tiếng Anh cấp tốc Tin học 2.4 Phần quản lý giáo viên: Ngoài nội dung phần mềm có quản lý số thông tin giáo viên giảng dạy Trung tâm Vì phần mềm chủ yếu quản lý học 11 viên nên phần quản lý số nội dung chính, nên cần bổ sung hoàn thiện Một số thông tin giáo viên: - Hồ sơ giáo viên - Các lớp giảng dạy giáo viên Xem thống kê lớp dạy giáo viên 12 - Lương giáo viên Nhập thông tin lớp dạy, số tiết tháng định mức tiết dạy; In bảng lương theo tháng, xem thống kê số tiết dạy lương giáo viên Thống kê số tiết dạy giáo viên Thống kê lương giáo viên theo tháng 13 III Kết thực đề tài: Với tính gọn nhẹ, dễ sử dụng phần mềm dành cho cán bộ, giáo viên, nhân viên cần biết thao tác máy tính hiểu rõ mô hình hoạt động Trung tâm sử dụng khai thác cách thuận tiện, hiệu quả, đảm bảo phục vụ tốt nhu cầu công việc tiết kiệm nhiều thời gian Qua việc ứng dụng phần mềm quản lí học viên trên, đến tất liệu lớp đào tạo hai năm học vừa qua đơn vị cập nhật đầy đủ Việc tra cứu thông tin học viên, lớp học, kết kiểm tra học viên, theo dõi học phí, thống kê, báo cáo in ấn biểu mẫu,… tiện lợi, nhanh chóng xác Đặc biệt khắc phục hạn chế theo phương pháp quản lí truyền thống nêu (hồ sơ không tập trung; không đồng bộ; liệu rời rạc, khó tra cứu, tổng hợp, thống kê, báo cáo,…) Từ liệu hàng năm đơn vị quản lí đồng bộ, kế thừa từ giúp cho việc lưu trữ gọn nhẹ, công tác tra cứu, tổng hợp tiện ích, hữu hiệu Hướng phát triển đề tài: Phần mềm chủ yếu quản lý thông tin học viên sở yêu cầu thực tế đơn vị nên thiếu số nội dung khác bổ sung đưa vào phần mềm khác như: quản lý giáo viên, kiểm tra cuối khóa, cấp phát chứng chỉ,… đặc biệt vấn đề thống kê chi tiết theo yêu cầu ngành Giáo dục Đào tạo 14 PHẦN THỨ BA: KẾT LUẬN Bài học kinh nghiệm: Từ kết có ý nghĩa giải pháp xây dựng phần mềm nêu cho thấy việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT quản lý giảng dạy cần thiết; muốn vậy: - Công tác tổ chức lớp học phải có nếp, chặt chẽ từ khai giảng đến kết thúc; tuân thủ qui định chương trình (tên lớp, ngày khai giảng, ngày kết thúc, ngày đăng ký học,…); cần thực công tác tổ chức biểu mẫu Sở GD&ĐT Gia Lai qui định… - Thường xuyên cập nhật thông tin kịp thời, xác vào phần mềm để quản lí - Cần quan tâm đến phát triển sở hạ tầng, trang thiết bị công nghệ quản lí đào tạo; hướng dẫn, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên làm công tác chiêu sinh, quản lí hồ sơ học viên lớp để hình thành kỹ ứng dụng phần mềm, ứng dụng công nghệ thông tin… - Có kế hoạch tổ chức tuyên truyền ứng dụng phần mềm quản lí học viên; tranh thủ ý kiến đóng góp quý đồng nghiệp để bước nhân rộng cập nhật phần mềm ngày hoàn thiện Kết luận: Ngày CNTT sâu vào sống, công việc người không ngừng phát triển, vươn tới thành tựu cao Chính tiếp cận với công nghệ tiếp cận với tri thức, với