Như chúng ta đã biết, trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản. Do đó, công tác tổng hợp, soạn thảo các văn bản đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước có vai trò rất quan trọng. Đặc biệt, khi người làm công tác này biết áp dụng những kiến thức trong thực tế và những kỹ năng về sử dụng máy vi tính để công tác tổng hợp, soạn thảo văn bản được chính xác, nhanh chóng và có hiệu quả cao hơn là hết sức cần thiết. Qua đó đã góp phần không nhỏ vào việc tiết kiệm văn phòng phẩm (mực in, mực phô tô, giấy phô tô) cho cơ quan. Với cơ quan Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc huyện cũng vậy, với tính chất đặc thù là một tổ chức liên minh chính trị, liên hiệp tự nguyện của các tổ chức chính trị xã hội nên công tác tuyên truyền là chủ yếu, việc tiếp nhận các văn bản chỉ đạo của cấp trên và của các ngành liên quan đến công tác tuyên truyền là rất nhiều, chính vì vậy đòi hỏi người làm công tác tổng hợp, soạn thảo văn bản phải biết xắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt được những cái mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất; giúp thủ trưởng tổng hợp, soạn thảo và ban hành các văn bản chỉ đạo cơ sở và văn bản phối hợp với các ngành liên quan tổ chức thực hiện nhiệm vụ nhằm đem lại hiệu quả cao nhất. Khi các văn bản được tổng hợp, soạn thảo đều đúng thể thức, đầy đủ về nội dung, không phải bổ sung sửa chữa sẽ không phải in ấn nhiều lần, sẽ tiết kiệm văn phòng phẩm cho cơ quan, đơn vị.
Trang 1ỦY BAN MẶT TRẬN TỔ QUỐC
HUYỆN NGÂN SƠN
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Đề tài: "Áp dụng một số kinh nghiệm trong tổng hợp, soạn thảo văn bản của MTTQ cấp huyện và giải pháp tiết kiệm
văn phòng phẩm của cơ quan"
Họ và tên: Đinh Thu Trang
Chức vụ: Chuyên viên Đơn vị: Ủy ban MTTQ huyện Ngân Sơn, Bắc Kạn
Ngân Sơn, ngày 22 tháng 10 năm 2015
Trang 2Đề tài: "Áp dụng một số kinh nghiệm trong tổng hợp, soạn thảo văn bản của
MTTQ cấp huyện và giải pháp tiết kiệm văn phòng phẩm của cơ quan"
I MỞ ĐẦU
1 Tầm quan trọng của đề tài
Như chúng ta đã biết, trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản Do đó, công tác tổng hợp, soạn thảo các văn bản đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước có vai trò rất quan trọng Đặc biệt, khi người làm công tác này biết áp dụng những kiến thức trong thực tế
và những kỹ năng về sử dụng máy vi tính để công tác tổng hợp, soạn thảo văn bản được chính xác, nhanh chóng và có hiệu quả cao hơn là hết sức cần thiết Qua đó đã góp phần không nhỏ vào việc tiết kiệm văn phòng phẩm (mực in, mực phô tô, giấy phô tô) cho cơ quan Với cơ quan Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc huyện cũng vậy, với tính chất đặc thù là một tổ chức liên minh chính trị, liên hiệp tự nguyện của các tổ chức chính trị - xã hội nên công tác tuyên truyền là chủ yếu, việc tiếp nhận các văn bản chỉ đạo của cấp trên và của các ngành liên quan đến công tác tuyên truyền là rất nhiều, chính vì vậy đòi hỏi người làm công tác tổng hợp, soạn thảo văn bản phải biết xắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt được những cái mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất; giúp thủ trưởng tổng hợp, soạn thảo và ban hành các văn bản chỉ đạo cơ sở và văn bản phối hợp với các ngành liên quan tổ chức thực hiện nhiệm vụ nhằm đem lại hiệu quả cao nhất Khi các văn bản được tổng hợp, soạn thảo đều đúng thể thức, đầy đủ về nội dung, không phải bổ sung sửa chữa sẽ không phải in ấn nhiều lần, sẽ tiết kiệm văn phòng phẩm cho cơ quan, đơn vị
2 Lý do chọn đề tài
