Như chúng ta đã biết, trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản. Do đó, công tác tổng hợp, soạn thảo các văn bản đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước có vai trò rất quan trọng. Đặc biệt, khi người làm công tác này biết áp dụng những kiến thức trong thực tế và những kỹ năng về sử dụng máy vi tính để công tác tổng hợp, soạn thảo văn bản được chính xác, nhanh chóng và có hiệu quả cao hơn là hết sức cần thiết. Qua đó đã góp phần không nhỏ vào việc tiết kiệm văn phòng phẩm (mực in, mực phô tô, giấy phô tô) cho cơ quan. Với cơ quan Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc huyện cũng vậy, với tính chất đặc thù là một tổ chức liên minh chính trị, liên hiệp tự nguyện của các tổ chức chính trị xã hội nên công tác tuyên truyền là chủ yếu, việc tiếp nhận các văn bản chỉ đạo của cấp trên và của các ngành liên quan đến công tác tuyên truyền là rất nhiều, chính vì vậy đòi hỏi người làm công tác tổng hợp, soạn thảo văn bản phải biết xắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt được những cái mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất; giúp thủ trưởng tổng hợp, soạn thảo và ban hành các văn bản chỉ đạo cơ sở và văn bản phối hợp với các ngành liên quan tổ chức thực hiện nhiệm vụ nhằm đem lại hiệu quả cao nhất. Khi các văn bản được tổng hợp, soạn thảo đều đúng thể thức, đầy đủ về nội dung, không phải bổ sung sửa chữa sẽ không phải in ấn nhiều lần, sẽ tiết kiệm văn phòng phẩm cho cơ quan, đơn vị.
ỦY BAN MẶT TRẬN TỔ QUỐC HUYỆN NGÂN SƠN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Đề tài: "Áp dụng số kinh nghiệm tổng hợp, soạn thảo văn MTTQ cấp huyện giải pháp tiết kiệm văn phòng phẩm quan" Họ tên: Đinh Thu Trang Chức vụ: Chuyên viên Đơn vị: Ủy ban MTTQ huyện Ngân Sơn, Bắc Kạn Ngân Sơn, ngày 22 tháng 10 năm 2015 Đề tài: "Áp dụng số kinh nghiệm tổng hợp, soạn thảo văn MTTQ cấp huyện giải pháp tiết kiệm văn phòng phẩm quan" I MỞ ĐẦU Tầm quan trọng đề tài Như biết, hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền với việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn Do đó, công tác tổng hợp, soạn thảo văn hoạt động quản lý hành nhà nước có vai trò quan trọng Đặc biệt, người làm công tác biết áp dụng kiến thức thực tế kỹ sử dụng máy vi tính để công tác tổng hợp, soạn thảo văn xác, nhanh chóng có hiệu cao cần thiết Qua góp phần không nhỏ vào việc tiết kiệm văn phòng phẩm (mực in, mực phô tô, giấy phô tô) cho quan Với quan Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc huyện vậy, với tính chất đặc thù tổ chức liên minh trị, liên hiệp tự nguyện tổ chức trị - xã hội nên công tác tuyên truyền chủ yếu, việc tiếp nhận văn đạo cấp ngành liên quan đến công tác tuyên truyền nhiều, đòi hỏi người làm công tác tổng hợp, soạn thảo văn phải biết xắp xếp, xử lý thông tin cách khoa học, nhanh chóng, xác giúp thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt để có hướng giải công việc cách tốt nhất; giúp thủ trưởng tổng hợp, soạn thảo ban hành văn đạo sở văn phối hợp với ngành liên quan tổ chức thực nhiệm vụ nhằm đem lại hiệu cao Khi văn tổng hợp, soạn thảo thể thức, đầy đủ nội dung, bổ sung sửa chữa in ấn nhiều lần, tiết kiệm văn phòng phẩm cho quan, đơn vị Lý chọn đề tài Soạn thảo văn công việc sử dụng nhiều quan, đơn vị nhu cầu cá nhân Tuy nhiên, việc sử dụng máy tính thành thạo biết áp dụng kỹ máy tính để soạn thảo văn hành theo thể thức, đáp ứng yêu cầu nội dung, số liệu, thời gian làm Đặc biệt ngày nay, công nghệ thông tin phát triển rầm rộ, công nghệ thay đổi ngày, toán, khó khăn người dần máy tính hoá việc soạn thảo văn máy tính trở thành công việc thường ngày cho biết sử dụng máy tính Nhưng với phần mềm máy tính sử dụng rộng