Soạn thảo văn bản của Đảng

Nói cách khác, đây là lớp văn bản thể hiện vai trò của người tham gia giaotiếp trong lĩnh vực hành chính lĩnh vực tổ chức, quản lý, điều hành các mặt của đờisống xã hội, là công cụ điều

SOẠN THẢO VÀ BIÊN TẬP VĂN BẢN CỦA ĐẢNG

Theo cách tiếp cận chức năng thì văn bản được hiểu như là một phần của lờinói, có tính độc lập, được tổ chức một cách mạch lạc, tạo thành một hành động giaotiếp hoàn chỉnh mà nội dung được tổ chức xung quanh một đề tài, hướng vào một lớpđộc giả nhất định

2 Các loại văn bản:

Trên góc độ quản lý, hệ thống văn bản bao gồm: văn bản quy phạm pháp luật,văn bản hành chính và văn bản chuyên môn và kỹ thuật

2.1 Văn bản quy phạm pháp luật:

Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyềnban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được nhànước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hộichủ nghĩa

+ Về nội dung: chứa đựng quy tắc xử sự chung, đó là khuôn thước chung chohọat động quản lý xã hội và địa phương theo thẩm quyền, được sử dụng nhiều lần, cầncho nhiều đối tượng Khi sử dụng hiệu lực pháp lý không mất đi; nó không chỉ ra đíchdanh đối tượng thi hành; nó chỉ nêu hiệu lực bắt đầu chớ không nêu hiệu lực chấm dứt;

nó là biểu hiện quy phạm pháp luật: giả định, quy định, chế tài

+ Về hình thức, thủ tục ban hành do luật định Hình thức chính là tên gọi củavăn bản quy phạm pháp luật và tên gọi của một lọai văn bản là do luật định

2.2 Văn bản hành chính:

Văn bản hành chính là văn bản dùng trong việc giao tiếp giữa các cơ quan nhànước, giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức kinh tế, xã hội với công dân vàngược lại Nói cách khác, đây là lớp văn bản thể hiện vai trò của người tham gia giaotiếp trong lĩnh vực hành chính (lĩnh vực tổ chức, quản lý, điều hành các mặt của đờisống xã hội), là công cụ điều hành của cơ quan, phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn của cơ quan ban hành Văn bản của Đảng thuộc lớp văn bản này Văn bản hànhchính bao gồm hai loại: Văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thôngthường

+ Văn bản hành chính cá biệt:

Là văn bản của cơ quan nhà nước và cá nhân có thẩm quyền ban hành nhằm cábiệt hóa các quy phạm như nâng lương, đề bạt, thành lập tổ chức; không chứa đựng

các quy phạm pháp luật nhưng mang tính pháp lý Nó cho phép tổ chức, cá nhân phảithực hiện và hưởng theo văn bản quy định; chỉ rõ đối tượng thi hành; hiệu lực một lần,tính pháp lý kéo dài cho đến hết thời gian sử dụng.

+ Văn bản hành chính thông thường:

Đây là những công văn, giấy tờ bình thường được sử dụng thường xuyên trongcác cơ quan Nó không chứa đựng những quy phạm pháp luật mà chỉ chứa đựngnhững thông tin trong họat động quản lý Tuy vậy, đây là những lọai văn bản rất cầnthiết và quan trọng đối với họat động quản lý của mỗi cơ quan

* Cần thiết, vì nó sử dụng thường xuyên và có khối lượng lớn

* Quan trọng, vì nó luôn là điểm khởi đầu của mỗi cơ quan, nó chuẩn bị cho ápdụng pháp luật của cá nhân, tổ chức, nó chuẩn bị cho ra đời của một pháp luật (tờtrình)

Trong thực tiễn họat động văn bản hành chính thông thường được thể hiện dướihai nhóm:

- Nhóm 1: công văn hành chính, là một hình thức thủ công được sử dụng để traođổi và giao dịch công tác giữa các cơ quan với nhau, giữa cơ quan với tổ chức chínhtrị - xã hội, giữa cơ quan với công dân

Hình thức thể hiện: khi nó tham gia vào họat động nào thì lấy họat động đó đặttên cho nó: công văn mời họp, công văn yêu cầu, đề nghị, công văn giải thích, trả lời,công văn đôn đốc, nhắc nhở

- Nhóm 2: Văn bản trình bày là những văn bản có tên gọi (trừ văn bản quyphạm pháp luật): thông báo, báo cáo, tờ trình, biên bản, phiếu gửi …

2.3 Văn bản chuyên môn - kỹ thuật:

Là văn bản thuộc các lĩnh vực chuyên môn của họat động quản lý, nó khôngchứa đựng quy phạm pháp luật nhưng mang tính pháp lý và nó chỉ mang tính pháp lýkhi gắn liền với một chủ thể có thẩm quyền ban hành Hình thức thể hiện như: vănbằng, chứng chỉ, hóa đơn, bản vẽ, băng ghi âm…

II CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH.