Trang 3Soạn thảo văn bản là công việc được sử dụng rất nhiều trong các cơ quan, đơn vị cũng như nhu cầu của bất kỳ cá nhân nào hiện nay Tuy nhiên, việc sử dụng máy tính thành thạo và biết áp dụng những kỹ năng trên máy tính để soạn thảo được những văn bản hành chính đúng theo thể thức, đáp ứng được những yêu cầu về nội dung, số liệu, thời gian thì không phải ai cũng làm được Đặc biệt
là ngày nay, khi công nghệ thông tin đang phát triển rầm rộ, công nghệ thay đổi từng ngày, những bài toán, những khó khăn của con người đang dần được máy tính hoá thì việc soạn thảo những văn bản bằng máy tính đã trở thành những công việc thường ngày cho bất kỳ những ai biết sử dụng máy tính Nhưng với phần mềm máy tính được sử dụng rộng rãi nhất tại các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay trong việc soạn thảo văn bản là Microsoft Word (Word 2003) của hãng Microsoft lại là phần mềm tiếng Anh nên gây không ít khó khăn cho người
sử dụng Chính vì vậy qua thời gian công tác (gần 7 năm) tôi đã tích cực học hỏi
từ bạn bè, đồng nghiệp, từ những tài liệu tham khảo trên mạng Internet tôi đã biết áp dụng và thực hành có hiệu quả những kiến thức, kỹ năng về sử dụng máy tính trong công tác soạn thảo văn bản nhằm đem lại hiệu quả cao nhất Trong khuôn khổ bài viết này tôi muốn được chia sẻ với các bạn, nhất là với những người mới làm công tác tham mưu, tổng hợp, soạn thảo văn bản trong các cơ quan, đơn vị hành chính một số kinh nghiệm thực tế và những kỹ năng cơ bản nhằm đem lại hiệu quả trong công việc Đó cũng chính là lý do tôi chọn đề tài này
II NỘI DUNG
1 Thực trạng vấn đề
Trong những năm trước đây, công tác tổng hợp, soạn thảo văn bản chưa được cơ quan Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc huyện quan tâm đúng mức, nên chưa bố trí nhân viên chuyên trách làm công tác này mà chỉ phân công kiêm nhiệm do vậy chất lượng, hiệu quả của công tác này mang lại chưa cao, thậm chí là thấp so với các cơ quan khác trên địa bàn huyện Văn phòng lại dùng chung với kế toán
Trang 4và văn thư chung của cả Khối Dân nên rất bề bộn, nhiều người qua lại, ra vào rất khó tập trung cho công tác tổng hợp soạn thảo văn bản, nhất là những báo cáo chuyên đề, báo cáo tổng kết cần không gian yên tĩnh để làm việc Điều đó đã ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng quản lý hành chính của cơ quan Mặt trận
2 Nguyên nhân vấn đề
Công tác tổng hợp, soạn thảo văn bản của cơ quan Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc huyện chưa có chất lượng, mang lại hiệu quả thấp một phần là do chưa có chuyên viên chuyên trách, nhưng phần lớn là do:
- Người được phân công phụ trách kiêm nhiệm chưa thực sự hiểu được tầm quan trọng của công tác này nên chưa thực sự cố gắng tìm hiểu, nghiên cứu văn bản, tài liệu, chưa đầu tư thời gian tập trung cho công việc, chưa tìm ra được những giải pháp tốt nhằm đem lại hiệu quả cho công việc, góp phần nâng cao chất lượng quản lý hành chính của cơ quan
- Trang thiết bị, máy móc còn hạn chế chưa đáp ứng được nhu cầu cần thiết phục vụ công tác (vì máy tính dùng cho chuyên viên tổng hợp, soạn thảo văn bản đã quá cũ, không kết nối được Internet, không có cổng kết nối USB, không có máy in)
- Phòng làm việc lại dùng chung với kế toán, vừa là phòng văn thư để thư báo của 6 cơ quan trong khối, nên nhiều người ra vào, rất khó tập trung cho công việc tổng hợp, soạn thảo văn bản, nhất là những văn bản cần phải có không gian yên tĩnh để nghiên cứu soạn thảo như các văn bản báo cáo tổng hợp số liệu, báo cáo chuyên đề, phân tích
- Tủ lưu trữ các loại văn bản, hồ sơ phục vụ cho công tác văn phòng của
cơ quan còn thiếu
Chính từ những nguyên nhân nêu trên mà khi tôi đảm nhận công tác này
đã gặp không ít khó khăn, trở ngại
3 Biện pháp, giải pháp giải quyết vấn đề