rãi quan hành nhà nước việc soạn thảo văn Microsoft Word (Word 2003) hãng Microsoft lại phần mềm tiếng Anh nên gây không khó khăn cho người sử dụng Chính qua thời gian công tác (gần năm) tích cực học hỏi từ bạn bè, đồng nghiệp, từ tài liệu tham khảo mạng Internet biết áp dụng thực hành có hiệu kiến thức, kỹ sử dụng máy tính công tác soạn thảo văn nhằm đem lại hiệu cao Trong khuôn khổ viết muốn chia sẻ với bạn, với người làm công tác tham mưu, tổng hợp, soạn thảo văn quan, đơn vị hành số kinh nghiệm thực tế kỹ nhằm đem lại hiệu công việc Đó lý chọn đề tài II NỘI DUNG Thực trạng vấn đề Trong năm trước đây, công tác tổng hợp, soạn thảo văn chưa quan Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc huyện quan tâm mức, nên chưa bố trí nhân viên chuyên trách làm công tác mà phân công kiêm nhiệm chất lượng, hiệu công tác mang lại chưa cao, chí thấp so với quan khác địa bàn huyện Văn phòng lại dùng chung với kế toán văn thư chung Khối Dân nên bề bộn, nhiều người qua lại, vào khó tập trung cho công tác tổng hợp soạn thảo văn bản, báo cáo chuyên đề, báo cáo tổng kết cần không gian yên tĩnh để làm việc Điều ảnh hưởng lớn đến chất lượng quản lý hành quan Mặt trận Nguyên nhân vấn đề Công tác tổng hợp, soạn thảo văn quan Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc huyện chưa có chất lượng, mang lại hiệu thấp phần chưa có chuyên viên chuyên trách, phần lớn do: - Người phân công phụ trách kiêm nhiệm chưa thực hiểu tầm quan trọng công tác nên chưa thực cố gắng tìm hiểu, nghiên cứu văn bản, tài liệu, chưa đầu tư thời gian tập trung cho công việc, chưa tìm giải pháp tốt nhằm đem lại hiệu cho công việc, góp phần nâng cao chất lượng quản lý hành quan - Trang thiết bị, máy móc hạn chế chưa đáp ứng nhu cầu cần thiết phục vụ công tác (vì máy tính dùng cho chuyên viên tổng hợp, soạn thảo văn cũ, không kết nối Internet, cổng kết nối USB, máy in) - Phòng làm việc lại dùng chung với kế toán, vừa phòng văn thư để thư báo quan khối, nên nhiều người vào, khó tập trung cho công việc tổng hợp, soạn thảo văn bản, văn cần phải có không gian yên tĩnh để nghiên cứu soạn thảo văn báo cáo tổng hợp số liệu, báo cáo chuyên đề, phân tích - Tủ lưu trữ loại văn bản, hồ sơ phục vụ cho công tác văn phòng quan thiếu Chính từ nguyên nhân nêu mà đảm nhận công tác gặp không khó khăn, trở ngại Biện pháp, giải pháp giải vấn đề Là chuyên viên tổng hợp, soạn thảo văn gần năm công tác (trong công tác quan Uỷ ban MTTQ huyện gần năm), nhận thấy: công việc tổng hợp, soạn thảo văn công tác văn phòng đòi hỏi người thực kiến thức chuyên môn đào tạo trường chuyên nghiệp phải có khả nhanh nhạy nắm bắt tiếp thu, học hỏi mới, biết phân tích, tổng hợp có chọn lọc kiến thức nhiều lĩnh vực nhằm phục vụ cho công việc Sao cho văn tổng hợp, soạn thảo ban hành phải thể thức, thẩm quyền theo quy định phải có chất lượng, câu từ ngắn gọn, súc tích, đủ ý, dễ hiểu nhằm giúp cho người đọc hiểu nội dung thực yêu cầu văn Quan trọng văn phải tổng hợp, soạn thảo xong cách nhanh nhất, đáp ứng yêu cầu thời gian để báo cáo cấp Để làm điều đó, cố gắng, nỗ lực phấn đấu, phát huy mạnh, kinh nghiệm có để hoàn thành tốt nội dung công việc mà giao, như: a Luôn cập nhật thực theo văn hướng dẫn Nhà nước việc trình bày văn phải theo thể thức mà Thông tư số: 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ quy định Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt cập nhật thông tin, kiến thức qua tài liệu, sách báo, qua Internet, học hỏi kinh nghiệm từ bạn bè, đồng nghiệp nhằm phục vụ cho công việc Trong trình soạn thảo văn cần: - Nắm vững chủ trương, đường lối Đảng, sách, pháp luật Nhà nước - Văn ban hành phải thẩm quyền, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động