khoa học Hiện toán quản lí toán phổ biến hoạt động kinh tế xã hội quan, tổ chức cá nhân Ứng dụng phần mềm quản lý công cụ quan trọng để giải hữu hiệu yêu cầu đặt công việc Sử dụng hiệu phần mềm coi bước đầu việc ứng dụng sản phẩm vào sống, công việc cách hiệu Trung tâm ngoại ngữ tin học tỉnh Gia Lai thời gian qua tới,… Với phần mềm quản lí học viên này, đơn vị thu 15 thành tựu, kết đáng kể Đây giải pháp hoàn toàn gần gủi, đưa vào thực tiễn nhân rộng đến tất đơn vị đào tạo địa bàn tỉnh Gia Lai Mặc dù cố gắng nhiều cho đề tài “QUẢN LÝ HỌC VIÊN BẰNG PHẦN MỀM TẠI TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ VÀ TIN HỌC TỈNH GIA LAI” song, phần mềm tránh khỏi sai sót Rất mong nhận góp ý quý đồng nghiệp bạn đọc nhằm nâng cao hiệu quản lí giảng dạy Trung tâm tình hình Chúng xin chân thành cảm ơn! NGƯỜI VIẾT Nguyễn Đình Chính Trần Quang Tuyến 16 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Thông tư số 03/2011/TT-BGDĐT ngày 28/01/2011 Bộ Giáo dục Đào tạo việc ban hành quy chế tổ chức hoạt động trung tâm ngoại ngữ, tin học Quyết định số 30/2008/QĐ-BGDĐT ngày 06 tháng năm 2008 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành quy định tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, kiểm tra cấp chứng ngoại ngữ, tin học theo chương trình giáo dục thường xuyên Giáo trình MicroSoft Access 2003 Website ThuthuatAccess.com số trang mạng khác liên quan đến Microsoft Access Quy chế tổ chức đào tạo bồi dưỡng ngoại ngữ, tin học Trung tâm ngoại ngữ tin học tỉnh Gia Lai 17 Mục lục Đề mục Trang A Phần thứ nhất: ĐẶT VẤN ĐỀ I Lí chọn đề tài 1 Cơ sở lí luận Cơ sở thực tế II Phạm vi ứng dụng phương pháp nghiên cứu Phạm vi ứng dụng: Phương pháp nghiên cứu B Phần thứ hai: NỘI DUNG I Các loại hình lớp học Trung tâm II Hoạt động phần mềm: Giới thiệu chung Mô tả số hoạt động phần mềm: 2.1 Phần nhập liệu 2.1.1 Nhập danh sách lớp: 2.1.2 Nhập danh sách học viên theo lớp 2.2 Phần quản lý học phí 2.3 Phần quản lý kiểm tra định kỳ 2.4 Phần quản lý giáo viên 11 III Kết thực đề tài 14 Phần thứ ba: KẾT LUẬN 15 Bài học kinh nghiệm 15 Kết luận 15 Tài liệu tham khảo 17 18 ... viết phần mềm Từ lí cộng với kinh nghiệm thực tế nhiều năm quản lý, giảng dạy Trung tâm ngoại ngữ tin học tỉnh Gia Lai, từ năm học 20132014 tự viết phần mềm Quản lý học viên Trung tâm ngoại ngữ. .. đưa vào thực tiễn nhân rộng đến tất đơn vị đào tạo địa bàn tỉnh Gia Lai Mặc dù cố gắng nhiều cho đề tài “QUẢN LÝ HỌC VIÊN BẰNG PHẦN MỀM TẠI TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ VÀ TIN HỌC TỈNH GIA LAI song, phần. .. học 2014 – 2015 định sử dụng phần mềm để đăng kí đề tài sáng kiến kinh nghiệm với tên “QUẢN LÝ HỌC VIÊN BẰNG PHẦN MỀM TẠI TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ VÀ TIN HỌC TỈNH GIA LAI Hy vọng ủng hộ đóng góp