Trang 5Là chuyên viên tổng hợp, soạn thảo văn bản trong gần 7 năm công tác (trong đó đã công tác tại cơ quan Uỷ ban MTTQ huyện gần 3 năm), tôi nhận thấy: công việc tổng hợp, soạn thảo văn bản và công tác văn phòng đòi hỏi người thực hiện ngoài những kiến thức chuyên môn đã được đào tạo tại trường chuyên nghiệp còn phải có khả năng nhanh nhạy nắm bắt và tiếp thu, học hỏi những cái mới, biết phân tích, tổng hợp có chọn lọc những kiến thức của nhiều lĩnh vực nhằm phục vụ cho công việc của mình Sao cho những văn bản do mình tổng hợp, soạn thảo khi ban hành phải đúng thể thức, đúng thẩm quyền theo quy định
và phải có chất lượng, câu từ ngắn gọn, súc tích, đủ ý, dễ hiểu nhằm giúp cho người đọc hiểu đúng nội dung và thực hiện đúng yêu cầu của văn bản Quan trọng hơn cả là những văn bản đó đều phải được tổng hợp, soạn thảo xong một cách nhanh nhất, đáp ứng được yêu cầu về thời gian để báo cáo cấp trên
Để làm được điều đó, tôi đã cố gắng, nỗ lực phấn đấu, phát huy những thế mạnh, kinh nghiệm đã có để hoàn thành tốt những nội dung công việc mà mình được giao, như:
a Luôn luôn cập nhật và thực hiện theo những văn bản hướng dẫn mới của Nhà nước như việc trình bày văn bản phải đúng theo thể thức mà Thông tư số: 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ đã quy định Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt là cập nhật thông tin, kiến thức qua tài liệu, sách báo, qua Internet, học hỏi kinh nghiệm từ bạn bè, đồng nghiệp nhằm phục vụ cho công việc
Trong quá trình soạn thảo văn bản cần:
- Nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước
- Văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền, phù hợp với chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan
- Nắm vững nội dung cần soạn thảo, phương thức giải quyết và công việc đưa ra phải rõ ràng, phù hợp
Trang 6- Văn bản phải được trình bày đúng các yêu cầu về mặt thể thức theo quy định của Nhà nước
- Nắm vững nghiệp vụ và kỹ thuật soạn thảo văn bản dựa trên kiến thức cơ bản về quản lý hành chính Nhà nước và pháp luật
- Khi soạn thảo một văn bản phải có kết cấu nội dung gồm 3 phần sau: Dẫn dắt vấn đề; Giải quyết vấn đề; Kết luận vấn đề, cụ thể:
văn bản hay cơ sở nào để viết văn bản: có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn
đề đưa ra làm rõ mục đích, yêu cầu của vấn đề nêu ra Ví dụ: "… để chuẩn bị cho tổng kết nhiệm kỳ 5 năm hoạt động của Uỷ ban MTTQ huyện Ngân Sơn, Ban Thường trực MTTQ huyện hướng dẫn Ban Thường trực Uỷ ban MTTQ các xã, thị trấn báo cáo theo các nội dung sau…"
* Cách viết phần giải quyết vấn đề: Tùy theo từng loại chủ đề văn bản mà
lựa chọn cách viết, nhưng cần phải: Xin ý kiến lãnh đạo cơ quan về hướng giải quyết; Sắp xếp ý nào cần viết trước, ý nào cần viết sau để làm nổi bật được chủ
đề cần giải quyết Phải sử dụng văn phong phù hợp với từng thể loại văn bản, có lập luận chặt chẽ cho các quan điểm đưa ra theo nguyên tắc:
- Văn bản đề xuất thì phải nêu rõ lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị
- Văn bản tiếp thu ý kiến phê bình, dù đúng hay sai cũng phải mềm dẻo, khiêm tốn, nếu cần thanh minh phải có dẫn chứng bằng sự kiện thật khách quan,
có sự đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ thể khác
- Văn bản có tính đôn đốc thì phải dùng lời lẽ nghiêm khắc, nêu lý do kích thích sự nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy ra những hậu quả nếu công việc không hoàn thành kịp thời
- Văn bản có tính thông báo hay đề nghị, phải cụ thể, rõ ràng
* Cách viết phần kết thúc vấn đề: Phần này cần viết ngắn gọn, chủ yếu
nhấn mạnh chủ đề và xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có) và lưu ý: Viết lời chào chân thành, lịch sự trước khi kết thúc
Trang 7b Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin về mọi hoạt động, từng lĩnh vực công tác chuyên môn của cơ quan để khi soạn thảo văn bản phải đúng thể thức, đúng