quan - Nắm vững nội dung cần soạn thảo, phương thức giải công việc đưa phải rõ ràng, phù hợp - Văn phải trình bày yêu cầu mặt thể thức theo quy định Nhà nước - Nắm vững nghiệp vụ kỹ thuật soạn thảo văn dựa kiến thức quản lý hành Nhà nước pháp luật - Khi soạn thảo văn phải có kết cấu nội dung gồm phần sau: Dẫn dắt vấn đề; Giải vấn đề; Kết luận vấn đề, cụ thể: * Cách viết phần dẫn dắt vấn đề: Phần phải nêu rõ lý viết văn hay sở để viết văn bản: giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa làm rõ mục đích, yêu cầu vấn đề nêu Ví dụ: "… để chuẩn bị cho tổng kết nhiệm kỳ năm hoạt động Uỷ ban MTTQ huyện Ngân Sơn, Ban Thường trực MTTQ huyện hướng dẫn Ban Thường trực Uỷ ban MTTQ xã, thị trấn báo cáo theo nội dung sau…" * Cách viết phần giải vấn đề: Tùy theo loại chủ đề văn mà lựa chọn cách viết, cần phải: Xin ý kiến lãnh đạo quan hướng giải quyết; Sắp xếp ý cần viết trước, ý cần viết sau để làm bật chủ đề cần giải Phải sử dụng văn phong phù hợp với thể loại văn bản, có lập luận chặt chẽ cho quan điểm đưa theo nguyên tắc: - Văn đề xuất phải nêu rõ lý xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị - Văn tiếp thu ý kiến phê bình, dù hay sai phải mềm dẻo, khiêm tốn, cần minh phải có dẫn chứng kiện thật khách quan, có đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ thể khác - Văn có tính đôn đốc phải dùng lời lẽ nghiêm khắc, nêu lý kích thích nhiệt tình, nêu khả xảy hậu công việc không hoàn thành kịp thời - Văn có tính thông báo hay đề nghị, phải cụ thể, rõ ràng * Cách viết phần kết thúc vấn đề: Phần cần viết ngắn gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề xác định trách nhiệm thực yêu cầu (nếu có) lưu ý: Viết lời chào chân thành, lịch trước kết thúc b Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin hoạt động, lĩnh vực công tác chuyên môn quan để soạn thảo văn phải thể thức, nội dung, thời gian đáp ứng yêu cầu lãnh đạo - Phải thật nhạy bén, động, sáng tạo công việc; mạnh dạn, thẳng thắn đề xuất, tham mưu lĩnh vực phụ trách - Đặc biệt, phải nắm vững quy trình, bố cục văn mà muốn soạn thảo Luôn biết lắng nghe, tiếp thu có chọn lọc ý kiến góp ý cấp trên, đồng nghiệp; biết vận dụng sáng tạo lựa chọn câu từ phù hợp, đủ ngữ nghĩa, bao quát soạn thảo văn nhằm tạo văn bố cục, có câu từ ngắn gọn, đủ ý bao quát, hành văn sáng, dễ hiểu, dễ vận dụng; biết áp dụng kỹ soạn thảo văn máy tính (như chỉnh lề, giãn dòng, chỉnh phông chữ, cài đặt số từ viết tắt…để đánh máy văn chỉnh thể thức từ đầu, chỉnh sửa văn đánh xong, phần tiết kiệm thời gian rà soát c Biết áp dụng số kỹ thực hành soạn thảo văn Để tổng hợp, soạn thảo văn có chất lượng hoàn thành thời gian ngắn, thực theo quy định thể thức, biết áp dụng số kỹ sau hiệu cao nhiều * Khi muốn vẽ đường thẳng ngang văn (như tiêu đề văn kết thúc văn bản) cách đơn giản nhanh ban cần thao tác sau: - Bạn gõ liên tiếp dấu gạch ngang (-) ấn Enter bạn có đường kẻ đơn - Bạn gõ liên tiếp dấu gạch (_) ấn Enter bạn có đường kẻ đậm - Bạn gõ liên tiếp dấu (=) ấn Enter bạn có đường kẻ đôi * Khi muốn bảo vệ văn bạn, ngăn chặn người khác mở văn sửa đổi văn bạn, bạn sử dụng cách sau: - Bạn vào Tools chọn Options chuyển sang mục Securiti, sau bạn nhập mật vào mục Password to open để ngăn chạn người khác mở văn bạn nhập mật vào mục Password to modifi để ngăn chạn người khác sửa đổi văn bạn - Hoặc bạn vào Tools chọn Protect Document để có thêm tính bảo mật văn Trong cửa sổ Protect Document bạn thấy lựa chọn Track changes (chống thay đổi, với Track changes người khác đọc sửa đổi văn bạn thay đổi ghi lại menu Tools/Track Changes bị vô hiệu hoá), Comment (chỉ cho phép người khác đọc văn bạn bổ sung thêm nhận xét, gợi ý vào không thay đổi văn bản) Form (ngăn chặn thay đổi văn cho phép thay đổi phần văn không bảo vệ) * Đặt phông chữ mặc định Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn phải sử dụng phông chữ Times New Romen, kiểu gõ TELEX, bảng mã Unicode quy định Chính để thuận tiện cho việc soạn thảo văn bản, bạn nên cài đặt sẵn phông chữ để mở máy bạn thao tác đánh máy mà không cần lựa chọn phông chữ Bạn cần vào Format chọn Font, cửa sổ Font phông chữ, bạn cần chọn phông chữ Times New Romen nhắp chuột vào Defaut góc cuối bên tay trái cửa sổ Font, Word hỏi bạn có muốn đặt Font chữ mặc định không, bạn chọn Yes xong * Các tổ hợp phím nhanh hỗ trợ không cần vào công cụ soạn thảo văn - Copy (Ctrl+C): Khi muốn chép đoạn văn - Paste (Ctrl+V): Khi cần dán đoạn văn - Cut (Ctrl+X): Khi muốn chuyển đoạn văn - New (Ctrl+N): Để mở trang soạn văn - Save (Ctrl+S): Để lưu văn - Print (Ctrl+P): Để in văn - Find (Ctrl+F): Để tìm kiếm ký tự có văn - Replace (Ctrl+H): Để thay đoạn ký tự tìm đoạn ký tự khác - Undo typing (Ctrl+Z): Để khôi phục thao tác trước soạn thảo - Go to (Ctrl+G): Đối với văn dài 100 trang, ta cần chuyển đến trang để chỉnh sửa làm cho nhanh cần bấm tổ hợp phím đánh số vào ô Enter pape number * Lỗi không hai bên: Khi đánh văn mà gặp trường hợp có dòng bị giãn hết bên phải dòng có vài chữ, ví dụ như: Dòng thứ bị giãn Ta cần để chuột đầu dòng (dòng dưới), kích phím BackSpace (để nối dòng lại) kích Enter (để đưa dòng trở vị trí cũ) * Cách chuyển phông chữ từ dạng sang dạng khác: Chúng ta hay gặp trường hợp chép văn từ máy người khác, hay từ thông tin mạng Internet máy tính mà bị lỗi phông chữ (ví dụ đoạn văn thuộc phông chữ Vn Time, máy tính bạn lại dùng phông chữ Times New Roman), bạn cần làm theo cách sau: - Bước 1: Mở văn cần chuyển (chọn toàn văn tổ hợp phím Ctrl+A đoạn văn bản) - Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+C để copy đoạn văn cần chuyển - Bước 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+F6 lên bảng mã cần chuyển, bạn chọn phông chữ cần chuyển Vn Time thành phông chữ Times New Roman sau máy tính tự chuyển - Bước 4: Đưa trỏ tới vị trí bạn bấm tổ hợp phím Ctrl+V để dán vào đoạn văn chuyển vào vị trí cần (chú ý: máy tính chưa có bảng mã Uniky bạn phải cài bảng mã Uniky) III KẾT LUẬN Hiệu trình thực Qua gần năm thực nhiệm vụ quan Uỷ ban MTTQ huyện, nhiều thiếu sót, thực tốt công tác tham mưu tổng hợp soạn thảo văn hoàn thành tốt nhiệm vụ giao - Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, đẹp, đáp ứng yêu cầu đề - Công văn cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, xếp ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện việc tra cứu cần thiết - Kết rõ rệt hoạt động quan thông suốt, đảm bảo thông tin kịp thời, công việc giải hàng ngày, chủ động, không để trình trạng ùn tắc công việc - Một số văn báo cáo gửi trực tiếp qua hộp thư điện tử (E mail) đến quản quản lý cấp trên, sau Lãnh đạo đơn vị phê duyệt phần tiết kiệm văn phòng phẩm cho quan Ý nghĩa khả ứng dụng đề tài Thực tốt biện pháp để nâng cao hiệu công tác tổng hợp, soạn thảo văn góp phần quan trọng nhằm đảm bảo thông tin thông suốt cho hoạt động quản lý; điều hành, đạo Lãnh đạo đơn vị đạt hiệu cao Trên số biện pháp công việc thực để nâng cao hiệu công tác, đề tài kiểm chứng đúc kết từ thực tiễn công tác, kết đạt góp phần không nhỏ vào thành tích chung quan Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc huyện Ngân Sơn Tuy nhiên, thiết nghĩ, nội dung đề tài 10 có tính tham khảo, cần tiếp tục bổ sung, cải tiến, hoàn chỉnh vận dụng đạt hiệu cao Rất mong nhận ý kiến đóng góp, trao đổi quý đồng nghiệp, Hội đồng Thi đua – Khen thưởng cấp Tôi xin chân thành cảm ơn./ Ngân Sơn, ngày 29 tháng 10 năm 2014 Người viết Đinh Thu Trang 11