Văn bản nói chung và văn bản hành chính nói riêng được sản sinh ra trong quátrình giao tiếp Về bản thân nó trong quá trình hoạt động luôn luôn được thực hiện bởicác chức năng vốn có Cụ thể gồm các chức năng như sau:

1 Chức năng thông tin: Đây là chức năng vốn có của tất cả các loại văn bản.Bởi vì, văn bản sản sinh trước hết để phục vụ hoạt động giao tiếp Do vậy, chức năngthông tin là chức năng trước hết và là chức năng cơ bản nhất của mọi loại văn bản.Văn bản có thực hiện được các chức năng khác hay không thì trước hết nó có thựchiện được chức năng thông tin hay không Các thông tin chứa đựng trong các văn bản

là một trong những nguồn của cải quý giá của đất nước; là sản phẩm hàng hoá đặc biệt

có vai trò to lớn trong việc tạo ra của cải vật chất và tinh thần cho xã hội; là yếu tốquyết định để đưa ra những chủ trương, chính sách, những quyết định hành chính cábiệt nhằm giải quyết những công việc nội bộ của cơ quan, cũng như những công việc

có liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của công dân

2 Chức năng quản lý: Chức năng này không phải có ở các dạng văn bảnchung mà nó chỉ tập trung ở văn bản quản lý Do đó, khi làm chức năng quản lý, các

cơ quan ban hành ra các quy tắc, các quy định Những quy tắc, những quy định chứađựng trong các văn bản Do đó, văn bản có chức năng quản lý

Là công cụ tổ chức các hoạt động quản lý, các văn bản được ban hành thườngxuyên trong các cơ quan Đảng, Nhà nước như thông tri, chỉ thị, quyết định, điều lệ,thông báo ở những mức độ khác nhau đều đóng vai trò là công cụ tổ chức các hoạtđộng quản lý giúp cho các cơ quan điều hành các hoạt động của bộ máy Đảng, Nhànước trong nhiều phạm vi không gian và thời gian Chính với chức năng quản lý này

đã tạo nên vai trò đặc biệt quan trọng của văn bản quản lý trong hoạt động của các cơquan Đảng, Nhà nước

3 Chức năng pháp lý: Đây là chức năng chỉ riêng có ở văn bản quản lý nhànước (chứa đựng trong văn bản quy phạm pháp luật) với thẩm quyền của mình nhànước đặt ra pháp luật và sử dụng pháp luật để tố chức bộ máy, để điều tiết các quátrình xã hội Tất cả các quy tắc được hình thành và thể hiện dưới hình thức thể chế vàchứa đựng các lọai hình văn bản: Hiến pháp, Luật và các văn bản dưới luật Trongphương diện này văn bản được xem là công cụ chứa đựng các quy tắc pháp lý

4 Chức năng văn hoá xã hội: Văn hóa là tổng thể giá trị vật chất và tinh thần

do con người sáng tạo ra trong quá trình lao động sản xuất Nó phảm ánh trí tuệ củalòai người và con người qua những thời kỳ nhất định Văn bản cũng là sản phẩm củalao động của con người nó cũng được sản sinh qua những thời kỳ khác nhau Do đó,

nó cũng được xem là sản phẩm mang tính văn hóa và làm chức năng văn hóa xã hội.Với chức năng này văn bản quản lý buộc cơ quan Đảng, Nhà nước, cán bộ sọan thảophải chắt chiêu những từ, những câu để văn bản trở thành công cụ quản lý có văn hóa

5 Các chức năng khác: Ngoài các chức năng trên, văn bản còn có những chức

năng khác như: chức năng thống kê; chức năng kinh tế

- Chức năng thống kê là đặc trưng của các loại văn bản quản lý được sử dụngvào mục đích thống kê các quá trình diễn biến của công việc trong các cơ quan, thống

kê cán bộ, tiền lương, phương tiện quản lý

- Chức năng kinh tế: cho thấy những văn bản có nội dung khả thi, phù hợpvới thực tiễn khách quan, phản ánh được quy luật vận động của thực tiễn kháchquan sẽ thúc đẩy xã hội phát triển về mọi mặt, đặc biệt là cơ sở tạo đà cho pháttriển kinh tế

III VĂN BẢN CỦA ĐẢNG

1 Khái niện về văn bản của Đảng.

Văn bản của Đảng là loại hình tài liệu được thể hiện bằng ngôn ngữ viết để ghilại hoạt động của các tổ chức Đảng, do cấp uỷ, tổ chức, cơ quan có thẩm quyền củaĐảng ban hành theo quy định của Điều lệ Đảng và của Trung ương

Hệ thống văn bản của Đảng gồm toàn bộ các loại văn bản của Đảng được sửdụng trong hoạt động của hệ thống tổ chức Đảng từ Trung ương đến cơ sở Thể loại,thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng được thực hiện theo qui định ban

hành kèm theo Quyết định số 31 -QĐ/TW ngày 01 tháng 10 năm 1997 của Bộ Chínhtrị.