về nội dung, đúng thời gian đáp ứng được yêu cầu của lãnh đạo
- Phải thật sự nhạy bén, năng động, sáng tạo trong công việc; mạnh dạn, thẳng thắn trong đề xuất, tham mưu về lĩnh vực mình phụ trách
- Đặc biệt, phải nắm vững quy trình, bố cục của một văn bản mà mình muốn soạn thảo Luôn biết lắng nghe, tiếp thu có chọn lọc những ý kiến góp ý của cấp trên, của đồng nghiệp; biết vận dụng sáng tạo và lựa chọn câu từ phù hợp, đủ ngữ nghĩa, bao quát trong soạn thảo văn bản nhằm tạo ra những văn bản đúng bố cục, có câu từ ngắn gọn, đủ ý và bao quát, hành văn trong sáng, dễ hiểu,
dễ vận dụng; biết áp dụng những kỹ năng soạn thảo văn bản trên máy tính (như căn chỉnh lề, giãn dòng, căn chỉnh phông chữ, cài đặt một số từ viết tắt…để khi đánh máy văn bản sẽ được căn chỉnh đúng thể thức ngay từ đầu, không phải chỉnh sửa khi văn bản đánh xong, phần nào tiết kiệm thời gian rà soát
c Biết áp dụng một số kỹ năng khi thực hành soạn thảo văn bản
Để tổng hợp, soạn thảo được những văn bản có chất lượng và hoàn thành trong thời gian ngắn, ngoài thực hiện theo đúng những quy định về thể thức, nếu chúng ta biết áp dụng một số kỹ năng sau thì hiệu quả sẽ cao hơn rất nhiều
* Khi muốn vẽ một đường thẳng ngang dưới văn bản (như dưới tiêu đề
văn bản hoặc khi kết thúc văn bản) của mình một cách đơn giản và nhanh nhất các ban chỉ cần thao tác như sau:
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch ngang (-) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường
kẻ đơn
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch dưới (_) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đậm
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu bằng (=) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đôi
* Khi muốn bảo vệ văn bản của bạn, ngăn chặn người khác mở văn bản
hoặc sửa đổi văn bản của bạn, các bạn có thể sử dụng những cách sau:
Trang 8- Bạn vào Tools chọn Options rồi chuyển sang mục Securiti, sau đó bạn nhập mật khẩu vào mục Password to open để ngăn chạn người khác mở văn bản của bạn và nhập mật khẩu vào mục Password to modifi để ngăn chạn người khác sửa đổi văn bản của bạn
- Hoặc bạn vào Tools chọn Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản Trong cửa sổ Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn là Track changes (chống mọi thay đổi, vì với Track changes người khác vẫn có thể đọc và sửa đổi văn bản của bạn nhưng mọi thay đổi đó sẽ được ghi lại và menu Tools/Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (chỉ cho phép người khác được đọc văn bản của bạn và bổ sung thêm nhận xét, gợi ý vào chứ không được thay đổi văn bản) và Form (ngăn chặn mọi thay đổi trong văn bản chỉ cho phép thay đổi trong những phần văn bản không được bảo vệ)
* Đặt phông chữ mặc định
Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thì hiện nay chúng ta phải sử dụng phông chữ Times New Romen, kiểu gõ TELEX, bảng mã Unicode mới là đúng quy định Chính vì vậy để thuận tiện cho việc soạn thảo văn bản, bạn nên cài đặt sẵn phông chữ trên để khi mở máy là bạn có thể thao tác đánh máy luôn
mà không cần lựa chọn phông chữ nữa Bạn chỉ cần vào Format chọn Font, trong cửa sổ Font hiện ra các phông chữ, bạn chỉ cần chọn đúng phông chữ Times New Romen rồi nhắp chuột vào Defaut ở góc cuối bên tay trái của cửa sổ Font, Word hỏi bạn có muốn đặt Font chữ mặc định không, bạn chọn Yes là xong
* Các tổ hợp phím nhanh hỗ trợ không cần vào các công cụ trong soạn thảo văn bản
- Copy (Ctrl+C): Khi muốn sao chép một đoạn văn bản
- Paste (Ctrl+V): Khi cần dán một đoạn văn bản
- Cut (Ctrl+X): Khi muốn chuyển một đoạn văn bản
- New (Ctrl+N): Để mở một trang soạn văn bản mới
Trang 9- Save (Ctrl+S): Để lưu văn bản.