Các thể loại văn bản của Đảng gồm:

1- Cương lĩnh chính trị là văn bản trình bày những nội dung cơ bản về mục tiêu,đường lối, nhiệm vụ và phương pháp cách mạng trong một giai đoạn nhất định

2- Điều lệ Đảng là văn bản xác định tôn chỉ, mục đích, hệ tư tưởng, các nguyêntắc về tổ chức và hoạt động, cơ cấu tổ chức bộ máy của Đảng, quy định trách nhiệm,nghĩa vụ, quyền hạn của đảng viên và các tổ chức Đảng

3- Chiến lược là văn bản trình bày quan điểm, phương châm, mục tiêu chủ yếu

và các giải pháp có tính toàn cục về phát triển một hoặc một số lĩnh vực trong một giaiđoạn nhất định

4- Nghị quyết là văn bản ghi lại các quyết định được thông qua ở đại hội, hộinghị cơ quan lãnh đạo Đảng các cấp, hội nghị đảng viên về đường lối, chủ trương,chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể

5- Quyết định là văn bản dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định,quyết định cụ thể về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự thuộc phạm viquyền hạn của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan Đảng

6- Chỉ thị là văn bản dùng để chỉ đạo các cấp uỷ, tổ chức, cơ quan Đảng cấpdưới thực hiện các chủ trương, chính sách hoặc một số nhiệm vụ cụ thể

7- Kết luận là văn bản ghi lại ý kiến chính thức của cấp uỷ, tổ chức, cơ quanĐảng về những vấn đề nhất định hoặc về chủ trương, biện pháp xử lý công việc cụ thể

8- Quy chế là văn bản xác định nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và

lề lối làm việc của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan Đảng

9- Quy định là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ

cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan Đảng hoặctrong hệ thống các cơ quan chuyên môn có cùng chức năng, nhiệm vụ

10 - Thông tri là văn bản chỉ đạo, giải thích, hướng dẫn các cấp uỷ, tổ chức, cơquan Đảng cấp dưới thực hiện nghị quyết, quyết định, chỉ thị của cấp uỷ, hoặc thựchiện một nhiệm vụ cụ thể

11- Hướng dẫn là văn bản giải thích, chỉ dẫn cụ thể việc tổ chức thực hiện vănbản của cấp uỷ hoặc của cơ quan Đảng cấp trên

12- Thông báo là văn bản dùng để thông tin về một vấn đề, một sự việc cụ thể

để các cơ quan, cá nhân có liên quan biết hoặc thực hiện

13- Thông cáo là văn bản dùng để công bố về một sự kiện, sự việc quan trọng

14 - Tuyên bố là văn bản dùng để chính thức công bố lập trường, quan điểm,thái độ của Đảng về một sự kiện, sự việc quan trọng

15- Lời kêu gọi là văn bản dùng để yêu cầu hoặc động viên mọi người thực hiệnmột nhiệm vụ hoặc hưởng ứng một chủ trương có ý nghĩa chính trị

16 - Báo cáo là văn bản dùng để tường trình về tình hình hoạt động của mộtcấp uỷ, tổ chức, cơ quan Đảng hoặc về một đề án, một vấn đề, sự việc nhất định

17- Kế hoạch là văn bản dùng để xác định mục đích, yêu cầu, chỉ tiêu củanhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổchức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.

18 - Quy hoạch là văn bản xác định mục tiêu và các phương án, giải pháp lớncho một vấn đề, một lĩnh vực cần thực hiện trong một thời gian tương đối dài, nhiềunăm

19- Chương trình là văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác, lịch làm việc

cụ thể của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan Đảng hoặc của các đồng chí lãnh đạo trong mộtthời gian nhất định

20- Đề án là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải phápgiải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt

21- Tờ trình là văn bản dùng để thuyết trình tổng quát về một đề án, một vấn đề,một dự thảo văn bản để cấp trên xem xét, quyết định

22- Công văn là văn bản dùng để truyền đạt, trao đổi các công việc cụ thể trongquá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan Đảng

23 - Biên bản là văn bản ghi chép diễn biến, ý kiến phát biểu và ý kiến kết luậncủa đại hội Đảng và các hội nghị của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan Đảng

2 Vai trò văn bản của Đảng:

2.1 Cơ sở đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo của Đảng:

Hoạt động lãnh đạo của Đảng phần lớn được đảm bảo thông tin bởi hệ thốngvăn bản lãnh đạo, quản lý Đó là các thông tin về:

- Chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu vàphương hướng hoạt động lâu dài của cơ quan, đơn vị

- Nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể của từng cơ quan, đơn vị

- Phương thức hoạt động, quan hệ công tác giữa các cơ quan, đơn vị với nhau

- Tình hình đối tượng bị lãnh đạo quản lý; sự biến động của cơ quan, đơn vị;chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, đơn vị

- Các kết quả đạt được trong quá trình lãnh đạo, quản lý

2.2 Phương tiện truyền đạt các chủ trương, ý định lãnh đạo:

Thông thường, các chủ trương, ý định lãnh đạo của các cơ quan Đảng đượctruyền đạt sau khi đã được thể chế hoá thành các văn bản Các chủ trương, ý định lãnhđạo được truyền đạt nhanh chóng và đúng đối tượng, được đối tượng thông suốt, hiểuđược nhiệm vụ và nắm được ý đồ của lãnh đạo, để nhiệt tình, yên tâm và phấn khởithực hiện Việc truyền đạt chủ trương kéo dài, nửa vời, thiếu cụ thể, không chính xác

sẽ làm cho ý định lãnh đạo khó có điều kiện được biến thành hiện thực hoặc được thựchiện không hiệu quả Việc truyền đạt các chủ trương, ý định lãnh đạo là vai trò cơ bảncủa hệ thống văn bản của Đảng Bởi lẽ khi được tổ chức, xây dựng, ban hành và chuchuyển một cách khoa học, hệ thống đó có khả năng truyền đạt các chủ trương mộtcách nhanh chóng, chính xác và có độ tin cậy cao

2.3 Phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động trong hệ thống Đảng:

Kiểm tra có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với hoạt động quản lý Không cókiểm tra, theo dõi thường xuyên, thiết thực và chặt chẽ thì mọi Nghị quyết, Chỉ thị,Quyết định rất có thể chỉ là lý thuyết suông Để k/tra có kết quả cũng cần chú ý đúngmức cả hai phương diện của quá trình hình thành và giải quyết văn bản:

Một là, tình hình xuất hiện các văn bản trong hoạt động của cơ quan và các đơn

IV SOẠN THẢO, BIÊN TẬP VĂN BẢN CỦA ĐẢNG

1 Những yêu cầu về nội dung văn bản của Đảng:

1.1 Tính mục đích: Văn bản nào cũng có một mục đích thực tiễn nhất định Đó

là ý định tác động làm cho người tiếp nhận phải có những biến đổi nhất định trongtrạng thái tâm lý, trong tình cảm, trong nhận thức và có hành động tương ứng Vì vậy,trước khi bắt tay vào sọan thảo văn bản, cần xác định mục tiêu và giới hạn điều chỉnhcủa văn bản, tức là cần phải trả lời được các vấn đề:

- Văn bản ban hành để làm gí?

- Giải quyết công việc gì?

- Mức độ giải quyết đến đâu?

- Kết quả của vịêc thực hiện văn bản là gì?

- Văn bản sắp ban hành thuộc thẩm quyền của ai và thuộc lọai nào?

- Phạm vi tác động của văn bản đến đâu?

- Cơ sở ban hành được xác định như thế nào?

- Văn bản dự định ban hành có gì mâu thuẫn với các văn bản khác của cơ quanhoặc của cơ quan khác

1.2 Tính hoàn chỉnh: Văn bản phải đảm bảo sự logích về nội dung, sự nhấtquán về chủ đề, bố cục chặt chẽ Trong một văn bản cần khai triển những sự việc cóquan hệ mật thiết với nhau Như vậy, vừa tránh được tình trạng trùng lặp, chồng chéotrong các quy định, ý định lãnh đạo, vừa giúp cho cơ quan ban hành không phải banhành nhiều văn bản để giải quyết một công việc nhất định Nội dung các qui định và ýđịnh lãnh đạo phải rõ ràng không làm cho người đọc hiểu theo nhiều cách khác nhau.Tính hoàn chỉnh nội dung văn bản đòi hỏi:

- Sử dụng ngôn ngữ trong văn bản phải chính xác – minh bạch Ngôn ngữ vàcách hành văn phải đảm bảo sự nghiêm túc, chuẩn xác và khách quan, chuẩn mực vàphổ thông Từ ngữ sử dụng trong văn bản phải được lựa chọn khắt khe để không bịhiểu nhầm, không tạo cơ hội cho kẻ xấu tìm cách xuyên tạc, bóp méo

- Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý và đảm bảochính xác: sự kiện và số liệu chính xác, đúng thực tế và kịp thời, không được sử dụng

sự kiện và số liệu đã quá cũ, các thông tin chung chung.Đây là đỏi chức năng thông tincủa văn bản, là chức năng cần thiết nhất của văn bản Thông tin quản lý truyền đạt quavăn bản được xem là đáng tin cậy nhất

2 Những yêu cầu về hình thức văn bản của Đảng:

2.1 Văn bản của Đảng phải được xây dựng và ban hành đảm bảo yêu cầu về thểthức Thể thức của văn bản là những yếu tố về hình thức và nội dung có tính bố cục đãđược thể chế hóa Các yếu tố thể thức, tùy theo tính chất của mỗi lọai văn bản mà cóthể được bố trí theo những mô hình kết cấu khác nhau tạo thành cơ cấu văn bản Cơcấu văn bản được hiểu là bố cục các thành phần, các ý, các câu và các yếu tố hình thứcliên kết với nhau theo chủ đề nhất định nhằm tạo nên chỉnh thể thống nhất của vănbản