- Print (Ctrl+P): Để in văn bản
- Find (Ctrl+F): Để tìm kiếm các ký tự có trong văn bản
- Replace (Ctrl+H): Để thay thế đoạn ký tự tìm được bằng một đoạn ký tự khác
- Undo typing (Ctrl+Z): Để khôi phục thao tác trước trong khi soạn thảo
- Go to (Ctrl+G): Đối với văn bản dài 100 trang, khi ta cần chuyển đến trang nào để chỉnh sửa làm cho nhanh chỉ cần bấm tổ hợp phím trên và đánh số vào ô Enter pape number
* Lỗi không căn đều hai bên:
Khi đánh văn bản mà gặp trường hợp có dòng bị giãn ra hết bên phải mặc
dù dòng đó chỉ có vài chữ, ví dụ như:
Dòng thứ 5 bị giãn ra như thế này.
Ta chỉ cần để chuột tại đầu dòng 6 (dòng kế tiếp ở dưới), kích phím BackSpace (để nối 2 dòng lại) rồi kích Enter (để đưa dòng 6 trở về vị trí cũ)
* Cách chuyển phông chữ từ dạng này sang dạng khác:
Chúng ta hay gặp trường hợp khi sao chép văn bản từ máy của người khác, hay từ thông tin trên mạng Internet về máy tính của mình mà bị lỗi phông chữ (ví dụ như đoạn văn bản đó là thuộc phông chữ Vn Time, trong khi máy tính của bạn lại dùng phông chữ Times New Roman), khi đó bạn chỉ cần làm theo cách sau:
- Bước 1: Mở văn bản cần chuyển (chọn toàn bộ văn bản bằng tổ hợp phím Ctrl+A hoặc đoạn văn bản)
- Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+C để copy đoạn văn bản cần chuyển
- Bước 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+F6 sẽ hiện lên bảng mã cần chuyển, bạn chọn phông chữ cần chuyển là Vn Time thành phông chữ Times New Roman sau đó máy tính sẽ tự chuyển
Trang 10- Bước 4: Đưa con trỏ tới vị trí mới bạn bấm tổ hợp phím Ctrl+V để dán vào đoạn văn bản đã được chuyển vào vị trí mình cần (chú ý: nếu máy tính chưa
có bảng mã Uniky thì bạn phải cài bảng mã Uniky)
III KẾT LUẬN
1 Hiệu quả của quá trình thực hiện
Qua gần 3 năm thực hiện nhiệm vụ tại cơ quan Uỷ ban MTTQ huyện, mặc
dù còn nhiều thiếu sót, nhưng cơ bản tôi đã thực hiện tốt công tác tham mưu và tổng hợp soạn thảo văn bản và hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao
- Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, sạch đẹp, đáp ứng được các yêu cầu đề ra
- Công văn được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện trong việc tra cứu khi cần thiết
- Kết quả rõ rệt nhất là mọi hoạt động của cơ quan đều thông suốt, đảm bảo thông tin kịp thời, công việc đều được giải quyết hàng ngày, chủ động, không để trình trạng ùn tắc trong công việc
- Một số văn bản báo cáo đã được gửi trực tiếp qua hộp thư điện tử (E mail) đến các cơ quản quản lý cấp trên, sau khi đã được Lãnh đạo đơn vị phê duyệt đã phần nào tiết kiệm văn phòng phẩm cho cơ quan
2 Ý nghĩa và khả năng ứng dụng của đề tài
Thực hiện tốt các biện pháp để nâng cao hiệu quả công tác tổng hợp, soạn thảo văn bản sẽ góp phần quan trọng nhằm đảm bảo thông tin thông suốt cho mọi hoạt động quản lý; sự điều hành, chỉ đạo của Lãnh đạo đơn vị đạt hiệu quả cao hơn
Trên đây là một số biện pháp và những công việc đã thực hiện để nâng cao hiệu quả công tác, đề tài đã được kiểm chứng và đúc kết từ thực tiễn công tác, kết quả đạt được đã góp phần không nhỏ vào thành tích chung của cơ quan Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc huyện Ngân Sơn Tuy nhiên, tôi thiết nghĩ, nội dung đề tài