2.2 Văn bản của Đảng là phương tiện quan trọng, chủ yếu để chuyển tải chủtrương, ý định lãnh đạo của Đảng vào cuộc sống, do vậy văn bản của Đảng cần phảiđược thực hiện bằng một hình thức đặc biệt để có thể dễ dàng phân biệt với các vănbản thông thường khác Hình thức đặc biệt đó chính là thể thức văn bản của Đảng Làmột trong yếu tố cấu thành nghi thức của Đảng, cần phải được tôn trọng và tuân thủnghiêm ngặt trong họat động xây dựng và ban hành văn bản

2.3 Thể thức văn bản của Đảng là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản,bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần

bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất địnhtheo quy định kèm theo Quyết định số 31-QĐ/TW ngày 01 tháng 10 năm 1997 của BộChính trị về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng và Hướngdẫn số: 01-HD/VPTW ngày 02/02/1998 của Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn

về thể thức văn bản của Đảng thống nhất trong cả nước

3 Soạn thảo và biên tập văn bản của Đảng:

Theo quy định tại Hướng dẫn số: 01-HD/VPTW, văn bản của Đảng được trìnhbày theo thể thức và kỷ thuật như sau:

3.1 Thể thức văn bản:

I CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẮC BUỘC

1 Tiêu đề:

Tiêu đề là thành phần thể thức xác định văn bản của Đảng Tiêu đề trên của

Đảng là "Đảng Cộng sản Việt Nam" Tiêu đề được trình bày góc phải, dòng đầu,

trang đầu, bằng chữ in hoa đứng, chân phương, phía dưới có đường kẻ ngang để phâncách với địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản Đường kẻ có độ dài bằng độ

dài tiêu đề Cụ thể là: Đ ẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

2 Tên cơ quan ban hành văn bản

Tên cơ quan ban hành văn bản là thành phần thể thức xác định tác giả văn bản.Tên cơ quan ban hành được ghi như sau:

a) Văn bản của Đại hội Đảng các cấp ghi tên cơ quan ban hành văn bản là Đạihội Đảng bộ cấp đó, ghi rõ đại hội đại biểu hay đại hội toàn thể đảng viên lần thứ mấyhoặc thời gian của nhiệm kỳ

Ví dụ: Đại hội đảng bộ cấp huyện (huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) và

tương đương

ĐẢNG BỘ HUYỆN BA TRI

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU LẦN THỨ

-Ví dụ: Đại hội đảng bộ cơ sở

+ Đại hội đại biểu đảng viên

ĐẢNG BỘ XÃ VĨNH HOÀ

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU NHIỆM KỲ 2005 - 2010

*+ Đại hội toàn thể đảng viên

ĐẢNG BỘ XÃ VĨNH HOÀ

ĐẠI HỘI NHIỆM KỲ 2005 - 2010

*b) Văn bản của cấp uỷ từ Trung ương đến đảng uỷ cơ sở ghi tên cơ quan banhành văn bản như sau:

+ Văn bản của Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Bộ Chính trị, Thưòng vụ BộChính trị ghi chung là:

BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

* + Văn bản của Ban chấp hành Đảng bộ tỉnh, thành phố và các đảng bộ trựcthuộc Trung ương, Ban thường vụ tỉnh uỷ, thành uỷ và các đảng uỷ trực thuộc Trungương ghi chung là: TỈNH ỦY, THÀNH ỦY, ĐẢNG ỦY

+ Văn bản của Ban chấp hành Đảng bộ huyện, quận và tương đương hoặc BanThường vụ huyện uỷ, quận uỷ và tương đương ghi chung là Huyện uỷ, quận uỷ, đảnguỷ và tên của đảng bộ cấp trên trực tiếp

Ví dụ:

ĐẢNG BỘ TỈNH BẾN TRE

HUYỆN ỦY BA TRI

*+ Văn bản của Ban chấp hành đảng bộ cơ sở và Ban Thường vụ đảng uỷ cơ sởghi chung là Đảng uỷ và tên đảng bộ cấp trên trực tiếp

Ví dụ:

ĐẢNG BỘ HUYỆN BA TRI

ĐẢNG ỦY XÃ TÂN XUÂN

*c) Văn bản của các tổ chức, cơ quan đảng được lập theo quyết định của cấp uỷ(đảng đoàn, ban cán sự đảng, ban tham mưu giúp việc cấp uỷ) mà cơ quan ban hànhvăn bản trực thuộc

Ví dụ: Văn bản của Tổ chức Trung ương, là ban tham mưu giúp việc Trungương Đảng

ban chÊp hµnh trung ¬ng

ban tæ chøc

*

Ví dụ: Văn bản của Ban Dân vận tỉnh Bến Tre, là ban tham mưu giúp việc cấp

uỷ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

HUYỆN ỦY BA TRI

BAN TUYÊN GIÁO

*Tên cơ quan ban hành văn bản và tên cơ quan cấp trên (nếu có) được trình bảy

ở trang đầu, bên trái, ngang với dòng tiêu đề

- Tên cơ quan cấp trên (nếu có) trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữđứng

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡchữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có dấu sao (*) để phân cách với số và ký hiệu

Văn bản do nhiều cơ quan (liên ban) ban hành thì ghi đủ tên các cơ quan cùngban hành văn bản đó Giữa tên các cơ quan ban hành có dấu gạch nối (-)

Ví dụ: Văn bản của liên ban: Ban Tổ chức Trung ương và Ban Tư tưởng Văn

hoá Trung ương

BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

BAN TỔ CHỨC - BAN TƯ TƯỞNG VĂN HOÁ

*

3 Số và ký hiệu văn bản

a) Số văn bản là số thứ tự được ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản củacấp uỷ, uỷ ban kiểm tra, các ban tham mưu giúp việc cấp uỷ, các đảng đoàn, ban cán

sự đảng trực thuộc cấp uỷ ban hành trong một nhiệm kỳ Nhiệm kỳ cấp uỷ được tính

từ ngày liền kề sau ngày bế mạc Đại hội đảng bộ lần này đến hết ngày bế mạc Đại hội đảng bộ lần kế tiếp Số văn bản viết bằng chữ số Ả rập (1, 2, 3 ).

Văn bản của liên cơ quan ban hành thì số văn bản được ghi theo cùng loại vănbản của một trong số cơ quan tham gia ban hành văn bản đó

b) Ký hiệu văn bản gồm 2 nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản và tên cơquan (hoặc liên cơ quan) ban hành văn bản

Ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa, giữa số và ký hiệu có dấu ngangnối (-), giữa tên loại văn bản và tên cơ quan trong ký hiệu có dấu gạch chéo (/)

Số và ký hiệu được trình bày cân đối dưới tên cơ quan ban hành văn bản

Ví dụ: Công văn của Văn phòng Trung ương Đảng.

BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

VĂN PHÒNG

*SỐ: 120 -CV/VPTW

4 Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

a) Văn bản của các cơ quan Đảng cấp Trung ương và của cấp tỉnh, thành phốtrực thuộc Trung ương ghi địa điểm ban hành văn bản là tên thành phố hoặc thị xã tỉnh

lỵ mà cơ quan ban hành văn bản có trụ sở Văn bản của các cơ quan Đảng cấp huyện,quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và của cấp xã, phường, thị trấn thì địa điểm banhành văn bản là tên riêng của huyện, quận, thị xã, thành phố, xã, phường, thị trấn đó

b) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày ký chính thức văn bản đó Ngàydưới 10 và tháng dưới 3 phải ghi thêm số không (0) đứng trước và viết đầy đủ từngày tháng năm không dùng dấu chấm (.), hoặc dấu gạch nối (-), hoặc dấugạch chéo (/), để thay thế các từ ngày, tháng, năm trong thành phần thể thức vănbản

Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày ở trang đầu,phía phải, dưới tiêu đề văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng.Giữa địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản có dấu phảy

Ví dụ: Bến Tre, ngày 09 tháng 11 năm 2006

5 Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản.

a) Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản như: NGHỊ QUYẾT, CHỈ THỊ, BÁO CÁO Tên loại văn bản được trình bày chính giữa bằng chữ in hoa

đứng, đậm, kiểu chử 14

b) Trích yếu nội dung văn bản là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác hoặc một

cụm từ, phản ánh khái quát chủ đề của nội dung văn bản Trong trích yếu nội dung củamột số loại văn bản có tên thì phần trích yếu nội dung văn bản được trình bày dưới tênloại bằng chữ in thường, đứng, đậm, được đặt canh giữa (cân đối ở giữa dòng) cỡ chữ

từ 14; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độdài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ

về việc -

Riêng Công văn thì trích yếu nội dung được ghi dưới số và ký hiệu bằng chữ inthường, nghiêng, cở chử 12.

Ví dụ:

Số 124-CV/VPTW

V/v quyết toán kinh phí nghiên cứu khoa học năm 1997

6 Phần nội dung văn bản

Phần nội dung văn bản là phần thể hiện toàn bộ nội dung cụ thể của văn bản

6.1 Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:

- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;

- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quyđịnh của pháp luật;

- Các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng,chính xác;

- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;

- Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoàinếu không thực sự cần thiết Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dungthì phải được giải thích trong văn bản;

- Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng Đối với những từ, cụm từđược sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầucủa từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;

- Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt;

- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếunội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơquan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với Nghị quyết Đại hội Đảng cáccấp); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó

6.2 Bố cục của văn bản:

Tuỳ theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ để ban hành, phần

mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc đượcphân chia thành các phần, mục, từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định

- Nghị quyết: theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;

- Quyết định: theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèmtheo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;

- Chương trình, Kế hoạch: theo mục, khoản, điểm

- Chỉ thị: theo khoản, điểm;

- Thông tri: theo mục, khoản, điểm

- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm

Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng có thể lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab);khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa cácdòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line

spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên Đối với những văn bản như Quyết

định, Chương trình, Kế hoạch có phần căn cứ để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải

xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấuphẩy

+ Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo chương, mục, điều, khoản,điểm thì trình bày như sau:

- Phần, chương: từ "chương" và số thứ tự của chương được trình bày trên mộtdòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tựcủa phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề (tên) của chương được đặt ngay dưới,canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm;

1 Nói hoặc làm trái Cương lĩnh

2 Cung cấp những thông tin

- Điểm: thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ

tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phầnlời văn (13-14), kiểu chữ đứng Hoặc có thể gắn với số thứ tự mục để đánh số thứ tựđiểm, Số thứ tự điểm cách thứ tự mục bằng dấu chấm (.);

Ví dụ:

a) Đảng viên cùng công tác với người vào Đảng

in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

Ví dụ:

Phần thứ I CÔNG TÁC KIỂM TRA CỦA ĐẢNG

VÀ ỦY BAN KIỂM TRA CÁC CẤP

- Mục: số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm; tiêu đề của mụcđược trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau đó có dấuchấm; số thứ tự và tiêu đề của khoản (nếu có) được trình bày bằng chữ in thường, cỡchữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;

- Điểm: thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ

tự abc, sau đó có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ củaphần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng Hoặc có thể gắn với số thứ tự mục để đánh sốthứ tự điểm, Số thứ tự điểm cách thứ tự mục bằng dấu chấm (.);

7 Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành.

a) Chữ ký, thể thức đề ký

- Chữ ký được thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với vănbản được ban hành Văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ và họ tên người ký Người kýkhông dùng bút chì, bút mực đỏ, mực dễ phai nhạt để ký văn bản chính thức

- Đối với văn bản của các cơ quan lãnh đạo của Đảng (Đại hội Đảng bộ), cấpuỷ), hoặc của uỷ ban kiểm tra và của các đảng đoàn, ban cán sự đảng các cấp ghi thểthức đề ký là T/M (thay mặt)

Ví dụ 1:

T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH ĐẠI HỘI

(chữ ký)

Nguyễn Văn H T/M TỈNH ỦY

BÍ THƯ

( chữ ký)

Nguyễn Văn A T/M BAN THƯỜNG VỤ PHÓ BÍ THƯ THƯỜNG TRỰC

(chữ ký)

Nguyễn Văn H

Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký vănbản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức danh như Bí thư, Phó Bí thư, Trưởng ban,Phó ban v.v , không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản dohai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành;

Chức vụ ghi trên văn bản của các tổ chức như Đoàn công tác, Hội đồng củaĐảng, Nhà nước hoặc của cơ quan, tổ chức ban hành là chức danh lãnh đạo của người

ký văn bản trong Đoàn công tác hoặc Hội đồng đó Đối với những Đoàn công tác, Hộiđồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danhcủa người ký văn bản trong Đoàn công tác hoặc Hội đồng Trường hợp Đoàn công táchoặc Hội đồng được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì có thể ghi thêmchức danh lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức của người ký ở dưới

Chú ý: Việc ghi họ tên người ký, phải ghi đầy đủ họ, tên đệm (nếu có) và têncủa người ký văn bản: Đối với văn bản của Đảng, trước họ tên của người ký, khôngghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác, trừ văn bản của các tổ chức sựnghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học, trong những trường hợp cần thiết, có thểghi thêm học hàm, học vị

b) Dấu cơ quan ban hành

Dấu của cơ quan ban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền của cơquan ban hành văn bản Dấu đóng trên văn bản phải đúng chiều, ngay ngắn, rõ ràng

và trùm lên khoảng 1/3 đến 1/4 chữ ký ở phía bên trái Mực dấu có màu đỏ tươi theoquy định của Bộ Công an

Thể thức đề ký, chữ ký và dấu cơ quan ban hành được trình bày bên phải, dướiphần nội dung văn bản

c) Chữ ký, thể thức đề ký và sử dụng dấu đối với văn bản Đại hội và biên bản

- Văn bản của Đại hội:

+ Văn bản của Đại hội Đảng bộ hoặc Đoàn Chủ tịch Đại hội Đảng bộ các cấpban hành do Đoàn Chủ tịch phân công người ký

+ Văn bản được đóng dấu Đoàn Chủ tịch Đại hội Đảng bộ Trường hợp không

có dấu Đoàn Chủ tịch Đại hội thì dùng dấu cấp uỷ để xác nhận chữ ký của người thaymặt Đoàn Chủ tịch Đại hội ký

- Biên bản:

+ Đại hội Đảng bộ, hội nghi cấp uỷ, Ban thường vụ cấp uỷ các cấp, hội nghịvăn phòng, các ban, đảng đoàn, ban cán sự đảng các cấp và hội nghị cán bộ do cấp uỷ,các ban, đảng đoàn, ban cán sự đảng triệu tập đều ghi biên bản chi tiết và làm bản kếtluận của hội nghị hoặc biên bản kết luận của hội nghị

Biên bản chi tiết phải được người ghi biên bản ký và phải được người lãnh đạođoàn thư ký Đại hội, người lãnh đạo hội nghị, thường trực cấp uỷ hoặc người lãnh đạo

cơ quan đảng ký xác nhận nội dung

Bản kết luận hoặc biên bản kết luận của hội nghị phải được người chủ trì hoặctham gia chủ trì hội nghị ký xác nhận nội dung

Chữ ký của người xác nhận nội dung biên bản được trình bày ở góc phải, phíadưới của trang cuối biên bản

Chữ ký của người ghi biên bản được trình bày ở góc trái, phía dưới của trangcuối biên bản

Nơi nhận văn bản là cá nhân hoặc cơ quan được nhận văn bản với mục đích vàtrách nhiệm cụ thể như để báo cáo, để biết, để theo dõi, để thi hành, để lãnh đạo thựchiện, v v và để lưu.

Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản Đối với văn bản chỉ gửi chomột số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản;đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhậnđược ghi chung, ví dụ:

- Các chi, đảng bộ thuộc huyện ủy;

- Các đồng chí huyện ủy viên;

- Bí thư các chi, đảng bộ trực thuộc huyện ủy

Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ "nơi nhận" và phầnliệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản

Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:

- Phần thứ nhất bao gồm từ "kính gửi", "Đồng kính gửi" sau đó là tên các cơquan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;

- Phần thứ hai bao gồm từ "nơi nhận", phía dưới là từ "như trên", tiếp theo làtên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận công văn

Nơi nhận được trình bày tại hai vị trí:

- Phần nơi nhận tại đầu văn bản (chỉ áp dụng đối với công văn) được trình bàynhư sau:

+ Từ "kính gửi", "Đồng kính gửi" (nếu có) và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cánhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng;

+ Sau từ "kính gửi", "Đồng kính gửi" (nếu có) có dấu hai chấm; nếu công văngửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ "kính gửi", "Đồng kính gửi"(nếu có) và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng;trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì tên mỗi cơquan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trênmột dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuốicùng có dấu chấm

- Phần nơi nhận tại cuối văn bản (áp dụng chung đối với công văn và các loạivăn bản khác) được trình bày như sau:

+ Từ "nơi nhận" được trình bày trên một dòng riêng, sau đó có dấu hai chấm,bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;

+ Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trìnhbày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị

và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trênmột dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy; riêng dòngcuối cùng bao gồm chữ "lưu" sau đó có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt "VT"(văn thư cơ quan, tổ chức), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và

số lượng bản lưu (chỉ trong những trường hợp cần thiết) được đặt trong ngoặc đơn,cuối cùng là dấu chấm

II CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BỔ SUNG

Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc, tuỳ theo nội dung và tính chất từng vănbản cụ thể, người ký văn bản có thể quyết định bổ sung các thành phần thể thức sauđây:

1 Dấu chỉ mức độ mật.

Dấu chỉ mức độ mật có 3 mức: mật, tối mật và tuyệt mật

Dấu chỉ mức độ mật có viền khung hình chữ nhật và được trình bày phía dưới

số và ký hiệu văn bản

2 Dấu chỉ mức độ khẩn

Dấu chỉ mức độ khẩn có 3 mức: khẩn, thượng khẩn và hoả tốc

Dấu chỉ mức độ khẩn được trình bày ở dưới dấu chỉ mức độ mật

3 Chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, dự thảo tài liệu hội nghị

- Đối với văn bản cần phải chỉ dẫn phạm vi phổ biến, sử dụng thì phải ghi hoặcđóng các dấu chỉ dẫn cụ thể cho từng trường hợp như: "thu hồi ", "xong hội nghị trảlại", "xem xong trả lại", "không phổ biến", "lưu hành nội bộ" Các thành phần nàyđược trình bày dưới địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản

Văn bản nếu có quy định không được phổ biến trên các phương tiện thông tinđại chúng thì ghi rõ "không đăng báo, đài" ở phía dưới, chính giữa trang cuối cùng củavăn bản

- Đối với văn bản dự thảo nhiều lần thì phải ghi đúng lần dự thảo Chỉ dẫn về dựthảo gồm: tên cơ quan dự thảo, và "dự thảo lần thứ, " được trình bày phía dưới số và

ký hiệu

- Văn bản của cơ quan khác được sử dụng tại hội nghị do cấp uỷ triệu tập thì ghichỉ dẫn "Tài liệu hội nghị ngày " được trình bày phía dưới địa điểm và ngày thángnăm ban hành văn bản

- Ký hiệu chỉ người đánh máy, tên tệp văn bản và số lượng bản phát hành đượcghi tại lề trái chân trang đối với văn bản 1 trang, tại lề trái trên cùng từ trang thứ 2 đếntrang cuối đối với văn bản có nhiều trang

III BẢN SAO VÀ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẢN SAO